Анализ предметной области и разработка структуры базы данных для ведения складского хозяйства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Анализ современного состояния и способов автоматизации складского хозяйства

1.1 Формы организации складского хозяйства

1.2 Управление и оптимизация материальных запасов для ведения складского хозяйства

1.3 Подходы к автоматизации торговли. Обзор современного состояния программ для торговли и склада

2. Разработка структуры базы данных информационной системы

2.1 Обоснование выбора инструментария реализации информационной системы

2.2 Проектирование базы данных

2.3 Описание интерфейса информационной системы

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Каждое торговое предприятие рано или поздно сталкивается с необходимостью использования компьютерных технологий для управления товарными потоками. При этом следует помнить о том, что высокая эффективность торговли достигается только при использовании комплексного решения, элементами которого являются оптимальные схемы бизнес-процессов, программное обеспечение и торговое оборудование.

По мере появления магазинов и торговых площадок европейского типа в последние время активно развивается новое направление автоматизации предприятий - системы для оптовой и розничной торговли. Эти системы не только полностью обеспечивают автоматизацию бухгалтерских задач, но и помогают осуществить оперативное управление деятельностью торгового предприятия.

Актуальность темы. Задача бухгалтерской системы обычно ограничивается фиксацией совершенных хозяйственных операций, оформлением первичных документов, формированием необходимых бухгалтерских проводок с последующими расчетами итогов и формированием различных ведомостей и отчетов. В отличие от бухгалтерских программ одним из основных назначений торговых систем является торговый учет, в котором большую роль играет непосредственная выписка документов.

Бухгалтерские программы ориентированы соответственно в основном на работу с определенными отчетными периодами (день, месяц, квартал, год), а торговые системы предназначены непосредственно для оперативного учета в реальном масштабе времени.

Важным отличием торговых систем от бухгалтерских является необходимость обеспечения работы специального торгового оборудования: кассовых аппаратов, POS-терминалов и электронных весов. Путь товара - от появления на складе до попадания к покупателю - отслеживается по его штрих-коду, нанесенному фирмой-производителем или внутреннему коду, сформированному программой. Одной из таких технологий является автоматическая идентификация товаров на базе считывания и распознавания штриховых кодов.

Цель дипломной работы. Разработка базы данных и реализация информационной системы ведения складского хозяйства, управленческого учета, а так же финансового учета.

Основные задачи дипломной работы.

- анализ современного состояния организации и ведения складского хозяйства;

- разработка оптимальной структуры базы данных для ведения складского хозяйства;

- создание информационной системы для ведения складского хозяйства.

Объект исследования. Товарищество с ограниченной ответственностью «IT SYSTEMS», осуществляющее свою деятельность в соответствии с законодательной базой Республики Казахстан.

Предметом исследования в работе стала совокупность финансовых, торговых, хозяйственных отношений возникающих в процессе деятельности товарищества с ограниченной ответственностью «IT SYSTEMS».

Практическая ценность работы заключается в том, что ее основные положения, выводы и результаты дают возможность:

- организовать эффективную работу фирмы по ведению складского учета;

- автоматизировать процесс ведения складского хозяйства.

Структура дипломной работы. Состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованных источников. Работа содержит 31 таблицу и 17 рисунков, систематизирующие основные ее положения.

1. Анализ современного состояния и способов автоматизации складского хозяйства

1.1 Формы организации складского хозяйства

склад программа торговля автоматизация

Склады разных конструктивных разновидностей могут по-разному объединяться в систему складского хозяйства.

Одним из простейших вариантов организации складского хозяйства является разветвленная структура. В такой структуре какой-либо пункт накопления служит складом - источником для нескольких других пунктов.

Дальнейшим развитием такой системы является эшелонированная структура, состоящая из нескольких иерархических уровней - эшелонов складирования.

В такой системе требования от потребителей поступают только на нижний уровень, т. е. запросы от технологического оборудования попадают только на склады подразделений.

Пополнение же складов каждого уровня при нормальных условиях может происходить только из складов близлежащего вышестоящего уровня. Например, запасы входных складов пополняются из региональных оптовых складов. Иногда такую иерархию оказывается целесообразным дополнить. В некоторых случаях товары на склады подразделений могут поступать непосредственно от поставщика, минуя региональные и входные склады, либо из региональных складов, минуя входные склады.

В зарубежной практике эшелонированная система складирования обычно сопрягается с образованием и использованием страховых запасов. Различаются два типа структур: независимые и объединенные структуры. В первом случае все запасы, включая общие страховые, концентрируются на центральном складе, а страховые конкретного назначения располагаются на складах подразделений или специализированных филиалов. Во втором случае и рабочие, и страховые запасы в полном объеме располагаются на складах подразделений или филиалов, а центральный склад используется для их подпитки [1].

Одной из наиболее современных форм организации и ведения складского хозяйства является организация магазинов-складов. Магазин-склад представляет собой склад с той или иной степенью механизации и автоматизации, предназначенный для размещения, хранения и поиска тарно-штучной продукции в условиях многономенклатурного ассортимента. В этом отношении функционирование этого склада является обычным. Новым является то, что при образовании на складе излишков сверх запланированного транзитного объема их разрешается оперативно продавать мелкооптовым покупателям. С этой целью при складе создаются торговый зал и необходимые для мелкооптовой торговли зоны приема, комплектации и отправки, а также административные и сервисные помещения.

В магазине-складе выполняются следующие операции:

1. Поступающая тарно-штучная продукция принимается и выгружается с помощью специальных устройств либо вручную и транспортируется по территории магазина-склада.

2. Принятая тарно-штучная продукция сортируется и раскладывается по складским тарам. Одновременно производится регистрация затаренного товара. Затем затаренная продукция доставляется на участок комплектации. Далее продукция, не требующая последующей перекомплектации, доставляется к месту хранения.

3. Осуществляется процесс хранения укомплектованных грузоединиц. При этом обеспечивается возможность непосредственного доступа к укомплектованной продукции каждого наименования. Такому требованию в наибольшей мере соответствует стеллажный способ хранения грузоединиц.

4. По полученным заказам осуществляются поиск требуемых товаров, комплектация транспортных партий для совместной отправки, а также сама отправка. Отправка обычно производится по методу централизованной доставки в контейнерах или в оборотной таре.

Организация и управление закупочной деятельностью

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

* доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

* сущность приобретаемой продукции или услуг;

* ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

* наличие возможностей для выполнения данной функции;

* задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов [2].

Преимущества централизованных закупок:

* простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

* отсутствие административного дублирования;

* возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

* лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

* развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция. Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям.

Организация процесса закупок имеет определенные этапы:

1. Определение потребности в материальных ресурсах.

2. Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг.

3. Анализ и определение возможных источников снабжения.

4. Определение цены и условий закупок.

5. Подготовка и размещение заказа на закупку.

6. Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.

7. Получение и проверка товаров.

8. Обработка счета и оплата.

9. Учет поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров [2, c. 43].

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на оснований общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий.

После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорят выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т.д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не выполнен.

2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.

3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).

4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.

Типовые задачи закупочной логистики

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются:

* определение предмета (структуры) закупок;

* выбор поставщика;

* определение объема закупок;

* условия закупок.

Задача определения предмета закупок решается совместно с производственным отделом и инженерной службой компании. При этом определяются потребности в сырье и материалах, их качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения (закупок).

Выбор поставщика требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения.

Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.

Условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т.д.

При выполнении этих задач необходимо каждый раз принимать решение: покупать ли данное комплектующее изделие в готовом виде у другого производителя или же делать его самим, на собственном производстве, если это технологически возможно. В данном случае речь идет о выборе производства либо закупок комплектующих, которые сами по себе являются законченными изделиями. Например, различного рода электромоторы или же базовое литье, которое станкостроительное предприятие не производит самостоятельно, а закупает у специализированных предприятий. Другой пример: автозавод устанавливает на выпускаемых им автомобилях шины, закупленные у специализирующихся на этом фирм, а не производит их самостоятельно [3].

До настоящего времени не существует общепринятого расчетного метода, позволяющего с помощью формализованных приемов вынести однозначное суждение, следует ли данное комплектующее изделие изготавливать самим или его лучше купить. Решение этого вопроса во многом носит творческий, интуитивный характер, зависящий от того, кто принимает решение. Но при этом следует руководствоваться вполне определенными соображениями. Степень важности рассматриваемых факторов и их ранжирование определяются самим лицом, принимающим такое решение. Иными словами, принятие такого решения во многом должно носить экспертный характер.

1.2 Управление и оптимизация материальных запасов для ведения складского хозяйства

Типы моделей управления запасами

Модель управления запасами должна дать ответ на два вопроса: сколько продукции заказывать и когда заказывать. Однако в действительности имеется значительное число моделей управления запасами, для решения которых используется разнообразный математический аппарат - от простых схем анализа до сложных алгоритмов математического программирования. Такое явление объясняется различным характером спроса (расходования продукции), который может быть детерминированным (достоверным) или вероятностным. В свою очередь детерминированный спрос может быть статическим, когда интенсивность потребления не меняется во времени, или динамическим, когда достоверный спрос изменяется в зависимости от времени. Вероятностный спрос может быть стационарным, когда плотность вероятности спроса не изменяется во времени, и нестационарным, когда функция плотности вероятности спроса изменяется в зависимости от времени [4].

Основными признаками классификации моделей управления запасами являются: спрос (расход), параметры пополнения запасов, издержки, связанные с формированием и поддержанием запасов, ограничения и стратегия управления. Согласно предлагаемой классификации различают детерминированные и стохастические (вероятностные) модели управления запасами - в зависимости от действия случайных факторов на параметры системы управления. Если хотя бы один параметр является случайной величиной (процессом), модель будет стохастической, в противном случае - детерминированной.

Наиболее простым является случай детерминированного статического спроса. Однако такой вид потребления продукции встречается очень редко. Примером детерминированного статического спроса может служить потребление сырой нефти на нефтеперерабатывающем заводе. Оно может меняться от одного дня к другому, но эти изменения будут, как правило, столь незначительными, что предположение статичности спроса несущественно искажает действительность.

Наиболее сложной с математической точки зрения является модель, в которой спрос описывается с помощью вероятностных нестационарных распределений. Преимуществом этой модели является наиболее точное отражение характера спроса [5].

Кроме характера спроса на продукцию при построении модели управления запасами, приходится учитывать и другие факторы:

1) сроки выполнения заказов, т. е. интервал времени между моментом подачи заказа и поступлением заказанной продукции в адрес потребителя. Этот интервал может быть постоянным или носить случайный характер;

2) процесс пополнения запаса, который может быть мгновенным (например, при поступлении заказанной продукции железнодорожным транспортом) или равномерным во времени (например, при поступлении продукции по трубопроводам или от своих же цехов);

3) период времени, в течение которого осуществляется регулирование уровня запаса. В зависимости от отрезка времени, на котором можно надежно прогнозировать, он может быть конечным или бесконечным;

4) число взаимосвязанных пунктов хранения запасов;

5) число видов продукции, когда существует зависимость между различными видами продукции при их хранении в одном складском помещении;

6) наличие ограничений по оборотным средствам и складской площади для хранения поступающей продукции, по заказным и транзитным нормам и др.

Простейшей моделью управления запасами является однопродуктовая статическая модель. В ней спрос принимается постоянным во времени, а пополнение запаса - мгновенным. В данной модели предполагается отсутствие дефицита, а поэтому рассматривается лишь текущий запас, уровень которого колеблется от максимального, равного объему партии в момент ее поступления, до минимального, равного нулю.

Оптимизация текущего запаса заключается в выборе наиболее экономичного размера партии (заказа). При этом рассматриваются преимущества и недостатки поступления поставки потребителю крупными или мелкими партиями.

Для определения оптимального размера партии поставки все затраты, связанные с материально-техническим снабжением потребителя, следует разделить на две группы:

а) постоянные транспортно-заготовительные расходы в расчете на одну партию поставки (один заказ) продукции;

б) переменные затраты на хранение единицы продукции в запасе.

В классической модели оптимального размера партии поставки дефицит продукции, необходимой для производства, не предусмотрен. Однако в некоторых случаях, когда потери из-за дефицита сравнимы с издержками по содержанию излишних запасов, дефицит допустим. При наличии его модель оптимального размера партии требует учета определенных методических особенностей.

Весь интервал между двумя поставками делится на два периода:

а) время, в течение которого запас на складе имеется в наличии;

б) время, в течение которого запас отсутствует.

Начальный размер запаса в этих условиях принят несколько меньше, чем оптимальный размер партии.

Целевой функцией модели оптимальной партии в данном случае является минимальная сумма транспортно-заготовительных расходов, расходов на содержание запаса и убытка от дефицита в расчете на единицу необходимых для производства материалов.

Системы распределения продукции

В зависимости от возможностей каналов распределения и доли занимаемых рыночных сегментов предприятия могут использовать следующие системы распределения: одноканальную, многоканальную, комбинированную.

Одноканальная система распределения - для выхода на определенный сегмент (сегменты) рынка используется только один канал распределения.

Многоканальная система распределения - для выхода на один или несколько сегментов рынка используются два и более каналов распределения.

Комбинированная система распределения - многоканальная система распределения, при которой предприятие с целью охвата двух и более сегментов рынка формирует либо один, либо несколько каналов распределения для каждого сегмента.

Кроме того, системы распределения могут классифицироваться по числу торговых точек. Тогда говорят об экстенсивном, интенсивном, эксклюзивном или селективном распределении [6].

Интенсивное распределение - производитель стремится обеспечить своей продукцией максимально возможное число торговых точек. Данный метод эффективен в том случае, если потребитель придает особое значение удобству расположения торговых точек и применяется в системах распределения продукции повседневного спроса (табачные изделия, мыло, продуты питания, сладости, напитки, батарейки, фотопленки). Метод позволяет наиболее интенсивно покрыть рынок сбыта.

Эксклюзивное (исключительное) распределение - производитель предоставляет эксклюзивные права на распределение продукции на определенной территории ограниченному числу торговых предприятий, а иногда и единственному продавцу. Применяется данный метод в том случае, если производитель устанавливает контроль над деятельностью продавцов и уровнем обслуживания потребителей и реализуется путем заключения эксклюзивных дилерских (дистрибуторских) соглашений, одним из условий которых может являться обязательство исключения.

Селективное (выборочное) распределение - производитель сотрудничает с ограниченным числом торговых предприятий, желающих осуществлять продажу данного вида продукции. Метод рассчитан на удовлетворение особых потребностей отдельных потребителей Поставщик выбирает из возможных точек продаж наиболее приближенные к потребителям.

Помимо указанных, выделяют также горизонтальные и вертикальные системы распределения.

Горизонтальная система распределения - схема построения канала распределения, в которой два и более независимых предприятия объединяют свои ресурсы для продвижения продукции. Каждое предприятие в отдельности не имеет возможности воспользоваться каналами распределения, так как не обладает достаточными ресурсами, техническими и технологическими инновациями, производственным или маркетинговым потенциалом, либо руководство предприятия не берет на себя риски.

Вертикальная система распределения - это такая структура канала распределения, в которой производители, торговые предприятия (оптовые и розничные) функционируют как единая система. В такой системе один из участников канала является владельцем остальных предприятий - участников канала распределения, заключает с остальными участниками договор и, кроме того, имеет влияние, достаточное для объединения участников канала в единую систему в целях обеспечения эффективных продаж продукции [6, c. 20].

Различают корпоративные и договорные вертикальные системы распределения.

Корпоративная вертикальная система распределения - предприятия, функционирующие на последовательных стадиях движения продукции, находятся в едином владении.

Договорная вертикальная система распределения - независимые предприятия, выполняющие функции по производству и распределению продукции, объединяют свои усилия на основе договора для совместного достижения экономии и/или больших результатов продаж, чем они могли бы достичь в одиночку.

Встречаются следующие формы вертикальных договорных систем распределения:

* добровольные сети розничных торговцев под эгидой оптовых продавцов - оптовые предприятия организуют добровольное объединение предприятий розничной торговли, чтобы помочь им в конкурентной борьбе с крупными розничными сетями. Оптовое предприятие разрабатывает программу стандартизации деятельности предприятия розничной торговли и снижения затрат на осуществление закупок продукции;

* кооперативы предприятий розничной торговли. В данной системе предприятия розничной торговли создают самостоятельные предприятия (кооперативы), выполняющие операции, связанные с оптовой торговлей, а в ряде случаев и с производством. Закупки продукции осуществляются через кооператив, совместно планируется рекламная компания. Прибыль делится между участниками пропорционально объему совершенных закупок. Розничные торговые предприятия, не являющиеся членами кооператива, могут пользоваться его услугами, но не участвуют в распределении прибыли;

* управляемая вертикальная система распределения. В ней осуществляются координация последовательных этапов процессов производства и распределения продукции. Обычно это крупнейший участник системы распределения, как правило, производитель продукции под известной торговой маркой.

Кроме того, существует подразделение каналов распределения по степени осознанной взаимозависимости участников. Такая классификация выявляет различия между структурами, обусловленными потребностями конкретных сделок и деловыми связями. В структурах первого типа взаимозависимость участников минимальна или вовсе отсутствует. Участники таких каналов не отвечают друг за друга. Единственным основанием для передачи собственности служат здесь законы и обязательства, регулирующие процесс купли-продажи. В каналах второго типа имеются более широкие возможности для развития межорганизационного сотрудничества.

Каналы для единичных сделок. Примерами таких каналов являются торговля недвижимостью, купля-продажа ценных бумаг, покупка промышленного оборудования длительного пользования. Вступление фирмы в такой канал для логистики означает необходимость наладить разовые взаимодействия, требуемые для выполнения логистических операций. Как только стороны достигают согласия по поводу условий сделки, и сама сделка завершается, у сторон не остается никаких логистических обязательств друг перед другом. Такие каналы занимают очень небольшое место в управлении хозяйственными связями. Если фирма в основном придерживается принципа единичных сделок, логистика играет для нее ключевую роль и обычно сопряжена с высокими общими издержками.

Неспособность или нежелание поддерживать возобновляемые отношения с постоянными покупателями превращает каждый логистический цикл в уникальное событие. В этом случае вероятность повторной сделки с тем же партнером минимальна даже при условии, что все логистические операции выполнены безупречно и все стороны удовлетворены.

Обычные каналы. Фирмы, участвующие в таких каналах, не испытывают сильной взаимной зависимости. Обычный канал иногда характеризуют как "непрочное объединение фирм, связанных между собой куплей-продажей продуктов на требуемых условиях". Причем такие связи предполагают удовлетворение текущих потребностей без особого расчета на будущее возобновление совместного бизнеса. Основным фактором, определяющим продолжительность и масштабы сделок, служит здесь продажная цена.

Компании, участвующие в обычных каналах распределения, зачастую пользуются выгодами взаимной специализации и, как правило, занимают собственные ниши в бизнесе, так что каждая предлагает другим уникальный продукт или услугу.

Фирмы, работающие в обычных каналах распределения, развивают собственные возможности в логистическом сервисе, необходимом для выполнения их основной хозяйственной задачи. Взаимодействия с другими участниками канала строятся на ожидании, что совместная коммерческая деятельность продолжится до тех пор, пока она удовлетворяет все стороны. Как только возникнет неудовлетворенность, стороны начинают искать другие решения. Участники обычных каналов отличаются слабой приверженностью друг другу и прилагают немного усилий к налаживанию сотрудничества ради повышения общей эффективности логистической цепочки.

Работа таких каналов возобновляется от сделки к сделке. На их долю приходится существенная часть всего объема сделок. При такой организации фирмы не пользуются потенциальными преимуществами от совместной деятельности, отдавая приоритет сохранению автономии в ущерб кооперации ради повышения общей эффективности.

Добровольные объединения. Отличие добровольных объединений от структур, описанных выше, состоит в том, что фирмы-участники осознают взаимную зависимость и в полной мере используют преимущества кооперации в логистической цепочке. Для организации такой системы связей каждый потенциальный участник должен быть готов к выполнению особых обязанностей.

Всеми взаимоотношениями управляет фирма, признанная лидером. Обычно это фирма, занимающая в канале ведущие позиции по своей рыночной доле, размерам бизнеса и техническим навыкам. Как правило, лидер обладает наибольшим влиянием среди всех остальных участников [5, c. 18].

Наименее характерную форму добровольного объединения представляет административная система. Отличительная особенность такой системы заключается в том, что они, как правило, не опираются на осознанную, формализованную взаимозависимость участвующих сторон. Обычно ведущая фирма принимает на себя функции лидера и пытается наладить сотрудничество между торговыми партнерами и поставщикам услуг. Такие системы схожи с обычными каналами распределения.

Когда фирмам требуется более прозрачная и долгосрочная система связей по сравнению с типичной административной системой, они стремятся придать своим отношениям с другими компаниями более упорядоченный, формализованный характер. В таком случае говорят о партнерстве, со временем переходящем в союзы. В добровольных объединениях этого типа несколько участников отказываются от некоторой доли автономии в своей хозяйственной деятельности и соединяют усилия ради совместного достижения определенных целей. Приверженность сотрудничеству обычно не распространяется настолько далеко, чтобы участники согласились менять фундаментальные принципы и методы своего бизнеса в ответ на потребности партнеров. Но в любом случае степень взаимозависимости в партнерстве выше, чем в объединении административного типа.

Важнейшая черта союза, в отличие от партнерства, - готовность участников вносить изменения в основополагающие принципы своего бизнеса. Цель союза, таким образом, - кооперация участников на основе совместных ресурсов, направленная на повышение производительности, качества и конкурентоспособности всего логистического канала.

Многие компании предпочитают закреплять свои хозяйственные связи документально оформленными соглашениями (контрактами). Наиболее типичные формы таких контрактов в логистических отношениях - франшизы, дилерские (представительские) соглашения, контракты между поставщиками специализированных услуг и их клиентами. В контрактных системах на место кооперации приходят узаконенные взаимные обязательства. Такая формализация обеспечивает некоторую стабильность, поэтому многие фирмы отдают предпочтение именно этой форме взаимоотношений.

Самая распространенная форма добровольных объединений на контрактной основе - наем транспортных фирм для грузоперевозок. Контрактные отношения также широко распространены в отрасли складских услуг. Поскольку многие логистические взаимодействия требуют крупных капиталовложений, акционеры участвующих компаний и поставщики финансовых ресурсов для подстраховки от рисков предпочитают полагаться на официальные соглашения. Таким образом, некоторые черты контрактных отношений присутствуют практически во всех формах добровольных объединений.

Некоторые логистические взаимодействия отличаются слишком большой капиталоемкостью, чтобы их мог обеспечивать единственный поставщик услуг. По этой причине отдельные фирмы, связанные такими взаимоотношениями, иногда предпочитают инвестировать в них сообща. Наиболее прочные совместные предприятия представляют собой такое экономическое объединение нескольких фирм, которое в конце концов привело к образованию единого хозяйственного организма. Подобная форма не слишком характерна для логистики, однако существуют прогнозы по ее активному распространению в будущем. Наиболее вероятный сценарий создания совместного предприятия в логистике: грузоотправитель принимает решение передать все логистические функции и мощности посреднику или контрактной сервисной фирме. В таком случае одним из естественных путей для грузоотправителя является создание партнерства с сервисной фирмой. Подобная форма хозяйственных отношений, в руководстве которой участвуют представители всех причастных сторон, способствует снижению риска, особенно если речь идет о долгосрочных исключительных связях.

Оптимизация материальных запасов

Материальные запасы играют большую роль в народном хозяйстве нашей страны. Значение их особенно возрастает в условиях научно-технической революции.

Материальные запасы являются необходимым фактором, обеспечивающим непрерывность производственного процесса.

Материальные запасы средств производства могут сосредоточиваться в следующих сферах производства и обращения.

1. У предприятий - изготовителей продукции в виде запасов готовой продукции. Склады готовой продукции в местах ее производства являются исходными точками соприкосновения сферы производства со сферой обращения.

2. На подвижном составе транспортных организаций, на которых перемещаются средства производства от пунктов их изготовления к пунктам потребления, - это так называемые "запасы в пути".

3. На складах и базах снабженческо-сбытовых организаций, где хранится продукция, которую нецелесообразно поставлять транзитной формой снабжения, так как она требуется потребителям в незначительных количествах или нуждается в подсортировке, комплектовании или других видах подготовки к потреблению.

4. На складах предприятий, потребляющих данный вид продукции. В этих пунктах продукция производственно-технического назначения заканчивает свое обращение и вступает в процесс производства. Склады сырья, материалов, топлива, комплектующих изделий и других необходимых для нормальной работы предприятия материальных ценностей, являются конечными точками соприкосновения сферы обращения со сферой производства [4, c. 50].

В управлении материальными запасами существует ряд противоречий.

Критерием оптимизации материальных запасов является минимизация всех затрат, связанных с величиной запасов, которая зависит от процесса материально-технического снабжения.

Основные условия, которым должны удовлетворять системы управления материальными запасами:

1) объем запасов должен обеспечивать непрерывность производственного процесса,

2) размер запасов должен быть минимальным в целях сокращения затрат на хранение материального запаса, на строительство складских помещений и иммобилизацию материальных ресурсов.

1.3 Подходы к автоматизации торговли. Обзор современного состояния программ для торговли и склада

Подходы к автоматизации торговли

Прежде всего, необходимо выделить две модели автоматизированных торговых систем:

- активных кассово-компьютерных машин (ККМ, или POS-терминалов);

- систем ПК-ККМ (персональный компьютер - пассивные ККМ). Для их реализации необходимо соответствующее ПО, которое по западной классификации делится на фронт-офис, бэк-офис и логистическую систему.

Даже при самом общем рассмотрении определяющим фактором является возможность работы с продуктами питания (food, nonfood, food/nonfood). В приложениях nonfood обычно выделяются товары с цветами и размерами (одежда, обувь) и специальные товары (например, товары с серийными номерами и гарантийными обязательствами).

Кроме того, выделяются особые методы торговли - торговля по образцам, по каталогам. В последнее время в отдельную группу выделяется Интернет-торговля, хотя это, видимо, больше дань моде, так как формально Интернет-торговля не отличается от торговли по каталогам с доставкой на дом или почтовой рассылкой, хотя и может быть очень оперативной.

Фронт-офис представляет собой так называемую кассовую программу для обслуживания POS-терминалов [7].

Бэк-офис - это, собственно, торговая система, которая обеспечивает поддерживание ассортимента, заказов, управление ценами. Фактически торговая система должна вести два учета: для бухгалтерии и для менеджеров. И разбирать, соответственно, большое количество коллизий, которые при этом возникают, поскольку есть товары, которые не облагаются НДС, организации, являющиеся неплательщиками НДС и т. п.

Сегодня складывается следующая схема компьютерной торговли. Основу электронной системы для магазинов составляют сервер базы данных, кассовый сервер и конечные терминалы, обслуживающие покупателей. В роли таких терминалов могут выступать обычные кассовые аппараты (с подключенным сканером штрих-кодов), специальные кассовые компьютеры (имеющие небольшой монитор, клавиатуру и устройство для печати чеков) и даже обычные ПК с подключенными кассовыми аппаратами, выполняющими роль фискальных принтеров. При продаже конкретного товара запрос от терминала поступает на кассовый сервер. Как правило, он представляет собой компьютер с инсталлированной программой по обслуживанию запросов от касс. Он вносит в базу данных запись о продаже и выдает на кассу ответ, разрешающий данную продажу. В зависимости от функциональных возможностей системы, кассовый сервер может выполнять ряд проверок по базе данных (например, проверить наличие нужного количества товара, взять из базы данных цену и т. д.). Сервер базы данных - это компьютер с установленной на нем самой базой данных и, возможно, набором специальных программ, обслуживающих ее. Завершенность системе придает рабочее место оператора - ПК с клиентской частью информационной системы. На нем ведется товарный учет, т. е. постановка товара на приход, изменение цены на товар, просмотр оперативной информации об остатках товаров. На практике часто совмещают кассовый сервер и сервер базы данных или сервер базы данных и рабочую станцию, в зависимости от особенностей конкретной системы.

Небольшой магазин самообслуживания с достаточно высокой пропускной способностью может ограничиться: одним мощным ПК в качестве сервера базы данных и кассового сервера (два в одном), компьютером для рабочего места оператора с клиентской частью информационной системы, источниками бесперебойного питания для сервера и кассовых аппаратов, принтером и собственно кассовыми аппаратами. Для повышения эффективности работы кассиров желательно оборудовать их рабочие места сканерами штрих-кодов [8].

Организация складского хозяйства предприятия

Основными задачами складского хозяйства являются:

- организация надлежащего хранения материальных ценностей;

- бесперебойное обслуживание производственного процесса;

- отгрузка готовой продукции.

Современный склад - это сложное хозяйство, состоящее из вертикальных стеллажных конструкций (нормальная высота до 10 и более метров); автоматических штабелирующих машин с программным управлением, специальной тары, перегрузочных устройств, технических средств систем автоматического управления складом и т. д.

Большое распространение получили вертикально-замкнутые (люлечные) склады с программным управлением, которые занимают малые производственные площади, но имеют достаточно большую емкость за счет вертикального расположения.

Обязательным элементом современного склада является компьютерная система, в которой для складского учета и движения хранимых объектов применяется разнообразное ПО. Его можно разделить на несколько типов:

- Простые. Как правило, такие программы используются в небольших организациях, где складской учет ведется на 1-2 рабочих места (Торговый Склад (разработчик Компьютер-Сервис), Win-Склад-4 (Фолио), Торговля и склад (ДИЦ), 1С:Торговля и склад (1С), SLS-склад, Офис-Склад-Магазин (VVS) и др.);

- Полнофункциональные. Характерной чертой этих программ является возможность автоматизировать складской учет и всю торгово-закупочную деятельность организации. Они рассчитаны на работу в локальной сети с числом рабочих мест в несколько десятков ПК (1С:Торговля и Склад (1С), \WinСклад (Фолио), Торговля и склад (ДИЦ), Учет-SV (Бизнес Консалтинг Групп), Оборот+ (Равновесие-Медиа), соответствующие подсистемы Парус, Инфин, БЭСТ, Галактика и др.);

- Крупные. Эти автоматизированные системы позволяют работать со многими распределенными складами, наличием нескольких бухгалтерий в составе холдинга, а также использованием промышленных СУБД. В качестве представителей можно назвать ЛокОФФИС (разработчик Локис), Гепард (Эйс), Домино (Софт-Вест), ABACUS Financial (Омега) и др.

- Специализированные. Ориентированные на отдельные узкоспециализированные отраслевые схемы складирования, например Промышленный склад (разработчик Компьютер Сервис), ФармСклад.

Обзор современного состояния программ для торговли и склада

1С: Торговля и Склад

Типовая конфигурация Торговля и Склад [15] предназначена для автоматизации учета в торговых организациях оптово-розничной торговли. Конфигурация поддерживает все наиболее распространенные операции, связанные с закупкой, хранением и продажей товара. Данная конфигурация входит в комплект поставки следующих версий: однопользовательская, сетевая, сетевая для SQL, комплексная поставка конфигураций. Эта программа обеспечивает:

- учет по нескольким фирмам в одной базе данных;

- учет наличия и движения товаров;

- учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;

- возможность групповой обработки товарного состава и списка контрагентов;

- возможность ведения различных аналитических признаков (категорий) товаров, контрагентов и цен;

- автоматизацию процесса ценообразования на основе ценовых категорий (категории цен: розничные, оптовые, мелкооптовые и т. д.);

- продажу наборов товаров;

- розничную торговлю с возможностью подключения электронных кассовых аппаратов и другого торгового оборудования;

- учет возвратов товаров;

- автоматическое формирование налоговых документов;

- автоматическое формирование и передача проводок в «1С:Бух-галтерию»;

- учет товарных запасов;

- партионный учет товаров;

- ценообразование;

- консигнационную торговлю;

- отчеты (анализ прибыльности товаров, привлекательность покупателей, планирование закупок товаров на основе анализа продаж за прошлые периоды, минимального остатка и зарезервированного товара, остатки и движения товаров, остатки и движения партий товаров, анализ консигнационной торговли и другие отчеты).

ФолиоWin

Эта программа ориентирована на различные группы пользователей:

- ФолиоWin-Склад 4 - для малых предприятий;

- ФолиоWin 7 - для крупных и средних предприятий (на платформе MS-SQL Server);

- ФолиоWin7Е - малых и средних предприятий (MSDE- версия) Две последние являются клиент-серверными продуктами, которые обладают следующими возможностями:

- ввод данных с 5-50 рабочих мест при интенсивной работе (основан на особенностях архитектуры клиент-сервер);

- многоуровневая система разграничения доступа, полная конфиденциальность информации, высокая надежность;

- встроенный генератор отчетов и форм, дополнительная библиотека отчетов и документов;

- одновременная работа со многими складами как с одним складом, среди прочих включающая функции: ввода в один документ товаров из разных складов, установки общих скидок и цен, перерасчета учетных цен, автоподбора партий к оплате, получения сводной многоскладской отчетности;

- дополнительные возможности по оптимизации и быстродействию комплекса с помощью программного модуля ФОЛИО-Мультисервер (поставляется отдельно) [16].

Офис-Склад-Магазин

Это простая и гибкая программа для автоматизации торговли, складского учета и сборочного производства [17]. Программа поможет быстро оформить первичные документы (счета, счета-фактуры, накладные, платежное поручение), проконтролировать остатки на складе и резервирование товаров, вести учет задолженности клиентов и себестоимости товаров, подсчитать полученную прибыль и еще многое другое. Она готова к использованию и не требует дополнительной адаптации и настройки.

При автоматизации торговли обеспечивается:

- выписка счетов, оформление заказов, резервирование товаров;

- регистрация и контроль оплаты, прихода и расхода товаров;

- формирование и вывод на печать всех необходимых документов: счета-фактуры, накладные, платежные документы и т.п.;

- гибкая система получения отчетов;

- ведение списка организаций-клиентов и поставщиков; учет взаиморасчетов и задолженности;

- работа с несколькими валютами и несколькими собственными фирмами.

К функциям складского учета относятся:

- учет по нескольким складам;

- контроль наличия и движения товаров на складах;

- оформление складских документов: накладных, актов списания и т.д.;

- отчеты по остаткам товаров на складах на текущую и произвольную дату.

Отчеты по движению товаров;

- расчет себестоимости товаров и полученной прибыли;

- проведение инвентаризаций;

- внутренние накладные на перевод товаров между складами и на списание товаров;

- возможность обмена данными с удаленными складами.

SLS-Склад

Эта программа при ведении учета основных средств позволяет на каждое основное средство карточку учета с подробным описанием характеристик и отражать историю постановки на учет, начисления амортизации, переоценки и выбытия. Также с ее помощью можно рассчитать норму амортизации по линейному методу или методу двойного уменьшения остатка, классифицировать карточки учета в виде дерева групп/подгрупп, модифицировать дерево произвольным образом, ежемесячно начислять амортизацию основных средств в карточке основных средств, получать оборотную ведомость по ОС [18].

Программа SLS-Склад 4.1 позволяет рассчитывать средневзвешенную закупочную цену товара в основной валюте закупок для всей номенклатуры товаров либо для каждого товара в отдельности, установить основную валюту закупочных цен по остатку, в основной валюте закупки на основе операций прихода, дополнительных затрат, уменьшения стоимости, переоценки. Кроме того, можно рассчитывать цены продажи в карточке товара и в прайс-листах по формулам от средней цены закупки, а любую из цен продаж в прайс-листах задать, рассчитать и печатать в любой из валют, описанных в системе.

КАССАндра

Эта система обеспечивает передачу данных в любую торговую, складскую или бухгалтерскую систему учета. Она поддерживает развитую структуру данных, необходимую для работы современной торговой системы и проведения товарного учета, поддерживает несколько способов аналитической обработки накопленных данных. КАССАндра обеспечивает продажу/возврат товара, несколько способов выбора товара, безналичные платежи, покупюрный учет, гибкую систему скидок/наценок, прием/передача данных из/в любое торговое приложение, синхронизацию справочников товара, формирование отчетов.

Программный продукт Кассандра light включает в себя автономное рабочее место кассира, а Кассандра server обеспечивает расширенный набор функций кассовых рабочих мест и работу сервера кассового комплекса [19].

Оборот+

Программа Оборот+ версии 7.0 [20] предназначена для ведения складского и финансового учета в магазине, оптовой фирме, на складе. Она автоматизирует все складские, финансовые операции и позволяет:

- вести учет товаров на любом количестве складов: прием, возврат, отгрузка, перемещение между складами;

-вести раздельный учет собственных и взятых на реализацию товаров, осуществлять резервирование товара, учитывать ожидаемые поставки;

-оформлять складские документы: накладные, акты приема, передачи, списания, оприходования товара, инвентаризационные ведомости;