Для непрерывной и эффективной работы любой организации, выполнения её задач, достижения поставленной цели необходимо правильно и своевременно спланировать её бюджет. Планирование бюджета расходов является неотъемлемой частью деятельности любой организация. В организации постоянно решается вопрос, какие ресурсы, в каких количествах и на какие виды деятельности использовать. От степени рациональности использования имеющихся средств зависит успешная деятельность организации. В процесс планирования бюджета расходов вовлечены все подразделения организации. Каждый сотрудник организации принимает решения относительно того, какие материалы и оборудование ему необходимы для осуществления своей деятельности. Но этот процесс важно и нужно контролировать, чтобы денежные средства организации расходовались рационально. Руководство организации не может непосредственно следить за процессом производства. Для этого существуют промежуточные уровни контроля. Информация о расходах передается от исполнителей к руководителям подразделений, а далее к руководителю планово-экономического отдела. Таким образом, руководство не имеет доступа к первичной информации. Это приводит к тому, что руководитель не всегда получает достоверную информацию. Поэтому необходимо совершенствовать процесс планирования бюджета расходов, чтобы достичь более высокого уровня достоверности информации и более высокой эффективности использования ресурсов организации.

Цель курсового проекта - получение навыков по формированию технологических процессов обработки информации в системе.

В данной работе рассматривается технология формирования расходной части бюджета организации и усовершенствование процесса планирования бюджета расходов.

1. Организационно-техническая (технико-экономическая) сущность задачи

Задачей данного курсового проекта является планирование расходной части бюджета.

Назначением задачи планирования расходной части бюджета является определение всех затрат организации, которые будут произведены в предстоящем периоде. В процессе составления расходной части бюджета определяется, в первую очередь, что и в каких количествах предприятие будет производить, т.е. составляется производственная программа. Это делается на основании бюджета продаж. Бюджет продаж определяет, сколько будет продано товаров в периоде, на который составляется бюджет. Далее необходимо рассчитать количество ресурсов, необходимых для производства товаров. Кроме того, определяются трудовые затраты на производство. Помимо перечисленных расходов существуют еще и косвенные затраты такие как амортизация, коммунальные услуги, оплата труда вспомогательного персонала. Произведенная продукция хранится на складе, следовательно необходимо учесть затраты на хранение.

Цель задачи заключается в составлении расходной части бюджета с наименьшими затратами сил и времени, при этом он должен содержать информацию максимально приближенную к действительности.

Бюджет, строится по принципу «снизу вверх». Данный процесс предусматривают сбор и постепенную передачу информации от исполнителей к менеджерам нижнего уровня и далее к руководству организации. Таким образом, в процессе решения задачи задействованы практически все подразделения организации. Планово-экономический отдел подготавливает приказ о начале формирования бюджета, где указывает, на какой срок составляется бюджет, сроки и порядок разработки бюджета. Приказ передается менеджерам нижнего уровня и далее к исполнителям. Исполнитель на основе приказа, составляет план расходов на плановый период. При этом он руководствуется производственной программой, нормативами расхода ресурсов, использует формы отчетности, предусмотренные на организации. Подготовленный план, он передает менеджеру подразделения, который должен проконтролировать правильность составления плана, его соответствие нормам. Менеджер в свою очередь направляет запрос в планово-экономический отдел.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.1. Сетевая модель движения данных по рабочим местам

Ниже приведены спецификации событий и работ, представленных на сетевой модели (табл. 1.1., 1.2).

Таблица 1.1

Таблица 1.2

Распределение функций между рабочими местами (подразделениями)

Таблица 1.3

Для того чтобы спланировать свои расходы организации необходимо обозначить цели, которых оно собирается достичь в процессе своей деятельности. Кроме того, надо определить объемы продукции, которую организация планирует продать в предстоящем периоде, т.е. составить бюджет продаж. Процесс формирования расходной части бюджета является частью процесса бюджетирования. На основании расходной части строится доходная часть. Процесс бюджетирования в свою очередь переплетается с задачами управленческого (или бухгалтерского) учета. В организации ведется учет всех доходов и расходов. При планировании расходов необходимо учитывать данные прошлых лет, которые формируются в процессе бухгалтерского учета.

Задача планирования расходной части бюджета решается в организации ежегодно. В конце каждого года составляется план на следующий период. Количество рабочих мест, задействованных в процессе решения задачи, может варьироваться. Оно зависит от организационной структуры организации, от количества структурных подразделений. В каждом подразделении есть руководитель и несколько исполнителей, которые решаю задачу планирования расходов по данному конкретному подразделению. Кроме того, решением задачи занимается планово-экономический отдел, в котором аккумулируется вся информация, участвующая в планировании расходов. Время решения задачи определяется приказом о начале формирования бюджета. Оно также может варьироваться на различных организациях. Решение задачи происходит примерно в течение месяца. Информация, полученная в процессе формирования расходной части бюджета должна быть максимально приближена к действительности (более, чем на 90%).

2. Информационная модель задачи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1. Укрупненная информационная модель задачи

Таблица 2.1

3. Технология хранения информации по задаче

При решении задачи данного курсового проекта используется различные нормативно-справочные документы, в которых отражены нормы запаса материалов и продукции, нормы потребления ресурсов. Данная информация используется множеством пользователей при планировании затрат. При этом у каждого из них есть определенные ограничения выполняемых действий с данным информационным пространством. Матрица полномочий представлена в таблице 3.1.

Матрица полномочий

Рассмотрим технологию ведения одного из отношений.

Рассмотрим отношение «Нормы запаса материалов».

1. Владельцем данного отношения является Экономист по материально-техническому обеспечению.

2. Данные рассматриваемого отношения должны храниться на предприятии не менее года.

3. Отношение изменяется экономистом по материально-техническому обеспечению, на основании данных, полученных от экономиста по планированию (виды производимой продукции, нормативы материальных затрат).

4. Изменения в рассматриваемое отношение вносятся раз в год.

5. Перечень маршрутных технологических процессов обработки изменений:

ь Получить информацию о номенклатуре и количестве продукции, которую предприятие планирует реализовать в предстоящем периоде.

ь Определить нормы запаса продукции.

ь Рассчитать количество продукции, которая будет производиться на предприятии ежемесячно.

ь Рассчитать количество материалов для производства.

ь Определить норму материалов, которые необходимо иметь на складе в начале и в конце каждого месяца.

6. Перечень операционных технологических процессов по обработке изменений от одного источника:

Экономист по материально-техническому обеспечению выполняет следующие операции:

ь Получает информацию о номенклатуре и количестве продукции.

ь Определяет нормы запаса продукции.

ь Получает информацию о размерах производства.

ь Определяет нормы расхода материалов.

ь Определяет нормы запаса материалов.

7. Технологический процесс определения нормы расхода материалов представлен в таблице 3.2.

Технологический процесс определения нормы расхода материалов

4. Технология обработки информации по задаче

Перечень маршрутных технологических процессов:

1. Получение информации по производственной программе.

2. Получение информации из справочника «Норма запаса продукции и материалов на начало и на конец периода».

3. Получение информации из справочника «Нормативы потребления ресурсов».

4. Получение информации из справочника «Цены и тарифы».

5. Получение информации из договоров с поставщиками и подрядчиками.

6. Получение информации из писем от поставщиков и подрядчиков.

7. Получение информации из классификатора затрат.

8. Получение форм документов для составления запросов.

9. Заполнение форм документов для составления запросов.

10. Планирование бюджета производства.

11. Планирование бюджета прямых затрат на материалы.

12. Планирование бюджета закупок.

13. Планирование бюджета прямых затрат на оплату труда.

14. Планирование бюджета производственных накладных расходов.

15. Планирование бюджета себестоимости продукции.

16. Планирование бюджета расчетов с кредиторами.

17. Планирование бюджета прочих затрат.

18. Формирование статистических отчетов о затратах организации.

В качестве МТП входного потока рассмотрим МТП формирования справочника «Норма запаса продукции на начало и конец периода».

Формирование справочника включает в себя следующие операции:

1. Получить информацию о номенклатуре и количестве продукции, которую предприятие планирует реализовать в предстоящем периоде.

2. Получить информацию о планируемых объемах продаж.

3. Рассчитать количество продукции, которую необходимо иметь на складе в начале и в конце месяца.

4. Занести данные в справочник.

Рис. 4.3. Маршрутный технологический формирования справочника «Норма запаса продукции на начало и конец периода»

Структура документа справочник «Норма запаса продукции на начало и конец периода» представлена на рисунке 4.4.

Рис. 4.4. Структура документа Справочник «Норма запаса продукции на начало и конец периода»

Далее представлены свойства вершин графа структуры документа:

1. Заголовок содержит наименование документа и дату изменения. Наименование состоит из символов, располагается на первой странице документа по центру, шрифт - жирный, используются заглавные буквы, цвет шрифта - черный. Формат даты - XX.YY.ZZZZ, где XX - число, YY - месяц, ZZZZ - год.

2. Предметная зона представлена в виде таблицы. Записи в таблице включают в себя значения показателей. Наименования показателей - названия столбцов таблицы:

ь Код продукции,

ь Наименование продукции

ь Норма запаса продукции на конец месяца,

ь Норма запаса продукции на начало месяца.

Свойства поля «Код продукции»:

ь Тип - числовой.

ь Количество символов - 10.

ь Шрифт - обычный, черный.

ь Способ заполнения - автоматизированный.

Свойства поля «Наименование продукции»:

ь Тип - текстовый.

ь Количество символов - от 3 до 16.

ь Шрифт - обычный, черный.

ь Способ заполнения - автоматизированный.

Свойства поля «Норма запаса продукции на конец месяца»:

ь Тип - числовой.

ь Количество символов - от 2 до 10.

ь Шрифт - обычный, черный.

ь Способ заполнения - автоматизированный.

Свойства поля «Норма запаса продукции на начало месяца»:

ь Тип - числовой.

ь Количество символов - от 2 до 10.

ь Шрифт - обычный, черный.

ь Способ заполнения - автоматизированный.

3. Юридическая зона включает подписи экономиста по материально-техническому снабжению и руководителя планово-экономического отдела, печать.

Зона состоит из двух строк, которые включают: должности, подпись, Ф.И.О.. Заполняются вручную.

В таблице представлен набор действий, включенных в операцию расчета нормы запаса продукции на начало и на конец месяца.

Технологический процесс расчета нормы запаса продукции

В качестве МТП выходного потока рассмотрим планирование бюджета производства.

Процесс планирования бюджета производства включает в себя следующие операции:

1. Получить форму бюджета производства.

2. Получить данные об объемах продаж.

3. Получить данные о нормах запаса продукции.

4. Рассчитать объем продукции, который необходимо произвести в течение месяца.

5. Заполнить форму.

6. Передать заполненную форму начальнику планово-экономического отдела.

7. Проконтролировать полученные данные.

8. Передать данные в подразделения для дальнейшего формирования бюджетов затрат на материалы, на оплату труда и производственных накладных расходов.

Графически процесс можно представить следующим образом:

В качестве предмета труда рассмотрим документ «Бюджет производства». Структура документа представлена на рисунке 4.2.

Рис. 4.1. Маршрутный технологический процесс планирования бюджета производства

Рис. 4.2. Структура документа «Бюджет производства»

Далее представлены свойства вершин графа структуры документа:

1. Заголовок содержит наименование документа и дату формирования. Наименование состоит из символов, располагается в верхней зоне документа по центру, шрифт - жирный. Формат даты - XX.YY.ZZZZ, где XX - число, YY - месяц, ZZZZ - год.

2. Предметная зона представлена в виде таблицы. Записи в таблице включают в себя наименование показателей и их значения. Показатели подразделяются на 4 группы:

ь продажи,

ь запас продукции на конец месяца,

ь запас продукции на начало месяца,

ь объем производства.

Каждая группа включает несколько наименований (определяется номенклатурой производимой продукции). Свойства поля показатели:

Тип - текстовый

Количество символов от 3 до 16

Шрифт - обычный

Способ заполнения - автоматизированный

Значения показателей включают разбивку по месяцам. Тип поля - числовой. Максимальная длина поля - 10 символов. Шрифт используется обычный, черный. Способ заполнения - автоматизированный. Значения полей, соответствующих показателю «Объем производства», заполняются автоматически.

3. Юридическая зона включает подписи руководителя подразделения и руководителя планово-экономического отдела, печать.

Зона состоит из двух строк, которые включают: должности, подпись, Ф.И.О.. Заполняются вручную.

Для формирования документа «Бюджет производства» необходимо рассчитать объем производства, для чего выполнить ряд действий. Набор действий с указанием инструментов и приспособлений, необходимых для их выполнения, представлен в таблице 4.1.

Технологический процесс расчета объема производства

5. Технология контроля при обработке информации по задаче

В процессе планирования бюджета расходов могут возникать различные ошибки в формируемых потоках данных. Ошибки, искажающие достоверную информацию, возникают на различных операциях технологического процесса и вызываются как ошибочными действиями персонала ИС, так и неисправностью технических средств. Классификация ошибок потока «Бюджет производства» представлена в таблице 5.1.

технологический контроль расход бюджет

Классификация ошибок по потоку данных Бюджет производства

Классификация ошибок по потоку данных Справочник «Норма запаса продукции на начало и конец периода»

В связи с вероятностью возникновения ошибок необходимо добавить операции контроля в МТП планирования бюджета продаж и МТП формирования справочника «Норма запаса продукции на начало и конец периода».

МТП планирования бюджета продаж:

1. Получить форму бюджета производства.

2. Получить данные об объемах продаж.

3. Получить данные о нормах запаса продукции.

4. Проконтролировать полученные данные.

5. Рассчитать объем продукции, которую необходимо произвести в течение месяца.

6. Проверить правильность вычислений.

7. Заполнить форму.

8. Проверить правильность ввода данных.

9. Передать заполненную форму начальнику планово-экономического отдела.

10. Проконтролировать полученные данные.

11. Передать данные в подразделения для дальнейшего формирования бюджетов затрат на материалы, на оплату труда и производственных накладных расходов.

Операция расчета объема продукции, которую необходимо произвести в течение месяца, представлена в таблице 5.3.

Технологический процесс расчета объема производства

Далее представлен технологический процесс на операцию контроля ввода данных по объему продаж. Контроль осуществляется методом контроля по модулю.

Технологический процесс контроля ввода данных по объему продаж

МТП формирования справочника «Норма запаса продукции на начало и конец периода»:

1. Получить информацию о номенклатуре и количестве продукции, которую предприятие планирует реализовать в предстоящем периоде.

2. Получить информацию о планируемых объемах продаж

3. Рассчитать количество продукции, которую необходимо иметь на складе в начале и в конце месяца

4. Занести данные в справочник

Операция расчета нормы запаса продукции на начало и на конец месяца представлена в таблице 5.5.

Технологический процесс расчета нормы запаса продукции

Далее представлен технологический процесс на операцию контроля ввода данных по нормам запаса продукции в справочник (таблица 5.4). Контроль осуществляется методом контроля по модулю.

Технологический процесс контроля ввода данных в справочник

Заключение

В данном курсовом проекте была рассмотрена технология обработки информации в процессе планирования расходной части бюджета. В работе было проанализировано движение данных по рабочим местам, роль каждого из них в процессе решения задачи. Были также рассмотрены связи данной задачи со смежными. Далее представлена информационная модель, где рассматривается, какие потоки данных имеет организация на входе решаемой задачи и какие потоки данных оно получает на выходе. Рассмотрена технология хранения информации по задаче на примере одного из нормативно-справочных документов. Кроме того, в курсовом проекте рассмотрены маршрутные технологические процессы обработки информации по задаче. Представлены технологические процессы операций по обработке данных. В работе также проанализирован предмет труда (документ «Бюджет производства»). В завершении курсового проекта были рассмотрены ошибки, которые могут возникнуть в процессе обработки информации. Чтобы предотвратить появление ошибок, были введены операции контроля.