Результатом работы кнопки «Обработка данных по заказу» будет сообщение о возможности просмотра сформированного заказа.

Кроме того имеется возможность перевыдачи конкретного заказа при необходимости. Для этого надо войти в режим «Просмотр выданных заказов», найти требуемый заказ и нажать кнопку «Перевыдать».

Имеется возможность просмотра заказов:

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАСПРОСТРАНЕНИЯ ПЕЧАТИ И РЕАЛИЗАЦИИ ТОВАРОВ НАРОДНОГО ПОТРЕБЛЕНИЯ

Узлы связи и отделения связи принимают подписку на периодические издания, включенные в каталог. Подписка на периодические издания принимается только в адреса населенных пунктов Республики Беларусь:

- от населения и общественных распространителей за наличный и безналичный расчет (индивидуальная подписка);

- от предприятий, учреждений и других организаций для коллективного и служебного пользования по безналичному расчету (ведомственная подписка).

Индивидуальная подписка принимается: в узлах связи и отделениях связи; в пунктах подписки, создаваемых на предприятиях, в учреждениях и других организациях; почтальонами и другими работниками связи на дому в населенных пунктах сельской местности и городах.

Ведомственная подписка принимается непосредственно в районных узлах связи и в отделениях связи по акцептованным поручениям, чековым, авансовым книжкам.

Подписка на газеты и журналы принимается в пределах календарного года на срок от одного до трех, шести (двенадцати) месяцев в зависимости от минимального срока подписки, указанного на каждое издание в каталоге.

Отделения связи выполняют следующие функции по приему подписки, ей переадресованию, аннулированию и составлению заказов:

а) принимает подписку от населения в отделения связи, почтальонами как сельскими, так и городскими и другими работниками связи на дому;

б) принимает индивидуальную подписку от общественных распространителей и ведомственную подписку от предприятий и организаций за наличный и безналичный расчет;

в) составляет заказы на газеты и журналы по принятой подписке;

г) принимает от подписчиков и оформляет документы по переадресованию подписки;

д) принимает от подписчиков заявления и оформляет документа по аннулированию подписки; осуществляет возврат денег по аннулировании и подписке;

е) составляет сортировочные таблицы на газеты и журналы по доставочным участкам;

ж) рассматривает заявления подписчиков о неполучении газет и журналов и принимает меры по обеспечению их своевременной доставки.

Прием подписки почтальонами производится в следующем порядке:

а) почтальон выписывает квитанцию ф.ПС1 под копирку. Ежедневно на копии первой квитанции ф.ПС1ставятся оттиск календарного штемпеля с датой данного дня;

б) на квитанции ф.ПС1 проставляется оттиск календарного штемпеля;

в) квитанция ф.ПС1 выдается подписчику;

Денежная сумма по принятой в течение дня подписке по квитанциям ф.ПС1 записывается в кассовую справку ф.МС-42 отдельной строкой.

Начальник отделения связи проверяет соответствие денежной суммы в справке ф. МС-42 копиям квитанций ф.ПС1.

Работники структурных подразделении составляют заказы на периодические издания и товары народного потребления с учетом спроса населения и выполнения доведенного задания по реализации товаров.

Задание по реализации товаров доводится РУПС (ГУПС) своим структурным подразделениям на квартал с разбивкой по месяцам. Заказы составляются:

на периодические издания - на квартал. РУПС (ГУПС) не позднее 10 числа последнего месяца текущего квартала представляют заказы РУП "Белпочта" на следующий квартал. На протяжении каждого месяца в квартале разрешается производить изменения по каждому изданию. Изменения посыла на газеты исполняется в течение 3-х дней с момента поступления заявки в РУП "Белпочта", на журналы - с очередного номера;

на другие товары народного потребления заказы составляются отделениями связи, торговыми объектами не позднее, чем на второй рабочий день после получения из РУПС (ГУПС) перечня имеющегося товара;

РУПС (ГУПС) поступившие заявки из подчиненных предприятий связи в течение двух дней обобщает и направляет заявку поставщику товара (если иной срок поставщиком не указан).

Поставщик обязан в пятидневный срок исполнить заявку на товары народного потребления, исключение может быть только в тех случаях, когда осуществлялся сбор предварительной информации для заказа поставщику на тот или иной товар.

При более длительном исполнении заказов РУПС (ГУПС) имеет право отказаться от поступивших товаров.

РУПС (ГУПС) в течение трех дней с момента поступления товара обеспечивают выполните заявок подчиненных предприятий связи.

Поставщик, при отправке товара, заполняет Товарную накладную ф.ТН-2. "Товарная накладная на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей", которая является документом строгой отчетности. Газеты и журналы, отправляемые цехом - экспедирования печати предприятий почтовой связи, приписываются к накладной ф.33 - а.

Накладная ф.33 - а составляется в двух экземплярах. Один экземпляр отправляется вместе с печатной продукцией в место назначения, второй остается в предприятии, экспедирующем печатную продукцию. Аналогичный порядок отправки периодической печати предусмотрен и для узлов почтовой связи, которые осуществляют рассылку по отделениям связи.

Товарная накладная ф.ТН-2 выписывается поставщиком в минимальном количестве, но не менее чем в двух экземплярах:

- первый остается у отправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

- второй экземпляр, заверенный подписью и печатью (штампом) отправителя и подписью доверенного должностного лица получателя, вручается указанному лицу и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя товара.

Поставщик обязан заполнить все реквизиты товарной накладной ф.ТН-2. Если товар отправляется получателю по почте, то в строке "Кому выданы товарно-материальные ценности" указывается: по почте, вид почтового отправления (бандероль, посыпка), дата и номер почтового отправления.

При приеме периодических изданий, ответственные работники РУПС (ГУПС) проверяют их наименование, количество, качество, цену на изданиях с записями в накладной ф.33 -а, правильность указанной суммы по каждому изданию. Аналогично проверяются поступившие товары с записями в товарной накладной ф.ТН-2. (другими сопроводительными документами поставщика).

При обнаружении расхождения поступившего товара с записями в накладных ф.33-а и ф.ТН-2 составляется акт ф.51.

Поступившие периодические издания и другие товары приходуются, помимо бухгалтерского учета, в день поступления по фактическому их наличию в журнале учета и движения поступившего товара.

На складе РУПС (ГУПС) организуется поименно-количественный учет товаров. На каждое наименование товара по его отличительным признакам открывается отдельная карточка типовой формы № М-Г7. На газеты и журналы, рассылаемые по разнарядкам, карточки складского учета не открываются.

Качество и маркировка товара должны отвечать стандартам, договорам или другим нормативно-техническим документам на поставку товаров.

Продовольственные товары принимаются для реализации только при наличии соответствующих документов, удостоверяющих качество. Некачественные товары, а также товары с истекшими сроками годности (хранения) не принимаются и возвращаются поставщику. Продукция, подлежащая сертификации, должна поступать от предприятий изготовителей для продажи на предприятие связи только при наличии сертификата, выданного соответствующим республиканским органом.

Продаваемые товары должны иметь производственную марку и зарегистрированный в установленном порядке товарный знак, кроме случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь. Производственная марка включает в себя наименование изготовителя, его местонахождение, обеспечение нормативно-технической документации, которым должны соответствовать изготовленные товары.

Ответственные работники РУПС (ГУПС) в день поступления производят отправку газет и журналов в отделения связи по их заявкам, другие товары - в течение двух дней с момента их поступления с припиской к документам.

Периодические издания отправляются газетными пачками, товары - ценными служебными посылками или страховыми мешками.

Продажа товара организуется на протяжении всего рабочего дня предприятия (отделения) связи.

В каждом предприятии (отделении) связи должна быть оборудована витрина, в которой выставляются образцы только тех товаров, которые имеются в продаже.

Образцы товаров, находящиеся в витрине, должны продаваться по требованию покупателя после проверки их качества

Товары народного потребления, периодические издания реализуются также через почтальонов. Начальник отделения связи выдает товары народного потребления почтальонам для их реализации населению. Учет движения товаров народного потребления, выданных почтальонам, осуществляется начальником отделения связи по лицевым счетам, открываемым на каждого почтальона. Начальник отделения связи составляет перечень товаров, имеющихся в отделении связи с указанием цены по каждому наименованию товара. Перечень, подписанный начальником отделения связи с оттиском календарного штемпеля, выдается на руки почтальону.

При приеме наличных денег за реализуемый товар, почтальон выписывает покупателю квитанцию ф.ПС1. Корешки квитанций вместе с выручкой от реализации и непроданный товар почтальоны ежедневно сдают начальнику отделения связи.

Аналогичный порядок выдачи товаров осуществляется и для выездной торговли.

Товар должен быть соответствующим образом подготовлен к продаже. Товары выкладываются в полном ассортименте. Продажа товаров производится всем гражданам на равных основаниях за наличный расчет или путем безналичного перечисления средств, в соответствии с установленным порядком.

Не допускается продажа товаров, запрещенных к свободной реализации согласно законодательству Республики Беларусь. Не допускается отказ покупателю в возврате некачественного товара, если этот брак выявлен после покупки товара.

Предприятие связи обязано предоставлять покупателю необходимую и достоверную информацию о цене, потребительских свойствах интересующих его товаров, условиях их приобретения, гарантийных обязательствах и порядке предъявления претензии.

Обслуживание инвалидов и других лиц, которым по состоянию здоровья затруднительно совершать покупки, производится в порядке, определенном местным Советом народных депутатов.

При отпуске товаров обслуживающий персонал должен пользоваться измерительными приборами, проверенными и клейменными органами Белстандарта.

При расчете за проданный товар покупателю выдастся кассовый чек (или квитанция установленного образца), подтверждающий покупку товара в данном предприятии.

При продаже товара, имеющего паспорт, кроме кассового чека или квитанции установленного образца, подтверждением приобретения товара служит этот паспорт со штампом предприятия с отметкой о дате продажи товара.

При хранении товаров на складах (кладовых), размещении и выкладке их для реализации работники предприятий обязаны строго соблюдать принципы товарного соседства, санитарные правила, нормы складирования и требования пожарной безопасности.

Ежемесячно, не позднее 2-го числа месяца следующего за отчетным,начальники отделений связи высылают сведения о реализации газет ижурналов в РУПС (ГУПС), РУПС (ГУПС) до 5-го числа - в областные предприятия почтовой связи, соответственно ГППС высылает не позднее 10 числа сводные сведения в РО «Белпочта» для расчетов с редакциям.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ГОРОДСКОЙ И ВНУТРИРАЙОННОЙ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

Городская почтовая связь предназначена для удовлетворения потребностей городского населения, учреждений, предприятий и организаций в услугах почтовой связи. В ее функции входит:

1) Предоставление основных, дополнительных и непрофильных услуг почтовой связи.

2) Перевозка почты внутри города.

3) Развитие и размещение сети предприятий почтовой связи и почтовых ящиков в городе.

Центральным предприятием на территории города является унитарное предприятие почтовой связи, а в городе Минске Производство минская почта. Данное предприятие занимается организацией почтовой связи на территории города, развивает сеть городских объектов почтовой связи и почтовых ящиков, контролирует финансовую деятельность предприятий почтовой связи и производит перевозку почты внутри города.

Все почтовые сообщения на территории города построены по радиально узловой системе на базе городских почтовых узлов и объектов почтовой связи.

Согласно Положению №1 от 17.01.2001 расчет общего нужного количества объектов почтовой связи производится путем деления численности населения проживающего в городе на количество населения приходящегося на обслуживание одним объектом почтовой связи, с радиусом обслуживания 500 м. Для города Минска и других крупных городов с развитой системой общественного транспорта данный радиус может быть увеличен до 1000 м.

Согласно Положению №1 городские объекты почтовой связи должны размещаться в наиболее доступных и многолюдных местах, как правило, в составе торговых центров. Помещения объектов почтовой связи следует размещать на первых этажах зданий.

Городские объекты почтовой связи организуются на крупных предприятиях и в крупных организациях. Критерием открытия объекта почтовой связи является его рентабельность. В порядке исключения объект почтовой связи может быть открыт без учета данного критерия, если заинтересованное юридическое лицо возместит затраты функционирования объекта почтовой связи до уровня рентабельности.

Своевременная обработка почты в городах во многом зависит от правильности выбора системы обработки и перевозки почты. Различают три основных системы обработки и перевозки почты в городе.

1) Централизованная - в городе имеется один узел почтовой связи, который, как правило, располагается в центре города.

Достоинством данной системы обработки и перевозки почты считается, то, что максимально уменьшается срок обработки почтовых отправлений.

2) Децентрализованная - имеется два предприятия (узла), которые занимаются обработкой почтовых отправлений для определенной части города.

3) Комбинированная - система сочетающая в себе первые две.

Перевозка почты в городе организуется так, чтобы обеспечить своевременную доставку до городских объектов почтовой связи почтовых отправлений и периодической печати, а также обеспечить эффективное функционирование средств транспорта и экономической эффективности перевозок.

Существует три основных вида маршрута перевозки почты внутри города.

1) Кольцевой - он применяется, как правило, для обмена почты с городскими объектами почтовой связи.

2) Радиальный - данный маршрут применяется для перевозки больших объемов почты, требуемых своей доставки в короткие сроки.

3) Комбинированный - объединяет в себе оба данных маршрута.

В организационном отношении определяют следующую классификацию почтовых маршрутов.

1) Специальный

2) Совмещенный

Под сп6циальным маршрутам понимают использование транспорта для обслуживания предприятий почтовой связи и для выполнения какого-либо определенного производственного задания.

Совмещенный маршрут предполагает использование автомобиля для обслуживания разных предприятий или для совместного выполнения различных производственных заданий.

Первый способ совмещенной перевозки почты - в течении одного дня на одних и тех же рейсах для различных пунктов связи используются одни и те же автомашины.

Например, выемка писем из почтовых ящиков и подвоз почтальонов к отдельным доставочным участкам может производиться во время одного рейса по обмену почты с объектами почтовой связи.

,

- среднее количество точек, включаемых в один почтовый маршрут.

Nгсп - количество пунктов городской служебной почты.

Второй способ совмещенной перевозки почты - в течении рабочего дня одни и те же автомашины используются для обслуживания различных видов маршрутов на различных рейсах последовательно.

; ; .

Согласно Положению №1 сеть объектов почтовой связи на территории района включает стационарные объекты почтовой связи, передвижные объекты почтовой связи, сезонные и пункты почтовой связи, обслуживаемые нештатным работником.

Расчет нужного количества сельских объект почтовой связи происходит путем деления населения, проживающего на данной территории на установленный норматив. Согласно Положению установленный норматив составляет 1700 человек.

Как правило, стационарные объекты почтовой связи должны размещаться на центральных усадьбах совхозов или районных исполнительных комитетов.

Количество стационарных объектов почтовой связи, как правило, должно соответствовать количеству административных единиц района. Количество объектов почтовой связи может быть увеличено при более высокой плотности населения - наличие в составе административной единицы нескольких крупных населенных пунктов, численность свыше 1500 - 2000 человек.

При открытии стационарного объекта почтовой связи следует определить зону обслуживания данного объекта почтовой связи. Критериями территориального определения зоны обслуживания являются:

1) Границы административной единицы.

2) Среднее время продвижения клиента до стационарного объекта почтовой связи.

Население, проживающее в сельских населенных пунктах, не входящих в зону обслуживания стационарного объекта почтовой связи, может обслуживаться по средствам передвижных объектов почтовой связи.

Обслуживание передвижными объектами почтовой связи предусматривается при минимальной численности населения равной 1000 человек, проживающей на расстоянии 5 км и более от стационарного объекта почтовой связи, при условии круглосуточной транспортной доступности.

При невозможности организации передвижного объекта почтовой связи в населенных пунктах находящихся на расстоянии свыше 5 км от ближайшего стационарного объекта почтовой связи, могут быть организованы пункты связи, обслуживаемые нештатными работниками, при этом количество обслуживаемого населения для одного пункта связи должно быть не менее 500.

Организацией перевозки почты по внутрирайонным маршрутам занимается РУПС. Перевозка почты на территории района организуется в соответствии со следующими основными моментами:

1) Обеспечение РУПС необходимым количеством транспортных средств, позволяющим организовать бесперебойную перевозку почты.

2) Распределенность населенных пунктов в данном районе.

3) Транспортная доступность населенных пунктов.

4) Выбор типа маршрута.

Наиболее оптимальным типом маршрута для перевозки почты в сельской местности является кольцевой маршрут.

Расписание по перевозке почты по внутрирайонным маршрутам составляется в установленной форме с учетом следующих данных:

1) Время поступления почты в РУПС.

2) Время на обработку почты в РУПС.

3) Почта должна быть доставлена в стационарные объекты почтовой связи до 13:00.

4) Время на обмен почты со стационарным объектом почтовой связи принято брать от 5 до 10 мин.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ ПОЧТЫ НА ОБЪЕКТАХ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

Главная задача доставочной службы своевременное вручение адресатам почтовых отправлений и периодической печати, и обеспечения высокого качества обслуживания. За каждым доставочным объектам закрепляют определенную территорию, которая называется районом доставки.

Каждый район доставки делится на доставочные участки, каждый из которых закрепляется за почтальоном. Величина доставочного участка определяется методом технического нормирования.

Время работы почтальона на предприятии складывается с:

1) Подготовка рабочего места к началу рабочего дня.

2) Получение почты.

3) Пращет почты.

4) Фальцовка и расфальцовка почты.

5) Набор и расписывание газет по ходавику, где указывается список подписчиков с их адресами, наименование и количество изданий, срок подписки.

Правильная организация рабочего места почтальона способствует сокращению затрат времени на выполнение элементов внутренней работы. В настоящее время разработаны прогрессивные методы фальцовки и расфальцовки газет, сконструированы столы для их удобного набора. Ходовик составляется почтальоном по маршруту доставочного участка. Широкое применение нашли алфавитно-цифровые ходовики, в которых наименование газет и журналов указаны в виде цифр и букв.

При поступлении на предприятия связи газет и журналов проверяется их количество, и они сортируются по их доставочным участкам. Сортировка производится по сортировочным таблицам, которые составляют ежемесячно на основании карточек подписчиков, проживающих в районе узла доставки. В зависимости от объема работы узла сортировочные таблицы могут составляться на каждое издание в отдельности или на группу изданий.

Работа почтальона на доставочном участке складывается:

1) Время на проходы до участка.

2) Время прохода по участку.

3) Время на вручение почтовых отправлений.

4) Время на возвращение с доставочного участка.

Время на вручение зависит от:

1) Благоустройства доставочных участков.

2) Наличия в домах лифтов.

3) Наличия абонентских почтовых шкафов, установленных на первых этажах зданий.

4) Наличие достаточного освещения.

На каждом доставочном участке должна быть схема района доставки, а на рабочем месте почтальона схема обслуживаемого им доставочного участка.

Для облегчения труда почтальона применяются следующие мероприятия:

1) Организуется моторизованная доставка почты.

2) Организуется система городской служебной почты.

3) Организуются укрупненные доставочные объекты почтовой связи.

Одним из мероприятий по облегчению труда почтальона является организация моторизованной доставки почты, на базе почтовых шкафов, опорных пунктов и средств транспорта, при котором пачки с печатью подвозятся к почтовым шкафам, опорным пунктам подвозятся на автомашине.

Целями моторизованной доставки являются:

1) Облегчение труда почтальона, за счет освобождения переноса тяжести.

2) Ускорения продвижения почты.

3) Экономия штата почтальонов, а отсюда экономия фонда заработной платы.

Почтальоны при моторизованной доставке почты и печати, расписанные газеты и журналы формируют в пачки, на которых указываются номер и адрес почтового шкафа, опорного пункта. Готовые пачки отдают шоферу, который их подвозит к почтовым шкафам опорного пункта до прихода к ним почтальона.

Одну пачку с печатью для начальных домов почтальон берет с собой и разносит в первую очередь по ячейкам абонентских шкафов. Затем он подходит к первому шкафу опорного пункта на доставочном участке, открывает его вынимает пачку и раскладывает печать по ячейкам опорных абонентских шкафов.

Масса пачки при обслуживании одноподъемных многоэтажных домов может быть увеличена. Администрация предприятий связи обязана систематически проводить мероприятия по благоустройству доставочных участков. Для этого необходимо обеспечить упорядочение номеров домов, квартир и подъездов, устранение одноименных названий улиц, переулков, достаточную освещенность улиц и подъездов, содержание абонентских шкафов в исправном состоянии.

8.ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ПОДКРЕПЛЕНИЙ ДЕНЕЖНОЙ НАЛИЧНОСТИ

При недостаточности денежных средств в объекте почтовой связи на оплату переводов, пенсий, пособий начальник или заместитель предают в объект почтовой связи заявку на отправку подкреплений денежной наличности. В объекте почтовой связи заявки принимаются, суммы записываются в бланк распоряжения ф.МС-45, на отправку подкреплений денежной наличности в объект почтовой связи, который заполняется в двух экземплярах, при этом указывается наименование объекта почтовой связи и затребованная сумма. После подведения итогов подсчитывается общая затребованная сумма, а затем в графе 3 указываются суммы утвержденные к отправке по каждой заявке. Бланк распоряжения подписывается лицом его составившим и утверждается руководителем объекта почтовой связи. На утвержденные к высылке суммы составляется расходный кассовый ордер ф.КО-2, который регистрируется в журнале учета приходных и расходных косовых ордеров и вместе с бланками распоряжения передается в Главную кассу. В выходные и праздники, когда бухгалтерия не работает расходный кассовый ордер подписывается лицом, которое составило бланк распоряжение и ответственным дежурным по объекту почтовой связи. Распоряжения и расходный кассовый ордер передаются в бухгалтерию на следующий день и там регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. На отправляемые суммы денежной наличности Главная касса составляет препроводительные письма ф.МС-4 через копировальную бумагу в трех экземплярах, которое подписывается оператором Главной кассы и вторым работником, который принимал участие в упаковке брезентовой сумки.

На оборотной стороне препроводительного письма составляется покюпюрная опись высылаемых денег. Препроводительные письма нумеруются в течение квартала. Наличные деньги, отправляемые в качестве подкреплений формируются в пачки по сто штук и упаковываются в сумку. Первый экземпляр препроводительного письма ф.МС-4 укладывается во внутренний карман, второй предается на рабочее место по контролю сводного денежного отчета, а третий остается при кассовых документах в Главной кассе.

Упаковка брезентовой сумки осуществляется так, чтобы не было доступа к денежным средствам. На бирке прикрепленной к брезентовой сумке указывается в числителе номер препроводительного письма, а в знаменателе наименование объекта почтовой связи, в который направляется брезентовая сумка, ее вес и подписи лиц, которые составляли препроводительное письмо ф.МС-4. После упаковки брезентовых сумок оператор Главной кассы на двух экземплярах бланка распоряжения на отправку денежной наличности в графе 4 указывает номера препроводительных писем, а в графе 5 указывает номера брезентовых сумок. Первый экземпляр бланка распоряжения остается в Главной кассе, а второй передается лицу, которое принимала заявки и составило бланк распоряжения. За осуществлением контроля брезентовых сумок в объекте почтовой связи, контроль за прохождением брезентовых сумок и получение подкреплений отмечаются в графах 6, 7 в распоряжении поступившем в бухгалтерию. После осуществления контроля бланк распоряжения предается в бухгалтерию. На сумки с подкреплениями денежной наличности выписывается карта отправки ф.ПС16 в двух экземплярах, с указанием номеров брезентовых сумок и сумм на бирке. Если Главная касса находится не в одном здании с участком обработки страховой почты, то сумка с денежной наличностью с картой отправки ф.ПС16 вкладывается работниками Главной кассы в отдельные брезентовые мешки. На ярлыке ф.ПС7 указывается наименование объекта почтовой связи, который упаковал мешок, место назначения, подписи работников, которые упаковали брезентовую сумку и мешок, и проставляется оттиск календарного штемпеля. Мешок приписывается к отдельной карте отправки ф.ПС16 с указанием «Подкрепление наличными деньгами» и отправляется по назначению.

Если Главная касса и участок страховой почты находятся в одном здании, упакованные брезентовые сумки передаются в участок обработки страховой почты, для отправки в отделение почтовой связи под расписку на общей карте отправки ф.ПС16, которая составляется оператором Главной кассы в двух экземплярах для упаковки и отправки в соответствующие отделения почтовой связи. Первый экземпляр карты отправки вместе с брезентовыми сумками передается в участок обработки страховой почты, а второй экземпляр приобщается к документам Главной кассы.

После передачи сумок в участок обработки страховой почты оператор Главной кассы указывает внизу расходного кассового ордера дату и общую сумму высланных денег, и расписывается. Расходные кассовые ордера, к которым прилагаются препроводительные письма, копия карты отправки ф.ПС16 на каждый мешок и общая накладная (копия) предаются с распиской работника участка обработки страховой почты в бухгалтерию.

Наличные деньги подлежащие отправке в качестве подкрепления в отделение почтовой связи необходимо упаковывать накануне дня отправки. Передача сумок в участок обработки страховой почты производится в день отправки по почтовым маршрутам.

В отделении почтовой связи брезентовые сумки и мешки принимаются начальником от сапровождвющего, пересчитывается и сверяется сумма с указанной в препроводительном письме ф.МС-4 и делается соответствующая отметка начальника отделения почтовой связи и работника, принимающего участие при вскрытии мешка, проставляется оттиск календарного штемпеля и этот документ приобщается к сводному денежному отчету в качестве первичного документа.

В тех случаях, когда полученная сумма не соответствует сумме указанной в препроводительном письме ф.МС-4, составляется акт в двух экземплярах, который подписывается лицами вскрывшими сумку. На основании акта в сводном денежном отчете приходуется фактически полученная сумма. Первый экземпляр акта прикладывается к ф.МС-4. Денежные документы отправляются также с припиской к ф.МС-4. Копия акта приобщается к кассовым документам. Мешок, сумка, печати вместе с актом и препроводительным письмом засылаются в объект почтовой связи. В объекте почтовой связи на основании акта производится соответствующая проверка.

Бухгалтерия объекта почтовой связи ежедневно на основании бланка распоряжения ф. МС-45 и препроводительного письма ф.МС-4 ведет накопительную ведомость по каждому объекту почтовой связи, где отражает отправленные и полученные суммы денежной наличности. На брезентовые сумки с подкреплениями денежной наличности, отправляемые из объекта почтовой связи в отделения почтовой связи в текущем месяце, а поученные в следующем месяце, составляется справка ф.МС-46 и эти средства числятся как денежные средства в пути, справка передается в бухгалтерию для контроля.

9. ПОРЯДОК ВЫСЫЛКИ СВЕРХЛИМИТНЫХ ОСТАТКОВ КАССЫ В ОТДЕЛЕНИЯХ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

Отправление сверхлимитных остатков кассы производится в полных сотнях рублей. Для извещения об отправке сверхлимитных остатков, начальник отделения почтовой связи составляет информацию в электронном виде, в которой указывается отправляемая сумма денежных средств, номер препроводительной ведомости и номер сумки.

Полученная информация и сумма записывается в справку ф.МС-44.

Данные билеты отправляемые как сверхлимитные остатки формируются по достоинству и по их лицевой стороне, пересчитываются и обандероливаются по сто штук. Работник, который производит пересчет, указывает свою фамилию и расписывается. Сверхлимитные остатки упаковываются двумя работниками в брезентовые сумки с металлическими замками.

В объекте почтовой связи, где штат состоит из одного работника, упаковка производится одним руководителем объекта почтовой связи. При формировании сверхлимитных остатков операционных касс на брезентовую сумку составляется через копировальную бумагу в двух экземплярах препроводительная ведомость ф. 0400209005, которая подписывается работником, принимающим участие в подсчете денег и упаковке сумки. На оборотной стороне ведомости приводится покупюрная опись высылаемых денег с указанием общей суммы цифрами. Порядковая нумерация препроводительной ведомости ведется в течение квартала. Первый экземпляр вкладывается в брезентовую сумку с наличными деньгами, затем сумка закрывается так, чтобы совпадали отверстия кольца накладки и рамы замка. В отверстие пропускается шпагат, концы которого завязываются двойным узлом и пропускаются в отверстие адресной бирки, и опломбировываются четким оттиском пломбира. На адресной бирке указывается номер дробью, в числителе номер препроводительной ведомости, а в знаменателе номер сумки, наименование объекта почтовой связи, в адрес которого направляется сумка, ее вес, сумма прописью, дата упаковки и наименование объекта почтовой связи. На брезентовую сумку выписывается карта отправки ф.ПС16 в двух экземплярах, в которой указывается номер и сумма, в соответствии суммы указанной в препроводительной ведомости. В объекте почтовой связи брезентовая сумка упаковывается в брезентовый мешок, в который вкладывается второй экземпляр препроводительной ведомости и первый экземпляр карты отправки ф.ПС16. На ярлыке ф.ПС18 указывается наименование отделения почтовой связи, упаковавшего мешок, объект почтовой связи места назначения, номер мешка, подписи лиц, принимавших участие в упаковке мешка и сумки, и ставится оттиск календарного штемпеля. Этот брезентовый мешок приписывается к накладной ф.ПС16 с указанием «Сверхлимитные остатки».

На всех этапах обработки брезентовые мешки принимаются после тщательного наружного осмотра под роспись в накладной ф.ПС16. При обнаружении каких-либо нарушений составляется акт и сообщается руководителю.

Поступившие в объект почтовой связи брезентовые сумки со сверхлимитными остатками вскрываются двумя работниками. Перед вскрытием производится осмотр наружного состояния мешков. После вскрытия сверяется вес и состояние брезентовой сумки. Полученные брезентовые сумки сверяются с данными справки ф.МС-44, приписываются к накладной ф.ПС 16 и передаются под расписку в этой же накладной в этот же день в Главную кассу. После осуществления контроля за прохождением брезентовых сумок, справка ф.МС-44 передается в Главную кассу. Если участок обработки страховой почты находится в разных зданиях с Главной кассой, накладная ф.ПС16 выписывается в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры накладной ф.ПС16 вместе с брезентовыми сумками передаются сопровождающему для доставки в Главную кассу. На третьем экземпляре накладной ф.ПС16 сопровождающий расписывается в получении брезентовых сумок. После их сдачи в Главную кассу второй экземпляр накладной ф.ПС16 с распиской о приеме брезентовых сумок и оттиске штампа Главной кассы возвращается в участок обработки страховой почты и подшивается к документам. Режим работы Главной кассы устанавливается с учетом прибытия с маршрута последней автомашины. Маршруты и режим работы Главной кассы должны быть составлены таким образом, чтобы сверхлимитные остатки были сданы в банк в этот же день. Если по техническим причинам брезентовые сумки поступили после окончания работы Главной кассы, то при приеме от сопровождающего они должны быть вскрыты и пересчитаны. Проверяется наружное состояние брезентовых сумок, которые хранятся в участке обработки страховой почты до утра следующего дня, а на следующий день сдаются в Главную кассу. Брезентовые сумки, которые поступили после закрытия Главной кассы и в нерабочие дни вскрываются и деньги приходуются по кассе в день поступления. В Главной кассе определяется количество брезентовых сумок, которые подлежат вскрытию, и устанавливается соответствие полученных сумм препроводительным ведомостям. При наличии расхождений составляется акт, первый экземпляр которого направляется по месту упаковки брезентовой сумки и для принятия мер, второй экземпляр приобщается к справке ф. МС-44, в которой делается отметка в последней графе о сумме расхождений. На основании справки ф.МС-44 составляется приходный кассовый ордер ф.КО-1 на сумму поступивших сверхлимитных остатков, который регистрируется в кассовой книге ф.КО-4. допускается оприходование наличных денег без составления справки ф.МС-44, при условии записи в книгу ф. КО-4 всех препроводительных ведомостей.

Объекты почтовой связи сдают сверхлимитные остатки в банк для зачисления на соответствующие счета. Они организуют доставку наличных денег с учетом обеспечения сохранности. Объект почтовой связи оставляет в банке образцы оттисков пломб.

При наличии в банке кассы пересчета брезентовые сумки сдаются по реестру ф. 0482437 в соответствии с кассовыми правилами. Реестр составляется в трех экземплярах и подписывается руководителем объекта почтовой связи и начальником Главной кассы. Брезентовые сумки сдаются под расписку в банк на третьем экземпляре реестра. К первому экземпляру прикладываются накладные на каждую брезентовую сумку. Второй экземпляр реестра передается в бухгалтерию для отражения в учете.