Рисунок 3.14 - Заполнение элемента справочника «Договоры контрагентов»

Справочник «Контактные лица контрагентов»

Данный справочник содержит информацию о всех контактных лицах предприятия. Доступен во всех подсистемах. Справочник подчинен другому справочнику - «Контрагенты». В данном справочнике присутствуют две табличные части «Контактная информация» (Рисунок 3.15) и «Дополнительные реквизиты» (Рисунок 3.16).

Рисунок 3.15 - Заполнение элемента справочника «Контактные лица контрагентов» (Табличная часть «Контактная информация»)

Рисунок 3.16 - Заполнение элемента справочника «Контактные лица контрагентов» (Табличная часть «Дополнительные реквизиты»)

Справочник «Виды заявок технической поддержки»

Данный справочник содержит информацию о видах заявок технической поддержки. Находится в подсистеме «Техническая поддержка». Справочник имеет предопределенные данные (Рисунок 3.17).

Рисунок 3.17 - Форма списка справочника «Виды заявок технической поддержки»

Справочник «Сервис технической поддержки»

Данный справочник содержит информацию о сервисах технической поддержки. Находится в подсистеме «Техническая поддержка» (Рисунок 3.18). Справочник содержит иерархию групп и элементов (Рисунок 3.19).

Рисунок 3.18 - Заполнение элемента справочника «Сервис технической поддержки»

Рисунок 3.19 - Форма списка справочника «Сервис технической поддержки»

Справочник «Физические лица»

Данный справочник содержит информацию о всех сотрудниках данной организации. Доступен во всех подсистемах. (Рисунок 3.20). Особенность, которой обладает данный справочник - это наличие иерархической структуры - иерархия групп и элементов (Рисунок 3.21).

Рисунок 3.20 - Заполнение элемента справочника «Физические лица»

Рисунок 3.21 - Форма списка справочника «Физические лица»

3.2.3 Планы видов характеристик

План видов характеристик «Дополнительные реквизиты и сведения» предназначен для упрощения контроля за потребляемыми ресурсами посредством систематизации их специфических характеристик. Изменять имеющиеся значения и добавлять новые пользователь может, открыв данный план видов характеристик через меню «все функции» (Рисунок 3.22).

Рисунок 3.22 - Форма списка плана видов характеристик «Дополнительные реквизиты и сведения»

Для добавления нового элемента плана видов характеристик нужно заполнить форму, изображенную на рисунке 3.23.

Рисунок 3.23 - Форма элемента плана видов характеристик «Дополнительные реквизиты и сведения»

3.2.4 Документы и регистры

Важнейшими действиями в данном бизнес-процессе являются формирование документов и отчетов. Для отражения всех действий, были созданы соответствующие документы и регистры, по которым осуществляется движение документов информационной базы.

Документ «Заявка в техническую поддержку»

Данным документом сотрудники организации оповещают службу технической поддержки о каких-либо проблемах, поломках оборудования, ошибках, сбоях программного обеспечения и других неполадках.

Сотрудник создает документ, в теме документа коротко описывает проблему, указывает к какому сервису относится та или иная неполадка, вид заявки и приоритет важности. На вкладке «Текст заявки» сотрудник должен более подробно описать интересующую его проблему (Рисунок 3.24).

Рисунок 3.24 - Заполнение элемента документа «Заявка в техническую поддержку» (Вкладка «Текст заявки»)

На вкладке «Решения» (Рисунок 3.25) этот же сотрудник может добавить решение данной проблемы (по нажатию на гиперссылку «Добавить решение»), которую он сам и устранил, не обращаясь в службу тех. поддержки или сообщить попытки устранения неполадки.

Рисунок 3.25 - Заполнение элемента документа «Заявка в техническую поддержку» (Вкладка «Решения»)

На вкладке «Прочее» (Рисунок 3.26) сотрудник указывает параметры данной заявки: подразделение, чтобы инженер технической поддержки знал, в каком подразделении произошла неполадка; автор, кто непосредственно обнаружил проблему и создал заявку; дата подачи, для контроля оперативности выполнения поставленной задачи; примечание, небольшой комментарий по данной проблеме. Реквизит «Рассмотрена» заполняется инженером технической поддержки.

Рисунок 3.26 - Заполнение элемента документа «Заявка в техническую поддержку» (Вкладка «Прочее»)

Документ «Решение технической поддержки»

Данный документ вводится на основании документа «Заявка в техническую поддержку». После того как была создана заявка, инженер технической поддержки может дать ответ сотруднику, обнаружившему данную проблему (Рисунок 3.27). В реквизите «Решено» - ставится значение «истина» в том случае, когда устранена проблема.

Рисунок 3.27 - Заполнение элемента документа «Решение технической поддержки» (вкладка «Решение»)

При создании документа «Решение технической поддержки» на основании документа «Заявки», данные о проблеме автоматически попадают во вкладку «Проблема» (Рисунок 3.28).

Рисунок 3.28 - Заполнение элемента документа «Решение технической поддержки» (вкладка «Проблема»)

При проведении документа данные заносятся в регистр накопления «Решение технической поддержки» для дальнейших отчетов (Рисунок 3.29). Данный регистр содержит информацию о количестве решенных и нерешенных неполадок.

Рисунок 3.29 - Регистр накопления «Решение технической поддержки»

Документ «Экстренные вызовы»

Данный документ регистрирует входящие экстренные вызовы (Рисунок 3.30).

Рисунок 3.30 - Заполнение элемента документа «Экстренные вызовы»

При поступлении сигнала, диспетчер его регистрирует в базе, первым делом выбирает статус сигнала («Экстренный вызов», «Ложная тревога», «Запланированное тестирование»). Далее вводит необходимые данные и отмечает результат вызова («Передано в группу задержания», «В процессе», «Выполнено», «Ошибка», «Ложная тревога»).

При проведении документа данные попадают в регистр накопления «Экстренные вызовы» (Рисунок 3.31).

Рисунок 3.31 - Регистр накопления «Экстренные вызовы»

Данный регистр содержит информацию об экстренных вызовах, которая в дальнейшем пригодится для созданий отчетов.

Документ «Тестирование объектов»

Данный документ содержит информацию о намеренном тестировании объектов, с целью контроля рабочего состояния «тревожной кнопки» (Рисунок 3.32).

Рисунок 3.32 - Заполнение документа «Тестирование объектов»

Диспетчер или менеджер создает документ, о необходимости протестировать систему. После создание события диспетчер в назначенное время обзванивает контрагентов и договаривается о времени тестирования объекта.

Документ «Консультация клиентов»

Данный документ содержит информацию о консультациях контрагентов (Рисунок 3.33).

Рисунок 3.33 - Заполнение документа «Консультации клиентов»

В данном документе, при поступлении каких-либо вопросов, поступивших от контрагента, отражается вся информация об этом событии. Менеджер заполняет реквизиты документа: какой контрагент и кто обратился за консультацией, непосредственно сам вопрос который задали и ответ, который дал сам менеджер - ответственный за этот документ.

Документ «Встречи»

Данный документ содержит информацию о проведенных либо предстоящих встречах (Рисунок 3.34). Сотрудник создает себе или другому сотруднику (реквизит «Автор») некое напоминание. Ответственный вводит информацию о том где, когда и кто будет участниками предстоящей встречи. После того как встреча состоялась, ставится галочка на реквизите «Отработано», если же нет - то на какое время была перенесена встреча.

Рисунок 3.34 - Заполнение документа «Встреча»

3.2.5 Перечисления

Перечисление «Юридические/физические лица» - выбор либо юридического либо физического лица (Рисунок 3.35).

Рисунок 3.35 - Перечисление «Юридические/физические лица»

Перечисление «Статусы сигнала» - перечисление значений вызова по системе тревожной сигнализации (Рисунок 3.36).

Рисунок 3.36 - Перечисление «Статусы сигнала»

Перечисление «Статус» - уровень важности документов (Рисунок 3.37).

Рисунок 3.37 - Перечисление «Статус»

Перечисление «Результаты вызова» - значения результата экстренного вызова (Рисунок 3.38).

Рисунок 3.38 - Перечисление «Результаты вызова»

Перечисление «Пол» - выбор между мужским и женским полом (Рисунок 3.39).

Рисунок 3.39 - Перечисление «Пол»

Перечисление «Статусы консультации» - значения результата документа «Консультации клиентов» (Рисунок 3.40).

Рисунок 3.40 - Перечисление «Статусы консультации»

Перечисления «Виды договоров» - значения с кем данная организация заключила договор (Рисунок 3.41).

Рисунок 3.41 - Перечисления «Виды договоров»

3.2.6 Отчеты и обработки

Отчет «Решения технической поддержки» - показывает за определенный период времени информацию о всех проблемах, поломках, коллизий на данном предприятии, на основании заявок в техническую поддержку. В отчете видны следующие данные: ссылка на документ, при нажатии которого открывается сам документ, что позволяет более подробно ознакомиться с данной проблемой, вид, приоритет, тема, автор заявки и автор решения, а так же сам результат - решено или нет (Рисунок 3.42).

Рисунок 3.42 - Отчет «Решения технической поддержки»

Отчет «Статистика выполнения задач технической поддержки» - показывает за определенный момент времени и с возможностью отбора по ответственному лицу, статистику выполнения работ по сотрудникам технического отдела (Рисунок 3.43). В данном отчете видно количество отработанных и неотработанных решений.

Рисунок 3.43 - Отчет «Статистика выполнения задач технической поддержки»

Отчет «Поступление вызовов» - показывает за определенный момент времени и с возможностью отбора по контрагенту, информацию о поступавших экстренных вызовах (Рисунок 3.44). В отчете можно увидеть: какие вызовы были совершены (экстренные, ложные, тестируемые), ответственного диспетчера и закрепленный отдел внутренних дел за объектом и соответственно, суммарное количество вызовов за данный промежуток времени.

Рисунок 3.44 - Отчет «Поступление вызовов»

Обработки «Консоль запросов управляемая», «Активные пользователи», «Поиск дублей в справочнике контрагентов», «Удаление помеченных объектов» - это уже готовые обработки, которые были подключены в данную конфигурацию.

При написании программного обеспечения были учтены требования к решению автоматизации документооборота и приняты во внимания пожелание пользователей. Был сделан удобный (по функционалу) интерфейс, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, рассмотрен критерий безопасности и удобство эксплуатации.

Этапы разработки программного обеспечения для данного предприятия:

Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания констант, справочников, перечислений, планов видов характеристик и др. для работы с постоянной и условно постоянной информацией.

Второй этап: начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в подразделениях, разграничение прав доступа и данного функционала.

Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов, набор аналитических отчетов для контроля работы сотрудников, а так же статистические отчеты по работе базы данных.

В ходе выполнения данной дипломной работы были разработаны следующие алгоритмы автоматизации системы, которая позволяет упорядочить документооборот, разработать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения.

Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью. Разработан порядок внедрения, который включает следующие этапы: установка выбранной системы, первоначальная настройка, доработка и адаптация системы под требования ООО «Мобильные охранные системы».

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью дипломной работы является внедрение системы автоматизированного документооборота на предприятии ООО «Мобильные охранные системы».

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

- изучены теоретические аспекты автоматизации документооборота современного предприятия;

- проведен организационно-функциональный анализ деятельности и документационного обеспечения управления ООО «Мобильные охранные системы».

- разработана автоматизированная система документооборота для данного предприятия.

Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью и разработан порядок внедрения, который включает следующие этапы: установка выбранной системы; первоначальная настройка, доработка и адаптация системы под требования ООО «Мобильные охранные системы».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения.

Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Список использованных источников

Подолина О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2009. - №3. - С.26-27

Подолина О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №11. - С.44-46

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Введ. 27.02.1998. - М: Изд-во стандартов, 1998.

Ажеронок В.А. Как настраивать "1С:Предприятие 8.2" при внедрении / В.А. Ажеронок. - 1С-Паблишинг, 2010.

Радченко М.Г. 1С:Предприятие 8.2. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы / М.Г. Радченко, Е.Ю. Хрусталева. - 1С-Паблишинг, 2009.

Федеральный закон Российской Федерации. № 149-ФЗ от 27.07.2006. "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Режим доступа: URL: http://base.garant.ru/12148555/ (дата обращения: 15.05.2013).

Федеральный закон Российской федерации. №14-ФЗ от 08.02.1998, «Об обществах с ограниченной ответственностью». Режим доступа: URL: http://base.garant.ru/12109720/ (дата обращения: 15.05.2013).

Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие. - М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. - 38 с.

Учебный курс: Сравнение лучших СЭД 2010. [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://ais.rissoft.ru/6.html (дата обращения: 15.05.2013).

«1С:Предприятие». Материал из Википедии -- свободной энциклопедии [Электронный ресурс]. - Режим доступа:

Размещено на Allbest.ru