Пути совершенствования системы учета расчетов с подотчетными лицами организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Тема данной выпускной квалификационной работы - «Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика». Разнообразие участников расчетных отношений и форм расчетов между ними создает предпосылки для нарушений при осуществлении расчетных операций, поэтому они требуют повышенного контроля.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятий очень часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также работ и услуг по наличному и безналичному расчету. В этих случаях сотрудникам выдаются наличные денежные средства под отчет (авансы) на различные цели по поручению фабрики. В подотчет выдаются наличные денежные средства на предстоящие командировочные расходы, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции у других предприятий или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.

Поэтому целью выпускной квалификационной работы является рассмотрение состояния учета расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии, проведение аудита расчетов с подотчетными лицами.

Задачами выпускной квалификационной работы являются:

изучение теоретического материала, действующих нормативных актов в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;

проанализировать деятельность швейной фабрики в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, пользуясь документами бухгалтерии;

осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта по командировочным расходам;

выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»;

- разработать методику проведения аудиторской проверки в ООО «Кораблинская швейная фабрика» и выработать предложения по совершенствованию методов аудита и бухгалтерского учета;

Основными источниками информации при написании работы служили:

Организационно - учредительные документы (устав, учетная политика организации);

Бухгалтерская отчетность (формы №1 «Бухгалтерский баланс», №2 «Отчет о прибылях и убытках»);

Учетные регистры (главная книга, журнал-ордер №7);

Первичные документы (приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, чеки, квитанции, проездные документы и т.п.);

Учебная литература.

Объектом исследования является Общество c ограниченной ответственностью (ООО) «Кораблинская швейная фабрика».

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Нормативно-правовое обеспечение учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

учет расчет подотчетное лицо

К основным нормативным документам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами относятся:

1. Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

2. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверждено решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40).

3. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ.

4. Приказ Минфина России от 13.06.95 г. N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

5. Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

6. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»

Со вступлением в силу Трудового кодекса РФ вопросы командирования впервые стали регулироваться на уровне закона. Им посвящена отдельная Глава 24 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность».

В настоящее время определение понятия служебной командировки содержится непосредственно в ТК РФ, в статье 166: «служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».

Условия выдачи наличных денег под отчет приведены в п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Предприятия выдают работникам деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача под отчет денег на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку по форме N Т-9 или форме N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе за время нахождения в пути. Кроме этого, ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления в служебную командировку работодатель согласно ст.168 ТК РФ обязан возмещать работнику:

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;

- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом организации. Однако для организаций, финансируемых из федерального бюджета, размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

1.2 Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчётные лица - работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения этих функций администрация выдаёт им денежные средства в виде авансов, в размере, определённом действующим законодательством. Денежные авансы выдаются в подотчёт на служебные командировки и на мелкие хозяйственные расходы.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [16, стр.124].

В случае производственной необходимости руководитель организации может направлять в служебные поездки граждан, связанных с предприятиями договорами подряда, поручения, авторского договора, если это предусмотрено условиями договора. Такая поездка командировкой не является, так как отношения по договорам гражданско-правового характера регулируются нормами гражданского права, а не трудовым законодательством, и осуществляются за счёт средств предприятия. В аналогичном случае без оформления договора выплачиваемые гражданину средства в счёт компенсации производственных расходов включаются в его облагаемый налогом доход.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки (в том числе за время нахождения в пути), а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Заработная плата пересылается работнику по адресу местонахождения в период командировки, по его просьбе за счёт предприятия, которым он командирован

При командировках в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о такой возможности решается руководителем организации. Если в данных случаях командированный остаётся в месте командировки, то при предоставлении документов о найме ему возмещаются соответствующие расходы. [10, стр.75].

Следует отметить, что сотрудники в командировке могут производить определённые хозяйственные расходы, например, осуществлять закупки материальных ценностей у населения, на рынках, а также у юридических лиц. В соответствии со ст.340 ТК РФ порядок и условия выплаты компенсаций в связи с переездом к месту работы, а также условия материально-бытового обеспечения работников, направляемых на работу в представительства РФ за границей, устанавливаются Правительством РФ с учётом климатических и иных условий в стране пребывания.

Первичные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н). В случае отсутствия оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются. Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Аванс командированному за границу работнику выдаётся частично в рублях, частично - в валюте (по смете); при этом покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещается.

Итак, расходы на командировки как внутри страны, так и за её пределами, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. К таким расходам относятся суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством, а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал, в места отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, на оплату услуг связи, получения и регистрации служебного заграничного паспорта, получения виз, а также расходы, связанные с обменом валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Если налогоплательщик не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных действующим законодательством

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

§ наименование организации, направившей его в командировку;

§ структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;

§ свою фамилию, имя и отчество (графа "Подотчетное лицо);

§ должность;

§ назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. [14, стр.39].

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А 4.

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д. бланк отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: "Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета". В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета .... Ф.И.О. N...».

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:

по форме - устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;

по содержанию - определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;

арифметическая проверка - удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.

Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств. [14, стр.93].

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

1.3 Основы аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудиторская деятельность определяется сейчас большинством специалистов как предпринимательская деятельность по проведению собственно аудита и оказанию услуг, сопутствующих аудиту. (8)

Существует достаточно много различных определений аудита.

Так американскими специалистами Э.А. Аренсом и Дж.К. Лоббеком аудит рассматривается как процесс, посредством которого компетентный независимый работник накапливает и оценивает свидетельства об информации, поддающейся количественной оценке и относящейся к специфической хозяйственной системе, чтобы определить и выразить в своем заключении степень соответствия этой информации установленным критериям (11).

Дж. Робертсон под аудитом понимает процесс уменьшения до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов (30).

Институт присяжных бухгалтеров Шотландии (1СА8) определяет, что «аудит представляет комплекс методов, направленных на установление эффективности и целостности системы управления, точности финансовых отчетов» (19).

По мнению профессора Шеремета А.Д. аудит как наука представляет собой систему знаний о методах и приемах независимого финансового контроля. Аудит как практика - вид управленческой деятелыгости, сводящийся к независимому финансовому контролю и оценке финансовой (бухгалтерской) отчетности. Независимый финансовый контроль определяет сущность аудита, отделяет его от других видов контроля и выделяет его в самостоятельную научную (и учебную) дисциплину и практику.

Согласно Федеральному закону «Об аудиторской деятельности» (статья 1, пункт 1) «аудиторская деятельность, аудит - предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей».

Целью аудита является выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ).

В аудите определяющей является категория существенности, так как именно с ее помощью аудиторы устанавливают допустимую величину искажения бухгалтерской отчетности, что соответственно влияет на аудиторское мнение о достоверности бухгалтерской отчетности. (20)

Понятие существенности неразрывно связано с понятием достоверности (точностью данных). Это степень вероятности (от 0 до 100%) пропуска или искажения отчетных данных, оказывающая влияние на способность пользователей делать правильные выводы о финансовом положении экономических субъектов и принимать адекватные экономические решения. (14).

Аудиторская проверка характеризуется определенным аудиторским риском. В федеральном правиле (стандарте) N 8 "Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом" под термином "аудиторский риск" понимается риск выражения аудитором ошибочного аудиторского мнения, в случае когда в финансовой (бухгалтерской) отчетности содержатся существенные искажения. Аналогичное определение имеет место и в международных стандартах аудита (МСА): аудиторский риск - это риск выражения аудитором ненадлежащего аудиторского мнения в случаях, когда в финансовой отчетности содержатся существенные искажения". Аудитору следует использовать свое профессиональное суждение, чтобы оценить аудиторский риск и разработать аудиторские процедуры, необходимые для снижения данного риска до приемлемо низкого уровня. (10,28)

Аудиторские услуги могут быть оказаны любому экономическому субъекту, при этом экономические субъекты самостоятельно выбирают аудитора, аудиторскую фирму для оказания аудиторских услуг или проведения аудиторской проверки. С этой целью заинтересованная в оказании аудиторских услуг организация составляет и направляет аудитору, аудиторской фирме официальное именное письмо -- предложение о проведении аудита. Официальным ответным документом является письмо -обязательство аудиторской организации о согласии на проведение аудита. (8,13)

Отношения между аудиторами и аудируемыми лицами по поводу проведения независимой проверки и оказания сопутствующих аудиту услуг оформляются договором. Закон об аудите не определяет содержание договора оказания аудиторских услуг. Поэтому применяются общие положения гражданского законодательства, регулирующие договорные отношения, и учитываются предъявляемые федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности требования к договору оказания аудиторских услуг. Отношения по проведению аудиторских проверок и осуществлению сопутствующих аудиту услуг регулируются на основании договора возмездного оказания услуг (15).

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (2).

Начальным этапом проведения аудита является планирование.

Планирование аудита предполагает разработку общей стратегии и детального подхода к ожидаемому характеру, срокам проведения и объему аудиторских процедур (4).

Результатами планирования являются план и программа аудита, которые должны обеспечить своевременное и эффективное проведение проверки (24).

На этапе между планированием работы и подготовкой заключения по ее результатам основной задачей аудитора является сбор аудиторских доказательств (бухгалтерские документы, письменные и устные объяснения сотрудников аудируемого лица, информация от третьих лиц).

После проведения всех необходимых процедур проверки аудитор должен оценить полноту и качество исполнения всех пунктов плана и программы аудита, провести классификацию, систематизацию и аналитический обзор результатов проверки, после чего составить отчет и оформить аудиторское заключение (23).

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых участков учета наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. (21)

Поэтому данный участок учета обладает повышенным риском для аудитора.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных им на выполнение операционно - хозяйственных задач и для компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные расчетные документы, например лимитированную чековую книжку (9).

Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Список их объявляется в приказе по предприятию (17).

Аванс в необходимой сумме для выполнения порученного задания выдают в том случае, если подотчетное лицо не имеет задолженности по ранее полученным суммам (18).

Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары, имеют право использовать наличные денежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией. (26)

Отношения между фирмой и подотчетным фактически регулируются только пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (7).

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются: установление правильного и целевого использования подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов. (29)

Основными источниками информации при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

* Нормативные документы ,

* Авансовые отчеты формы № АО-1 вместе с оправдательными документами,

* Приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку формы № Т-9, Т-9а,

* Командировочные удостоверения формы № Т-10,

* Журнал регистрации авансовых отчетов,

* Журнал - ордер № 7,

* Главная книга,

* Бухгалтерский баланс. (22,12)

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

* Кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственньж связей с руководителем, кассиром организации);

* Имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

* Кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;

* Имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации). (9)

Ответы на подобные вопросы можно получить путем предварительного обзора и тестирования.

Собственно проверку состояния расчетов рекомендуется начинать (по мере необходимости) с инвентаризации расчетов или с анализа материалов инвентаризации, если они имеются к моменту проверки

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений нужно выявить их причины

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были получены и подлежали обложению единым социальным налогом (ЕСН).

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

С 1 января 2009 г. согласно п. 33 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (Федеральный закон от 24.07.07 г. N 216-ФЗ).

Проверяя правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 - с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам - с данными соответствующих листов - расшифровок по дебету счетов либо журнала -ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 -- с данными журнала-ордера № 1-, по счетам 51,52 - журнала - ордера № 2 и так далее (9).

Как свидетельствует аудиторская практика, основные нарушения, которые выявляются в ходе аудита расчетов с подотчетными лицами, можно объединить в следующие группы:

1) нарушения порядка выдачи подотчетных сумм,

2) нарушения при оформлении командировочных расходов,

3) нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов,

4) нарушения порядка учета представительских расходов,

5) нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. (24)

Во избежании этих ошибок аудитору необходимо как можно, более детально изучить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии.

Глава 2. Особенности состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика» и пути его совершенствования

2.1 Краткая финансово-экономическая характеристика ООО «Кораблинская швейная фабрика»

Общество c ограниченной ответственностью «Кораблинская швейная фабрика» зарегистрировано главой администрации г. Кораблино Рязанской области 10.12.1998 г. постановлением за №1848. На 1 января 2010 г. фабрика в своем составе насчитывает 103 человека. Пошивочные участки оснащены как отечественным, так и импортным оборудованием. Вся ткань, поступившая на производство, проверяется по качеству и ширине; рассчитывается по установленным техническим нормам. Нормы расхода сырья подтверждены опытными раскладами. В течение прошлого года фабрика работала ритмично. Было приобретено новое швейное оборудование. Объем выпуска товарной продукции в действующих оптовых ценах составляет 32970 тыс. руб. Поставлено продукции собственного производства в действующих оптовых ценах на сумму 32923 тыс. руб.

Главный корпус фабрики двухэтажный, третий этаж полуподвальный, общая площадь главного корпуса 996 кв. метров. В этом корпусе на первом этаже расположены пошивочные участки -1, 2, а на втором этаже раскройно-подготовительный участок. В полуподвале - склад готовой продукции, склад фурнитуры. В подготовительном цехе установлен один промерочный станок С-1 с автоматическим счетчиком длины, один трехметровый промерочный стол, стеллажи для хранения разбракованной и не разбракованной ткани. В раскройном цехе установлены: три настилочных стола и один стол для зарисовки раскладки лекал, две ленточные машины, три вертикальных ножа.

Бухгалтерский учет в ООО «Кораблинская швейная фабрика» осуществляется бухгалтерской службой, которую возглавляет главный бухгалтер. Утверждена смета представительских расходов. Денежные средства выдаются на хозяйственные нужды в подотчет на срок, не более двух недель.

Данное предприятие имеет два расчетных счета. Первый расчетный счет в Сбербанке России города Кораблино, второй расчетный счет в Мастер Банке (ОАО) г. Москва, которые открываются для расчетов с покупателями и поставщиками сырья и готовой продукции. Поставщиками ООО «Кораблинская швейная фабрика» являются: ООО «Нью-Бренд», ООО «Кипарис», ООО «Таи-рис», ОАО «Полет», ООО «Грандэкс». Поставщиком давальческого сырья является ООО «Фирма Техноавиа». Поставка ткани производится самовывозом и транспортом заказчика.

В 2010 году среднесписочная численность промышленно-производственного персонала составила 103 человека (на 5 человек меньше по сравнению с 2009 годом). Объем продукции в действующих оптовых ценах предприятия составил 32970 тыс. руб. Фонд заработной платы всего персонала составил 7857,8 тыс. руб. Среднемесячная зарплата всего составила 6365,5 руб. За 2010 год количество рабочих-сдельщиков на пошивочных участках составило 71 человек, было принято 9 человек, уволено 19 человек. Текучесть рабочих кадров составила 2,8%.

На фабрике создана постоянно действующая комиссия по охране собственности предприятия. Комиссия рассматривает вопросы, связанные с охраной и хранением собственности среди материально-ответственных лиц. Со всеми материально-ответственными лицами заключены договора о материальной ответственности.

Проанализировав бухгалтерский баланс за 2008-2010 годы и отчет о прибылях и убытках за аналогичный период, представим данные по основным показателям в виде таблицы.

Таблица 1

Анализ основных экономических показателей ООО «Кораблинская швейная фабрика»

Показатели	2008 год	2009 год	2010 год	Откл. 2010г. от 2008г.
1.Коэффициент текущей ликвидности	0,9	1	1	0,1
2.Рентабельность собственного капитала	0	0,003	-0,05	-0,05
3. Рентабельность продаж	0,004	0,009	-0,01	-0,014
4.Фондоотдача	65,78	30,64	31,06	-34,72

- Коэффициент текущей ликвидности = Оборотные активы/ Краткосрочные обязательства, (рекомендуемое значение: от 1 до 2);

- Рентабельность собственного капитала = Чистая прибыль от всех видов деятельности / Среднюю стоимость собственного капитала, (рекомендуемое значение: должна обеспечиваться окупаемость вложенного капитала).

- Рентабельность продаж = Прибыль от продаж/ Выручка (нетто) от продаж, (рекомендуемое значение: положительная величина, тенденция к росту).

- Фондоотдача = Выручка (нетто) от продаж / Стоимость основных средств, (рекомендуемое значение: тенденция к увеличению показателя).

Так из данных таблицы 1 видно, что не в полной степени краткосрочные обязательства ООО «Кораблинская швейная фабрика» обеспечены оборотными активами. Коэффициент текущей ликвидности в 2010 г. Составил 1, что на 0,1 больше по сравнению с 2008 г. Рентабельность собственного капитала уменьшилась на 0,05 в 2010 г. по сравнению с 2008 г. Так в 2010 г. по сравнению с 2008 г. увеличилась на 0,213. Это говорит о том, что собственный капитал используется не эффективно.

Рентабельность продаж тоже проявляет тенденцию к снижению. В 2010 г. она составила -0,01, что на 0,014 меньше по сравнению с 2008 г. Фондоотдача в 2010 г. по сравнению с 2008 г. уменьшилась на 34,72. Это свидетельствует о том, что снизилась выручка на один рубль основных средств.

В целом по данным 3-ех балансов и отчетов о прибылях и убытках ООО «Кораблинская швейная фабрика» работает не очень стабильно.

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Все хозяйственные операции, проводимые фабрикой, оформляются оправдательными документами. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика» подразделяются на три вида. К первому виду относятся документы, которые составляются в отделе кадров и бухгалтерии швейной фабрики, на основании служебной записки от заинтересованного цеха, подразделения, отдела. К этим документам относят: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) - документ, который является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В нем указываются: фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок и цель командировки. Служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а), определяются на основании приказа, выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10). Сотрудникам швейной фабрики, командированным для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенными предварительными расчётами сумм командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО--2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, а также на проживание и питание.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) применяют для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы фабрики, Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем фабрики и главным бухгалтером. Регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Если на документах, прилагаемых к расходным кассовым ордерам, имеется разрешительная надпись руководителя фабрики, то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна. В расходном кассовом ордере указываются содержание хозяйственной операции и перечень прилагаемых первичных документов (с указанием номера и даты составления).

Ко второму виду относятся документы, которые сотрудник получает во время нахождения в командировке, по оплате работ, при приобретении ТМЦ, услуг. К ним относятся: проездные документы, товарные чеки с указанием НДС, чеки ККМ, накладная, счет, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме этого, командированный должен сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчёт у организации розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек- это документ, подтверждающий факт оплаты товара. Он обязан содержать реквизиты: наименование предприятия-продавца; заводской номер ККМ, идентификационный номер (ИНН); порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, которые утверждены Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: наименование и дату составления документа; наименование предприятия, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; единицы измерения (натуральная и денежная, например «ткань», «хозяйственные товары»); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) предприятия-продавца.

Счёт-фактура содержит следующие реквизиты: порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами, его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работ, услуг); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара.

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

И к третьему виду документов относится итоговая документация. Работник, вернувшийся из командировки, должен сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии в течение трех дней после окончания командировки, по приказу представить подробный отчет руководству фабрики о результате выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем фабрики, после чего принимаются к учету. Остатки неиспользованных денежных средств, сдаются по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Таким образом, к итоговым документам ООО «Кораблинская швейная фабрика» относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым ордерам) и письменный отчет о результатах командировки.

Если утеряны некоторые документы, которые подтверждают факт нахождения сотрудника в командировке (билеты, чеки, квитанции из гостиницы и др.), то используют следующие варианты отражения в учете:

сотрудник отражает неиспользованные денежные средства по авансовому отчету и возвращает их в кассу фабрики;

целесообразность произведенных расходов утверждается в авансовом отчете, и бухгалтер списывает их (для целей бухгалтерского учета) в расходы фабрики. Но расходы, без первичных документов, не принимаются для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. (п.З ст.217 главы 23 НК РФ).

2.3 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Данный счет активно-пассивный, его сальдо отражает задолженность подотчетных лиц фабрике или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные в подотчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - денежные средства, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам [28, стр.61].

Таблица 2

«Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долгя подотчетного лица на начало периода.	Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода.
Оборот по дебету - выдача денежных средств подотчетному лицу.	Оборот по кредиту-списание денежных средств с подотчетного лица.
Сальдо дебетовое на конец периода -это остаток долга подотчетного лица на конец периода.	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода.

Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу фабрики, предназначается ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, которая выдается в подотчет.

Таблица 3

Приобретение товарно-материальных ценностей

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Зав.пошивочного цеха Борискиной Н.Е. выданы из кассы в подотчет денежные средства на покупку фурнитуры	71	50	3000
2	Списаны подотчетные суммы на приобретение фурнитуры в т. ч. НДС.	10	71	2500
3	Зав.пошивочного цеха вернула неиспользованные подотчетные денежные средства (с предоставлением авансового отчета).	50	71	500

Таблица 4

Корреспонденция по финансовым претензиям

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Зав. подготовительного цеха Кутузовой М.А. выданы в по-дотчет денежные средства на покупку швейной машинки	71	50	19000
2	Списаны подотчетные денежные средства на приобретение швейной машинки	10	71	17000
3	Кутузовой М.А. предъявлены финансовые претензии по поводу не возвращенного остатка в кассу	94	70	2000
4	Удержан из заработной платы Кутузовой М.А. не возвращенный остаток подотчетной суммы.	70	73	2000

Таблица 5

Закупка ТМЦ за свой счет, при возмещении затраченных средств фабрикой

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Оприходованы приобретенные запасные части, приобретенные заведующей подготовительного цеха Кутузовой М.А.в т. ч. НДС	10	60	2700
2	Отражена сумма НДС по приобретенным зап.частям	19	60	486
3	Отражена задолженность предприятия перед Кутузовой М.А. на основании авансо-вого отчета.	60	71	2700
4	Погашена задолженность перед зав. подготовительного цеха Кутузовой М.А. по приобретению запасных частей.	71	50	2700

Таблица 6

Заключение работником договора о предоставлении фабрике возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Отражена оплата бензина водителем Кузиным И.А. ТМЦ за фабрику (момент предоставления ссуды)	76	73	1963,50
2	Оприходован бензин	10	71	1650,00
3	Отражена сумма НДС по приобретенному бензину	19	71	313,50
4	Кузину И.А. из кассы возмещены расходы по приобретению бензина	73	50	1963,50

Таблица 7

Бухгалтерские записи по осуществлению представительских расходов

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Выданы денежные средства в подотчет на представитель-ские расходы заместителю генерального директора Машкову Д.А.	71	50	9300
2	Списаны представительские расходы по предъявленным документам.	26	71	9300
3	Отражены представительские расходы.	26	71	9300

Таблица 8

Корреспонденция счетов по командировочным расходам

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Выдан денежный аванс из кассы водителю Васильеву А.И. на командировку в Белоруссию	71	50	11300
2	Списаны командировочные расходы Васильеву И.А. расходов	26	71	9800

Заграничные командировки

Когда швейная фабрика в лице кассира выдает сотруднику наличную валюту из кассы в подотчет, то в соответствующем счете открываются отдельные субсчета, для каждой из используемых валют. В кассовой книге отводится место для учета движения валюты. Ее ведут непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический учет ведется только в рублях, то и остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке, при изменении валютного курса. Такую операцию производят на день совершения операции, и на последний день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов записью, например, при возрастании курса иностранной валюты по отношению к рублю:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»,

или дается следующая бухгалтерская проводка:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

По результатам расчётов может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть неиспользованный остаток аванса. При получении остатка от подотчётного лица, фабрика обязана зачислить его на текущий счёт в трёхдневный срок, что в учёте отражается бухгалтерскими записями:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 71 - внесен в кассу неиспользованный остаток зам. генерального директора швейной фабрики. Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в иностранной валюте».

При этом валюта пересчитывается по курсу Центрального банка РФ в рубли на дату совершения операции, а свое отражение курсовая разница находит на счёте 91 «Прочие доходы и расходы».

Если по разрешению руководителя швейной фабрики подотчетному лицу возмещаются расходы сверх установленных норм по командировочным расходам, то разница относится на убытки фабрики.

Дается запись:

Дебет 91 Кредит 71- отнесены на убытки расходы сверх норм по служебным командировкам.

Одновременно полученную разницу относят на доходы данного подотчетного лица. С этой суммы удерживается налог на доходы физических лиц. Если подотчетное лицо не погашает своевременно задолженность по подотчетным суммам, то данные суммы удерживаются из заработной платы.

Дебет 70 Кредит 71 -удержаны из заработной платы Петровой А.И., своевременно не вернувшей денежные средства.

Дебет 70 Кредит 94 - из заработной платы водителя фабрики Ильина А.А. удержана сумма неизрасходованного аванса.

Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты зав.пошивочного цеха, непроизводственного характера, учитываются в составе прочих расходов;

Дебет 94 Кредит 71 - отражен факт отсутствия авансового отчета.

Регистром учета является журнал-ордер №7, сочетающий аналитический и синтетический учет. Каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка.

Итоги из журнала-ордера №7 каждый месяц переносят в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - всей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. Дебиторская задолженность в балансе (по расчетам с подотчетными лицами) учитывается по строке 246, а кредиторскую - по строке 628. Чаще всего через подотчетных лиц приобретается оборудование. Это связано с тем, что есть возможность осмотра технического состояния приобретаемого оборудования. Движение документов представлено на рисунке.

2.4 Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»

В ООО «Кораблинская швейная фабрика» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговая служба посчитает, что срок выдачи подотчетных денежных средств не установлен, и, следовательно, расчеты по подотчетным денежным средствам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции. Чтобы избежать этого, на фабрике необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет. Также в приказе должны быть установлены:

сроки и предельный размер денежных средств, на которые они выдаются;

порядок представления авансовых отчетов;

-запрещение выдачи денег сотруднику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного сотрудника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Командировочное удостоверение в ООО «Кораблинская швейная фабрика» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако рекомендуется все же оформлять командировочное удостоверение, так как в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

По невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «ткань» или «фурнитура». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Достаточно часто, по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к приходному кассовому ордеру) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2008 г., между юридическими лицами установлен предельный размер по расчетам в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ООО «Кораблинская швейная фабрика» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Фабрике необходимо сначала всю наличную выручку сдать в банк, после этого, с расчетного счета снять необходимые денежные средства и оприходовать их в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчет. Самое главное - не превышать лимит наличности по кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 33700 рублей.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя фабрики или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров. Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Фабрика ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичных учетных документов, описанному в п.2 ст.9 ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составлять первичную учетную документацию, в том числе авансовый отчет и бухгалтерскую справку.