Документування управлінської діяльності митних органів та участь в ній юридичних служб

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

На тему:

«Документування управлінської діяльності митних органів та участь в ній юридичних служб»

Дніпропетровськ 2008

Вступ

Для органів виконавчої влади всіх рівнів вирішальне значення мають процедури підготовки і прийняття управлінських рішень. Процес прийняття, документування і реалізації управлінських рішень у митній службі зараз особливо актуальний у зв'язку з тим, що в митній службі ще й досі приймається чимало управлінських рішень, яким бракує стратегічності, системності й обґрунтованості. Від правильного та виваженого управлінського рішення залежить наскільки ефективно будуть виконуватись завдання, які стоять перед митною службою України.

Проблемам прийняття управлінських рішень присвячено праці багатьох учених, зокрема: В. Авер'янова, Г. Атаманчука, А. Васильєва, А. Єршова, Н. Нижник, Тихомирова, Р. Фатхутдінова, В. Цвєткова, Кунєва Ю.Д. та інших. Для себе вважаю цікавим і корисним співставляти наукові точки зору різних фахівців в галузі історії та виводити самостійні висновки.

У межах цієї роботи основну увагу приділено процесу документування управлінської діяльності у митній службі, а також виявленню ролі і місця юридичних служб при здійсненні фіксації управлінських дій за встановленими правилами.

Таким чином, метою курсової роботи є науково-теоретичне обґрунтування особливостей документування управлінських рішень у митній службі, що приймаються з метою управління суспільними процесами, яке здійснюється митною службою, виходячи із завдань, покладених на неї.

Об'єкт дослідження - процедура документування управлінської діяльності та участь юридичних служб в цьому процесі.

Для глибокого дослідження даної теми я використала такі методи дослідження:

1. Наукову систематизацію, що дозволив прослідкувати у досліджуваних явищах певний порядок, підсумувати знання про їх подібність і відмінність;

2. Системний метод, що допоміг чітко сформувати проблему, визначити мету, виконати структурний аналіз досліджуваного об'єкта, синтезувати проблему і дати певні самостійні висновки;

3. Пошуковий метод, що дозволяє глибоко, самостійно, творче осмислити сутність проблематики.

У даній роботі намагаюся:

1. Визначитися з понятійною категорією «документ», як інструменту реалізації управлінських повноважень.

2. Провести класифікацію службових документів.

3. Проаналізувати роль і місце юридичної служби у процесі документування управлінської діяльності митної служби.

4. Виокремити принципи документування управлінської діяльності, як основних засад такої діяльності.

Ключові слова: документ, документування, управлінська діяльність, управлінське рішення, розпорядчий документ, юридична служба.

документ юридичний службовий управлінський

1. Документ як інструмент управління

Документ у системі управління є засобом здійснення цієї групової діяльності, накопичування інформації, обміну, контролю, звітності, розпорядчої діяльності, засвідчення (констатування) певних управлінських дій.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійній системі документування.

На міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблено і затверджено Міжнародною організацією зі стандартизації.

Як і вся система, документ створюється суспільством лише тому, що він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документу - це його суспільна роль, соціальне призначення, ціль. Документ - полі функціональний об'єкти, який виконує ряд взаємопов'язаних соціальних функцій. Серед множинності таких функцій, в рамках моєї теми дослідження хочу окремо наголосити на управлінській (регулятивній) функції. Така функція виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, приписи і т.д. тобто офіційні і ділові документи).

Документування - це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії. Тобто, документування управлінської діяльності полягає у фіксації управлінських дій на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами.

Документування управлінської діяльності митних органів останнім часом набуло особливої актуальності у зв'язку з тим, що: сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими формами документів; традиційні форми документів поступово оновлюють свої характеристики. Тому в процесі виконання специфічних завдань, покладених на органи митної служби, важливо забезпечити на всіх рівнях правильність і своєчасність оформлення документів, дієвість контролю за ходом виконання управлінських рішень, запровадити прогресивні технології у діловодстві.

Будь-яке управлінське рішення базується на інформації. Правильність прийнятого рішення залежить: від повноти поданої інформації; достовірності інформації; своєчасності її подання.

Форми управління тісно пов'язані з видами документів, наприклад: облік - з написанням різних звітів; планування - зі складанням планів; інструктування - з розробкою методик, інструкцій, правил; керівництво - з видами наказів.

Управлінська документація в митній службі за своїм змістом має два напрямки: загальний та спеціалізований, пов'язаний з організацією та координацією безпосередньо митної справи.

Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи.

Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Коли зросли обсяги інформації, стали більш жорстокими й вимоги до якості документів, термінів виконання та доведення до виконавців.

У митній службі визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінська діяльність у митній службі передбачає видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями про органи митної служби. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

Організаційно-розпорядча документація, забезпечуючи виконання організаційної та розпорядчої функцій управління, є найбільш уживаною, спільною для багатьох державних органів, уніфікованою.

Більшість організаційно-розпорядчих документів призначені для безпосереднього сприймання й використання в подальшій роботі, а тому вони мають бути особливо зручними для створення і прочитання. На виконання цієї вимоги розроблено спеціальні технології, напрацьовано уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів, що акумулюють поняття високої культури діловодства й культури мови документів.

Організаційно-розпорядчий документ - це насамперед носій інформації і водночас своєрідний «матеріал», «сировина» для обробки. Документування організаційної та розпорядчої функцій управління за допомогою різних документ них форм, створюваних у результаті діяльності органів державної влади України унормовує Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів «(ДСТУ 4163-2003).

Будь-яке рішення, яке приймається, має свій кількісний або якісний результат, а метою митної діяльності є знаходження таких організаційно-правових форм, правил, методів та засобів, які могли б сприяти досягненню певного результату і підвищувати ефективність управління в системі митних органів .

У практичній роботі працівникам митної служби іноді доводиться приймати рішення миттєво. Для того, щоб у короткий термін прийняти правильне рішення, необхідна відповідна технологія прийняття управлінського рішення, яка була б універсальною та застосовувалась до різних ситуацій. Процес прийняття і реалізації рішення можна подати у вигляді схеми, зображеної на рис. 1., яку запропонував Є.В. Гармаш.



Схема процесу прийняття і реалізації рішення

Наведена схема прийняття рішень відображає логіку професійно-посадової діяльності у практичній роботі митної служби. Необхідно відзначити той факт, що деякі управлінські рішення в митній службі приймаються відповідно до порядків, правил, за певними технологіями, які визначаються спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в галузі митної справи.

Якщо розглядати управлінські рішення, які лежать у площині управління суспільними процесами в митній службі, то прийняття таких рішень обумовлюється основними завданнями, покладеними на митну службу. Ці рішення займають важливе місце в організаційно-правовому блоці державного управління у сфері митної діяльності, оскільки саме на цей блок проблем припадає найбільший обсяг нормативно-законодавчої бази.

1.1 Класифікація організаційно-розпорядчих документів

Документ як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення групуватися у підсистеми і т.д. Поділ системи документів на класи, підкласи і називається класифікацією документів. У наукових колах вченими ініційовано не одну дискусію з питань класифікації службових документів. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, його й донині зазначають серед питань, що потребують нагального вирішення загальним і управлінським документознавством, теорією діловодства.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. Основним документом, що визначає систему документації як сукупності взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК. 010-98). Він є складовою державної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Результатом документування управлінської інформації є документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є її зберігання та передання в часі і просторі. Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу та виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та іншими властивостями.

В даному класифікаторі у другому розділі є визначення таких основних понять, необхідних для розкриття даної теми:

Система документації - сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Управлінська документація - сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації - система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

Клас організаційно-розпорядчої документації (далі - ОРД) містить підкласи:

0201 Документація з організації систем управління;

0202 Документація з організації процесів управління;

0203 Документація з управління кадрами;

0204 Документація з оцінки трудової діяльності.

Для розуміння технологічного процесу обробки документів необхідно оперувати певними категоріями інших ознак документів, покладених в основу їхнього групування на основі виявлення зовнішньої подібності.

Залежно від обраної ознаки напрацьовано різні схеми поділу.

Документи за видом матеріальної основи та формою носія поділяють на:

традиційні (з паперовою основою);

аудіовізуальні;

електронні.

Так, в основу поділу управлінської документації за складністю покладено кількість порушуваних питань. За цією ознакою виокремлюють документи:

односкладні, що містять інформацію про одне питання;

складні, які містять інформацію про два і більше питань.

Слід зазначити, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За змістом документи поділяються:

загальні.

спеціалізовані.

Залежно від місця складання розрізняють такі документи:

внутрішні.

зовнішні (вхідні, вихідні).

За строками виконання документи бувають:

- з зазначенням строку виконання (термін встановлений актами законодавства або зазначений в самому документі).

- без зазначення строку виконання (не пізніше 30 календ. днів).

- документ з відміткою «Терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підписання.

- з відміткою «Негайно», «Невідкладно» - протягом 3 робочих днів.

За рівнем доступу в установі виокремлюють документи:

загальнодоступні;

для службового користування (ДСК) - документи, що містять конфіденційну інформацію;

секретні - містять таємну інформацію.

За юридичною силою визначають документи, що:

мають юридичну силу (готуються в установленому законом порядку за всіма правилами, чинні документи);

не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну чинність).

За послідовністю створення розрізняють:

оригінал - примірник службового документа, що перший або єдиний набуває чинності;

копію - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак;

витяг (зі службового документа) - засвідчена копія частини тексту службового документа;

дублікат оригіналу (службового документа) - повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

За строками зберігання виокремлюють документи:

постійного зберігання;

тимчасового зберігання;

тривалого зберігання.

За належністю до сфер життя суспільства документи поділяють на:

офіційного походження - створюються організацією чи службовою особою й оформлюються в установленому порядку;

особового походження, що посвідчують особу власника, його права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також можуть містити біографічні і (або) інші відомості про нього;

особистий документ - документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.

Залежно від призначення розрізняють документи:

індивідуальні - створюють в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;

типові - відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

Відповідно до Порядку роботи з наказами в митних органах України, затверджений НДМСУ від 20.09.01 №622 Наказ - це основний розпорядчий документ органу митної служби.

У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:

- з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);

- кадрові (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до них);

- про надання відпусток;

- про відрядження.

Окремо слід звернути увагу на те, що до форм документального фіксування роботи в митних органах також належать службові та доповідні записки.

Доповідна записка - документ, що містить інформацію керівництву митного органу з певними висновками (при потребі).

Службова записка - документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.

Службова й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, подаються для реєстрації до загального відділу з підписом і погодженням безпосереднього керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов'язків).

Процес диференціації документів, що циркулюють в митних органах, багатоаспектний і є предметом дослідження загального та управлінського документознавства. Мною ж виокремлено лише деякі аспекти класифікації документів, що мають практичне спрямування.

2. Роль і місце юридичної служби у процесі документування управлінської діяльності митної служби

Митна справа є складовою зовнішньополітичної та зовнішньоекономічної діяльності України, а митні органи є своєрідною «візитною карткою» нашої держави, індикатором дотримання Україною взятих на себе зобов'язань.

Враховуючи постійно зростаюче спрямування України на інтеграцію у світове співтовариство, з метою формування та укріплення її позитивного іміджу, одним із основних принципів митного регулювання стаття 4 Митного кодексу України визначає принцип законності та принцип дотримання прав та охоронюваних законом інтересів фізичних та юридичних осіб.

Тому природним виглядає створення та функціонування в структурі Держмитслужби України, регіональних митниць та митниць юридичних підрозділів, які здійснюють організацію правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів митними органами, а також їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

Однак, в процесі реалізації покладених на юридичні підрозділи завдань, постає питання про їх роль і місце в структурі митних органів взагалі та в аспекті участі в процесі документування управлінської діяльності.

Центром юридичної діяльності всієї системи митних органів є Юридичний департамент Держмитслужби України, який здійснює методичне керівництво роботою юридичних підрозділів регіональних митниць, митниць, юридичних відділів в складі інших департаментів ДМСУ.

З огляду на чисельність завдань, виконання яких покладено на Юридичний департамент ДМСУ, я не намагаюся в межах даної курсової роботи окреслити всю масштабність його діяльності і прагну більше уваги приділити виявленню ролі юридичного відділу (сектору) регіональної митниці, митниці (далі - юридична служба) в процесі фіксації управлінських дій на відповідних матеріальних носіях за встановленими правилами в митних органах України.

Саме тому метою написання даного розділу є виявлення місця і ролі юридичної служби митного органу в світлі нещодавно прийнятого наказу Держмитслужби України від 14.02.06 №112 «Про затвердження Положення про юридичну службу регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації» (далі - Положення про юридичну службу).

Слід відзначити, що оскільки всі аспекти діяльності митних органів врегульовані на законодавчому рівні, причому іноді досить суперечливо, юридичні підрозділи створені не тільки в структурі кожної регіональної митниці та митниці, але і в складі деяких Департаментів Держмитслужби України.

Провідну роль юридичних підрозділів в діяльності митних органів підтверджує той факт, що згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 27.08.95 №690 «Про Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації» та наказу ДМСУ від 14.02.06 №112 «Про затвердження Положення про юридичну службу регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації» Юридичний департамент підпорядковується безпосередньо Голові Держмитслужби України або за рішенням Голови одному з його заступників. Юридичний підрозділ регіональної митниці, митниці підпорядковується безпосередньо начальнику регіональної митниці, митниці.

В процесі своєї діяльності юридична служба організує та забезпечує правильне застосування чинного законодавства у службовій, господарській та соціальній сферах діяльності митниці. У разі виявлення порушень закону подає начальнику митниці письмові пропозиції щодо їх усунення, а також консультує керівництво митниці з правових питань.

У Інструкції з діловодства в митній службі України у розділі «Погодження документів» п. 4.5.4 зазначається, що проекти нормативно-правових актів Держмитслужби України перевіряються працівниками Управління правової роботи в частині відповідності їх законодавству й візуються ними на зворотному боці останнього аркуша проекту акта, або на аркуші погодження. Проекти нормативно-правових актів митних органів перевіряються й візуються їх юридичними службами. При цьому видання зазначених актів без попередньої перевірки юридичним відділом не допускається.

Разом з відповідними структурними підрозділами юридична служба готує та вносить у встановленому порядку пропозиції про зміну чи скасування виданих митним органом актів нормативного та розпорядчого характеру, які втратили актуальність або суперечать вимогам законодавства.

Таким чином, слід відмітити важливу роль юридичної служби, зокрема, в організації митного контролю в зоні діяльності відповідного митного органу, оскільки всі технологічні схеми затверджуються наказами митниці, а тому перевіряються юридичною службою на предмет відповідності законодавству України.

Також юридична служба визначає необхідність подання виданих митницею актів нормативного та розпорядчого характеру на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та відповідних обласних управлінь юстиції та забезпечує облік та зберігання актів законодавства та відомчих нормативно-правових актів, а також актів нормативного та розпорядчого характеру, виданих митницею, підтримує їх у контрольному стані.

Вищеперелічені функції носять, якщо так можна висловитись, дещо «загальний» характер, адже результати такої роботи залишаються непомітними за умови вірних дій юридичної служби.

Слід відзначити, що юридична служба виконує і більш конкретні поточні завдання, від якості виконання яких залежить безперебійна робота митного органу.

Так, юридичний підрозділ бере участь в укладенні та контролі за виконанням господарських договорів (контрактів) з іншими підприємствами, установами та організаціями, дає правову оцінку їх проектам.

Природно, що в процесі здійснення пов'язаної, як правило, з обігом великих сум грошових коштів, зовнішньоекономічної діяльності суб'єктами ЗЕД з одного боку, та виконання функцій держави в галузі митної справи митними органами з іншого боку виникають спірні питання, вирішити які можуть тільки суди. Спірних ситуацій, пов'язаних із переміщенням через митний кордон України товарів та транспортних засобів, додає недосконалість українського законодавства.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє з юридичною службою митного органу - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів.

Таким чином, діяльність митного органу в сучасних умовах, коли на перший план виходить необхідність дотримуватись у правовому полі, а одним з головних принципів діяльності держави є принцип законності, неможливо уявити без юридичної підтримки з боку спеціалізованого в цій галузі підрозділу - юридичного, який займає в структурі такого органу провідне місце.

При цьому роль юридичної служби у діяльності митного органу неможливо переоцінити, адже поряд з виконанням функції охорони інтересів митниці, функції представництва митного органу в судах, юридична служба сприяє дотриманню законності як всередині митної установи, так і у взаємовідносинах останньої з суб'єктами ЗЕД.

2.1 Принципи документування управлінської діяльності

Співробітники різних організацій в своїй практичній діяльності можуть зіткнутися з суперечливими інтересами власників і користувачів інформації і документів, незаконними вимогами (наприклад, які порушують конфіденційність інформації). Для запобігання або врегулювання складних, конфліктних ситуацій призначені різні рекомендації по виконанню посадових і професійних обов'язків, що містять специфічні етичні принципи по роботі з інформацією і документами. Такі рекомендації розробляються міжнародними організаціями, органами влади, професійними об'єднаннями або будь-якими іншими організаціями.

Так, «Модельний кодекс поведінки для державних службовців» (Рекомендація Комітету міністрів Ради Європи №R (2000) 10, прийнята 11 травня 2000 року) зазначає такий принцип:

- Повністю усвідомлюючи наявність у нього права доступу до офіційної інформації, державний службовець зобов'язаний, дотримуючи необхідну конфіденційність, відповідно поводитися зі всією інформацією і всіма документами, одержаними при виконанні або у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків (стаття 11);

Професійна етика керівників документацією, працівників діловодних служб, інших інформаційних працівників є об'єктом особливої уваги відповідних професійних об'єднань, державних органів У професійних виданнях обговорюються етичні норми професій, кодекс честі працівників інформаційної сфери, їх положення в суспільстві і соціальний статус. Громадські організації керівників документацією і працівників діловодних служб в різних країнах розглядають етичні проблеми професійної поведінки і виробляють етичні кодекси.

Один з таких етичних кодексів професійної відповідальності розроблений Міжнародною асоціацією керівників документацією (АRМА International) - некомерційною організацією, об'єднуючою професіоналів у області управління інформацією і документацією. Основною діяльністю цієї організації є надання допомоги керівникам інформацією і документацією шляхом навчання і професійного розвитку.

Згідно з етичним кодексом, управляючі документацією повинні дотримуватися певних соціальних і професійних принципів в процесі документування управлінської діяльності.

1. Соціальні принципи.

Будучи відповідальними перед суспільством і колективом за прийняте управлінське рішення:

1) Підтримують створення, збереження і використовування точної інформації; підтримують розвиток систем управління інформацією, в яких пріоритетними є точність і повнота інформації.

Помилки в створенні, зберіганні або застосуванні інформації можуть певним чином завдати шкоди приватним особам або організаціям.

Керівники інформацією і документацією знають, що інформація має життєвий цикл і може бути змінена або невірно розтлумачена на будь-якій стадії цього циклу. Тому керівники інформацією і документацією в цілях забезпечення повноти інформації проводять аналіз і виробляють рекомендації по відповідному створенню, зберіганню, розповсюдженню і використовуванню інформації та її документуванню.

2) Засуджують і перешкоджають неетичне і аморальне використання інформації.

При правильному використанні інформація є могутнім інструментом, який може рятувати життя, скидати корумповану владу. Отже, в процесі прийняття управлінського рішення і подальшого його документування необхідно зважати на вагомість цього рішення і передбачувані подальші наслідки останнього.

3) Підтримують відповідність прийнятого рішення, задокументованого відповідним чином вимогам законодавчих актів.

При управліннями відповідними процесами в межах державного органу необхідно, перш за все дотримуватись і не порушувати вимоги законодавства.

Саме закон є основою прийняття управлінського рішення. Відповідно, особи, які приймають відповідне рішення і ті, що фіксують його на матеріальних носіях повинні знати всі нормативні вимоги до оформлення письмової інформації в межах їх повноважень. Ці знання є відправною точкою для етичних основ діяльності тих, хто працює з інформацією і документацією.

4) Управлінське рішення має бути наукове обґрунтоване.

5) Управлінське рішення має бути ефективне і оптимальне.

2. Професійні принципи

Будучи відповідальними перед підлеглими і керівниками, а також перед своєю професією особи, що приймають управлінські рішення і відповідним чином їх документують:

1) в своїй професійній діяльності продовжують навчатися і самовдосконалюватись, щоб підвищувати якість прийнятого ними управлінського рішення.

Відповідна основна освіта - це найважливіший фактор підвищення рівня знань спеціаліста і збереження його компетентності в певній сфері. Навчання управління інформацією і документацією має бути безперервним, тобто продовжуватись в ході всієї кар'єри спеціаліста.

2) Свій досвід, освіченість, знання демонструють колегам, допомагають їм у оформленні відповідних рішень та виправляють помилки.

Применшення своїх здібностей може стати причиною звільнення. Перебільшення своїх здібностей також неетично і недопустимо.

3) Використовуючи ефективні принципи і практику документування управлінської діяльності, необхідно виконувати свої обов'язки на високому професійному рівні.

Одним із факторів, які відрізняють професіонала від інших працівників є його здатність відокремлювати професійні обов'язки від особистих почуттів і лояльності.

4) Не переслідують особисті інтереси, уникають отримання нелегальних доходів в процесі оформлення відповідного розпорядження та не надають незаконному рішення вигляду законного.

5) Зберігають конфіденційність певної інформації, яка документується.

6) Приймають участь у обміні знаннями і досвідом.

Отже, не можна назвати людину «професіоналом» тільки тому, що він належить до групи людей, чия діяльність має статус професії, і володіє навиками виконання своєї роботи. Справжній професіонал дотримує формальний етичний кодекс.

Дотримання етичних норм дозволяє людям однієї професії налагоджувати зв'язки, регулювати конфліктні ситуації, мати єдину систему професійних цінностей і соціальних зобов'язань в процесі документування управлінської діяльності.

3. Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах

Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах здійснюється на основі:

1. Конституція України.

2. Митний кодекс України №92-IV від 11.07.2002

3. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» №1153 від 17.10.1997.

4. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» №1893 від 27.11.1998.

5. Порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5.

6. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України» №747 від 28.12.2002.

7. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» №622 від 20.09.2001 р.

Наказ ДМСУ №747 від 28.12.2002 «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України», визначає у другому розділі «Документування управлінської діяльності» поняття документування управлінської діяльності та порядок його здійснення.

Так, згідно інструкції, документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності митних органів.

Управлінська діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

Підставами для видання розпорядчих документів у митних органах є:

1) Конституція та закони України, постанови Верховної Ради України, укази й розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Державної митної служби України, рішення колегії Держмитслужби України;

2) провадження митним органом виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;

3) потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності митного органу.

Розпорядчі документи, що надходять до митного органу з митних органів вищого рівня, доводяться до його структурних підрозділів. Митний орган має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня до своїх структурних підрозділів і підпорядкованих митних органів разом із супровідним листом або за резолюцією керівника.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів митних органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань, та зберігаються в діловодній службі, за винятком протоколів засідань колегії Держмитслужби України, які зберігаються в секретаря колегії.

Якщо засідання стенографується, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована, оформлена й підписана стенографісткою стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються, підписуються секретарем колегії та додаються до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, управлінь Держмитслужби України, а також митних органів та інших організацій шляхом надсилання їм цих рішень.

Рішення колегії Держмитслужби України вводяться в дію наказами Держмитслужби.

Митний орган під час здійснення оперативних зв'язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються, якщо неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здійснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом, з відповідною відміткою на оригіналі документа про спосіб, дату й час передання та прийняття інформації, особу, що передала (прийняла) інформацію.

4. Особливості та порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію

Відповідно до Наказу ДМСУ від 08.07.2003 №441 «Про затвердження Методичних рекомендацій про порядок підготовки, подання на державну реєстрацію, скасування, обліку та зберігання нормативно-правових актів митних органів України»

Державна митна служба України як спеціально вповноважений центральний орган виконавчої влади в галузі митної справи та митні органи мають право видавати нормативно-правові акти, що підлягають державній реєстрації, вносити до них зміни у випадках та з питань, передбачених законодавством України.

Нормативно-правовий акт (далі - нормативний акт) - офіційний письмовий документ, прийнятий чи виданий уповноваженим на це суб'єктом нормотворення у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, який спрямовано на регулювання суспільних відносин, містить нормативні приписи, розрахований на багаторазове застосування й дія якого не вичерпується одноразовим виконанням.

Нормативний акт повинен відповідати принципам верховенства права, законності, прийматися вповноваженим на те суб'єктом у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою й правилами нормотворчої техніки, не може суперечити актам вищої юридичної сили, повинен офіційно доводитися до відома населення в установленому законом порядку.

При розробленні нормативного акта слід виходити з потреби правового регулювання управлінської діяльності митного органу.

Нормативний акт митного органу є обов'язковим для виконання на відповідній території фізичними та юридичними особами, на яких поширюється його дія.

Нормативні акти митних органів приймаються на основі й на виконання Конституції України, законів України та регулюють суспільні відносини у сферах державного управління, віднесених Конституцією й законами України до відання митних органів.

Нормативний акт може складатися з розпорядчого документа (наказу Державної митної служби України, митного органу) і нормативного акта (положення, інструкції тощо), який він затверджує та який має однакову з ним юридичну силу.

Положення - звід правових норм, який визначає порядок організації та діяльності митних органів.

Порядок - нормативний акт, що визначає спосіб виконання, метод здійснення чого-небудь юридичними та фізичними особами.

Інструкція - нормативний акт, який детально визначає зміст і методичні питання правового регулювання в певній сфері суспільних відносин.

Правила - нормативний акт, що конкретизує норми права загального характеру з метою регулювання поведінки суб'єктів правовідносин у певних галузях і вирішує процедурні питання.

Рекомендації - нормативний акт, що містить вказівки або настанови щодо дій юридичних та фізичних осіб.

Наказ - це основний нормативний акт, який є одночасно розпорядчим документом і видається суб'єктом нормотворення в процесі здійснення ним виконавчо-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

Організація роботи над проектом нормативного акта

Підготовка проекту нормативного акта (далі - проект)

покладається на підрозділ, до компетенції якого належать основні питання, що регулюються цим актом.

У разі потреби до розроблення проекту можуть залучатися кваліфіковані спеціалісти-практики.

Юридична служба митного органу подає необхідну допомогу структурним підрозділам з правових питань, що виникають при підготовці проекту, а за дорученням керівництва бере участь в опрацюванні питань, що входять до компетенції юридичної служби.

Для підготовки найбільш важливих і складних проектів рекомендується створювати робочу групу, до складу якої можуть входити працівники зацікавлених підрозділів, з числа яких визначається основний.

Керівник підрозділу (робочої групи), що очолює розроблення проекту, складає проект плану роботи, у якому повинні бути передбачені основні заходи щодо розроблення проекту, визначені строки їх здійснення та відповідальні за це посадові особи. Проект плану обговорюється на організаційній нараді робочої групи, після чого затверджується керівником митного органу. Затверджений план надсилається всім посадовим особам, залученим до роботи над проектом.

Якщо підготовку та затвердження нормативного акта доручено декільком органам, то роботу над проектом організує той орган, якому доручено скликання робочої групи або який у дорученні записаний першим.

При підготовці нормативного акта, що має міжвідомчий характер, слід визначити коло органів, на які буде поширюватися дія цього акта, та в необхідних випадках - ступінь їх участі в підготовці проекту.

Проект, який передбачено затвердити за погодженням з іншими органами, надсилається на офіційне погодження їх керівництву.

Загальні вимоги до складання проекту нормативного акта

Складання проекту починається з визначення кола питань, які слід вирішити в новому нормативному акті. До нього включаються правові норми з питань, безпосередньо пов'язаних між собою за предметом регулювання.

З початку роботи над проектом доцільно вивчити всі нормативні акти, що належать до сфери його регулювання, практику застосування цих актів для виявлення оптимальних напрямів їх удосконалення, уточнити, які з них зберігають чинність, установити прогалини, суперечності та інші недоліки нормативних актів, визначити проблеми, що можуть виникнути на практиці у зв'язку з прийняттям нового акта, і врахувати їх при підготовці проекту.

При цьому тексти чинних нормативних актів повинні аналізуватися за контрольними примірниками їх офіційних видань, що відображають усі зміни й доповнення, внесені до цих актів у встановленому порядку.

Розроблення проекту здійснюється з дотриманням правил нормотворчої техніки - системи вимог і способів створення найбільш доцільних за формою та досконалих за структурою, змістом і викладом нормативних актів.

Структура й виклад тексту проекту повинні бути логічно обґрунтованими.

Проект повинен містити такі структурні складові:

а) назву;

б) вступну частину, у якій надається стисла інформація про потребу та мету прийняття акта та яка не повинна дублювати зміст інших структурних складових проекту;

в) розділи, глави, пункти, підпункти, абзаци залежно від виду нормативного акта;

г) додатки (у разі потреби).

Проект повинен мати лаконічний заголовок, що вказує на предмет правового регулювання і не може бути тотожний заголовку іншого чинного нормативного акта.

Основною первинною структурною складовою проекту є пункт. Пункт може містити підпункти, які за своїм змістом уточнюють, конкретизують пункт.

Пункти проекту можуть об'єднуватися в глави - самостійні відокремлені частини. Глави, пов'язані за змістом і предметом правового регулювання, можуть об'єднуватися в розділи.

Складові частини проекту можуть мати:

а) розділи й глави - коротку, чітко сформульовану назву, розташовану по центру;

б) розділи - порядкову нумерацію римськими цифрами;

в) глави - наскрізну нумерацію арабськими цифрами;

г) пункти - наскрізну нумерацію арабськими цифрами в межах глави.

Пункти й підпункти починаються з абзацу.

У тексті проекту номери розділів, глав, пунктів, підпунктів при посиланні на них пишуться цифрами, номери частин і абзаців - словами.

Якщо при підготовці проекту виникає потреба внесення змін до чинного нормативного акта, то доцільно дати нову редакцію відповідних пунктів цього акта. Доповнення, що містять нові правові норми й повинні бути внесені до чинних нормативних актів, оформлюються, як правило, у вигляді окремих пунктів та абзаців.

У разі внесення до нормативного акта змін та/або доповнень, що за обсягом перевищують половину тексту акта або істотно впливають на його зміст, цей акт викладається в новій редакції.

Якщо зміни вносяться до нормативного акта, викладеного в новій редакції, то вони вносяться до його оновленої редакції з посиланням на джерело офіційного опублікування цієї редакції.

Зміни вносяться до основного нормативного акта, а не до нормативного акта про внесення змін до нього.

Якщо немає потреби викладати норми, що змінюються, у новій редакції, то до їх тексту вносяться уточнення шляхом доповнення акта розділами, главами, пунктами, підпунктами, абзацами, реченнями, словами або шляхом їх виключення, заміни окремих слів, речень.

У разі потреби доповнення нормативного акта новими структурними одиницями, що мають цифрове позначення, наступні структурні одиниці акта позначаються з урахуванням зміни нумерації.

У разі потреби виключення з нормативного акта структурних одиниць, що мають цифрове позначення, відповідно змінюється нумерація наступних структурних одиниць цього акта.

Якщо потрібно доповнити пункт нормативного акта новими структурними одиницями, що не мають цифрового позначення, або виключити такі структурні одиниці, то при посиланні на ці структурні одиниці враховуються ці зміни.

У зв'язку з прийняттям нормативного акта, проект якого розробляється, підлягають визнанню такими, що втратили чинність, усі раніше прийняті нормативні акти або їх структурні одиниці (розділи, глави, пункти тощо), якщо вони суперечитимуть включеним до нового акта нормативним приписам або стануть поглинутими ним. Перелік таких актів або їх структурних одиниць повинен міститися в самому проекті або в проекті окремого акта про порядок уведення в дію нормативного акта, проект якого розробляється.

Посилання в проекті на його окремі положення, а також на інші нормативні акти, їх окремі положення застосовуються у випадках, якщо потрібно показати взаємний зв'язок нормативних приписів або уникнути дублювань.

У разі посилання в проекті на нормативний акт або його окремі положення зазначається вид акта, найменування суб'єкта нормотворення, що його прийняв (видав), дата прийняття (видання) і номер, назва акта.

У разі посилання на закон допускається зазначення тільки його назви, а в разі посилання на зареєстрований нормативний акт потрібно зазначати дату й номер його державної реєстрації.

Якщо є потреба послатися в проекті на інший нормативний акт декілька разів, то необхідно при першому посиланні зазначити дані, наведені в пункті 3.14 цих Методичних рекомендацій; у подальших посиланнях на такий акт допускається зазначення лише виду та номера цього акта.

Не допускається в проекті відсилання до норми, яка, у свою чергу, відсилає до іншої норми.

Посилання в розроблюваному проекті нормативного акта на цей акт або його окремі положення застосовується з використанням вказівного займенника «цей».

Нормативні акти, видані спільно чи за погодженням з іншими органами, змінюються, доповнюються або визнаються такими, що втратили чинність, спільно або за погодженням з цими ж органами.

У разі затвердження проекту нормативного акта наказом на цьому проекті проставляється гриф (розмір шрифту 14) за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державної митної служби України

20.01.2003 №153

Гриф затвердження розміщується в правому верхньому куті першого аркуша проекту нормативного акта.

Підготовка проекту наказу (розпорядчого документа)

Проект наказу (як виду розпорядчого документа) друкується на бланку, який повинен мати обов'язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення: малий герб України, найменування суб'єкта нормотворення (наприклад, Державна митна служба України) - автора документа, назву виду документа, дату й номер, заголовок, текст, підпис, візи.

Датою наказу є дата його підписання, яка проставляється в лівій верхній частині бланка й оформлюється словесно-цифровим або цифровим способом, наприклад «10 квітня 2003 року», «10.04.2003».

Номер наказу проставляється праворуч від номера наказу.

Заголовок проекту наказу повинен містити короткий виклад змісту проекту документа, відповідати на питання «про що?» та розміщуватися ліворуч під датою документа.

Якщо в проекті документа йдеться про кілька питань, то його заголовок може бути узагальнений.

Паралельно назві наказу праворуч під місцем для номера документа слід залишити вільне місце (6x10 см) для штампа про його державну реєстрацію.

Текст проекту наказу складається з двох частин. У першій (вступній частині) зазначаються підстава (компетенція органу, що видає нормативний акт) та обґрунтування потреби складання документа, у другій - рішення, розпорядження.

У другій частині, як правило, визначаються затвердження нормативного акта, коло осіб, на яких поширюється його дія, у разі потреби - час, з якого нормативний акт набирає чинності, перелік нормативних актів, що втрачають чинність, зміни й доповнення до інших нормативних актів з цього питання, особа, на яку покладається контроль за виконанням нормативного акта, а також можуть регламентуватись інші питання.

Друга частина складається з пунктів і підпунктів, що нумеруються арабськими цифрами.

Для визначення доцільності прийняття документа, його обґрунтованості й відповідності законодавству здійснюються внутрішнє та зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження здійснюється на зворотному боці останнього аркуша проекту наказу шляхом візування керівником структурного підрозділу, що готує цей проект, керівниками інших зацікавлених підрозділів, літредактором (за наявності) та керівником юридичної служби. Віза складається з найменування посади, підпису, ініціалів, прізвища особи, що візує цей проект, і дати.

Зовнішнє погодження здійснюється зацікавленими органами й оформлюється грифом, що ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту наказу та містить слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, якою погоджується цей проект (включаючи найменування органу), її особистий підпис, ініціали, прізвище, а також дату погодження й засвідчення печаткою цього органу.

Якщо зміст проекту наказу стосується більше ніж трьох органів, то складається Аркуш погодження, про що робиться відмітка в самому проекті наказу на місці грифа погодження, наприклад: «Аркуш погодження додається».

Проект наказу підписується керівником митного органу.

Підпис складається з найменування посади особи, що підписує цей проект, особистого підпису, ініціалів та прізвища. У разі відсутності керівника митного органу проект наказу підписується особою, що виконує його обов'язки.

Проект спільного наказу готується на чистому аркуші, у верхній частині якого розміщується малий Державний Герб України, нижче - найменування суб'єктів нормотворення, що видають нормативний акт, назва виду документа, дата й номер, заголовок, текст, підпис, візи.

Спільний наказ видається за однією датою. Його номер складається з порядкових номерів наказів органів, що видають акт, які проставляються через косу лінію у відповідній послідовності.

У разі підписання розпорядчого документа кількома особами одного рівня їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад: Міністр юстиції України Голова Державної митної служби України (підпис), (ініціали, прізвище) (підпис), (ініціали, прізвище).

Якщо нормативний акт приймається кількома суб'єктами нормотворення, які мають різні види розпорядчих документів, то кількість розпорядчих документів, що затверджують нормативний акт, повинна відповідати кількості суб'єктів нормотворення.

Наприклад, наказ Державної митної служби України від 31.01.2002 №189, рішення Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 31.01.2002 №72, розпорядження Антимонопольного комітету України від 31.01.2002 №96-р та наказ Державної податкової адміністрації України «Про затвердження…». При цьому дата цих розпорядчих документів та назва нормативного акта, що ними затверджується, повинні бути однаковими для всіх документів.

Подання нормативного акта на державну реєстрацію, скасування рішення про його державну реєстрацію

На державну реєстрацію подаються акти, що містять правові норми (правила поведінки), розраховані на невизначене коло осіб, підприємств, установ, організацій і неодноразове застосування, незалежно від строку їх дії (постійний чи обмежений певним часом) та характеру відомостей, що в них містяться, у тому числі з грифами «Для службового користування», «Таємно» та іншими, а також прийняті в порядку експерименту, якщо останні зачіпають установлені законом права, свободи й законні інтереси громадян, підприємств, установ та організацій або покладають на них не передбачені законодавством обов'язки.