Анализ документационного обеспечения деятельности государственного учреждения "1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области"

Все перечисленные документы имеют структуру текста, которая обеспечивает логическое развитие темы правового регулирования. При большом объеме текста в данных локальных нормативных актах излагаются лишь главные вопросы, а остальные вопросы излагаются в приложениях к данному документу. Текст оформлен в виде глав, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, а также в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Большинство внутренних локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» разработаны в соответствии с современным законодательством, подробно расписываются все поставленные в них вопросы, и что не маловажно закрепляется ответственность за халатность и невыполнение возложенных обязанностей.

Анализ документационного обеспечения деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» позволит оценить эффективность организации работы с документами.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «1 ОТРЯД ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

2.1 Особенности ведения делопроизводства в службе документационного обеспечения ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

Документационное обеспечение управления охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Основными целями службы документационного обеспечения управления, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» эти цели реализует канцелярия.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

· сокращение документооборота;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с. 66..

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба документационного обеспечения управления принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения.// Секретарь-референт. 2005. №1, с.7.

.

По штатному расписанию в канцелярию ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» входят всего два сотрудника - начальник канцелярии и секретарь-машинистка. Однако на практике немного по-другому. Фактически документационным обеспечением деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» занимаются начальник канцелярии и младший инспектор по обеспечению (по штатному расписанию значиться в отделении материально-технического обслуживания). Таким образом, структура подчинения в канцелярии ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» такая:



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

На начальника канцелярии и младшего инспектора по обеспечению возлагаются следующие функции:

· прием, учет и распределение поступающих документов;

· передача документов на рассмотрение начальнику организации системы МЧС России и после получения соответствующей резолюции - исполнителям;

· учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;

· контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

· контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

· разработка номенклатуры дел;

· формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

· отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

· учет печатей и штампов и контроль за их использованием;

· проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст. 1.9..

А на секретаря-машинистку канцелярии возлагаются следующие функции:

· организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности начальника 1 отряда ФПС;

· составление, оформление проектов документов;

· прием, учет и регистрация обращений граждан;

· организация приема посетителей;

· прием поступающих документов на подпись начальнику 1 отряда ФПС;

· сбор и обработка информации, необходимой начальнику 1 отряда ФПС;

· организация проведения телефонных переговоров начальника 1 отряда ФПС.

Таким образом, секретарь-машинистка канцелярии осуществляет функции секретаря руководителя и, как и младший инспектор по обеспечению, не выполняет функции и обязанности указанные в должностных инструкциях.

Канцелярия размещается в помещении, оборудованном барьером для выдачи документов и ограничения доступа посторонних лиц. Двери канцелярии имеют надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного (пункт охраны), что установлено Инструкцией по делопроизводству Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст.1.13.. Канцелярия оборудована специальными шкафами для временного хранения документов, сейфом, ПК и др.

Важнейшей задачей любой службы ДОУ является организация документооборота. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления. Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

· обработка исполненных и отправляемых документов и подшивка их в дело.

Прием, первоначальная обработка документов проводится одним из сотрудников канцелярии. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой «лично». При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в канцелярии. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Крестникова О.В. Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1).// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010 г. № 1. В связи с тем, что текст факсимильной копии недолговечен, рекомендуется с факсимильной копии документа изготавливать ксерокопию до передачи на регистрацию. Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст. 2.16.

Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются, регистрируются и докладываются начальнику 1 отряда ФПС как обычные документы на бумажном носителе. При поступлении по электронной почте документа большого объема, допускается распечатывать сопроводительное письмо (или первый лист документа), остальная часть документа переносится на дискету (диск), передается на регистрацию. Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст. 2.17.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста.// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009 г. № 8. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания. Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, периодические издания и т.д. На зарегистрированных документах, как правило, в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер, дата поступления и количество листов документа. На срочных документах указывается время их поступления. Если на лицевой стороне листа отсутствует свободное место, то штамп проставляется на оборотной стороне документа. Учет (регистрация) документов производится в журналах.

Форма журнала учета входящих документов

Дата, индекс документа	Номер и дата поступившего документа	Откуда поступил документ, Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон	Краткое содержание документа	Кол-во листов	№№ экз.*)
				Основного документа	приложения	Основного документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8
Резолюция руководства	Кому направлен на исполнение, дата и роспись	Отметка о возврате документа исполнителем (роспись и дата)	Отметка об исполнении документа	Отметка о подшивке или уничтожении документа	Примечание
9	10	11	12	13	14

Форма журнала учета входящих распорядительных документов вышестоящих органов

Индекс и дата	Краткое содержание	Кем издан	Кол-во полученных или размноженных экз.	№ экз.*)	Кол-во листов в экз.*)	Номер дела, куда подшит приказ, номера листов	Номер и дата акта об уничтожении приказа *)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

^*)Для документов с отметкой «Для служебного пользования»

Форма журнала учета исходящих документов

Дата, индекс документа	Куда направлен	Наименование или краткое содержание документа	Кол-во экз.	№ экз.*)
			основного документа	приложения	Основного документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7

^*) Для документов с отметкой «Для служебного пользования»

Продолжение формы журнала регистрации исходящих документов

Кол-во листов	Какой входящий номер исполняется	Фамилия исполнителя	Отметка о подшивке в дело копии документа	Примечание
Основного документа	приложения
8	9	10	11	12	13

Эти формы журналов утверждены в приложениях Инструкции по делопроизводству. Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», приложения 3, 4, 8.

Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-5, где 23 - порядковый номер документа, 3-5 - индекс дела по номенклатуре дел.

После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» или лицу его замещающему. После чего возвращается в канцелярию для заполнения оставшихся граф в журналах и обеспечения контроля за исполнением документа. И только после этого передается исполнителям.

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, ст. 3.1.1.3. Ответственный исполнитель организует исполнение документа и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документов. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

С исполненных документов списывают сотрудники канцелярии в журналы последнюю информацию, проставленную исполнителями, снимают документы с контроля и подшивают в дело.

Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

Различают три основных потока документов: входящий, исходящий и внутренний.

Входящий документопоток образуют документы, поступающие в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Все входящие документы поступают в канцелярию и подразделяются на:

· документы, направляемые начальнику 1 отряда ФПС;

· документы, направляемые в структурные подразделения 1 отряда ФПС;

· документы, направляемые отдельным исполнителям.

Все входящие документы, не зависимо кому они направлены, проходят следующую обработку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Входящий документопоток ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» складывается из:

· документов вышестоящих организаций (указы, постановления, приказы, решения, распоряжения, приказания, письма, телефонограммы);

· документов сторонних организаций (письма, договора, заявки);

· обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб).

В течение 2008 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» поступило 900 документов, из них документов вышестоящих организаций - 471, документов сторонних организаций - 429, обращений граждан - 0.

В течение 2009 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» поступило 1005 документов, из них документов вышестоящих организаций - 748, документов сторонних организаций - 225, обращений граждан - 2.

Исходящий документопоток составляют документы, созданные в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и отправленные за ее пределы.

Обработка исходящих документов состоит из следующих этапов:

В исходящем документопотоке выделяется группа информационных документов. Исходящий документопоток ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» состоит из писем, докладных, справок, отчетов, договоров и документов по их выполнению, телефонограмм.

В течение 2008 года из ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» отправлено 1057 документов.

В течение 2009 года из ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» отправлено 1734 документа.

Внутренний документопоток, составляют документы, созданные в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и не выходящие за его пределы.

К внутренним относятся организационные документы (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.), распорядительные документы (приказы), самостоятельные группы (протоколы и акты, плановые и отчетные документы, рапорта, заявления и т.д.).

Внутренние документы имеют следующие этапы обработки:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

В течение 2008 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» зарегистрировано 1248 документов, из них организационных - 48, распорядительных - 639.

В течение 2009 года из ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» зарегистрировано 1503 документа, из них организационных - 12, распорядительных - 705.

В 1 отряде ФПС подсчет объема документооборота не производится. Но на основании приведенных данных можно рассчитать объем документооборота

Таким образом, служба документационного обеспечения управления в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» - канцелярия - необходима для координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению. Сотрудники канцелярии действуют по Инструкции по делопроизводству Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»., которая является основным внутренним локальным актом, регулирующим документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и выполняют весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Организация документооборота является важным звеном в документационном обеспечении деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», т.к. включает в себя следующие этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

· обработка исполненных и отправляемых документов и подшивка их в дело.

Различают три основных потока документов: входящий (указы, постановления, приказы, решения, распоряжения, приказания, письма, методические указания, телефонограммы, договора, заявки, предложения, заявления, жалобы и др.), исходящий (письма, докладные, справки, отчеты, договора и документы по их выполнению, телефонограммы и др.) и внутренний (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания, приказы, протоколы, отчеты и др.).

2.2 Технология документирования и работы с документами в пожарных частях ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

Пожарные части ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» делятся на два типа: по охране города Балаково и объектовые, которые осуществляют охрану предприятия (организации) и находятся на его территории. Объектами, охраняемыми подразделениями ФПС МЧС России, считаются организации (предприятия), охрана которых в соответствии с законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации осуществляется подразделениями ФПС МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров. В состав объектовых пожарных частей входит отделение профилактики пожаров.

Нормативные акты регламентирующие деятельность пожарных частей и их документирование:

· Устав службы пожарной охраны; Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 1.1.

· Боевой устав пожарной охраны; Там же, п. 1.2.

· Правила по охране труда; Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)», п.1.

· Наставления по газодымозащитной службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России», п.1.

· Наставления по технической службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 24.01.1996 № 34 «Об утверждении Наставления по технической службе ГПС МВД России», п.1.

· Наставления по службе связи ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России», п.1.

· Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров. Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утверждена МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

Документирование дежурного караула идентично во всех частях, рассмотрим его на примере 21 пожарной части ГУ «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области» (по охране города Балаково), а документирование отделения профилактики пожаров рассмотрим на примере 23 пожарной части ГУ «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области» (по охране Балаковской АЭС).

Документирование деятельности 21 пожарной части ГУ «1 отряд ФПС по саратовской области».

Основным документом, регламентирующим организацию деятельности пожарных частей и службы пожаротушения, как уже было сказано, является приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), т.к. именно он определяет назначение, порядок организации и осуществления службы пожарной охраны в Российской Федерации и основы организации тушения пожаров, проведения, связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ.

Согласно Уставу службы пожарной охраны Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 94., смена караулов осуществляется в целях непрерывного поддержания боевой готовности караулов и включает в себя: подготовку к смене, развод караулов, передачу дежурства.

Смена караулов во всех подразделениях гарнизона проводится в одно и то же время, устанавливаемое начальником гарнизона. В пожарных частях ГУ «1 отряд ФРС по Саратовской области» смена караула начинается в 8.00.

Во время подготовки к смене начальник заступающего караула получает от сменяющегося начальника караула - сведения об изменении оперативной обстановки в районе выезда подразделения, после чего составляет наряд на службу (заполняется первый лист книги службы).

УТВЕРЖДАЮ Начальник ________________ __________________________ (звание, ФИО) «__» ________________ 20__г НАРЯД НА СЛУЖБУ «_____» караула с _______ час. «___» ____________ 20__ г. до _______ час. «___» ____________ 20__ г. Начальник караула ___________________ Диспетчер (радиотелефлнист) _____________ Помощник начальника караула ________________________________________________ 1. Состав караула. По списку __________ Налицо __________ В боевом расчете ________ В отпуске _____ В командировке ___________ Отсутствуют по болезни ___________ Иные причины ___ Боевой расчет Состав боевого расчета Автомобиль ______________ Автомобиль ______________ Автомобиль ______________ Автомобиль ______________ Фамилия Фамилия Фамилия Фамилия Командир отделения Водитель № 1 №2 №3 №4 В боевом расчете: изолирующие противогазы ___________________________________ радиостанции носимые ______________________________________ дозиметрические приборы ___________________________________ костюмы защитные _________________________________________ В резерве: пожарные автомобили _____________________________________________ изолирующие противогазы __________________________________________ Внутренний наряд Вид наряда Фамилия Время заступления

В течении дежурства заполняется вторая страница книги службы:

ПРОВЕРИЛ Начальник _________________ ___________________________ (подпись) 2. Результаты караульной службы Выезды на пожары, аварии, занятия и др. Цель выезда Адрес Какие выехали автомобили Время выезда возвращения Обнаруженные неисправности противопожарного водоснабжения и закрытые проезды в районе выезда ______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ПТВ, пожарные рукава, иные технические средства, вышедшие из строя или получившие повреждения Наименование ПТВ и др. Адрес, место применения Характер повреждения Происшествия в карауле (нарушения дисциплины, техники безопасности и др.) ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Недочеты, вскрытые при проверке несения службы внутренним нарядом. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Недочеты, вскрытые при приеме - сдаче дежурства ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Дежурство сдал Дежурство принял _________________

При подготовке к смене начальник заступающего караула ПЧ-21 выполняет действия по следующей схеме:

Проверка наличия и готовности личного состава к несению службы заключается в проверке численного должностного состава, его внешнего вида, снаряжения пожарных и состояния боевой одежды, а также в принятии мер к устранению обнаруженных недостатков. Объявляет составы боевых расчетов (указанные в книге службы) на пожарные автомобили, лиц внутреннего наряда и, при необходимости, назначает личный состав на посты и в дозоры. При проверке у водительского состава наличия удостоверений и свидетельств на право управления пожарным автомобилем, начальником караула заполняется журнал проведения инструктажей ПТБ и ПДД с водительским составом.

№ п/п	Дата проверки	Кто проверял	Содержание нарушения	Предлагаемые мероприятия	Срок выполнения	Отметка о выполнении	Подпись
1	2	3	4	5	6	7	8

Примечание. Образец журнала утвержден распоряжением Главного управления МЧС России по Саратовской области от 15.03.2000 № 69

При проверке средств ГДЗС заполняются журнал регистрации проверок №1 изолирующих противогазов и дыхательных аппаратов со сжатым воздухом

Дата проверки	ФИО владельца СИЗОД	№ закрепл. СИЗОД	Отметка об исправности СИЗОД	Давление в баллоне, кгс-см2	Подпись лица, проводившего проверку СИЗОД	Подпись начальника караула осуществляющего контроль за проведен проверки
1	2	3	4	5	6	7

Примечание. Образец журнала утвержден приказом МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России»

При проверке исправность технического вооружения заполняются

Журнал проверки технического состояния пожарной техники и средств связи

Дата	№ пожарного автомобиля, название радиостанции	№ радиостанции	Исправность радиостанции	Запись о приеме	Бензин, ДТ	Подпись лица проводившего проверку	Подпись начальника караула
1	2	3	4	5	6	7	8

Журнал пункта связи части

Время получения извещения (информация)	Место пожара (адрес) и что горит: информация с места пожара о ходе тушения, вызове дополнительных сил и средств, неисправности водопровода и средств связи, проездов, дорог и др. фамилии лиц, передавших и принявших сообщения
дата	часы и минуты
1	2	3
Какие части (отделения) выехала на пожар (аварию) стихийное бедствие, учение, занятия	Время	Принятые меры
	выезда	прибытия к месту пожара	пожар локализован	пожар потушен	возвращения частей, отделений
4	5	6	7	8	9	10

Примечание. Образец журнала утвержден приказом МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России»

После инструктажа по технике безопасности начальник караула заполняет журнал целевых инструктажей по охране труда с личным составом:

№ п/п	ФИО, должность лица, с которым проводился инструктаж	ФИО, должность лица проводившего инструктаж	Дата проведения инструктажа	Вид работ, перед которым проводился инструктаж	Подпись проводившего инструктаж	Подпись лица, с которым проводился инструктаж
1	2	3	4	5	6	7

Примечание. Образец журнала утвержден приказом МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)»

На развод выводится весь личный состав заступающего и сменяющегося караулов. Развод караулов проводится начальником подразделения или лицом, его замещающим.

Начальник заступающего караула уведомляет начальника сменяющегося караула о готовности караула к разводу.

По команде начальника заступающего караула личный состав заступающего и сменяющегося караулов надевает боевую одежду и снаряжение и строится в установленном начальником подразделения месте (рис. 1)

Начальник сменяющегося караула, получив уведомление о готовности заступающего караула к разводу, выстраивает караул в боевой одежде и снаряжении перед строем заступающего караула, а затем становится на правом фланге строя своего караула.

Начальник подразделения здоровается с личным составом караулов и подает команду "Вольно", затем проверяет готовность личного состава заступающего караула, дает оценку службы сменяющегося караула, ставит задачу по несению караульной службы, после чего подает команды: "Караулы, равняйсь. Смирно", "Для приема и сдачи боевого дежурства разойдись". По этой команде личный состав караулов приступает к сдаче и приему дежурства.

О результатах сдачи и приема пожарные и водители докладывают командирам отделений, а командиры отделений - помощнику начальника караула. Приняв доклады, начальники караулов осуществляют необходимые записи в книге службы. Приняв от начальников караулов доклады о сдаче и приеме дежурства, начальник подразделения проверяет записи сменяющегося караула в книге службы, утверждает лист наряда на службу заступающего караула и отдает приказание о подаче сигнала "Отбой". С этого момента личный состав сменившегося караула считается свободным от несения службы.

Развод и передача дежурства не должны продолжаться более 30 мин.

После заступления на дежурство начальник караула передает на ЦППС сведения о составе караула по следующей форме:

Наименование гарнизона, № пожарной части	Пожарная техника
	Боевой расчет
	Основная	Специальная
	АЦ	АНР	АВ	АП	Пр.	АЛ	КП	АТ	АР	АС	Пр.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Резерв	На расчете	Число изолирующих противогазов
АЦ	АНР	АВ	КП	Пр.	ТО	Ремонт	в боевом расчете	в резерве
14	15	16	17	18	19	20	21	22	23
Личный состав
По списку	На лицо	Боевой расчет	Отсутствуют
		всего	Нач. кар.	Диспетчер	ПНК, ком.отд.	Водители	Пожарные	Газодымо защит.	всего	Отпуск
24	25	26	27	28	29	30	31	32	33	34
Отсутствует	Некомплект	Огнетушащие средства
		вывозимые на пож. авто.	Резерв
По болезни	Командировка	Прочее		Пенообр., л.	Порошок, кг.	Пенообр., л.	Порошок, кг.
35	36	37	38	39	40	41	42

Эти данные нужны для определения боевой готовности сил и средств подразделений пожарной охраны, необходимых для тушения различных пожаров, а также для привлечения вспомогательных сил и средств подразделений пожарной охраны в кротчайшие сроки.

Дальше дежурство заступившего караула идет по внутреннему наряду и распорядку дня.

Распорядок дня утверждается приказом начальника ПЧ-21 в начале каждого года и имеет следующий вид:

РАСПОРЯДОК ДНЯ личного состава дежурных смен 21 пожарной части ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» № п/п Наименование мероприятия Время Смена караулов, передача дежурства 8:00 - 8:30 Подготовка к занятиям 8:30 - 8:40 Отработка нормативов 8:40 - 9:40 Занятия согласно расписания 1 час 9:50 - 10:35 2 час 10:45 - 11:30 3 час 11:40 - 12:25 4 час 12:30 - 13:15 Время приема пищи 13:20 - 14:20 Административно-хозяйственные мероприятия по улучшению условий, режимов труда и отдыха личного состава 14:20 - 15:20 Уход за пожарной техникой, пожарно-техническим вооружением и оборудованием 15:20 - 17:00 Резервное время начальника караула 17:00 - 18:00 Спортивные мероприятия 18:00 - 19:00 Время приема пищи 19:00 - 19:45 Время психологической разгрузки и самостоятельной подготовки 19:45 - 20:45 Культурный досуг, просмотр телепередач, время личных потребностей 20:45 - 21:45 Вечерний туалет 21:45 - 22:00 Отдых, кроме лиц внутреннего наряда 22:00 - 6:00 Подъем, утренний туалет, физзарядка 6:00 - 6:30 Время приема пищи 6:30 - 7:00 Подготовка к смене караула 7:00 - 8:00

Занятия по подготовке личного состава дежурных смен 21-й пожарной части проводятся каждый день. Расписание занятий составляется заместителем начальника ПЧ-21 на каждый месяц.

Начальник караула несет ответственность за качество подготовки личного состава караула и проводит занятия и мероприятия, предусмотренные расписанием занятий. Главным в обучении личного состава считается подготовка к практической работе по организации боевых действий на пожаре.

Занятия делятся на классно-групповые (лекция, семинар) и практические (отработка нормативов, физическая подготовка).

На классно-групповых занятиях изучают нормативно-методическую базу пожарной охраны, разбирают теоретические вопросы, объясняющие принцип работы приборов, механизмов, изучают оказание первой медицинской помощи, тактико-технические характеристики пожарных машин и т.д. Практические занятия проводят при изучении оперативно-тактических особенностей наиболее важных объектов, новых видов пожарной техники, при решении пожарно-тактических задач, на занятиях по пожарно-строевой подготовке. В ходе практических занятиях закрепляются и углубляются ранее полученные знания. Практические занятия могут проводится в классах, гаражах, на полигоне и т.д. В конце занятий оценки и посещаемость проставляются в журнале учета занятий, успеваемости и посещаемости личного состава караула:

1. Наименование предмета _________________________________

№ п/п	должность	ФИО	Дата, учет успеваемости и посещаемости
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Дата	Количество часов	Темы занятия, метод проведения Подпись лица, проводившего занятия
11	12	13

2. Учет результатов обработки (выполнения) нормативов по пожарно строевой и физической подготовке, противопожарной службе ГО

№ п/п	Должность	ФИО	Дата ………..	Дата ………..	Дата ………..
			Обн. № 1 ……	Обн. № 1 ……	Обн. № 1 ……
			Оценка время	Оценка время	Оценка время
1	2	3	4	5	6

3. Самостоятельное обучение. Учет выполнения индивидуальных заданий.

№ п/п	ФИО	Содержание задания	Срок исполнения	Оценка выполнения задания	Подпись лица, дававшего задание
1	2	3	4	5	6

4. Учет результатов контроля занятий

№ п/п	Дата	ФИО субъекта контроля	Результаты контроля, подпись проверявшего	Что сделано по устранению недостатков, дата, подпись
1	2	3	4	5

В случае поступления сообщения о пожаре на пункт связи части, диспетчер делает запись о времени поступления звонка и месте возгорания в журнале пункта связи части, дает сигнал тревоги и заполняет путевой лист для выезда пожарного автомобиля (указан ниже).

Образец путевого листа для выезда пожарного автомобиля

П У Т Е В К А ДЛЯ ВЫЕЗДА ДЕЖУРНОГО КАРАУЛА 21-Й ПОЖАРНОЙ ЧАСТИ ГУ «1 ОФПС ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ» НА ПОЖАР Место пожара (адрес) _______________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Что горит _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Время получения извещения _______________________ час ______________мин. Фамилия и номер телефона сообщившего ______________________________________ ___________________________________________________________________________ «____» _________________ 20___г. ___________________ (подпись радиотелефониста)

Также в журнале пункта связи части фиксируются все переговоры по радиостанциям, для получения полной информации о действиях выехавших отделений.

После возвращения отделений в часть, создается комиссия из трех человек участвующих в тушении пожара.

Комиссия заполняет Акт о пожаре (образец акта о пожаре представлен на следующей странице), в котором описывается где и когда произошел пожар, пострадавшие люди и имущество, силы и средства, применявшиеся при тушении пожара, число участников тушения пожара, тип и количество пожарной техники, огнетушащие вещества и виды водоисточников использованных при тушении пожара.

Бланк акта утвержден в боевом уставе (приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы»).

Акт составляется в 2 экземплярах. Первый направляется в Прокуратуру г. Балаково, второй - в Государственный противопожарный надзор г. Балаково.

Исследованию подлежит каждый пожар независимо от его размеров, количества работавших при тушении сил и средств и величины нанесенного ущерба. По результатам исследования составляется карточка действий подразделений пожарной охраны по тушению пожара и карточка исследования пожара. Методические рекомендации по проведению учебно-методического сбора на базе территориальных подразделений ГПС МЧС России по Саратовской области от 30 сентября 2005 г. п. 3.3.

Карточка действий подразделений пожарной охраны по тушению пожара заполняется руководителем тушения пожара (им могут быть: командир отделения, начальником караула, начальник части, оперативный дежурный и т.д.). В карточке действий подразделений пожарной охраны по тушению пожара подробно описываются характеристики объекта, время

Акт о пожаре (лицевая сторона)

А К Т О П О Ж А Р Е (ЗАГОРАНИИ) (составляется не меньше, чем в 2-х экземплярах) __________________________ " ____" _____________ 2010г. (место составления) Комиссия в составе _________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________ составила настоящий акт о пожаре (загорании), происшедшем " ____" ________ 2010г. Наименование объекта _______________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Принадлежность объекта _____________________________________________________ (установленная или предполагаемая) ________________________________________________________________________________________________________________ Адрес объекта ______________________________________________________________ Время обнаружения пожара (загорания) _________________ час. _______________ мин. Предполагаемое место возникновения пожара ___________________________________ Кто обнаружил пожар, и каким способом сообщил о нем в пожарную охрану _________ ______________________________________________________________________________________________ № телефона ______________________ Дата _________________ и время поступления сообщения о пожаре в пожарную охрану ____час. ______мин. Время прибытия 1-го подразделения ________ час. _______ мин. Время подачи 1-го ствола ________час. ________ мин. Дата __________ и время локализации в _______ час. ______ мин. на пл. ______ кв. м. Дата __________ и время ликвидации открытого горения в ________ час. _______ мин. Дата __________ и время полной ликвидации в ________ час. _______ мин. Визуальная обстановка к моменту прибытия подразделений пожарной охраны _______ ___________________________________________________________________________ (площадь пожара, пути и скорость его распространения, угроза людям, животным, опасность обрушения и взрывов, ___________________________________________________________________________ действия населения) Силы и средства, применявшиеся при тушении пожара: Участники тушения пожара ___________________________________________________ (сотрудники и работники ГПС, ДПО, другие противопожарные формирования населения) ___________________________________________________________________________ Количество основных и специальных отделений _________________________________ Количество отделений ГДЗС __________________________________________________ Число участников тушения ___________________________________________________ Тип, количество и принадлежность пожарной техники ____________________________ Количество и вид поданных стволов: Л- А- Б- ГПС СВП Суммарный фактический расход воды __________________________________________ Работа установок пожарной автоматики ________________________________________ Огнетушащие вещества, применявшиеся при тушении ____________________________ Виды водоисточников, использованных при тушении пожара (загорания) ____________ ___________________________________________________________________________

Акт о пожаре (оборотная сторона)

Последствия пожара: Обнаружено всего тел погибших _________, в т.ч. детей ________, погибло работников пожарной охраны, ________, иных участников тушения пожара ___________. Сведения о погибших _____________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Получили травмы: всего ____, в т.ч. детей ____, работников пожарной охраны _______ Сведения о травмированных __________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Уничтожено/повреждено пожаром: строений ____/____ ед.; жилых квартир, комнат ____/____ ед.; бесхозных зданий ____/____ ед.; поэтажной площади ____/____ кв. м.; техники (транспортных средств) ____/____ ед.; бесхозной техники (транспортных средств) ____/____ ед.; с/х культур _________________________________________________________________ (вид и количество) погибло животных __________________________________________________________ (вид и количество) Условия, способствовавшие развитию пожара ___________________________________ ___________________________________________________________________________ Спасено на пожаре: Людей ________ чел., техники _______ ед., голов скота ______ ед., строений ______ ед. Акт о пожаре (загорании) направлен в __________________________________________ ___________________________________________________________________________ Особые замечания ___________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Подписи членов комиссии: ___________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Возникновения и обнаружения пожара, выезда и прибытия дежурного караула, подачи первого ствола и т.д.), способы подачи воды, вся проделанная работа отделений, результаты пожара и дается оценка действий руководителей тушения пожара. В карточке рисуется план-схема расстановки сил и средств на местности (в здании). Карточка действий подразделений пожарной охраны по тушению пожара составляется в двух экземплярах (один остается в части, для разбора на занятиях, другой передается а службу пожаротушения).

Карточка исследования пожара составляется инспектором ГПН совместно с руководителем тушения пожара и остается в ГПН.

По указанию Главного управления МЧС России по Саратовской области начальником караула пишется рапорт о пожаре на имя начальника части. В рапорте указывается расстояние до места вызова, взаимодействие со службами жизнеобеспечения города, количество задействованных сил и средств, предполагаемая причина пожара, точный адрес и что уничтожено огнём. Рапорт храниться в части.

Начальнику ПЧ - 21 по охране г. Балаково и Балаковского района подполковнику внутренней службы И.Н. Бурлакову РАПОРТ Докладываю, что «____» ________________ 20 ___ г. в _____ час. _______ мин. от гражданина______________________________________________________________ на пульт ЕДДС - 01 поступило сообщение о пожаре. Дежурный караула в _____ час. ________ мин. в составе ____________ отделений выезжал ________________________ ___________________________________________________________________________ Расстояние до места вызова составило ________ км. По прибытию к месту вызова в _____ час. ________ мин. установлено: (обстановка по прибытию к месту вызова; очаг пожара, пути распространения и т.д.) ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ К месту пожара были вызваны сотрудники (милиции, СПГС, скорой мед. помощи и т.д.) ______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Количество задействованных сил и средств ________________________________ ____________________________________________________________________________ На тушение пожара израсходовано воды __________________________________ Время подачи первого ствола ___________ час. _________ мин. Локализация ___________ час. _________ мин. на площади ________ кв. м. Ликвидация открытого горения ___________ час. _________ мин. Полная ликвидация ___________ час. _________ мин. Предполагаемая причина пожара _________________________________________ ____________________________________________________________________________ Огнем уничтожено (повреждено) _________________________________________ ____________________________________________________________________________ Точный адрес, ведомственная принадлежность, контактный телефон __________ ____________________________________________________________________________ Начальник караула ПЧ-21 ГУ «1отряд ФПС по Саратовской области» А.С. Петров

Цель фиксации и анализа параметров развития и тушения пожаров являются определение эффективности боевых действий подразделений пожарной охраны и управленческих решений и разработка рекомендаций по совершенствованию тактики тушения пожаров.

Документирование деятельности 23 пожарной части ГУ «1 отряд ФПС по саратовской области»

Кроме приказа МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы», основными руководящими документами являются план пожаротушения на Балаковской АЭС, план и карточки тушения пожара на объектах в районе выезда части, план привлечения сил и средств с других гарнизонов.

Разработкой инструкций, приказов, указаний и другой документации по обеспечению пожарной безопасности Балаковской АЭС и надзором соблюдения требований пожарной безопасности персоналом АЭС и подрядных организаций занимается отдел технических инспекций. В 3 разделе правил пожарной безопасности при эксплуатации атомных станций четко оговорено, какая документация по пожарной безопасности должна быть создана на атомной, когда изменятся, как пересматривается и что обязательно согласовывается с пожарной службой.