Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются наличные для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

Цель данной работы - рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

1. изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

2. проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

3. осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;

4. выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Научная новизна:

- Предложена методика осуществления контроля за движением подотчетных сумм.

- Систематизированы основные требования федеральных стандартов к инвентаризации расчетов и обязательств.

Практическая значимость работы заключается в том, что предложенные пути совершенствования позволят максимально повысить качество контроля за подотчетными суммами в организации.

Объектом исследования является конкретное предприятие - Открытое Акционерное Общество «САН ИнБев».

Предметом исследования является организация учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «САН ИнБев» г. Омска.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

Период исследования 2010 - 2011 гг.

При написании работы были использованы следующие методы: инвентаризация и методы документальной проверки- формальная и арифметическая проверка.

При выполнении курсовой работы были использованы следующие программы: Word, Exsel, информационно-правовые справочные системы ГАРАНТ и Консультант 2012 года.



1. Теоретические аспекты организации учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

расчет бухгалтерский подотчетное лицо

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

· 1-ый уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

· 2-ой уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

· 3-ий уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

· 4-ий уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик. [10]

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень). [23]

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень). [24]

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/08 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008 г. №106н.

2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

· приходный кассовый ордер - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

· расходный кассовый ордер - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

· командировочное удостоверение - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

· авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

1.2 Понятие подотчетных сумм. Сроки командировки. Задачи учета

Подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании.

Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.

Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

- выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течении трех дней после возвращения из командировки или окончании указанного срока;

- выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;

- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления:

Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:

- перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;

- срок, на который выдаются подотчетные суммы;

- предельный размер подотчетных сумм;

- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.

Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы необходимо оформить следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- командировочное удостоверение;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), оплата за проживание в месте командировки (оплата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимого количества бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверных документов, то нередко налоговые органы доначисляют "зарплатные" налоги(НДФЛ,ЕСН).

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

- решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;

- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;

- необходимо получить письменное согласие работника. [9]

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели. [13]

1.3 Отражение подотчетных сумм согласно МСФО

Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

-представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации.

Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а только тем, которые поименованы в приказе руководителя. В нем прописывается, на какой срок и на какие цели выдаются денежные средства.

Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, установленного приказом руководителя или со дня возврата из командировки.

Работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах, он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру. В расходном кассовом ордере в строке «Основание» пишется «под отчет» и указывается цель расходования средств, например на хозяйственные нужды.

Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо израсходовало свои денежные средства, то перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру. [8]

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. [15]

Мнение ученых об организации учета расчетов с подотчетными лицами. (Приложение П)

2. Характеристика финансовой деятельности ОАО «САН ИнБев»

2.1 Анализ отчета о прибылях и убытках

Полное официальное наименование Общества - открытое акционерное общество «САН ИнБев».Сокращенное наименование Общества - ОАО «САН ИнБев».

Юридический адрес Общества: 141607, Московская область, Клинский район, г. Клин, ул. Московская, д. 28.

Общество ОАО «Сан Интербрю» было зарегистрировано 02.03.2004. 29.12.2006 к ОАО «Сан Интербрю» присоединилась организация ЗАО «ИнтерБир» г. Пушкин с дальнейшим переименованием в ОАО «САН ИнБев».

Инспекцией Федеральной Налоговой Службы города Клина 29.12.2006 зарегистрированы изменения в едином государственном реестре, регистрационный номер 1045003951156. В связи с отнесением общества в группу крупнейших налогоплательщиков, налоговый учет осуществляет Межрегиональная Инспекция Федеральной Налоговой Службы РФ по крупнейшим налогоплательщикам №3.

100% акций ОАО «САН ИнБев» принадлежит иностранным юридическим лицам. Общество входит в международный холдинг «AB InBev». Холдинг «AB InBev» является мировым лидером в производстве пива.

Основным видом деятельности общества является производство и оптовая реализация пива по месту нахождения и в территориально приближенные регионы.

Отчет о прибылях и убытках является связующим звеном между балансовыми отчетами прошлого и настоящего учетных периодов и показывает, за счет чего произошли изменения в отчетном балансе по сравнению с прошлым. Этот отчет показывает, как изменяется капитал акционеров компании под воздействием доходов и расходов, осуществленных в текущем периоде.

Международные стандарты не регламентируют формат отчета о прибылях и убытках, однако, они определяют информацию, которая должна быть отражена в этом отчете. [11]

Анализ отчета о прибылях и убытках в ОАО «САН ИнБев»

На предприятии за период 2010-2011 гг. произошло снижение себестоимости проданных товаров, работ, услуг на 1337155 тыс. руб. и составило 17073071 тыс. руб. в 2011 году по сравнению с 2010 годом.

В ОАО «САН ИнБев» в строке валовая прибыль, произошло увеличение. В 2010 году валовая прибыль составила 19493284 тыс. руб., а в 2011 году увеличилась на 911693 тыс. руб. или на 4,68 %.

Все коммерческие расходы включаются в себестоимость продукции, реализованной в отчетном периоде. При этом делается запись:

Дебет счета 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» Кредит счета 44 «Расходы на продажу» - списаны на себестоимость реализованной продукции коммерческие расходы.

Их величина в 2010 году составила 11030270 тыс. руб., в 2011 году увеличились до 14248337 тыс. руб., или на 3218067 тыс. руб. (29,17%)

Управленческие расходы предприятия за анализируемый период возросли, так в 2010г. они составили 3733405 тыс. руб., а в 2011г. 4027117. Изменение составило 7,87% или 293712 тыс. руб.

Рост коммерческих и управленческих расходов по сравнению с 2010 г. вызван увеличением расходов на покупку логистических, а также рекламных услуг и прочих расходов, связанных с реализаций продукции.

За 2010-2011 гг. на предприятии произошло снижение прибыли. Так в 2010 году величина прибыли составила 4729609 тыс. руб., а в 2011 году уменьшилась на 2600086 тыс. руб. или на 54,97 % и составила 2129523 тыс. руб..

В ОАО «САН ИнБев» прочие доходы составили за 2010 год 514440 тыс. руб., а в 2011 году уменьшились на 90561 тыс. руб. и составили 423879 тыс. руб.

Прочие расходы составили в 2010 году 1319411 тыс. руб., а в 2009 году уменьшились на 355874 тыс. руб. или на 26,97 %.

В состав прочей реализации входят реализация отходов производства (зерноотходы, дробина, дрожжи, углекислота и пр.), отходов упаковочных материалов, а также возврат (обратная реализация поставщику) некачественной тары (бутылка, поддон).

Отложенные налоговые активы предприятия за 2011г. по сравнению с 2010г. увеличились на 89 тыс. руб. или на 7,73% и составили 1240 тыс. руб.

В свою очередь отложенные налоговые обязательства в 2011г. уменьшились по сравнению с 2010г. Так, в 2010г. они составили 24364тыс. руб., а в 2011г. Они составили 13211 тыс. руб.

В ОАО «САН ИнБев» налог на прибыль составил в 2010 году 595351 тыс. руб., а в 2009 году значительно уменьшился и составил251448 тыс. руб. (Приложение К)

На предприятии сумма чистой прибыли составила в 2010 году 1583977тыс. руб., а в 2011 году она уменьшилась на 1290494 тыс. руб. или на 81,47% и составила 293483 тыс. руб.

Постоянные налоговые обязательства в 2011г. по сравнению с 2010г. уменьшились на 138783 тыс. руб. Так, в 2010г. они составили 185149 тыс. руб., а в 2011г. Они составили 46366 тыс. руб.

На основании правил и принципов составления отчета о прибылях и убытках, составлен отчет о прибылях и убытках так, как это требует бухгалтерский учет со всеми проведенными в этой сфере реформами. (Приложение Е)



2.2 Учетная политика в организации учета подотчетных сумм. Структура бухгалтерии

Основными задачами бухгалтерского учета являются: формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, обеспечение контроля за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Бухгалтерский и налоговый учет в компании осуществляется интегрировано всеми подразделениями компании, возглавляемыми руководителями подразделений. Внедрение методик бухгалтерского и налогового учета в систему «SAP-ERP» осуществляется группой поддержки SAP ERP, возглавляемой менеджером по дизайну SAP ERP. Определение правил и принципов ведения налогового учета осуществляется налоговым отделом, возглавляемым налоговым менеджером. Контроль за ведением бухгалтерского и налогового учетов, формирование бухгалтерской и налоговой отчетности осуществляется бухгалтерий, финансовой службой компании, возглавляемой Главным бухгалтером и Директором по контролю компании.

Компания ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета, разработанный на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. №94н (Приложение Н). В связи с тем, что в учетной системе компании, являющийся транснациональной, используется глобальный план счетов, на основе его построен план счетов бухгалтерского учета для РСБУ (альтернативный план счетов) и план счетов для налогового учета.

Компанией применяется автоматизированная система бухгалтерского учета. Свод бухгалтерского и налогового учета производится в финансово-бухгалтерской системе «SAP-ERP», Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется с использованием таблиц Excel. Реализации продукции учитывается с использованием 1С.

Бухгалтерский учет по начислению заработной платы в течение месяца ведется централизованно ЕРЦ в г.Перми по всей компании в специальной системе по управлению персоналом и начислению заработной платы «HRB». Итоговые суммы по начислениям переносятся один раз в месяц в систему «SAP-ERP». Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также справки работников бухгалтерии.

В связи с тем, что по правилам управленческого учета, при заведении в системе Заказа на закупку услуг, в т.ч. и на транспортно-заготовительные расходы, производится запись на счетах главной книги в глобальном плане счетов, ежемесячно производятся сторнировочные записи для РСБУ и налогового учета по заказам на закупку услуг, по которым отсутствует полный пакет первичных документов. Также в связи с тем, что в соответствии с требования управленческого учета, в течение налогового (отчетного) периода осуществляются проводки между счетами глобального плата счетов, ежемесячно проводятся сторнировочные записи для РСБУ и налогового учета на основании справок от соответствующих структурных подразделений.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ. В случае отсутствия утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ форм первичных учетных документов, предприятие имеет право применять документы, удовлетворяющие критериям статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Право подписи первичных учетных документов имеют лица, утвержденные распоряжением Президента Общества по предприятию - на основании доверенности, а также приказами главных исполнительных директоров по филиалам.

Составление первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с принятыми в компании политиками и процедурами.

Обособленные подразделения не имеют обособленных учетных систем. В учете обеспечивается учет имущества (основных средств) в привязке к филиалам. Все операции регистрируются в единой учетной системе «SAP-ERP». Бухгалтерская отчетность формируется в целом по предприятию без деления на филиалы, в центральной бухгалтерии.

Обработка первичной документации осуществляется в обособленных подразделениях предприятия, часть операций выполняется специалистами сторонней организации по договору оказаний услуг (БСЦ).

Первичные документы, подтверждающие факты финансово-хозяйственной деятельности хранятся в бухгалтериях по месту нахождения обособленных подразделений, получивших оригиналы документов. В Компании созданы ЕРЦ по сбору, обработке и хранению первичных документов всей организации:

Филиал в г.Иваново осуществляет проверку и архивацию счетов-фактур по закупке первичной бутылки, сырья и транспортным услугам

Филиал в г.Волжский осуществляет проверку и архивацию счетов-фактур по коммерческому оборудованию и рекламным материалам.

Часть первичных документов отражается в учетной системе сторонней организацией по договору оказания услуг (БСЦ).

Рис. Структура финансового отдела в ОАО «САН ИнБев»



3. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ОАО «Сан Инбев» г. Омска

3.1 Организация первичного учета подотчетных сумм

Пакет по командировочным расходам (Travel & Expenses) включает в себя все расходы, связанные с поездками в служебных целях, расходы на такси, компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях и расходов на бензин.

Командировкой в рамках компании AB InBev считается поездка сотрудника в город/регион, отличный от места локации по основному месту работы для решения служебных вопросов. Следующие виды командировочных расходов относятся в другие ZBB пакеты, отличные от Travel & Expenses:

- Тренинги и поездки на собеседования/интервью должны быть отражены в пакете Пипл (People). Командировочные расходы сотрудников Отдела Пипл, выполняющих свои служебные обязанности по найму сотрудников, отражаются в пакете Travel&Expenses:

Расходы по возвращению в страну проживания иностранных сотрудников, а также поездки домой для всех сотрудников, переведённых на другое место работы, согласно условий перевода, должны быть отражены в пакете Пипл.

Командировки на LPC- Leadership Performance Change, SLC- Senior Leadership Convention и функциональные конференции должны быть отражены в пакете Institutional (субпакет Internal events).Командировки по Капекс проектам относятся на Капекс.Билеты (авиа и ж/д) на тренинги и функциональные конференции должны приобретаться по самому дешёвому тарифу в эконом классе.

Субпакет Местные перевозки (Local Transportation)

Включает расходы на такси, парковку, платные автодороги и общественный транспорт, компенсируемые сотрудникам.

Включает компенсацию торговым представителям за пользование личным транспортом в служебных целях (в России).

Данная статья исключает расходы на доставку сотрудников по маршруту работа-дом на тех территориях, где общественный транспорт не доступен. Данные расходы относятся в пакет Пипл.

Субпакет Рабочий километраж

Включает возмещение расходов на топливо при использовании личного автотранспорта в командировках. Также данный субпакет покрывает расходы на топливо торговым представителям (особенность России и Украины), использующим личный автотранспорт для выполнения ежедневных служебных обязанностей. Компания не покрывает расходы на топливо от дома до рабочего места и обратно от рабочего места до дома.

Субпакет Авиаперелёты

Данный субпакет включает расходы по авиаперелётам сотрудников, гостей и 3-х лиц, кому в дальнейшем компания компенсирует все расходы по поездкам. Расходы, включаемые в данный субпакет, связаны с поездками по решению служебных вопросов: функциональные встречи, командировки команды Продаж, зональные и страновые визиты, встречи управляющего комитета, проектные встречи различных отделов.

Субпакет Проживание в командировках

Данный субпакет включает расходы по проживанию в командировках сотрудников, гостей и 3-х лиц, кому в дальнейшем компания возмещает все расходы по поездкам. К расходам на проживание относятся расходы по гостинице, апартаментам и аренде квартир. Расходы, включаемые в данный субпакет, связаны с поездками по решению служебных вопросов: функциональные встречи, командировки команды Продаж, зональные и страновые визиты, встречи Управляющего комитета, проектные встречи различных отделов.

Субпакет - Прочие расходы по командировке

Данный субпакет включает расходы по командировкам сотрудников, гостей и 3-х лиц, не связанные с расходами на авиаперелёты и проживание. К прочим расходам по командировкам относятся: расходы по аренде машины (включая топливо), железнодорожным билетам, страховка, прачечная, телефон, паспорт и виза, суточные во время командировки. Расходы, включаемые в данный субпакет, связаны с поездками по решению служебных вопросов: функциональные встречи, командировки команды Продаж, зональные и страновые визиты, встречи Управляющего комитета, проектные встречи различных отделов.

Субпакет - Агентское вознаграждение Трэвэл агентству

Расходы, оплачиваемые Трэвэл агентству за предоставленные услуги (бронирование/ приобретение билетов, проживание, визы и т.д.) должны быть отнесены в данный субпакет.

3.2 Организация учета подотчетных сумм на счетах аналитического и синтетического учета

С точки зрения детализации информации бухгалтерские счета делятся на синтетические и аналитические. На синтетических счетах объекты бухгалтерского наблюдения отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Аналитические счета детализируют обобщенные показатели синтетических счетов, конкретизируют учитываемые объекты. Сводная и более подробная информация необходима для управления предприятием.

Аналитический учет неразрывно связан с синтетическим. Записи в аналитическом учете производятся на основании первичных бухгалтерских документов (накладных, приходных ордеров, актов приемки-сдачи, актов о выработке и др.), а записи на синтетических счетах - на основании совокупности аналитических счетов, открываемых в разрезе синтетического. Это означает, что общие итоговые данные аналитических счетов должны быть равны итоговым данным объединяющего их синтетического счета.

Синтетический и аналитический учет взаимосвязаны в связи с тем, что основаны на одних и тех же первичных документах и записях. Перед составлением отчетности вся учетная информация обобщается сначала на аналитических счетах (подсчитываются обороты, выводятся остатки), а потом по совокупным показателям аналитических счетов формируются синтетические счета.

Данные синтетического и аналитического учета всегда связаны следующими равенствами:

Сумма сальдо на начало (конец) месяца по аналитическим счетам равна остатку на начало (конец) месяца по объединяющему их синтетическому счету;

Сумма оборотов за месяц (по дебету или кредиту) аналитических счетов равна обороту за месяц (соответственно дебетовому или кредитовому) объединяющего их синтетического счета. Нарушение этих равенств свидетельствует об ошибке. [7]

В ОАО «САН ИнБев» учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счетах аналитического учета на счете 71. (Приложение Г)

В справочнике программы SAP включены все подотчетные лица. Код подотчетного лица соответствует табельному номеру учета заработной платы.

3.3 Организация и отражение в учете возврата подотчетных сумм в организации

Удержание просроченной задолженности у подотчетных лиц из заработной платы проводится согласно статье 137 Трудового кодекса. Компания принимает решение о проведении удержания в течение месяца, с момента возникновения просроченной задолженности.

Под просроченную задолженность попадают суммы, перечисленные сотруднику под отчет и не закрытые документами в срок, согласно письму Центрального Банка России от 4 октября 1993 г. N 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в российской федерации» и положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749

Сумма задолженности может образоваться по следующим причинам и удерживаться в следующих размерах:

Вариант ситуации	Сумма удержания*
перечислен аванс и авансовый отчет не сдан вовремя в бухгалтерию.	Сумма удержания равна сумме перечисленного аванса
ошибочно перечислен аванс, по которому авансовый отчет не может быть сдан по причине отсутствия расходов	Сумма удержания равна сумме ошибочно перечисленного аванса
аванс перечислен больше чем сумма проведенного авансового отчета в бухгалтерии, т.е по факту расходы составили меньше, чем запрашиваемый аванс	Сумма удержания равна сумме разницы между перечисленным авансом и суммой проведенного авансового отчета

* Сумма удержания составляет не более 20% от заработной платы, за вычетом сумм обязательных к удержанию по законодательству.

Авансовый отчет считается сданным, если он был передан для направления в бухгалтерию, ответственный за отправку сотрудник включил его в реестр и от бухгалтерии не пришел запрос на предоставление дополнительных документов или внесения корректировок.

Авансовый отчет не считается сданным если он был отправлен на подписание или была отправлена в бухгалтерию сканированная копия авансового отчета, не предоставлены документы или корректировки по запросу от бухгалтерии.

Все сотрудники, у которых есть просроченная задолженность, подлежащая удержанию, получают уведомление с электронного адреса Komаndirovka_avans.

Уведомление содержит информацию о сумме общей просроченной задолженности.

Если требуется расшифровка суммы, подлежащей удержанию, то необходимо направить запрос на предоставление сверки.

Если у сотрудника была удержана сумма по авансовому отчету, который не был сдан в срок, то денежные средства будут возвращены после того, как авансовый отчет будет сдан и проведен в бухгалтерии. (Приложение И)

3.4 Отражение подотчетных сумм в бухгалтерской отчетности

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению»

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). [2]

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	51 «Расчетный счет»	Выданы в подотчет денежные средства.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом, следовательно, дебетуется данный счет по конкретному лицу.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
44, 10, 08, 07, 26	71	Списаны расходы подотчетного лица

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в компвнию. Данная операция отражается проводкой:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
51 «Расчетный счет»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организации

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в организацию, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отражена сумма невозвращенного аванса

Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. В ОАО «САН ИнБев» расчеты подотчетные лица получают с помощью пластиковых зарплатных карт.

3.5 Контроль за движением подотчетных сумм

Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом (или иным организационно - распорядительным документом) руководителя организации должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет. В данном приказе указываются также сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть также установлены и суммы выдачи денег под отчет. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Отсутствие в приказе указания о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств или возврат их в кассу должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложнит как работу бухгалтерии организации, так и самого подотчетного лица.

В связи с тем что внутренний бухгалтерский контроль расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно. С обслуживающим банком должен быть согласован лимит (величина остатка) денежных средств в кассе и получено разрешение на расходование денежных средств из поступающей выручки (в том числе на выдачу денег под отчет).

В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год, отсутствует, вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной. При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность должна ежедневно сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

Внутренний бухгалтерский контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.

При проведении внутреннего бухгалтерского контроля необходимо сопоставить сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этих процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе внутреннего бухгалтерского контроля рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета - фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение всех перечисленных действий поможет бухгалтеру удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и в правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. В бухгалтерском учете, информация о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет, отражается в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", на котором аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

3.6 Совершенствование организации учета расчетов с подотчетными лицами

Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «САН ИнБев» г. Омска

Недостатки учета	Пути совершенствования
Нарушение Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного ЦБ РФ 24.04.2008 г. № 318-П	Определить список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Выдавать подотчетные суммы на основании приказа руководителя или заявления сотрудника.
Некорректные проводки: Дт 60 Кт 71- Приобретены материальные ценности подотчетным лицом; Дт 70 Кт 71- Удержание невозвращенных подотчетным лицом сумм из заработной платы.	Согласно ПБУ 5/01 следует учитывать расходы по приобретению подотчетным лицом материальных ценностей на счете 10 «Материалы»: Дт 10 Кт 71 Отражать подотчетные суммы, не возвращенные работникам в установленные сроки, проводками: Дт 94 Кт 71 и далее Дт 70 Кт 94.
Нарушение порядка учета операций по заграничным командировочным расходам.	Согласно ПБУ 3/06 можно не оформлять командировочное удостоверение; Выдавать аванс частично в рублях, частично в иностранной валюте; Открыть к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» субсчет для учета расчетов с подотчетными лицами в валюте.
Не отражены в учетной политике все особенности ведения учета по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	Прописать условия отражения расчетов по общественному питанию

Выводы и предложения

В ходе изучения материала была раскрыта значимость организации учета расчетов с подотчетными лицами для экономики предприятия как инструмента контроля за эффективным использованием денежных средств организации. Рассмотрены особенности ведения учетной политики на предприятии. Дана характеристика деятельности ОАО «САН ИнБев», работа бухгалтерии, проведен анализ отчета о прибылях и убытках за 2010-2011 гг. Рассмотрен механизм отражения и ведения подотчетных сумм в программе SAP ERP, дана характеристика операций расчетов с подотчетными лицами, составлявшихся на основании плана счетов. При изучении объекта бухгалтерского учета по организации учета расчетов с подотчетными лицами деятельности ОАО «САН ИнБев» г. Омска обнаружен ряд недостатков в организации бухгалтерского учета:

- Не отражены в учетной политике все особенности ведения учета по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

- Некорректные проводки:

Дт 60 Кт 71- Приобретены материальные ценности подотчетным лицом;

Для устранения вышеуказанных недостатков предложены следующие мероприятия по совершенствованию организации учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «САН ИнБев»:

ь Прописать условия отражения расчетов по общественному питанию;

ь Согласно ПБУ 5/01 следует учитывать расходы по приобретению подотчетным лицом материальных ценностей на счете 10 «Материалы»: Дт 10 Кт 71.

В результате изучения в ОАО «САН ИнБев» г. Омска системы организации учета расчета с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в соответствии с действующим законодательством.



Список использованной литературы

1. Аврова И.А. Управленческий учет. -- М.: Бератор-Пресс, 2010 г. - 176с.

2. Амплеева С. Главный бухгалтер // Бухгалтерская отчетность. - январь 2011 года. № 1,2.

3. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. М.ИНФРА-М, 2008. - 745 с.

4. Бератор- Практическая энциклопедия бухгалтера 2011. - 788с;

5. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие 3-е издание, перераб. и доп.- Ростов н/Д: «Феникс», 2008.-480с;

6. Борисов А.Б. Большой экономический словарь. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Книжный мир, 2009. - 345-346 с.

7. Бухгалтерский учет: учебно-практическое пособие // Р.З. Тумасян. -5-е изд., перераб. и доп. - Москва: Омега-Л, 2008. - 620с.

8. Волкова В.М., Лахова Е.В. Международные стандарты бухгалтерского учета. Основные принципы и приемы конвертации. М.: 2009 г. - 276 с.

9. Гуккаев В.Б. Командировка работника в пределах Российской Федерации // Консультант бухгалтера. - 2010. - № 5. - С. 15-18

10. Карасев А.П. Подотчетные сложности // Нормативные акты для бухгалтера. - 2009. - № 11. - С. 23-25

11. Ковалев В.В., Волкова О.Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Учебник. - М.: ООО «ТК Велби», 2008. - 347-349 с.

12. Комментарии бухгалтера. Ежемесячный журнал.2011.№8.-9с.

13. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: Учеб. Пособие // Н.П. Кондраков - 2-е., прераб. и доп. - М.: ТТ Велби, Из-во Проспект - М, 2011. - 504с.

14. Конституция РФ от 12 декабря 1993 года //учебное пособие - Консультант Плюс: www.consultant.ru, 2012г.

15. План и корреспонденция счетов: 10 000 типовых проводок: практ. пособие/ Е.С. Сидорова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009

16. Положение по бухгалтерскому учету ”Расходы организации” - ПБУ 10/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. №33н. // учебное пособие - Консультант Плюс: www.consultant.ru, 2012 год

17. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» - ПБУ 1/2008. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.10.2008г № 60н. (с изм. и доп. от 11.03.2009 N 22н) // учебное пособие - Консультант Плюс: www.consultant.ru, 2012 год

18. Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности РФ. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н. // учебное пособие - Консультант Плюс: www.consultant.ru, 2012 год

19. Приказ Министерства финансов РФ «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 8 ноября 2010 года №142н

20. Радченко Ю.В. Анализ финансовой отчетности. - Ростов н/Д., 2009. - 230 с.

21. Способы формирования отчетности в соответствии с МСФО и РСБУ // Новая бухгалтерия. 2010. N 10. С. 16-28.

22. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001г. № 197-ФЗ // учебное пособие - Консультант Плюс: www.consultant.ru, 2012 год

23. Федеральный закон РФ «О Бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ // Все положения по бухгалтерскому учету с изменениями и дополнениями за 2012 год справочное пособие. - М.: Эксмо, 2012г. - 224с.

24. [Электронный ресурс]: Федеральная налоговая служба // www.nalog.ru

25. [Электронный ресурс]: Бесплатная научная библиотека авторефератов диссертаций // www.dissers.ru

Приложение А

АКТ сверки взаимных расчетов по состоянию на 31.10.2011г. по расчетам с сотрудником в части сумм, выданных под отчет: счет 4751002 "Прочие расчеты с работниками предприятия" и работодателем ОАО "САН ИнБев"
	№ докум.	Вид	Б/дата	Сумма в ВВ	ВнВал		Текст	Ссылка	Текст заголовка документа
53	2200003052	KS	25.04.2011	-13 524,00	RUB	сумма проведенного авансового отчета	Возмещение подотчетных сумм	А/О 20	Москва 12-15/02/11
54	1500040847	KZ	10.05.2011	13 524,00	RUB	выплата	Возмещение подотчетных сумм	DBSBKRUB0111083	8152600659
55	1500093288	KZ	25.10.2011	1 200,00	RUB	выплата	Подотчётные средства(25/10/2011, Москва, Ханин	DBSBKRUB0111202	9796100158
Итого обороты				1 200,00

Приложение В



Приложение Е



Анализ финансовых результатов ОАО «САН ИнБЕВ» за 2011г.

Приложение И

Процесс удержания задолженности по подотчетным средствам из заработной платы

Отдел: Финансы

Владелец: Директор по контролю - Устинова Э.

Совладелец - старший юрисконсульт - Ващук Е.

Версия 2011

Цель.

Обеспечение соблюдения требования законодательства в части ст 137 Трудового кодекса РФ.