Анализ документационного обеспечения деятельности государственного учреждения "1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области"

Совместно с отделом технических инспекций за пожарной безопасностью на Балаковской АЭС следит отделение профилактики пожаров ПЧ-23. В штат отделения входят начальник, старшие инспектора и инспектора. За каждым инспектором закрепляются от 2 до 6 секторов на территории АЭС приказом ПЧ-23.

Согласно Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров Инструкция по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утвержденная МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

(далее Инструкция) профилактическая работа личного состава отделения профилактики пожаров сводиться к выявлению и последующему устранению нарушений правил пожарной безопасности. Инспектора принимают меры, чтобы обнаруженные нарушения устранялись на месте немедленно.

Если устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности сразу невозможно, то ответственному за пожарную безопасность участка, помещения и т.д. вручают письменное предложение с указанием сроков устранения обнаруженных нарушений.

Предложение составляется в 2 экземплярах, один из которых вручается ответственному за пожарную безопасность, второй подшивается в наблюдательное дело и хранится не менее одного года с момента выполнения.

По Инструкции письменные предложения регистрируются в журнале наблюдения за противопожарным состоянием объекта, но самой формы журнала в Инструкции нет. В приказе МВД РФ от 30 октября 1995 г. № 37 «Об утверждение наставления по организации деятельности объектовых подразделений ГПС МВД РФ» журнал наблюдения за противопожарным состоянием объекта имеет следующие графы:

После отсоединения отделения пожарной профилактики от государственного противопожарного надзора (ГПН), отделение лишили большинства прав. Т.к. в Инструкции многое не прописано, личный состав отделения профилактики пожаров обращается к приказу МВД РФ от 30 октября 1995 г. № 37 «Об утверждение наставления по организации деятельности объектовых подразделений ГПС МВД РФ», который действует на объектах частично.

Таким образом, документационная деятельность пожарных частей разнообразна и играет важную роль в деятельности пожарных частей. Документация пожарных частей в основном выполняет две функции: контроль и учет. Основные способы документирования в пожарных частях это рукописный и печатный. Рукописный способ используют при заполнении журналов и карточек, а также при написании рапортов. А печатный - при создании отчетов, приказов, справок, и т.д.

Процессы документирования отлажены, но требуют много времени и трудозатрат.

В работе всего личного состава пожарной охраны много времени отводится на изучение, анализ и составление различной документации. И эти знания помогают каждый год спасать жизни и имущество людей.

Подведем общие итоги по главе. Канцелярия в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» необходима для координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению. Сотрудники канцелярии выполняют весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»., которая является основным внутренним локальным актом, регулирующим документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

Организация документооборота является важным звеном в документационном обеспечении деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», т.к. включает в себя все этапы работы с документами (прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение документов службой ДОУ, регистрация документов, организация движения документов, обработка исполненных и отправляемых документов и подшивка их в дело).

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: входящий (указы, постановления, приказы, и др.), исходящий (письма, докладные, справки, и др.) и внутренний (положения, уставы, учредительные договоры, и др.).

Характеристикой документооборота является его объем: в течение 2008 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» зарегистрировано 1248 документов, а в течение 2009 года - 1503 документа, что почти на 30% больше чем в 2008 году.

Также выяснили нормативные акты регламентирующие деятельность пожарных частей и их документирование:

· Устав службы пожарной охраны; Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 1.1.

· Боевой устав пожарной охраны; Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 1.2.

· Правила по охране труда; Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)», п.1.

· Наставления по газодымозащитной службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России», п.1.

· Наставления по технической службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 24.01.1996 № 34 «Об утверждении Наставления по технической службе ГПС МВД России», п.1.

· Наставления по службе связи ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России», п.1.

· Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров. Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утверждена МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

В этих документах устанавливаются правила и общие принципы документирования деятельности пожарных частей, утверждаются многочисленные формы документов и журналов.

Таким образом, документационная деятельность пожарных частей разнообразна и играет важную роль в деятельности пожарных частей. Документация пожарных частей в основном выполняет две функции: контроль и учет. Основные способы документирования в пожарных частях это рукописный (используют при заполнении журналов и карточек, а также при написании рапортов) и печатный (при создании отчетов, приказов, справок, и т.д). Процессы документирования отлажены, но требуют много времени и трудозатрат.

В работе всего личного состава пожарной охраны много времени отводится на изучение, анализ и составление различной документации. И эти знания помогают каждый год спасать жизни и имущество людей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

После исследования и анализа документационного обеспечения деятельности государственного учреждения «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области» можно сделать следующие выводы.

Федеральный закон «о пожарной безопасности» Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ "О пожарной безопасности" (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в "Российская газета" от 5 января 1995 г. № 3. был издан в целях защиты имущества граждан от пожара, самого гражданина, общества и государства в целом, а также для урегулирования различных вопросов, возникающих при пожаре между организациями. Поэтому пожарную охрану разделили на виды и закрепил за ними состав, специальные задачи, функции, ответственность и права как за организациями в целом, так и за конкретными должностными лицами. Это позволило улучшить пожарную охрану.

Положение о федеральной противопожарной службе является основным документом для организации деятельности федеральной противопожарной службы на территории Российской Федерации. Данное Положение устанавливает максимальную численность ФПС, закрепляет структуру, основные задачи, функции, права федеральной противопожарной службы, прописывает нормативную базу и является основанием для разработки уставов и положений для учреждений ФПС.

ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» создан 1 января 2008 года в целях осуществления специальных и управленческих функций, координации деятельности подразделений входящих в его структуру. Основным организационно-правовым документом является устав учреждения, который является правовой основой деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Именно Устав закрепляет за 1 отрядом ФПС задачи, цели, функции и полномочия. Основными задачами и функциями 1 отряда ФПС является обеспечение контроля за деятельностью подчиненных подразделений, предупреждение и ликвидация пожаров, ЧС на территории Балаковского гарнизона, прогнозирование и анализ состояния пожарной безопасности на территории г. Балаково и Балаковского района и обеспечение взаимодействия с ведомственными, добровольными и иными пожарными формированиями при тушении пожаров, проведении связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» имеются следующие локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»:

· Инструкция по делопроизводству;

· Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения;

· Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации;

· Инструкция по работе с обращениями граждан;

· приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257».

Все перечисленные документы имеют структуру текста, которая обеспечивает логическое развитие темы правового регулирования. При большом объеме текста в данных локальных нормативных актах излагаются лишь главные вопросы, а остальные вопросы излагаются в приложениях к данному документу. Текст оформлен в виде глав, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, а также в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Большинство внутренних локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» разработаны в соответствии с современным законодательством, подробно расписываются все поставленные в них вопросы, и что не маловажно закрепляется ответственность за халатность и невыполнение возложенных обязанностей.

Служба документационного обеспечения управления в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» - канцелярия - необходима для координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению. Сотрудники канцелярии действуют по Инструкции по делопроизводству Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»., которая является основным внутренним локальным актом, регулирующим документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и выполняют весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Организация документооборота является важным звеном в документационном обеспечении деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», т.к. включает в себя следующие этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

· обработка исполненных и отправляемых документов и подшивка их в дело.

Различают три основных потока документов: входящий (указы, постановления, приказы, решения, распоряжения, приказания, письма, методические указания, телефонограммы, договора, заявки, предложения, заявления, жалобы и др.), исходящий (письма, докладные, справки, отчеты, договора и документы по их выполнению, телефонограммы и др.) и внутренний (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания, приказы, протоколы, отчеты и др.).

Характеристикой документооборота является его объем: в течение 2008 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» зарегистрировано 1248 документов, а в течение 2009 года - 1503 документа, что почти на 30% больше чем в 2008 году.

Также выяснили нормативные акты регламентирующие деятельность пожарных частей и их документирование:

· Устав службы пожарной охраны; Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 1.1.

· Боевой устав пожарной охраны; Там же, п. 1.2.

· Правила по охране труда; Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)», п.1.

· Наставления по газодымозащитной службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России», п.1.

· Наставления по технической службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 24.01.1996 № 34 «Об утверждении Наставления по технической службе ГПС МВД России», п.1.

· Наставления по службе связи ГПС МВД России; приказ МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России», п.1.

· Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров. Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утверждена МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

В этих документах устанавливаются правила и общие принципы документирования деятельности пожарных частей, утверждаются многочисленные формы документов и журналов.

Документационная деятельность пожарных частей разнообразна и играет важную роль в деятельности пожарных частей. Документация пожарных частей в основном выполняет две функции: контроль и учет. Основные способы документирования в пожарных частях это рукописный и печатный. Рукописный способ используют при заполнении журналов и карточек, а также при написании рапортов. А печатный - при создании отчетов, приказов, справок, и т.д.

Процессы документирования отлажены, но требуют много времени и трудозатрат.

В работе всего личного состава пожарной охраны много времени отводится на изучение, анализ и составление различной документации. И эти знания помогают каждый год спасать жизни и имущество людей.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ "О пожарной безопасности" (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в "Российская газета" от 5 января 1995 г. № 3.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ.//"Российская газета" от 31.12.2001 № 256.

3. Указ Президента Российской Федерации от 10 января 1994 г. № 66 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 17 февраля, 7 апреля, 30 мая, 27 июня, 3 августа, 28 ноября, 30 декабря 1994 г., 24 января, 3 марта, 6, 23 июня, 15 июля, 2 августа, 7 сентября, 17 октября, 21, 29 ноября 1995 г., 25 января, 8, 14, 26, 28 февраля, 4, 15 марта, 8 мая, 15 июня, 2 августа 1996 г., 9 июля 1997 г., 12 апреля 1999 г., 29 ноября 2004 г.)// "Российские вести" от 11 января 1994 г. № 6, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации от 17 января 1994 г. № 3 ст. 190.

4. Указ Президента Российской Федерации от 20 января 1994 г. № 171 "О первоочередных изменениях в составе Правительства Российской Федерации"// Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации от 24 января 1994 г., № 4, ст. 306.

5. Указ Президента Российской Федерации от 9 ноября 2001 г. № 1309 "О совершенствовании государственного управления в области пожарной безопасности"//"Российская газета" от 14 ноября 2001 г., № 224 (2836).

6. Постановление Правительства РФ от 20 июня 2005 г. № 385 «О федеральной противопожарной службе»//"Российская газета" от 28 июня 2005 г., № 137.

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации».

8. Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2004 г. № 820 «О государственном пожарном надзоре» (с изменениями от 19 октября 2005 г., 22 октября 2008 г., 14 февраля, 2 октября 2009 г.)//"Российская газета" от 14 января 2005 г. № 4, Собрание законодательства Российской Федерации от 27 декабря 2004 г. № 52 (часть II) ст. 5491.

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. ст. 96.

10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

12. Приказ МЧС РФ от 23 Марта 2004 г. N 140 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов министерства российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и их государственной регистрации".

13. Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России».

14. Приказ МЧС России от 30.12.2004 № 630 «Об утверждении Переченя документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения».

15. Приказ МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

16. Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)».

17. Приказ МВД РФ от 25 мая 1995 года № 10 «Об утверждении наставления по организации и осуществлению государственного пожарного надзора в российской федерации».

18. Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477).

19. Приказ МВД РФ от 6 июля 2005 г. № 538 «О признании утратившими силу нормативных правовых актов МВД России».

20. Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России».

21. Приказ МВД России от 09.11.1999 № 86 «Об утверждении нормативных актов по газодымозащитной службе Государственной противопожарной службы МВД России».

22. Приказ МВД России от 24.01.1996 № 34 «Об утверждении Наставления по технической службе Государственной противопожарной службы МВД России».

23. Приказ МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России».

24. Приказ МВД РФ от 30 октября 1995 г. № 37 «Об утверждение наставления по организации деятельности объектовых подразделений ГПС МВД РФ».

25. Приказ министра Российской Федерации по атомной энергии от 5 декабря 1995 года № 544 «О введение в действие Правил пожарной безопасности при эксплуатации атомных станций (ППБ-АС-95)».

26. Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утверждена МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

27. Распоряжение Главного управления МЧС России по Саратовской области от 15.03.2000 № 69.

28. Методические рекомендации по проведению учебно-методического сбора на базе территориальных подразделений ГПС МЧС России по Саратовской области от 30 сентября 2005 г.

29. Устав ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

30. Большая советская энциклопедия: В 30 т./Председатель Науч.- ред. Совета Ю.С. Осипов. Отв. ред. С.Л. Кравец. Т. «Россия». М.: Большая советская энциклопедия, 2004. - 1007 с.: ил.:кар.

31. Кошелева Е.А. Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения Секретарь референт. 2009. №4.

32. Лашкина Елена. Не запирайте вашу дверь.// Российская газета. 2 ноября 2006 г. № 4212.

33. Крестникова О.В. Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1).// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010 г. № 1.

34. Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста. Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009 г. № 8.

Размещено на Allbest.ru