Управление инновационными проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт экономики и управления

Кафедра управления инновациями

Курсовая работа

«Управление инновационными проектами»

Уфа 2012

Содержание

Ведение

1. Теоретическое введение в тематику курсового проекта «»

2. Описание содержания проекта «»

2.1 Управление интеграцией проекта

2.1.1 Устав проекта

2.1.2 Предварительное описание содержания проекта

2.1.3 План управления проектом

2.1.4 Руководство и исполнение управлением проекта

2.1.5 Мониторинг и управление работами проекта

2.1.6 Общее управление изменениями

2.1.7 Закрытие проекта

2.2 Управление содержанием проекта

2.2.1 Планирование содержания

2.2.2 Определение содержания

2.2.3 Определение иерархической структуры работ

2.2.4 Подтверждение содержания

2.2.5 Управление изменениями содержания

2.3 Управление сроками проекта

2.3.1 Определение состава операций

2.3.2 Определение взаимосвязи операций

2.3.3 Оценка ресурсов операций

2.3.4 Оценка длительности операций

2.3.5 Разработка расписания

2.3.6 Управление расписанием

2.4 Управление поставками проекта

2.4.1 Планирование покупок и приобретений

2.4.2 Планирование контрактов

2.4.3 Запрос информации у продавцов

2.4.4 Выбор продавцов

2.4.5 Администрирование контрактов

2.4.6 Закрытие контракта

2.5 Управление рисками проекта

2.5.1 Планирование управления рисками

2.5.2 Идентификация рисков

2.5.3 Качественный анализ рисков

2.5.4 Количественный анализ рисков

2.5.5 Планирование реагирования на риск

2.5.6 Мониторинг и контроль рисков

2.6 Управление персоналом проекта

2.6.1 Организационное планирование

2.6.2 Создание проектной команды

2.6.3 Развитие команды

2.6.4 Управление проектной командой

2.7 Управление коммуникациями проекта

2.7.1 Планирование коммуникаций

2.7.2 Распространение информации

2.7.4 Управление коммуникациями проекта

2.8 Управление качеством проекта

2.8.1 Планирование качества

2.8.2 Обеспечение качества

2.8.3 Контроль качества

2.9 Корпоративная система управления проектами

2.9.1 Рекомендации по внедрению основных элементов и этапам создания корпоративной системы управления проектами

2.9.2 Проектный офис и управляющий комитет

2.9.3 Менеджер проекта

2.9.4 Информационная система управления проектами

2.10 Управление стоимостью проекта

2.10.1 Стоимостная оценка

2.10.2 Разработка бюджета расходов

2.10.3 Управление стоимостью проекта

3. Описание моделей

Список использованных источников

Ведение

Проект - это уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска. Подготовка проектной документации называется проектированием. Работа без проектирования приводит к получению результата отличного от того, который закладывался в идею проекта, т.е. получаем не то, что хотели, особенно в деталях.

Целью курсовой работы является разработка проекта организации и проведения фестиваля специальности «Управление инновациями» на основе стандарта PMBOK 2004, а также получение теоретических и практических навыков реализации проекта. PMBOK 2004 - свод знаний по управлению проектами, который представляет собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами. В настоящем стандарте описываются суть процессов управления проектами в терминах интеграции между процессами и взаимодействий между ними, а также цели, которым они служат.

В ходе выполнения курсовой работы будут рассмотрены следующие области знаний по управлению проектами:

- Управление интеграцией проекта.

- Управление содержанием проекта.

- Управление сроками проекта.

- Управление стоимостью проекта.

- Управление качеством проекта.

- Управление человеческими ресурсами проекта.

- Управление коммуникациями проекта.

- Управление рисками проекта.

- Управление поставками проекта.

1. Теоретическое введение в тематику курсового проекта «Организация и проведение фестиваля специальности «Управление инновациями»

Весной, предположительно 23 марта 2012г., в третьем актовом зале УГАТУ состоится третий ежегодный фестиваль специальности «Управление инновациями». Как и в прошлые годы, участниками фестиваля станут студенты 1-5 курсов очной формы обучения специальности «Управление инновациями», также в фестивале примут участие магистры, преподаватели кафедры и профком студентов УГАТУ.

Целью проекта является организация и проведение фестиваля специальности «Управление инновациями» с участием студентов, преподавателей кафедры, профкома УГАТУ 23 мата 2011г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.

Руководителем проекта является - Иванова И.В. Помощником руководителя (менеджер проекта) - студентка 3 курса специальности «Управление инновациями» Петрова Р.И.

Заказчиком проекта является кафедра «Управление инновациями». Фестиваль пройдет при поддержке кафедры и профсоюзного комитета студентов УГАТУ.

Организация фестиваля предполагает сначала создание команды фестиваля - желающих, творческих, активных, талантливых студентов 1-5 курсов. После этого распределяются полномочия: определяются ведущие фестиваля, ответственные за монтирование видеоролика, за рассылку информационных приглашений гостям (колледжам, школам, руководителям министерств, руководителям предприятий, руководителям отделов управления районами города и т.п.). Затем разрабатывается план фестиваля, в котором состыковывается расписание всех студентов, определяется время проведения репетиций и подается заявление на аренду зала и оборудования. Далее рассылаются информационные приглашения гостям мероприятия. Затем разрабатывается и утверждается сценарий, определяются концертные номера, порядок их следования друг за другом, участники номеров; проводятся репетиции согласно расписанию; монтируется видеоролик. Перед непосредственно самим фестивалем проводится генеральная репетиция, где корректируются все недочеты.

Фестиваль организуется для того, чтобы познакомить абитуриентов-выпускников колледжей, абитуриентов-школьников, родителей абитуриентов и студентов, руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города, со студентами и специальностью «Управление инновациями». И тем самым стимулировать привлечение абитуриентов-выпускников колледжей на заочное отделение; абитуриентов-школьников - на очное отделение специальности; стимулировать установления сотрудничества кафедры и студентов специальности с руководителями министерств, руководителями предприятий, руководителями отделов управления районами города для разработки совместных проектов, предоставление практики и работы студентам. Также мероприятие предоставляет возможность продемонстрировать успехи в работе кафедры и студентов родителям студентов и руководству УГАТУ. Вдобавок в ходе организации и проведения фестиваля, у студентов развиваются организаторские, творческие способности, коммуникационные компетенции, умения держать себя на публике.

Цель фестиваля - знакомство гостей фестиваля со специальностью «Управление инновациями».

Фестиваль начнется с торжественного открытия мероприятия, со вступительной речью представителей кафедры. После этого состоится вечерний концерт студентов. Программа фестиваля будет очень разнообразна и насыщенна. Посетители фестиваля смогут увидеть много познавательных, интересных и развлекательных номеров, в частности, танцевальные, вокальные номера, юмористические выступления, сценки, посвященные специальности «Управление инновациями». Завершится фестиваль выступлением почетных гостей фестиваля.

Фестиваль специальности «Управление инновациями», который объединяет много талантливых, творческих, активных студентов и преподавателей планируется проводить ежегодно.

2. Описание содержания проекта «Организации и проведения фестиваля специальности «Управление инновациями»

2.1 Управление интеграцией проекта

2.1.1 Устав проекта

Название проекта: «Организации и проведения фестиваля специальности «Управление инновациями»

Описание проекта: организовать и провести фестиваль специальности «Управление инновациями» с участием студентов и преподавателей кафедры для знакомства абитуриентов-выпускников колледжей, абитуриентов-школьников, родителей абитуриентов и студентов, руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города, руководства УГАТУ (ректор, проректор, декан факультета) со студентами и специальностью «Управление инновациями».

Цель проекта: организовать и провести фестиваль специальности «Управление инновациями» с участием студентов, преподавателей кафедры, профкома УГАТУ 23 мата 2011г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.

Задачи проекта:

Подготовить план организации фестиваля.

Подготовить и организовать фестиваль.

Провести фестиваль специальности «Управление инновациями» с участием студентов и преподавателей кафедры.

Познакомить абитуриентов-выпускников колледжей, абитуриентов-школьников, родителей абитуриентов и студентов, руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города со студентами и специальностью «Управление инновациями».

Развить организаторские, творческие способности, коммуникационные компетенции студентов, умения держать себя на публике.

Критерии оценки успеха:

Участие не менее 40 студентов.

Присутствие не менее 30 абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников.

Присутствие не менее 20 родителей абитуриентов и 20 родителей студентов.

Присутствие не менее 2 преподавателей кафедры.

Присутствие не менее 3 руководителей: министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города.

Публикация в газете «Авиатор».

Ресурсы:

актовый зал;

аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук);

участники проекта,

украшения (воздушные шары, плакаты),

батарейки для микрофонов,

грамоты,

фотографии студентов 1-5 курсов,

звукооператор.

Участники проекта:

Заказчик проекта: кафедра «Управление инновациями».

Куратор (руководитель) проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В.

Помощник руководителя проекта (менеджер проекта): студентка 4 курса специальности «Управление инновациями» - Петрова Р.И.

Спонсор: профком студентов УГАТУ, кафедра, студенты специальности «Управление инновациями».

Студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями», студенты других специальностей и/или студенты других ВУЗов, а именно студенты, участвующие в концертных номерах, ответственные за организацию приглашений гостям, студент, ответственный за монтирование видеоролика, ведущие мероприятия.

Интересы сторон представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Интересы сторон

Стороны	Интересы
Заказчик проекта	- Заинтересован в осуществлении проекта и достижении его цели: организован и проведен фестиваль согласно плану - на фестиваль должны быть приглашены потенциальные работодатели для знакомства со специальностью и тем самым стимулировать установления сотрудничества кафедры и студентов специальности с руководителями для разработки совместных проектов, предоставление практики и работы студентам. - на фестиваль должны быть приглашены абитуриенты, родители абитуриентов, тем самым стимулировать привлечение абитуриентов-выпускников колледжей на заочное отделение; абитуриентов-школьников - на очное отделение специальности - на фестивале должны присутствовать все приглашенные гости; - участие в организации и проведении фестиваля как можно большего числа студентов; проект должен быть осуществлен в установленные сроки; - Продемонстрировать успехи в работе кафедры и студентов родителям студентов и руководству УГАТУ
Куратор (руководитель) проекта	Достижение проектом конечных целей и реализацию выгод для студентов и кафедры.
Менеджер проекта	- Достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества, т.е. в соответствие с планом. - Заинтересован в том, чтобы все приглашенные гости пришли на фестиваль: выпускники и потенциальные работодатели для знакомства со специальностью.
Студенты	- Заинтересованы в том, чтобы на фестиваль пришли потенциальные работодатели для знакомства со специальностью и тем самым стимулировать установления сотрудничества студентов специальности с руководителями для разработки совместных проектов, предоставление практики и работы студентам. - Заинтересованы в развитии организаторских, творческих способностей, коммуникационных компетенций, умений держать себя на публике. - Продемонстрировать успехи в работе студентов родителям студентов и руководству УГАТУ
Абитуриенты, родители, руководители организаций	- фестиваль должен разъяснять смысл специальности; - актовый зал дожжен быть комфортным и теплым; - концертные номера должны быть познавательными, разнообразными, интересными, веселыми; - интересный и продуманный смысл видеоролика; - высокое качество изображения видеоролика; - на фестивале должно быть высокое качество музыкального сопровождения; - красивые декорации и украшения зала;

Риски:

Неявка участников фестиваля: не придут студенты, участвующие в фестивале. Отказ от участия в фестивале: отказ студентов принимать участие в организации и проведении фестиваля. Плохо продуманный план организации фестиваля: плохо продуман график проведения репетиций, график рассылки приглашений гостям, монтирования видеоролика и т.п.

Отсутствие или поломка оборудования: отсутствие/поломка видео- и аудиооборудования. Отсутствие свободного актового зала: отсутствует свободный актовый зал из-за несвоевременно поданного заявления на аренду. Неявка преподавателей кафедры: неявка преподавателей из-за занятости или не информированности о мероприятии.

Неявка руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города, руководства УГАТУ: неявка потенциальных работодателей из-за занятости или не информированности о мероприятии.

Неявка выпускников колледжей и школ: неявка выпускников из-за занятости или не информированности о мероприятии.

Неявка родителей абитуриентов и студентов неявка родителей из-за занятости или не информированности о мероприятии.

2.1.2 Предварительное описание содержания проекта

Цели проекта и продукта

Цель проекта: организовать и провести фестиваль специальности «Управление инновациями» с участием студентов, преподавателей кафедры, профкома УГАТУ 23 мата 2011г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.

Цель фестиваля: знакомство абитуриентов-выпускников колледжей, абитуриентов-школьников, родителей абитуриентов и студентов, руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города со студентами и специальностью «Управление инновациями», продемонстрировать успехи в работе студентов и кафедры родителям студентов и руководству УГАТУ.

Требования к продукту и его характеристики

Организация фестиваля проходит в период с 3 октября 2011г. по 23 марта 2012г. Предварительное время проведения фестиваля - 23 мата 2012г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.

В фестивале должны принять участия студенты 1-5 курсов. Студентов 1 курса должно быть не менее 8 человек, 2 курса - не менее 2 человек, 3 курса - не менее 9, 4 курса - не менее 11, 5 курса - не менее 10 человек. В ходе организации фестиваля должны быть собраны заявки об участии в фестивале и сведения о концертных номерах, составлен план и проведены репетиции, написан сценарий фестиваля, разосланы приглашения гостям и смонтирован видеоролик с участием студентов специальности и преподавателей кафедры.

Ресурсы, которые понадобятся при организации и проведении фестиваля: актовый зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, плакаты), команда проекта, грамоты, фотографии студентов 1-5 курсов и преподавателей кафедры, звукооператор.

На фестивале должны присутствовать не менее 30 абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников, не менее 20 родителей абитуриентов и 20 родителей студентов, не менее 2 преподавателей кафедры и не менее 1 руководителя министерства, не менее 1 руководителя предприятия, не менее 1 руководителя отдела управления районами города.

Критерии приемки продукта

Время и место проведения фестиваля. Организация фестиваля проходит в период с 3 октября 2011г. по 23 марта 2012г. Предварительное время проведения фестиваля - 23 мата 2012г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.

Необходимые ресурсы. Ресурсы, которые понадобятся при организации и проведении фестиваля: актовый зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, плакаты), команда проекта, грамоты, фотографии студентов 1-5 курсов и преподавателей кафедры, звукооператор.

Арендованный актовый зал и видео- и аудиооборудование;

Список участников фестиваля и концертные номера. В фестивале должны принять участия студенты 1-5 курсов. Студентов 1 курса должно быть не менее 8 человек, 2 курса - не менее 2 человек, 3 курса - не менее 9, 4 курса - не менее 11, 5 курса - не менее 10 человек. Концертные номера должны быть разнообразными и интересными.

Проведенные репетиции.

Написанный сценарий.

Смонтированный видеоролик с участием студентов и преподавателей кафедры.

Гости фестиваля. Организована рассылка информационных приглашений гостям фестиваля: колледжам, школам, преподавателям кафедры, руководителю министерства, руководителю предприятия, руководителю отдела управления районами города. На фестивале должны присутствовать не менее 30 абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников, не менее 20 родителей абитуриентов и 20 родителей студентов, не менее 2 преподавателей кафедры и не менее 1 руководителя министерства, не менее 1 руководителя предприятия, не менее 1 руководителя отдела управления районами города.

Украшенный зал и установленное оборудование.

Проведенный фестиваль.

Подведены итоги.

Закрыты контракты.

Отчет перед заказчиком.

Требования к проекту и его результатам

Организация фестиваля проходит в период с 3 октября 2011г. по 23 марта 2012г. Предварительное время проведения фестиваля - 23 мата 2012г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.

В фестивале должны принять участия студенты 1-5 курсов. Студентов 1 курса должно быть не менее 8 человек, 2 курса - не менее 2 человек, 3 курса - не менее 9, 4 курса - не менее 11, 5 курса - не менее 10 человек. В ходе организации фестиваля должны быть собраны заявки об участии в фестивале и сведения о концертных номерах, составлен план и проведены репетиции, написан сценарий фестиваля, разосланы приглашения гостям и смонтирован видеоролик с участием студентов специальности и преподавателей кафедры.

Ресурсы, которые понадобятся при организации и проведении фестиваля: актовый зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, плакаты), команда проекта, грамоты, фотографии студентов 1-5 курсов и преподавателей кафедры, звукооператор.

На фестивале должны присутствовать не менее 30 абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников, не менее 20 родителей абитуриентов и 20 родителей студентов, не менее 2 преподавателей кафедры и не менее 1 руководителя министерства, не менее 1 руководителя предприятия, не менее 1 руководителя отдела управления районами города.

Ограничения (границы) проекта

Время организации фестиваля: с 3 октября 2011г. по 23 марта 2012г. Организацию фестиваля планируется продолжить после зимних каникул студентов и провести мероприятие в конце марта, непосредственно перед сессией у студентов 4 курса.

Место проведения: актовый зал 3 корпуса УГАТУ. Этот актовый зал ближе всего находится и к кафедре и к кабинету режиссеров, он вместительный и в нем есть все необходимое для проведения мероприятия (сцена, занавес, колонки, удобные сиденья для зрителей и т.п.), во 2 и 7 корпусах имеются конференц-залы, но они ограничен на вместимость и не предназначены для проведения концертных мероприятий, в 8 корпусе имеется актовый зал, но он не имеет сцены и предназначен для проведения занятий, в 6 корпусе имеется кинозал, но он не предназначен для проведения концертных мероприятий.

Ограничение по ресурсам: аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук), воздушные шары (88 штук), плакаты от каждой группы (5 штук), батарейки для микрофонов (10 штук), команда проекта не менее 40 человек.

Основные свойства продукта

Фестиваль организуется для того, чтобы познакомить абитуриентов-выпускников колледжей, абитуриентов-школьников, родителей абитуриентов и студентов, руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города и других гостей мероприятия со студентами и специальностью «Управление инновациями»; и тем самым стимулировать привлечение абитуриентов-выпускников колледжей на заочное отделение; абитуриентов-школьников - на очное отделение специальности; стимулировать установление сотрудничества кафедры и студентов специальности с руководителями министерств, руководителями предприятий, руководителями отделов управления районами города для разработки совместных проектов, предоставление практики и работы студентам. Также мероприятие предоставляет возможность продемонстрировать успехи в работе кафедры и студентов родителям студентов и руководству УГАТУ. Вдобавок в ходе организации и проведения фестиваля, у студентов развиваются организаторские, творческие способности, коммуникационные компетенции, умения держать себя на публике.

Фестиваль начнется с торжественного открытия мероприятия, со вступительной речью представителей кафедры. После этого состоится вечерний концерт студентов. Программа фестиваля будет очень разнообразна и насыщенна. Гости фестиваля увидят много познавательных, интересных и развлекательных номеров, в частности, танцевальные, вокальные номера, выступления студентов с видеосопровождением, юмористические выступления, сценки посвященные специальности «Управление инновациями». Завершится фестиваль выступлением почетных гостей фестиваля.

Фестиваль специальности «Управление инновациями» объединяет преподавателей и много талантливых, творческих, активных студентов.

Требования и результаты поставки проекта

Необходимо написать заявление на аренду актового зала в заранее спланированные дни и время в 3 корпусе УГАТУ для проведения репетиций и фестиваля. Также необходимо будет написать заявку на аренду аудио- и видеооборудования на генеральную репетицию и фестиваль (микрофоны, акустическая система, проектор). Заявление и заявка пишется с участием и при поддержке профкома студентов УГАТУ. Также необходимо, чтобы были предоставлены воздушные шары в количестве не менее 88 штук от групп, плакаты от каждой группы, батарейки для микрофонов в количестве 10 штук (по 2 батарейки от каждой группы студентов).

Допущения проекта

Допускается предварительное количество участников фестиваля от 40 до 45 человек.

Допускается предварительное количество гостей фестиваля: абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников от 20 до 40 человек, родителей абитуриентов от 15 до 25, родителей студентов от 15 до 25 человек, преподавателей кафедры от 2 до 6 человек, от 1 до 2 руководителей министерства, от 1 до 2 руководителей предприятия, от 1 до 2 руководителей отдела управления районами города.

Допускается проведение фестиваля как в 3 актовом зале, так и в 9 актовом зале.

Допускается приглашать не только абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников, преподавателей кафедры «Управление инновациями», руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отдела управления районами города, но и всех желающих посмотреть концерт.

Первоначальная организация проекта

Участники проекта:

Заказчик проекта: кафедра «Управление инновациями».

Куратор (руководитель) проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В. Помощник руководителя проекта (менеджер проекта): студентка 4 курса специальности «Управление инновациями» - Петрова Р.И.

Спонсор: профком студентов УГАТУ, кафедра, студенты специальности «Управление инновациями».

Команда проекта: студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями», студенты других специальностей и/или студенты других ВУЗов, а именно студенты участвующие в концертных номерах, ответственные за организацию приглашений гостям, студент, ответственный за монтирование видеоролика, ведущие мероприятия.



Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Рисунок 1 - Организационная структура проекта

Первоначально сформулированные риски

Неявка участников фестиваля: не придут студенты, участвующие в фестивале.

Отказ от участия в фестивале: отказ студентов принимать участие в организации и проведении фестиваля.

Плохо продуманный план организации фестиваля: плохо продуман график проведения репетиций, график рассылки приглашений гостям, монтирования видеоролика и т.п.

Отсутствие или поломка оборудования: отсутствие/поломка видео- и аудиооборудования.

Отсутствие свободного актового зала: отсутствует свободный актовый зал из-за несвоевременно поданного заявления на аренду.

Неявка преподавателей кафедры: неявка преподавателей из-за занятости или не информированности о мероприятии.

Неявка руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города, руководства УГАТУ: неявка потенциальных работодателей из-за занятости или не информированности о мероприятии.

Неявка выпускников колледжей и школ: неявка выпускников из-за занятости или не информированности о мероприятии.

Неявка родителей абитуриентов и студентов неявка родителей из-за занятости или не информированности о мероприятии.

Контрольные события расписания

В таблице 2 представлены контрольные события расписания по организации и проведения фестиваля с указанием времени начала, окончания и длительностью выполнения работ.

Таблица 2 - Контрольные события расписания

Название контрольного события (вехи)	Дата	Ответственный за достижение
Создана команда проекта и распределены роли	Пн 17.10.11	Менеджер
Организованы и проведены репетиции	Пт 23.03.12	Менеджер, студенты, участвующие в концертных номерах
Арендован зал	Пн 20.02.12	Менеджер
Арендовано видео- и аудиооборудование	Пн 20.02.12	Менеджер
Организованы приглашения гостям	Ср 29.02.12	Студенты, ответственные за организацию приглашений гостям: Федорова Е.А., Кодак А.А.
Смонтирован видеоролик	Пн 05.03.12	Студент, ответственный за монтирование видеоролика: Цандеков С.А.
Подготовка к фестивалю завершена	Пт 23.03.12	Менеджер, команда проекта
Фестиваль проведен	Пт 23.03.12	Ведущие, студенты, участвующие в концертных номерах
Проект закрыт	Ср 28.03.12	Менеджер

Первоначальная иерархическая структура работ (ИСР) На рисунке 2 представлена первоначальная иерархическая структура работ.



Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Рисунок 2 - Первоначальная иерархическая структура работ

Схема расходов

При организации и проведении фестиваля финансовые ресурсы в явном виде не требуются, но необходимо, чтобы старосты групп предоставили на генеральную репетицию - 23 марта 2012 г. воздушные шары от каждого человека группы (88 штук, общая стоимость 704 руб.), плакаты от каждой группы (общая стоимость 100 руб.), батарейки для микрофонов в количестве 10 штук (по 2 батарейки от каждой группы студентов) (общая стоимость 400 руб.). Также учитываются звонки менеджера старостам 1-5 курсов, которые составили в среднем: 10 звонков по 7 минут, длительность звонка руководителю проекта - 10 минут. Минута звонка стоит 0,99 руб. В итоге стоимость звонков составила 79,20 руб. Планируется приобрести канцелярские принадлежности стоимостью 45 руб. Также для поощрения участников и организаторов фестиваля планируется приобрести 11 грамот стоимостью 17 руб. за штуку, значит, общая стоимость грамот составит 187 руб. Стоимость проекта составит 1515,20 руб.

Общее управление содержанием проекта

В ходе реализации проекта команда проекта отчитывается на личных встречах, совещаниях, по телефону и т.п. о выполненных работах менеджеру проекта, который в свою очередь информирует куратора и заказчика о ходе выполнения проекта. Изменения обсуждаются на совещаниях, но если требуется, менеджер советуется с куратором проекта и информирует команду проекта обо всех изменениях.

Требования к одобрению

- определено время и место проведения фестиваля;

- определен список участников фестиваля и концертных номеров;

- арендован актовый зал и видео- и аудиооборудование;

- проведены репетиции;

- написан сценарий;

- определены необходимые ресурсы;

- смонтирован видеоролик с участием студентов и преподавателей кафедры;

- организована рассылка приглашений гостям фестиваля: колледжам, школам, преподавателям кафедры, руководителю министерства, руководителю предприятия, руководителю отдела управления районами города;

- проведен фестиваль;

- подведены итоги;

- закрыты контракты;

- отчет перед заказчиком.

2.1.3 План управления проектом

План управления проектом определяет, как должен выполняться, контролироваться и закрываться проект. План управления проектом может состоять из вспомогательных планов.

Процессы управления проектами, отобранные командой управления проектом

Пять групп процессов таковы:

1) Группа процессов инициации: принятие решения о начале выполнения проекта, получение заданий от заказчика.

2) Группа процессов планирования: определяются, уточняются цели, планируются действия, необходимые для достижения целей и содержания, ради которых был предпринят проект, разрабатывается окончательный план работ; согласовывается план работ.

3) Группа процессов исполнения: объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана проекта. Выполняется проект согласно плану:

1. Создание команды и распределение ролей

1.1 Определение ведущих

1.2 Определение ответственных за монтирование видеоролика

1.3 Определение ответственных за организацию приглашений гостям

1.4 Определение списка участников в концертных номерах

1.5 Создана команда проекта и распределены роли

2. Организация и проведение репетиций

2.1 Определение расписания студентов

2.2 Состыковка расписания

2.3 Определение графика проведения репетиций

2.4 Проведение репетиций

2.5 Написание сценария

2.6 Организованы и проведены репетиции

3. Аренда актового зала

3.1 Выбор актового зала

3.2 Подача заявления на аренду

3.3 Арендован зал

4. Аренда видео- и аудиооборудования

4.1 Подача заявки

4.2 Арендовано оборудование

5. Организация информационных приглашений

5.1 Определение списка гостей

5.2 Рассылка факсов, рассылка электронных писем и обзванивание гостей фестиваля

5.3 Печать объявлений

5.4 Организованы приглашения гостям

6. Монтирование видеоролика

6.1 Сбор фотографий со студентов 1-5 курсов УИ и преподавателей

6.2 Выбор музыки и подбор текста

6.3 Создание видеоролика

6.4 Смонтирован видеоролик

7. Завершение подготовки к проведению фестиваля

7.1 Звонки приглашенным гостям для подтверждения приглашения

7.2 Украшение актового зала

7.3 Установка видео- и аудиооборудования

7.4 Проведение генеральной репетиции

7.5 Подготовка к фестивалю завершена

8. Проведение концерта.

4) Группа процессов мониторинга и управления: менеджер регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости, проводит корректирующие действия для достижения целей проекта.

- Систематические репетиции.

- Отчет организаторов о проделанной работе.

- Принятие координирующих действий.

5) Группа завершающих процессов: приемка продукта и подведение проекта к правильному завершению: подведение итогов, закрытие контрактов, отчет перед заказчиком.

1. Закрытие проекта:

- Закрытие контрактов.

- Подведение итогов.

- Отчет перед заказчиком.

- Проект закрыт.

Описание инструментов и методов, используемых для осуществления этих процессов

Проект осуществляется в соответствии со стандартом PMBOK 2004 - своду знаний по управлению проектами, представляющий собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами.

План выполнения работы для достижения целей проекта

Выполнение работ для достижения целей проекта, наблюдение, мониторинг, контроль и корректировка будут выполняться на репетициях, и при получении отчетов о проделанной работе.

План мониторинга изменений

Мониторинг и управление работами проекта выполняется для наблюдения за ходом организации фестиваля. Мониторинг производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта анализирует данные, определяет отклонения проекта от плана, в случае необходимости разрабатывает корректирующие действия, и согласовывает результаты с руководителем проекта - Иванова И.В. для внесения улучшений в процессы.

План управления конфигурацией

В ходе реализации проекта менеджер проекта будет систематически проверять выполнение работ проекта, отслеживать отклонения от плана и разрабатывать корректирующие действия. Для принятия более ответственных решений будет согласовывать действия с руководителем проекта и информировать команду об изменениях.

Потребность, инструменты и методы коммуникации между участниками проекта.

В информации нуждаются все участники проекта. Методологии передачи информации между участниками проекта могут существенно различаться. Например, команда управления проектом может использовать самые разные способы коммуникации: e-mail, SMS, телефонограммы, факсы, социальные сети в Интернете, встречи, совещания и т.п. Подробнее будет описано в управлении коммуникациями проекта (раздел 2.7).

Описание фаз проекта

1) Начальная:

- Создание команды и распределение ролей.

2) Промежуточная:

- Организация и проведение репетиций.

- Аренда актового зала.

- Организация информационных приглашений.

- Монтирование видеоролика.

- Завершение подготовки к проведению фестиваля.

3) Финальная:

- Проведение концерта.

- Закрытие проекта.

Дополнительная информация в отношении содержания, объема и сроков

Проект реализуется в течение 41,39 дней. Большая часть операций будет выполняться после новогодних каникул, т.е. с 13 февраля 2012г.

2.1.4 Руководство и исполнение управлением проекта

Процесс руководства и управления исполнением проекта требует от менеджера и команды проекта выполнения ряда действий по выполнению плана управления проектом и работы, определенной в описании содержания проекта.

Менеджер проекта вместе с командой управления проектом управляет ходом запланированных операций проекта. Менеджер проводит совещания, организует личные встречи, созванивается с командой проекта для получения отчетов о ходе выполнения работ. В рамках выполнения проекта менеджером собирается информация об исполнении работ, включающая в себя информацию о состоянии готовности результатов поставки и о выполненных работах; затем эта информация направляется рководителю (куратору проекта) и, если необходимо, заказчику. Руководитель или заказчик вырабатывает корректирющие действия, о которых менеджер проекта информирует команду проекта.

Для руководства и управления исполнением проекта требуется также следующее:

- корректирующие действия, приводящие ожидаемую эффективность проекта в соответствие с планом управления проектом,

- предупреждающие действия для снижения вероятности потенциальных негативных последствий (раздел 2.5.5),

- запросы на исправление дефекта для исправления дефектов продукта, выявленных в ходе процесса контроля качества.

Изменения, в ходе организации фестиваля, обсуждаются и согласовываются с руководителем проекта - Иванова И.В. Изменения в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии фестиваля, обсуждаются внутри группы студентов и после этого о внесенных изменениях информируется менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта - Иванова И.В. В случае выхода людей из проекта (отказа в участии) будет реализована их замена. В случае отказа в участии в концертном номере фестиваля будет произведен поиск студентов на замену отказавшегося человека, если же человек не будет найден, то будет корректироваться концертный номер мероприятия. Если человек отказывается быть ведущим, рассылать приглашения или монтировать видеоролик, то ему ищется замена среди студентов 1-5 курсов. Выход людей из проекта возможен только по уважительной причине (болезнь, путешествия, форс-мажорные обстоятельства).

Студенты попросили провести следующий фестиваль весной, а не летом, как предыдущее мероприятие, из-за сильной нагрузки летом: сессия, государственные экзамены, предзащита, защита дипломной работы. Так же кафедра попросила пригласить на фестиваль потенциальных работодателей, выпускников колледжей, школ, родителей абитуриентов и студентов.

После согласования изменений с менеджером проекта и с руководителем проекта, команда проекта исправляет дефекты и отчитывается перед менеджером за ходом выполнения корректирующих действий.

Информация о статусе операций проекта, выполняемых для реализации проекта регулярно (один-два раза в неделю) собирается менеджером проекта. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля.

2.1.5 Мониторинг и управление работами проекта

Мониторинг и управление работами проекта выполняется для наблюдения за ходом организации фестиваля. Мониторинг производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта анализирует данные, определяет отклонения проекта от плана, в случае необходимости разрабатывает корректирующие действия, и согласовывает результаты с руководителем проекта - Иванова И.В. для внесения улучшений в процессы.

Рекомендуемые корректирующие действия

Кафедра попросила пригласить на фестиваль не только потенциальных работодателей, выпускников колледжей, школ, но и родителей абитуриентов и студентов, поэтому менеджер проекта, Кодак Ю.А., Федорова Е.А. будут учитывать это пожелание при организации приглашений гостям фестиваля.

Рекомендуемые предупреждающие действия

Одобренные предупреждающие действия, которые команда проекта реализует для смягчения последствий рисков проекта. Описано в разделе 2.5.5.

Рекомендуемое исправление дефекта

Дефекты не были выявлены в ходе регистрации заявок на участие в фестивале и сведений о концертных номерах.

В соответствии с пожеланиями кафедры на фестиваль будут присутствовать не только потенциальные работодатели, выпускники колледжей, школ, но и родители абитуриентов и студентов.

2.1.6 Общее управление изменениями

Общее управление изменениями производится от начала проекта вплоть до его завершения, т.е. от 3 октября 2011г до 23 марта 2012г. Управление изменениями необходимо в силу того, что проекты редко когда выполняются строго в соответствии с планом управления проектом.

Менеджер проекта несет ответственность за полное и своевременное обновление плана проекта в соответствии с возникшими изменениями. Источниками отклонений могут служить как внутренние факторы проекта (срыв сроков, болезнь исполнителей и т.п.), так и внешние (новые запросы заказчика с дополнительными требованиями).

Анализ может производиться менеджером проекта по показателям:

- отклонения от плана по срокам;

- отклонения от плана по составу и содержанию работ;

- доступность и потребность в ресурсах;

- отклонение от плана по составу участников в фестивале и концертных номерах;

- выполнение обязательств по контрактам;

- и др.

Если показатели изменяются, то менеджер проекта сам принимает решение по изменению или же инициирует процедуру согласования изменений с руководителем, заказчиком, спонсором. Менеджер проекта отслеживает статус запроса на изменение (инициирован, на анализе, отклонен, принят, закрыт). Если изменение согласовано с руководителем (например, по запросу заказчика добавляется новый блок работ в проект), то менеджер проекта меняет базовый план проекта (увеличивает сроки, планирует новые работы и др.).

Изменения, в ходе организации фестиваля, обсуждаются и согласовываются с руководителем проекта - Иванова И.В. Изменения в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии фестиваля, обсуждаются внутри группы студентов и после этого о внесенных изменениях информируется менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта - Иванова И.В.

После согласования изменений с руководителем проекта и вынесения решения о принятии или отказе изменения, менеджер проекта сообщает о результатах команде проекта и, в случае необходимости, информирует или согласовывает изменения с участниками проекта.

Каждое запрошенное изменение принимается или отклоняется лицом с соответствующими полномочиями: руководителем проекта - Иванова И.В. или спонсором - профкомом УГАТУ, или заказчиком - кафедрой.

В случае каких-либо изменений со стороны заказчика, спонсора проекта, руководителя проекта, то об изменениях сообщают менеджеру проекта, и он впоследствии информирует об изменениях команду проекта.

2.1.7 Закрытие проекта

Закрытие проекта организации и проведения фестиваля - это процесс завершения всех выполненных операций во всех группах процессов.

Таким образом, на этапе завершения проекта должны быть проанализированы критерии закрытия проекта:

- все работы проекта завершены;

- фестиваль был организован и проведен в соответствии с планом;

- полученные уроки, при организации и проведении фестиваля, учтены;

- команда проекта распущена;

- арендуемый зал и оборудование переданы спонсору;

- проанализированы и подведены итоги о пришедших гостях мероприятия;

- отчет по проведенному фестивалю предоставлен руководителю и заказчику.

Только после выполнения всех требований к завершению проект может быть закрыт.

1. Процедура административного закрытия

После завершения фестиваля команда проекта снимает украшения актового зала, убирает реквизит, звукооператор выключает и уносит видео и аудиооборудование, после этого менеджер проекта закрывает зал и относит ключ руководителю проекта.

Менеджер собирает отчетную информацию о результатах фестиваля: списке и количестве гостей, об участвовавших студентах, о концертных номерах, ошибках в проведении фестиваля; анализирует успехи или неудачи фестиваля. Менеджер представляет отчет руководителю проекта - Иванова И.В. и заказчику проекта для использования информации при организации следующего фестиваля.

2. Процедура закрытия контрактов

После завершения фестиваля звукооператор выключает и уносит видео- и аудиооборудование, команда проекта снимает украшения, убирает реквизит, участники проекта освобождают помещение, после этого менеджер проекта проверяет состояние актового зала, забирает оставленные вещи, выключает свет, закрывает актовый зал, и относит ключ руководителю проекта. Менеджер проекта связывается с Ипатовым М.А. и сообщает о результатах проведенного фестиваля, о состоянии актового зала. Так как при организации фестиваля были заключены устные контракты, то менеджер проекта благодарит команду проекта за участие в проекте и закрывает контракты.

3. Конечный продукт или результат

После завершения фестиваля Менеджер собирает отчетную информацию о результатах фестиваля: списке и количестве гостей, об участвовавших студентах, о концертных номерах, ошибках в проведении фестиваля; анализирует успехи или неудачи фестиваля. Менеджер представляет отчет руководителю проекта - Иванова И.В. и заказчику для использования информации при организации следующего фестиваля.

4. Активы организационного процесса (обновления)

Документация формальной приемки. Менеджер проекта связывается с Ипатовым М.А. и сообщает о результатах проведенного фестиваля, о состоянии актового зала, также менеджер представляет отчет о проведенном фестивале кафедре и руководителю проекта. От кафедры и профкома УГАТУ менеджер получает формальное подтверждение выполнения проекта.

Проектная документация. Документация, являющаяся результатом проектных операций: заявки на участие в фестивале, сведения о концертных номерах, план проведения репетиций, заявления на аренду зала, заявка на аренду аудио-и видеооборудования, список гостей, информационные приглашения гостям, сценарий фестиваля.

Документация по закрытию проекта. Документацией по закрытию проекта является отчет менеджера о проведенном фестивале, фиксирующий завершение проекта.

Историческая информация. Информация по организации и проведению фестиваля менеджер предоставляет руководителю и заказчику проекта в виде отчетов для использования знаний при проведении следующих фестивалей специальности «Управление инновациями».

2.2 Управление содержанием проекта

2.2.1 Планирование содержания

Получив необходимую информацию у участников проекта и проанализировав ее, менеджер проекта сформулирует содержание проекта. После определения содержания проекта менеджер согласовывает его с руководителем проекта, который проверяет и, в случае необходимости, вносит корректировки в описание содержания проекта.

Описание содержания проекта будет включать в себя следующее:

- Цели проекта.

- Определение содержания продукта.

- Требования к проекту.

- Границы проекта.

- Результаты поставки проекта.

- Критерии приемки продукта.

- Ограничения проекта.

- Допущения проекта.

- Первоначальная организация проекта.

- Изначально сформулированные риски.

- Контрольные события расписания.

- Ограничение финансирования.

- Сметная стоимость.

- Требования к управлению конфигурацией проекта.

- Спецификации проекта.

- Требования к одобрению.

2.2.2 Определение содержания

1. Описание содержания проекта включает в себя следующее:

- Цели проекта.

Целью проекта является организация и проведение фестиваля специальности «Управление инновациями» с участием студентов, преподавателей кафедры, профкома УГАТУ 23 мата 2011г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.

Определение содержания продукта. Описывает характеристики продукта, услуги или результата, для создания которых предпринят проект. Они обычно менее детализированы на ранних фазах проекта и становятся более подробными на поздних фазах по мере постепенного уточнения характеристик продукта. В то время как форма и содержание будут различаться, описание содержания должно всегда быть достаточно подробным, чтобы обеспечить будущее планирование содержания проекта.

- Требования к проекту.

Организация фестиваля проходит в период с 3 октября 2011г. по 23 марта 2012г. Предварительное время проведения фестиваля - 23 мата 2012г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.

В фестивале должны принять участия студенты 1-5 курсов. Студентов 1 курса должно быть не менее 8 человек, 2 курса - не менее 2 человек, 3 курса - не менее 9, 4 курса - не менее 11, 5 курса - не менее 10 человек. В ходе организации фестиваля должны быть собраны заявки об участии в фестивале и сведения о концертных номерах, составлен план и проведены репетиции, написан сценарий фестиваля, разосланы приглашения гостям и смонтирован видеоролик с участием студентов специальности и преподавателей кафедры.

Ресурсы, которые понадобятся при организации и проведении фестиваля: актовый зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, плакаты), команда проекта, грамоты, фотографии студентов 1-5 курсов и преподавателей кафедры, звукооператор.

На фестивале должны присутствовать не менее 30 абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников, не менее 20 родителей абитуриентов и 20 родителей студентов, не менее 2 преподавателей кафедры и не менее 1 руководителя министерства, не менее 1 руководителя предприятия, не менее 1 руководителя отдела управления районами города.

- Границы (ограничения) проекта.

Время организации фестиваля: с 3 октября 2011г. по 23 марта 2012г. Организацию фестиваля планируется продолжить после зимних каникул студентов и провести мероприятие в конце марта, непосредственно перед сессией у студентов 4 курса.

Место проведения: актовый зал 3 корпуса УГАТУ. Этот актовый зал ближе всего находится и к кафедре и к кабинету режиссеров, он вместительный и в нем есть все необходимое для проведения мероприятия (сцена, занавес, колонки, удобные сиденья для зрителей и т.п.), во 2 и 7 корпусах имеются конференц-залы, но они ограничен на вместимость и не предназначены для проведения концертных мероприятий, в 8 корпусе имеется актовый зал, но он не имеет сцены и предназначен для проведения занятий, в 6 корпусе имеется кинозал, но он не предназначен для проведения концертных мероприятий.

Ограничение по ресурсам: аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук), воздушные шары (88 штук), плакаты от каждой группы (5 штук), батарейки для микрофонов (10 штук), команда проекта не менее 40 человек.

- Результаты поставки проекта.

Результатами поставки является: список студентов участвующих в концертных номерах, сведения о концертных номерах, список студентов, ответственных за организацию приглашений гостям, монтирование видеоролика, список ведущих, список гостей, арендованный зал и оборудование, видеоролик, купленные украшения, украшенный зал, проведенный фестиваль, отчет перед заказчиком.

Спонсором проекта является профком студентов УГАТУ и студенты специальности «Управление инновациями». Для аренды актового зала на период с 5 марта 2012г. по 23 марта 2012г. необходимо написать заявление. Для аренды аудио- и видеооборудования необходимо подать заявку. Заявление и заявка пишется с участием и при поддержке профкома студентов УГАТУ не позднее, чем за один месяц до начала проведения фестиваля, т.е. примерно 21 февраля 2012г. Также необходимо, чтобы старосты групп предоставили на генеральную репетицию - 23 марта 2012 г. воздушные шары от каждого человека группы (в общей сложности 88 воздушных шаров), плакаты от каждой группы, батарейки для микрофонов в количестве 10 штук (по 2 батарейки от каждой группы студентов).

- Критерии приемки продукта:

Время и место проведения фестиваля. Организация фестиваля проходит в период с 3 октября 2011г. по 23 марта 2012г. Предварительное время проведения фестиваля - 23 мата 2012г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.

Необходимые ресурсы. Ресурсы, которые понадобятся при организации и проведении фестиваля: актовый зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, плакаты), команда проекта, грамоты, фотографии студентов 1-5 курсов и преподавателей кафедры, звукооператор.

Арендованный актовый зал и видео- и аудиооборудование;

Список участников фестиваля и концертные номера. В фестивале должны принять участия студенты 1-5 курсов. Студентов 1 курса должно быть не менее 8 человек, 2 курса - не менее 2 человек, 3 курса - не менее 9, 4 курса - не менее 11, 5 курса - не менее 10 человек. Концертные номера должны быть разнообразными и интересными.