Автоматизация учёта и анализа ассортимента в интернет-магазине "Шанс"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматизация учёта и анализа ассортимента в интернет- магазине "Шанс"

Введение

информационный автоматизация учет магазин

Для поддержания работоспособности любой, даже самой надежной оргтехники требуется проводить периодическое техническое обслуживание. Для того, чтобы результат данного обслуживания привел к длительной и надежной эксплуатации оргтехники очень важно, чтобы этот процесс выполнялся квалифицированным специалистом.

Учет ассортимента продукции имеет свои нюансы и отличия от обычного учета ТМЦ. Наличие информационной системы для учета не только значительно облегчает его ведение, но и повышает эффективность труда в целом, позволяя затрачивать на данные операции меньше рабочего времени и предоставляя возможность быстрого получения статистических данных для оптимизации процесса управления прихода и списания товаров.

Внедрение информационной системы (далее ИС) состоит из стадий: разработка бизнес-модели, разработка технического задания, проектирование информационной системы, внедрение информационной системы, опытная эксплуатация информационной системы, корректировка (при необходимости) информационной системы, производственная эксплуатация информационной системы. Наиболее существенной и влияющим на итоговый результат являются стадии разработка бизнес-модели и проектирование информационной системы, так как именно на этих этапах формируется основа программного продукта.

При правильном выполнении данных стадий в качестве результата информационная система соответствует следующим характеристикам:

– Удовлетворение всех требований заказчика по функционалу базы данных, наличие всех необходимых структур данных и возможность ими манипулировать с необходимой степенью маневренности. Перед тем, как начинать проектирование нужно тщательно изучить предмет проектирования и создать бизнес-модель, наиболее полно описывающую подлежащий автоматизации проект.

– Соблюдение условия непротиворечивости и целостности данных, что под собой подразумевает, что спроектированная база данных обладает атрибутами, которые позволяют ее использование и ввод любых потенциально возможных данных без возникновения конфликтов и противоречий между ними. Также соблюдается условия целостности, выражающееся в том, что некорректный ввод или модификация данных не нарушает целостности данных. Возможно использование определенного набора правил, который запускается перед выполнением любого действия (транзакции) с базой, и выполняет функцию защиты данных от нарушения целостности или возникновения конфликтов между атрибутами базы.

– Обладание интуитивно понятной структурой хранения и представления данных. Запросы к базе данных и сама модель представления данных способствуют удобству работы с продуктом, являются максимально точным отражением существующего бизнес-процесса, что приводит к отсутствию необходимости проводить длительное обучение для адаптации к работе с информационной системой.

– Имеет необходимый уровень производительности базы данных. Так как один из ожидаемых положительных эффектов от внедрения информационной системы это сокращение рабочего времени на выполнение операций, то правильно спроектированная база данных максимально оперативно должна обрабатывать транзакции даже больших объемов данных.

Автоматизированная система должна обеспечивать:

- работу с входными данными (ввод информации о клиентах, поставщиках и товарах, а также оформление приходных и расходных операций);

- получение информации об актуальных складских остатках;

- формирование статистики по клиентам и расходу материалов.

Хранение всей информации осуществляется в электронных базах данных, что позволит структурировать информацию, появится возможность быстрого поиска необходимых данных.

Объектом исследования является интернет-магазин «Шанс» ООО «Мидобо», г. Марьина Горка.

Предметом исследования является процесс разработки информационной системы учета ассортимента.

Цель выпускной квалификационной работы: разработать автоматизированную систему учета ассортимента для интернет-магазина «Шанс».

Задачи исследования:

· Исследование объекта, подлежащего автоматизации;

· Разработка бизнес-модели, максимально приближенной к текущему бизнес-процессу;

· Подготовка технического задания на проектирование информационной системы;

· Выполнение обоснования принимаемых проектных решений;

· Проектирование и разработка информационной системы;

· Определение экономического эффекта от внедрения информационной системы.

Структура работы. Выпускная классификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы.

В первой главе описана технико-экономическая характеристика объекта исследования, подробно описываются цели, задачи проектирования ИС, а также производится анализ и выбор метода решения поставленной задачи.

Во второй главе описывается непосредственно процесс проектирования ИС, а также приводится подробный обзор разработанного продукта.

В третьей главе производится обоснование экономической эффективности внедрения ИС.

ГЛАВА 1.Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Интернет-магазин «Шанс» - это современная, динамично развивающаяся организация по оказанию услуг в области продажи компьютерной и оргтехники, а также расходных материалов и запчастей к нейпопулярных мировых производителей: Samsung, Canon, HelwettPackard, Panasonic, Lexmark, Toshiba, Epson, KonicaMinolta, Kyocera, Xerox.

Клиенты компании «Шанс» имеют возможность приобрести оргтехнику и комплектующие к ней крупнейших мировых брендов:

Lexmark

Американский производитель техники для печати. Известность среди физических лиц невелика, но за счет программы, направленной на внедрение технологий MPS, очень велика среди крупных корпораций. Техника произведенная данной корпорацией обладает достаточной надежностью и точной печатью, что позволяет ее использовать в любой сфере и делает прямым конкурентом Panasonic. Минусом продукции корпорации является слишком значительный разрыв в стоимости расходов на эксплуатацию и специфике программного обеспечения для разных моделей, что снижает мобильность их использования. Также имеет место дисбаланс в плане сложности настройки: одни модели без проблем и очень легко настраиваются, другие же может настроить только квалифицированный специалист. То же самое касается и расходных материалов: имеются виды, которые встречаются в многих моделях, а есть уникальные, свойственные только небольшому модельному ряду. Продукция данной компании безусловно востребована, но приобрести то, что не затребует значительных усилий и затрат для дальнейшей эксплуатации, может только опытный специалист[1].

Panasonic

Основное бренд-имя всемирно известной корпорации Panasonic Corporation. В наличии у корпорации есть огромный ассортимент качественной продукции различного назначения: факсимильные аппараты, принтеры, сканеры, многофункциональные устройства, жидкокристаллические и плазменные телевизоры, Blu-Ray и DVD рекордеры, видеокамеры, плееры, проекторы, телефоны и много иной востребованной в быту техники.

Наибольшее внимание данный производитель уделяет созданию совмещенных систем МФУ-факс. Многие модели обладают цифровой панелью управления, с юзабельно расположенным функционалом выполненным в лучших традициях японского качества. Отличительной чертой устройств данного бренда является ориентация на малые объемы печати. Ближайший конкурент по качеству - Canon. Также данный производитель любит постоянно модифицировать и улучшать свой модельный ряд, внося свежие инновации в уже существующие модели при создании новых. Наблюдается тенденция на стремление максимально увеличить количество цифровых элементов.

Функциональные возможности техники данного производителя незначительно уступают Canon и Xerox, но надежные модели имеются. Качественная характеристика продукции в тезисах выглядит так:

· Многоформатность

· Наличие дуплексной печати

· Неплохая цветопередача

· Дизайн и компактность

· Удобная цифровая панель управления

· Поддержка интерфейсов подключения: Ethernet, Wi-Fi, USB.

Как и везде имеются и недостатки. В данном случае ими являются малый ассортимент МФУ и достаточно сложный и трудоемкий их ремонт. Данный минус копания компенсирует тем, что их принтеры очень компактны и обладают очень хорошим качеством печати. Подводя итог можно сказать следующее: при наличии сервисного центра с квалифицированными специалистами, техника данного производителя долго и качественно выполняет возложенные на нее функции.

Samsung

Продукция этого корейского производителя соответствует мировым стандартам печати. По качеству уступает только Xeroxи KonicaMinolta. Это минус компенсируется ценовой доступностью и высокой унификацией расходных материалов - идентичными компонентами обладает огромным количеством моделей. Принтеры данного производителя весьма недорогие, что в совокупности с приемлемым печатным ресурсом очень хороший вариант для выполнения офисных задач. Картриджи не обязательно заменять на новые при полном использовании тонера - достаточно перезаправить и перепрошить встроенный ресурсный чип. Еще одним минусом является отсутствие бункера отработки в некоторых моделях. Такие качественные показатели как месячный запас оттисков, скорость процесса печати и пр. занимают среднее положение в рейтинге среди аналогов. В качестве итога можно сказать следующее: выбор техники этого производителя наиболее оптимален если нужна недорогая домашняя оргтехника, либо производительное МФУ для офисных задач [1].

Toshiba

Крупный мировой концерн японского происхождения, Toshiba,стали первой компанией, которая изобрела матричный принтер. Огромный опыт в данной сфере позволил Toshiba завоевать популярность как производителя крупной печатной техники и стоять на одном уровне с Epson. Ассортимент струйных принтеров Toshiba просто огромен, также в продаже есть крошечные, недорогие персональные принтеры и»фото» принтеры формата A4 и A3, широкоформатные принтеры, бизнес-принтеры и даже принтеры для печати этикеток. Также отдельно можно выделить качество их МФУ - сканеры, встроенные в МФУ отлично выполняют свое предназначение да и в общем все модели этой ветки у Toshiba достаточно удачные. Надежные и прочные элементы устройства снижают частоту замятия и проскальзывания бумаги. В целом, хорошие устройства, не самой дорогой ценовой категории. Уступают по производительности Xerox, а по качеству отпечатки Canon, ноесли нужна золотая середина - это Toshiba.

Epson

Seiko Epson Corporation - также достаточно известный производитель печатной техники. Функционал продукции данного производителя полностью повторяет функционал производителя Toshiba, но также имеет ряд преимуществ, таких как дополнительный функционал широкоформатной и фотопечати, а также ряд других положительных особенностей. Основным плюсом производителя является технология, позволяющая длительную беспрерывную эксплуатацию без необходимости проветривания помещения, что является несомненным плюсом для копицентров, рекламных агенств и подобных организаций с необходимостью круглосуточной печати. Также весомым преимуществом является технология непрерывной подачи чернил. Благодаря ей практически невозможна печать страницы наполовину, ввиду регулярного контроля принтером уровня тонера. Недостатки: необходимость проведения более частных, по сравнению с продуктами других производителей, техосмотров печатных головок по причине их специфичного устройства; необходимость использования для технического обслуживания квалифицированных специалистов, по причине того, что продукты данного производителя содержат очень много высокоточных хрупких деталей, которые можно легко повредить даже незначительно отойдя от технологии выполнения технического обслуживания. Общая оценка продукции производителя - выше среднего по параметрам качества и скорости печати.

Konica Minolta

Очередной мировой лидер в производстве лазерной печатной техники и фототехники, является одним из лучших в своей отрасли. По причине наличия огромного опыта в сфере создания фототехники, дана компания смогла создать уникальную по сочетанию скорости, надежности и качества линию печатной техники. Особенностью корпорации является ориентация на специализированные предприятия, что является причиной не столько высокой мировой популярности продукции производителя у потребителей в целом. Специализируется концерн на производстве дорогостоящей техники для профессиональной печати фотоматериалов и цветной продукции на глянцевой бумаге, что определило его как лидера в области цветной печати высочайшей точности, качества и идеальной цветопередачей.

Данная специализация является одним из минусов продукции этого бренда - высокая сложность ремонта и малое количество квалифицированных специалистов, что является причиной небольшого количества профессиональных сервисных центров. По причине малой популярности и высокой цены, количество официальных дилеров также невелико.

Тезисное описание основных достоинств бренда:

- Высокотехнологичная печать

- Отличное отображение цвета

- Широкоформатная печать

- Очень высокая скорость печати

- Высокое разрешение печати

- Печать на глянцевой бумаге

Kyocera

Это весьма популярный бренд печатной техники. Причина в этом создание продукции из материалов высокого качества, что позволяет их весьма длительную эксплуатацию. Технология печати высокого уровня позволяет решать широкий диапазон задач разной сложности.

Основной упор производитель сделал на экономичность эксплуатации, поэтому несмотря на не самые низкие цены, в ходе эксплуатации продукт вполне окупает себя, если сравнивать с другими производителями. Принтеры этого бренда не нуждаются в картриджах, что дает существенную экономию в ходе эксплуатации. Высокий запас прочности приводит к тому, что необходимость замены комплектующих происходит достаточно редко. Отсутствие картриджа также очень положительно сказывается на процессе техобслуживания данной продукции ввиду его простоты благодаря тому, что редко имеется необходимость в чистке. Дальновидные покупатели приобретают этот продукт с расчетом на долгосрочную перспективу и в итоге оказываются в выигрыше.

Тезисный ряд положительных качеств Kyocera:

- Высокая надежность

- Долговечность

- Хорошее качество печати

- Многоформатность

- Наличие дуплексной печати

- Технология печати без картриджа

- Экологичные компоненты

Недостатки: относительно высокая цена и необходимость использования только качественный тонер.

Canon

Итак, один из первых производителей по многим параметрам, ориентированный как на бизнес, так и на частного потребителя -- CanonInc., является японской мультинациональной корпорацией, специализирующейся на производстве оптической и печатной техники. Помимо МФУ занимается фототехникой, портативными видеокамерами, копировальными аппаратами и даже медицинским оборудованием. Выполненные с японской точностью компоненты принтеров подводят очень редко, а гибкая ценовая категория позволяет пользоваться Canon любому потребителю. Основное достоинство принтеров от Canon - универсальность. Даже на сайте компании можно заметить четкую классификацию оргтехники по назначению. Если у Вас есть намеченная целю - Вы легко сможете найти себе принтер среди представленных производителем Canon. В их устройствах есть все. Надежность - принтера Canon в большинстве своем служат гораздо дольше срока, указанного производителем. Высокое качество отпечатки - благодаря долгой истории совершенствования внутренней организации устройств, Canon является одной из лучших фирм в плане качества отпечатки. Возможно, это отчасти благодаря использованию оригинальных комплектующих, а возможно просто из-за длительного опыта компании на рынке оргтехники.

Многоформатность

Наличие дуплексной печати

Высокий стартовый ресурс расходного материала

Отличная цветопередача

Возможность повторной заправки

Красивый дизайн и компактность

Поддержка интерфейсов подключения: Ethernet, Wi-Fi, USB

Из недостатков можно отметить небольшой запас оттисков в месяц (для небольших МФУ составляет 5000-10000 копий) и относительно дорогостоящие комплектующие. Также, изредка могут возникать проблемы, если пользоваться неоригинальными драйверами и при адаптации на разных операционных системах, но они быстро решаются с.

Hewlett Packard (НР)

Еще один гигант на рынке печатных устройств, зарекомендовавший себя как самого надежного и очень популярного производителя. Благодаря огромному количеству разнообразных моделей, в плане ассортимента производитель HP -- абсолютный лидер. Компания стабильно предлагает около 150 доступных моделей МФУ и принтеров на любой вкус. И это не в ущерб качеству: в среднем, офисные варианты МФУ от Hewlett способны отпечатывать 200-250 тыс. копий в месяц, при этом не нуждаясь в техническом обслуживании долгое время. Серия продукции НР ориентирована на крупный бизнес и может похвастаться большим количеством компаний-партнеров, предпочитающих приобретать только Hewlett из-за качества и надежности их продукции. Помимо отличной функциональности устройств печати, компания-производитель предлагает специальные программы интеграции для бизнес-партнеров, эксклюзивный сервис и повышенную гарантию.

Ценовая категория таких принтеров не самая высокая, что еще раз подтверждает лидерскую позицию НР на рынке. Хоть качеством цветопередачи они могут и уступать тем же Canon, но, если необходима интенсивная, долгая и стабильная работа -- HewlettPackard все это обеспечит. Популярность НР среди крупного и среднего бизнеса не исключает его популярности и для домашнего использования. Компания, конечно, не настолько на слуху у обычных потребителей, как Canon, но все же однозначно стоит не меньшего внимания.

Итак, перечень общих характеристик, присущих продуктам от Hewlett:

· Надежность

· Долговечность

· Небольшая цена

· Неплохое качество печати

· Многоформатность

· Высокий запас оттисков в месяц

· Наличие дуплексной печати

· Большой стартовый ресурс расходного материала

· Поддержка интерфейсов подключения: Ethernet, Wi-Fi, USB

· Взаимозаменяемость картриджей

Xerox

Всемирно известная компания Xerox возглавляет десятку мировых лидеров. Инновации и изобретения в области лазерной печати принадлежат в основном именно ей. Также, как и НР, мировой гигант печатной техники Xerox заботится о крупных бизнес-партнерах и предлагает целые системы оптимизации печати с внедрением их специальной политики, разработанной собственными исследовательскими центрами в Евразии. МФУ от Xerox, ценовой категории выше среднего, способны совмещать в себе качество цветового отображения и оттиска Canon и производительность НР. Один из немногих производителей, среди продукции которого найти недостатки весьма сложно.

Оригинальные картриджи Xerox отличаются большой стартовой загрузкой (в сравнении с теми жеCanon и НР), а месячная нагрузка превосходит все остальные по количеству оттиска в несколько раз. Для сравнения, недорогой принтер XeroxPhaser 3160B и МФУ Canon i-SENSYS MF3010 той же категории, могут максимально отпечатать 15000 копий и 8000 в месяц соответственно. Помимо этого, скорость печати у любого Xerox немного выше в сравнении с такой же моделью другого производителя. Единственный, пока что видимый недостаток - это высокая цена на крупные офисные МФУ.

· Гибкая ценовая политика

· Ориентация на крупный бизнес

· Отличное качество печати

· Многоформатность

· Огромный запас оттисков в месяц

· Наличие дуплексной печати

· Большой стартовый ресурс расходного материала

· Поддержка интерфейсов подключения: Ethernet, Wi-Fi, USB

· Наличие технологии ColorQube (печать без картриджа)

· Большая скорость печати

· Печать на разнообразных поверхностях

· Легкость в обслуживании

Обслуживание крупных устройств от Xerox - задача очень важная, так как офисная техника не редко подвергается серьезным испытаниям и нагрузкам. Многофункциональные принтеры Xerox стоят достаточно дорого и правильное техническое обслуживание - залог долгой службы устройства.

Интернет-магазин «Шанс» имеет долговременные партнерские отношения с официальными дилерами перечисленных производителей, что позволяет обеспечить компанию своевременными поставками продукции данных брендов.

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура интернет-магазина «Шанс» следующая:

- Организацию возглавляет директор, которому подчиняются начальники отделов, главный экономист, главный бухгалтер и заведующий складом;

- Экономический отдел выполняет функции ведения экономической статистики и стратегического экономического планирования;

- Бухгалтерия ведет бухгалтерский и налоговый учет в организации;

- Аналитический отдел производит анализ рынка в сфере деятельности организации и разработку предложений по повышению конкурентоспособности и эффективности работы предприятия;

- Отдел ТО выполняет функции обслуживания программно-аппаратного комплекса организации;

- Отдел кадров выполняет функцию поиска и подбора специалистов, а также стандартный функционал кадрового подразделения и секретариата (трудоустройства, увольнения, оформление отпусков и командировок, документооборот и т.д.);

- Отдел маркетинга и сбыта организовывает сбыт продукции, продаваемой магазином, а также ведет деятельность по рекламе организации;

- Отдел закупок выполняет функции оптовых закупок товаров по наиболее выгодным ценам для последующей их перепродажи;

- Транспортный отдел выполняет функции доставки товаров по заявкам отделов закупок, маркетинга и сбыта, а также перевозку по служебной необходимости специалистов из других отделов;

- Склад выполняет функции хранения товарных запасов.

Организационная схема предприятия приведена на рисунке 1.1.2.1.

Рисунок 1.1.2.1 - Организационная схема предприятия

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Компьютерный парк организации состоит из объединенных в локальную сеть однотипных компьютеров, находящихся во всех отделах организации. Технические характеристики ПК приведены в таблице 1.1.3.1

Таблица 1.1.3.1Характеристика ПК организации

Процессор	Intel® Core™ i3-5015U Processor (3M Cache, 2.10 GHz)
Жесткий диск	Western Digital 250Gb SATA-16MB Cache
Оперативная память	Hynix PC3-10600 DDR3 2GB SO-DIMM
Операционная система	Windows XР
Монитор	19" Samsung
Материнская плата	ASUS P8H68

На данный момент на предприятии используется следующее программное обеспечение:

1. 1С:Бухгалтерия 8.2

2. OS Windows XP/7.

3. OS Linux

4. Пакет Open Office

5. Пакет MS Office 2003/2007.

6. Антивирус Dr. Web.

7. Windows Server 2003.

Пункты 2, 3, 7 относятся к классу системного программного обеспечения, п. 4 и 5 представляют собой стандартный пакет офисного программного обеспечения, пункт 6 - обеспечивает информационную защиту программного комплекса организации, пункт1 - единственный имеющейся в наличии программный комплекс автоматизации производственного процесса, используется для ведение бухгалтерского учета в организации.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

Алгоритм работы интернет-магазина «Шанс» следующий: при поступлении заявки от клиента, выполняется оценка наличия необходимого количества позиций на складе. В одной заявке может быть несколько единиц оргтехники разных типов (принтер, сканер и т.д.)и/или комплектующих к ней. При формировании заявки необходимо произвести сверку на наличие требуемых позиций на складе и, если на текущий момент нужные позиции отсутствуют, уведомить клиента об увеличении срока поставки.

Приход товара осуществляется по приходному ордеру, имеющему дату, наименование поставщика, количество и тип товара. Один ордер может содержать несколько позиций с оргтехники разных типов и моделей, а также комплектующих к ним. После процедуры оприходывания, товары направляются на склад.

Также одним из важнейших направлений деятельности компании является ассортиментный анализ продукции с целью обеспечения наличия необходимого количества позиций на складе, как правило, необходимый объем товарных позиций составляет среднемесячный объем продаж за последние три месяца.

Так как компания на текущий момент не имеет информационной системы по организации учета расходных материалов, в ходе рабочего процесса регулярно имеют место временные задержки на сверку остатков на складе расходных материалов, также требуется регулярно тратить рабочее время на проведение ассортиментного анализа для своевременного пополнения складских запасов.

Ввиду обозначенных причин необходимо разработать информационную систему, выполняющую следующие функции:

- ведение базы данных клиентов, поставщиков и товаров;

- автоматический учет актуальных складских запасов;

- автоматическое ведение статистики и возможность получать информацию о наиболее активных клиентах за период;

- автоматическое ведение статистики и возможность получать информацию о товарных остатках на складах с указанием среднемесячного расхода за последние три месяца и количеством необходимого к закупке товара;

- поиск и получение необходимой информации по всем компонентам базы данных.

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

Несмотря на широкое внедрение автоматизированных систем управления в компаниях различных отраслей, в частности, торговой, одной из основных проблем автоматизации торговли сами ритейлоры называют недостаточную осведомленность о существующих решениях в данной сфере, отсутствие четких критериев выбора систем.

Итак, при сравнении систем, необходимо обратить внимание на следующие аспекты [4].

Факторы, относящиеся к разработчику/поставщику:

- опыт работы на рынке. История компании-разработчика, компании-поставщика программного обеспечения;

- количество успешных внедрений поставщиком;

- уровень компетентности специалистов поставщика в предметной области бизнеса, знание модели расчета стоимости проекта, возможностей проведения бизнес-тренингов, возможностей по сопровождению и поддержке ПО, организации и управлению проектом внедрения;

- спектр дополнительных услуг, которые предоставляются компанией-поставщиком программного обеспечения;

- деятельность разработчиков в отношении развития, модификации программного обеспечения. Гарантированность дальнейшей разработки и развития системы.

Факторы, относящиеся к функциональным характеристикам системы:

- завершенность разработки, функциональная полнота;

- масштабируемость возможности по наращиванию функционала добавлением дополнительных модулей, сохранение мощностных показателей при расширении массива данных, увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов;

- комплексность решения задачи;

- интегрированность возможность обмена данными с другими программами, экспорта данных для их дальнейшего анализа;

- открытость системы, система должна быть построена на открытых стандартах и включать средства разработки, что поможет настроить ее под нужды отдельного предприятия; поддержка иностранных валют и курсов их перерасчета;

- соответствие требованиям национального законодательства, оперативность учета изменений законодательной и нормативной базы.

Факторы, относящиеся к техническим характеристикам системы:

- класс системы;

- платформа, на базе которой разработан программный продукт (система управления базами данных);

- высокая производительность, эффективная обработка больших и интенсивно возрастающих массивов данных;

- быстродействие (затраты времени на решение задачи пользователя);

- уровень требований к комплексу технических средств (занимаемый объем памяти, быстродействие процессора, свободное пространство на диске, др.);

- степень и простота настройки;

- количество пользователей;

- возможность работы в сети.

Факторы, относящиеся к составу системы:

- имеющиеся модули системы;

- набор отчетов, отображающих состояние сложных взаимосвязанных массивов данных;

- сферы использования (главные параметры: область и размер предприятия, на которые в большей мере ориентирован данный программный продукт);

- соответствие системы критериям достаточности и «неизбыточности»;

- качество пользовательского интерфейса;

- трудоемкость освоения пользователями.

Факторы, относящиеся к характеристикам надежности системы:

- наличие средств защиты от несанкционированного доступа;

- контроль над правами доступа к системе и действиями пользователей;

- надежность функционирования при беспрерывной круглосуточной работе;

- возможность в реальном режиме времени отслеживать состояния элементов системы;

- возможность оптимального и оперативного пополнения товарных запасов;

- возможность быстро и гибко делегировать права доступа пользователям системы.

При выборе системы автоматизации торговой отрасли программному продукту следует предъявлять особые требования [26]. Среди них выделим следующие:

- возможность ведения учета в организации с разными формами торговли (розничной, оптово-розничной, оптовой) и схемами учета;

- возможность учета по покупным ценам или ценам продажи для предприятий розничной или оптово-розничной торговли;

- ведения продаж и учета по дополнительным признакам товара: сорт, размер, вид;

- необходимость ведения полного учета взаиморасчетов с поставщиками, покупателями, комитентами и комиссионерами в разрезе договоров, которые заключаются с конкретной фирмой и обеспечивают правильное формирование проводок по каждому типу договора;

- возможности ведения учета договоров, в которых указываются даты начала и окончания договора, валюта, общая стоимость, возможность отнесения услуг на затраты обращения или на себестоимость, срок отсрочки платежа (если это необходимо) и дополнительная информация на усмотрение заказчика;

- обеспечение проведения полного складского учета (инвентаризации, списания, перемещения между складами, между складом и торговым залом, переоценки товаров);

- возможность выбора метода учета товарных запасов;

- учет остатков товаров в отделах по ценам продажи;

- учет товара, который возвращается покупателями;

- прогнозирование спроса на основе количественных расчетных методик;

- автоматическое пополнение запасов при помощи заложенной в программе системы решений о времени и количестве заказываемых товаров; этот блок задач должен включать планирование ассортимента по результатам анализа рентабельных и неходовых товаров, а также с учетом цен, условий и периодичности поставок, вариации спроса;

- комплекс показателей эффективности управления товарным потоком;

- работа по программам лояльности, маркетинговым мероприятиям, поддержка дисконтных и кредитных карточек.

Исходя из перечисленных критериев, менеджер получает возможность провести более глубокий анализ программного продукта, а также поставщика и разработчика системы автоматизации. Среди наиболее популярных систем, представленных на отечественном рынке программного обеспечения, можно выделить следующие решения [11].

Галактика ERP - возможности.

Система Галактика ERP - это полномасштабная управленческая информационная система, разработанная специально для крупных и средних предприятий РБ и стран СНГ. По своим функциональным возможностям, полноте реализации процессов планирования система Галактика ERP не имеет аналогов среди белорусских ИТ-решений. Отличием от западных систем является отсутствие избыточного функционала.

Основные функциональные возможности системы Галактика ERP:

1. Построение системы учета и формирование различных видов отчетности.

2. Управление материальными и финансовыми потоками (логистика).

3. Финансовое планирование и оперативный финансовый менеджмент, управленческий учет.

4. Производственное планирование и управление производством, контроллинг.

5. Управление персоналом и кадровой политикой.

6. Управление техническим обслуживанием и ремонтами оборудования.

7. Управление качеством продукции.

8. Управление взаимоотношениями с клиентами.

9. Управление недвижимостью.

По мнению заказчиков корпорации «Галактика», функциональные возможности системы Галактика ERP на 90 % соответствуют потребностям отечественных предприятий. Оставшиеся 10 % достигаются за счет настройки параметров системы.

Бухгалтерский и налоговый учет.

Система Галактика ERP обеспечивает обобщение и анализ информации по всем разделам хозяйственной деятельности предприятия:

Внеоборотные активы: наличие и движение активов, которые относятся к основным фондам, нематериальным и другим внеоборотным активам, а также учет операций, связанных с их строительством, приобретением, выбытием.

Производственные запасы: наличие и движение предметов труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве (либо для хозяйственных нужд), а также средств труда, в соответствии с установленным порядком включаемых в состав оборотных средств, и учет операций, связанных с их заготовлением (приобретением).

Затраты на производство: расходы по видам деятельности предприятия.

Готовая продукция и товары: наличие и движение готовой продукции (продуктов производства) и товаров.

Денежные средства: наличие и движение денежных средств в национальной и иностранных валютах, находящихся в кассе и на расчетных (валютных) счетах. Открытых в кредитных организациях на территории страны и за ее пределами, а также ценных бумаг, платежных и финансовых документов.

Расчеты: все виды расчетов с различными юридическими и физическими лицами (в т.ч. внутрихозяйственные расчеты).

Капитал: состояние и движение капитала.

Финансовые результаты: доходы и расходы, а также выявленный конечный финансовый результат деятельности организации за отчетный период.

Реализация в системе Галактика ERP требований ПБУ 18/02 позволяет:

- обеспечить хранение и расчет данных о начислении и погашении сумм временных и постоянных разниц, возникающих между бухгалтерским и налоговым учетом;

- отразить в бухгалтерском учете и отчетности взаимосвязь прибыли или убытка, определенных по нормам бухучета и налоговой базы по налогу на прибыль, определенной в соответствии с законодательством о налогах и сборах;

- отразить в бухгалтерском учете отличие налога на бухгалтерскую прибыль или убыток от налога на налогооблагаемую прибыль, сформированную в бухгалтерском учете и отраженную в налоговой декларации по налогу на прибыль.

Для расходов (доходов), принимаемых к учету одновременно и в налоговом, и в бухгалтерском учете, настраивается типовая хозяйственная операция (ТХО), формирующая проводки одновременно в разных планах счетов на суммы, соответствующие настройке алгоритмов в ТХО. Если признание к учету производится в различные моменты времени или сумма принимается к учету только в одном учетном методе, ТХО настраиваются для каждого плана счетов.

Налоговый учет реализуется:

- регистрацией сумм для налогового учета в первичных документах по учету основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных запасов, работ, услуг, ценных бумаг, денежных средств и проч. в «налоговых» справках;

- отображением доходов и расходов, определяющих налогооблагаемую базу.

Комплект готовых форм налоговых регистров, формируемых на основе параметров первичных документов, и форма декларации включены в модуль «Налоговый учет» системы Галактика ERP. В модуле содержится свыше 30 готовых регистров налогового учета (регистры-расчеты и регистры-состояния по амортизируемому имуществу, расходам на оплату труда, движению денежных средств, финансовым результатам по типам операций и т.п.).

Кроме того, модуль «Налоговый учет» предоставляет специализированные возможности для документирования операций по расходам будущих периодов, принимаемых к учету в течение нескольких отчетных интервалов. Для налогового учета можно использовать план счетов, расширенный синтетическими и аналитическими счетами для целей налогового учета. Налоговая отчетность строится по данным первичных документов и сформированных по ним проводкам.

Реализация в системе Галактика ERP требований налогового учета обеспечивает:

- отражение в учете сумм налога на прибыль, подлежащего уплате в бюджет, сумм излишне уплаченных, а также сумм, способных оказать влияние на величину налога на прибыль в последующих отчетных периодах;

- документирование налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в соответствии с требованиями главы 25 Налогового кодекса РБ.

Складской учет, управление логистикой.

К задачам логистики относятся планирование, организация и контроль всех видов деятельности по перемещению и складированию, которые обеспечивают прохождение материальных и связанных с ними информационных потоков от пункта закупки сырья до пункта потребления продукции и услуг.

Реализованные в Контуре логистики системы Галактика ERP функции позволяют автоматизировать такие процессы, как:

- формирование хозяйственных связей по поставкам товаров или оказанию услуг;

- определение объемов и направлений материальных потоков;

- управление продвижением товаров к местам складирования;

- развитие, размещение и организацию складского хозяйства;

- осуществление перевозок, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения;

- выполнение упаковки, маркировки, погрузки и разгрузки;

- управление складскими операциями: сдачу и приемку грузов, хранение, подготовку необходимого покупателям ассортимента, организацию доставки мелкими партиями и т.д.

Огромное количество получаемых отчетных документов и форм позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения календарных планов, поступлений и отгрузок товарно-материальных ценностей, движения грузов в пути следования к потребителям, вести учет отказных грузов и их реализацию, получать информацию о состоянии расчетов с контрагентами и проч.

Контур логистики системы Галактика ERP включает в себя следующие основные модули: «Управление договорами»; «Управление снабжением», «Управление сбытом», «Складской учет», «Расчеты с поставщиками и получателями», «Управление консигнационным товаром».

Финансовое планирование, управленческий учет.

Контур планирования и управления финансами системы Галактика ERP - это надежный инструмент для управления финансовыми ресурсами компании. Он адресован руководителям и специалистам финансовых и планово-экономических служб. С его помощью можно выполнять планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия, осуществлять моделирование и согласование финансовых планов, проводить анализ их фактического исполнения, вести оперативный финансовый менеджмент. Контур планирования и управления финансами системы Галактика ERP состоит из трех модулей - «Управление бюджетом», «Платежный календарь» и «Финансовый анализ».

Управление и планирование производства.

Средства производственного планирования, встроенные в «Галактику ERP», позволяют рассчитывать:

- планы производства готовой продукции на основании договорных обязательств, заказов клиентов и прогнозов сбыта продукции;

- номенклатурные планы цехов, графики запуска предметов производства и графики межцеховых передач;

- операционные планы производства;

- потребности в материальных и трудовых ресурсах, инструменте и оснастке, производственных мощностях;

- плановую себестоимость продукции.

Контур планирования и управления производством системы Галактика ERP помогает анализировать отклонения фактической себестоимости от плановой по статьям затрат и экономическим элементам. Источником данных для планирования служит нормативно-справочная база, включающая маршрутные карты и производственные спецификации. В свою очередь, нормативно-справочная база может подпитываться информацией PDM- и CAD-систем, для интеграции с которыми в «Галактике ERP» предусмотрены различные механизмы (XML-файлы, прямой доступ к данным, API-функции и т.п.).

Использование подсистемы планирования позволяет оперативно управлять:

- запуском предметов производства;

- сборкой узлов и изделий;

- сменно-суточными заданиями;

- производственной и складской логистикой.

На основании номенклатурных планов цехов и графиков запуска/выпуска деталей и сборочных единиц принимаются решения о запуске предметов производства. В зависимости от вида предмета (деталь или сборочная единица) система поддерживает различные функции в рамках процедуры запуска.

Для деталей процедура запуска включает следующие функции:

- получение материалов по лимитно-заборной карте со склада или из цеховой кладовой в соответствии с нормами расхода;

- генерация партий запуска, код каждой из которых будет сопровождать детали на протяжении всего технологического и жизненного цикла;

- формирование маршрутно-сопроводительных карт (маршрутных листов) на партию запуска в соответствии с маршрутно-операционной технологией;

- корректировка маршрутно-сопроводительных карт (маршрутных листов), связанная с изменением технологической последовательности обработки деталей, исключением «необязательных» операций или их объединением в одну операцию;

- учет на материальном балансе цеха материалов и запускаемых деталей в виде незавершенного производства (НЗП) на первом цехо-заходе.

Управление персоналом и кадровой политикой.

Функциональные возможности контура адресованы таким категориям пользователей, как:

Руководство компании получает любую информацию, связанную со структурой предприятия, штатным расписанием, сведениями о сотрудниках.

Директор, менеджер по персоналу осуществляет стратегическое планирование и управление трудовыми ресурсами (штатное планирование, набор персонала, обучение и подготовка кадров, аттестация, кадровый резерв предприятия).

Специалисты отдела кадров, бухгалтерии ведут картотеки сотрудников, кадровый документооборот, отчетность, расчет заработной платы и других выплат.

Руководители подразделений осуществляют оперативное планирование. Контроль и управление (отпуска, командировки, обучение, повышение квалификации, совмещение, замещение, перемещение и т.п.).

Контур управления персоналом позволяет автоматизировать следующие процессы:

- учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия;

- трудоустройство: прием на работу, перемещение по службе (переводы, выдвижение и т.п.), увольнение;

- ведение документации по кадровым вопросам;

- персонифицированный учет;

- расчет заработной платы и налогов;

- учет рабочего времени и анализ его эффективного использования;

- формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд.

В состав Контура управления персоналом системы Галактика ERP входят три модуля: «Управление персоналом», «Расчет заработной платы», «Табельный учет».

Типовое решение 1С: Управление торговлей 8.2.

«1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей» - это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С:Управление торговлей», может быть представлена в виде следующей схемы представленной на рисунке 1.3.1.1

Рисунок 1.3.1.1 - Предметная область

Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

1. Управление взаимоотношениями с клиентами.

2. Управление правилами продаж, маркетинг.

3. Управление продажами.

4. Управление торговыми представителями.

5. Денежные средства.

6. Управление запасами.

7. Управление закупками.

8. Финансовый учет.

В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. «1С:Управление торговлей» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

Прикладное решение рассчитано на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

«1С:Управление торговлей» - это готовое прикладное решение, в основе которого лежит мощная технологическая платформа нового поколения «1С:Предприятие 8». В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация «Управление торговлей».

«1С:Управление торговлей» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в «1С:Бухгалтерию 8».

«1С:Управление торговлей» повышает эффективность работы предприятия за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном масштабе времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес-решений на мощной современной технологической платформе. Важным достоинством системы «1С:Предприятие» является ее широкая популярность: более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовы помочь вашему предприятию в установке, эксплуатации и дальнейшем совершенствовании системы автоматизации.

Прикладное решение рассчитано не только на автоматизацию учета, но и на реальную помощь, управленцам всех уровней, начиная с директора. Многие руководители оценят новые средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок интересующих показателей.

В новом прикладном решении уделен максимум внимания тому, чтобы обеспечить эффективность ежедневной работы. Широкие возможности подготовки всех необходимых документов, управления товародвижением и ценообразованием, приема заказов и контроля их исполнения, оптимизации складских запасов, анализа товарооборота, планирования закупок и поставок. «1С:Управление торговлей» позволяет создать единое информационное пространство, организовать четкое взаимодействие подразделений, поможет сотрудникам работать единой командой.

Одним из преимуществ является то, что данная конфигурация поддерживает работу в режимах тонкого клиента и веб-клиента, и другие возможности новой платформы. Основными направлениями развития в новой программе являются: развитие управленческой функциональности и повышение масштабируемости системы.

Основные направления развития в новой редакции конфигурации «Управление торговлей»:

- развитие управленческой функциональности;

- повышение масштабируемости системы;

- использование новых возможностей версии 8.2 платформы «1С:Предприятие».

Исходя из этих направлений, в редакции 11 конфигурации «Управление торговлей» развита существующая и добавлена новая функциональность:

Управление взаимоотношениями с клиентами: ведение сведений о контрагентах, регистрация и ведение сделок, подготовка продаж, анализ процессов.

Управление правилами продаж: назначение цен и скидок, проведение маркетинговых акций, регистрация и контроль ценовых, финансовых, объемно-календарных условий продаж.

Маркетинг: сегментация клиентов, автоматический ABC/XYZ-анализ, анализ динамики клиентской базы.

Управление продажами: оформление коммерческих предложений, управление процессами обработки заказов, фиксация и контроль графиков оплаты и отгрузки, контроль и анализ просроченной задолженности.

Управление торговыми представителями: закрепление за клиентами, назначение и контроль выполнения заданий, поддержка работы на КПК.

Управление денежными средствами: оформление и утверждение заявок на оплату, формирование платежного календаря, контроль наличных и безналичных денежных средств.

Управление запасами: резервирование товаров с учетом будущих поступлений, планирование остатков, расчет потребностей, управление перемещением товаров, поддержка ордерной схемы работы склада.

Управление закупками: подбор поставщиков, формирование и контроль заказов, регистрация и контроль графиков оплаты и поступления, контроль задолженности.

Финансовый учет: поддержка схем «интеркампани», оптимизированный расчет себестоимости, учет и распределение прочих затрат и доходов, формирование и анализ финансовых результатов.

Microsoft Dynamics AX(Axapta).

Microsoft Dynamics AX - это масштабируемая система класса ERP II для средних и крупных предприятий, корпораций и холдинговых структур, требующих единого решения. Система оптимизирует бизнес-процессы компании, повышает эффективность взаимодействия с бизнес-партнерами.

Эта многофункциональная надежная система управления выбрана более чем 4000 предприятиями в мире. В основе Microsoft Dynamics AX заложены современные западные технологии управления и высокотехнологичные решения, позволяющие эффективно управлять предприятием, обеспечивающие всеобъемлющую функциональность, предоставляющие возможность взаимодействия с партнерами и клиентами через Интернет, позволяющие быстро масштабировать бизнес компании.

Благодаря гибкой и безопасной среде разработки Microsoft Dynamics AX может быть достаточно просто настроена под потребности конкретной компании. В рамках проекта по локализации системы реализованы задачи ведения бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями белорусского законодательства.

Внедрение Axapta позволяет на основании единых решений оптимизировать все производственные циклы компании, повысить эффективность взаимодействия с партнерами. Axapta охватывает все области менеджмента фирмы: проекты, финансы, производство, дистрибуцию, управление кадрами и др. Данная система обладает особой гибкостью, ее функциональность может легко меняться под конкретные нужды предприятия.

Базовая версия системы Microsoft Dynamics AX полностью функциональна и может быть адаптирована под любую бизнес-специфику. Для горизонтальных бизнес-процессов организаций, а так же для предприятий с отраслевой спецификой, где большинство процессов практически стандартны, существуют специально разработанные типологические решения. Так, практически без специальной адаптации, внедрение Microsoft Dynamics AX может происходить на предприятиях оптовой торговли, розничной торговли, в сфере гостиничного бизнеса.

Внедрение Axapta не связано с какими-то рисками и не снижает производительности труда работников. Axapta отличается отлично проработанным интерфейсом, пользователям удобно работать в системе. Кроме того, внедрение Microsoft Dynamics AX как комплексного решения дает пользователям возможность не переучиваясь работать непосредственно из офисных программ компании Microsoft. Типичная продолжительность внедрения системы от 4 до 9 месяцев, работа идет поэтапно, что позволяет контролировать процесс до мелочей.