Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГОУ СПО «Челябинский колледж информатики,

информационных технологий и экономики»

ПЦК «Коммерция и маркетинг»

Курсовая работа

по дисциплине «Организация и технология коммерческой деятельности»

на тему: «Организация торговли на ярмарках, выставках, аукционах»

Челябинск

2011

Оглавление

Введение

1 Характеристика ярмарок, выставок, аукционов

1.1 Понятие и классификация ярмарок, выставок, аукционов

1.2 Состояние выставочно-ярмарочной деятельности в России

2 Организация торговли на ярмарках, выставках, аукционах

2.1 Общие условия участия

2.2 Основные этапы подготовки к выставкам, ярмаркам, аукционам

Выводы и предложения

Список литературы

Приложение А

Приложение Б

Введение

Актуальность темы «Организация торговли на ярмарках, выставках, аукционах», обусловлена тем, что ярмарки, выставки, аукционы являются формами рыночных отношений, занимающие особое место в их системе и характеризующиеся своей специфической сущностью.

С развитием рыночных отношений расширяется сфера коммерческой активности, охватывая обмен продуктами не только материального производства, но и интеллектуальной деятельности. Более того, коммерция активно влияет на развитие процессов производства и потребления. Коммерческие структуры изучают тенденции рыночного спроса и ориентируют производителей на разработку и производство наиболее перспективных для сбыта товаров, а также нередко участвуют в финансировании их производства.

Специализированные коммерческие фирмы организуют и оптимизируют отношения при аренде и лизинге имущества, являющихся одними из наиболее эффективных способов инвестирования средств в развитие экономики. Практически невозможно найти области предпринимательской деятельности, в которой коммерческие структуры не играли бы важнейшей роли. Чтобы обеспечить продажи и приобретения товаров, торговые организации ведут исследования рынков, рекламу, вступают в договорные отношения с посредниками, банками, контролирующими организациями, защищают свои интересы в судах и арбитражах и так далее. Весь этот комплекс операций торговых организаций производителей товаров и услуг или независимых торговых организаций называется коммерческой деятельностью.

Большие возможности коммерческой деятельности открываются на аукционах, ярмарках, выставках.

В настоящее время выставочная деятельность относится к числу существенных факторов, стимулирующих развитие всех отраслей мировой экономики.

Участие в выставках, ярмарках, аукционах является действенным средством коммуникационной политики в маркетинге, стимулирующем продажи товаров и услуг на рынках, эффективным методом в конкурентной борьбе.

Целью данной работы является исследование теоретических основ выставочно-ярмарочной деятельности, а также ее изучение и реализация на практике с выделением основных организационных этапов.

В соответствии с намеченной целью поставлены следующие задачи:

· раскрытие понятий ярмарки, выставки, аукциона;

· рассмотрение классификации ярмарок, выставок, аукционов;

· исследование организации торговли на ярмарках, выставках, аукционах;

· анализ условий участия на ярмарках, выставках, аукционах;

· выделение основных этапов подготовки к выставкам, ярмаркам, аукционам;

Объектом исследования являются экономические отношения, связанные с выставками, ярмарками, аукционами, а предмет исследования составляют ярмарки выставки, аукционы в системе маркетинговых коммуникаций.

Теоретической базой исследования являются учебники И.М. Синяевой Синяева И.М. Синяев В.В. Маркетинговые коммуникации: Учебник. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К». 2008г. , М.П. Мотиной Мотина М.П. Выставочная деятельность и способы формирования коммуникативной сети промышленного предприятия. М.: Орел. 2008г. , Я.Г. Критсотакиса Крипсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М.: Аспект пресс. 2007г..

Методологической основой диссертации явился диалектический метод, методы научной абстракции, анализа и синтеза, статистических группировок, математического моделирования, а также приемов классификации.

Работа состоит из введения, двух глав, выводов и предложений, списка использованной литературы и приложений.

1 Характеристика ярмарок, выставок, аукционов

ярмарка выставка аукцион

1.1 Понятие и классификация ярмарок, выставок, аукционов

Одним из важнейших инструментов маркетинга в целом и продвижения в частности служат выставки, ярмарки, аукционы.

Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт. Возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.

Ярмарки (происходит от немецкого Jahrmarkt - ежегодный рынок) - представляют собой периодические мероприятия, проводимые с участием работников посреднических организаций, торговли, промышленности, сельского хозяйства и других отраслей для совершения покупок и продажи. Крипсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М.: Аспект пресс. 2007г.

Предметом торговли на ярмарке могут быть товары и другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на ярмарке не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино -, видеороликах и т.д.

Выставляются на ярмарках также научно-технические разработки в виде натуральных экспонатов, макетов, патентно-лицензионной документации и т.д.

Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на ярмарке.

Ярмарки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на ярмарке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения ярмарки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.

Выставка представляет собой мероприятие, на котором участники экспонируют свою продукцию, позиционируют себя в данном сегменте рынка. Крипсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М.: Аспект пресс. 2007г.

В мире проводится ежегодно множество тематических выставок (новых технологий, автомобильные, тяжёлого машиностроения, товаров народного потребления и т.п.).

Функционирование таких выставок преследует цели:

- оказание предприятиям, организациям, арендаторам, лицам, занимающимся индивидуальной трудовой деятельностью, выставочно-информационных услуг;

- развёртывание рекламной деятельности;

- информирование потенциальных потребителей о новой продукции, сферах её применения и возможностях приобретения;

- обмен коммерческой информацией с другими регионами, что способствует рационализации хозяйственных связей;

- освещение достижений и перспектив развития в области науки и техники, освоения и внедрения новой технологии, прогрессивных технологических процессов и т.д. При этом используется печать, радио, телевидение, кино, магнитофонные записи лекций и бесед и др.

Проведение маркетинговой работы на выставках связано с изучением конъюнктуры рынка и рыночных связей, организацией рекламы, оказанием услуг, подбором экспонатов, поиском и подбором зарубежных фирм, способных стать партнерами.

На базе экспозиций павильонов, смотров, выставок организуются краткосрочные курсы, научно-технические семинары и конференции, встречи с целью обмена опытом, консультации посетителей. В организации выставок важное значение имеют показ техники, изготовляемой внешнеэкономическими партнерами, систематическое изучение выставочного дела и методов показа экспонатов на зарубежных выставках с целью использования современных научно-технических средств в оформлении экспозиций.

Выставки функционируют за счёт денежных поступлений от взносов её участников, входной платы посетителей, посреднических услуг, проводимых консультаций, сдачи в аренду экспозиционной площади, оплаты рекламы, изданий коммерческо-информационных материалов, заказов на художественно-оформительские работы, издательской деятельности и средств, поступивших по договорам с вышестоящими организациями.

При классификации ярмарок и выставок учитывают:

* частоту проведения;

* состав предлагаемых экспонатов;

* характер торговых операций;

* сферу действия;

* цель проведения мероприятия.

С учетом частоты проведения ярмарок и выставок обычно рассматривают:

* периодические ярмарки и выставки;

* ежегодные ярмарки и выставки;

* сезонные ярмарки и выставки.

Частота проведения ярмарок и выставок зависит главным образом от вида предлагаемых экспонатов. Если, например, речь идет о модной одежде, то такие выставки-продажи организуются от двух до четырех раз в год, в то время как демонстрация и продажа определенной продукции производственного назначения может производиться с интервалом от двух до пяти лет. В последнем случае и говорят о периодических ярмарках и выставках, т. е. о таких мероприятиях, которые проводятся через каждые два-три года или через более длительный интервал времени.

В зависимости от состава экспонатов обычно ярмарки и выставки подразделяют на:

* универсальные;

* многоотраслевые;

* отраслевые;

* специализированные.

Универсальные ярмарки и выставки получили свое наибольшее развитие в 20-е годы XX в. Они являются одной из форм демонстрации состояния и развития национальной экономики за определенные интервалы времени. В такой традиционной форме универсальные ярмарки и выставки потеряли свою значимость в середине 60-х годов. Если они и проводятся в настоящее время, то в основном в развивающихся странах. Пучинский Б.И. Коммерческое право России. М.: Зерцало. 2007г.

Наиболее развитой формой универсальных ярмарок являются многоотраслевые мероприятия. На них обычно представляются экспонаты фирм, входящих в состав нескольких, обычно родственных, отраслей.

Частным случаем межотраслевых мероприятий являются специализированные ярмарки и выставки. Такие мероприятия специализируются в отношении экспонируемых на них товаров, идей или услуг и ориентированы, главным образом, на определенные сегменты покупателей и потребителей.

Следующим главным фактором, который обычно учитывается при классификации ярмарок и выставок, является характер торговых операций, совершаемых во время их проведения. С учетом этого обычно выделяют:

* ярмарки и выставки потребительских товаров;

* ярмарки и выставки продукции производственного назначения;

* ярмарки и выставки услуг.

Очевидно, в каждом таком мероприятии в качестве экспонатов соответственно рассматриваются: потребительские товары (одежда, обувь, косметика); продукция производственного назначения (станки, машины, оборудование); услуги (стоматология, туризм и др.).

Следующим важным фактором, который обычно учитывается при классификации ярмарок и выставок, является сфера их действия. С учетом этого ярмарки и выставки подразделяются на:

* региональные;

* национальные;

* международные.

Региональные ярмарки и выставки, как правило, являются местными мероприятиями, в которых участвуют в основном малые фирмы, представляющие одну или несколько отраслей.

Структура таких ярмарок и выставок характерна и для подобных межрегиональных мероприятий. Однако в международных ярмарках и выставках участвуют и более крупные фирмы, причем радиус охвата участников таких мероприятий является более широким, чем при подобных региональных мероприятиях.

Как внутри государства, так и за рубежом могут проводиться и международные ярмарки и выставки. Организация таких мероприятий предполагает участие в их работе фирм из различных стран, причем обычно считается, что данная ярмарка или выставка является международной, если среди ее экспонатов, по крайней мере, 10-15 % принадлежит фирмам зарубежных стран.

Наконец, можно классифицировать ярмарки и выставки с учетом целей их проведения. Такой подход позволяет ярмарки и выставки подразделять на:

* торговые;

* ознакомительные;

* коммуникационные.

Организаторами выставочно-ярмарочных мероприятий могут выступать:

· федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Федерации;

· выставочные организации;

· торгово-промышленные палаты (ТПП) Российской Федерации и региональные;

· межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации, а также отраслевые ассоциации;

· прочие организации, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью.

Сущность каждого из последних классов ярмарок и выставок определяется их непосредственным названием.

Каждая из ярмарок или выставок, принадлежащая к тому или иному классу, обладает своими характерными и индивидуальными параметрами, изменяющимися с течением времени.

Аукцион (от латинского auctio - продажа с публичного торга) представляет собой продажу таких товаров, которые обладают индивидуальными свойствами и ценностями. Молоткова М.В., Соседов В.В. Основы коммерческой деятельности. М.: Зерцало. 2008г. Их реализация осуществляется с публичного торга в определённом месте и в заранее установленное время.

Аукционы организуются предприятиями (фирмами), специализирующимися на их проведении. Например, аукционы, организуемые акционерными обществами, кооперативами, ассоциациями. Аукционы могут проводится предприятиями, для которых торги не являются основным видом деятельности, однако уставом предусмотрено право на их проведение. К этой организационной форме относят аукционы, проводимые биржами, салонами художников, музеями, постоянно действующими выставками, торговыми организациями и предприятиями.

Основными «действующими лицами» аукциона являются: владелец ценностей - продавец - организатор аукциона - покупатель. Аукционные торги проводит аукционист, наделённый полномочиями объявления цен во время торгов.

Аукционы как форма организации продажи товарных и иных ценностей по принципу «кто больше» бывают товарными и валютными.

На товарных аукционах продаются произведения искусства, ювелирные изделия, меха и другие уникальные, редко встречающиеся и пользующиеся повышенным спросом товары и иные ценности.

Аукционы бывают на повышение или понижение цены в гласной или негласной форме.

При так называемом гласном аукционе на повышение цены торги начинаются после объявления минимальной цены, установленной продавцом.

После этого покупатели делают добровольные надбавки на величину не ниже минимальной надбавки, указанной в правилах проведения торга, до окончательной цены покупки, которые прекращаются после третьего удара молотка аукциониста и гласного объявления номера покупателя и окончательной цены. Первоначальная цена определяется в договоре между организатором аукциона и владельцем товара.

При негласном (немом) аукционе покупатели подают аукционисту заранее установленные знаки согласия на поднятие цены на установленную величину надбавки. Аукционист каждый раз объявляет новую цену, не называя покупателя. Негласное проведение аукциона позволяет сохранить в тайне покупателя.

При аукционной продаже аукционист не несёт ответственности за проданный товар, так как покупатели имеют возможность достаточно подробно с ним познакомиться предварительно до проведения торгов.

Аукционы могут проводиться и на понижение цены, так называемые голландские аукционы. Они начинаются с объявления первоначально явно завышенной цены, которая постепенно понижается до тех пор, пока один из покупателей не выразит согласие купить данный товар по этой цене.

В зависимости от порядка их организации, аукционы бывают принудительные, которые проводят, как правило, государственные организации с целью продажи конфискованных, невостребованных и неоплаченных товаров, заложенного и невыкупленного в срок имущества и т.п., и добровольные, проводимые по инициативе владельцев товаров с целью наиболее выгодной их продажи.

Валютные аукционы организуются для конкурсной продажи за национальную валюту свободно конвертируемой валюты, имеющей высокую покупательскую способность. Валютные аукционные торги являются прообразом валютных биржевых торгов.

В последнее время получает распространение новая форма аукционных торгов в банковской системе - ломбардно-кредитные аукционы, организуемые Центральным Банком России с приглашением многочисленных представителей промышленности и коммерческих банков. Мотина М.П. Выставочная деятельность и способы формирования коммуникативной сети промышленного предприятия. М.: Орел. 2008г. В качестве аукционного лота (типовая единица купли-продажи в натуральном выражении) выставляются кредиты на товары, ресурсы и материалы.

Аукционы являются коммерческими организациями, располагающими соответствующими помещениями, оборудованием и квалифицированными специалистами.

1.2 Состояние выставочно-ярмарочной деятельности в России

На современном этапе экономических преобразований в Российской Федерации выставочно-ярмарочная деятельность превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.

Выставочно-ярмарочная деятельность является инструментом макроэкономической и инвестиционной политики. Сегодня выставки и ярмарки обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое информационное поле, формируют значительные финансовые потоки, а также приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней. Выставки являются связующим звеном между внутренними и международными рынками и способствуют привлечению иностранных инвестиций для реализации инвестиционных проектов российских организаций.

По экспертным оценкам, оборот в сфере выставочно-ярмарочной деятельности составляет примерно 200-300 млн. долларов в год. Панкратов Ф.Г., Баженов Ю.К. Рекламная деятельность. Учебник для студентов. М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг». 2009г.

Важным аспектом выставочно-ярмарочной деятельности является ее социально-экономическая направленность, выражающаяся в создании новых рабочих мест. Мотина М.П.Выставочная деятельность и способы формирования коммуникативной сети промышленного предприятия. М.: Орел. 2008г.

Количество занятых непосредственно в выставочных организациях составляет примерно 20 тыс. человек, а с учетом вторичной занятости (в инфраструктуре выставок на срок их проведения) достигает 150 тыс. человек.

Позитивную роль в развитии выставочно-ярмарочной деятельности играют:

- наметившиеся положительные изменения в экономике;

- восстановление и развитие межрегиональных и кооперационных связей;

- увеличение объема инвестиций в российскую экономику;

- рост числа выставочных организаций и, как следствие, образование конкурентной среды, стимулирующей повышение уровня выставочного сервиса и современной выставочной инфраструктуры;

- повышение внимания федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Федерации к проблемам выставочно-ярмарочной деятельности.

В сфере отечественного выставочного бизнеса специалисты отмечают появление важных тенденций:

1) растет количество специализированных выставок по сравнению с универсальными (соответственно, 76% и 24%), что весьма выгодно фирмам- экспонентам;

2) наблюдается рост числа российских фирм, участвующих в международных выставках;

3) стабильно растет интерес зарубежных фирм к России.

Этот бурный рост выставочной активности в настоящее время свидетельствует о стремлении предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках.

2 Организация торговли на ярмарках, выставках, аукционах

2.1 Общие условия участия

Общие условия участия в выставках определяют основные правила участия физических и юридических лиц в выставках, организуемых и проводимых организатором, устанавливают обычно предъявляемые требования к участникам выставок, а также содержат условия, подлежащие применению к отношениям между сторонами, возникающим, изменяющимся и прекращающимся в связи с организацией и проведением выставок.

Юридическое или физическое лицо, желающее принять участие в выставке в качестве экспонента или коллективного организатора, обязано направить в адрес организатора заполненный, подписанный руководителем и заверенный печатью организации договор-заявку.

Отношения между сторонами, связанные с участием в выставке регулируется договором-заявкой, иными соглашениями сторон, общими условиями, локальными нормативными актами, действующими на территории выставки (выставочного комплекса), а также законодательством Российской Федерации.

Все изменения и дополнения к условиям, указанным в договоре-заявке, должны быть утверждены организатором в письменном виде.

Пожелания экспонента по месторасположению стенда учитываются организатором по мере возможности.

Организатор оставляет за собой право по техническим или организационным причинам изменить месторасположение и размеры предоставляемой экспоненту площади, о чем своевременно информирует экспонента.

Организатор не несет ответственности за убытки, связанные с отменой, отсрочкой, сокращением периода проведения выставки по причинам от него не зависящим.

Экспонент обязуется предоставить организатору стандартную информацию о своей организации для целей последующего ее опубликования в официальном каталоге выставки и на интернет-сайте, посвященном выставке. В случае неисполнения указанной обязанности организатор публикует информацию об экспоненте на основании имеющихся у организатора данных об экспоненте, при этом организатор не несет ответственности за убытки экспонента, возникшие в связи с неполнотой или недостоверностью опубликованной информации.

Цена участия и условия ее уплаты.

Участие экспонента в выставке обуславливается обязанностью уплаты в пользу организатора цены участия.

Под ценой участия понимаются:

- сумма арендной платы за предоставление во временное владение и пользование части площади выставочного центра вне зависимости от факта предоставления или непредставления стенда (выставочной площади);

- сумма регистрационного сбора за участие в выставке;

- сумма платы за публикацию соответствующей информации в официальном каталоге выставки и на интернет-сайте, посвященном выставке.

В состав арендной платы, кроме цены предоставления стенда (выставочной площади) включаются следующие суммы:

- цена общего электроосвещения, отопления и других коммунальных услуг;

- цена услуг по общей охране выставочной территории;

- издержек по страхованию выставочных помещений на весь период проведения выставки от пожара и стихийных бедствий, а также страхованию гражданской ответственности за вред, причиненный третьим лицам;

- цена услуг обслуживающего персонала;

- цена услуг по уборке общей территории и вывозу мусора.

В состав регистрационного взноса включаются:

- затраты по художественному оформлению выставки;

- расходы, связанные с организацией и проведением церемоний открытия и закрытия выставки;

- расходы по проведению пресс-конференции, презентации выставки;

- информационные расходы (пригласительные билеты и т.д.).

В состав платы за публикацию в официальном каталоге выставки включаются:

- цена услуг по публикации в официальном каталоге выставки обязательной информации об экспоненте;

- цена услуг по размещению аналогичной вышеуказанной информации на интернет-сайте, посвященном выставке.

Уплата цены участия производится посредством безналичных расчетов на основании выставленного организатором счета в согласованные сторонами сроки.

Обязанность организатора предоставить экспоненту выставочную площадь подлежит исполнению исключительно при условии надлежащего исполнения всех денежных обязательств.

При неисполнении (ненадлежащем исполнении) денежных обязательств организатор вправе отказать экспоненту в участии в выставке.

Отказ от участия.

В случае отказа экспонента от участия в выставке после подписания договора-заявки, экспонент обязуется письменно известить организатора об этом.

Датой отказа считается дата получения организатором соответствующего извещения.

Под отказом от участия в выставке понимается либо полный отказ от участия в выставке, либо сокращение заявленного размера выставочной площади.

В случае полного отказа от участия в выставке экспонент обязуется выплатить организатору договорную штрафную неустойку в форме штрафа в размере обычно 50-100% от суммы платы за предоставление выставочной площади и платы за обустройство стенда в зависимости от срока до открытия выставки после даты отказа.

В случае сокращения заявленного размера выставочной площади экспонент обязуется выплатить организатору договорную штрафную неустойку в форме штрафа в размере 50-100% от суммы платы за предоставление той части выставочной площади, от которой экспонент отказался и платы за обустройство стенда, в зависимости от срока до открытия выставки от даты отказа.

Коллективное участие.

Экспонент - коллективный организатор имеет право на выделенной ему выставочной площади размещать других экспонентов, оплачивая за каждого из них 50% регистрационного сбора и 100% оплаты за публикацию в каталоге. Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России. М.: Издательство Центр. 2008г. Экспонент - коллективный организатор несет всю ответственность и расходы по участию таких экспонентов в выставке. Размещение экспонентов на коллективном стенде без согласования с организатором дает последнему право отказать экспоненту - коллективному организатору в предоставлении выставочного стенда (выставочной площади).

Распространение рекламной продукции, продажа со стендов образцов.

Печатная продукция и рекламные материалы могут распространяться экспонентом только на предоставленной ему выставочной площади.

Экспонент не имеет права устраивать лотереи, пожертвования и др. рекламные мероприятия, требующие присутствия участников или гостей в определенном месте в определенное время. Проведение рекламных акций вне выставочного стенда производится только с разрешения организатора и оплачивается отдельно. Продажа образцов запрещена. Продажа товаров и экспонатов возможна только на выставке-ярмарке с разрешения организатора с обязательным соблюдением законодательства Российской Федерации.

Ответственность и риски.

Организатор не несет ответственности за потери, кражи или повреждения, нанесенные лицам или экспонатам. Организатор принимает все необходимые меры предосторожности, но не гарантирует защиту от потерь, поэтому освобождает себя от любой ответственности за повреждения или ущерб. Участнику настоятельно рекомендуется застраховать свои экспонаты и другое оборудование, за которое он несет ответственность.

Издатель каталога и организатор не несут ответственности за ошибки или пропуски в материалах, подготовленных экспонентом.

Организатор не несет ответственности перед третьими лицами за законность и достоверность информации, предоставленной экспонентом для размещения в официальном каталоге выставки

Экспонент несёт имущественную ответственность за сохранность выставочного оборудования, предоставляемого на время проведения выставки.

2.2 Основные этапы подготовки к выставкам, ярмаркам, аукционам

В общем, виде ярмарочная или выставочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах:

1. Принятие решения об участии (определение целей).

2. Этап подготовки участия.

3. Стадия работы ярмарки, выставки, аукциона.

4. Послеярмарочная (послевыставочная) деятельность.

Условно разделив деятельность по подготовке и проведению выставки на четыре этапа, проследим особенности каждого этапа.

I Принятие решения об участии в ярмарке или выставке.

Начинать работу следует с ответа на вопрос - нужна ли выставочная деятельность вообще?

Далее основное внимание организации было обращено на следующие аспекты:

а) степень известности именно этой выставки или ярмарки.

б) тематику выставки, ярмарки, аукциона и ситуацию в отрасли в целом.

в) список экспонентов выставки, ярмарки, аукциона предыдущих лет.

г) цену аренды экспозиционной площади.

д) условия участия в общем каталоге.

После сбора необходимых данных менеджерами организации, они обобщаются и попадают к руководителю на стол. Группа подготовки к выставкам сопровождает подготовленный материал своими комментариями, выражающими те или иные пожелания, с учетом возможных «+» и «-».

II Этап подготовки.

Далее для достижения наибольшего эффекта где-то за месяц осуществляется проведение рекламных мероприятия (радиорекламы, видеороликов, объявлений в газетах) чтобы заинтересовать публику, заинтриговать ее, вызвать желание прийти и посмотреть на выставку.

После установления целей участия в ярмарке, выставке, аукционе предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления.

Детально расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей, за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах участниках (конкурентах), специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной - приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

Примерно половину суммарных выставочных расходов составляет арендная плата (10-15%)и затраты на изготовление стенда (30-35%). Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России. М.: Издательство Центр. 2008г.

Дополнительно определяются основные позиции, основные статьи расходов.

Расходов требуют обычно: а) мероприятия, проводимые на стенде; б) тип стенда; в) оформление стенда; г) персонал на стенде; д) реклама до выставки; е) работа с прессой; ж) особые формы обращения к посетителям; з) угощения на стенде; и) транспорт; к) монтаж и демонтаж стенда; л) текущие затраты по стенду.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании определяет перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую и является универсальным методом привлечения возможных клиентов. Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмом фирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с предлагаемым ею видом продукции.

Не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес, телефон, номер расчетного счета). Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами.

Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к «знаменитым» стендам.

Стенд представляет собой единый комплекс площади (в кв. км), которую устроитель ярмарки, выставки, аукциона предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.

Стенд - это образ предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. Крипсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М.: Аспект пресс. 2007г. Это уже само по себе действует как средство передачи и приема сообщений и выражает предприятие как единое целое.

В связи с этим стенд должен:

- выделять предприятие;

- привлекать, не будучи вызывающим;

- пробуждать интерес.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд, чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать, нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться «слишком большим» и экспозиция потеряет, не сумея закрыть собой пространство.

Обеспечение желаемого расположения стенда входит в число серьезных проблем, с которыми сталкивается экспонент. Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

- напротив и справа от главного входа;

- на центральных внутренних проходах;

- в углах;

- вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий;

И, наоборот, следует избегать размещения стенда - вдали от выходов и центральных проходов; в задней части зала; позади больших колонн, лестниц; лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке.

Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда. Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

Планировка стенда тесно связана с размером арендуемой площади, ее расположением и видом выставляемой продукции.

Если стенд достаточно большой, а выставляемая продукция мелкая, значит целесообразнее будет использование витрин.

Выставочная деятельность является одним из способов рекламы фирмы, ее продукции и услуг, поэтому важным аспектом является привлечение внимания к проводимому мероприятию.

В сфере ярмарок, выставок, аукционов реклама и связи с общественностью так тесно связаны между собой в плане использования коммуникаций, что между ними часто невозможно провести границу.

Участие в таких мероприятиях обычно используется предприятием как удобный случай продвинуться в осуществлении генеральных целей предприятия. Реклама участия - это проводимая в рамках участия в той или иной ярмарке, выставке, аукционе рекламная компания, целью которой является популяризация имиджа экспонента, ознакомление посетителей с разнообразием его экспонатов и осведомление их о расположении стенда на территории экспозиции. Реклама участия, представляющая собой платный способ коммуникации с посетителями ярмарки, выставки, аукциона функционирует, как механизм оказания на них воздействия с целью убедить их в необходимости включения рекламируемого экспонента в их план посещения экспозиции.

Первостепенными факторами, определяющими рекламную стратегию фирмы, являются:

а) точное установление целей, преследуемых компанией по рекламе участия;

б) определение сегмента посетителей, к которым будет обращено рекламное сообщение для привлечения их на стенд;

в) классификация посетителей по географическим признакам на основании данных по трем последним периодам проведения ярмарки, выставки, аукциона;

г) качественный состав посетителей, которым определяются основные параметры, влияющие на их решение посетить стенд конкретного экспонента;

д) тактика рекламных средств, призванная обеспечить экономичность расходования рекламного бюджета (соотношение стоимости и результата) и эффективность выбранных средств;

е) установившаяся практика использования средств передачи информации.

III Стадия работы ярмарки, выставки, аукциона.

В этот период связи с общественностью являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись, случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане.

В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

а) изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность;

б) бесплатная раздача мелких сувениров;

в) раздача образцов товаров;

г) организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации);

е) передача музыкальных программ;

ж) демонстрация видеофильмов, слайдов;

з) проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов.

Роль персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием.

Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:

- технические работники раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом.

- специалисты по связи с общественностью, которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд.

- специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции.

На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади. Крипсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М.: Аспект пресс. 2007г.

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать все возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по объему и нудной по содержанию. Важнейшей информацией является: организация, адрес, телефон, имя, фамилия, сфера деятельности, дополнительная информация (пожелания, степень интереса).

IV Послеярмарочная (послевыставочная) стадия.

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет.

На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

а) анализ контактов, осуществленных за период работы стенда;

б) проверка результатов участия;

в) составление отчета об участии.

Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия ярмарки, выставки, аукциона и включает в себя:

- классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены;

- непосредственную проверку «личности» посетителей;

- активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки;

- своевременную подготовку и рассылку образцов, согласно принятым обязательствам;

- немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных;

- направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках, выставках, аукционах организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них.

За полугодие или год составляется общий обзор по всем выставкам, с учетом видов затрат. В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются переводимые за услуги деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать, сколько стоила перевозка или монтажные работы не в процентном, а денежном исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставки к выставке.

Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются:

а) сметные и реальные расходы по участию;

б) расходы на рекламу - пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей;

в) впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке, выставке, аукционе;

г) эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам;

д) оценка состава посетителей;

е) заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.

Участие в ярмарке, выставке, аукционе является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели.

Выводы и предложения

С каждым годом в нашей стране увеличивается количество выставок, ярмарок, аукционов, следовательно, и начинает улучшаться их качество. На каждой выставке организаторы пытаются завлечь посетителей, что приводит к созданию здоровой конкурентной атмосферы. В результате повышается общий уровень организации и проведения такого рода мероприятий.

Анализируя отрасль выставочно-ярмарочной деятельности, можно прийти к выводу, что пока у нас в стране организация и проведение выставок, ярмарок, аукционов стоит не на самом высоком уровне, но развивается громадными темпами. Выставочная деятельность хорошо развивается в тех отраслях, которые занимают ведущую роль на рынках страны и зарубежья, таких как компьютерные технологии, автомобилестроение и т.д.

Выставки, ярмарки, аукционы одни из основных элементов в системе маркетинговых коммуникаций, так как благодаря им происходит не только знакомство с новыми товарами, услугами, но и осуществляется обмен опытом, грамотное установление цены на продукцию, проводится политика сбыта и рекламы.

С появлением Интернета, связь между устроителями выставок, ярмарок, аукционов экспонентами и потенциальными посетителями стала лёгкой и доступной, так как на сайтах выставочных компаний можно найти подробную информацию о предстоящей выставке, о количестве участников, а при надобности - задать интересующий вопрос по данной теме.

Самый эффективный способ продвижения продукта и достижения успеха предприятием - это умелое сочетание выставочной и рекламной деятельности. Поэтому, отдел маркетинга - важное звено на предприятии, без которого трудно представить полноценную работу фирмы в XXI веке.

Успех выставки, ярмарки, аукциона для ее участника не имеет ничего общего с количеством посетителей выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов.

Примерно 50% успеха зависит от правильной подготовки к выставке, а 25% - от грамотной послевыставочной проработки обозначившихся во время мероприятия возможностей.

Выставочно-ярмарочная деятельность является инструментом макроэкономической и инвестиционной политики. Сегодня выставки, ярмарки, аукционы обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое информационное поле, формируют значительные финансовые потоки, а также приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней.

Список литературы

1. Крипсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М.: Аспект пресс. 2007г. 358с.;

2. Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России. М.: Издательство Центр. 2008г. 248с.;

3. Молоткова М.В., Соседов В.В. Основы коммерческой деятельности. М.: Зерцало. 2008г. 266с.;

4. Мотина М.П. Выставочная деятельность и способы формирования коммуникативной сети промышленного предприятия. М.: Орел. 2008г. 344с.;

5. Панкратов Ф.Г., Баженов Ю.К. Рекламная деятельность. Учебник для студентов. М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг». 2009г. 412с.;

6. Пучинский Б.И. Коммерческое право России. М.: Зерцало. 2007г. 368с.;

7. Синяева И.М., Синяев В.В. Маркетинговые коммуникации: Учебник / под ред. проф. Л.П. Дашкова. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К». 2008г. 304с.

Приложение А

Размещено на http://www.allbest.ru/

Приложение Б

Форма договора на участие в выставке с экспонентом (для российских участников)

ДОГОВОР № _______

на участие в выставке «_______________»

город ____________ «___»____________20 г.

Закрытое акционерное общество «Экспоцентр», именуемое в дальнейшем ЗАО «Экспоцентр», в лице __________________________, действующего на основании доверенности № _____ от __________________, с одной стороны, и _______________________________, именуемое в дальнейшем «Экспонент», в лице _________________________, действующего на основании ____________________, с другой стороны, в дальнейшем вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. ЗАО «Экспоцентр» предоставляет Экспоненту во временное пользование (в аренду) на период монтажа, проведения и демонтажа выставки «________________» (далее «Выставка») с ________ 20 г. по _________ 20 г. за плату (далее «арендная плата») выставочные площади (далее «площади») по адресу: ________________________

Наименование	Ед.изм.	Кол-во	Ставка за ед. изм. в руб. (без учета НДС - 18%)	Страховая премия в руб. за 1 кв.м.	Пав. № Зал Этаж № (№стенда)
Закрытая необорудованная площадь	кв.м.
Закрытая оборудованная площадь	кв.м.
Открытая (вне павильона) площадь	кв.м.				Площадка №
2-й этаж (при строительстве 2 этажного стенда)	кв.м.
Аренда датчика пожарной безопасности	шт.
Регистрационный сбор	ед.

ЗАО «Экспоцентр» также оказывает Экспоненту услуги, стоимость которых входит в ставку арендной платы, и дополнительные услуги по его заказу-заявке и за его счет.

Оказанные услуги оформляются актами, подписываемыми уполномоченными представителями сторон.

2. Экспонент оплачивает авансом аренду выставочной площади, регистрационный сбор, НДС и общую сумму страховой премии (п. 14.1. Общих условий участия), а также заказанные дополнительные услуги по выставке. Расчеты по Договору осуществляются на основании счетов ЗАО «Экспоцентр», в сроки, указанные в счете.

3. В части отношений, не регулируемых настоящим Договором, стороны руководствуются Общими условиями участия в выставках на Центральном выставочном комплексе «Экспоцентр», утвержденными Приказом Генерального директора ЗАО «Экспоцентр» № 116 от 30 ноября 2004 г. и являющимися неотъемлемой частью настоящего Договора, со всеми приложениями, а также последующими изменениями и дополнениями.

4. Все споры, разногласия или требования, возникающие из настоящего Договора или в связи с ним, в том числе касающиеся его исполнения, нарушения, прекращения или недействительности, подлежат разрешению в третейском суде для разрешения экономических споров при Торгово-промышленной палате Российской Федерации в соответствии с его регламентом. Решение данного суда является окончательным и обязательным для обеих сторон.

Размещено на Allbest.ru