Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

• Вступ
• Розділ 1. Роль організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі
• 1.1 Поняття організаційно-розпорядчої документації
• 1.2 Характеристика системи документальних комунікацій
• 1.3 Застосування організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі на підприємствах
• Розділ 2. Практична частина
• 2.1 Бібліографічний покажчик
• 2.1.1 Особливість організаційно-розпорядчої документації у сучасному технологічному просторі
• 2.1.2 Специфіка системи документальних комунікацій
• 2.2 Реферативний огляд
• Висновки
• Перелік використаних джерел

Вступ

Соціально-комунікативна діяльність є основною умовою існування та розвитку суспільства, оскільки інтелектуальна еволюція людства, розвиток виробництва, збагачення соціальної пам'яті, нові досягнення матеріального та духовного життя неможливі без спілкування, обміну інформацією між індивідами. На сучасному етапі розвитку суспільства дослідники соціогенезу довели, що соціальна комунікація є глибинним базисом матеріального виробництва та необхідним фактором прогресу будь-якого виду суспільного устрою.

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документальна комунікація, яка являє собою процеси та засоби обміну інформацією в суспільстві за допомогою документів. Документ є засобом передавання інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу в цілому, або джерелом інформації, якщо його розглядати з позиції реципієнта.

Актуальність теми роботи полягає в тому, що організаційно-розпорядча документація належить до тієї категорії документів, в якій добре виражена комунікативна функція. Вона регламентує структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу. Організаційно-розпорядча документація стосується взаємин організації як з вищими органами управління, так і з підпорядкованими їй підприємствами, а також із сторонніми організаціями.

На сучасному етапі розвитку науки і техніки документні механізми комунікацій перевтілюються в нову форму комунікації - електронний документообіг. Автоматизація електронного організаційно-розпорядчого документообігу на підприємстві пришвидшує роботу з документами, їх реєстрацію та передачу безпосереднім виконавцям. Дає змогу створити в організації єдиний інформаційний простір з інтегруванням документаційних систем.

Проблема застосування організаційно-розпорядчої документації в комунікативному процесі висвітлена у працях таких вчених як В. Говоруха [5], П. Жежнич [7], Ю. Ковтанюк [10], І. Попова [15], які проаналізували особливості організаційно-розпорядчою документації, сферу застосування та дали характеристику основним засобам автоматизації роботи з електронною організаційно-розпорядчою документацією. Ряд вчених, зокрема, М. Плешакова [12], Є. Романенко [16], Є. Скороварова [18], Г. Швецова-Водка [22] - здійснили концептуальний аналіз комунікації, як необхідної складової розвитку сучасного суспільства, розглянули терміни та поняття, що характеризують документальну комунікацію, її структуру, властивості та види.

Об'єктом дослідження є організаційно-розпорядча документація.

Предметом дослідження є застосування організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі на підприємстві.

Метою дослідження є розкриття суті, значення та особливостей застосування організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі на підприємстві.

Відповідно до об'єкта, предмета та мети курсової роботи визначено такі завдання:

- визначити поняття організаційно-розпорядчої документації;

- здійснити характеристику системи документальних комунікацій;

- висвітлити особливості застосування організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі на підприємстві;

- скласти бібліографічний покажчик та реферативний огляд на дану тему.

При дослідженні були використані загальнонаукові методи: якісний і кількісний аналіз, синтез та порівняльний метод. Метод якісного і кількісного аналізу сприяв опрацюванню джерел із теми, тобто цілеспрямоване та систематичне вивчення літератури, яке дало змогу отримати інформацію про об'єкт. Завдяки методу синтезу відбувся поділ предмету дослідження на окремі частини, а пізніше - об'єднання єдиним висновком. Порівняльний метод дав можливість проаналізувати та зіставити різновиди документально комунікаційних систем.

Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, переліку використаних джерел. Основний текст містить 40 сторінок, бібліографія налічує 25 найменувань.

Розділ 1. Роль організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі

1.1 Поняття організаційно-розпорядчої документації

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "документ" багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого його використовують.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. У сучасній українській мові документ - це:

1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, слугує доказом чого-небудь;

2) письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;

3) форматований паперовий носій даних, що його заповнюють автоматично або власноруч.

Автори "Універсального довідника-практикуму з ділових паперів" тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини [4, 27-28].

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення. Незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

1) організаційні документи закладу (положення, регламент, розпорядок, функціональний обов'язок, статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників - штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

2) розпорядчі документи підприємства (постанови, резолюції, рішення, ухвали, накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

3) документи по особовому складу підприємства (відрядження, накази з особового складу, посвідчення, резюме, ухвали, характеристики, трудові контракти, особові справи, особові картки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

4) фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги та ін.);

5) інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи та ін.).

Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (далі - ОРД). Виняток становлять фінансово-бухгалтерські документи, які мають специфічні особливості складання та обробки [1, 76-77].

Комплекс взаємопов'язаних документів, які регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами. Це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів на тривалий час. Усі організації та підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами, інструкціями.

Організаційні документи є загальними і ґрунтовними. Вони мають вищу юридичну силу, оскільки розпорядчі та довідково-інформаційні документи створюються на базі організаційної документації.

Найбільшу групу становлять розпорядчі документи, які видаються і мають широкий спектр гласності у кожному закладі, незалежно від форми власності. До цієї групи входять документи загальнодержавного характеру (Конституція України, укази Президента, законодавчі акти Верховної Ради та ін.) і службові (накази, вказівки, розпорядження).

Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

Розпорядчі документи оформляють у певній кількості примірників, в залежності від призначення конкретного документа і можливості ознайомлення з ним певної кількості службових осіб [1, 78-79].

Отже, найважливішою в системі управління на підприємстві є організаційно-розпорядча документація, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. Ця документація відіграє провідну роль в управлінській діяльності. Вона стосується взаємин організації як з вищими органами управління, так і з підпорядкованими їй підприємствами, а також із сторонніми організаціями.

1.2 Характеристика системи документальних комунікацій

Спілкування є однією із важливих проблем, через призму якої вивчаються питання сприймання й розуміння людьми одне одного, лідерство й керівництво, згуртованість і конфліктність та ін. Спілкування допомагає глибше розглянути процес міжособистісної взаємодії та людських взаємин. Спілкуючись, люди обмінюються інформацією, думками, почуттями. Тому спілкування можна охарактеризувати як комунікацію [2, 114].

Найбільш загальне значення слова "комунікація" - це "зв'язок", "засоби зв'язку"; процес, який поєднує один матеріальний об'єкт з другим. Дуже часто термін "комунікація" використовується в значенні "соціальна комунікація", або навіть у ще вужчому значенні "соціальна інформаційна комунікація", або ще вужче - суто як процес спілкування [21].

Таким чином, в найзагальнішому значенні комунікація - це зв'язок між двома об'єктами; це система, яка складається з двох елементів і лінії зв'язку між ними. Ці два об'єкти існують незалежно один від одного; зв'язок між ними є двостороннім, тобто як від 1-го до 2-го, так і навпаки. У такому випадку комунікацією називають, передусім, не систему в цілому, а саме лінії зв'язку, чи засоби зв'язку.

Значний поштовх розвитку теорії комунікації дали дослідження технічних систем комунікації: телефонного та радіозв'язку, комп'ютерів. Такими засобами від одного об'єкта до іншого передаються не матеріальні об'єкти, а енергетичні чи хвильові сигнали, які впливають на стан другого об'єкта, що сприймає сигнал. Сигнал, що передається, сприймається як інформація.

Комунікація в процесі якої передаються і приймаються сигнали або інформація, є інформаційною комунікацією. Це - один із видів комунікації взагалі. Його антиподом є матеріальна комунікація. Цей поділ комунікації на два основних види, що розрізняються за характеристикою об'єкта, що передається, є головним для теорії комунікації.

Залежно від того, між якими об'єктами відбувається комунікація, розрізняють такі її види, що подані в табл. 1.1.

Таблиця 1.1- Види комунікації (за Г. Швецовою-Водкою)

№	Вид комунікації	Середовище здійснення
1	Соціальна	відбувається в соціумі, тобто в суспільстві, між людьми
2	Технічна	відбувається між технічними пристроями
3	Зоологічна	відбувається у тваринному світі
4	Біологічна	відбувається між органами і системами живих організмів
5	Космічна	відбувається між космічними об'єктами.

Найбільш дослідженим видом комунікації є соціальна інформаційна комунікація (далі - СІК). У процесі СІК повідомлення передається між людьми, тобто між суб'єктами.

Іноді комунікант не присутній фізично перед реципієнтом у ході комунікації; тоді зв'язок між ними здійснюється опосередковано, наприклад, через документ, автор якого фіксує інформацію в документі, а одержувач отримує інформацію шляхом декодування використаних для фіксації інформації знаків. Тоді для споживача інформації канал комунікації (документ) уявляється як комунікант, тобто як джерело інформації, або як комунікат, тобто передане повідомлення.

Соціальна інформаційна комунікація має низку ознак, за якими виокремлюють її основні різновиди, що подані в табл. 1.2.

Таблиця 1.2 - Різновиди соціальної інформаційної комунікації (за Г. Швецовою-Водкою)

№	Ознаки класифікації	Різновиди
1	За наявністю посередників	безпосередня (пряма), опосередкована.
2	За ступенем активності комунікаторів	активна, пасивна
3	За наявністю попереднього плану (організованістю)	випадкова, організована
4	За напрямом комунікації	горизонтальна, вертикальна
5	За напрямом руху інформації	низхідна, висхідна
6	За характером знаків	вербальна, невербальна
7	За наявністю формальних умов комунікації	формальна, неформальна
8	За характером проведення комунікації	приватна, публічна
9	За способом передавання інформації	усна, письмова
10	За характеристикою напряму комунікації (чи її аудиторією)	аксіальна, ретіальна
11	За способом (каналом) отримання інформації	візуальна, аудіальна, аудіовізуальна
12	За наявністю зворотнього зв'язку	комунікація, що має зворотній зв'язок; комунікація, що не має зворотнього зв'язку
13	За наявністю документа як засобу комунікації	документальна, недокументальна.

Наведений перелік ознак і видів СІК може бути продовжений за необхідності. Вважається, що види комунікації, що виділяються за різними ознаками, не залежать напряму один від одного, хоча деякі зв'язки можна визначити. Наприклад, вербальна комунікація може бути як аудіальною, так і візуальною (у вигляді письмового тексту), і аудіовізуальною (при сполученні різних каналів). А от формальна комунікація частіше за все є організованою, тобто ці види комунікації, що виділяються за різними ознаками, в реальності тісно пов'язані.

Більшість зв'язків між видами комунікації вважаються обов'язковими, проте це не завжди є важливою умовою. Зокрема, письмова комунікація не повсякчас є документальною, бо вона можлива і в той час, коли знаки письма не закріплюються на матеріальному носії (напр., на шкільній дошці). З іншого боку, усна комунікація не завжди є недокументальною, тому що усне повідомлення може бути зафіксоване як документ в аудіальній формі у вигляді фонозапису. Формальна комунікація не завжди є документальною, тому що вона може здійснюватися за допомогою інших засобів (через конференцію). А неформальна комунікація може бути як недокументальною, так і документальною (через особисте листування) [21].

Елементарна структура соціальної інформаційної комунікації передбачає, як мінімум, три елементи: комуніканта, реципієнта і канал комунікації між ними. Документ може посідати саме місце каналу комунікації. Тому систему, в якій одним із елементів є документ, називають "документальною".

У бібліографознавстві поняття документальних комунікацій часто вживає О.П. Коршунов. Він пише: "Документальні комунікації - процеси або способи поширення (передачі) інформації в суспільстві, що здійснюються за допомогою документів (на відміну, скажімо, від усного спілкування між людьми)". Однак з наведеного формулювання неясно, виступає документ каналом комунікації чи лише переданим повідомленням.

Авторська позиція проясняється при характеристиці "системи документальних комунікацій", яка визначається як "система функціонування документів у суспільстві", що забезпечує створення, аналітико-синтетичну обробку, збереження, поширення і використання документів як носіїв соціальної інформації. Тут Коршунов явно має на увазі документи як повідомлення, передачу котрих забезпечують спеціальні канали - суспільні інститути (редакційно-видавнича справа, книжкова торгівля, бібліотечна справа). Свою систему вчений обмежує елементами "документ" і "споживач", тобто розглядає не весь цикл соціальної інформаційної комунікації, а лише його частину. Такий підхід пояснюється авторським розумінням теорії бібліографії як посередника між документом і споживачем.

Характеристика документальних комунікацій набуває дещо іншого відтінку, якщо документ вважати особливою формою каналу передачі повідомлення - каналом, у якому повідомлення передається у формі, зафіксованій на матеріальному носії, тобто в документальній формі.

Такий підхід дає змогу точніше визначити документальну комунікацію: як таку, що використовує документ як канал комунікації і комунікат одночасно. Документальна комунікація - це та, що опосередкована документом, у ній документ використовується для передачі інформації від комуніканта до реципієнта. Якщо дотримуватися найпростішої схеми інформаційної комунікації, то документ - це насамперед канал комунікації, у якому міститься комунікат (передане повідомлення) у закріпленому вигляді.

Загалом можна стверджувати, що документальна комунікація - це спосіб здійснення інформаційного зв'язку між комунікантом і реципієнтом через документ. При цьому документ може відігравати різні ролі:

1) каналу комунікації, яким передається повідомлення (комунікат - інформаційний об'єкт);

2) комуніката як матеріального об'єкта, що передається в процесі матеріальної комунікації;

3) комуніката як призначеної для передачі в процесі інформаційної комунікації.

Система документальних комунікацій - це суспільна система, що складається з різних авторів (комунікантів) і споживачів інформації (реципієнтів), а також різних каналів документальних комунікацій. Система ця доволі складна, адже має вже не три елементи, а декілька підсистем, що розрізняються за видами документів і способами їх передачі або руху інформації, яка міститься в цих документах.

За визначенням А.А. Соляник, документальна комунікаційна система (далі - ДКС) - це система, що забезпечує цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання. Дослідниця виділяє такі види ДКС, що схематично зображені на рис. 1, 2, 3.

Рис. 1.1 - Генеративні ДКС (за А.А. Соляник)

Рис. 1.2 - Транзитні ДКС (за А.А. Соляник)

Рис. 1.3 - Термінальні ДКС (за А.А. Соляник)

Генеративні документальні комунікаційні системи забезпечують виробництво документів. До них належать авторські колективи, наукові та навчальні заклади, видавництва, редакції ЗМІ, типографії, теле- та радіокомпанії, студії звукозапису, фото- та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів на оптичних дисках та ін. А також будь-яка особа та установа, що документує власну діяльність.

Транзитні документальні комунікаційні системи організовують рух документів, їх транспортування. До них відносяться: передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документів, книготорговельні установи, поштові відділення, кур'єрські служби, провайдери комп'ютерних мереж тощо.

Термінальні документальні комунікаційні системи, призначені для збирання та зберігання документів, організації їх використання. До них належать бібліотеки, архіви, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо- та відеотеки, власники комп'ютерних серверів та ін.

Установи, що належать до тієї чи іншої ДКС, можуть бути і державними, і приватними, тобто незалежно від форми власності [22].

Таким чином, поняття "комунікація" часто використовується в значенні "соціальної комунікації", яка відбувається в соціумі, тобто в суспільстві, між людьми. Найбільш дослідженим видом комунікації є соціальна інформаційна комунікація. Елементарна структура якої передбачає, як мінімум, три елементи: комуніканта, реципієнта і канал комунікації між ними. Документ може посідати саме місце каналу комунікації. В свою чергу, документальні комунікації суспільства є досить різноманітними. Вони вирізняються характером комуніката (передається тільки інформація з документа чи сам документ), наявністю і видами комунікаційних посередників (пошта, видавництво, книжкова торгівля, бібліотеки, канцелярії, архіви); призначенням документа, що передається - для опублікування чи для використання з особистою чи службовою метою.

1.3 Застосування організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі на підприємствах

Важливим чинником розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність, частиною якої є документна комунікація, коли процеси і засоби обліку інформації в суспільстві здійснюються за допомогою документів. Документ як продукт суспільного розвитку впливає на формування та характер суспільних відносин, стимулює або навпаки - гальмує їхній розвиток [3].

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби. До загальних функцій документа належать: інформаційна, соціальна, культурна, комунікативна. Суть останньої полягає в тому, що в ній документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо) [11].

Дослідник М. Ілюшенко виділив дві основні категорії документів, у яких яскраво виражена комунікативна функція:

1) документи, орієнтовані в одному напрямку: а) зверху вниз (від законодавця до виконавця, від начальника до підлеглого); б) знизу вверх (від виконавця до підлеглого). До них відносяться: укази, розпорядження, накази, інструкції тощо;

2) документи двосторонньої дії (ділове та особисте листування, договірні документи та ін.).

Саме до першої категорії документів, в якій добре виражена комунікативна функція, належить організаційно-розпорядча документація, що регламентує структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу. Ця документація видається і має широкий спектр гласності [8].

На сучасному етапі розвитку науки і техніки документні механізми комунікацій перевтілюються в нову форму комунікації - електронний документообіг, що на даний момент функціонує майже у всіх підприємствах, організаціях, фірмах. Автоматизація роботи з документами, що циркулюють в організації, має істотне значення для підвищення ефективності діяльності системи управління в цілому.

Зокрема, важливу роль в системі управління відіграє організаційно-розпорядча документація, яка призначена для оформлення організаційних процесів правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ. До організації електронного організаційно-розпорядчого документообігу на підприємстві існують різні підходи, серед яких, виділяють:

- визначення етапів життєвого циклу організаційно-розпорядчого документу в залежності від того, до якої групи він належить. Із вхідними організаційно-розпорядчими документами виконують, відповідно, такі операції: реєстрація, розгляд керівництвом і видача резолюцій, ознайомлення з документом, контроль за його виконанням, зняття виконаних документів з контролю. Із вихідними організаційно-розпорядчими документами такі дії, як розробка проекту документа у структурному підрозділі, затвердження документа керівництвом, реєстрація та опрацювання документа;

- застосування спеціальних автоматизованих систем електронного документообігу таких як, наприклад, Lotus Notes, "Документ", OPTiMA-WorkFlow, "БОСС-Референт", які підвищують ефективність управлінської діяльності, прискорюють рух документів в організації та зменшують трудомісткість опрацювання документів та затрати часу;

- проведення класифікації та систематизації організаційно-розпорядчих документів з врахуванням різних ознак за допомогою баз даних, що є одними з атрибутів програм автоматизації електронного документообігу;

- створення електронних шаблонів організаційно-розпорядчих документів відповідно до вимог діючого стандарту з метою пришвидшення роботи зі створення та оформлення електронного документа.

Автоматизація електронного організаційно-розпорядчого документообігу пришвидшує роботу з документами, їх реєстрацію та передачу безпосереднім виконавцям. Тому потрібно враховувати різні підходи до організації електронного організаційно-розпорядчого документообігу [6] .

Таким чином, важливим чинником розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність, частиною якої є документна комунікація, коли процеси і засоби обліку інформації в суспільстві здійснюються за допомогою документів. Організаційно-розпорядча документація належить до тієї категорії документів, в якій добре виражена комунікативна функція. Вона регламентує структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу. На сучасному етапі розвитку науки і техніки документні механізми комунікацій перевтілюються в нову форму комунікації - електронний документообіг. Зокрема, автоматизація електронного організаційно-розпорядчого документообігу на підприємстві пришвидшує роботу з документами, їх реєстрацію та передачу безпосереднім виконавцям.

Розділ 2. Практична частина

2.1 Бібліографічний покажчик

Бібліографічний покажчик створений з метою всебічного ознайомлення з поняттям організаційно-розпорядчої документації, визначення особливостей системи документальних комунікацій та умов застосування організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі на підприємстві. Полегшує пошук та опрацювання джерел.

Бібліографічний покажчик містить 15 статей з журналів: " Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія", "Вісник національного університету "Львівська політехніка"", "Вісник Книжкової палати", "Бібліотечний вісник", "Науковий вісник "Демократичне врядування"", "Правова інформатика", "Актуальні проблеми автоматизації та інформаційних технологій", "Архіви України", "Гуманітарний вісник ЗДІА".

Бібліографічний покажчик призначений для студентів та викладачів вищих навчальних закладів, а також широкого кола читачів.

2.1.1 Особливість організаційно-розпорядчої документації у сучасному технологічному просторі

1. Жежнич П. Аналіз сучасних засобів автоматизації роботи з електронною документацією / П. Жежнич, О. Сопрунюк, О. Марчик // Вісник нац. унів. "Львівська політехніка". - 2012. - С. 395-398.

Розглянуто основні засоби автоматизації роботи з електронною документацією, відзначено переваги застосування електронного документообігу в установах та організаціях. Проаналізовано сучасні програми та системи, які можуть реалізувати застосування електронного документообігу. Відзначено важливість використання автоматизованих систем у туризмі.

Ключові слова: документація, електронний документообіг, автоматизація, управлінська діяльність.

2. Писаренко В.П. Визначення понять "електронний документ" та "цифровий підпис" в зарубіжних країнах / В.П. Писаренко // Університетські наукові записки. - 2011. - № 4. - С. 384-388.

Зроблено аналіз тлумачення науковцями понять "електронний документ", "цифровий підпис", що зумовило створення документів на принципово нових носіях та організаційно-правового регулювання цих питань у зарубіжних країнах. Проаналізовано досвід інших країн, який може бути використаний в Україні, щодо робіт зі створення електронного уряду.

Ключові слова: інформаційне суспільство, комп'ютерні технології, електронний документ, електронний цифровий підпис.

3. Ковтанюк Ю.С. Класифікація документів з електронними носіями інформації / Ю.С. Ковтанюк // Архіви України. - 2012. - № 2. - С. 45-76.

Проведено аналіз розроблених українськими та російськими документознавцями класифікацій документів з електронними носіями інформації. Запропоновано фасетно-блочну класифікацію електронних документів.

Ключові слова: документи з електронними носіями інформації, електронні документи, електронні інформаційні ресурси, документування інформації, фасетно-блочна класифікація; види документів.

4. Говоруха В.Б. Механізація і автоматизація діловодних процесів / В.Б. Говоруха, О.В. Дубель // Актуальні проблеми автоматизації та інформаційних технологій. - 2013. - №17. - С. 3-8.

Висвітлено питання автоматизації документообігу. Проаналізовано розвиток глобальних комунікацій у діловому і повсякденному житті, що зумовив появу нової сфери взаємовідносин, предметом яких є електронний обмін даними. Подано характеристику програми електронного документообігу, яка сьогодні активно впроваджується в державних установах та органах державної влади, що істотно розширює можливості розвитку електронного документообігу.

Ключові слова: документ, електронний документообіг, електронне діловодство, інформація.

5. Жежнич П. Основні підходи до організації електронного організаційно-розпорядчого документообігу / П. Жежнич, О. Марчик, О. Сопрунюк // Вісник нац. унів. "Львівська політехніка". - 2012. - № 4. - С. 34-35.

Представлено основні підходи до електронно-організаційного та нормативного документообігу. Розглянуто роль електронної документації в системі управління.

Ключові слова: електронний документообіг, організаційно-розпорядча документація, засоби автоматизації, життєвий цикл документа.

6. Попова І.М. Правове регулювання засвідчення копій електронних документів / І.М. Попова // Правова інформатика. - 2011. - № 31. - С. 10-17.

Висвітлено питання, пов'язані з застосуванням електронного документа. Досліджено особливості паперової копії електронного документа та порядку її засвідчення.

Ключові слова: адміністративні послуги, електронний документ, оригінал, копія.

2.1.2 Специфіка системи документальних комунікацій

1. Шавкун І.Г. Ділова комунікація: сутність та типологізація / І.Г. Шавкун // Гуманітарний вісник ЗДІА. - 2009. - № 38. - С. 67-75.

Проаналізовано особливості менеджерської діяльності, яка спрямована на організацію, координацію й реалізацію взаємодії між людьми переважно через систему ділової комунікації, ціль якої - виступати засобом забезпечення й підтримки ефективності управлінської праці. Розглянуто ділову комунікацію як складний багатоплановий процес, сутністю якого виступає встановлення й розбудова спілкування між людьми, що зумовлено потребами спільної діяльності й обміном, інформацією, знаннями, інтелектуальною власністю.

Ключові слова: ділова комунікація, інформація, спілкування, комунікаційний менеджмент, комунікативна компетентність менеджера.

2. Швецова-Водка Г.М. Документальна комунікація як об'єкт загальної теорії документології / Г.М. Швецова-Водка // Бібліотекознавство, документознавство, інформологія. - 2010. - № 2. - С. 49-53.

Розглянуто поняття, що характеризують види комунікації взагалі та соціальної інформаційної комунікації зокрема, у розрахунку на їхнє використання для характеристики документальної комунікації як об'єкта загальної теорії документології. Подано шляхи вирішення дискусійних питань, що стосуються комунікації в загальному. Запропоновано однозначно використовувати терміни і поняття документальних комунікацій.

Ключові слова: теорія комунікації, види комунікації, соціальна інформаційна комунікація, документальна комунікація, документологія.

3. Шелестова А. Електронно-документальна комунікація сучасного університету: тенденції розвитку / А. Шелестова // Вісник Книжкової палати. - 2010. - № 9. - С. 27-33.

Розглянуто тенденції розвитку електронно-документальної комунікації сучасного університету. Проаналізовано документальні канали та потоки, що утворюються в комунікаційному процесі внаслідок впровадження нових інформаційних та інтернет-технологій в освітній процес сучасного університету. Визначено місце університетського веб-сайту в електронно-документальній комунікації сучасного вищого навчального закладу, як нового виду навчального електронного документа.

Ключові слова: електронно-документальна комунікація, документальні потоки, документальна комунікація, електронні документи, веб-сайт.

4. Романенко Є. Комунікація як необхідна складова розвитку сучасного суспільства / Є. Романенко // Наук. Вісник "Демократичне врядування". - 2012. - № 9. - С. 31-37.

Здійснено концептуальний аналіз комунікації як необхідної складової розвитку сучасного суспільства. Охарактеризовано її структурну роль у функціонуванні окремих форм соціальної організації, вид її впливу на різні форми соціалізації в умовах модерного та постмодерного суспільства. Конкретизовано відповідні форми суспільного розвитку та їх вплив на динамізацію комунікативних процесів у сучасному суспільстві.

Ключові слова: комунікація, соціальна комунікація, комунікативні процеси, комунікативні засоби, суспільний розвиток, модернізм, постмодернізм.

5. Скороварова Є.В. Концепція комунікації Н. Лумана / Є.В. Скороварова // Вчені записки Таврійського національного університету ім. В.І. Вернадського. - 2011. - № 1-2. - С. 283-290.

Розглянуто проблему визначення поняття комунікації у межах атрибутивного та функціонального підходів. Подано концепцію комунікації Н. Лумана як некласичну комунікативну теорію.

Ключові слова: комунікація, система, інформація, повідомлення, медіа.

6. Філіпова Л.Я. Медіапростір та документальні комунікації: інформаційно-технологічний підхід / Л.Я. Філіпова // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2012. - № 2. - С. 57-60.

Простежено різні наукові та термінологічні трактування понять "медіа" та "медіапростір". Визначено причинно-наслідкові зв'язки між інформаційно-комунікаційними технологіями та медіапростором; підкреслено вплив Інтернет-технологій. Запропоновано визначення "медіапростір документальних комунікацій", із позицій інформаційно-технологічного підходу.

Ключові слова: медіапростір, Інтернет, документальні комунікації, інформаційно-технологічний підхід.

7. Плешакова М. Питання створення ефективної документально-комунікаційної інфраструктури / М. Плешакова // Вісник Книжкової палати. - 2011. - № 2. - С. 26-29.

Проаналізовано теоретичні та практичні питання створення ефективної документально-комунікаційної інфраструктури у виробничій сфері. Визначено місце та значення нових інформаційних технологій в управлінсько-виробничій діяльності. Окреслено шляхи ефективного розвитку документально-комунікаційної інфраструктури за допомогою сучасних інформаційних технологій.

Ключові слова: документ, інформація, комунікація, інфраструктура, інформаційні технології, управлінська діяльність.

8. Швецова-Водка Г.М. Складові системи документальних комунікацій / Г.М. Швецова-Водка // Бібліотечний вісник. - 2011. - №1. - С. 37-42.

Розглянуто терміни та поняття, що характеризують документальну комунікацію; властивості документальної комунікації; види документальної комунікації та їхню структуру; види документально-комунікаційних систем та їх склад. Визначено складові системи документальних комунікацій, до яких належать як самі документи, так і їх автори, користувачі, а також комунікаційні посередники між комунікантом і реципієнтом.

Ключові слова: документальна комунікація, документально-комунікаційна система.

9. Яремчук Л.В. Соціальна комунікація: становлення термінологічних засад галузі / Л.В. Яремчук // Вісник нац. унів. "Львівська політехніка". - 2012. - № 3. - С. 599-603.

Проаналізовано еволюцію термінологічних складових нової наукової галузі - соціальних комунікацій, що розглядається як система суспільної взаємодії, яка включає визначені шляхи, способи, засоби, принципи встановлення і підтримання контактів на основі професійно-технологічної діяльності та спрямована на розробку, провадження, організацію, удосконалення, модернізацію відносин у суспільстві.

Ключові слова: термінологія, соціальні комунікації, соціальний інститут.

2.2 Реферативний огляд

1. Жежнич П. Аналіз сучасних засобів автоматизації роботи з електронною документацією / П. Жежнич, О. Сопрунюк, О. Марчик // Вісник нац. унів. "Львівська політехніка". - 2012. - С. 395-398.

Подано характеристику оптимальної системи документообігу, що забезпечує створення єдиного інформаційного простору та комунікаційних каналів, повнофункціональну маршрутизацію документів, архівне зберігання документів і пошук за їх атрибутами, динамічну модифікацію форми й змісту облікових даних і процедури реєстрації, повноцінний контроль версій документа, оперативну передачу інформації на відповідні рівні управління, підвищення виконавчої дисципліни, безпеку передавання, збереження та доступу до інформації.

Висвітлено переваги спеціальних автоматизованих систем електронного документообігу, що істотно підвищують ефективність управлінської діяльності, прискорюють рух документів в організації та зменшують трудомісткість опрацювання документів і затрати часу. Рекомендовано для ефективного функціонування електронного документообігу створювати уніфіковані системи документування, а також обирати відповідні програмні засоби автоматизованого оброблення інформації з урахуванням конкретних умов роботи апарату управління з електронними документами.

2. Писаренко В.П. Визначення понять "електронний документ" та "цифровий підпис" в зарубіжних країнах / В.П. Писаренко // Університетські наукові записки. - 2011. - № 4. - С. 384-388.

Подано тлумачення понять "електронний документ" та "цифровий підпис". Виділено три групи електронної форми документа: оцифровані електронні документи, сучасні електронні документи та електронні документи. Висвітлено ряд переваг, якими володіє електронний документ у порівнянні зі своїм паперовим аналогом. Визначено, що цифровий підпис використовується як засіб захисту змісту і реквізитів документа від несанкціонованого доступу та ідентифікації документа.

Проаналізовано чинники стримання масового використання електронного цифрового підпису в Україні, до яких відносяться: складність процесу застосування, висока вартість ліцензування та програмного забезпечення. Запропоновано для ефективного втілення ідеї створення електронного уряду в Україні дотримуватися таких вказівок: програма повинна підтримуватися на державному рівні; необхідно залучати до формування системи "Електронного уряду" недержавні структури; потрібно чітко технічно стандартизувати систему Електронного уряду; необхідно здійснювати координацію робіт щодо створення систем державних установ і відомств.

3. Ковтанюк Ю.С. Класифікація документів з електронними носіями інформації / Ю.С. Ковтанюк // Архіви України. - 2012. - № 2. - С. 45-76.

Проведено аналіз класифікацій документів з електронними носіями інформації. Запропоновано фасетно-блочну класифікацію електронних документів, ознаки якої дозволяють однозначно ідентифікувати документи з електронними носіями інформації як фізичних об'єктів із специфічними властивостями.

Виявлено, що процеси документування та фіксації інформації для документів з електронними носіями та документів з паперовими носіями, що були створені за допомогою програмно-технічних засобів, мають більш формалізований характер, ніж ті ж процеси, наприклад, для рукописних документів або письмових документів, створених за допомогою технічних засобів, з паперовим носієм.

Висвітлено перспективи розвитку електронного документознавства з новими технологіями документування та відтворення інформації. Запропоновано удосконалювати технології більш точного передавання інформації, що впливає на обсяг інформації, яка підлягає документуванню та її склад.

4. Говоруха В.Б. Механізація і автоматизація діловодних процесів / В.Б. Говоруха, О.В. Дубель // Актуальні проблеми автоматизації та інформаційних технологій. - 2013. - №17. - С. 3-8.

Розглянуто систему електронного діловодства і документообігу, що сприяє створенню нової організаційної культури в органах влади, дає змогу державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але й спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем.

Подано характеристику спільного використання системи електронного діловодства і сховищ інформації на підприємстві, що дозволяє систематизувати й поєднувати інформацію, полегшує її аналіз і складання звітів. Запропоновано для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних приймати більш ефективні рішення та дії, що базуються на відповідних технологіях діставання інформації з даних.

5. Жежнич П. Основні підходи до організації електронного організаційно-розпорядчого документообігу / П. Жежнич, О. Марчик, О. Сопрунюк // Вісник нац. унів. "Львівська політехніка". - 2012. - № 4. - С. 34-35.

Висвітлено особливості електронного документообігу, що на сьогоднішній день має такі суттєві переваги: підвищує ефективність управлінської діяльності, прискорює рух документів, забезпечує високу швидкість пошуку інформації, можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Подано характеристику автоматизації електронного організаційно-розпорядчого документообігу, що пришвидшує роботу з документами, їх реєстрацію та передачу безпосереднім виконавцям. Рекомендовано враховувати різні підходи до організації електронного організаційно-розпорядчого документообігу.

6. Попова І.М. Правове регулювання засвідчення копій електронних документів / І.М. Попова // Правова інформатика. - 2011. - № 31. - С. 10-17.

Висвітлено особливості використання електронних документів у всіх сферах діяльності України. Розглянуто електронний документообіг як основу для багатьох напрямів діяльності органів державної влади, однією із основних функцій яких є надання адміністративних послуг, в тому числі за допомогою інтернет-технологій.

Проаналізовано правову базу для регулювання порядку роботи з електронною документацією. Запропоновано вдосконалювати законодавство таким чином, щоб нові норми регулювали роботу з електронними документами не тільки органів виконавчої влади, а й мали юридичну силу для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій та установ, підприємств всіх форм власності.

7. Шавкун І.Г. Ділова комунікація: сутність та типологізація / І.Г. Шавкун // Гуманітарний вісник ЗДІА. - 2009. - № 38. - С. 67-75.

Проаналізовано поняття "комунікація" як складне, багатогранне соціокультурне явище, що використовується в різних наукових дисциплінах соціо-гуманітарного, природничо-наукового й науково-технічного напрямків. Розглянуто ділову комунікацію як діяльність, що забезпечує взаємодію двох або більше унікальних і складних систем та реалізується в різних ситуаціях з використанням різноманітних засобів та каналів спілкування. Висвітлено ціль системи ділової комунікації, що виступає засобом забезпечення та підтримки ефективності управлінської праці.

Виявлено, що успішність ділової комунікації безпосередньо обумовлена комунікативною компетентністю менеджера, що передбачає адекватну реакцію на контекст ситуації, вірну оцінку співрозмовника, а також його інтересів, особистісних якостей, уразливості, формування в нього позитивного сприйняття власної особистості.

Охарактеризовано особливості ефективного управління діловою комунікацією, яке вимагає розбудови комунікаційного менеджменту, що виступає системою управління, яка сприяє досягненню максимальної ефективності в усіх напрямках розвитку організації в умовах мінливого зовнішнього середовища.

8. Швецова-Водка Г.М. Документальна комунікація як об'єкт загальної теорії документології / Г.М. Швецова-Водка // Бібліотекознавство, документознавство, інформологія. - 2010. - № 2. - С. 49-53.

Розглянуто поняття "документологія" як комплекс наук, що вивчають особливості створення та функціонування документів у суспільстві. Виявлено, що загальна теорія документології концентрується на найбільш загальних рисах, що притаманні процесу документальних комунікацій.

Подано характеристику видів інформаційної комунікації. Визначено, що найбільш дослідженим видом комунікації є соціальна інформаційна комунікація, у процесі якої повідомлення передається між суб'єктами. Запропоновано шляхи вирішення дискусійних питань, що стосуються комунікації в загальному. Рекомендовано однозначно використовувати терміни і поняття документальних комунікацій.

9. Шелестова А. Електронно-документальна комунікація сучасного університету: тенденції розвитку / А. Шелестова // Вісник Книжкової палати. - 2010. - № 9. - С. 27-33.

Висвітлено головну особливість розвитку сучасного університету, що полягає у розбудові його комунікаційного потенціалу за допомогою нових інформаційних технологій та можливостей мережі Інтернет. Виділено основні тенденції розвитку електронно-документальної комунікації сучасного вищого навчального закладу.

Подано характеристику документальним каналам та потокам, що утворюються в комунікаційному процесі внаслідок впровадження нових інформаційних та інтернет-технологій в освітній процес сучасного університету. Визначено місце університетського веб-сайту в електронно-документальній комунікації сучасного вищого навчального закладу, як нового виду навчального електронного документа.

10. Романенко Є. Комунікація як необхідна складова розвитку сучасного суспільства / Є. Романенко // Наук. Вісник "Демократичне врядування". - 2012. - № 9. - С. 31-37.

Визначено діалектичну роль комунікації у розвитку суспільства. Виявлено, що з одного боку, вона є стратегічно-інструментальним засобом розвитку суспільства, а з іншого - саме суспільство як певна соціальна реальність є одним із способів налагодження та розвитку певних комунікативних зв'язків. Охарактеризовано комунікацію як один із найбільш ефективних способів налагодження відповідних комунікативних систем, які впливають на характер виробничої діяльності, форми міжкультурних відносин, тенденції історичного розвитку та специфіку соціальної структури суспільства. Визначено, що комунікація та комунікативні системи, які функціонують у практиці державного управління, не достатньою мірою дослідженні в межах сучасної адміністративної науки, і тому розроблення цього аспекту закладає перспективи для подальших розвідок у даному напрямку.

11. Скороварова Є.В. Концепція комунікації Н. Лумана / Є.В. Скороварова // Вчені записки Таврійського національного університету ім. В.І. Вернадського. - 2011. - № 1-2. - С. 283-290.

Розглянуто комунікацію як конститутивну процесуальну операцію, у ході якої суспільство виробляється та відтворюється як система та відрізняється від навколишнього середовища. Визначено, що комунікація як система особливих властивостей, виробляється на основі синтезу трьох елементів: інформації, повідомлення, яке передає цю інформацію, та розуміння цього повідомлення і його інформації.

Проаналізовано теорію комунікації Н. Лумана, в якій зроблено акцент на некласичних аспектах комунікації, що стають актуальними у сучасну інформаційну епоху, коли комунікативні технології та інформаційний підхід є пануючими формами діяльності та світогляду. Виявлено, що комунікацію за Луманом можливо визначити як здійснення інформаційної диференціації суспільної системи через сингулярно-подієві акти цієї диференціації, які у своїй сукупності визначають процесуальне існування самої суспільної системи.

12. Філіпова Л.Я. Медіапростір та документальні комунікації: інформаційно-технологічний підхід / Л.Я. Філіпова // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2012. - № 2. - С. 57-60.

Виявлено тісний зв'язок нових комунікаційних технологій зі змінним характером суспільства. Охарактеризовано тенденції щодо поєднання світових медіа разом в широку універсальну систему, що складається "із супутників новин, кабельного телебачення, відеомагнітофонів, лазерної техніки, процесу електростатичної репродукції, електронного високошвидкісного друкування, бази даних, Інтернету та інших мережевих систем".

Визначено, що наприкінці XX століття безсумнівний пріоритет серед ЗМІ зміщується в бік електронних медіа, де провідну роль займають телебачення та Інтернет. Висвітлено факт здійснення "комп'ютерної революції" в сфері ЗМІ, яку значною мірою обумовлює Інтернет як всесвітня мережа, що сповіщає новий рівень глобальних комунікацій.

13. Плешакова М. Питання створення ефективної документально-комунікаційної інфраструктури / М. Плешакова // Вісник Книжкової палати. - 2011. - № 2. - С. 26-29.

Визначено місце та значення нових інформаційних технологій в управлінсько-виробничій діяльності. Проаналізовано причини змін документальних комунікацій підприємств, організацій, установ будь-якої форми власності, пов'язані з використанням автоматизованих, електронних систем комунікацій у процесі управління.

Проаналізовано одне з найголовніших на сьогодні завдань підприємств, яке полягає у створенні ефективної документально-комунікаційної інфраструктури роботи з документами, що стосується як внутрішнього управлінсько-виробничого середовища установ, так і зовнішнього середовища, зокрема законодавчого, нормативного використання електронних документів, електронних систем у документальних комунікаціях управлінсько-виробничої сфери.

14. Швецова-Водка Г.М. Складові системи документальних комунікацій / Г.М. Швецова-Водка // Бібліотечний вісник. - 2011. - №1. - С. 37-42.

Розглянуто поняття, що характеризують документальну комунікацію, її властивості та види. Виявлено багатогранність природи документальних комунікацій суспільства, що вирізняються: за характером комуніката, наявністю і видами комунікаційних посередників; призначенням документа, що передається - для опублікування чи для використання з особистою чи службовою метою.

Подано особливості документальних комунікацій суспільства. Визначено складові системи документальних комунікацій, до яких належать як самі документи, так і їх автори, користувачі, а також комунікаційні посередники між комунікантом і реципієнтом.

15. Яремчук Л.В. Соціальна комунікація: становлення термінологічних засад галузі / Л.В. Яремчук // Вісник нац. унів. "Львівська політехніка". - 2012. - № 3. - С. 599-603.

Розглянуто соціальну комунікацію як систему суспільної взаємодії, що включає визначені шляхи, способи, засоби, принципи встановлення і підтримання контактів на основі професійно-технологічної діяльності та спрямована на розробку, провадження, організацію, удосконалення, модернізацію відносин у суспільстві, які складаються між різними соціальними інститутами, де, з одного боку, у ролі ініціаторів спілкування виступають соціально-комунікаційні інститути, служби, а з іншого - організовані спільноти як повноправні учасники соціальної взаємодії.

Проаналізовано роль документа в соціальній комунікації, що використовується як канал передачі інформації, адже може передаватися від однієї особи іншій тільки в знаковій формі та є інформацією тільки в тому випадку, коли має значення, смисл, який може бути розшифрований. Подано важливі функціональні завдання щодо розвитку інформаційного суспільства, які виконує соціальна комунікація.

Висновки

документація автоматизація комунікативний виконавець

Визначено поняття організаційно-розпорядчої документації, яка вважається найважливішим різновидом документації в системі управління на підприємстві. Вона фіксує рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів і посадових осіб. Організаційно-розпорядчі документи оформляються у певній кількості примірників, в залежності від призначення та можливості ознайомлення з ними певної кількості службових осіб.