Рис. 36

Остальные параметры создания выберем по умолчанию, запрос назовем Изменение оклада. Далее созданный запрос откроем в режиме конструктора и введем условие отбора: <900, выполним команду меню Запрос/Обновление. В строке запроса Обновление введем [Оклад]*1.1 (Рис. 37). После выполнения этого запроса появится сообщение (Рис. 38) на подтверждение обновления записей.

Рис. 37

Рис. 38

После выполнения запроса и сохранения его просмотрите таблицу и убедитесь в обновлении данных.

9.2.2 Запросы на удаление данных

Запрос на удаление позволяет удалить записи из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц, для которых установлен флажок каскадное удаление связанных записей. В запросе указываются таблицы, из которых должны удаляться записи, и задаются условия отбора. Первоначально запрос на удаление создается как запрос на выборку, затем запрос в режиме конструктора преобразуется в запрос на удаление (Запрос/Удаление). После преобразования в запросе появляется строка Удаление. Затем формируется бланк запроса. Для предварительного просмотра удаляемых записей можно нажать кнопку Вид. Для удаления записей запрос нужно запустить на выполнение. Следует иметь в виду, что удаленные записи нельзя восстановить, поэтому перед удалением целесообразно выполнить предварительный просмотр удаляемых записей. Предположим, из таблицы Студенты необходимо отчислить студента Гаврилова И.П. из группы 101. Создадим обычный запрос, включив таблицу Студенты и выбрав поля Фамилия, Имя, Отчество, номер группы. Сохраним запрос с именем Отчисленные студенты. Далее откроем запрос в режиме конструктора и введем условия отбора, пометим запрос как запрос на удаление (Запрос/Удаление), в строке Условие отбора в соответствующих столбцах введем фамилию, имя, отчество и номер группы для отчисляемого студента (Рис. 39)

Рис. 39

После запуска запроса на выполнение Access выводит сообщение, которое представлено на Рис. 40. Пользователь должен сам выбрать свое действие.

Рис. 40

9.2.2 Запросы на добавление данных

С помощью запроса на добавление производится добавление записей из таблицы результата запроса в таблицу БД. Поэтому поля добавляемых записей в запросе должны соответствовать структуре существующих записей таблицы. Структура записи таблицы запроса может не полностью совпадать со структурой записи таблицы, в которую добавляются записи. В записи запроса может быть меньше полей, если на поля существующей таблицы не наложено требование обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля. Кроме того, в бланк запроса могут быть включены поля, по которым задаются условия отбора. Первоначально запрос на добавление создается как запрос на выборку для одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Затем в окне конструктора запросов нужно выполнить команды Запрос/Добавление, после чего на экране появляется окно для ввода имени таблицы для добавления (Рис. 41). В этом же окне можно также указать, что добавление производится в другую базу данных.

Рис. 41

После преобразования запроса в его бланке появляется строка Добавление. При формировании добавляемых записей следует иметь в виду, что в бланк запроса должны быть включены поля, соответствующие полям таблицы, в которую будет производиться добавление. Если в таблице, куда добавляются записи, есть ключ, ключевые поля должны быть обязательно включены в бланк запроса. Кроме того, в бланк запроса могут быть включены поля, по которым задаются условия отбора, которые вносятся в поля строки Условия отбора. Предположим, что нам необходимо добавить записи в таблицу Оценки для восстановившегося студента Петрова Петра Петровича из группы 101. Создаем простой запрос, включаем в него поля Фамилия, имя, отчество и номер группы из таблицы Студенты и поле код дисциплины из таблицы Дисциплины. В последнем окне создания запроса пометим пункт Изменить макет запроса, убрав галочку в строке Открыть запрос для просмотра данных. Выполним команду Запрос/Добавление, в строке Условие отбора введем фамилию, имя, отчество и номер группы (Петров Петр Петрович 101) и дисциплину Информатика (Рис. 42)и затем выполним запрос. Появляется окно для подтверждения добавления записей (Рис. 43).

Рис. 42

Рис. 43

В результате выполнения этого запроса в таблице Оценки добавится запись для нового студента по предмету Информатика. Таким же образом можно добавить для этого студента записи по всем предметам. Для этого в строке запроса Условие отбора в столбце Наименование дисциплины с помощью Построителя выражений (или с клавиатуры) ввести выражение: Информатика or Физика or Математика or Экономика. В этом случае будет добавлено 4 записи.

10. Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Перед началом конструирования отчета нужно спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) БД, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных. Отчет можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Иногда удобно использовать мастер отчетов. Созданный мастером отчет всегда можно доработать в режиме конструктора.

10.1 Создание однотабличного отчета в режиме конструктора

В окне Новый отчет выбираем Мастер отчетов, в качестве источника выбираем запрос Ведомость с оценками. Далее выбираем все поля для вывода, затем вид представления данных (чтобы в заголовок отчета попала дисциплина, делаем в левом окне текущей таблицу Дисциплины, см.Рис. 50).

Рис. 50

В следующем окне определим уровень группировки по группе (Рис. 51).

Рис. 51

В следующем окне укажем сортировку по фамилии, далее вид макета - ступенчатый, заголовок - полужирный, имя дадим Ведомость 1. После запуска на просмотр получим следующий вид (см.Рис. 52).

Рис. 52

11. Задание к лабораторной работе

Далее представлены задания на лабораторную работу. Номер задания соответствует варианту.

Библиотечный каталог

Основные таблицы:

авторы (фамилия, имя, отчество);

книги (наименование, ключевые слова, количество страниц);

Правила:

у книги может быть несколько авторов;

у одного автора может быть несколько книг;

Создать базу данных (по крайней мере, 3 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на добавление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц.

Сессия

Основные таблицы:

студенты (фамилия, имя, отчество, попадание в приказ об отчислении);

предметы (наименование, статус (экзаменов не было, экзамены начались, экзамены закончились));

Правила:

каждый студент может иметь оценки по нескольким предметам, каждый предмет сдают несколько студентов;

экзаменов по предмету не было, если ни один студент не имеет по нему оценок;

экзамены по предмету закончились, если все студенты имеют по нему оценки;

Создать базу данных (по крайней мере, 3 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на обновление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц.

Знание иностранных языков

основные таблицы:

люди (фамилия, имя, отчество, статус полиглота);

языки (наименование);

правила:

каждый человек может знать несколько языков на каком-то уровне (от 1 до 5).

статус полиглота обеспечивается средним баллом знания всех языков =4.8

Создать базу данных (по крайней мере, 3 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на удаление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет.

Администрирование пользователей

Основные таблицы:

пользователи (фамилия, имя, отчество, логин, пароль);

группа пользователей (наименование);

приложение (наименование);

Правила:

каждый пользователь может входить в несколько групп пользователей;

каждая группа пользователей может содержать несколько пользователей;

каждая группа пользователей имеет права на некоторые приложения;

на каждое приложение могут иметь права несколько групп пользователей.

Создать базу данных (по крайней мере, 4 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на обновление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц.

Отдел кадров

Основные таблицы:

работники (ФИО, дата рождения);

штатное расписание (наименование отдела, должность, оклад);

Правила:

один работник может работать в нескольких отделах, в каждом отделе на разных должностях;

в каждом отделе несколько работников;

Создать базу данных (по крайней мере, 3 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на удаление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц.

Авансовые отчеты

основные таблицы:

работники (ФИО);

авансовые отчеты (дата, номер, сумма, остаток предыдущего аванса);

статьи расходов (сумма, номер счета по бухгалтерии);

правила:

у каждого работника может быть несколько отчетов;

в каждом отчете может быть несколько статей расходов;

Создать базу данных (по крайней мере, 4 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на добавление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц.

Склад

Основные таблицы:

товар (наименование, цена);

приход (номер, товар, количество);

расход (номер, товар, кол-во);

Правила:

расход может быть из нескольких приходов;

несколько расходов может быть из одного прихода;

Создать базу данных (по крайней мере, 4 таблицы), создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, создать запрос на обновление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц.

12. Используемая литература

1. Ю.Бекаревич, Н.Пушкина «Самоучитель Microsoft Access 2002». - Спб. «БХВ-Петербург», 2002.- 720 стр.

2. Специальное издание «Использование Microsoft Office 97» Профессиональный выпуск. - Киев, Москва, Санкт-Петербург: Издат.дом «Вильямс», 1998. - 1120 стр.