Створення і застосування електронного документу

30

Зміст

Вступ

1. Загальне поняття про електронний документ

2. Історія і сучасність електронного документу

3. Сучасний електронний документ

3.1 Формати електронного документу

3.2 Сучасні носії інформації

4. Фонд електронних документів як сучасний етап історії: загальні поняття

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Актуальність теми. Безперервне збільшення потоку електронної інформації, кількості електронних документів і виникнення електронних бібліотек -- характерні ознаки сучасного стану розвитку бібліотечно-інформаційної сфери суспільної діяльності. Необхідність задоволення нових інформаційних потреб сучасних користувачів за рахунок використання переваг, які надає застосування електронних документів та нового електронного інформаційно-комунікаційного середовища, ставлять перед книгозбірнями завдання комплектування фондів електронних документів (ЕД) та забезпечення техніко-технологічних умов введення їх в суспільний обіг.

Специфічні властивості електронного середовища, яке будується на комп'ютерному обладнанні, програмному забезпеченні та інформаційних мережах і в якому електронні документи існують, зберігаються та використовуються, вимагають вирішення завдань формування в бібліотеках нового виду фондів - фондів ЕД, принциповою відмінністю яких від традиційних бібліотечних фондів є комп'ютерно-програмна техніко-технологічна база.

Найвизначнішими авторами, які розглядали проблеми функціонування електронних документів можна назвати Шеннона К, Колмогорова А.Н, Кузнецова Н.А., Романець Ю. В., Тимофеева П. А., Шаньгина В.Ф. Завдяки вкладу цих вчених поняття електронний документ ввійшло в наше життя. Шевцова-Водка розглядала питання компьютеризації документів, їх зберігання в бібліотечних фондах, Антопольский А. Б., Вигурский К. В розглядали проблеми створення бібліотек електронних документів. Матвієнко О.В., Бородкіна І.Л. будо розглянуто поняття електронного документу в мережі Интеренет, їх класифікація і використання.

Соціальні і економічні зміни, що відбуваються в суспільстві, знаходять своє відображення і в діяльності бібліотек, як установ, що стоять на перехресті інформаційних потоків. Реалії сьогодення свідчать про відсутність єдиного інформаційного простору, втрату стійкого і достатнього фінансування, необхідного для комплектування бібліотечних фондів.

Ось вже більше 500 років паперові документи зберігають знання людства. Один з таких документів Ви зараз тримаєте в руках, якщо лише не читаєте цю книгу з компакт-диска або по мережі (як майбутнє оперативне видання). І хоча з папером ми навряд чи коли-небудь розлучимося, значущість її як засоби пошуку, зберігання і поширення інформації слабшає вже в наші дні.

Слово "документ", мабуть, відразу ж викликає у Вас уявлення про текст, надрукований на листах паперу, але це визначення дуже вузьке. Документом може бути будь-яка сума інформації. Стаття в газеті - документ; тут все ясно. А в ширшому тлумаченні "документ" - це і телешоу, і пісня, і інтерактивна відеогра. Оскільки всі дані можна відобразити в цифровому вигляді, інформаційна магістраль дозволить легко знаходити, зберігати і пересилати будь-які документи. Друкарські документи пересилати набагато важче, та і можливості їх вельми ограніченни, коли йдеться не лише про текст, але і про схеми, малюнки і іншу графіку. У майбутні документи, представлені в цифровій формі, ми зможемо включати, окрім окремих картинок, ще і звукозаписи, мультиплікацію, програмні інструкції, що забезпечують інтерактивність, або комбінацію цих і інших елементів.

Мета - розглянути основні пошукові системи.

Завдання: визначити проблеми пошуку інформації, її задання, види пошукових сайтів, закордонні та наші пошукові системи, їх порівняння і реалізація.

1. Загальне поняття про електронний документ

Електронний документ - документ, інформація, в якому представлена у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, у тому числі й електронний цифровий підпис.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму[6].

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Форма і структура даних електронного документа, його обов'язкові реквізити, а також візуальна форма його відображення визначаються законодавством.

Електронний цифровий підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який формується автором під час створення електронного документа і перевіряється з метою підтвердження цілісності документа та ідентифікації автора іншими суб'єктами електронного документообігу.

Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за вмістом та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа: повинен давати змогу довести його цілісність та справжність згідно з процедурою, визначеною законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, у тому числі у паперовій копії[14].

Паперовою копією електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Електронний документ і документ на папері, які є ідентичними за вмістом та реквізитами, мають однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа та його паперова копія, засвідчена у встановленому порядку, мають однакову юридичну силу.

Допустимість електронного документа як доказу (незалежно від вмісту і призначення електронного документа) не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ може бути застосовано для передачі повідомлень та іншої інформації, здійснення листування, укладання договорів (угод) та здійснення розрахунків, у порядку, встановленому законодавством.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

У разі коли законом передбачається вимога нотаріального посвідчення цивільно-правової угоди, така угода, оформлена шляхом створення електронного документа (електронних документів), повинна бути посвідчена нотаріусом, у порядку встановленому законом[8].

Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” від 22 травня 2003 р. № 851-IV (набирає чинності через 6 місяців з дня його опублікування).

Закон України “Про електронний цифровий підпис” від 22 травня 2003 р. № 852-IV

Швидка інформатизація суспільства, поширення комп'ютерних технологій та необхідність правового врегулювання зазначених процесів зумовили розроблення і прийняття закону, який має регулювати основні організаційно-правові засади електронного документообігу та порядок використання електронних документів. Зазначимо, що аналогічні за змістом і спрямованістю нормативно-правові акти дотепер прийняті й діють практично в усіх розвинених країнах, стають елементами “електронної системи врядування”, сприяють зменшенню документообігу. Тож Україна в цьому випадку є аж ніяк не винятком.

2. Історія і сучасність електронного документу

На магістралі з електронними документами, що містять різноманітні види інформації, будуть відбуватися такі речі, які попросту немислимі з жодним клаптиком паперу. Потужна технологія баз даних послужить гарантією для всебічної індексації електронних документів і режиму інтерактивного пошуку потрібних відомостей. Поширення таких документів стане надзвичайно простим і недорогим. Коротше кажучи, новий тип документів - цифровий - замінить більшість друкованих хоча б тому, що відкриє перед нами нові перспективи.

Але це відбудеться не завтра. І справа не тільки в технологіях. Книга, журнал або газета, видані на папері, як і раніше мають масу переваг перед своїми електронними варіантами. По-перше, цифровий документ не прочитаєш без інформаційного пристрою - того ж персонального комп'ютера. По-друге, книга, компактна, легка, видрукувана на гарному папері чітким шрифтом, у порівнянні з комп'ютером коштують гроші. Принаймні, у найближче десятиліття читати "важкий" документ на екрані комп'ютера навряд чи буде зручніше, ніж на папері. Я впевнений, що першими одержать широке поширення ті цифрові документи, які будуть не просто дублювати паперові, а відкриють зовсім нові можливості. Телевізор - якщо його зіставити з тією же книгою - річ велика (навіть громіздка), дорога, а дозвіл у нього ще гірше, ніж у моніторів, але адже це не відбивається на його популярності. Телебачення принесло в наші будинки відеорозваги й виявилося настільки привабливим, що зайняло своє місце в нашім житті поряд із книгами й журналами.

Поступовий розвиток комп'ютерів і технології виробництва моніторів приведе до створення майже невагомої, універсальної електронної книги (або "e-book"). Представте: у коробочці розміром і вагою приблизно з нинішню книгу (у твердій або гнучкій обкладинці) буде перебувати дисплей, здатний показувати текст, картинки й відстежувати у високому дозволі. Ви зможете "перегортати" сторінки... пальцем або віддавати команди голосом і так знаходити потрібні уривки. З такого пристрою Вам буде доступний будь-який документ у мережі.

Однак щирий зміст електронних документів зовсім не в тім, що ми зможемо читати їх на якихось апаратах. Перехід від паперових книг д електронних - усього лише кінцевий етап того процесу, що уже зараз розвивається досить бурхливо. Саме хвилююче в цифрових документах інше - зміна самого поняття "документ".

Нам доведеться вкласти інший зміст не тільки в термін "документ", але й у такі поняття, як "автор", "видавець", "офіс", "шкільний клас" і "підручник". Це спричинить радикальні наслідки.

Сьогодні, якщо дві фірми беруть контракт, перший, чорновий його проект становлять звичайно на комп'ютері, потім друкують на папері. Далі його передають - найчастіше по факсу - іншій стороні; там його редагують: вносять зауваження від руки або набирають змінений документ на іншому комп'ютері з наступною роздруківкою. Потім він відсилається по факсу назад; виправлення приймаються або відкидаються; з'являється новий паперовий документ, його відправляють по факсу, і процес редагування відновляється. При такій роботі над документом найчастіше важко розібратися, хто автор конкретних змін. Координувати всі виправлення й передачу паперів стає досить проблематично. Електронні документи спрощують цей процес, допускаючи обмін проектом контракту з усіма виправленнями, зауваженнями й позначками: хто й коли їх вніс.

У найближчі кілька років електронний документ із завіреними цифровими підписами вийде на перший план, а паперовий відійде на другий. Уже зараз багато організацій, відмовившись від паперу й факс-апаратів, перейшли на обмін редагуються документами, що, з комп'ютера на комп'ютер по електронній пошті. Помічу, до речі, що без електронної пошти написати цю книгу було б куди сутужніше. Читачі, чия думка для мене небайдуже, переглядали чорновий варіант книги в електронному виді, вносили свої зауваження й повертали мені по електронній пошті; при цьому я завжди бачив не тільки пропоноване виправлення, але й хто й коли працював з текстом.

До кінця поточного десятиліття більшу частину документів, навіть офіційних, буде вже неможливо адекватно відтворити на папері. У них з'явиться певна подібність із нинішніми фільмами або піснями. При бажанні, звичайно, Ви зможете віддрукувати двовимірне подання їхнього вмісту, але отут Ви вподібнитеся людині, що читає ноти, замість того щоб слухати музику.

Деякі документи в цифровій формі мають такі достоїнства, які в паперових версіях зовсім нереальні. Компанія Boeing, наприклад, створювала свій новий авіалайнер "Боїнг 777", зберігаючи всю технічну інформацію в одному електронному документі гігантських розмірів. При розробці попередніх авіалайнерів для координації конструкторських і виробничих груп, а також зовнішніх підрядників у компанії Boeing надходили традиційно: вичерчували на синьках креслення й зводили дорогі макети літаків у натуральну величину. Подібні макети служили для припасування й контролю деталей, спроектованих різними підрозділами. Приступаючи до створення "Боїнга 777", компанія вирішила покінчити із синьками, відмовитися від макетів і із самого початку для тривимірного моделювання всіх деталей використовувати електронний документ, за допомогою якого й перевіряти їхнє припасування друг до друга прямо на комп'ютері. Інженери за комп'ютерними терміналами могли переглядати креслення й вивчати деталі в різних видах. Вони одержали можливість спостерігати за просуванням робіт у якій завгодно області, відшукувати результати всіх випробувань, змінювати будь-які частини проекту й робити багато чого іншого, що на папері просто виключений. Кожний - у рамках своєї компетенції - міг знайти потрібні дані. Всі зміни негайно відбивалися на терміналах інших співробітників, і вони бачили: ким, коли й чому внесені ці зміни. Таким чином, компанія Boeing заощадила на цифрових документах сотні тисяч аркушів паперу й багато людино-років проектно-конструкторських робіт.

Крім усього іншого, робота із цифровими документами йде швидше, ніж з паперовими. Ви можете моментально передавати інформацію й майже з тією же швидкістю відшукувати її. Ті, хто користується цифровими документами, уже давно усвідомили, наскільки простіше в них пошук і орієнтація, адже структуру їхнього вмісту так легко перешикувати!

Книга реєстрації замовлень у ресторані ведеться з урахуванням дати й часу. Замовлення на 21:00 записується нижче, ніж замовлення на 20:00. Замовлення на вечір випливають за тими, що зроблено на полудень. Завдяки цьому метрдотель може швидко довідатися, чи зроблений кимсь замовлення на конкретні день і час. Але якщо по тій або іншій причині комусь вздумается вибрати із книги інформацію з інших критеріїв, простої хронології вже недостатньо.

Ресторан ще може використовувати дідівську книгу реєстрації, тому що загальне число замовлень невелике. А от система бронювання авіаквитків - уже не книга, а база даних з величезними масивами реєстраційних відомостей, інформації про рейси, ціни, наявність вільних місць, розташуванні крісел у салонах авіалайнерів, і все це по сотнях щодня виконуваних рейсів в усьому світі. Система бронювання SABRE компанії American Airlines зберігає на жорстких дисках комп'ютерів інформацію обсягом в 4,4 трильйони байт, тобто більше 4 трильйонів букв. Якщо ці дані скопіювати на папір, знадобиться не менш 2 мільярдів сторінок.

Маючи справу з паперовими документами і їхніми добірками, ми відшукували інформацію лінійно; альтернативні способи її пошуку забезпечували покажчики, змісти й різний рід перехресні посилання. Професійно складені покажчики надавали книзі більшу цінність, тому що збагачували її різними способами пошуку інформації. У незліченних офісах папки підбирали по клієнтах, постачальникам або по якимсь ще ознаках і розставляли за абеткою, а щоб прискорити пошук потрібних відомостей, копії всіх документів підшивали в хронологічному порядку. До комп'ютеризації бібліотечних каталогів нові книги реєстрували на декількох картках, розносячись їх по декількох каталогах, щоб читач міг знайти книгу за назвою, прізвищу автора, співавтора або по тематиці. Подібна надмірність полегшувала пошук необхідної книги.

Ендиклопедія World Book Encyclopedia випуску 1960 року містила тільки текст і картинки. Фотознімки енциклопедії запам'ятали ворсисту гусеницю й метелика, у яку вона перетворюється, але не було відеофрагментів, які б пожвавили цю метаморфозу. А як було б здорово, якби сама енциклопедія влаштувала мені контрольне опитування по тому, або якби застарілі відомості можна було постійно обновляти. Сьогодні Encyclopedia Britannica (Британська енциклопедія) - набагато більше докладну й розраховану на спокушеного читача, - але зрозумів, що мені не вистачить терпіння подужати всі томи.

Видавані сьогодні енциклопедії - це звичайно дві дюжини томів з мільйонами слів і тисячами ілюстрацій; вони коштують сотні, а те й тисячі доларів. Чималі витрати, особливо якщо врахувати, як швидко застаріває інформація. Microsoft Encarta, що продається краще інших нацистських і друкованих енциклопедій, виходить на тридцятиграмовому CD-ROM-Диску (Compact Disk - Read Only Memory, компакт-диск - пам'ять тільки для читання). У ній 26000 статей з 9 мільйонами слів, 8 годинниками звукового супроводу, 7000 фотографіями й ілюстраціями, 800 картами, 250 схемами й таблицями, 100 відеокліпами й мультиплікаційними роликами. А коштує вона менше 100 доларів. Хочете довідатися, як звучить єгипетський "уд" (музичний струнно-щипковий інструмент), послухати мова, що вимовив в 1936 році король Великобританії Едуард VIII при зреченні від престолу, або побачити мультфільм, що пояснює пристрій якої-небудь машини ? Все це є в Microsoft Encarta, і ніколи не буде в жодній із друкованих енциклопедій.

У звичайній енциклопедії наприкінці статті часто приводяться посилання на інші статті, близькі по темі. Однак спочатку їх треба зібрати, адже вони можуть бути розкидані по різних томах. В енциклопедії на компакт-диску для цього досить клацнути відповідне посилання. А на інформаційній магістралі в енциклопедичні статті можна буде включати зв'язку з матеріалами не тільки з даної енциклопедії, але й з інших джерел. Немає межі додатковим відомостям, які Ви зможете "відкопати" по тематиці, що цікавить Вас. По суті, енциклопедія на інформаційній магістралі перетвориться в щось більше, ніж простий довідник - вона стане чимсь начебто бібліотечного каталогу, коридору до всіх знань, придбаним людством за багато століть.

Сьогодні в друкованій інформації орієнтуватися дуже важко. Майже неможливо знайти вичерпні відомості по конкретній тематиці (включаючи книги, газетні статті й відстовбурчити). Занадто багато часу віднімає добірка уривчастих відомостей, які можна розшукати в окремих джерелах. Наприклад, якщо Ви захочете щось довідатися про останніх лауреатів Нобелівської премії, на збір їхніх біографій у Вас піде весь день. А електронні документи будуть інтерактивними (тобто дозволять вести "діалог"): Ви запитуєте якусь інформацію, і документ надає її. Вам прийде в голову інша ідея, і документ знову відповідно відреагує. Як тільки Ви звикнете до такої системи, Ви відразу зрозумієте, що можливість перегляду інформації різними способами робить її цінніше. Гнучкість викликає інтерес до вивчення, а воно завжди винагороджується відкриттям.

Аналогічним образом Ви зможете одержувати й свої щоденні новини, самостійно визначаючи тривалість їхньої передачі. Це стане можливим завдяки індивідуальному підходу до трансляциям ТВ. Випуски новин, що доставляються тільки вам, будуть скомпоновані зі зйомок і репортажів NBС, ВВС, CNN або Los Angeles Times, сюди ж може ввійти прогноз погоди від місцевої метеорологічної служби або від приватного метеоролога, якому Ви довіряєте більше. Одні репортажі (самі захоплюючі) Ви зможете запитувати в розгорнутому виді, а інші - буквально у двох-трьох словах, тільки про самому головний. Якщо при перегляді новин Вас зацікавлять якісь подробиці, Ви запросите їх в іншої служби новин або з архіву.

Літературні твори, мабуть, один з деяких видів друкованих документів, які нічого не виграють від перекладу в електронну форму. Майже у всіх довідниках є предметні покажчики, але в художній прозі иx ні, адже романи читають послідовно, від початку й до кінця. І справа отут не в якихось технологічних особливостях - будь-яке оповідання невід'ємне пов'язане з послідовним розвитком сюжету. Втім, зараз з'явилися нові форми літератури - інтерактивні, що використовують всі переваги електронного миру, однак і традиційні її форми як і раніше будуть популярні.

Магістраль дозволить поширювати будь-які форми цифрових документів - легко й дешево. Мільйони приватних осіб і компаній зможуть створювати такі документи й публікувати їх у мережі. Якісь документи будуть платні, а якісь - безкоштовні, адресовані всім бажаючої. Згадаємо також, як фантастично подешевіли засобу зберігання цифрової інформації. Жорсткі диски в персональних комп'ютерах дуже незабаром будуть продаватися всього центів по 15 за мегабайта (мільйон байт). Оскільки 1 мегабайт - це близько 700 сторінок тексту, виходить, що зберігання однієї сторінки обійдеться приблизно в 0,00021 долара, тобто одну двохсоту того, що коштує ксерокопія сторінки (по середньому тарифі в 5 центів за сторінку). А оскільки дисковий простір можна використовувати повторно, для запису інших даних, то вартість зберігання інформації - це насправді вартість оренди дискового простору. Якщо середній термін служби жорсткого диска прийняти рівним трьом рокам, амортизаційна вартість зберігання однієї сторінки складе 0,00007 долара в рік. Але засобу зберігання інформації постійно дешевшають. Зокрема, ціни на жорсткі диски в останні кілька років щорічно падали на 50%.

Зберігання тексту не викличе труднощів, тому що в цифровому виді він дуже компактний. А що стосується зображень, згадаєте старе прислів'я: "Краще один раз побачити, чим сто разів почути". Отож, якщо неї перефразувати, то можна сказати, що в цифровому світі будь-яка картинка коштує тисячі слів. І адже це в буквальному значенні! Високоякісні фотозображення вимагають для зберігання значно більше місця, а відео (по суті, це послідовність зображень, змінюваних із частотою до 30 кадрів у секунду) - ще більше. Проте вартість поширення навіть цих видів даних досить низка. Художній фільм у стислому цифровому форматі займає близько 4 гігабайт (4000 мегабайт).

А як тільки диск (з фільмом) і керуючий їм комп'ютер підключаються до магістралі, виявляється, що для перегляду цього фільму всіма бажаючими досить однієї копії. Зрозуміло, найбільш популярні документи будуть копіювати на кілька серверів, щоб уникнути затримок при звертанні до них незвичайно великої кількості користувачів. Вимагаючи лише разового вкладення капіталу, по грубих прикидках рівного тій сумі, що сьогодні окремий магазин викладає за популярний відеозапис, сервер зможе обслуговувати тисячі клієнтів одночасно. При цьому кожний користувач понесе додаткові витрати, що складаються з вартості короткочасної "оренди" дискового простору сервера й тарифів на зв'язок. А ці ціни постійно падають, так що сума додаткових витрат для окремого користувача незабаром наблизиться до нуля.

Це, звичайно, не означає, що інформація стане безкоштовної, але витрати на її поширення будуть дуже низки. При виданні книг головні витрати пов'язані з її випуском і поширенням, а не з виплатою гонорару авторові. Дерева треба зрубати, деревину подрібнити до однорідної маси й з її виготовити папір. Книгу треба надрукувати, зброшурувати й одягти в плетіння. Більшість видавців основний капітал вкладають у перший тираж, обумовлений максимальною кількістю екземплярів, що, на їхню думку, може відразу розійтися. Адже видання книги тільки тоді приносить прибуток, коли вона випускається відразу значним тиражем. Але тут видавці йдуть на фінансовий ризик: не виключено, що їм не вдасться розпродати всі екземпляри або що на їхню реалізацію піде якийсь час. Попутно видавець повинен тримати книги на складі, відвантажувати їхнім оптовикам і книгарням, що торгують у роздріб. Торговці теж вкладають у цей бізнес свій капітал і, природно, хочуть дістати певний прибуток.

Друкований прес Гутенберга викликав перше реальне зрушення в цій проблемі - він дозволив швидко й порівняно дешево поширювати інформацію на будь-яку тему. Знизивши "коефіцієнт тертя", друкований прес породив сучасні мас-медіа. Кількісний ріст книг сприяв розвитку в суспільстві інтересу до читання й листа; як тільки людина ставала грамотним, він виявляв, що письмове слово дає цілий ряд переваг. Купці стали вести облік своїх товарів і становити договори, закохані - обмінюватися амурними записками, ну а інші - просто записувати щось на пам'ять, вести щоденники. Але самі по собі ці "додатки" не були настільки привабливими, щоб позбавити людей від ліні й змусити їх навчатися грамоті. Поки не з'явився достатній прошарок утворених людей, письмове слово як спосіб зберігання інформації не приносило особливої користі. І оскільки саме книги сприяли виникненню "критичної маси" утворених людей, цілком справедливо сказати, що друкований прес навчив нас читати.

Друкований прес спростив виготовлення безлічі копій того або іншого документа. Ну а як щодо тих праць, які були призначені лише вузькому колу вибраних ? Нова технологія була потрібна й у малотиражному видавництві. Копірка - річ, звичайно, прекрасна, якщо Вас улаштовують 2 - 3 копії. Мімеографи (застаріла назва ротапринтів) і інші громіздкі машини дозволяли розмножувати документи вже в десятках екземплярів, але використання цих агрегатів Ви повинні були передбачити ще при роботі над оригіналом.

В 1930-х роках Честер Карлсон (Chester Carlson), роздратований надмірною складністю підготовки патентних заявок (доводилося вручну копіювати текст і креслення), став шукати більше зроблений спосіб малотиражного розмноження документів. І от в 1940 році він запатентував винайдений їм процес - ксерографію. В 1959 році компанія (згодом відома як Xerox), що він зумів зацікавити своїм винаходом, випустила його перший копіювальний апарат. Модель 914, що дозволила легко й недорого розмножувати документи помірним числом копій, привела до справжнього вибуху в обсягах і видах інформації, призначеної нечисленним групам споживачів. Маркетингові дослідження пророкували, що Xerox зуміє продати максимум 3000 своїх копіювальних апаратів першої моделі. А насправді вони розійшлися в кількості 200000 штук. Рік по тому послу випуску копіювального апарата з його допомогою щомісяця робили вже по 50 мільйонів копій різних документів. ДО 1986 року це число перевищило 200 мільярдів і росте дотепер. Більша частина копій ніколи б не з'явилася на світло, не будь цієї технології - такий простій і дешевої.

Фотокопіювальний апарат і його далекий родич, настільний лазерний принтер, укупі із програмним забезпеченням персональних комп'ютерів для настільного видавництва сприяли появі численних інформаційних бюлетенів, меморандумів, програмок, рекламних листівок і інших документів, орієнтованих на порівняно вузьку аудиторію.

Карлсон теж вніс вклад у зменшення "коефіцієнта тертя" поширення інформації. І скажений успіх його копіювального апарата - наочний приклад тому, які дивні речі трапляються, варто лише знизити цей коефіцієнт.

Звичайно, виготовити копії набагато легше, ніж написати оригінал так, щоб його схотілося читати. У наш час можна видавати необмежена кількість книг. У звичайній книгарні Ви знайдете порядку 10000 найменувань, а в деяких - до 100000. І лише мала частка цих фоліантів, менш 10%, принесла прибуток їхнім видавцям, хоча деякі книги користувалися таким успіхом, що нікому й не снився.

Хоча вартість видання книг набагато нижче вартості підготовки й трансляції телепередач, вона однаково перевищує витрати на публікацію в електронному виді. Щоб підготувати книгу до печатки, видавцеві доводиться йти на передоплату всіх витрат, пов'язаних з виробництвом, поширенням і маркетингом. А інформаційна магістраль створить середовище з більше низьким вхідним бар'єром, чим ми бачили дотепер. Саме тому Internet являє собою грандіозну систему "самвидаву". Його електронні дошки повідомлень демонструють деякі зі змін, що очікують нас,, коли всі одержать доступ до системи дистрибуції з низьким "коефіцієнтом тертя" і кожний зможе поширювати свою творчість - послання, малюнки, програми й т.д.

Електронні дошки в Internet охоплюють широке коло тем. Частина кореспонденції просто жартівна. Якщо одне з таких повідомлень здається комусь забавним, він передає його далі по електронній пошті. Наприкінці 1994 року таке трапилося з фальшивим прес-релізом про покупку фірмою Microsoft Всесвітньої церкви (Catholic Church). Тисячі його копій по нашій системі електронної пошти поширювалися й в Microsoft. Я сам одержав більше двадцяти екземплярів від своїх знайомих і колег.

Але є й багато інших, набагато більше серйозних прикладів використання мережі для мобілізації людей, стурбованих загальною проблемою або зв'язаних спільними нтерес. Під час недавнього політичного конфлікту в Росії обидві сторони могли апелювати до світової громадськості, відправляючи свої повідомлення на електронні дошки. Так що мережі дозволяють контактувати зовсім незнайомим людям, стривоженим однаковими проблемами.

Інформація, яка публікується в електронному вигляді, групується по тематиці. Кожна електронна дошка повідомлень або група новин (news-group) має своє ім'я, і будь-який бажаючий може приєднатися до них. Цікаву для Вас групу новин легко вибрати зі списку або орієнтуючись на найбільш пояснюючі імена.

Винахід Гутенберга заклало основи масового книговидання, але грамотність, що воно в остаточному підсумку породило, привела до небувалого доти розмаху переписки між окремими особами. Електронний зв'язок розвивався з точністю до навпаки. Усе почалося з електронної пошти, що дозволила зв'язуватися з невеликими групами осіб. А тепер мільйони людей користуються перевагами мереж для широкомасштабної дистрибуції (з низьким "коефіцієнтом тертя") своїх матеріалів.

3. Сучасний електронний документ

3.1 Формати електронного документу

Формати створюваного електронного документу характеризуються тим, що мають відкриту або закриту специфіка цію, рівень стандарту, або просто характеризую ться обсягом розповсюдження та використання.

Поширені такі формати електронних документів[3]:

формати відкритого тексту: в діловодстві для створення електронного документу широко використовуються формати програм Microsoft (Word, Excel), які характеризуються тим, що мають закриту специфікацію. Взв'язку з тим, що це не прийнятно в аспекті архівного зберігання електронного документу, для архівів рекомендується використовувати формат відкритої специфікації - PDF фірми Adobe Systems Inc., який визначений ISO (The International Organization for Standardization) як стандарт (ISO/DS 19005-1) довготривалого зберігання електронних документів (до 50 років). Для більшості прикладних програм для створення ЕД можлива конвертація до формату PDF, який відтворює ЕД (текст і графіку).

Формати графічних зображень:

TIFF (Tag Image File Format): графічний формат, який рекомендується як стандарт високої якості зображень для широкого застосування і довготривалого зберігання графічних зображень;

GIF (Graphics Interchange Format): графічний формат рекомендований для передавання зображення каналами зв'язку, не рекомендується як формат довготривалого зберігання зображень;

JPEG (Joint Photographic Experts Group): графічний формат з ущільненням інформації з мінімальними її втратами, широко використовується в Інтернет, в діловодстві, ЕД в цьому форматі надходять і до архіву;

інші формати (pict, bmp тощо) використовують в специфічних додатках і нерекомендовані для довготривалого зберігання зображень;

формат структурованого тексту (текстові документи, які мають графічні та аудіо включення, Інтернет-посилання тощо): поширено використання формату SGML (Standard Markup Generalized Language). Цей формат структурованих документів має можливості подетального відкриття документа в зв'язку з чим зручний для довготривалого зберігання документів в архівах.

Архівісти та дослідники покладають великі надії на донедавна представлений формат XML (Extensible Markup Language), прийнятий для створення та зберігання структурованих ієрархічних даних незалежно від характеристик програмно-технічних засобів. Формат створено W3C (World Wide Web Consortium)[14].

Вибір формату електронного документу здійснюється з урахуванням забезпечення наступних вимог:

доступність (пошук та візуалізація), неможлива конвертація у формат з ущільненням інформації, який вирішує питання розміщення і не забезпечує надійного доступу;

довговічність (впевненість тому, що формат в який конвертується електронний документ буде підтримуватись розробником достатній час без ризику втрати доступу);

точність (впевненість в тому, що формат, в який конвертується ЕД, забезпечує точне відтворення даних);

гнучкість (забезпечення достатньо зручного рівня у використанні ЕД: можливість копіювання, передавання комунікаційними каналами).

3.2 Сучасні носії інформації

Носії інформації для запису електронного документу класифіковано таким чином:

СD-WORM, CD-ROM, CD-R носії: найбільш придатні для архівного зберігання електронних документів. мають відносно значну ємність інформації для запису, захищені від випадкового стирання, досить широко використовуються і виготовляються (виробники обіцяють для своєї продукції термін безпечного зберігання інформації 100 і більше років). На практиці рекомендовано перезапис інформації на CD кожні 10 років при забезпеченні належних умов зберігання (інколи спостерігається руйнація алюмінієвої основи). Орієнтовна вартість зберігання інформації від 5 до 10 $/GB[18];

Hard Disk Drive (HDD): основний засіб зберігання інформації в комп'ютері, висока швидкодія, ємність понад 100 GB. Записана на HDD інформація може бути випадково модифікована або стерта. Рекомендований для доступу до ЕД в режимі "on-line"та зберігання ЕД з резервним копіюванням на інших носіях. Орієнтовна вартість зберігання інформації від 15 до 35 $/GB;

LTO, DLT, SuperDLT - cassettes: порівняно з CD, записана інформація може бути випадково модифікована або стерта, але зручні при опрацюванні великої за об'ємом інформації в декілька десятків GB (виробники, які мають відому торгову марку, визначають для магнітних носіїв діапазон життєвого циклу від 10 до 20 років в залежності від типу). Орієнтовна вартість зберігання інформації близько 3 $/GB при використанні автоматичної бібліотеки носіїв;

DVD (Digital Versatile Disk): оптичний диск, має такі ж переваги як і CD і більше, оскільки може зберігати до 17 GB інформації і набувають широкого вжитку. Орієнтовна вартість зберігання інформації близько 15 $/GB;

ZIP-drive: носії за об'ємом в 100-250 MB інформації, не мають промислового стандарту і можливі у використані за відсутності інших засобів;

1.44 МВ floppy disk: найменш придатний для архівного зберігання: мала ємність, висока вразливість, приймаються тільки за погодженням з архівом.

Вибір носія інформації здійснюється з урахуванням наступних характеристик[20]:

довговічність (залежить від технологічного рівня виробника, часу та умов зберігання до використання). Реальний діапазон життєвого циклу є прогнозованою величиною;

швидкодія доступу (важливий фактор у створенні інформаційного ресурсу, вирішенні проблеми резервного та страхового копіювання);

ємність носія (визначається в залежності від призначення та перспективного використання його ємності);

універсальність (визначається можливістю зберігати ЕД різних форматів, наприклад, floppy disk є непридатним для зберігання графічних файлів, CD або DVD можуть зберігати текстові, графічні, аудіо, відео файли);

мобільність (зручність перенесення інформації у просторі);

компактність (співвідношення розмірів до об'єму інформації);

ціна (визначається призначенням: створення електронного документу, приймання та розповсюдження електронного документу, зберігання електронного документу).

4. Фонд електронних документів як сучасний етап історії: загальні поняття

За функціональним призначенням фонд електронних документів повністю відповідає традиційному визначенню бібліотечного фонду та є найважливішим системоутворюючим елементом електронної бібліотеки, що є новою системою організації, розвитку та використання електронних інформаційних ресурсів (ЕІР) [13, 15].

За визначенням Ю.Н. Столярова, бібліотечний фонд -- це систематизована сукупність документів, яка відповідає завданням, типу, профілю бібліотеки, також інформаційним потребам її абонентів та призначена для використання та збереження документів. За якісними характеристиками бібліотечний фонд -- цілісна, відкрита, стохастична, керована, надійна система [11, 12].

Фонд електронних документів повинен мати ті самі ознаки, які притаманні бібліотечному фонду взагалі: наявність документів, множину зосереджених у фонді документів (обсяг фонду), профіль фонду, упорядкованість масиву документів, готовність до використання, бути призначеним для абонентів бібліотеки та використовуватися ними [11].

Основним фондоутворюючим елементом бібліотечного фонду є документ. Документом вважається будь-яка нооінформація (інформація, яка створена розумом людини, на відміну від інформації, котра зафіксована в явищах неживої природи або біології), що зафіксована на фізичному носії з метою її використання, передачі та зберігання. Форма та засіб фіксації припускаються будь-які, тобто на папері, плівці, стрічці, диску тощо [11].

Одиницею збереження фонду електронних документів є електронний документ: електронне видання, Інтернет-публікація, електронний аналог або електронна копія друкованого видання або публікації. ЕД надається у вигляді одного або декількох файлів у відповідних вмісту документа форматах (текстових, графічних, векторних, мультимедійних) [3, 14]. Для фіксації та відображення інформації, яку містить ЕД, застосовуються комп'ютерне обладнання та програмні засоби [1, 7, 8]. Таким чином, специфічною ознакою одиниць збереження фонду електронних документів є специфіка матеріальних носіїв документів -- це електронні носії інформації.

З усього потоку ЕД, які вже надходять до книгозбірень як на окремих фізичних носіях (компакт-диски, магнітні стрічки, гнучкі диски), так і через комп'ютерні мережі, слід виокремити ті документи, використання котрих має бути забезпечене організацією онлайнового доступу (онлайнові документи). Особливістю фонду онлайнових документів є те, що він може бути побудований лише на базі комп'ютерного обладнання, автоматизованих бібліотечно-інформаційних систем та мережевих інформаційних технологій.

Таким чином, до основної матеріально-технічної бази традиційних фондів книгозбірень додається обов'язкове для орга-нізації фондосховищ ЕД програмно-апаратне комп'ютерне та мережеве обладнання, спеціалізоване обладнання для захисту електронної інформації й збереження ЕД на різних носіях, автоматизовані програмно-апаратні комплекси та мережеві системи для обслуговування користувачів електронними документами.

Формування фонду електронних документів -- це нова бібліотечна технологія. Основна відмінність від традиційної технології формування фондів пов'язана зі специфікою онлайнових документів -- відсутністю окремого для кожного документа фізичного носія, новими джерелами комплектування [3, 5] (зокрема, з глобальної мережі Інтернет) та шляхами надходжень (комп'ютерні мережі та засоби телекомунікаційного зв'язку), файловою структурою електронних документів тощо. Тому етапи та операції окремих процесів технологічного циклу формування фонду електронних документів відрізняються від традиційних бібліотечних процедур опрацювання вхідного документального потоку, зокрема друкованих видань. Але набір процесів залишається постій-ним [12].

Отже, загальний цикл формування фонду електронних документів повинен включати наступні процеси:

моделювання фонду;

комплектування (виокремлюються технології збору електронних документів та технології оцифровування фондів);

облік;

технічна або формальна обробка файлів документів та ана-літико-синтетичне наукове опрацювання вмісту документів;

розташування документів у файловому сховищі;

зберігання та захист інформації та носіїв;

забезпечення умов використання (онлайновий доступ та локальне використання);

аналізування інформації та моніторинг використання фондів електронних документів (у комплексі з іншими інформаційними ресурсами електронної бібліотеки).

Практично усі ці процеси технологічного циклу формування фондів електронних документів знаходяться в стадії досліджень, розробок та перших апробацій [9]. Різні бібліотеки світу мають певні досягнення та напрацювання в реалізації того чи іншого процесу, про що свідчать матеріали міжнародних конференцій з питань розвитку бібліотечно-інформаційних технологій, електронних інформаційних ресурсів та електронних бібліотек.

Зокрема, на сьогодні у процесі формування наукової електронної бібліотеки НБУВ маємо певні результати стосовно розробки та впровадження таких технологічних процесів, як комплектування, зокрема, мережевого збирання електронної інформації, технологічного опрацювання електронних онлайнових документів, систематизованого розташування їх у файловому сховищі та забезпечення онлайнового доступу до них.

Висновки

Формування фонду електронних, зокрема онлайнових, документів стає невід'ємною складовою процесу формування загального фонду книгозбірні. Однак, якщо формування фондів бібліотек забезпечується відповідною законодавчою базою держави (www.nbuv.gov.ua/eb/law/), то комплектування бібліотек електронними документами потребує законодавчої підтримки та відповідної нормативно-методичної бази.

Нині людство вступає в інформаційну сферу складних комунікаційних процесів, які на засадах високої культури та моральності політичної і технічної еліт та населення обумовлюють вигляд і місце держав у світі, на світовому ринку товарів і послуг. Бурхливий розвиток інформаційно-комунікаційних технологій у другій половині ХХ сторіччя кардинально змінив світ, надав нові, нечувані можливості розвитку людської цивілізації. Серед основних тенденцій розвитку інформатизації суспільства, що стосується практично всіх сфер життєдіяльності, включаючи економіку, державне управління, науку, мистецтво, слід відзначити стрімкий розвиток інформаційної мережі Інтернет. Галузі економіки, безпосередньо пов'язані з інформаційними і телекомунікаційними технологіями, порівняно з традиційною промисловістю, зростають більш швидкими темпами, набувають домінуючого значення. До сфери Інтернет поступово й органічно вливаються такі галузі економіки, як зв'язок, засоби масової інформації, консультаційні послуги і т. ін.

На сьогодні все більшого значення набуває електронна комерція. Її розвиток відбувається настільки стрімко, що більшість найбільших світових компаній, поряд із традиційним Off-line бізнесом, починають використовувати й електронну комерцію. Причому, ця форма торгівлі може набувати не звичних для даної сфери діяльності відтінків, наприклад, здійснення покупки, перебуваючи у космосі, як це зробили російські космонавти Володимир Дєжуров і Михайло Тюрин, які у грудні 2001 року перебували на борту Міжнародної космічної станції і придбали в Інтернет-магазинах квіти та подарунки своїм рідним і близьким, здійснивши платежі з космосу за допомогою мережі Інтернет.

З огляду на ці тенденції, уряди багатьох країн світу проголосили основним напрямом своєї діяльності побудову так званого інформаційного суспільства. При цьому в ході дискусії іноді висловлюються дві діаметрально протилежні точки зору. Одна зі сторін стверджує, що Інтернет є ідеальним інформаційним середовищем, що він не має політичних границь і розвивається за своїми власними законами, тому будь-які спроби держави встановити правове регулювання Інтернету, а, відтак, і комп'ютерної комерції, - безглузді. Інша сторона, навпаки, виходить з того, що Інтернет через свою специфічність є сприятливим середовищем для здійснення різних правопорушень, безконтрольного поширення незаконної інформації, і тому необхідно застосувати правові заходи для запобігання подібним явищам.

Актуальність проблем, пов'язаних із формуванням інформаційного суспільства, викликає зацікавленість вчених і практиків. В останнє десятиліття значно зросла кількість міжнародних та вітчизняних конференцій, симпозіумів і круглих столів, а також монографій, статей та інших публікацій, присвячених дослідженню зазначеної теми. Проте, праці більшості вчених присвячені переважно інформаційному праву. Наша увага буде більш акцентована на проблемах правового регулювання електронної комерції.

Остання порушує питання про те, наскільки дана сфера вимагає особливого правового регулювання, що здійснюється на основі загальних правових норм, і тільки в деяких випадках потребується спеціальне правове регулювання.

Для формування фонду електронних документів та довідково-пошукового апарату електронної бібліотеки оптимальним є технологічний процес, що ґрунтується на конвеєрній обробці документального потоку з використанням автоматизованої бібліотечної інформаційної технології, на технологічних етапах якого здійснюється доповнення бібліографічних записів рефератами наукових публікацій, систематичними індексами та електронними адресами документів.

Застосування інформаційної технології конвеєрного формування інформаційних ресурсів електронної бібліотеки дозволяє здійснювати технологічну обробку мережевих надходжень електронних документів. Технологічні рішення, які запропоновано для формування електронної бібліотеки НБУВ, дозволяють заощадити усі виробничі ресурси та уникнути дублювання робіт й забезпечують ефективне наукове опрацювання документів для введення їх у суспільний обіг та бібліотечно-інформаційне обслуговування споживачів.

Список використаних джерел

1. UNIMARC Manual: Bibliographic Format 1994 [Electronic resource] / International Federation of Library Associations and Institutions. - Latest Revision: 6 April 2000. - Way of access: URL: http://www.ifla.org/VI/3/p1996-1/sec-uni.htm.

2. Watstein S.B., Calarco P.V., Ghaphery F.S. Digital library: keywords // Reference Services Review. - 1999. - V. 27. - № 4. - С. 344-352.

3. Антопольский А.Б., Вигурский К.В. Концепция электронных библиотек [Электрон. ресурс] // Электронные библиотеки. - 1999. - Т. 2. - Вып. 2. - Способ доступа: URL: http://www.iis.ru/el-ib/1999/199902/antopol/antopol.ru.html. - Загол. с экрана.

4. Баркова О.В. Досвід створення наукової електронної бібліотеки в Національній бібліотеці України імені В.І. Вернадського // Реєстрація, зберігання і оброб. даних. - 2001. - № 4 - С. 51-62.

5. Баркова О.В. Информационная технология формирования электронной библиотеки НБУВ // Науково-технічні бібліотеки в єдиному інформаційному просторі України: Міжнар. наук.-практ. конф. - К., 2000. - С. 123-129.

6. Баркова О.В. Напрями розвитку технологій формування інформаційних ресурсів електронних бібліотек в Україні // Електронні зображення та візуальні мистецтва: EVA 2002 Київ: Міжнар. конф., 22-24 травня 2002 р. - К., 2002. - С. 118-124.

7. Баркова О.В. Фонд електронних документів [Електрон. ресурс]. - Спосіб доступу: URL: http://www.nbuv.gov.ua /eb/ep_inf.html. - Загол. з екрану.

8. Валькова С., Добрынина И. Чем удобнее электронная копия // Библиотека (рус.).- 2000.- № 8.- C.33-35

9. Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и доказательства в суде: Учебно-практическое пособие: Навчальне видання.- М.: Городец, 2000.- 248 c.- ISBN 5-9258-0014-1

10. Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. - 2-е изд., испр. - М.: Наука, 1987. - 552 с.

11. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций: Навчальне видання.- М.: Инфра-М, 2001.- 185 c

12. Загорская Е.И. Библиотечные каталоги и каталогизация в меняющемся мире // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества (8-я Международная Конференция "Крым 2001"/ГПНТБ России.-М.,2001.-Т.1.- С.522-524.

13. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг": Проект 01.02.00 [Електрон. ресурс]. - Спосіб доступу: URL: http://e-commerce.naiau.kiev.ua/zakones/e-doc/htm.

14. Закон України про бібліотеки і бібліотечну справу // Відомості Верховної Ради України.-1995.-14 лютого.-С.121-131.

15. Информатика для юристов и экономистов / Симоно ­ вич С.В. и др. - СПб.: Питер, 2001.

16. Каспарова Н.Н. Правила каталогизации: Настоящее и будущее // Научные и технические библиотеки.-2000.-№6.-С.71-77.

17. Костенко Л., Сорока М. Бібліотека інформаційного суспільства // Бібліотечний вісник (укр.).- 2002.- № 3.- C.33-38

18. Красильникова И. Электронные средства доставки // Библиотека (рус.).- 2000.- № 9.- C.41-43

19. Лавренова О.А. Электронные каталоги: тенденции и практика // Научные и технические библиотеки.-2000.- №2.-С.29-35.

20. Майстрович Т. Что делать с электронными публикациями? // Библиотека (рус.).- 2000.- № 7.- C.27-29

21. Матвієнко О.В., Бородкіна І.Л. Internet-технології: проектування Web-сторінки: Навчальний посібник: Навчальне видання.- 2-е вид., дороблене і доп..- К.: ЦНЛ, 2004.- 154 c.

22. Меррей Р. Компоненты цифровой библиотеки и их взаимодействие // Научные и технические библиотеки. - 2000. - № 6. - С. 56-78.

23. Моторина А.Н. Традиционные и автоматизированные способы обработки документов: использование в библиотеке // Инновационная и маркетинговая деятельность библиотек высших учебных заведений: Зональная научно-практическая конференция, 11-14 сентября 2000.-НБ Южно-Уральского университета, 2000.-С.96-104.

24. Національна електронна бібліотека України. Основні проектні рішення [Електрон. ресурс] / Уклад.: Л. Й. Костенко. - Спосіб доступу: URL: http://www.nbuv.gov.ua /library/webstat.html. - Загол. з екрану.

25. Охтень О., Кисельов М. Електронні документи і стандартизація // Право України. - 1998. - № 3. - С. 45-48, 61.

26. Про національну програму інформатизації: Закон України від 4 лютого 1998 року № 74.98-ВР // Відомості Верховної Ради України (ВВР). - 1998. - № 27-28, ст. 181.

27. Сошинська Я. Правові аспекти бібліотечно-інформаційної діяльності в електронному середовищі // Бібліотечна планета (укр.).- 2003.- № 2.- C.7-10

28. Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд. - М.: "Книжная палата", 1991. - 271с.

29. Столяров Ю.Н. Документный ресурс: Учеб. пос. для студ. выс. учеб. зав. -- М.: Изд-во "Либерия", 2001. - 152 с.

30. Сукиасян Э.Р. Дискуссионный клуб "Термин" // Научные и технические библиотеки. - 2000. - № 6. - С. 113-119.

31. Сукиасян Э.Р. Электронный каталог и читатель //Научные и технические библиотеки.- 2000.- №9.-С.79-85. нформаційна технологія формування фонду електронних документів

32. Шевцова-Водка Г. Комп`ютерні бібліографічні ресурси: питання класифікації // Бібліотечний вісник (укр.).- 2001.- № 5.- C.13-19