Особенности перевода и увольнения сотрудников, допущенных к конфиденциальной информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Особенности перевода и увольнения сотрудников, допущенных к конфиденциальной информации

Лукашевич Вероника Сергеевна

1. ОСОБЕННОСТИ УВОЛЬНЕНИЯ СОТРУДНИКОВ, ВЛАДЕЮЩИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

Стабильность кадрового состава является важнейшей предпосылкой надежной информационной безопасности фирмы. Миграция специалистов - самый трудно контролируемый канал утраты ценной и конфиденциальной информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным. Необходим тщательный анализ причин увольнения, на основе которого составляется и реализуется программа, исключающая эти причины. Например, повышение окладов, аренда жилья для сотрудников вблизи фирмы и оздоровление психологического климата, увольнение руководителей, злоупотребляющих своим служебным положением, и др.

Технологическая цепочка увольнения сотрудника включает в себя:

* написание сотрудником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;

* передача заявления руководителю структурного подразделения для оформления и передачи в отдел кадров или службу персонала;

* прием службой конфиденциальной документации от увольняющегося сотрудника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверка их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;

* сдача сотрудником пропуска для входа в рабочую зону, всех ключей и печатей, запрещение сотруднику входить в рабочее помещение с использованием знания шифра кодового замка (при необходимости - изменение кода);

* проведение сотрудником службы безопасности или службы персонала беседы с сотрудником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе в фирме, предупреждение сотрудника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;

* подписание сотрудником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;

* документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;

* прием от сотрудника пропуска для входа в здание фирмы, выдача ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания сотрудником службы безопасности.

После сдачи всех документов и материалов сотруднику запрещается входить в режимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск сотрудника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.

Беседа с увольняющимся сотрудником имеет целью предотвратить утрату информации или ее неправильное использование бывшим сотрудником в результате его природной или умышленной забывчивости. Следует напомнить увольняющемуся сотруднику, что он подписывал при поступлении на работу обязательство о неразглашении фирменных секретов.

Ему напоминают, что и после увольнения из фирмы по крайней мере в течение года за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение включается в обязательство, которое подписывает увольняющийся сотрудник.

В любом случае рекомендуется по истечении трех месяцев после увольнения направить бывшему сотруднику письмо-напоминание о необходимости сохранения тайны фирмы.

Если руководству фирмы стали известны случаи несанкционированного использования бывшим сотрудником конфиденциальных сведений фирмы, следует начать активное судебное разбирательство выявленных фактов.

Рассмотренная технология оформления увольнения сотрудников, владеющих ценными и конфиденциальными сведениями, позволит не только повысить ответственность всего персонала за сохранность доверенных им сведений, но и предотвратить факты кражи увольняющимися сотрудниками ценной информации, ограничить возможность использования ее в других организациях и фирмах

2. ОСОБЕННОСТИ ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКОВ НА РАБОТУ, СВЯЗАННУЮ С ВЛАДЕНИЕМ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

Поиск кандидатов внутри фирмы, особенно если речь идет о руководителе или специалисте высокого уровня. Этот метод дает возможность продвигать перспективных работников по служебной лестнице и заинтересовывать их работой, воспитывать преданность делам фирмы. Можно приглашать на должность лицо, ранее работавшее в фирме и хорошо себя зарекомендовавшее.

Перераспределение персонала в соответствии с его склонностями и способностями всегда дает большой положительный эффект в улучшении работы фирмы и обеспечении ее информационной безопасности. Но надо учитывать, что поддерживается коллективом только такое продвижение по службе, которое определяется высокими деловыми качествами работника. Не может получить одобрения персонала выдвижение плохого работника, в частности по принципу личных связей или знакомства.

Большим преимуществом этого метода является то, что о кандидате достаточно много известно всему коллективу и судить о профессиональных, моральных и личных качествах, соответствии предлагаемой должности можно на основании достаточно обширного опыта.

Метод имеет недостаток, который состоит в том, что без притока новых людей коллектив теряет свои новаторские качества. Новые люди - это новые идеи, предложения и перспективы развития. Тем не менее этот метод является наилучшим и наиболее надежным при подборе кандидата на должность, связанную с владением ценной и конфиденциальной информацией.

Технологическая цепочка приема сотрудников, работа которых связана с владением ценной и (или) конфиденциальной информацией, включает следующие процедуры:

* подбор предполагаемого кандидата (кандидатов) для перевода;

* изучение личного дела руководством фирмы, структурного подразделения и службой персонала, вызов для беседы подходящих кандидатов;

* информирование кандидатов об их будущих должностных обязанностях, связанных с владением тайной фирмы;

* беседа с кандидатами; ответы на вопросы о будущей работе;

* обновление материалов личного дела работающего в фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;

* опрос сотрудником отдела кадров авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;

* собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их личных и моральных качеств; рассмотрение медицинской справки;

* при необходимости - тестирование и анкетирование кандидатов;

* по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством фирмы об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением тайной фирмы;

* заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией;

* в случае согласия - подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны фирмы, в частности, сообщаемых ему конфиденциальных сведений; информирование претендента о характере конфиденциальной информации, с которой он будет работать, наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;

* беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и сотрудника службы персонала с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности фирмы и другими аналогичными материалами;

* составление проекта контракта, содержащего пункт об обязанности работника не разглашать конфиденциальные сведения фирмы;

* составление и подписание приказа о переводе;

* обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;

* оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.

При подборе персонала для работы с ценной или конфиденциальной информацией следует в первую очередь обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем - на их профессиональные знания, умения и навыки.

Беседа с кандидатами на должность преследуют следующие цели:

* выявить реальную причину желания работать в данной фирме;

* выявить возможных злоумышленников или попытаться увидеть слабости кандидата как человека, которые могут провоцировать преступные действия;

* убедиться, что кандидат не намерен использовать в работе секреты фирмы, в которой он раньше работал;

* убедиться в добровольном согласии кандидата соблюдать правила защиты информации и иметь определенные ограничения в профессиональной и личной жизни.

По мнению многих специалистов-психологов, основные личные качества, которыми должен обладать потенциальный сотрудник, включают:

* порядочность, честность, принципиальность и добросовестность;

* исполнительность, дисциплинированность;

* эмоциональная устойчивость (самообладание);

* стремление к успеху и порядку в работе;

* самоконтроль в поступках и действиях;

* правильная самооценка собственных возможностей и способностей;

* умеренная склонность к риску;

* умение хранить секреты;

* тренированное внимание;

* хорошая память, способности к сравнительной оценке фактов и т.д. Личные качества, не способствующие сохранению секретов:

* эмоциональная неуравновешенность;

* разочарование в себе и своих способностях;

* отчуждение от коллег по работе;

* недовольство своим служебным положением;

* ущемленное самолюбие;

* крайне эгоистическое поведение;

* отсутствие достаточного благоразумия;

* нежелание и неспособность защищать информацию;

* нечестность;

* финансовая безответственность;

* употребление наркотиков;

* отрицательное воздействие алкоголя, приводящее к болтливости, необдуманным поступкам и т.д.

Не следует думать, что психологический отбор полностью заменяет прежние, достаточно надежные кадровые процедуры (анализ документов, собеседование, опросы сослуживцев и лиц, знающих кандидата и т.д.). Только при умелом сочетании традиционных и психологических кадровых методов анализа можно с определенной степенью достоверности прогнозировать поведение сотрудников в различных, в том числе экстремальных, ситуациях.

Материалы проверок и анализа кандидатов на должность являются строго конфиденциальной информацией.

Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации и сохранении тайны фирмы претендент подписывает до того, как ему будет сообщен состав ценных сведений, с которыми ему предстоит работать, и порядок защиты этих сведений.

Обязательство (подписка, соглашение) о неразглашении конфиденциальных сведений представляет собой правовой документ, которым претендент добровольно и письменно дает согласие на ограничение его прав в отношении использования конфиденциальной информации. Одновременно в обязательстве претендент предупреждается об ответственности за разглашение этой информации.

Например:

Договорное обязательство. Обязуюсь:

1. В период оформления на работу и работы в ______ не разглашать сведения, составляющие ее коммерческую тайну, которые мне будут доверены или станут известны при исполнении обязанностей, собеседованиях, инструктировании и обучении.

2. Беспрекословно и аккуратно выполнять относящиеся ко мне требования приказов, инструкций и положений по защите коммерческой тайны, с которой я ознакомлен.

3. Не сообщать устно, письменно или иным способом кому бы то ни было сведений, составляющих тайну.

4. В случае отказа от работы, окончания работы или увольнения не разглашать и не использовать для себя и других лиц сведений, составляющих тайну ______.

Я предупрежден, что в случае нарушения данного обязательства должен возместить причиненный ______ ущерб или буду привлечен к дисциплинарной (вплоть до увольнения) или другой ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Проинструктировал (подпись). Подпись лица, принимающего обязательство. Дата.

Текст обязательства может заканчиваться фразой об ознакомлении лица с его содержанием и добровольном согласии выполнять все пункты.

Подобные обязательства подписывают не только претенденты на работу в данной фирме, но и все лица, тем или иным образом участвующие в работе фирмы и потенциально имеющие возможность узнать элементы тайны фирмы, например акционеры, поставщики, сотрудники работающих с фирмой рекламных и торговых структур, эксперты и т.п. Подписание обязательства о неразглашении тайны фирмы следует предусмотреть для служащих фирмы, которые не имеют непосредственного отношения к закрытым сведениям, однако имеют возможность ознакомиться с ними при исполнении служебных обязанностей (шоферы, дворники, уборщицы, сотрудники охраны и др.).

Считается, что обязательство о неразглашении тайны фирмы не дает полной гарантии сохранения этих сведений, однако, как показывает практика, существенно снижают риск разглашения персоналом или иными лицами этих сведений, риск незаконного их использования, а также число попыток конкурентов внедрить на фирму свою агентуру.

После подписания обязательства и проведения беседы-инструктажа с претендентом заключается трудовой договор (контракт). В контракте должен быть пункт об обязанности работника не разглашать сведения, составляющие тайну фирмы, а также конфиденциальные сведения партнеров и клиентов, об обязательстве соблюдать правила защиты конфиденциальных сведений. Может быть пункт о собственности фирмы на результаты работы сотрудника, на сделанные им изобретения и открытия и согласие сотрудника на публикацию этих достижений только с разрешения руководства фирмы. Часто содержится пункт об обязанности сотрудника сообщать в службу безопасности о всех попытках посторонних лиц получить у него конфиденциальную информацию. В обязательном порядке включается пункт об обязанности сотрудника немедленно сообщать непосредственному руководителю и службе безопасности об утере носителей конфиденциальной информации, документов, дел, конфиденциальных материалов, изделий и т.п.

В заключительной части указывается степень ответственности за разглашение тайны фирмы или несоблюдение правил защиты информации. Обычно это расторжение трудового договора, при необходимости - последующее судебное разбирательство.

Материалы, связанные с профессиональным и психологическим анализом данного работника (протоколы собеседований, тесты, протоколы бесед и опросов и т.п.) подшиваются в дело кадровой службы «Материалы по переводу сотрудника на работу», но не в личное дело. Дело с материалами имеет гриф конфиденциальности «Строго конфиденциально».

Вести какие-либо досье на сотрудников, содержащие сведения, полученные неофициальным путем, запрещается.

После получения допуска к конфиденциальной информации сотрудник в индивидуальном порядке должен быть обучен правилам работы с документами, базами данных, которые будут ему предоставлены. Результат обучения фиксируется в обязательстве или контракте. Отметка заверяется подписями руководителя службы безопасности и сотрудника.

Следовательно, сложные процедуры перевода на работу, связанную с владением конфиденциальной информацией, и проверки достоверности сведений, указанных в документах, дают возможность всесторонне оценить кандидата на должность. С другой стороны, они дают возможность руководству фирмы и самому кандидату оценить ситуацию и без спешки принять правильное решение. Методы психологического анализа, проводимые одновременно с хорошо зарекомендовавшими себя приемами анализа документов претендента на должность, позволяют сделать достаточно обоснованные выводы о пригодности данного лица для замещения вакантной должности, связанной с владением конфиденциальной информацией. Следует учитывать, что использование только психологических методов анализа личности не дает достоверного результата и может иметь лишь рекомендательный характер.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

увольнение перевод информация секретный

1. Аксенова, Е.А. Управление персоналом: учеб. для вузов / Е.А. Аксенова [и др.]; под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 554 с.

2. Беляцкий, Н.П. Управление персоналом: учебник / Н.П. Беляцкий. - 2-е изд. - Мн.: Современная школа, 2010. - 447 с.

3. Корнеев, К.И. Защита информации в офисе: учебник / К.И. Корнеев, Е.А. Степанов. - М.: Проспект: Велби, 2010. - 333 с.

4. Трудовой кодекс Республики Беларусь: принят Палатой представителей 8 июня 1999 г.: одобрен Советом Республики 30 июня 1999 г.: текст с изм. и доп. на 1 октября 2013 г. - Минск, 2013.

Размещено на Allbest.ru