Современные технотронные способы документирования

Размещено на http://www.allbest.ru

Оглавление

Введение

1.Способы и средства документирования

1.1 Способы документирования

1.2 Компьютерные средства документирования

1.3 Типы и виды документов

1.4 Разновидности носителей документов

2.Современные технотронные способы и средства создания и обработки документов

2.1 Способы и средства изменения, тиражирования и физической обработки документов

2.2 Средства телекоммуникаций

2.3 Мобильная связь

2.4 Факсимильная связь

2.5 Модемная связь

Заключение

Список источников и использованной литературы

технотронный документ связь телефакс



Введение

Тема данной курсовой работы - «Современные технотронные способы документирования». Вначале необходимо определиться с основными терминами, используемыми в данной работе.

Документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени. Из определения следует, что документ не существует в готовом виде. Его нужно создать, т.е. зафиксировать необходимую информацию в стабильной форме. Процесс закрепления (фиксации) информации на материальном носителе называется документированием.

Документирование - это «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются для записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось всё более разнообразным. Используемые в настоящее время способы документирования можно условно разделить на две большие группы:

традиционные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т. п.). В большинстве своём они появились в глубокой древности;

технотронные (от англ. texnotronic) - осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её развитием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к XIX- XXI столетиям.

Средства документирования - это предметы(орудия) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (механизированные и автоматизированные приспособления).

Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Актуальность данной темы объясняется тем обстоятельством, что в последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние технотронные способы и средства документирования.

В наши дни в мире происходят существенные изменения, связанные с внедрением новейших информационных технологий в различные области экономики, науки и техники, культуры и искусства. Этот процесс затронул и Россию, где, как и в других странах, неуклонно растет объем технотронных документов, возникших в результате использования современных носителей информации, автоматизированных систем управления, проектирования и обработки информации.

Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

В большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой -- объективные предпосылки для их реализации.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Тема актуальна тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Объект исследования: способы обработки информации.

Предмет исследования: современные технотронные способы, используемые для создания и обработки документов.

Цель работы: изучить особенности использования современных технотронных способов обработки документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- изучить способы и средства документирования информации;

- классифицировать типы и виды документов;

- рассмотреть разновидности носителей документов;

- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;

- выявить особенности применения современных технотронных способов создания и обработки документов.

В структурном плане работа представлена введением, двумя главами, логическим образом разделенными на параграфы, заключением, списком литературы.



1. Способы и средства документирования

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Слово передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высотой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты, стены и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписей государственного значения.

В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся портативностью, легкостью. Ломкость папируса определила форму древних документов-свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.

В сирийском городе Пергаме было организовано производство нового материала для письма - пергамента, представлявшего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н. э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы для письма. На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII-XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в Новгороде в 1950 г.). С XIV в. получает распространение бумага. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге был гусиные перья, реже лебединые и павлиньи. В середине XIX в. получили распространение стальные перья.

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса,

все большее место начинают занимать другие виды документирования.

1.1 Способы документирования

Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным

Исторически первым способом документирования был начертательный способ. Этот способ заключается в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества. Сначала с использованием простейших пишущих средств (стило, калам) VII-VI в. до Р.Х.

На смену простейшим средствам приходят перья гусиные, утиные, вороновые первые упоминания о них в VII веку. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентована первая ручка изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии.

В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «Вечное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковая ручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручек стали появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования и модификации ручек продолжается. Простейшие орудия письма по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, разнообразием. Практически все кому приходиться работать с документами пользуются ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

1. Механическая запись:

1.1. Перфорирование (таким способом создают документы массивы которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными;

1.2. Аналоговая и механическая звукозапись. Механическая запись звука - это система с помощью которой на движущемся материальном носителе вырезается или выдавливается канавка в соответствии с записываемыми звуковыми колебаниями. Механическая звукозапись представляет собой типичную аналоговую запись информации;

2. Фотохимический способ (фото-документирование);

3. Кинодокументирование;

4. Электронный способ документирования. Электронное документирование.

5. Оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации;

6. Голография.

Начиная с XIX века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио)документирование.

Фотодокумент - это документ, созданный фотографическим способом.

Способ закрепления изображения - фотографию изобрел в 1839 г. французский художник-декоратор Луи Жак Манде Дагер. За это изобретение французское правительство назначило ему пожизненную пенсию. Но еще до Дагера научился закреплять изображение, полученное на экране камеры-обскуры Жозеф Нисефор Ньепс. В 1826 г. он сделал первый снимок, сохранившийся до наших дней. Качество полученных им снимков было невысоким. Познакомившись с Дагером в 1829 г., Ньепс заключил с ним договор, учреждавший товарищество для совместной работы. Однако Ньепс умер в 1833 г. и Дагер один завершил работу, создав способ фотографии, получивший название дагерротипия.

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фотография - совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании получают позитивное изображение - отпечаток. Кроме того во второй половине ХХ в. для любительских съёмок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съёмки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опубликован изобретенный во Франции художником Дагером первый технически разработанный фотографический процесс, названный дагеротипией.

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Фотодокументы отличаются существенной особенностью-этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т. д. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов и т.д.

Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т. д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

В последнее время в фотодокументировании стал применяться цифровой фотографический процесс. Он лишён многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многоступенчатой химической обработки, значительных затрат времени, использования драгоценного металла - серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение объекта съёмки преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного сенсора - твердотельной пластинки с размещённым на ней множеством мельчайших фотоэлементов - пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может быть подан на принтер для получения фотоотпечатка.

Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобретение кино.

Кинематограф изобретен во Франции братьями Люмьерами в 1895 г., и одновременно в Германии - Складовским, в России-Самарским и Акимовым.

Кинодокумент - изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т. е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. В ГОСТе кинодокумент определяется как "изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы возникают в момент событий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникает в начале XX в. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы.

Кино вооружало человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие события жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на три группы:

1) кинолетопись,

2) киножурналы,

3) документальные фильмы.

Кинолетопись - документация, повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку важнейшие события жизни страны. Киножурналы - периодические выпуски, в которых отражаются события, происходящие у нас в стране и за рубежом. Документальные фильмы объединяют события и факты общностью идей и художественных обобщений, дают их в виде больших политических обобщений.

Огромное просветительное и агитационное значение имеют научно-популярные кинофильмы. Они отражают достижения науки и техники, пропагандируют их, помогают распространению знаний.

Сегодня большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную плёнку, на которую фиксируются репортажи, телепередачи и другая оперативная информация.

Итак, в процессе кинодокументирования, т.е. кинематографическим способом, создаются изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. Они имеют сложную структуру и состоят из кадров, планов (последовательно расположенных кадров, снятых с одной точки), а также звуковой составляющей, т.е. органически сочетают в себе изобразительные, текстовые, музыкальные и шумовые компоненты.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов - фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается "документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи" Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т.д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г.- валики фонографа Эдисона.

Уже с 1888 г. механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX в. зазвучала оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием и разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток.

Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился. Идея фонографа, машины, записывающей, неограниченное время сохраняющей и воспроизводящей человеческую речь и музыку была совершено новой. Патентное бюро, следуя обычной процедуре, пыталось разыскать прецедент, но не нашло ничего, даже отдаленно напоминающее изобретение Эдисона, несмотря на то, что отдельные узлы, входящие в конструкцию, не являлись новинкой.

В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась по винтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.

Публика впервые узнала о существовании фонографа в 1877 г., когда Эдисон показал его нескольким друзьям. Они увидели незамысловатую машину, которая, к их удивлению, говорила голосом, похожим на человеческий, и в то же время каким-то сверхъестественным: "Доброе утро! Как поживаете? Как вам нравиться фонограф?".

Эдисон был в восторге от своего изобретения. Он предложил следующие десять способов его применения:

Диктовка писем и документов без стенографистки;

Фонографические книги для слепых;

Обучение красноречию;

Воспроизведение музыки;

Запись на память семейных событий, голосов членов семьи;

Музыкальные шкатулки и игрушки;

Часы, которые могут вслух объявлять время;

Сохранение языков посредством точной регистрации правильного произношения;

В целях образования;

В сочетании с телефоном для записей переговоров.

Уже на стыке XIX и XX века фонограф завоевал широкое признание во всем мире, и большинство предсказаний Эдисона начало осуществляться.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи.

Следует заметить, что несмотря на всю свою важность и значимость, фото-, кино-, фоно-, видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся прежде всего и главным образом к форме того или иного объекта, явления, события или процесса. Фотографии, кинокадры и видеодокументы, показывая во всех подробностях форму, зачастую оказываются почти не в состоянии раскрыть внутреннее содержание зафиксированных явлений и процессов. Объясняется это неспособностью соответствующих технических средств проникать вглубь явлений и процессов, раскрывать причинно-следственные связи между ними66. Тем не менее фото-, кинодокументирование и видеозапись были и остаются важнейшими способами фиксации информации .

Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).

Применяют аналоговый и цифровой способы записи. Аналоговая запись -- это запись, при которой можно зафиксировать в некотором диапазоне все значения входного сигнала. В свою очередь, аналоговую запись разделяют на прямую и модуляционную. При прямой записи сигналы не претерпевают коренных преобразований по форме, а лишь изменяются в соответствии с допущенными или предусмотренными искажениями. Примером прямой записи служит звукозапись . При модуляционной записи сигналы коренным образом преобразуются в канале записи посредством модуляции некоторого вспомогательного колебания (частотно-модулированная, амплитудно-модулированная запись и др.). В канале воспроизведения предусматривается их демодуляция. Модуляция позволяет повысить точность записи, уменьшая влияние помех, а в некоторых случаях она применяется как средство согласования параметров сигналов с параметрами каналов записи.

Противоположным аналоговой записи является способ цифровой записи, при котором входные сигналы подвергаются квантованию и затем преобразуются в двоичные числа для записи на носитель в виде кода. В канале воспроизведения происходит обратное преобразование (декодирование). Цифровая запись используется главным образом в запоминающем устройстве ЭВМ.

Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами (от англ. bit - binary digit - двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.

В результате на рубеже 1930-х - 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

1.2 Компьютерные средства документирования

Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машинке наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки замазываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыванием. Такие усовершенствования пишущей машинки, как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфорацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.

Первый революционный шаг в области обработки текстов сделан фирмой IBM в 1964 г., когда она выпустила систему под названием MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter), представлявшую собой пишущую машинку с записывающим устройством, которое позволяло записывать вводимый текст с пишущей машинки на кассету с магнитной лентой, после чего можно было найти в тексте нужное место, откорректировать его, удалить часть текста или повторить часть текста без повторного ввода с клавиатуры . Позже магнитную ленту заменили магнитными картами, каждая из которых содержала страницу текста и была удобнее, чем магнитная лента, для хранения и поиска текста.

В начале 70-х гг. фирмы Lexitron и ЗМ разработали текстовые процессоры с видеодисплеями, позволявшие видеть вводимый с клавиатуры текст на экране и вносить изменения, сразу отображающиеся на экране. В 1973 г. текстовые процессоры уже снабжались устройствами записи текста на гибких дисках, позволявшими к любой части текста иметь прямой доступ, а не последовательный, как на магнитной ленте. В результате скорость работы существенно повысилась.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, по степени сложности освоения пользователем.

Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан с многими факторами, но прежде всего необходимо использовать принцип разумной достаточности. Многообразие пакетов программ позволяет остановиться на том, который обеспечит максимальное удовлетворение потребностей подготовки текстов программ или документов в условиях наилучшего использования ограничивающего фактора, особенно при подготовке текстов больших объемов.

Наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки текстовых документов используются для набора текстов программ, документов различной степени сложности, научных статей, книг и т.д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользователя.

Наиболее актуальным при описании процесса редактирования является понятие интерфейса пользователя, к которому, в первую очередь, относятся язык общения с текстовым процессором, а также устройства ввода-вывода (для ПК это клавиатура, манипулятор мышь, экран дисплея и принтер). Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get -что Вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти (особенно при его использовании в составе систем автоматизированного проектирования) и цена.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге потребляются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяют особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII (читается: аски) и не содержат знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, текстовые редакторы в том или ином виде позволяют:

набирать текст на экране, используя до 200 символов;

исправлять ошибочные символы в режиме замены;

вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

удалять одну или несколько строк, размножать их или перемещать в другое место текста;

раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

вставлять группы строк из других текстов;

обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

сохранять набранный текст для последующих коррекций;

печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства. Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого документа можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов.

Форматер -- система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы. Текстовый процессор -- система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами -- разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые -- предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение.



1.3 Типы и виды документов

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документированной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документ (документированная информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Данное понятие чаще всего используется в настоящее время.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа -- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

· по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

· по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

· по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

· по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

· по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

· по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Рассмотрим виды документов более подробно:

1. Организационно-правовые документы (ОД) являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Такие документы содержат правила, нормы, положения, определяют статус организации её компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, её подразделений и работников, их права обязанности и другие аспекты. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например общим собранием акционеров, советом директоров и др.)

С точки зрения срока действия ОД относятся к бессрочным они действуют впредь до их отмены или утверждения новых (исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в ОД могут вноситься изменения, для чего руководитель издаёт распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые ОД. Порядок внесения изменений и их пересмотра зависит от вида ОД.

Текст большинства ОД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделённых на пункты и подпункты, нумеруемыми арабскими цифрами. В процессе подготовки ОД обязательно проходят процедуру визирования и согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К ОД относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном) органе организации, регламент , штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

2. Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

3. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Все эти виды документов могут создаваться в формате электронного документа.

1.4Разновидности носителей документов

В современном мире информация является ценнейшим ресурсом, сопоставим разве что со временем. Информация выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникационное воздействие всех его составляющих, фиксируя, сохраняя и передавая полученные и накопленные знания. И все же ключевую роль информация играет именно в управлении. Управленческая информация фиксируется в документах. Документ как носитель информации, является информационным ресурсом управление которым возложено на специалистов-документоведов. Приведём несколько определений понятия Информация:

ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (Данное понятие чаще всего используется в настоящее время).

ИНФОРМАЦИЯ - зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Носитель информации (информационный носитель) это - любой материальный объект или среда, содержащий (несущий) информацию и могущий достаточно длительное время сохранять её в своей структуре.

Носители информации применяются для записи, хранения, чтения, передачи и распространения информации.

Рассмотрим классификацию носителей информации:

Ш по основному назначению

1. Общего широкого назначения (такие как бумага);

2. Специализированные (только для цифровой записи);

Ш по количеству циклов записи

1. Для однократной записи

2. Для многократной записи

Ш По долговечности

1. Для кратковременного хранения (накопления)

2. Для долговременного хранения

Наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов.

К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги -- она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски -- материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск -- как жесткий, так и мягкий.

Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Рассмотрим запоминающее устройство, как вид носителя информации.

Запоминающее устройство (ЗУ) -- носитель информации, предназначенный для записи и хранения данных. В основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:

· Постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (например, CD-ROM). ПЗУ в рабочем режиме допускает только считывание информации;

· Записываемые ЗУ (ППЗУ), в которые конечный пользователь может записать информацию только один раз (например, CD-R);

· Многократно перезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (например, CD-RW);

· Оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессе её обработки. Быстрые, но дорогие ОЗУ (SRAM) строят на триггерах, более медленные, но дешёвые разновидности ОЗУ -- динамические ЗУ (DRAM) строят на конденсаторах. В обоих видах ЗУ информация исчезает после отключения от источника тока.

По типу доступа ЗУ делятся на:

· Устройства с последовательным доступом (например, магнитные ленты);

· Устройства с произвольным доступом (RAM) (например, оперативная память);

· Устройства с прямым доступом (например, жесткие магнитные диски);

· Устройства с ассоциативным доступом (специальные устройства, для повышения производительности БД).

По геометрическому построению:

· дисковые (магнитные диски, оптические, магнитооптические);

· ленточные (магнитные ленты, перфоленты);

· барабанные (магнитные барабаны);

· карточные (магнитные карты, перфокарты, флэш-карты, и др.)