Автоматизация документооборота предприятия по утилизации опасных отходов

Размещено на http://www.allbest.ru/

74

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ ПО УТИЛИЗАЦИИ ОПАСНЫХ ОТХОДОВ

Работу выполнил Арбедж М.А.

Научный руководитель

доцент, к.экон.н. А.В. Коваленко

Нормоконтролёр Свистунова О.Н.

Краснодар 2013



ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Теоретические аспекты предметной области

1.1 Автоматизация предприятия, основные понятие

1.2 Области применения, цели и принципы автоматизации предприятия

1.3 Понятия и цели автоматизации документооборота на предприятии

2. Особенности использования системы «1С: Предприятие»

2.1 Общие сведения о системе «1С: Предприятие»

2.2 Функциональные возможности системы «1С: Предприятие»

2.3 Области применения системы «1С: Предприятие»

3. Разработка конфигурации «1С: Утилизация опасных отходов» для автоматизации документооборота предприятия по утилизации опасных отходов

3.1 Краткая характеристика деятельности предприятия

3.2 Функциональные возможности разработанной конфигурации «1С: Утилизация опасных отходов»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

Организация деятельности и управления любого предприятия осуществляется при помощи большого объема документации. Уходят прочь времена, когда в организации хранились многотонные бумажные архивы, оформление документов требовало длительного времени, каждый приказ приходилось несколько раз перепечатывать при внесении даже незначительных изменений, а отследить движение нужных бумаг было очень сложно. С введением всеобщей компьютеризации процесс обработки документов на конкретном участке или рабочем месте значительно упростился. Но для того, чтобы деятельность предприятия была успешной, а управление эффективным, необходима оперативная связь между подразделениями с возможностью мгновенного обмена информацией, нужна прозрачная схема отслеживания изменений в документах предприятия. Эти задачи решаются при помощи автоматизации документооборота.

Использование современных информационных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Автоматизация процессов документооборота позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации, учета и хранения документов с помощью ЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации документооборота.

Тема автоматизации документооборота с развитием технологий по обработке информации приобретает ещё большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной системы документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Актуальность темы выпускной квалифицированной работы связана со значительной распространенностью исследуемой проблемы и заключается в необходимости использования современных информационных технологий в процессе автоматизации документооборота на предприятии.

Целью дипломной работы является разработка системы автоматизации документооборота предприятия по утилизации опасных отходов.

Для достижения поставленных целей в дипломной работе реализованы следующие задачи:

- Рассмотреть особенности процессов документооборота и их взаимосвязь между собой, на предприятие занимающегося утилизацией опасных отходов;

- Определить основные процессы документооборота предприятия, которые необходимо автоматизировать;

- Выбрать инструментальных средств разработки и технология проектирования;

- Разработать автоматизированную систему документооборота предприятия по утилизации опасных отходов.

Объектом исследования является документооборот предприятий по утилизации опасных отходов.

Предметом исследования является автоматизация процессом документооборота на предприятии.

Дипломная работа состоит из трех глав, введения, заключения и библиографического списка.

В первой главе представлены основные понятия и принципы автоматизации деятельности предприятия. Рассмотрены цели и задачи автоматизации хозяйственной деятельности предприятия. Описаны области применения автоматизированных информационных систем и основные принципы построения. Изучены основные понятия документа и документооборота на предприятие. Его основные цели и задачи. Рассмотрены основные понятия, цели и задачи автоматизации документооборота на предприятия. Обозначены основные преимущества автоматизации документооборота на предприятии.

Во второй главе изложены общие сведения о системе «1С: Предприятие». Описаны основные возможности и элементы функционирования системы «1С: Предприятие». Представлены особенности конфигурирования и использования системы. Рассмотрены основные объекты конфигурации и их назначение. Описаны области применения системы «1С: Предприятие».

В третьей главе представлено краткое описание предметной области исследования. Дана общая характеристика документооборота предприятия по утилизации опасных отходов. Обозначены основные процессы документооборота, нуждающиеся в автоматизации. Описана и представлена разработка автоматизированной системы документооборота предприятия по утилизации опасных отходов в системе «1С: Предприятие 8.2». Описана поэтапная разработка всех элементов конфигурации и их функционирование в рамках данной системы.

В заключении подводится итог всего дипломного проекта.



1. Теоретические аспекты предметной области

1.1 Автоматизация предприятия, основные понятие

Каждое действующее предприятие стремится к снижению издержек для того, чтобы увеличить конкурентоспособность и, соответственно, прибыль в сложных условиях рынка. Один из основных факторов, который влияет на снижение расходов - это уменьшение удельных затрат на выпуск продукции или услуги определенного вида. Уже на протяжении десятков лет с этой проблемой успешно справляются системы автоматизации предприятия, основное предназначение которых - повышение эффективности и производительности работы любой компании.

Сегодня, наверное, трудно представить себе даже небольшое предприятие, в котором ни стоял бы хотя бы один компьютер. Разнообразные процессы, которые требуют использование современных информационных технологий все больше и больше входят в повседневную хозяйственную деятельность предприятия.

Автоматизация предприятия - это очень широкое понятие. Каждый руководитель и владелец бизнеса может понимать это по-разному. В зависимости от отрасли деятельности и размера компании задачи, решаемые в процессе автоматизации предприятия могут сильно отличаться.

Здесь можно говорить о таких понятиях как автоматизация управления, автоматизация бюджетирования, автоматизация электронного документооборота, автоматизация бизнес процессов, автоматизация производства и другие виды автоматизаций, прежде всего - ради уменьшения рутины и ускорения взаимодействия и прозрачности этапов.

Автоматизация -- одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоемкость выполняемых операций [3].

Автоматизация в общем виде представляет собой комплект действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.

Автоматизация деятельности предприятия позволяет увеличить производство, эффективность работы, снизить затраты на человеческий труд, освободить персонал от выполнения рутинных задач. Автоматизация тем самым дает возможность сосредоточить внимание на основных бизнес-процессах и работать более продуктивно, вовремя реагируя на изменения внешней и внешней среды и эффективнее планировать дальнейшие действия.

Задачи автоматизации:

- Перевести значительную часть бумажного документооборота в электронную форму;

- Сэкономить время и средства на проведении расчетов, ведении необходимой документации;

- Оперативно получать данных по всем участкам работы и постоянно контролировать показатели деятельности компании;

- Гарантировать конфиденциальность и сохранность большого объема информации;

- Приведение всей информации в необходимый объем и нужный вид для повышения эффективности и правильности принятия решений персоналом предприятия;

- Сократить расходы на хранение, и обработку информации;

- Ускорение и упрощение работы с информацией;

- Повышение эффективности работы сотрудников компании и т.д.

При проведении автоматизации или обсуждении вопроса о необходимости ее проведения любое предприятие должно стремиться к достижению следующих целей:

- Сократить трудозатраты на выполнение прежнего объема работ. Примером может служить подготовка бухгалтерской отчетности, либо процесс отгрузки продукции. С помощью использования средств автоматизации трудоемкость таких процедур сокращается в несколько раз.

- Исключить повторяющиеся процедуры или участки бизнес процесса. Пример - оформление первичных документов выполняет один сотрудник, а их регистрацию и учет другой. После внедрения средств автоматизации регистрация и учет первичных документов будет происходить автоматически.

- Автоматизировать средства контроля, отчетности и анализа. Наибольшую сложность для предприятия, как правило, представляет получение оперативных итогов работы за произвольный интервал, контроль эффективности торгового или производственного персонала, получение аналитической информации в разрезе сотрудников, товаров, контрагентов, показателей бухгалтерского и налогового учетов. Комплексная автоматизации учета с успехом решает такую задачу.

- Повысить «прозрачность» бизнес процесса внутри компании. Формализация и централизация знаний, получаемых в процессе работы предприятия, формализация функций и критериев сотрудников позволит администрации проводить более правильную организационную и кадровую политику, оценивать общую схемы работы, устранить слабые места предприятия.

- Соответствовать нормам законодательства. Вероятность несоответствия процедур работы предприятия требованиям законодательства значительно снижается после внедрения средств автоматизации.

- Сбор, накопление и учет коммерческой информации. Каждое предприятие стремится непрерывно улучшать качество обслуживания своих заказчиков. Важнейшей составляющей этого процесса является ведение истории клиентов, истории их заказов, уровня удовлетворенности сервисом и много другое.

- Повысить эффективность предприятия. Следствием достижения перечисленных целей станет улучшение экономических показателей предприятия, его эффективности.

Из выше сказанного, главной целью автоматизации хозяйственной деятельности предприятия является, получение максимальной прибыль от деятельности предприятия при использовании минимальных затрат и повышение эффективности предприятия с целью извлечения большей прибыли.

Понятие автоматизации не может существовать без таких понятий, как информационные системы и информационные технологии.

Информационная технология (ИТ) - это совокупность методов и средств, для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации, выполняемых в определенной последовательности с мощью средств компьютеризации или без таковых. ИТ неотделима от технической, программной, организационной и т.п. той среды, в которой она реализована.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) представляет собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Главной задачей современных информационных технологий организационного управления является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Информационная система (ИС) -- это система, реализующая информационную модель предметной области, чаще всего -- какой-либо области человеческой деятельности. ИС должна обеспечивать: получение (ввод или сбор), хранение, поиск, передачу и обработку (преобразование) информации [3].

Автоматизированная информационная система (АИС) -- человеко-машинная система с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

1.2 Области применения, цели и принципы автоматизации предприятия

Прежде, чем говорить о целях, следует разобраться с областями автоматизации. Сразу необходимо отметить, что какого-то списка областей автоматизации не существует, т.к. все это очень индивидуально. Но, можно выделить наиболее типичные области автоматизации. Что это даст? Во-первых, станет понятно, какие участки автоматизируют различные компании, во-вторых, определить, что необходимо автоматизировать в рассматриваемой области.

Для начала составим список наиболее распространенных на практике областей автоматизации и постепенно раскроем понятие целей автоматизации (таб. 1.1).

Таблица 1.1 - Основные области автоматизации предприятий

Область автоматизации	Решаемые задачи
Торговля	- Оптовая торговля - Розничная торговля (поддержка торгового оборудования: весы, сканеры штрих кодов, кассовые терминалы, информационные киоски, считыватели магнитных карт и другое оборудование) - Интернет-торговля (управление корзиной покупателя, каталогом изделий, поддержка различных форм оплаты)
Взаимоотношения с клиентами	Все системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) условно можно разделить на 3 группы: - Оперативные CRM - Аналитические CRM - CRM взаимодействия Назначение: полный контроль всех стадий взаимоотношений, от первого контакта до послепродажного сопровождения, а также анализа эффективности взаимодействия. Несомненно, такие системы предполагают владение всей информацией о клиенте. Иногда такие системы представлены в виде модулей систем комплексной автоматизации.
Управление складом	WMS- системы (Warehouse Management System) - системы управления складами. Это достаточно большой и сложный класс систем. Основные решаемые задачи: - Складской учет товаров; - Контроль оборачиваемости товаров; - Сборка и комплектация партий товаров; - Отгрузка товара; - Контроль сроков годности; - Управление системой штрих кодирования грузов; - Поддержка радиоуправляемого оборудования для использования работниками склада; - Размещение товаров с учетом условий хранения (температура, влажность, срок реализации) - Формирование всех необходимых документов - Управление весовыми товарами; - Управление действиями сотрудников склада
Производство. Отраслевая специфика производства	Один из самый сложный классов систем. Выделяются следующие основные задачи: - Контроль состояния и распределение всех ресурсов предприятия (Оборудование, персонал, документация, материалы, инструменты) - Маршрутизация и диспетчеризация производственных заказов, включая движение материалов по производственным участкам; - Контроль качества продукции; - Управление техническим обслуживанием и ремонтами продукции; - Анализ производительности оборудования и производственных участков; - Полная информация об изделии, спецификации продукции
Финансы	Система управления финансами может решать следующие задачи: - Оперативное управление денежными средствами, Управление платежным календарем; - Система бюджетирования (подходы в разных системах сильно отличаются), формирование бюджетов, сценарное планирование, план-фактный анализ; - Управление финансами холдинга - Финансовый анализ деятельности
Кадры и заработная плата	Такие системы позволяют: - Хранить полную информацию о кадрах; - Вести табеля рабочего времени и рабочие графики (и все, что с этим связано); - Использовать множество видов расчета заработной платы (гибко настраиваемых) - Поддерживать требования законодательства к расчету заработной платы (в том числе решает вопросы предоставления отчетности в государственные органы); - Получать всю необходимую отчетность; - Некоторые системы поддерживают расчет как регламентированной зарплаты, так и управленческой (параллельно).
Планирование	Как правило, системы планирования являются частью какой-либо другой системы, и редко встречаются отдельно (это нецелесообразно). Поддерживаться могут самые различные области планирования: - Закупки - Продажи - Производственное планирование (наиболее сложное) - Финансовое планирование
Транспортная логистика	Основной функционал: - Взаимодействие с перевозчиками и водителями; - Взаимоотношения с клиентами; - Специализированный документооборот; - Диспетчеризация грузов; - Отраслевые особенности (определяются видом транспорта, видом перевозимых грузов).
Документооборот	Основные функции: - Единая база документации - Создание документов по шаблонам - Управление процессом согласования и движения документов; - Хорошо развитая система поиска документов; - Система отчетности по документам
Бухгалтерский и налоговый учет	Такие системы используются практически на каждом предприятии и предназначены для организации учета в соответствии с требованиями законодательства.

Несмотря на большое количество областей автоматизации на предприятии и кругу решаемых задач, основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

- Сбор, обработка, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для финансового и любого другого анализа и использования при принятии управленческих решений.

- Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия.

- Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

В процессе автоматизации деятельности предприятии постановка целей, которые необходимо достичь, является одним из важных этапов. Каждая поставленная цель должна быть обоснованным, количественно определенным результатом. Таким образом, именно на этапе постановки целей и задач необходимо определить, какой путь автоматизации будет наиболее оптимальный для предприятия с учетом размеров компании, постановки менеджмента, перспектив развития, состояния конкурентной среды.

В современной теории выделяются четыре вида подходов к автоматизации предприятия [1]:

Кусочная (хаотичная) автоматизация - является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. При этом подходе процесс внедрения информационных технологий определяется локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса и характеризуется отсутствием стратегического плана. В результате предприятие получает разрозненные системы, требующие интеграции или незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры. Одной из причин такого подхода является неправильное понимание своей роли и функций отдела информационных технологий.

Автоматизация по участкам - подразумевает процесс автоматизации отдельных подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Данный подход применяется при недостаточном объеме инвестиций для полной автоматизации, в случае получения значительного экономического эффекта от автоматизации или при требовании технологии производства. Условиями эффективности такого подхода являются регулярно обновляемые стратегический и оперативный планы. Особое внимание следует уделить вопросам преемственности комплекса стандартов на информационные технологии.

Автоматизация по направлениям - подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности, таких, как производство, сбыт, управление финансами. Этот подход предполагает участие в процессе всех служб и подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Реализация данного подхода связана с наличием телекоммуникационной инфраструктуры и реинжинирингом бизнес - процессов, а также требует создания модели всего предприятия. Ревизию стратегического плана рекомендуется производить после окончания автоматизации направления и оценки результатов.

Комплексная автоматизация предприятием - предполагает объединение и согласование управленческих функций и процедур с целью оптимизации процесса управления предприятием. Автоматизированная система управлением предприятием строится с ориентацией на управление производственным процессом как единым целым. Этот вид автоматизации способствует преодолению барьеров между различными службами управления, при подготовке управленческих решений, основанных на одних и тех же данных. При реализации данного подхода первостепенное внимание должно уделяться вопросам интеграции. К особенностям данного подхода относятся повышенная экономическая эффективность и чрезмерно высокие требования к качеству управления процессом внедрения системы.

Несмотря на то, какие выбраны области и подходы автоматизации деятельности предприятия, существует рад общих принципов, предъявляемых к системе: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Поясним, смыл каждого из указанных понятий.

Системность автоматизированной информационной системы следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Гибкость системы, значит приспособленность к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что автоматизированной информационной системы должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность автоматизированной информационной системы следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование автоматизированной информационной системы может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Создание и использование автоматизированной информационной системы основывается на ряде общих принципов проектирования систем обработки данных. К основным принципам можно отнести:

- Принцип максимальной ориентации на конечного пользователя. Этот принцип реализуется путем создания специальных средств адаптации автоматизированной информационной системы к уровню подготовки пользователя и к возможности его обучения и самообучения, поэтому автоматизированные системы часто снабжается специальными демонстрационными роликами. Необходимо, чтобы ввод новых данных и корректировка информации сопровождались автоматизацией операций, встроенным контролем и системой подсказок, что позволяет быстро изучить работу в системе даже неквалифицированному в компьютерной области работнику.

- Проблемной ориентации. Каждое модуль автоматизированной информационной системы специализируется на решении определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов работы, единством алгоритмов обработки данных.

- Принцип соответствия информационных потребностей пользователей используемым техническим средствам. Характеристики используемых технических средств должны соответствовать объему информации и алгоритмам ее обработки. Это значит, что только после тщательного анализа информационных потребностей пользователей можно приступать к определению состава и функций автоматизированной информационной системы.

- Принцип творческого контакта разработчиков автоматизированной информационной системы и их потенциальных пользователей. Совместное участие пользователя и разработчика в создании автоматизированной информационной системы помогает лучше осознать проблемную ситуацию, стимулирует интеллектуальную деятельность будущего пользователя и, в конечном счете, способствует повышению качества автоматизированной информационной системы.

- Полная документация, которая должна содержать пояснения к задачам, выполняемым с помощью автоматизированной информационной системы, инструкцию по установке и эксплуатации, инструкцию по заполнению и ведению входных и выходных документов.

1.3 Понятия и цели автоматизации документооборота на предприятии

Управление любым предприятием подразумевает информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, хранится. На ее основе вырабатывается управленческие решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Документ - представляет совокупность трех составляющих [5]:

- Физическая регистрация информации.

- Форма представления информации

- Активизация определенной деятельности.

Именно некоторая деятельность и превращает информацию в документ. Но документ перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает процедуры обработки. При этом форма документа тесно связана с характером дальнейшей деятельности, она порождает необходимость документов.

Документ [6] - слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку. В общем случае обойтись без документов нельзя. Сам по себе документ, независимо от того, обычная ли это бумага или электронный бланк, проблем предприятия не решает - главной составляющей являются бизнес-процессы и четкий контроль за их исполнением.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Собственно документооборот может быть двух типов:

- Универсальный - автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом;

- Операционный - ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними. Любой опытный менеджер может подтвердить, что работа не по регламенту порой отнимает намного больше времени, чем собственно производственная деятельность. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространения, а также запутанный порядок их прохождения могут существенно усложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Итак, документ занимает определенное место в процессе некоторой деятельности на границе разделяемых функций исполнения. Поэтому правильно рассматривать документ как инструмент распределения функций между работниками [7]

Наладить эффективный документооборот в организации на сегодняшний день поможет внедрение в работу автоматизированную систему документооборота. В настоящее время все больше предприятий убеждаются, что чем лучше организована работа с документацией, тем быстрее осуществляется поиск и обработка нужной информации и тем выше уровень производительности компании (рис 1.3).

Электронным документооборотом называется современная система ведения деловой документации, в которой все создаваемые, пересылаемые и полученные документы обрабатываются при помощи специальной коммуникационной технологии на персональных компьютерах, которые объединены в единую сеть, предусматривающую формирование и ведение распределенных баз данных. При этом введение электронного документооборота не является процессом искоренения бумажных документов, однако считается приоритетным направлением оптимизации и коррекции работы с документами.

Эта система представляет собой специфичный механизм, работающий с электронными документами и включающий концепцию безбумажного делопроизводства.

Системы электронного документооборота обеспечивают хранение документов, ведут историю записей, создают движение их на предприятии, позволяют следить за осуществлением различных процессов, для которых, собственно, они и имеют прямое отношение. На предприятии с действующей системой документооборота, основным инструментом управления является документ. При этом не имеют никакого значения решения, поручения или приказы. Для этих целей существуют соответствующие документы, в которых содержатся все эти решения, поручения, приказы и т.п.

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Т.е. автоматизация процессов документооборота рассматривается не как отдельная система, а часть автоматизированной информационной системы.

Использование автоматизированной информационной системы рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием. При автоматизации предприятия требуется создания единого информационного пространства, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде. Организовать единую информационную систему, охватывающую основные задачи по учету на предприятии для различных категорий пользователей.

Создание и внедрение системы автоматизации документооборота преследует достижение следующих целей.

В области обработки документов:

- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

В области контроля за исполнительской дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечение автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

В области организации доступа к информации:

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие:

- Единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

- Объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- Использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;

- Обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

- Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.

- Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

- Быстрое создание новых документов из уже существующих.

- Сокращение времени поиска нужных документов.

Информационные технологии без бумажных носителей улучшают также процесс приобретения и использования знаний. Они являются основой решений, обеспечивающих централизованный обмен информацией, позволяя извлекать только необходимую в данный момент информацию из множества доступных источников.

Системы электронного документооборота в будущем обеспечат создание совершенно новой организационной культуры, значительно облегчив работу людей. Информационные технологии дают возможность работникам не только выполнять внутриведомственные задания, но и решать более обширный диапазон задач при помощи совместных усилий.



2. Особенности использования системы «1С: Предприятие»

2.1 Общие сведения о системе «1С: Предприятие»

Задачи автоматизации учета и управления, стоящие перед современными предприятиями, могут существенно различаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики выпускаемой продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации бизнес процессов и многих других факторов. И, конечно же, у каждого предприятия требования к системам автоматизации меняются по мере развития бизнеса.

Современное состояние рынка программ позволяющих автоматизировать хозяйственную деятельность предприятий определяется потребностью комплексного учета и анализа процессов всего предприятия. На первый план выходят крупные многопользовательские системы, основанные на современных системах связи и обработки информации, которые позволяют все сотрудникам вести одновременно взаимосвязанные участки хозяйственной деятельности предприятия, а руководителям дают возможность оперативного доступа к достоверной информации и принятию компетентных управленческих решений.

Одним из таких программных продуктов является система «1С: Предприятие», разработанная компанией «1С». Система программ «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями. «1С: Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. «1С: Предприятие» является универсальной системой автоматизации хозяйственной деятельности предприятия. За счет своей универсальности система «1С: Предприятие» может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия.

«1С: Предприятие» -- технологическая платформа, служащая для комплексной автоматизации всевозможных видов учета, финансово-экономического анализа на предприятии любой сферы деятельности и любой организационной структуры.

Система программ «1С: Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Система «1С: Предприятие» в широком смысле представляет собой совокупность четырех составляющих (рис. 2.1):

- технологической платформы;

- прикладных решений различного масштаба и различной направленности, созданных на основе технологической платформы;

- методики создания прикладных решений;

- информационно-технологической поддержки пользователей и разработчиков.

Такая архитектура продиктована, прежде всего, задачами, которые призвана решать система «1С: Предприятие».

Во-первых, система должна обеспечивать высокий уровень адаптируемости прикладных решений под требования заказчика.

Во-вторых, система должна обеспечивать изменение готового прикладного решения разработчиком, не участвовавшим в его создании. Это особенно важно для прикладных решений в сфере экономических задач, где существенная часть разработчиков не создают собственные прикладные решения, а дорабатывают и развивают существующие типовые решения.

В-третьих, система должна обеспечивать эффективное использование компьютерных технологий и платформ, не требуя при этом глубоких специальных знаний от разработчика.

В-четвертых, система должна обеспечивать стандартизацию разработки.

Таким образом, можно сказать, что «1С: Предприятие» не является универсальным средством программирования. Система обладает достаточно широкими возможностями, однако ее архитектура и конкретная реализация механизмов и технологий платформы продиктованы, прежде всего, необходимостью решения специализированных задач по созданию бизнес-приложений и требованиями, предъявляемыми к самой системе.

Основным концептуальным решением, отличающим систему «1С: Предприятие» от универсальных средств программирования, является четкое разделение на платформу и прикладное решение.

Прикладное решение «1С: Предприятия» является самостоятельной сущностью и может выступать в качестве отдельного программного продукта. Однако создание, модификация и собственно функционирование прикладного решения невозможны без использования технологий и механизмов платформы. Поэтому платформа поставляется с каждым комплектом «1С: Предприятия».

Типовые прикладные решения фирмы «1С» предназначены для автоматизации типовых задач учета и управления предприятий. При разработке типовых прикладных решений учитывались как современные международные методики управления (MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др.), так и реальные потребности предприятий, не укладывающиеся в стандартный набор функциональности этих методик, а также опыт успешной автоматизации, накопленный фирмой «1С» и партнерским сообществом. Состав функциональности, включаемой в типовые решения, тщательно проработан. Фирма «1С» анализирует опыт пользователей, применяющих программы системы «1С: Предприятие» и отслеживает изменение их потребностей. В типовых решениях реализуются функции, отвечающие массовым потребностям предприятий. Это позволяет обеспечить соответствие типовых решений отечественной специфике, как по методологии учета, так и в части управления деятельностью предприятия, в то же время, сделав эти решения достаточно компактными и простыми в использовании. При этом удается обеспечить эффективную поддержку и развитие типовых решений.

Типовое прикладное решение можно представить в виде набора стандартных элементов -- объектов конфигурации, которые обеспечивают реализацию той или иной функциональности. Один и тот же стандартный элемент может присутствовать в разных тиражных прикладных решениях. Стандартизация элементов прикладных решений облегчает освоение типовых прикладных решений пользователями, упрощает техническую поддержку, обновление и доработку силами сертифицированных специалистов фирм-партнеров, а также облегчает создание новых специализированных и индивидуальных прикладных решений на базе типовых прикладных решениях фирмы «1С».

Прикладные решения «1С: Предприятие» являются открытыми. Благодаря этому клиент с помощью разработчика или собственными силами может модифицировать и настраивать любое прикладное решение под себя. Исключение составляют прикладные решения, которые выпускаются в так называемой «базовой версии». Кроме прочих ограничений это означает невозможность самостоятельной модификации прикладного решения пользователем.

Для модификации прикладных решений, не требуется использовать какие- либо отдельные программные продукты - все средства разработки входят в состав технологической платформы.

Можно сказать, что платформа состоит из двух составляющих (рис. 2.2):

- среда исполнения,

- среда разработки.

Таким образом, обеспечивается высокий уровень адаптируемости прикладных решений под требования заказчика.

Прикладное решение «1С: Предприятие» не пишется в прямом смысле слова на языке программирования. При создании прикладных решений «1С: Предприятие» используется более абстрактная технология -технология метаданных.

Метаданные представляют собой иерархическую структуру объектов, полностью описывающую все прикладное решение. Эта структура называется «дерево объектов конфигурации» (рис. 2.3).

Среда исполнения «1С: Предприятие» исполняет, «проигрывает» метаданные, аналогично тому, как операционная система исполняет код привычной программы.

Отличительной особенностью технологии метаданных является использование визуального конструирования прикладного решения. Вместо кропотливого написания кода разработчик просто добавляет визуальными средствами новый объект конфигурации в прикладное решение и получает сразу же описание нужных типов, структур данных, описание наборов прав, связей между объектами, информацию об особенностях их поведения, визуального представления и т.д.

Все прикладное решение представляется не в виде строк с инструкциями на языке программирования, а в виде иерархической структуры объектов конфигурации. При этом разработчик использует встроенный язык и язык запросов для того, чтобы описать специфические алгоритмы поведения тех или иных объектов конфигурации в различные моменты исполнения прикладного решения.

Использование встроенного языка при разработке прикладных решений ограничено в основном решением тех задач, которые действительно требуют алгоритмического описания, например, расчета налогов, проверки корректности введенных данных и пр. Основная же структура прикладного решения описывается структурой объектов конфигурации.

Почти все объекты конфигурации содержат модули, в которых и могут быть описаны алгоритмы на встроенном языке. Эти модули будут вызываться средой исполнения в конкретные, заранее определенные моменты работы прикладного решения - события. Таким образом, можно сказать, что использование встроенного языка в прикладных решениях носит событийный характер.

Платформа «1С: Предприятие» позволяет выделить в прикладном решении отдельные функциональные части - подсистемы, в совокупности, представляющие все прикладное решение. Подсистемы могут иметь иерархическую структуру, т.е. одна подсистема может включать в себя несколько других подсистем.

Структура подсистем определяет всю функциональность прикладного решения и служит основой для построения глобального командного интерфейса приложения (рис. 1.4).

Разработка практически любого прикладного решения начинается с проектирования состава подсистем, так как структура подсистем (разделов в интерфейсе приложения) - это первое, что увидит пользователь при знакомстве с прикладным решением.

Каждый объект конфигурации, описывающий данное прикладное решение, может быть отнесен к одной или нескольким подсистемам. Таким образом, наличие подсистем позволяет распределить объекты конфигурации по логически связанным с ними разделам и предоставить пользователю удобный интерфейс, в котором ему будут видны только те объекты (т.е. та функциональность прикладного решения), с которыми он работает.

Важной особенностью системы «1С: Предприятие» является то, что для описания структуры прикладного решения разработчик использует не произвольные, а строго определенные объекты конфигурации.

Платформа «1С: Предприятие» содержит ограниченный набор прототипов (шаблонов) объектов конфигурации. Среди этих шаблонов есть, например, шаблон справочника, документа, регистра накопления, бизнес-процесса и т. д.

Каждый такой шаблон (прототип) содержит определенную базовую реализацию объекта конфигурации (рис. 2.5).

Когда разработчик добавляет в дерево объектов конфигурации новый объект конфигурации, этот объект наследует базовую реализацию прототипа.

При добавлении нового объекта конфигурации платформа основывается на «знаниях» о базовом классе объектов (рис. 2.6):

- платформа «знает», какие таблицы (состав полей, количество таблиц, их взаимная связь) нужно будет создать в хранилище данных при сохранении конфигурации;

- сразу же добавляются новые типы встроенного языка, позволяющие работать с данными создаваемого объекта, причем состав этих типов может быть разным для различных шаблонов (прототипов);

- сразу же создается набор прав, которые будут использоваться для данного объекта, причем наборы прав также могут быть различными для разных шаблонов (прототипов), поскольку различается их базовая функциональность;

- определяются стандартные действия, которые система может выполнять с данными этого объекта конфигурации;

- и т. д.

Благодаря этому разработчик, не производя никаких дополнительных действий, тут же может запустить прикладное решение и работать с только что добавленным объектом - базовая реализация объекта, унаследованная от прототипа (шаблона), обеспечит выполнение всех необходимых типовых действий.

Таким образом, несмотря на то, что каждое прикладное решение обладает собственной «индивидуальностью», все они созданы по определенной модели, с использованием объектов конфигурации, которые обладают одинаковой базовой реализацией. Такой подход значительно упрощает модификацию прикладных решений разработчиками, которые не участвовали в их создании.

В «1С: Предприятие» принято разделять все прикладные данные на те, которые имеют объектную природу (объектные данные) и не имеют объектной природы (необъектные данные).

Примерами объектных данных могут служить данные справочников, документов. Необъектными данными являются, например, данные регистров.

Подобное деление определяет два различных подхода к работе с данными. Данные, имеющие объектную природу, хранятся в базе данных в виде объектов. Например, объектом является элемент справочника или конкретный документ. Каждый объект ценен для системы уже одним фактом своего существования и имеет уникальный идентификатор - ссылку. Могут измениться любые данные объекта, но это будет все тот же объект. Удалив объект, его нельзя создать заново. Даже если для нового объекта будут установлены те же данные, это будет уже другой объект с точки зрения «1С: Предприятия», обладающий другим уникальным идентификатором.

Данные, имеющие необъектную природу, хранятся в базе данных в виде записей. Каждая запись полностью описывается значениями своих полей и не имеет какого-либо уникального идентификатора. Поэтому для «1С: Предприятие» собственно факт существования записи не важен. Можно удалить запись, а затем создать новую, с такими же значениями полей - состояние базы данных с точки зрения логики прикладного решения от этого не изменится.

Для всех прикладных данных (как объектных, так и необъектных) «1С: Предприятие» поддерживает три способа представления данных (рис. 2.7):

- хранение в базе данных,

- представление во встроенном языке,

- отображение в формате XML.

В базе данных информация хранится в виде объектов базы данных или в виде отдельных записей (в зависимости от ее природы - объектной или необъектной).

Данные, хранимые в базе данных, могут быть считаны в объекты встроенного языка для их просмотра или изменения и записаны обратно в базу данных.

В то же время объекты встроенного языка могут быть сериализованы в/ из элементов XML. Представление данных в формате XML используется при обмене данными в распределенных информационных базах, а также может использоваться при взаимодействии с другими информационными системами.

Важно отметить, что все три способа представления данных используют одну и ту же систему понятий, благодаря чему от разработчика не требуется специальных усилий для преобразования данных из одного представления в другое.

Важной особенностью работы с данными является то, что в «1С Предприятии» реализована общая система типов встроенного языка, полей баз данных и интерфейса. Иными словами, разработчик одинаковым образом определяет поля базы данных, переменные встроенного языка, реквизиты форм и одинаковым образом работает с ними (рис. 2.8).

В результате разработчику не приходится заботиться о преобразованиях между типами данных, поддерживаемыми той или иной СУБД, типами, поддерживаемыми встроенным языком, и типами, используемыми для построения интерфейсных решений.

«1С: Предприятие» обеспечивает два способа доступа к данным - объектный (для чтения и записи) и табличный (только для чтения).

В объектной модели разработчик оперирует объектами встроенного языка. В этой модели обращения к объекту, например документу, происходят как к единому целому - он полностью загружается в память, вместе с вложенными таблицами, к которым можно обращаться средствами встроенного языка как к коллекциям записей и т.д. (рис. 2.10).

При манипулировании данными в объектной модели обеспечивается сохранение целостности объектов, кэширование объектов, вызов соответствующих обработчиков событий и т. д.

В табличной модели все множество объектов того или иного класса представляется как совокупность связанных между собой таблиц, к которым можно обращаться при помощи запросов - как к отдельной таблице, так и к нескольким таблицам во взаимосвязи (рис. 2.11).

В этом случае разработчик получает доступ к данным сразу нескольких объектов, что очень удобно для анализа больших объемов данных, например, при создании отчетов. Однако в силу того, что данные, выбираемые таким способом, содержат не все, а лишь некоторые реквизиты анализируемых объектов, табличный способ доступа не позволяет изменять эти данные.