Разработка автоматизированной системы защищенного документооборота в организации ООО "Колхоз"

Программа TrueCrypt распространяется бесплатно.

3. Обоснование использования и выбор системы электронного документооборота

3.1 Преимущества электронного документооборота над бумажным

При внедрении системы электронного документооборота (СЭД) важно понимать, что ее основное назначение не в экономии расходных материалов, а в организации современной и качественной структуры управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности компании.

Быстрый доступ к определенной категории документов

Первое и главное преимущество электронного документооборота - быстрый, практически мгновенный доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. Пользователь может быстро и легко найти только те документы, к которым у него есть персональный доступ.

Всеобъемлющий контроль над документооборотом

Любой документ, заведенный в электронный документооборот, получает свою историю. Все операции с ним, все сотрудники, работающие с этим документом, протоколируются в специальных регистрах и хранятся там сколь угодно долго. Теперь руководителю доступен действенный контроль над документооборотом и нерадивыми сотрудниками, изображающими подчас бурную деятельность.

Исключение неумышленных ошибок

Практическое исключение из рабочего процесса так называемого «человеческого фактора». В отличие от бумажного документооборота исключаются случаи неумышленной пропажи документов или их размещения в неподходящих местах. При этом экономится огромное количество времени в масштабе предприятия при поиске нужного документа.

Общий доступ к базе данных и совместная обработка документов

Автоматизация документооборота дает возможность организовать только одну базу данных, в которой будут находиться все документы, необходимые для функционирования предприятия. Кроме того, это позволит работать с одним документом нескольким сотрудникам одновременно, что значительно сокращает временные затраты на его обработку.

Поиск документов в базе данных по заданным атрибутам

Осуществлять поиск в базе данных СЭД можно не только по конкретному документу, но и для определенных последовательностей. Параметры поиска ограничены лишь фантазией сотрудников предприятия и компетентностью обслуживающего персонала системы электронного документооборота.

Сокращение материальных расходов предприятия

СЭД сокращает расходы предприятия за счет следующих шагов:

Автоматизация высвобождает работников, занятых непроизводительным трудом, таким как обслуживание бумажных носителей, их хранение, обработка и т. д. Сокращаются издержки на приобретение расходных материалов, необходимых для бумажных документов. Высвобождаются производственные площади, необходимые для хранения и обработки бумажных носителей информации.

Организация безопасной мобильной работы сотрудников с документами

СЭД позволяет организовать работу с документами через корпоративную сеть или через глобальную сеть Интернет без потери безопасности. Защищенный электронный документооборот - реальная возможность сегодняшнего дня. При этом можно легко внедрить удаленный режим работы для сотрудников или использовать мобильные приложения.

Интеграция с офисными программами

СЭД система построена по модульному принципу. Таким образом, можно легко встраивать в систему новые блоки с нужными функциями - такими, например, как электронная почта, сканирование, электронные факсы и т. д. Офисные программы также легко интегрируются в СЭД.

3.2 Выбор системы электронного документооборота

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики организации.

Рассмотрим наиболее популярные и функциональные системы электронного документооборота.

RM classicDoc (Web Золушка) - коробочный продукт, позволяющий быстро автоматизировать документооборот в государственных учреждениях и малом бизнесе. Это классическая электронная канцелярия, которая охватывает стандартный функционал делопроизводства и документооборота в Российской Федерации. IRM classicDoc в вашей организации - это: минимум финансовых затрат, оперативное внедрение, легкая адаптация, обучение сотрудников и техническая поддержка, а также возможность удаленной установки программы.

Автоматизация делопроизводства является необходимым условием для ведения бизнеса. С одной стороны, внедрение автоматизации процессов делопроизводства продиктовано реалиями рынка. С другой - во многих сферах переход с бумажного документооборота на электронный все чаще закрепляется на законодательном уровне.

Электронная канцелярия IRM classicDoc разработана для автоматизации функций федеральных и муниципальных органов власти, крупных коммерческих и общественных организаций с иерархической структурой управления. Также используется для перевода государственных услуг в электронный вид.

1С: Документооборот 8

Программный продукт 1С:Документооборот 8, разработанный на новой технологической платформе 1С:Предприятие 8.3, является преемником программного продукта 1С:Архив 3, который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

Рис. 3.1. Основные свойства и преимущества СЭД IRM classicDoc

1С:Документооборот 8 в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

· централизованное безопасное хранение документов;

· оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;

· регистрация входящих и исходящих документов;

· просмотр и редактирование документов;

· контроль версий документов;

· работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;

· полнотекстовый поиск документов по их содержанию;

· коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;

· маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;

· автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;

· учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Стоимость: от 36 000 руб.

Docsvision

Docvision - система управления документами, задачами и бизнес-процессами организации.

Возможности:

Автоматизация делопроизводства

Работа с резолюциями, номенклатура дел, согласование и подписание документов, контроль исполнительской дисциплины, регистрация и ведение нумераторов, потоковый ввод документов, настройка структуры хранения, личные папки пользователя.

Управление бизнес-процессами и заданиями

Создание типовых маршрутов документов, ветвление и циклы в маршрутах, визуальный редактор бизнес-процессов, мониторинг и отчетность по состоянию процессов, делегирование заданий и их маршрутизация, задания для подразделения.

Поиск и анализ информации

Поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск, классификаторы и тэги, сложные запросы и запросы по связанным документам, личные и общие шаблоны поиска, персональная настройка выдачи результатов для каждого пользователя.

Информационная безопасность

Несколько способов аутентификации, Single Logon, управление доступом к папкам, отдельным документам и полям внутри документа, ролевая, контекстная, мандатная и дискреционная модели доступа, временные права на доступ к документу.

Интеграция и масштабирование

Полная интеграция с Microsoft Office, просмотр документов прямо в карточке приложений, сохранение документа в систему из Word и Excel, интеграция с SharePoint, уникальный механизм шлюзов Workflow для интеграции с 1С, SAP BI и любым Вашим приложением.

Стоимость: от 256 000 руб.

4. Экономические затраты

ООО «Колхоз» - элитно-семеноводческое хозяйство, специализирующееся на выращивание семян элитных культур. В данной организации присутствует сезонный характер работ и извлечения прибыли. Годовой оборот организации составляет 10 млн. рублей. Чистая прибыль варьирует в пределах 2-3 млн. рублей. Под нужды защиты конфиденциальных документов в ООО «Колхоз» может быть выделено не более 100 т. рублей.

4.1 Экономические затраты на внедряемую СЭД

IRM classicDoc

Безлимитная лицензия IRM classicDoc - 299 000 рублей.

Техническая поддержка в течение 3-х месяцев.

Внедрение системы за 5 дней:

· Установка базового программного обеспечения на инфраструктуре заказчика.

· Первичное наполнение справочников системы (организационно-штатная структура, номенклатура дел, типы документов, тематические рубрики), не более 100 записей.

· Настройка системных справочников системы (группы пользователей, прав доступа ролей и т.д.).

· Регистрация пользователей системы с распределением прав доступа - до 10 сотрудников.

· Настройка системы на технологии регистрации и контроля (которые приняты в организации) - с 1 ключевым сотрудником.

· Обучение группы пользователей до 10 человек.

1C: Документооборот 8

Таблица 4.1 Стоимость внедрения СЭД 1С: Документооборот 8

Число рабочих мест	Общая стоимость программы
	КОРП	ПРОФ	ДГУ
30-50 (10 активных пользователей)	185 400 руб.	177 400 руб.	159 000 руб.
300-500 (100 активных пользователей)	504 000 руб.	396 000 руб.	477 600 руб.
1000-2000 (400 активных пользователей)	1 572 000 руб.	1 464 000 руб.	1 545 600 руб.
3000-5000 (1000 активных пользователей)	3 696 000 руб.	3 588 000 руб.	3 669 600 руб.

Все функциональные опции входят в комплект поставки и не требуют дополнительной оплаты:

· учет документов и файлов, процессов и задач, мероприятий и обращений граждан;

· встроенная почта;

· электронная подпись;

· сканирование, штрихкодирование, распознавание копий;

· мобильный документооборот и доступ через интернет;

· учет и планирование рабочего времени, проектный учет;

· рабочее место руководителя;

· полнотекстовый поиск;

· интеграция с другими приложениями и типовыми решениями;

· электронный документооборот.

Таблица 4.2 Предполагаемая стоимость внедрения СЭД в ООО «Колхоз»

СЭД	Стоимость лицензии	Предполагаемая стоимость внедрения
IRM classicDoc	Н/Д	299 000 руб.
1С: Документооборот 8	50 400 руб.	177 400 руб.
Docvision	Н/Д	256 000 руб.

Исходя из предположительной стоимости внедрения систем электронного документооборота (более 177 400 рублей) и максимальных затрат, которые может понести ООО «Колхоз» на организацию защищенного документооборота, следует вывод, что внедрение системы электронного документооборота нецелесообразно не только с экономической стороны, но и со стороны особенностей специализации ООО «Колхоз», а именно:

· сезонный характер работ, как основного вида деятельности, так и с документами;

· малый документопоток;

· слабая компьютерная грамотность сотрудников;

· недостаток высококвалифицированных кадров;

· труднообучаемость сотрудников;

· слабая заинтересованность конкурирующих сельхоз-товаропроизводителей в промышленном шпионаже;

· конфиденциальная информация - не основной актив ООО «Колхоз», требующий защиты.

4.2 Экономические затраты на разрабатываемую систему защищенного документооборота

Произведём расчёт затрат на разрабатываемую систему защищенного документооборота (таблица 3.9):

Таблица 3.9 Расчет затрат

Предлагаемое мероприятие	Статьи затрат	Название предлагаемого средства	Стоимость	Примечание
Инженерно-техническая защита	Установка решёток на окна	Распашные решетки	1500 руб.	+установка: 7 штук 1000*7 = 7000 руб. Общая стоимость: 17500руб.
	ИБП	Mustek PowerMust Office 650	1300 руб.	1300*8=10400 руб.
	Установка взломостойкой двери	«Форпост» 58 ВК	14800 руб.	Монтаж - 2200 руб.
	Установка межкомнатных дверей	«Форпост 11 TS Венеция»	7400 руб.	Монтаж 3 единиц - 1800*3=5400 руб. Общая стоимость: 27600руб.
	Установка шредера	GLADWORK VS 710CD	2772 руб.
	Установка охранно-пожарной сигнализации	Сигнал-20П (SMD)	2 653 руб.	+ 6 дополнительных датчика дыма по 600 рублей. Общая стоимость системы = 6253руб.
Программно-аппаратная защита	Покупка антивируса	Kaspersky Internet Security	1 299 руб.	На 5 компьютеров 5 лицензии = 7395 руб.
	Установка межсетевого экрана	Comodo Firewall Pro	Бесплатно
	Работа IT-программиста	Создание связи, мандатное разграничение, настройка межсетевого экрана	5 000 руб.
Итого:	93 920 руб.

Стоимость затрат сопоставима с суммой денег, которую ООО «Колхоз» может выделить на нужды защиты конфиденциальных документов.

Заключение

В ходе проведения работы была дана краткая характеристика ООО «Колхоз», проведено структурирование защищаемой информации на рассматриваемом объекте. Были разработаны модель нарушителя и модель угроз, а так же положение «Об электронном документообороте», «О конфиденциальной информации» и инструкция специалиста по электронному документообороту. Предложены варианты внедрения систем электронного документооборота. Результатом работы являются выработанные рекомендации по совершенствованию системы защищённого документооборота для ООО «Колхоз».

Поставленная задача была решена в полном объеме, разработанные рекомендации, при следовании им обеспечат необходимый уровень безопасности документооборота на рассматриваемом предприятии.

электронный документооборот нарушитель информация

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью. - Введ. - М.: Стандартинформ, 2006

2. Петров, М.И. Безопасность и персонал.; Изд: журнал «Управление персоналом».; 240 с.; 2006.; 10000 экз.; ISBN 5-9563-0053-1

3. Бузов Г.А. Защита от утечки информации по техническим каналам/ Г.А. Бузов, С.В. Калинин, А.В. Кондратьев. - М.: 2013. - 416 с.

Приложение 1

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Колхоз»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Колхоз»

______________Лапухов И.Д.

«_____»_____________2014 г.

ПЕРЕЧЕНЬ

сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Колхоз»

1. Настоящий Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Колхоз», (далее Перечень) содержит совокупность сведений в области управленческой, финансово-коммерческой, производственно-технической и иной деятельности ООО «Колхоз» (далее Общество), имеющих действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам, несанкционированное распространение которых в детализированном виде (т.е. содержащих цифры, фамилии, сроки, даты, названия и пр.) может нанести ущерб имиджу и экономическим интересам Общества.

2. Информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность, если она позволяет или может позволить обладателю коммерческой тайны при существующих или возможных обстоятельствах в силу неизвестности ее третьим лицам увеличить доходы, избежать убытков, сохранить положение на рынке или получить иную коммерческую выгоду.

3. Обладателем коммерческой тайны в отношении информации, созданной работником в связи с выполнением служебных обязанностей или по заданию работодателя, является работодатель, если условиями трудового договора между ними не предусмотрено иного.

4. В Перечне указаны наименования структурных подразделений Общества, наделенные полномочиями по распоряжению сведениями соответствующей тематической направленности в рамках их компетенции.

5. Внесение изменений и дополнений в настоящий Перечень осуществляется Генеральным директором по представлению структурных подразделений.

6. В Перечень также включены сведения, не относящиеся к коммерческой тайне, но представляемые ограниченному кругу лиц по требованию органов государственной власти и управления, в том числе контролирующих и правоохранительных органов, других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также трудового коллектива Компании.

7. Настоящий Перечень является методическим руководством для менеджеров при принятии решения об ограничении распространения сведений и соблюдения режима коммерческой тайны при работе с документами. Окончательное решение об ограничении распространения сведений, подготовленных структурным подразделением, принимает руководитель соответствующего структурного подразделения.

Общие требования и порядок работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну ООО «Колхоз», определены «Положением о режиме коммерческой тайне».

1. По вопросам маркетинга

1.1. Сведения о концепции стратегического развития ООО «Колхоз» (далее - Общества), если их разглашение может нанести ущерб интересам Общества.

1.2. Сведения о проводимых маркетинговых исследованиях рынка и их результатах (показатели спроса, конкурентоспособности и т.д.).

1.3. Обобщенные сведения о клиентах и партнерах Общества, в тои числе о поставщиках.

2. Сведения по организационно-правовым вопросам

2.1. Сведения о предполагаемом создании, реорганизации (ликвидации) Обществом дочерних предприятий, если их разглашение может нанести ущерб интересам Общества.

2.2. Сведения по делам, рассматриваемым в судах (в том числе арбитражных и третейских), относительно Общества.

3. Сведения по вопросам торгово-экономических отношений и финансово-хозяйственным вопросам

3.1. Сведения о конкретных параметрах сделок, проводимых Обществом.

3.2. Сведения, раскрывающие предмет переговоров или позицию Общества по тактике и условиям ведения переговоров.

3.3. Сведения, раскрывающие размеры комиссий, агентских вознаграждений и скидок от компаний-партнеров.

3.4. Сведения, раскрывающие методы расчета и размеры премий сотрудников.

3.5. Сведения, раскрывающие ставки внутренней доходности в сделках с различными клиентскими группами.

3.6. Сведения, раскрывающие условия, цели или стоимость заключаемых договоров во время переговоров (проработки заключения договора), если это не касается стандартных договоров.

3.7. Сведения о средствах на счетах Общества и об оборотах Общества.

3.8. Обобщенные сведения о собственности Общества.

1. По вопросам эксплуатации и развития информационно-вычислительных сетей

1.1. Сведения, раскрывающие детальные планы (схемы) информационно-вычислительных сетей Общества.

1.2. Сведения, раскрывающие порядок доступа к информационно-вычислительным ресурсам Общества.

Приложение 2

Положение об электронном документообороте

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Колхоз»

______________Лапухов И.Д.

«_____»_____________2014 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации электронного документооборота в обществе с ограниченной ответственностью «Колхоз»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение об электронном документообороте (далее

1.2. «Положение») устанавливает общие принципы организации работы электронной почты и ведения баз данных в ООО «Колхоз», требования к оформлению электронных документов, порядок их обработки, исполнения и хранения.

1.3. Настоящее Положение применяется, если иное не предусмотрено законодательными или иными правовыми актами Российской Федерации или Брянской области как субъекта Федерации.

1.4. Настоящее Положение не регулирует вопросы обмена электронными сообщениями, не являющимися электронными документами в соответствии с настоящими Положением.

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

1.1. Требования, предъявляемые к электронному документу:

1.1.1. Электронный документ имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия в соответствии с настоящим Положением.

1.1.2. Электронный документ содержит следующие разделы:

· реквизиты организации,

· исходящий номер документа,

· дата регистрации,

· номер документа, на который осуществляется ответ или подготовлено предложение,

· кому адресовано,

· содержание документа,

· наименование должности руководителя организации, его инициалы,

· инициалы исполнителя, подготовившего документ, его контактный телефон и рабочий электронный адрес.

1.1.3. Электронное сообщение приобретает правовой статус электронного документа при его соответствии п.2.1.2 настоящего Положения.

1.1.4. Электронный документ, имеющий форму, не соответствующую установленной, в качестве электронного документа в соответствии с настоящим Положением не рассматривается.

1.1. Использование электронного документа

1.1.1. Электронный документ вступает в силу с момента его получения электронного адресатом.

Электронный документ, полученный адресатом:

· распечатывается на бумажном носителе,

· регистрируется в журнале входящих документов с указанием номера входящего документа, даты получения, по необходимости - даты конечного срока исполнения; данная информация заносится на бумажный вариант полученного электронного документа,

· передается руководителю или заменяющего его должностному лицу на рассмотрение и дальнейших поручений в адрес соответствующих должностных лиц организации.

1.1.2. ООО «Колхоз» имеет электронную форму бланка исходящего документа, утвержденную руководителем организации.

1.1.3. Электронный документ, отправляемый адресату, должен соответствовать следующим требованиям:

· документ распечатан на бумажном носителе и имеет оригинальную подпись руководителя организации или должностного лица, его заменяющего,

· документ зарегистрирован в журнале исходящих документов, имеет регистрационный номер и дату регистрации,

· оригинал документа с подписью руководителя подшит в папке долгого хранения исходящих документов организации.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Процесс электронного документооборота формируется из следующих компонентов:

3.1. Назначение в ООО «Колхоз» ответственных должностных лиц, обеспечивающих электронный документооборот.

3.2. Формирование электронного документа согласно п.2.1. настоящего положения.

3.2.1. Отправка и получение электронного документа средствами электронной почты (при необходимости - проверка подлинности иными средствами связи).

3.2.2. Отправка и получение электронных документов осуществляется с использованием программных продуктов, предназначенных для работы с электронной почтой. Выбор программного продукта осуществляется организацией самостоятельно.

3.2.3. Контроль получения адресатом отправленного электронного документа осуществляется ответственным должностным лицом организации, ведущим электронный документооборот.

3.3. Регистрация входящих и исходящих электронных документов, доставка исполнителям, контроль исполнения.

3.3.1. Учет электронных документов осуществляется путем регистрации в журнале регистрации входящих / исходящих документов.

3.3.2. Электронные документы дублируются в виде копий на бумажных носителях с присвоением номера входящего или исходящего документа. Сроки их хранения регламентируются иными нормативными актами.

3.4. Отзыв электронного документа.

3.4.1. Отправитель вправе отозвать отправленный электронный документ путем отправки получателю документа "Уведомление об отзыве".

3.4.2. «Уведомление об отзыве» является документом той же категории, что и отзываемый документ.

3.4.3. «Уведомлении об отзыве» содержит основание отзыва ранее отправленного электронного документа.

4. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

4.1. Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий, реализуемых участниками электронного документооборота и уполномоченной организацией.

4.2. К техническим мероприятиям относятся:

· организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

· обеспечение целостности обрабатываемых данных;

· обеспечение антивирусной защиты информации.

4.3. К организационным мероприятиям относятся:

· контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

· определение лиц участников межведомственного электронного документооборота и уполномоченной организации, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

· установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

· установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

· организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников электронного документооборота, и технических средств этих узлов.

5. ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Все электронные документы, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных актами Участника электронного документооборота. Электронные документы должны храниться в электронных архивах. Копии электронных документов, заверенные в установленном порядке, могут также храниться на бумажных носителях.

5.2. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и контроля за ними, Участники электронного документооборота назначают ответственных сотрудников.

5.3. Если актами Участника электронного документооборота не предусмотрено иное, электронный документ хранится в оригинальном виде, то есть в том, в котором он был сформирован, отправлен или получен, с сохранением всех реквизитов электронного документа, включая все заверяющие электронные цифровые подписи.

5.4. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.

5.5. Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке электронных документов, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронными цифровыми подписями.

5.6. Для сертификатов ключей подписи оформляются и хранятся в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (в том числе регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи).

5.7. Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа в соответствии с настоящими Правилами.

Приложение 3

Должностная инструкция специалиста по защищенному документообороту

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Колхоз»

______________Лапухов И.Д.

«_____»_____________2014 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

специалиста по защищенному документообороту

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Специалист по защищенному документообороту (далее - СпоЗДО) относится к категории специалистов организации. На должность СпоЗДО назначается лицо, имеющее высшее, среднее-специальное образование и стаж работы в должности не менее 1 года.

1.2. Назначение на должность СпоЗДО и освобождение от нее производится приказом генерального директора организации.

1.3. СпоЗДО подчиняется непосредственно генеральному директору. СпоЗДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари организации.

1.4. СпоЗДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности организации.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив организации и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу организации в области документооборота.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав организации и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности организации, специфику работы с документами отрасли организации.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. Персональный компьютер: программы - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.8. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами.

1.4.9. Схемы документооборота.

1.4.10. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.11. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.12. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.13. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.14. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.15. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.16. Правила внутреннего трудового распорядка организации.

1.4.17. Системы мотивации.

1.5. СпоЗДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о документообороте организации.

1.5.2. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.3. Правилами внутреннего распорядка, установленными в организации.

1.5.4. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.5. Трудовым договором.

1.5.6. Положением о персонале.

1.5.7. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности СпоЗДО.

1.6. СпоЗДО подчиняется непосредственно генеральному директору организации.

1.7. На время отсутствия СпоЗДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СпоЗДО

2.1. Осуществлять подготовку необходимых документов.

2.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание и хранение документной информации.

2.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

2.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

2.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта, Интернет и т. п.).

2.7. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей организации.

2.8. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.9. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.13. Выполняет поручения непосредственного руководителя - генерального директора организации.

3. ПРАВА

СпоЗДО имеет право:

3.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97).

3.4. Визировать управленческие документы в рамках своей компетенции.

3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

3.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».

3.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

4. Ответственность

СпоЗДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

Размещено на Allbest.ru