- контроль качества приобретаемой продукции;

- контроль наличия необходимых приспособлений, состояния транспортных средств, предназначенных для перевозки, правильности проведения погрузо-разгрузочных работ и рациональное размещение продукции;

- отправка закупленной продукции на адрес предприятия, сопровождение грузов в пути их следования, соблюдение правил хранения продукции при транспортировке, содействие их своевременной доставке;

- контроль соблюдения требований охраны труда при проведении погрузо-разгрузочных работ;

- сдача доставленной продукции, оформление установленной приемо-сдаточной документации.

Начальник отдела маркетинга подчиняется коммерческому директору.

В круг обязанностей начальника отдела маркетинга входит:

- руководство проведения исследований основных факторов, формирующих динамику потребительского спроса на предприятии, соотношения спроса и предложения на аналогичные виды продукции, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции;

- обеспечение участия отдела в состоянии перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определение новых рынков сбыта и новых потребителей продукции;

- координирование деятельности всех функциональных подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической информации, созданию банка данных по маркетингу продукции предприятия (заявки на поставку, наличие запасов, емкость рынка и т.п.);

- организация изучения мнения потребителей и его влияния на сбыт продукции, а также подготовка предложений по повышению её конкурентоспособности и качества;

- осуществление контроля над своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, мотивацией определенного отношения потребителей к товарам предприятия;

- организация разработки стратегии поведения рекламных мероприятий в средствах массовой информации с помощью наружной, световой, электронной почтовой рекламы, рекламы на транспорте, участие в отраслевых выставках, ярмарках, выставках-продажах для информирования потенциальных показателей и расширения рынков сбыта;

- подготовка предложений по формированию фирменного стиля предприятия и фирменного оформления рекламной продукции;

- осуществление методического руководства дилерской службой и обеспечение ее всей необходимой технической и рекламной документацией;

- участие совместно с другими отделами в разработке предложений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции предприятия с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта.

- обеспечение руководства работой сервисных центров по гарантийному обслуживанию и ремонту продукции предприятия, подготовка предложений по техническому обоснованному планированию и производству запасных частей (по количеству и номенклатуре);

- осуществление надзора за правильностью хранения, транспортировки и использования продукции;

- руководство работниками отдела.

Менеджер по продажам подчиняется начальнику отдела маркетинга и отвечает за:

- организацию активного ведения торгово-оперативного процесса в торговых точках предприятия с целью постоянного увеличения объема продаж продукции;

- постоянный поиск перспективных и проведение ротации среди имеющихся партнеров с целью исключения неплатежеспособных клиентов;

- проведение постоянной обратной связь с покупателями продукции, анализ конъюнктуры потребительского рынка, общей ситуации в розничной торговле, при появлении новых тенденций - внесение предложений по корректировке работы соответствующих служб предприятия;

- осуществление регулярного анализа и контрольных проверок (за соблюдением правил торговли, за отпуском товаров по утвержденным оптово-розничным ценам, за своевременным оформлением актов на передачу материальных ценностей, за своевременным поступлением на предприятие денежных средств за проданные товары от оптово-розничных складов и магазинов и т.п.) с составлением плановых отчетов для администрации предприятия в пределах своей компетенции;

- рассмотрение в случае необходимости жалоб и разрешение спорных вопросов с покупателями;

- изучение передового опыта торговых предприятий, способствование его распространению и внедрению;

- проведение выставок-продаж и презентаций, осуществление комплексной рекламной поддержки подведомственных торговых точек;

- участие в проводимых отделом сбыта социологических исследованиях, а также в иной деятельности отдела.

2.3 Документооборот в ООО «АЗПИ»

Документы, используемые на предприятии, можно разделить на группы в соответствии с их принадлежностью к той или иной группе операций:

- нормативные и учредительные документы;

- документы, связанные с процессом снабжения;

- документы, отражающие производственный процесс;

- документы, связанные с процессом реализации;

- кассовые документы;

- документы общего назначения.

В таблице 2.1 отображены перечни документов, входящих в соответствующие группы.

Таблица 2.1 - Виды документов используемых на предприятии

Принадлежность к группе документов	Название документов
Нормативные и учредительные документы	- устав предприятия; - учредительные документы; - бухгалтерская и налоговая отчётность за прошлые периоды; - штатное расписание.
Документы управленческого (кадрового) характера	- личные сведения о сотрудниках; - приказы кадрового назначения: о приёме/увольнении, перемещении, повышении и т.д.; - ведомость начисления з/п; - ведомость отчисления на социальные нужды.
Документы, которые связанны с процессом снабжения	- плановые расчёты потребностей в материалах; - заказы на материалы; - договор купли-продажи; - ТТН на материалы; - счета-фактуры полученные; - акт о приёмке материалов; - счета к оплате.
Принадлежность к группе документов	Название документов
Документы, принадлежащие к производственному процессу	- план производства; - требование-накладная на отпуск материалов; - акт списания материалов в производство; - ведомость учета готовой продукции; - накладная (выпущена и оприходована на склад продукция); - табель учета рабочего времени; - отчет о незавершенном производстве.
Документы, связанные с процессом реализации	- заказы на продукцию; - договор купли-продажи; - счета-фактуры выданные; - требование-накладная на отгрузку продукции; - приказ-накладная (отгружено покупателям); - ТТН на отгруженную продукцию.
Кассовые документы	- наличные расчеты, в т.ч. чек денежный, объявление на взнос наличными. - кассовые документы - приходный и расходный кассовый ордер; - кассовая книга; - расчётно-платежная ведомость;
Принадлежность к группе документов	Название документов
Документы общего назначения	- отчет о работе подразделения (склад, бухгалтерия, производство); - выписка с расчетного счета; - ведомость начисления амортизации; - банковские документы: платежные поручения и требования, аккредитивы, расчеты по инкассо, чеки расчетные и т.д.; - бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, книга продаж, пояснительная записка.

2.4 Описание ключевых бизнес-процессов предприятия по учету материалов

Рассмотрим деятельность предприятия ООО «АЗПИ», которое занимается производством продукцией прецизионных изделий (форсунки, распылители). Модель ООО «АЗПИ» представлена в виде контекстной диаграммы IDF0 на рисунке 2.1.



Рисунок 2.2 - Контекстная диаграмма

Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Декомпозиция контекстной диаграммы

Основными работами предприятия являются:

- снабжение;

- производство;

- сбыт;

- хранение;

- учет.

Ниже будет рассмотрена каждая работа в отдельности.

Декомпозиция процесса «Снабжения» представлена на рисунке 2.3

Рисунок 2.3 - Декомпозиция процесса «Снабжение»

Функция снабжения должна обеспечить своевременное и полное удовлетворение потребностей производства в материалах при минимальных затратах на их доставку, хранение и распределение.

Для этого необходимо произвести следующие работы:

- закупить ТМЦ;

- приобрести внеоборотные активы.

Потоки данных:

- заказы;

- заявки на ТМЦ;

- план потребности в материалах;

- сведения об оплате;

- документы на поставку, данные о поставщиках;

- гражданский кодекс;

- сотрудники служб снабжения;

- сотрудники предприятия, оборудование;

- накладные на приход материалов;

- счета, счет фактуры, авансовые отчеты;

- заказы, договора.

Декомпозиция процесса «Хранение» представлена на рисунке 2.4

Рисунок 2.4 - Декомпозиция процесса «Хранение»

Работы необходимые для функции «Хранение»:

- прием ТМЦ;

- внутреннее перемещение ТМЦ;

- отпуск ТМЦ;

- инвентаризация склада;

- ведение карточки складского учета.

Потоки данных:

- накладные на приход материалов;

- ЛЗК, требования на материалы, акты, накладные на приход ГП;

- накладные на отпуск;

- приходные складские ордера;

- приходные, расходные складские ордера;

- распоряжение на инвентаризацию склада;

- расходные складские ордера, ТТН

- складские ордера, отчеты;

- заявки на ТМЦ;

- инвентаризационный отчет;

- сведения об остатках.

Декомпозиция процесса «Ведение картотеки складского учета, как есть на предприятии » представлена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 - Декомпозиция ведение «Ведение картотеки складского учета, как есть на предприятии»

Для правильного ведения учета материала необходимо выполнить следующие работы:

- создать карточку складского учета;

- формирование прихода ТМЦ;

- формирование отклонений;

- формирование расхода ТМЦ;

- Формирование норм запасов ТМЦ;

- расчет складских остатков;

- заказ ТМЦ.

Потоки данных:

- приходные складские ордера;

- расходные складские ордера;

- инвентаризационный отчет;

- нормы запасов;

- заявки на ТМЦ;

- потребность в материалах;

- сведения об остатков.

Декомпозиция процесса «Сбыт» представлена на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 - Декомпозиция процесса «Сбыт»

2.5 Функциональная и организационная структуры подсистемы «Управление материально-техническими средствами»

Объектом управления в подсистеме «Управление материально-техническими средствами» (УМТС) являются потоки материалов, начинающих свое движение со склада предприятия, а также складские транспортные и заготовительные операции.

Поток материалов как объект управления должен удовлетворять следующим требованиям:

- включать всю номенклатуру материальных ценностей, необходимых для изготовления конечной продукции предприятия;

- обеспечивать производственные процессы каждым видом материалов в количествах, строго соответствующих потребностям производства;

- обеспечивать поступление материалов на каждое рабочее место в определенный момент времени;

- вовлекать в каждый момент времени в процессе минимальное количество материалов, обеспечивающих непрерывность производственных процессов;

- предусматривать минимальные расходы по эксплуатации потока (транспортно-заготовительные, складские и т.д.).

Основными функциями подсистемы, обеспечивающими выполнение этих требований, являются планирование, регулирование и учет. Планирование обосновывает цели функционирования объекта управления, регулирование осуществляет прямую связь системы управления с объектом, а учет обеспечивает обратную связь объекта с системой управления.

Основным методом планирования в подсистеме УМТС является балансовый метод. УМТС планируется в два этапа - составление заявки и расчет плана. Материальный баланс в сводной номенклатуре в натуральном и денежном выражении является планом УМТС. В основу системы учета положен нормативный метод. В таблице 2.2 приведен перечень операций, которые выполняются в подсистеме учет материалов. Все операции УМТС сгруппированы по стадиям потока и по отношению к функциям управления подсистемы: планированию, регулированию, учету.

Таблица 2.2 - Операции выполняемые подсистемой учет материалов

Операции управления по стадиям материального потока	Принадлежность операций к	Периодичность выполнения
	планированию	регулированию	учету
Отгрузка материалов (комплектующих изделий) со склада поставщика
Расчет потребности в материалах на производственную программу, ремонтно-эксплуатационные работы, формирование запасов и другие нужды	+			2 раза в год (май - июнь; сентябрь - октябрь)
Изыскание источников удовлетворения потребностей	+			2 раза в год
Расчет норм запасов	+			1 раз в год
Защита фондов		+		2 раза в год
Разработка и корректировка номенклатуры-ценника	+			По мере необходимости
Операции управления по стадиям материального потока	Принадлежность операций к	Периодичность выполнения
	планированию	регулированию	учету
Заключение договоров на поставку		+		2 раза в год по мере необходимости
Разработка мероприятий по снижению транспортно-заготовительных расходов	+			1 раз в год
Подержание постоянной связи с поставщиками		+		Постоянно
Учет материалов, находящихся в пути				Постоянно
Оперативная перенарядка материалов				По мере необходимости
Поступление материалов на склад предприятия-потребителя
Разработка оперативного плана завоза материалов	+			1 раз в месяц
Операции управления по стадиям материального потока	Принадлежность операций к	Периодичность выполнения
	планированию	регулированию	учету
Поддержание связи с транспортными организациями о прибыли грузов		+		Постоянно
Оформление приходных документов (качественная и количественная приемка и др.)			+	Постоянно
Учет выполнения поставщиками договорных обязательств			+	1 раз в неделю
Выписка распоряжений на доставку грузов		+		По мере прихода грузов
Оформление претензий к поставщикам		+		По мере необходимости
Оформление приемо-сдаточных документов в случае возвратов материалов из производства		+	+	По мере необходимости
Операции управления по стадиям материального потока	Принадлежность операций к	Периодичность выполнения
	планированию	регулированию	учету
Осуществление финансовых расчетов с поставщиками		+	+	В соответствии с условиями договора
Нахождение материалов на складах предприятия и в других местах хранения
Нахождение материалов на складах предприятия и в других местах хранения
Заключение договоров с работниками складов о материальной ответственности за сохранность материалов			+	1 раз с каждым материально-ответственным лицом
Оперативный учет движения материалов на складах в натуральном выражении			+	Ежедневно
Операции управления по стадиям материального потока	Принадлежность операций к	периодичность выполнения
	планированию	регулированию	учету
Учет дефицита материалов				1 раз в неделю
Учет неликвидных материалов			+	1 раз в месяц
Контроль величины запасов		+		Ежедневно
Инвентаризация остатков			+	1 раз в год
Поступление материалов в производственное потребление				Перепись по состоянию на 1.X
Определение потребности и установление цеховых лимитов в материалах	+			1 раз в квартал с ежемесячной корректировкой
Планирование работы внутризаводского транспорта по доставке материалов	+			Ежедневно
Оформление актов замены материалов		+		По мере необходимости
Операции управления по стадиям материального потока	Принадлежность операций к	периодичность выполнения
	планированию	регулированию	учету
Оформление документов об отпуске материалов			+	Ежедневно
Учет отпусков материалов			+	Ежедневно
Производственное потребление материалов
Оформление ожидаемого остатка в цехах	+			1 раз в месяц и по мере необходимости
Контроль соблюдения норм расхода		+	+	Ежедневно
Инвентаризация цеховых остатков			+	1 раз в месяц

Процесс движения материальных ресурсов подразделяются на следующие стадии: отгрузку материалов (комплектующих изделий) со склада предприятия-поставщика, поступление материалов на склад предприятия-потребителя, нахождение материалов на складах предприятия-потребителя, их поступление в производственное потребление, собственное производственное потребление.

Организационная структура служб аппарата управления МТС предусматривает строгое распределение обязанностей по выполнению функций управление. Количество подразделений, численный состав сотрудников каждого подразделения, взаимосвязь подразделений определяются: номенклатурой используемых материалов, их физико-химическими свойствами, величиной потребности в материалах, количеством подразделений предприятия, использующих материал, организацией движение материалов со складов в производство.

Структура органов материально-технического снабжения показана на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 - Структура органов материально-технического снабжения

Отдел материально-технического снабжения завода и внешнего кооперирования состоят из оперативных секторов, осуществляющих обеспечение производства однородными группами материалов, сектора управления (планового сектора) и материальных секторов. Плановые секторы этих отделов планируют текущие и перспективные потребности в материалах, распределяют их в нутрии предприятия и корректируют планы снабжения на основе учетных данных. Оперативные секторы дают заказ и организуют получение материалов для предприятия.

В функции материальных складов входят организация приемки, хранения, выдачи материалов и учет их движения.

Структура подразделений подсистемы УМТС определяется их специализацией, в общей структуре управления предприятием подразделения УМТС выделяются по линейно-функциональному признаку.

Для предприятий с относительно небольшой номенклатурой потребляемых материалов и небольшим числом поставщиков, в условиях устойчиво сложившихся связей с поставщиками, при относительно небольшом количестве подразделений предприятия должен преобладать функциональный принцип.

Для предприятия с большой номенклатурой потребляемый материалов и пользующихся услугами большого числа поставщиков при большом количестве подразделений производственной структуры должен преобладать линейный принцип. В составе службы снабжения на крупном предприятии выделяются специализированные подразделения по диспетчеризации и сводному планированию.

2.6 Предпосылки автоматизации учета материалов

2.6.1 Постановка проблемы

С целью повышения эффективности ведения учета материалов на предприятии ООО «АЗПИ» необходимо создать и внедрить АИС, позволяющую автоматизировать учет материалов.

Автоматизация учета материалов позволит более точно и эффективно вести учет материалов и получить от автоматизации оперативную, достоверную, информацию о движении, наличии и остатках материальных ценностей.

При создании АИС необходимо учитывать следующие моменты:

- необходимо включить в разрабатываемый комплекс уже отлаженную и проверенную временем технологию ведения учета материалов, используемую до настоящего момента на предприятии;

- при разработке АИС необходимо по возможности пользоваться теми же средствами разработки, что и были использованы ранее;

- при невозможности выполнить вышеуказанные требования по каким-либо сторонним причинам, необходимо максимально приблизить создаваемую АИС к уже действующей системе: обеспечить интеграцию данных, выгрузку документов и т.д.

2.6.2 Цели и принципы разработки подсистемы

Управление материально-техническим снабжением (УМТС) представляет собой совокупность операций по планированию потребностей в сырье, материалах, покупных полуфабрикатах и комплектующих изделиях, по получению и распределению их внутри предприятия, по оперативному учету, анализу и регулированию движения материалов.

Основной целью УМТС является своевременное и полное удовлетворение потребностей производства в материалах при минимальных затратах на их доставку, хранение и распределение. Для достижения поставленной цели в процессе УМТС необходимо осуществить следующий комплекс операций:

- определение потребностей в конкретных видах материалов для выпуска продукции, обеспечения производства и обоснование ее перед планирующими органами;

- заказ материалов по специфицированной номенклатуре в соответствии с выделенными фондами;

- получение и распределение материалов на предприятии в соответствии с заданными сроками;

- учет прихода, уровня запасов и расходов материалов;

- оперативный контроль за состоянием и использованием материалов на складах и в производстве.

Перечисленные операции являются специфичными, присущими только сфере материально-технического снабжения.

Основными принципами построения подсистемы УМТС являются:

- системный подход, который проявляется в комплексном решении задач в подсистеме, в установлении границ изучаемого объекта; в установлении цели и критерия функционирования подсистемы, в установлении взаимосвязей информационных потоков внутри подсистемы и с внешней средой;

- совместимость подсистемы управления МТС с другими подсистемами более высокого уровня. Выделение подсистемы управления МТС предприятия как обособленной подсистемы позволяет локально рассматривать вопросы проектирования этой подсистемы и разработать в некоторой степени законченную методологию их решения. Вместе с тем подсистема управления МТС является звеном в АСУП и АСУ МТС более высокого уровня;

- перспективность подсистемы, т.е. возможность учета новых требований, которые могут быть предъявлены к системе снабжения. Несмотря на тесную информационную взаимосвязь всех задач в подсистеме управления МТС, она должна позволять легко развивать и детализировать решаемые задачи, а также включать решение новых задач;

- экономичность подсистемы означает минимум затрат, связанных с ее функционированием;

- базирование подсистемы управления МТС на существующую организационную структуру системы снабжения с учетом необходимых и возможных изменений;

- проектируемая подсистема должна обеспечивать органы снабжения всей необходимой информацией.

2.6.3 Характеристика перечня задач подсистемы УМТС

Объединение отдельных операций, выполняемых в рамках подсистемы учет материалов на основе информационно-логической их взаимосвязи, позволяет выявить перечень задач и уточнить состав проводимых в них расчетов.

Таблица 2.3 - Перечень задач, решаемых в подсистеме УМТС

Наименование задачи	Наименование задачи	Основные показатели
		выходные	входные
Расчет потребности в материалах в сводной номенклатуре (по предприятию на год)	Определение данных о потребности в материалах в свободной номенклатуре для заявок материалов на основное производство	Потребности материалов: в отчетном году; в текущем году; на планируемый год; экономия; перерасход	Объем производства: в отчетном году; на текущий год; на планируемый год; Сводные нормы расхода материалов: в отчетном году; на текущий год; на планируемый год;
Наименование задачи	Наименование задачи	Основные показатели
		выходные	входные
Расчет лимитов материалов (по цеху на квартал, месяц)	Определение потребности в материалах в специфицированной номенклатуре на производственную программу и лимитов на получение материалов	Объем производства (по периодам). Норма расхода материалов на деталь, сборочную единицу. Потребность в материалах (по периодам) Лимит материалов с учетом корректировок по фактической выдаче	Объем производства (по периодам). Норма расхода материалов. Данные о выдачи материалов за прошлый период
Наименование задачи	Наименование задачи	Основные показатели
		выходные	входные
Расчет лимитов комплектующих изделий (по цеху на квартал, месяц)	Определение потребности в комплектующих изделиях в специфицированной номенклатуре на производственную программу и лимитов на получение комплектующих изделий	Потребность в комплектующих изделиях (по периодам). Количество комплектующих изделий по лимиту с учетом корректировок по фактической выдаче	Количество товарной продукции по номенклатурному плану производства. Количество продукции по детальному плану (по периодам). Норма расхода комплектующих изделий на сборочную единицу по комплектовочной ведомости. Количество комплектующих изделий, выданных в цех за прошедший месяц
Наименование задачи	Наименование задачи	Основные показатели
		выходные	входные
Учет обеспеченности материалами (по складу предприятия за сутки, месяц)	Контроль за обеспеченностью производственной программы предприятия для выявления дефицитных позиций материалов	Потребность материалов на программу с учетом фактических выдач за прошедший период. Количество поступивших и выданных материалов. Количество материалов в остатке. Обеспеченность материалов на программу. Ресурсы материалов на расчетный период	Потребность материалов на программу по цехам. Количество материалов, выданных за сутки. Количество материалов, поступивших за сутки. Количество материалов, подлежащих поставке
Наименование задачи	Наименование задачи	Основные показатели
		выходные	входные
Учет обеспеченности комплектующими изделиями (по складу предприятия за месяц)	Контроль за обеспеченностью производственной программы для выявления дефицитных позиций комплектующих изделий	Потребность в комплектующих изделиях на программу с учетом фактических выдач за прошедший период. Количество поступивших и выданных комплектующих изделий. Количество комплектующих изделий в остатке.	Потребность в комплектующих изделиях на программу по цехам. Количество комплектующих изделий, поступивших за сутки. Количество материалов, подлежащих поставке
Наименование задачи	Наименование задачи	Основные показатели
		выходные	входные
Оперативный учет движения материалов (по складу предприятия за сутки, месяц)	Оперативный учет поступления и выдачи материалов на общезаводских складах. Определение величины остатка материалов на дату расчета	Количество материалов, поступивших по поставщикам за сутки и сначала месяца. Количество материалов, выданных по потребителям за сутки и с начала месяца. Количество материалов в остатке на складе на дату расчета	Количество материалов, поступивших по поставщикам. Количество материалов, выданных потребителям.
Наименование задачи	Наименование задачи	Основные показатели
		выходные	входные
Оперативный учет движение комплектующих изделий (по складу предприятия за сутки, месяц)	Оперативный учет поступления и выдачи комплектующих изделий на общезаводских складах. Определение величины остатка комплектующих изделий на дату расчета	Количество комплектующих изделий, поступивших по поставщикам за сутки и с начала месяца. Количество комплектующих изделий, выданных потребителям за сутки и с начала месяца. Количества комплектующих изделий в остатке на складе на дату расчета	Количество комплектующих изделий, поступивших по поставщикам. Количество комплектующих изделий, выданных потребителям
Наименование задачи	Наименование задачи	Основные показатели
		выходные	входные
Контроль за состоянием запасов материалов (по складу предприятия за сутки, месяц)	контроль за состоянием запасов по каждому типосорторазмеру материала	Остаток материалов на складе. Отклонение от нормы запаса	Движение материалов на складах. Нормы максимальных запасов
Контроль за состоянием запасов по комплектующим изделиям (по складу предприятия за сутки, месяц)	Контроль за состоянием запасов по каждому комплектующему изделию	Остаток комплектующих изделий на складе. Норма запаса. Отклонение от нормы.	Движение комплектующих изделий на складах. Нормы максимальных запасов

2.6.4 Информационная модель подсистемы

Информационная модель в подсистеме УМТС строится на основе алгоритмов расчетов показателей с целью оценки объемов и потоков информации, установления взаимосвязи задач в подсистеме и с задачами других подсистем АСУП, а также определения порядка функционирования подсистемы.

Информационная модель является основой рациональной организации автоматизированной подсистемы УМТС, так как способствует осуществлению принципа интегрированной обработки информации.

Используемая в подсистеме УМТС информация подразделяется на текущую информацию, определяющую движение материалов; нормативную информацию (первичную и вторичную) и управляющую информацию (расчет потребности в материалах, расчет стоимости материалов и отчет о движение материалов).

Основной объем условно-постоянной информации в системе составляют технико-экономические нормативы. Но кроме нормативов условно-постоянная информация включает массивы условных обозначений и справочную информацию.

Схема интеграции обработки управляющей информации, установленная применительно к управлению МТС приведена на рисунке 2.9



Рисунок 2.8 - Схема формирования управляющей информации в подсистеме МТС

Из рисунка следует, что принцип интеграции реализуется благодаря использованию ранее исчисленных технико-экономических показателей, предопределяющих производственно-хозяйственную деятельность предприятия и сформированных сводных нормативов - базовых показателей.

2.6.5 Алгоритм решения задачи

Одним из основных этапов решения задачи становится формирование объединенного массива нормативно-плановых данных, которые являются базой для определения потребности предприятия в материалах. Порядок формирования объединенного массива и предшествующие ему преобразования в массивах норм и планов, а также расчет потребности в материалах могут различаться в зависимости от исходной информации.

Специфицированную потребность предприятия в материалах на базе информации объеденного массива нормативно-плановых данных при использовании номенклатурных планов производства и специфицированных норм расхода материалов на сборочную единицу определяют в такой последовательности:

- рассчитывают заводскую норму расхода на сборочную единицу (d_iq):

d_iq = ?d^z_iq , (1)

zw

где d^z_iq - специфицированная норма расхода i-го материала на q-ю сборочную единицу в Z-м цехе;

w - множество цехов, в которых используются i-й материал для производства q-й сборочной единицы.

- устанавливают специфицированную потребность в материалах на каждую сборочную единицу (t^p_iq) либо на группу сборочных единиц (t^p_iu) на квартал:

t^p_iq = d_iq*Q^p_q ; (2)

t^p_iu = d_iq*Q^p_u , (3)

где d_iq - специфицированная норма расхода i-го материала d-ю сборочную единицу (или на u-ю группу сборочных единиц);

Q^p_q - номенклатурный план производства q-й сборочной единицы на p-й период;

Q^p_u - номенклатурный план производства u-й группы сборочных единиц на p-й период.

- Рассчитывают итоговою потребность по каждому типосорторазмеру материалов (t^p_i) по формулам:

t^p_i = ? t^p_iq; (4)

qn

t^p_i = ? t^p_iu, (5)

un

где n - множество сборочных единиц (группы сборочных единиц), на производство которых используется i-й материал.

- Определяют итоговую потребность (t^p_u) по каждой группе материалов:

t^p_u = ? t^p_i , (6)

ic

где с - множество типосорторазмеров материалов, относящихся к u-й группе.

Специфицированная потребность в материалах на весь плановый период представляет собой сумму соответствующих потребностей по каждому р-му периоду.

2.6.6 Изучение рынка АИС

До недавнего времени у компаний, которые решали автоматизировать склад, был один выбор - крупнобюджетные иностранные программные продукты. Помимо серьезных финансовых и временных затрат, внедрение подобных решений требовало значительной корректировки существующих бизнес-процессов склада, в соответствие, с логикой работы внедряемой системы автоматизации склада. Данный факт усложняет процесс адаптации сотрудников, задействованных в контуре автоматизации, что влияет на результат внедрения системы в целом.

Рассмотрим некоторые программные продукты, для того чтобы изучить и проанализировать программный продукт, сделать выбор инструмента для решения поставленной задачи.

«1С:Бухгалтерии 8.0»

Контроль за наличием и движением товарно-материальных ценностей предприятия -- это одна из задач бухгалтерского учета, пересекающаяся с задачами складского учета. Эта задача решена в «1С:Бухгалтерии 8.0».

Реализован учет материалов, продукции и товаров на складах. Товарно-материальные ценности учитываются в разрезе позиций номенклатуры, партий и складов. Дополнительно могут учитываться таможенные декларации и страна происхождения.

Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

“Проксима склад ®”

Коммерческими преимуществами предлагаемых решений являются адаптивность, высокая функциональность, а также максимальная доступность для проектов автоматизации склада с различным бюджетом, которая достигается за счет последовательного масштабирования функциональных возможностей (от уровня Express до уровня WMS) и гибкой системы скидок на программное обеспечение и специализированное оборудование, а также разнообразных форматов приобретения решений.

Все модули системы Проксима склад ® обладают удобным однооконным линейным интерфейсом, что обеспечивает возможность работы с ними на интуитивном уровне. Для работы в системе не требуется специальных знаний в области ИТ-технологий, достаточно навыков опытного пользователя и понимания складских процессов. Программа терминала сбора данных проста в освоении и содержит механизмы предотвращения и контроля ошибочных действий пользователя. Для оперативного сопровождения системы со стороны клиента, достаточно ИТ-специалиста со знаниями системного администратора.

Основу решений на базе системы Проксима склад ® составляют современные технологии складского учета:

- штриховое кодирование или RFID-идентификация товара и объектов склада (мест хранения, поддонов, контейнеров, тары, идентификационных карт персонала и т.д.);

- использование мобильных компьютерных терминалов сбора данных для реализации всех технологических операций на складе, что обеспечивает увеличение скорости выполнения операций и уменьшает количество совершаемых персоналом ошибок, а также иного специализированного оборудования (сканеры штрих-кода, принтеры и аппликаторы этикеток штрих-кода).

“Галактика”

Система развивалась под заказ, и результатом такого проектирования и разработки стало следующее:

- система состоит из набора слабосвязанных между собой модулей;

- модули реализуют, в первую очередь, функции учета конкретных внешних документов (приходных ордеров, счетов-фактур, складских документов и т.д.);

- управляющих документов или автоматически генерируемых с целью управления документов в системе не существует.

Информационные связи между модулями это, в первую очередь, общие справочники и, очень редко, передача данных. Передача данных реализована, как правило, следующим образом: просматривается список документов на входе (из другого модуля) и к каждому документу можно ввести новый в текущем модуле. Так связаны модули Снабжение, Сбыт и Склад. Таким же образом связаны все модули с бухгалтерией (т. е. проводки, точнее хозяйственные операции к внешним документам, вводятся вручную).

Настройка системы производится путем настройки базовых справочников и определения хозяйственных операций (кодов проводок). Данная информация влияет на системы материального и бухгалтерского учета (учет по складам, по балансовым счетам и т.д.), а также на содержание отчетных форм. Настройки абсолютно не влияют на технологию или процедуру обработки документов. Она всегда одинакова.

Схемой настройки бухгалтерского учета - является классическая Советская схема по балансовым счетам и хозяйственным операциям. Причем, оперативные документы в системе существуют сами по себе, а хозяйственные операции - сами по себе.

Какой-либо единой базовой технологии обработки документов не существует. Результатом этого является то, что не существует способа определить сквозную (по всей системе) процедуру обработки бизнес - функции (например, реализация бизнес - функции снабжения материалами, начиная от заявки и проверки бюджета и кончая поступлением на склад и отражением этого в бухгалтерском учете).

“Ис-Про”

Система Ис-Про предназначена для использования различными предприятиями. Она применяется в торговле, в сфере услуг, в производстве. Система обеспечивает ведение оперативного, управленческого, налогового, бухгалтерского учета и позволяет проводить анализ всех бизнес - процессов, происходящих на предприятии, до бухгалтерской обработки соответствующих первичных документов.

Программный комплекс Ис-Про построен на документарном принципе ввода и хранения информации. Документ является элементарной информационной единицей системы и средством хранения данных. Учет ведется в натуральных и стоимостных измерителях. Набор натуральных измерителей определяется самим объектом учета. Учет в стоимостных измерителях ведется в валютах совершения операций и в единой валюте учета.

Программный комплекс Ис-Про имеет модульную архитектуру. Каждая подсистема обладает относительной самостоятельностью и может эксплуатироваться как в составе комплекса, так и отдельно.

Каждая подсистема предназначена для автоматизации учета одной из сторон деятельности предприятия. Кроме того, в состав комплекса входят подсистемы администрирования и ведения общих справочников. Они обеспечивают функционирование программы при любой конфигурации системы. Набор подсистем различается в зависимости от профиля предприятия или автоматизируемых задач учета.

Подсистемы структурно состоят из набора прикладных модулей. Часть модулей является обязательными, и всегда входят в поставку (базовая поставка). Остальные функции являются дополнительными и обеспечивают сервисные функции программы или реализуют нестандартные бизнес - процедуры прикладной системы.

2.6.7 Обоснование выбора АИС комплексной автоматизации

После изучения программных продуктов, их функциональных возможностей. Мы остановили свой выбор на СУБД Microsoft office Access мотивируясь следующими принципами:

- стоимость большинства программных продуктов для данного профиля слишком высока;

- будущий программный продукт будет создан с учетом особенностей производства;

- необходимо также учесть удобство интерфейса;

- легкость обучения, специалистов (заведующий складом, кладовщик) занимающейся данной задачей.

2.6.8 Техническое задание на создание автоматизированной системы

Общие сведения

Автоматизируемый объект - ООО «АЗПИ». Данное предприятие находится в городе Барнаул, основным видом его деятельности является производство прецизионных изделий (распылителей, форсунок). Для эффективного учета материалов на предприятие требуется автоматизировать картотеку складского учета.

Условное обозначение системы: «Автоматизация учета материалов»

Шифр темы или шифр (номер) договора: №00001-К от 10.02.07 г.

Перечень документов, на основании которых создается система: заказ на создание системы № 00001-КЗ от 10.02.07 г., договор об исполнении работы №00001-К от 10.02.07 г..

Утверждающая организация: ООО «АЗПИ».

Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы: 12.02.07 - 15.05.07г.

Полное наименование системы: автоматизированная информационная система «Учет материалов» на предприятии ООО «АЗПИ».

Цель создания системы: автоматизировать учет материалов в организации

Назначение системы:

автоматизированная обработка информации:

- о поступление материалов на предприятие;

- о движение материалов внутри организации.

составление внутренних отчётов о проделанной работе для предприятия «АЗПИ»;

- формирование отчета «Ведомость остатков».

Требования к структуре и функционированию системы

- система должна поддерживать единую технологию обработки и предоставления данных;

- система должна функционировать как единое целое;

- система должна быть реализована по принципу однократного ввода данных;

- использование в рамках системы единого набора инструментальных средств;

- открытость структур хранения информации.

Можно выделить следующие основные функциональные подсистемы:

- поступление материалов;

- учет материальных запасов;

- учет движения материальных запасов.

Все перечисленные подсистемы должны быть тесно интегрированы между собой, и использовать единый поход к обработке, хранению и передаче данных.

Все сведения заносятся в единую базу данных, к которой предъявляются следующие требования:

- адекватность БД предметной области;

- полнота;

- достоверность;

- интегрированность;

- независимость;

- минимальная избыточность данных;

- целостность, согласованность;

- безопасность данных;

- гибкость и адаптивность структуры;

- производительность;

- эффективность и надежность функционирования;

- возможность взаимодействия пользователей различных категорий и в различных режимах;

- простота и удобство эксплуатации;

Правовое обеспечение

АИС разрабатывается на основе договора, заключенного между заказчиком и разработчиком. Создание и использование системы не противоречит Законодательству РФ. Правами на использование АИС «Учет материалов».

Требования к инструментальному обеспечению

Программное обеспечение:

Для корректной работы необходима операционная система Windows 95/98/2000/XP и MS Office с установленными компонентами Access (версия не ниже 2000).

Техническое обеспечение:

Компьютер(ы) Pentium-II-(Celeron) 533, 64 Mb RAM;

Свободное место на HDD не менее 10 Mb (требуемое пространство будет увеличиваться при заполнении баз данных);

Принтер.

Лингвистическое обеспечение

Отсутствует за ненадобностью, так как АИС «Учет материалов» предназначена для конкретного предприятия, будет использоваться на одном предприятии в пределах одной страны (с русскоязычным населением) и не будет поставляться кому-либо еще.

Стадии и этапы разработки

Состав работ по проектированию АИС:

- разработка структуры баз данных;

- разработка интерфейса;

- разработка экранной оболочки;

- написание программы;

- отладка программы;

- тестирование программы;

- техническое сопровождение.

Перед вводом системы в действие необходимо осуществить ряд мероприятий:

- формы документов должны быть приведены в соответствие с формами, используемыми в системе;

- рабочее место должно быть оборудовано требуемыми техническими средствами;

- обучить персонал работе с системой.

Описание АИС «Учет материалов»

Основной частью АИС «Учет материалов»» является приложение реализованное на базе Microsoft Аccess, которое реализует основные функции и возможности системы.

Назначение АИС

Система предназначена для учета, обработки и хранения информации о поступлении и расходовании ТМЦ. АИС «Учет материалов» служит для автоматизации работ, связанных с ежедневным учетом ТМЦ.

Цели создания АИС

Цели создания АИС «Учет материалов»:

- упростить формирование отчетных документов;

- повысить оперативность обработки данных;

- повысить качество работы материально ответственного лица.

Описание среды

Программа разработана в среде MS Access. Это среда для визуальной реализации приложений для работы с базами данных. Среда MS Access работает под операционной системой семейства Windows.

Установка и запуск программы

Установка программы производится путем копирования на жесткий диск каталога Учет материалов, где хранится проект.

Запуск программы производится исполняемым файлом Uchyet.mdb.

Описание информационного обеспечения

Подход, основанный на использовании баз данных, предполагает осуществление сбора, хранения и обработки большого количества данных.

Базу данных можно определить как совокупность взаимосвязанных и хранящихся вместе данных, при наличии минимальной избыточности, для их оптимального использования. Данные запоминаются так, чтобы они были независимы от использующих их программ. Для добавления новых или модификации существующих данных, а также для поиска данных в базе данных применяется общий управляемый способ. Данные структурируются таким образом, чтобы была обеспечена возможность дальнейшего наращивания приложений. Говорят, что система содержит совокупность баз данных, если они структурно полностью самостоятельны.

Разработка баз данных должна удовлетворять следующим требованиям:

- адекватность базы данных предметной области;

- эффективность и надежность функционирования;

- независимость данных;

- минимальная избыточность данных;

- простота и удобство эксплуатации;

- целостность и согласованность данных.

Входная информация

Входной информацией для АИС «Учет материалов» служит информация о движении товарно-материальных ценностей:

- Акт приемки материалов;

- Приходный кассовый ордер;

- Расходная накладная;

- Расходный кассовый ордер.

Выходная информация

Выходной информацией для АИС «Учет материалов» служит следующая информация:

- Ведомость остатков материалов.

Также выходной информацией являются отчеты, отражающие движения материальных средств.

АИС «Учет материалов» предусматривает формирование отчета за любой промежуток времени о движение материалов (приходе, расходе), а также остаток на (начало, конец) отчетного периода. Сформированные отчеты можно просмотреть, отредактировать, сохранить и вывести на печать.

2.6.9 Технический проект

Описание системы

Разрабатываемая система предназначена для точного и эффективного ведения учета материалов, а также позволяет получать оперативную, достоверную информацию о движении материальных ценностей и наличии их остатков.

Разрабатываемая система должна выполнять следующие функции:

- учет материальных ценностей;

- позволять вводить новые данные;

- учет отчетных документов;

- расчет остатков материалов;

- автоматическое создание отчетов.

Общая структура системы представлена на рисунке 2.9

Акт приемки материалов

Приходный кассовый

ордер Ведомость

Расходная накладная остатков

Расходный кассовый

ордер

Рисунок 2.9 - Информационная система «Учет материалов»

Система включает в себя следующие виды справочников:

- материалы;

- единицы измерения;

- места хранения;

- организации.

Включает в себя следующие виды документов:

- акт приемки материалов

- приходный кассовый ордер

- расходная накладная

- расходный кассовый ордер

Данная система позволяет формировать следующие отчеты

- ведомость остатков на определенную дату по конкретному материалу;

- ведомость остатков за месяц.

Формы представление этих ведомостей формируются с помощью запросов. Они представлены на рисунках 2.10, 2.11.

Рисунок 2.10 - Ведомость остатков на определенную дату по конкретному материалу

Рисунок 2.11 - Ведомость остатков за месяц

Моделирование системы

Для построения информационной модели необходимо построить логическую модель, в которой необходимо определить сущности, зависимость между сущностями, задать первичные и альтернативные ключи, определить неключевые атрибуты сущностей; перейти к физическому описанию модели: назначить соответствующее имя сущности - имя таблицы, атрибуты, сущности - атрибут таблицы, задание триггеров, хранимых процедур и ограничений; и сгенерировать базу данных.

Логическая модель

На рисунке 2.12 представлена логическая модель разрабатываемой модели.

Рисунок 2.12 - Логическая модель

В данную логическую модель вошли 12 сущностей:

ПКО - Приходный кассовый ордер. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Код ПКО - имеет статус ключевого поля;

-Дата;

- Номер;

- Код Организации;

ПКО материалы. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Составной ключ состоит из следующих атрибутов: Код ПКО, Код материала;

- Количество;

- Цена за ед;

- Всего;

РКО. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

- КодРКО - имеет статус ключевого поля;

- Номер;

- Дата;

- Код организации.

РКО Материалы - Расходный кассовый ордер материалов. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Составной ключ состоит из следующих атрибутов: КодРКО, Код Материала.

- Количество;

- Цена за ед;

- Всего;

Организации. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Код организации - имеет статус ключевого поля;

- Наименование;

- Город;

- Телефон.

Место Хранения. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Код склада - имеет статус ключевого поля;

- Наименование склада.

Расходная накладная. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Код накладной - имеет статус ключевого поля;

- номер;

- дата;

Материалы. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты.

- Код материала - имеет статус ключевого поля;

- Код склада;

- Наименование;

- Количество;

- Код ед Измерения.

Акт приемки материалов. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Код акта - имеет статус ключевого поля;

- Номер;

- Дата;

- Код склада.

Расходная накладная материалов. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Составной ключ состоит из следующих атрибутов: Код накладной, код материала.

- Количество;

- Цена за единицу;

-Всего.

Акт материалов. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Составной ключ состоит из следующих атрибутов: Код акта, код материалов;

- Оплачен;

- Количество.

Единицы измерения. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

- Код ед измерения - имеет статус первичного ключа;

- Идентификатор;

- полное наименование.

На рисунке представлены обязательные и необязательные связи.

Обязательная связь отображается сплошной линией, а необязательная пунктирной.

Физическое описание модели

После построение логической модели можно перейти к описанию физической модели предметной области. В качестве СУБД был выбран MS Access. На рисунке 2.13 представлена физическая модель предметной области

Рисунок 2.13 - Физическая модель

На данном рисунке представлена физическая модель

Были заданны имена к таблицам и их атрибутам, определены типы данных атрибутов

Место хранения - место хранения. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

- КодСклада - Код склада (имеет тип данных AutoNumber);

- НаименованиеСклада - Наименование склада (имеет тип данных Text с длинной символов 50);

ПКО - Приходный кассовый ордер. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

- КодПКО - Код приходного кассового ордера (имеет тип данных AutoNumber);

- Дата - Дата (имеет тип данных Date/Time);

- Номер - номер (имеет тип данных Long/Integer);

- КодОрганизации - Код организации (имеет тип данных Long/Integer).

ПКОМатериалы - Приходный кассовый ордер материалы. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

- КодПКО - Код приходного кассового ордера (имеет тип данных Long/Integer);

- КодМатериала - Код материала (имеет тип данных Long/Integer);

- Количество - Количество (имеет тип данных Long/Integer);

- ЦенаЗаЕд - Цена за единицу материала (имеет тип данных Currencu);

- Всего - Всего (имеет тип данных Currencu);

РКО - Расходный кассовый ордер. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

- КодРКО - Код расходного кассового ордера (имеет тип данных AutoNumber);

- Номер - Номер (имеет тип данных Long/Integer);

- Дата - Дата (имеет тип данных Date/Time);

- КодОрганизации - Код организации (имеет тип данных Long/Integer).