Автоматизация складского учета на торговом предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

автоматизация складского учета на торговом предприятии



Введение

В настоящее время в сфере услуг по продаже строительных материалов все больше конкурентоспособных организаций, для которых важным является быстрое и высококачественное обслуживание.

Одним из показателей, характеризующих работу компании, считается товарооборот, который представляет собой планово-организационный процесс обращения материально-производственных запасов, от которых во многом зависят и остальные экономические показатели. В общий объем товарооборота включают все товары, реализованные предприятием, то есть полученные от предприятий поставщиков. Кроме того, товарооборот показывает, насколько быстро предприятие использует полученную продукцию, то есть какими темпами оно осуществляет свою деятельность, чем больше на предприятии осуществляется поставок, тем более стабильно работает данное предприятие.

При осуществлении поставок на предприятие, производится обработка и хранение огромного количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает:

- своевременное и верное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков, из переработки остальных источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

- контроль за своевременным, полным и правильным оприходованием, поступивших товаров;

- своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара;

- контроль над соблюдением нормативов запаса товаров.

В связи с этим для надежного функционирования системы поставок нужно вести их систематический и постоянный учет.

Актуальность данного исследования очевидна, так как большая часть нынешних компаний обладает среди собственных подразделений складскими помещениями. В связи с этим существует необходимость автоматизации склада и переход к комплексной системе автоматизации.

В качестве темы данной выпускной квалификационной работы было выбрано изучение возможности оптимизации бизнес-процессов предприятия обслуживания, в частности - работы склада.

Складирование играет все возрастающую роль в жизни современного предприятия.

Предмет исследования - автоматизация складского учета. Автоматизация является важным и перспективным процессом. Комплексное использование нынешних информационных технологий дает возможность существенно упростить работу склада.

Объект исследования - предприятие в сфере торговли стройматериалов.

Функциональные возможности программы должны охватывать все допустимые условия в работе склада. Программа должна поддерживать ведение базы товаров, поставщиков и сотрудников, а также обеспечивать правильное взаимодействие этих баз. Помимо этого, важно обеспечение абсолютно всех пользователей программы нужной им информацией в удобной форме.

Целью этой выпускной квалификационной работы является разработка конфигурации на платформе «1С:Предприятие» с целью автоматизации ведения складского учета.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:

· исследовать предметную область.

· изучить технологии функционирования информационной системы.

· провести информационное моделирование базы данных складского учета (БД).

· провести физическое проектирование базы данных.

· разработать экранные формы ввода-вывода и отчетов.

· сделать выводы о проведенном исследовании.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы на предприятиях различных сфер производства для улучшения работы складов и логистики.

Методологические основы исследования: работы авторов по данной тематике Чистова Д.В., Грянина Е.А., Харитонов С.А. Гартвич А.В., методологии проектирования информационных систем - Вендров А.М., Костров А.В, Черемных С.В.

В процессе работы над выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы: исследование материалов научных и периодических изданий по данной проблеме, документальный анализ, сравнительный анализ программных продуктов фирм-разработчиков.

Краткое содержание работы.

Выпускная квалификационная работа выполнена по практическим материалам ООО «Констант Трейд». Работа состоит из 2 глав, введения, заключения и списка литературы. В первой главе рассматривается анализ складского учета. В главу также включены ключевые понятия по данной проблеме. Во второй главе проводится разработка технического проекта и его реализация. Глава содержит в себе большое количество практических материалов и их анализ. Заключение содержит общий вывод по исследованию.

В результате выполнения выпускной квалификационной работы все поставленные цели и задачи были выполнены. Были описаны технологии функционирования информационной системы, выполнено физическое проектирование базы данных, разработаны экранные формы ввода-вывода и отчеты, разработаны функциональные модули.

В результате проделанной работы было разработано приложение для работы складского учета. Оно автоматизирует операции по складу и упрощает работу персонала.



Глава I. Анализ складского учета

1.1 Общие сведения, цели и задачи

Современные предприниматели всё больше сосредоточивают собственные взгляды на рынок предоставления складских и логистических услуг.

Склад осуществляет три взаимосвязанные функции: Заказ и прием товаров, его хранение и отгрузку. [5]

Создаваемая программа нужна для автоматизации складского учета. Она ведет учет товаров, учёт поставщиков и сотрудников, формирует необходимые документы и отчеты.

В базе данных разрабатываемого программного продукта будут храниться данные о товарах:

- код;

- наименование;

- единица измерения;

- группа товаров;

- цена;

Варианты товара, характеризуются следующими параметрами:

- код;

- название;

Также в программе содержатся данные о поставщиках:

- код поставщика;

- наименование;

- контактное лицо;

- ИНН;

- адрес;

Данные о сотрудниках будут характеризоваться следующими параметрами:

- код сотрудника;

- ФИО;

- должность;

- дата рождения;

- паспорт серия;

- паспорт номер;

- адрес;

- телефон;

- дата приема;

Содержится информация о складах:

- код склада;

- название.

В случае, когда сотрудник принимает заказ поставщика, формируется приходная накладная, в которой указываются следующие данные:

- код заказа;

- дата;

- сотрудник;

- поставщик;

- склад;

- наименование товаров;

- набор свойств;

- количество;

- цена;

- сумма.

Если сотрудники отгружают товар, то формируется расходная накладная, в которой указываются следующие данные:

- код заказа;

- дата;

- МОЛ1 (материально ответственное лицо);

- МОЛ2;

- склад;

- наименование товаров;

- набор свойств;

- количество;

- цена;

- сумма.

Когда сотрудник склада захочет пополнить товары на складе, то формируется документ «заказ на склад»:

- код;

- текущая дата;

- дата исполнения;

- сотрудник;

- наименование товаров;

- набор свойств;

- количество;

- цена;

- сумма.

В случае, когда сотрудник получил уведомление о заказе на склад, он договаривается с поставщиками о поставке и формируется документ «Заказ поставщику»:

- код;

- текущая дата;

- дата поставки;

- поставщик;

- объект основание;

- наименование товаров;

- количество;

- единица измерения;

Сотрудники благодаря данному программному продукту могут решать следующие задачи:

- регистрировать поставщиков;

- добавлять и удалять данные о товарах;

- составлять приходные и расходные накладные;

- вести учет товаров в целом;

- просматривать отчеты о движении товаров.

Основные причины необходимости внедрения информационной системы на предприятии.

1. Замена имеющихся систем, не удовлетворяющих условиям нынешнего производственного процесса и управления предприятием:

· не масштабирующихся под задачи развивающегося предприятия;

· фрагментированных и не позволяющих сформировать консолидированную картину деятельности предприятия;

· обеспечивающих неудовлетворительную скорость выполнения основных производственных и управленческих процессов;

· недостаточную оперативность получения и обработки информации, необходимой для принятия решений, создающих серьезные трудности с логистикой и планированием деятельности предприятия и др.

2. Необходимость расширения контактов (и их постоянной поддержки) с партнерами и клиентами.

3. Достижение желаемого уровня конкурентного преимущества за счет снижения корпоративных расходов и увеличения реальной прибыли.

4. Снижение материально-производственных запасов (15%-35%) с одновременным ростом общей производительности.

5. У руководства предприятия появляется возможность всестороннего анализа и выработки стратегических решений, налаживаются более тесные отношения с клиентами и поставщиками.

Внедрение системы предприятия, как и любое серьезное преобразование, является сложным и зачастую болезненным процессом.



1.2 Характеристика предприятия и его деятельности

ООО “Констант Трейд” является самой крупной компанией, функционирующей на рынке строительных материалов. Компания основана в 2008г., она имеет отделения в Москве и в Казани. Центральный офис и все отделения обеспечены компьютерной техникой, что регулярно усовершенствуется в соответствии с поставленными задачами.

Успех компании на рынке был достигнут благодаря ряду условий: привлекательным ценам, непременно хорошему качеству продукции, высочайшей степени и индивидуальному подходу к обслуживанию клиентов, непрерывному присутствию товаров на специально оборудованном складе компании, четко выстроенной структуре распространения и интенсивного продвижения торговых марок, а также непрерывному расширению и развитию национальной сети сбыта.

Работая для максимального удовлетворения потребностей клиентов, компания проводит собственную работу по 3 главным тенденциям, ориентированным как на оптовых, так на розничных клиентов.

К ним относятся:

работа с оптовыми клиентами через торговых представителей; работа с розничными клиентами через торговых представителей; оптово-розничная торговля в магазинах.

Партнеры компании ООО “Констант Трейд” расположены в следующих регионах РФ:

г. Ноябрьск, г. Надым г. Губкинский, г. Омск.

Постоянные поставщики компании ООО “Констант Трейд”:

-Компания «Аллея кафеля»

-Компания «Мир Керамики»

ООО «Констант Трейд» предоставляет свои услуги как физическим, так и юридическим лицам.

Факторами увеличения финансовой эффективности изготовления являются техническое и организационное развитие, внешнеэкономические, социальные и природные условия хозяйствования.

Основные функции, выполняемые на предприятии:

?поиск клиентов;

?заключение договоров;

?закупка материалов;

?хранение материалов на складе;

?учетная деятельность (бухгалтерский учет, складской учет, налоговый учет, кадровый учет).

Поиск покупателей.

В компании поиском занимается менеджер по продажам, он осуществляет телефонные переговоры с возможными покупателями, затем, в случае интереса обоих сторон, происходит уточнение предложения, составление соглашения, утверждение соглашения сторонами.

Заключение соглашений.

Заключение договора является обязательной позицией в компании. Составленное соглашение оговаривается и устанавливается сторонами, после чего утверждается. Со стороны исполнителя соглашение утверждается начальником.

Закупка материалов.

Поставщику оформляется заявка с перечислением наименований и количества требующихся товаров.

Хранение материалов на складе.

Кладовщик осуществляет прием, хранение и выдачу материала со склада. Грузчик осуществляет погрузку, выгрузку и внутрискладские перемещения.

Учетная деятельность.

Формируется главным бухгалтером компании на основе настоящего Положения и утверждается руководителем компании. При формировании учетной политики компании, согласно определенному направлению ведения и организации бухгалтерского учета, осуществляется подбор одного способа из нескольких, допустимых законодательством и нормативными актами согласно бухгалтерскому учету. В случае, если по определенному вопросу в нормативных документах никак не установлены способы ведения бухгалтерского учета, формирование учетной политики осуществляется созданием организацией соответствующего способа, исходя из настоящего и иных положений бухгалтерского учета. [6]

1.3 Склад: назначение, функции, основные процессы

Склады - это здания, сооружения и разнообразные устройства, предназначенные для приёма, размещения и хранения, поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю.

Склады можно разделить на две основные группы:

1. Cклады на участке движения продукции производственно- технического назначения (склады готовой продукции предприятий- изготовителей, склады сырья и исходных материалов предприятий- потребителей продукции производственно-технического назначения, и склады сферы обращения продукции производственно-технического назначения);

2. Склады на участке движения товаров народного потребления (склады предприятий оптовой торговли товарами народного потребления, находящиеся в местах производства этих изделий, и склады, находящиеся в местах их потребления).

К основным функциям склада можно отнести следующие:

- преобразование производственного ассортимента в потребительский, в соответствии со спросом - создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиентов;

- складирование и хранение позволяет выравнивать временную разницу между выпуском продукции и ее потреблением, и даёт возможность осуществлять непрерывное производство и снабжение на базе создаваемых товарных запасов. Хранение товаров в распределительной системе необходимо также в связи c сезонным потреблением некоторых товаров; [13]

- yнитизaция и транспортировка грузов. Многие потребители заказывают со складов партии "меньше, чем вагон" или "меньше, чем трейлер", что значительно увеличивает издержки, связанные c доставкой таких грузов. Для сокращения транспортных расходов, склад может осуществлять функцию объединения (yнитизaцию) небольших партий грузов для нескольких клиентов, до полной загрузки транспортного средства;

- предоставление услуг. Очевидным аспектом этой функции является оказание клиентам различных услуг, обеспечивающих фирме высокий уровень обслуживания потребителей. Среди них: подготовка товаров для продажи (фасовка продукции, заполнение контейнеров, распаковка и т.д.); проверка функционирования приборов и оборудования, монтаж; придание продукции товарного вида, предварительная обработка (например, древесины); тpaнcпopтнo-экcпeдициoнныe услуги и т.д.

1.4 Организационная структура управления предприятием

Финансовый директор:

· Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (товаров, работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

· Осуществляет управление активами предприятия: финансовые инвестиции; маневрирование временно свободными денежными средствами; реорганизация, ликвидация, реализация отдельных объектов имущественного комплекса предприятия).

· Определяет дивидендную политику.

· Обеспечивает своевременное поступление прибыли, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских действий, оплату счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплату процентов, выплату заработной платы работникам и служащим, перевод платежей в банковские учреждения.

· Обеспечивает разработку налоговой политики предприятия.

· Организует: разработку налогового бюджета, позволяющего определять плановое значение прибыли; проведение расчетов прибыли и налогов на прибыль [17].

Директор по развитию:

Руководит деятельностью подчиненных, организует и осуществляет контроль за выполнением заказов, исследует, организует планово- экономическую работу компании, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений.

Финансовый контролер:

Организует, управляет и контролирует работу бухгалтерского отдела. Подготавливает и сертифицирует финансовые положения для руководства и акционеров. Ведет бухучет затрат. Подготавливает всю финансовую и бухгалтерскую документации для предоставления руководству и акционерам.

Экономист:

Осуществляет деятельность согласно исполнению бухгалтерского учета в компании, анализу и контролю за состоянием и результатами хозяйственной деятельности. Осуществляет учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств. Вместе с тем осуществляет и своевременное отражение на соответствующих бухгалтерских счетах операций, связанных с их движением. а кроме того учет издержек производства и обращения, исполнения смет затрат, реализации продукции (выполнения работ и услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности. Составляет отчетные калькуляции себестоимости готовой продукции (выполняемых работ, услуг). Наблюдает за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в целях выявления внутрихозяйственных запасов, снижения себестоимости продукции, предотвращения издержек и Формирует, в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете, учётную политику деятельности, исходя из структуры и особенностей деятельности компании, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

· Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, подсчет потерь изготовления и обращения, исполнения смет затрат, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности компании, а кроме того финансовых, расчетных и кредитных операций.

· Обеспечивает законность, оперативность и точность оформления документов, расчеты по заработной плате.

· Принимает меры согласно предотвращению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

· Обеспечивает создание равновесия и оперативных сводных сведений о доходах и затратах, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

Координатор:

Принимает участие в разработке укрупненных календарных планов проекта на фазах подготовки предложения, выполнения переговоров и исполнения проекта, уделяя особое внимание требованиям к инженерно- техническим документам, перечням критических деталей, требованиям к оборудованию и т.д., чтобы гарантировать соответствие требованиям поставки. Отслеживает все без исключения расходы по проектам, для того чтобы убедиться в соответствии данных расходов запланированным.

Анализирует отклонения от бюджета и рекомендует корректирующие действия. Собирает необходимые данные и готовит оценку стоимости абсолютно всех производственных действий вплоть до их окончания.

Отдела кадров:

· Обеспечивает прием, расположение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в согласовании с приобретенной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с начальниками подразделений организует проведение их стажировки и деятельность согласно адаптации к производственной работе.

· Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

· Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.

· Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя компании, ведет учет личного состава, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности сотрудников, сохраняет и заполняет трудовые книги и управляет определенной документацией по кадрам, а также подготавливает материалы с целью представления персонала к поощрениям и награждениям. [4]

· Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.

· Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами [20].

Бухгалтер-ревизор:

Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проводит контрольные проверки выполненных работ. Контролирует организацию проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Юрист:

Консультирует работников по юридическим вопросам. Анализирует информацию для выявления фактов дела; анализирует доказательства и факты; юридические вопросы. Собирает доказательства и иные данные с целью предоставления в суде.

Принимает участие в судебных слушаниях; устанавливает причины для судебного иска; определяет весомость и достаточность доказательств для инициации судебного иска; руководит сбором и подготовкой доказательств; составляет договоры и соглашения; Оформляет, заполняет юридические документы.

Бухгалтер:

Обеспечивает правильность постановки и достоверность учета, контроль сохранности собственности, правильного расходования денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов.

Программист:

Разрабатывает, на основе анализа точных моделей и алгоритмов, решения финансовых и иных задач программы, обеспечивающих возможность выполнения алгоритма. Определяет информацию, подлежащую обработке средствами вычислительной техники, её объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обрабатывания, сохранения и заключения, способы её контроля. Выполняет работу согласно подготовке программ к отладке и проводит их отладку. Проводит корректировку разработанной программы на основе анализа выходных данных. Определяет возможность использования готовых программных продуктов. Разрабатывает и внедряет концепции автоматического контроля точности программ. Исполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Берет на себя участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов в электронном варианте, подлежащих компьютерной обработке, в проектировании программ, позволяющих расширить сферу использования вычисляемый техники. Обеспечивает правильную техническую эксплуатацию, бесперебойную работу компьютеров и отдельных устройств.

Оператор:

Осуществляет приём заказов на поставку продукции от клиентов и менеджеров компании. Своевременная выписка накладных и счетов-фактур, а кроме того определенных сопроводительных документов. Систематизация, архивация и хранение отгруженных, верно оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур в соответствии с определенным порядком на компании.

Менеджер:

Реализовывает исследование спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей. Сотрудничает с поставщиками, заключает договора, соглашения, дает оценку уровню вероятного риска.

Заведующий складом:

Руководит работами по приему, рациональному размещению, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. Обеспечивает сохранность складируемых

товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций. Участвует в проведении инвентаризации товарно- материальных ценностей [15].

Кладовщик:

Принимает на склад, сохраняет и предоставляет со склада разные материальные ценности. Обеспечивает сохранность складируемых товарно- материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, предотвращающих порчу и потерю товарно-материальных ценностей. Перемещает товарно- материальные ценностей к местам хранения с раскладкой (сортировкой) их согласно видам, качеству, назначению и другим признакам. Комплектует партии товарно-материальных ценностей по расходным накладным и выдает их. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей [18].

Грузчик:

Реализовывает погрузку, выгрузку и внутрискладскую переработку грузов - сортировку, укладку, переноску, перевеску, фасовку и т.д. вручную с использованием простых погрузочно-выгрузочных устройств и средств транспортировки (тачек, тележек, транспортеров и иных подъемно- транспортных устройств). Совершает очистку подвижного состава уже после сделанной выгрузки груза [21].

1.5 Информационная структура предприятия

Управление можно анализировать равно как информационный процесс. Функционирование компании допустимо только при наличии данных, необходимых для формирования и осуществления административных заключений. Сведения в компании образуют информационные потоки.

Информационная структура складского учета представлена на рисунке 1.



Рис.1. Информационная структура складского учета

Функциональная структура сложилась как неизбежный результат усложнения хода управления. Отличительная черта функциональной структуры состоит в том, что, хотя и сохраняется единоначалие, но по отдельным функциям управления формируются специальные подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в этой сфере управления.

Рис.2.Функциональная структура складского учета

1.6 Информационно-техническое обеспечение

Информационно-техническое обеспечение - это жизненно важный элемент складского учета. На складе применяется следующее информационно-техническое обеспечение:

1. Компьютер.

2. Фискальные регистраторы. Фискальный регистратор - это контрольно-кассовая машина, функционирующая только лишь под управлением компьютера и надлежащего программного обеспечения.[3] Фискальные регистраторы дают возможность печатать на чеке название товара, размер предоставленной скидки, фамилию кассира и другие сведения, зачастую обладают авто-отрезом чека. Как правило, они обладают высокой надежностью.

В отличие от кассового аппарата, на устройство фискального регистратора, как на печатающее устройство, возможно выводить любой документ. Счета клиентам можно печатать на фискальном регистраторе, при этом регистратор не закрепляет никаких сумм, а просто-напросто печатает.

Фискальный регистратор как правило обладает разъёмом для подключения денежного ящика.[16]



Глава II. Разработка технического проекта и реализация проекта

2.1 Обзор аналогичных систем

Таблица 1

Сравнительная характеристика аналогичных систем

Программа «1С:Управление торговлей 8»

1С: Управление торговлей 8 - система учета и управления предприятием. Программа автоматизирует все направления торговой деятельности: складской учет и управление складскими запасами; розничная и оптовая торговля; анализ и планирование; работа с подотчетными лицами и т.д.

1С:Управление торговлей 8" позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием. [7]

Предметная область, автоматизируемая с помощью "1С: Управление торговлей 8", может быть представлена в виде следующей схемы.

Рис.3. Предметная область, автоматизируемая с помощью "1С: Управление торговлей 8".

1С: Управление торговлей 8 позволяет:

- управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;

- вести раздельный учет собственных товаров, а также товаров, принятых и переданных на реализацию;

- учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности);

- задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер);

- учитывать ГТД (Грузовая таможенная декларация) и страну происхождения;

- резервировать товары.

Организация складского учета может быть различной: структура может встречаться как простая, так и иерархически сложная. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

2.2 Требование к системе

Назначение информационной системы - автоматизировать процесс работы складского учета.

Целью разработки информационной системы является облегчение процесса учета товаров, а также возможность формирования печатных форм документов, отчётов и других объектов конфигурации.

Необходимо разработать систему учёта, которая включает в себя: Возможность учета товаров;

· Формирование отчетов.

· В системе учёта должны быть реализованы следующие функции:

· Ведение базы данных товаров;

· Возможность документального отражения в учётной программе всех этапов движения услуг;

· Формирование текущих отчетов.

Для работы с данной информационной системой необходимо наличие на рабочей станции платформы «1С: Предприятия 8». Визуальная среда разработки является обязательной частью пакета программ «1С: Предприятие». (Под визуальной средой подразумевается конфигуратор задач). Платформой предоставляется фиксированный набор базовых классов, ориентированных на решение типовых задач в прикладной сфере. [10]

Общие требования к техническому обеспечению:

· Компьютеры в соответствии с системными требованиями платформы 1С: Предприятие 8;

· Устройство вывода на печать.

2.3 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение - это информация, необходимая для управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных информационных систем.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое содержит массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое содержит системы классификации и кодирования оперативных документов, нормативно- справочной информации.

Справочники, как товары и услуги, контрагенты, склады компании, расчетные счета, дополнений не требуют, их вполне достаточно для ведения учета продаж. [19].

В составе входных и выходных данных от поставщиков счета-фактур и товарных накладных формы ТОРГ-12, данные формы считаются унифицированными и в автоматизации никак не нуждаются, а для решения задачи автоматизации трудового места менеджера, было рассмотрено создание, введение и заказ на поставку [11]. Этот заказ состоит из основных компонентов (название контрагента, наименование товара, количество, сумма, заказ, общая сумма). Заказ предназначен для получения быстрой и абсолютной информации любому пользователю (руководителю либо бухгалтеру), а также для того, чтобы проследить правильность работы сотрудников и уменьшить затраты людей.

2.4 Логическая и физическая модель информационной системы

информационный система складской учет

Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные. На нем данные представлены так, как выглядят в реальном мире. Объекты модели, представленные на логическом уровне, называются сущностями и атрибутами [9]. Логическая модель данных может быть построена на основе другой логической модели, например, на основе модели процессов.

Логическая модель данных является универсальной. Она описывает факты и объекты, подлежащие регистрации в ней. Устанавливаются связи между сущностями, определяются атрибуты и проводится нормализация данных.

Рис.4. Логическая модель информационной системы складского учета

Физическая модель Дерево метаданных «Складской учет»

	Товаровед Программист Бухгалтер
Справочники
Справочник.Поставщики
Код	Число - 10
Полное наименование	Строка - 50
ИНН	Строка - 12
Адрес	Строка - 100
Телефон	Строка - 11
Контактное лицо	Строка - 50
Справочник.Сотрудники
Реквизиты:
Код	Число - 10
Наименование	Строка - 50
Паспорт серия	Строка - 4
Паспорт номер	Строка - 6
Адрес	Строка - 100
Телефон	Строка - 11
Табличная часть: Данные
Должность	ПеречислениеСсылка.Должность
Дата приема	Дата
Справочник.Товары (2-х уровневый)
Код товара	Число - 10
Полное наименование	Строка - 50
Единица измерения	ПеречислениеСсылка.ЕдиницыИзмерения
Цена	Число (10), точность - 2, неотрицательное
Справочник.Склады
Константы
Наименование организации ИНН организации ОГРН организации Юридический адрес Телефон	Строка - 100 Строка - 12 Строка - 15 Строка - 100 Строка - 11
Перечисления
Единицы измерения	Шт
Должность	Кладовщик Грузчик
Код	Число - 10
Наименование склада	Строка - 50
Документы
Документы.ЗаказНаСклад
Шапка:
Дата исполнения документа	Дата
Сотрудник	Справочник.Сотрудники
Табличная часть: Товары
Наименование	Справочник.Товар
Количество	Число - 15, точность - 0
Цена	Число - 15, точность - 2
Сумма	Число - 15, точность - 2
Документы.ЗаказПоставщику
Шапка:
Поставщик	Справочник.Поставщики
Дата поставки	Дата
Табличная часть: Заказ
Наименование	Справочник.Товар
Количество	Число - 15, точность - 0
Сумма	Число - 15, точность - 2
Документы.ПриходнаяНакладная
Шапка:
Дата	Дата
Поставщик	Справочник.Поставщики
Склад	Справочник.Склады
Сотрудник	Справочник.Сотрудники
Табличная часть: Поставка
Наименование	Справочник.Товары
Количество	Число - 15, точность - 0
Цена	Число - 15, точность - 2
Сумма	Число - 15, точность - 2
Документы.РасходнаяНакладная
Шапка:
МОЛ 1	Справочник.Сотрудники
Склад	Справочник.Склады
МОЛ 2	Справочник.Сотрудники
Табличная часть: Выбытие
Товар	Справочник.Товар
Количество	Число - 15, точность - 0
Цена	Число - 15, точность - 2
Сумма	Число - 15, точность - 2
Документы.ПрайсЛист
Шапка:
Наименование поставщика	Справочник.Постащики
Табличная часть: Прайс
Наименование товара	Число - 10
Единица измерения	Число - 10
Цена	Число - 10, точность - 3, неотрицательное
Регистры
Регистры накопления
Регистры.ОстаткиНаСкладе {-РН}, {+Пн}
Измерения:
Склад	Справочник.Склады
Товар	Справочник.Товар
МОЛ 1	Справочник.Сотрудники
Ресурсы:
Количество	Число - 15, точность - 3
Регистры.ИсполнениеЗаказовПоставщиками{+зак. поставщику},{-ПН}
Измерение: Поставщик	Справочник.Поставщики
Ресурсы: Поставщик Товар	Справочник.Поставщики Справочник.Товар
Количество	Число - 15, точность - 3
Регистры.ПоступлениеТовараНаСклад {+Пн}
Измерение:
Склад	СправочникСсылка.Склады
Наименование	СправочникСсылка.Товары
Поставщик	СправочникСсылка.Поставщики
Сотрудник	СправочникСсылка.Сотрудники
Ресурсы:	Число - 10
Количество	Число - 10
Цена	Число - 10
Стоимость	Число - 15
Регистры сведений Регистры.Цена
Измерение:
Наименование товара	СправочникСсылка.Товары
Ресурсы:
Цена	Число - 10
Отчеты
Движение товара за период (регистр:ОстаткиНаСкладе)
Условия отбора:	Склад Товар Период с
	Период по
Графы отчета:	№ п/п Товар (Строка) Начальный остаток (Число) Приход (Число) Расход (Число) Конечный остаток (Число)
Исполнение заказа поставщика (регистр: ЗаказПоставщику)
Условия отбора:	Товар Период с Период по
Графы отчета:	№ п/п Товар (Строка) Заказано (Число) Исполнено (Число) Не исполнено (Число)
Поступление товара на дату (регистр: ПоступлениеТовараНаСклад
Отбор	Товар Дата начала Дата окончания
Графы	Дата (Число) Склад (Строка) Наименование товара (Строка) Вес (кг) (Число) Количество (Число) Цена (Число, 2 знака после запятой) Сумма (Число, 2 знака после запятой)

2.5 Проектирование и моделирование бизнес-процессов в нотациях IDEF0, DFD, IDEF3

В периоде проектирования информационной системы создается форма сведений. Проектировщики в качестве начальной информации приобретают итоги рассмотрения. Окончательным продуктом этапа проектирования являются:

· схема базы данных (на основании ER-модели, разработанной на этапе анализа);

· набор спецификаций модулей системы (они строятся на базе моделей функций).

BPwin поддерживает три методологии: IDEF0, DFD и IDEF3, позволяющие исследовать работы компании с 3-х основных точек зрения:

· С точки зрения функциональности системы. В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора элементов - работ, которые взаимодействуют между собой, а также представляют информационные, людские и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой.

· С точки зрения потоков данных (документооборота) в концепции. Диаграммы DFD могут расширить, то что ранее отображено в модификации IDEF3, так как они показывают потоки данных, разрешая отследить, каким способом совершается обмен данными. В также время диаграммы DFD сохраняют в отсутствии внимания связь между бизнес- функциями.[23]

· С точки зрения последовательности производимых трудов.

Наиболее четкий вид возможно приобрести, дополнив модель диаграммами IDEF3. Данный способ притягивает интерес к последовательности исполнения событий. В IDEF3 включены элементы логики, что дает возможность имитировать и исследовать другие сценарии формирования бизнес-процесса.

Нотация IDEF0

Нотация IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) изобретена в базе методологии структурного рассмотрения и проектирования SADT, подтверждена в свойстве эталона Соединённых Штатов Америки и благополучно эксплуатируется в многочисленных планах, сопряженных с отображением работы компаний. IDEF0 может быть использована для моделирования широкого класса систем.

Для новейших систем использование IDEF0 обладает собственной целью определения требований и указания функций, с целью дальнейшего исследования системы, соответствующей поставленным условиям и реализующей назначенные функции.

Для имеющихся концепций IDEF0 может быть применена с целью рассмотрения функций и отражения элементов, производимых концепцией, с помощью которых данные функции выполняются.

Итогом использования IDEF0 к определенной концепции считается форма данной концепции, состоящая из иерархически упорядоченного набора диаграмм, текста документации и словарей, сопряженных друг с другом с поддержкой объединенных ссылок.

Контекстная диаграмма -- данная форма, показывающая концепцию равно как комплект иерархических операций, в котором любое влияние преобразует определенный объект либо комплект предметов. Высшее действие иерархии именуется воздействием контекста -- данное наиболее большей степени, которое напрямую представляет концепцию. Степени пониже называются порожденными декомпозициями и представляют собой подпроцессы родительского действия.

При разработке модели сначала нужно нарисовать большую степень влияния контекста. Наименование воздействия представляет концепцию напрямую и, как правило, состоит с 1-го активного глагола в комбинации с обобщающим существительным, что объясняет задача работы с точки зрения наиболее общего взгляда на систему.

Каждый блок способен иметь разные виды соединенных с ним стрелок. Стрелки означают людей, место, вещи, понятия или события. Стрелки объединяют пределы диаграммы с блоками, а также действия (блоки) на диаграмме между собой. В диаграммах IDEF0 имеется 4 основных типа стрелок.

Доступ блока предполагает источник или данные, которые обязаны быть использованы либо преобразованы блоком, для того чтобы осуществить продукцию (выпуск). Стрелки входа постоянно следуют в левую сторону блока. Стрелки входа необязательны, таким образом равно как не все без исключения действия смогут изменить либо менять (заменять) что-либо.

Каждый блок обязан обладать согласно крайней мере 1 стрелку контролирования (управления). Управление всегда входит в верх блока. Управление, как правило, является в виде законов, инструкций, политики компании, операций или стандартов. Оно оказывает большое влияние в работа без фактического преобразования чего-либо. Управление может также применяться для отображения операции основы либо завершения выполнения действия.

Стрелки выхода (выпуска) -- это материал или сведения, выполненный блоком. Любой блок обязан обладать согласно крайней мере 1 стрелку выхода (выпуска). Процессы, которые не производят продукции (выпуска), лучше никак не моделировать в целом.

Механизмы исполнения -- это те ресурсы, которые гарантируют выполнение действия. В качестве механизма выполнения смогут являться рассмотрены персонал компании, машины либо спецоборудование, которые обеспечивают выполнение работы [22]. Стрелка механизма способен отсутствовать, в случае если определено, что это не важно для деятельности блока.

Для проанализированной предметной области построим контекстную диаграмму при помощи BPWin 4.0.



Рис.5. Контекстная диаграмма

Декомпозиционное разделение модификации применяется в моделировании бизнес-процессов, для того чтобы предоставить наиболее детальное представление блоков. Каждое из этих операций способен в свою очередь являться декомпозировано. Присутствие любой декомпозиции блока создается новая диаграмма. Число декомпозиций никак не урезано и целиком находится в зависимости от уровня трудности, который необходимо показать в модели.

Декомпозируем контекстную диаграмму на 3 функциональных блока (Рис.2):

· Приемка товара на склад;

· Хранение и переучет продукции;

· Отгрузка продукции.



Рис. 6. Диаграмма IDEF0

Нотация DFD

Для того чтобы документировать механизмы передачи и обрабатывания данных в моделируемой концепции, применяются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD как правило строятся с целью наглядного изображения нынешней деятельность системы документооборота компании. Чаще всего диаграммы DFD применяют в свойстве добавления модели бизнес-процессов, проделанной в IDEF0.

Диаграммы потоков сведений применяются с целью описания документооборота и обработки информации. Аналогично IDEF0, DFD предполагает моделируемую концепцию равно как сеть связанных между собой работ. Их можно применять как добавок к модификации IDEF0 с целью наиболее явного отражения нынешних действий документооборота в корпоративных системах обработки данных. Главная цель DFD - продемонстрировать, как каждая работа преобразует собственные входные данные в выходные, а кроме того обнаружить отношения между этими работами.

Каждая DFD-диаграмма способен включать деятельность, внешние сущности, стрелки (потоки данных) и хранилища данных.

Далее моделировать систему будем, используя диаграммы потоков данных (DFD).

Декомпозируем функциональный блок «Приемка товара на склад» еще на четыре действия (Рис.7):

· Проверка товарно-транспортной накладной;

· Проверка поставленной продукции;

· Занесение данных о продукции в Базу Данных;

· Передача продукции на хранение.

Рис.7. Диаграмма DFD «Приемка товара на склад»

Далее декомпозируем функциональный блок «Хранение и переучет продукции» на два действия (Рис.8):

· Размещение товара на складе;

· Анализ наличия необходимого количества на складе (на этом этапе лицу, принимающему решение, передается оперативная информация).

Рис.8. Диаграмма DFD «Хранение и переучет продукции»

Декомпозируем функциональный блок «Отгрузка» на три действия (Рис.5):

· Проверка наличия товара на складе;

· Занесение информации об отгружаемой продукции в Базу Данных;

· Отгрузка продукции по требованию.



Рис.9. Диаграмма DFD «Отгрузка» Нотация IDEF3

Нотация IDEF3 была изобретена с целью наиболее удобного отображения рабочих процессов (workflow), с целью которых немаловажно отразить логическую последовательность исполнения процедур.

Присутствие в диаграммах DFD компонентов с целью отображения ключей, приемников и хранилищ сведений дает возможность конкретно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информативных потоков модель дополняют диаграммами ещё одной методологии - IDEF3, кроме того именуемой workflow diagramming. Методика моделирования IDEF3 дает возможность графически изложить и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на взаимоотношениях процессов и значимых объектов, являющихся частями этих процессов. [1]

IDEF3 подразумевает создание 2-ух видов модификаций: модель способна отображать многие процессы в их закономерной очередности, позволяя увидеть, как функционирует предприятие, или же модель может демонстрировать “сеть переходных состояний объекта”, предлагая вниманию специалиста последовательность состояний, в которых способен быть объект проходящий через конкретные действия.

Декомпозируем функциональный блок «Контроль товарно- транспортной накладной» который, в собственную очередность, считается элементом декомпозиции блока «Прием товара на склад» на 4 действия:

Принятие товарно-транспортной накладной:

· Проверка поставщика;

· Проверка реквизитов документа;

· Проверка количества продукции.

Рис.10. Диаграмма IDEF3 проверки товарно-транспортной накладной.

Декомпозируем функциональный блок «Проверка поставленнойпродукции» который, в свою очередь, является элементом декомпозиции блока «Приемка товара на склад» на 3 действия:

· Проверка продукции на годность;

· Принять продукцию;

· Вернуть поставщику.

Рис.11. Диаграмма IDEF3 проверки поставленной продукции

2.6 Разработка информационной модели данных

Построение информационной модели предметной области подразумевает акцентирование сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию взаимосвязей между сущностями. Общепризнанным типом графического изображения реляционной модификации сведений считается ER-диаграмма, на которой сущности изображаются прямоугольниками, соединенными между собой связями. Подобное графическое представление упрощает понимание структуры базы данных согласно сопоставлению с текстовым описанием.

Основные преимущества ER-моделей:

· наглядность;

· модели позволяют проектировать базы данных с большим количеством объектов и атрибутов.

ER-модели реализованы во многих системах автоматизированного проектирования баз данных (например, ERWin).[2]

IDEF1X представляет собой совокупность/набор экземпляров схожих по свойствам, но однозначно отличаемых друг от друга по одному либо многим признакам. Любой экземпляр является реализацией сущности, то есть сущность в IDEF1X описывает конкретный комплект экземпляров реального мира, в отличие от сущности в IDEF1, что предполагает собой абстрактный комплект информационных отображений истинного общества.

Сущность - это множество экземпляров реальных или абстрактных предметов (человек, место, вещь, событие, состояние, концепция, идея, предмет и т.п.), имеющих единые свойства либо данные, и о которых необходимо хранить информацию.

Основные элементы ER-моделей:

· объекты (сущности);

· атрибуты объектов;

· связи между объектами

Суть - это множество индивидуальных объектов - экземпляров, при этом все без исключения данные объекты считаются разными.

Связь - это функциональная зависимость между сущностями. Любая сущность обладает атрибутами. Атрибут - это свойство объекта, определяющее его экземпляр.

Графически связь изображается в виде линии, связывающей две сущности либо ведущей от сущности к ней же самой. При этом в месте "стыковки" связи с сущностью используется трехточечный вход в прямоугольник сущности. Для этой сущности в связи могут использоваться много экземпляров сущности и одноточечный вход, если в связи способен участвовать только один экземпляр сущности. Обязательный конец связи изображается непрерывной линией, а необязательный - прерывистой.

Связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой).

Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой).

Связь типа много-ко-многим значит, то что любой экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и любой экземпляр второй сущности способен быть связан с некоторыми экземплярами первой сущности.

В моей работе ER-модель имеет связь типа один-ко-многим.

В ERwin существует два уровня представления и моделирования - логический и физический. Логический уровень значит непосредственное отражение фактов из реальной жизни. К примеру, люди, столы, отделы, компьютеры - считаются реальными объектами. Они называются на естественном языке, с любыми разделителями слов (пробелы, запятые и т.д.). На логичном уровне никак не рассматривается применение конкретной СУБД, не определяются типы данных (к примеру, целое или вещественное число) и не определяются индексы для таблиц.[14]

Диаграмма уровня сущностей и атрибутов, в нотации IDEF1X логического уровня модели ERwin (Рис.8):

Физический уровень модификации ERwin составляет целевая СУБД, имена объектов и типы данных, индексы. ERD-диаграмма (физический уровень) физического уровня модели ERwin (Рис.10): ERwin дает возможности создавать и управлять данными двумя разными уровнями представления одной диаграммы (модели), равно как и иметь много вариантов отображения на каждом уровне. ERD - диаграмма в нотации IDEF1X физического уровня показана на рис. 12.



Рис.13. Диаграмма сущностей и атрибутов логического уровня модели

Рис.14. ERD - диаграмма в нотации IDEF1X физический уровень.

2.7 Разработка экранных форм

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа

«Справочник».

Механизм поддержки справочников предоставляет право составить план и подкрепить разные справочники. В этапе конфигурирования допускается изложить, какими качествами владеет любой конкретный справочник. К настраиваемым свойствам принадлежат, к примеру, длина и тип кодировки, количество уровней, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника.

Помимо шифровки и названия, механизм работы со справочниками предоставляет возможность формировать набор реквизитов с целью сохранения каждых дополнительных данных об элементе справочника. Для реквизитов справочника может быть указание типа «Периодический» для исследования истории изменения значений реквизитов.

Для любого справочника может быть установлено некоторое количество форм просмотра и редактирования.

Справочник «Сотрудники» предназначен с целью хранения данных о работниках (рис. 15.). Справочник «Поставщики» предназначен для хранения данных о блюдах (рис. 16). Справочник «Товары» дает возможность хранить данные о товарах (рис.17.). В справочнике «Склад» применяются данные о существующих складах (рис.18.).Справочник «Дополнительные характеристики товара», рассчитанный с целью сохранения добавочной информации о товаре (рис.19.).



Рис.15.Форма справочника «Сотрудники»

Рис.16.Форма справочника «Поставщики»

Рис.17. Форма справочника «Товары»

Рис.18. Форма справочника «Склады»

Рис.19. Форма справочника «Дополнительные свойства товара»

2.8 Разработка модулей для прикладных решений

Документ -- одно из главных понятий системы «1С: Предприятие». При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных действиях, её просмотр и, если необходимо, корректировка. [12]

В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации, являются электронными аналогами обычных бумажных документов, однако, использование данного вида сведений способно выбираться далеко за рамки простой фиксации информации о хозяйственных операциях.

В конфигураторе создается не сам документ, а средство ввода документа в компьютер -- образец важного документа. Каждый создаваемый в конфигураторе документ считается описанием множества документов одного типа. Например, созданный в конфигураторе документ «Накладная» при работе с системой 1С: Предприятие даст возможность создавать накладные, которые будут обладать разным содержанием, однако идентичным набором реквизитов, одинаковой логикой поведения и так далее.[8]