Разработка и внедрение интернет-магазина автомобильных шин и дисков ООО "Автопробег"

Актуальность темы. Интернет - это новое игровое пространство со своими уникальными правилами, со своими новыми законами, со своей реальностью, которая часто не соответствует той реальности, в которой мы привыкли жить.

По данным национального исследования аудитории количество пользователей интернета в России достигло 15 миллионов, причем наиболее активными являются жители крупных городов, молодежь, люди с высоким доходом. Исходя из такого положения вещей, было бы крайне неразумно оставлять без внимания потребительские запросы этой аудитории, не попытавшись удовлетворить хотя бы часть таких запросов прямо в Интернете.

Реализовать эту идею на практике призваны интернет-магазины, ориентировочный оборот которых, по мнению аналитиков, только в отечественном сегменте всемирной сети в этом году достигнет 1 млрд. дол.

Интернет-магазин - высокоэффективный и малозатратный инструмент для успешного ведения бизнеса. В отличие от обычного магазина, интернет-магазин открыт 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, доступен любому пользователю в любой точке планеты и не требует финансовых затрат на аренду помещения, значительно снижает издержки на персонал.

Интернет-магазин сочетает невысокую стоимость и высокую эффективность: создание интернет-магазина помогает компании завоевать или укрепить свои позиции на рынке товаров и услуг, увеличить клиентскую базу и повысить популярность бренда. Иными словами, создание интернет-магазина приносит владельцам реальную прибыль.

В настоящее время в России среди торговых фирм интернет-магазины начинают пользоваться популярностью. Статистики утверждают, что за последние несколько лет электронная коммерция в России вышла на качественно новый уровень. Возросло количество пользователей Интернета, открылись новые интернет-магазины, а многие традиционные магазины поспешили продублировать свой бизнес в Сети. Однако не все четко представляют себе, каким он должен быть, как обеспечить его прибыльность и как вести учет расходов, понесенных при его создании и обслуживании.

Хороший интернет-магазин - это не только магазин с хорошо структурированным и интересно описанным ассортиментом, не только высокое качество обслуживания его клиентов, это еще и привлекательное внешнее оформление, от удобной навигации и поисковой системы до интуитивно-понятной системы заказов, это множество мелочей и особенностей, которые помогают клиенту сделать покупку, это гарантия того, что клиент обязательно посетит этот интернет-магазин снова и снова.

Объектом работы является магазин ООО "Автопробег", который занимается продажей автомобильных шин и дисков. Предмет работы - процесс разработки интернет - магазина ООО "Автопробег".

Целью дипломного проекта является разработка интернет - магазина автомобильных шин и дисков ООО "Автопробег".

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Дать технико-экономическую характеристику деятельности ООО "Автопробег";

Охарактеризовать существующие бизнес процессы и выявить необходимость их автоматизации;

Выбрать комплекс задач автоматизации и стратегию разработки интернет - магазина ООО "Автопробег";

Дать обоснование проектных решений;

Подробно описать проект разработки проекта интернет - магазина ООО "Автопробег"

Дать обоснование экономической эффективности проекта.

Теоретическую и методологическую основу исследования составляют современные теоретические концепции и практические разработки отечественных и зарубежных авторов по проблемам разработки интернет-магазинов и использования современных информационных технологий в системе сбыта.

При решении поставленных задач в процессе работы использовались методы логического, системного, финансово-экономического анализа, статистические методы, а также методы сбора и обработки данных. Основой исследования явилась общенаучная методология, предусматривающая системный, комплексный подход к решению проблем.

Практическая значимость результатов исследования заключается в том, что основные положения, составляющие новизну дипломного проекта, доведены до конкретных рекомендаций по формированию стратегии торгового предприятия в разработке интернет-магазина.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

I. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности ООО "Автопробег"

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Фирменное наименование общества: Общество с ограниченной ответственностью "Автопробег".

Официальное сокращенное наименование общества: ООО "Автопробег"

Юридический адрес нахождения общества:

Общество с ограниченной ответственностью "Автопробег" создано в соответствие с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации “Об обществах с ограниченной ответственностью". Магазин ООО "Автопробег" работает с 2007 года, специализируясь на продаже автомобильных шин и дисков. Целями деятельности ООО "Автопробег" являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.

Предметом деятельности ООО "Автопробег" является закуп и реализация дисков и шин для автомобилей. ООО "Автопробег" предлагает автомобильные шины и диски ведущих мировых брендов (легковые шины Nokian Tyres, Michelin, Bridgestone, Goodyear, Dunlop; литые диски Kosei, LS Реплика). Продажа шин и дисков осуществляется оптом и в розницу.

Сегодня ООО "Автопробег" занимает стабильное положение на рынке автомобильных шин и имеет все возможности для успешного развития и роста. Основными приоритетами деятельности ООО "Автопробег" является взаимовыгодное сотрудничество и высокий стандарт качества предлагаемых товаров.

В соответствии с учредительными документами, предприятие может осуществлять следующие виды деятельности:

розничная торговля;

оптовая торговля;

посреднические услуги при купле-продаже запасных шин и дисков к автомобилям.

Ключевые позиции реализуемой продукции представлены в таблице 1.1:

Таблица 1.1

Характеристика реализуемой продукции ООО "Автопробег"

Помимо основных видов деятельности ООО "Автопробег" вправе осуществлять самостоятельно любую хозяйственную деятельность, не запрещенную Законом.

Виды деятельности, перечень которых определяется Федеральными законами, общество может осуществлять только на основании специального разрешения (лицензии).

ООО "Автопробег" является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, отражаемое на его самостоятельном балансе, включая имущество, переданное ему акционерами в счет оплаты акций.

ООО "Автопробег" может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести ответственность и исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

ООО "Автопробег" несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров.

ООО "Автопробег" в праве в установленном порядке открывать банковские счета в валюте РФ и иностранной валюте на территории РФ и за ее пределами.

ООО "Автопробег" имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное название на русском (иностранном) языке и указание на место его нахождения. ООО "Автопробег" имеет штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым ООО "Автопробег" самостоятельно, кроме случаев, предусмотренных законодательством.

ООО "Автопробег" может на добровольных началах объединяться в союзы, ассоциации на условиях, не противоречащих антимонопольному законодательству, действующему на территории РФ, и в порядке, предусмотренном законодательными актами РФ.

ООО "Автопробег" вправе привлекать для работы российских и иностранных специалистов, самостоятельно определять формы, системы. Размеры и виды оплаты их труда.

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Возглавляет ООО "Автопробег" генеральный директор И.Р. Иванов, у которого в подчинении находятся секретарь-референт и следующие подразделения:

Департамент закупок;

Склад;

Департамент сбыта;

Департамент маркетинга;

Бухгалтерия;

Департамент персонала;

Юридический департамент;

ИТ-департамент.

Департаменты закупок, сбыта, маркетинга, персонала, юридический и ИТ возглавляют директоры департаментов, бухгалтерия находится в подчинении главного бухгалтера А.М. Петрова, который также является заместителем генерального директора, склад - в подчинении заведующего складом.

Департамент закупок состоит из двух отделов: отдела по взаимодействию с поставщиками и отдела оформления и контроля договорных отношений с поставщиками, возглавляемыми начальниками отделов. В отделе взаимодействия с поставщиками работают начальник отдела и три менеджера по закупкам, которые занимаются поиском новых поставщиков и укреплением связей со старыми, например договариваются о дополнительных скидках, а также оформляют заказы на товар. В отделе оформления и контроля договорных отношений с поставщиками работают начальник отдела и два специалиста, которые отвечают за своевременное подписание или продление договоров, проверяют новых поставщиков, найденных менеджерами по продажам, изучая уставные документы, собирая отзывы о работе и т.д., а также занимаются оформлением счетов-фактур, накладных и прочих сопроводительных документов.

На складе работают комендант и три кладовщика. Они оформляют приходно-расходные ордера, осуществляют размещение/выдачу товара и проводят инвентаризацию.

Департамент сбыта состоит из отделов по взаимодействию с клиентами и отдела оформления и контроля договорных отношений с клиентами. В отделе по взаимодействию с клиентами работают начальник отдела, четыре менеджера по продажам и один менеджер по работе с VIP-клиентами, которые занимаются поиском новых клиентов и укреплением связей со старыми, а также принимают заказы на товар. В отделе оформления и контроля договорных отношений с клиентами работают начальник отдела и четыре специалиста, обязанности которых практически совпадают с отделом оформления и контроля договорных отношений с поставщиками, но направлены на клиентов компании.

Департамент маркетинга состоит из отдела рекламы, отдела анализа рынка и отдела Интернет-коммуникаций. В отделе рекламы работают начальник отдела и два специалиста. Они отвечают за присутствие ООО "Автопробег" на различных выставках, разработку и размещение рекламных материалов в СМИ, а также за наружную рекламу. Отдел анализа рынка, в котором работают начальник отдела и один аналитик, занимается изучением и прогнозированием спроса на товары, выявляет новые перспективные рынки сбыта и виды товаров. Отдел Интернет-коммуникаций занимается корпоративным сайтом компании, развивает его, обновляет информацию и т.д. В отделе работают начальник отдела, один редактор и один web-мастер.

Бухгалтерия подразделяется на четыре отдела, возглавляемых начальниками отделов: планово-экономический отдел, отдел учета, отдел отчетности, отдел методологии. В планово-экономическом отделе работают два специалиста, которые занимаются составлением бюджета, его сведением, утверждением и контролем исполнения. Три специалиста отдела учета отвечают за ведение бухгалтерского учета в компании. Три специалиста отдела отчетности отвечают за своевременное предоставление корректной бухгалтерской и налоговой отчетности. Два специалиста отдела методологии формируют внутренние правила учета и контролируют их соблюдение.

Департамент персонала разделен на три отдела: отдел кадров, отдел подбора персонала и отдел оценки и мотивации персонала. Во главе каждого из отделов стоит начальник отдела. Два специалиста отдела кадров занимаются вопросами оформления приема на работу и увольнения сотрудников, отпусков, командировок, регистрацией больничных листов и пр. Один специалист отдела подбора персонала занимается анализом рынка кадров на предмет наличия специалистов, соответствующих требованиям руководителей, поиском кандидатов на открытые вакансии, проведением интервью и пр. Отдел мотивации персонала определяет политику расчета зарплаты и премий, занимается вопросами медицинского страхования, проведением внутренних конкурсов на звание лучших сотрудников и т.д.

В юридическом департаменте работают три юрисконсульта, которые решают вопросы составления договоров с поставщиками и клиентами, представляют компанию на судебных разбирательствах и пр.

ИТ-департамент состоит из двух отделов: отдела технической поддержки и отдела развития информационных технологий, возглавляемыми начальниками отделов. Два аналитика отдела развития информационных технологий занимаются планированием, проектированием и реализацией изменений информационной инфраструктуры компании, а два специалиста отдела технической поддержки занимаются поддержкой работы сотрудников компании.

Организационная структура управления ООО "Автопробег" представлена в приложении 1.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

ООО "Автопробег" дорожит своей репутацией на рынке и работает в основном с несколькими оптовыми компаниями, с которыми заключены долгосрочные соглашения о сотрудничестве, составлены планы закупок и определены размеры скидок. Однако компания растет и развивается, а значит, ищет новые рынки сбыта и новых поставщиков. Тем не менее компания осуществляет закупку на условиях предоплаты, поскольку, во-первых, такая форма оплаты наиболее удобна для поставщиков, а во-вторых, не является высокорискованной операцией, т.к все поставщики тщательно проверяются сотрудниками отдела оформления и контроля договорных отношений с поставщиками. Учет себестоимости приобретенного товара согласно рекомендациям отдела методологии ведется бухгалтерами по методу FIFO (метод оценки запасов по себестоимости первых по времени закупок, "first in - first out" - "первым поступил, первым использован"). В процессе принятия решения о закупке товара менеджер по закупкам сначала формирует черновик заявки, отражающий потребность ООО "Автопробег" в товаре. После согласования с поставщиком заявка может быть скорректирована, например, из-за отсутствия товара на складе у поставщика. После того как заявка согласована с поставщиком и внутри компании, менеджер по закупкам формирует заказ на поставку продукции.

Доставленный товар размещается на складе с указанием зоны (сектора) и ячейки хранения.

При продаже товара менеджеры по продажам сначала принимают от клиентов заявки на товар, проверяют наличие товара на складе в требуемом количестве и его цену с учетом скидки, после чего заявка клиента может быть скорректирована. После согласования заявки клиент делает заказ на товар, и товар считается зарезервированным для данного клиента и уже не может быть включен в другой заказ. Оплата заказов осуществляется на условиях предоплаты.

На текущий момент компания не применяет системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации существуют:

электронная почта;

факс;

доставка курьером;

обычная почта.

Для автоматизации деятельности ООО "Автопробег" были выделены следующие бизнес-процессы:

закупки;

складской учет;

продажи;

бухгалтерский учет.

Эти процессы являются ключевыми для ООО "Автопробег", и планируется, что именно их автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управление предприятием.

Торгово-закупочную деятельность магазина ООО "Автопробег" можно представить виде схемы (рис.1.1).

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Схема декомпозиции общего бизнес-процесса приведена в приложении 15. Входом для общей работы магазина являются товар, поступивший от поставщиков, и сопроводительные документы с ним, а также заказы клиентов на товар. Управление осуществляется на основе существующего законодательства и, сложившейся на данный момент, ситуацией на рынке. В качестве механизмов рассматриваются сотрудники и оборудование. Результатом торгово-закупочной деятельности фирмы являются, в первую очередь, проданный товар, прибыль, деньги поставщику за предоставленный товар и оказанные услуги по транспортировке, а также размещение заказов, отчетность и налоги в государственную казну.

Приведем подробное описание описание следующих процессов:

PRSA01. Поиск клиентов

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя поиск новых клиентов, работу с клиентами, с которыми уже заключены договоры, отправку информации о товаре потенциальным клиентам, а также сбор и анализ запросов на товар.

На шаге "PRSA01.01. Выбор клиентов, с которыми заключены договоры" производится проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Клиенты, с которыми имеются действующие договоры, заносятся в список для отправки им информации о новом товаре. По каждому клиенту в списке должна быть отражена следующая информация:

полное наименование;

контактное лицо (желательно с должностью);

юридический адрес;

контактный адрес;

имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;

выбранный информационный канал для отправки коммерческого предложения;

адрес (в выбранном информационном канале).

При выполнении шага "PRSA01.02. Поиск новых клиентов" проводится поиск потенциальных клиентов при помощи различных информационных каналов, а также анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью поиска клиентов для возобновления сотрудничества. Найденные клиенты и их реквизиты добавляются в список для отправки им информации о новом товаре, а также в общий список клиентов. Общий список должен содержать следующую информацию о клиенте:

полное наименование;

краткое наименование;

юридический адрес;

контактный адрес;

телефон (с кодом страны и города);

список контактных лиц клиента;

имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;

данные по индивидуальным скидкам для клиента (как постоянного клиента);

дату последнего изменения информации о клиенте;

все существующие адреса клиента (в различных информационных каналах).

На шаге "PRSA01.03. Ввод новых клиентов в справочник" происходит ввод информации, полученной при выполнении шага процесса "PRSA01.02 Поиск новых клиентов".

Затем, на шаге "PRSA01.04. Подготовка сводного списка возможных клиентов", подготавливается сводный список возможных клиентов, с которыми будет вестись дальнейшая работа.

На шаге "PRSA01.05. Отправка возможным клиентам информации о предлагаемом товаре" информация о предлагаемом товаре отправляется в форме рекламного информационного письма. Как правило, описание предлагаемого товара содержит:

полное наименование товара;

артикул товара;

назначение товара, его технические характеристики, характеристики габаритов; указываются преимущества данного товара перед аналогами, рассказывается о примененных инновациях при разработке и производстве товара;

описание ассортимента товара (цвет, форма и проч);

сведения о производителе товара.

На шаге "PRSA01.06. Получение запросов на товары" ООО "Автопробег" получает запросы на товар от клиентов. Запрос на товар представляет собой сообщение поставщику о заинтересованности и/или потребности в конкретном товаре (часто с точностью до артикула или номера серии). В запросе указывается следующая информация:

номер запроса;

дата отправки;

серия/артикул товара;

предполагаемое количество товара, которое будет заказано;

просьба о дополнительном разъяснении заявленных характеристик товаров;

вопросы о наличии товаров с другими характеристиками.

Запросы, полученные от возможных клиентов, анализируются с целью изучения потребностей на рынке; также происходит проверка на наличие запрашиваемого товара в доступном для продажи ассортименте, а реквизиты возможных клиентов, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.

Далее на шаге "PRSA01.07. Составление списка клиентов, приславших запросы" составляется список клиентов, которые прислали запросы.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за работу с клиентами;

Ответственный за работу с заказами.

Входящее событие процесса:

Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность.

Входящие документы бизнес-процесса:

Список клиентов.

Исходящее событие бизнес-процесса:

В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Список клиентов;

Запросы на товары.

Схема бизнес-процесса "Поиск клиентов" приведена в приложении 2.

PRSA02. Отправка коммерческих предложений

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление и отправку коммерческих предложений потенциальным клиентам.

На шаге "PRSA02.01. Подготовка коммерческих предложений" на запрос клиента создается коммерческое предложение. Оно содержит следующую информацию:

наименование товара;

доступное количество товара;

краткое описание товара;

предварительные сроки исполнения заказа на товар;

условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества);

информация по сопутствующим и заменяющим товарам;

условия оплаты товара, валюта оплаты;

возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения данного заказа;

срок действия коммерческого предложения.

Далее на шаге "PRSA02.02. Оформление коммерческих предложений" созданное предложение оформляется должным образом. Для этого в его позициях указываются следующие атрибуты:

идентификационный номер коммерческого предложения;

содержание коммерческого предложения;

просьба выслать подтверждение о получении.

При выполнении шага "PRSA02.03. Согласование коммерческих предложений" подготовленное и оформленное соответствующим образом предложение согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения (например, по условиям предоставления скидок).

На шаге "PRSA02.04. Отправка коммерческих предложений" коммерческое предложение отправляется посредством выбранного информационного канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений:

дата отправки;

идентификационный номер коммерческого предложения;

ответственный сотрудник;

наименование получателя;

информационный канал;

адрес получателя (в выбранном информационном канале).

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за подготовку коммерческих предложений.

Входящее событие бизнес-процесса:

Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Входящие документы бизнес-процесса:

Список клиентов.

Исходящее событие бизнес-процесса:

В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки предложений.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Коммерческие предложения.

Схема процесса бизнес-процесса "Отправка коммерческих предложений" приведена в приложении 3.

PRSA03. Обработка заказов

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов.

На шаге "PRSA03.01. Получение заказа от клиента" от клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договоры, принимаются заказы.

В позициях заказа указывается:

идентификационный номер заказа;

наименование клиента;

юридический адрес клиента;

контактный адрес клиента;

дата принятия заказа;

товар;

количество;

цена;

общая сумма заказа;

условия поставки;

валюта.

На шаге "PRSA03.02. Согласование заказа" на основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом.

При выполнении шага "PRSA03.03. Регистрация заказа" происходит регистрация заказа.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за работу с заказами.

Входящее событие бизнес-процесса:

Коммерческие предложения отправлены.

Входящие документы бизнес-процесса:

Список клиентов;

Заказ.

Исходящее событие бизнес-процесса:

Получены заказы от клиентов.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Заказ

Схема бизнес-процесса "Обработка заказов" представлена в приложении 4.

PRSA04. Выставление счета-фактуры клиенту

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление, согласование и отправку счетов-фактур.

На шаге "PRSA04.01. Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом" в соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.

Счет-фактура формируется согласно к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г), и в него включается следующая информация:

Заголовок:

№ счета-фактуры;

дата выставления счета-фактуры;

наименование продавца;

адрес продавца;

ИНН/КПП продавца;

наименование покупателя;

адрес покупателя;

ИНН/КПП покупателя;

номер договора.

Сроки и итог:

наименование товара;

единица измерения;

количество;

цена за единицу измерения;

стоимость товара, всего без налога;

налоговая ставка;

сумма налога;

стоимость товара, всего с учетом налога;

страна происхождения;

номер таможенной декларации;

всего (общая сумма к оплате по счету-фактуре).

Подписи:

руководитель организации;

главный бухгалтер.

Далее на шаге "PRSA04.02. Оформление счета-фактуры" происходит оформление счета-фактуры.

На шаге "PRSA04.03. Согласование счета-фактуры" подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если, например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара).

Согласованный счет-фактура на шаге "PRSA04.04. Отправка счета-фактуры клиенту" отправляется клиенту по выбранному каналу связи.

На шаге "PRSA04.05. Регистрация отправки счета-фактуры клиенту" отправленные счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур, куда заносится следующая информация:

номер счета-фактуры;

клиент;

товар;

цена единицы товара;

количество;

сумма к оплате;

дата отправки.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за подготовку счета-фактуры

Входящее событие бизнес-процесса:

Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.

Входящие документы бизнес-процесса:

Заказ

Исходящее событие бизнес-процесса:

Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Счет-фактура

Схема бизнес-процесса "Выставление счета-фактуры клиенту" представлена в приложении 5.

PRSA05. Выполнение обязательств по договору

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя оплату клиентом товара и передачу распоряжения на отгрузку товара.

На шаге "PRSA05.01. Получение от клиента уведомления о выполнении условий по оплате" ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат заносится следующая информация:

номер счета-фактуры;

клиент;

дата отправки;

сумма;

дата оплаты;

дата получения уведомления.

После получения от клиента уведомления о выполнении условий об оплате на шаге "PRSA05.02 Отправка клиенту уведомления о готовности к отгрузке" происходит отправка уведомления о готовности к отгрузке.

Далее на шаге "PRSA05.03 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате" происходит контроль выполнения клиентом обязательств об оплате и отправка распоряжения на склад об отгрузке товара.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за работу с клиентами;

Ответственный за расчеты с клиентами.

Входящие документы бизнес-процесса:

Уведомление о готовности к оплате;

Банковская выписка;

Договор.

Исходящее событие бизнес-процесса:

На склад передано распоряжение об отгрузке.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Уведомление о готовности к отгрузке.

Схема бизнес-процесса "Выполнение обязательств по договору" представлена в приложении 6.

PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

Описание бизнес-процесса:

Процесс "PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар" включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.

При выполнении шага "PRPU01.01. Определение потребности в товарах" происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.

На шаге "PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике" необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу "PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник", иначе - к шагу "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар".

На шаге "PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник" необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:

название;

единица измерения;

цена единицы;

себестоимость единицы;

наименование поставщика.

При выполнении шага "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар" на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:

код товара;

количество товара;

дату заказа.

На шаге "PRPU01.05. Согласование заявки на товар" исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар", иначе - к шагу "PRPU01.06. Оформление заявки на товар".

На шаге "PRPU01.06. Оформление заявки на товар" согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за определение потребности в товарах;

Ответственный за работу с заявками;

Ответственный за согласование заявок.

Входящее событие бизнес-процесса:

Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.

Входящие документы бизнес-процесса:

План потребностей в товарах.

Исходящее событие бизнес-процесса:

В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Заявка на товар

Справочник товаров

Схема бизнес-процесса "Подготовка и оформление заявки на товар" представлена в приложении 7.

PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.

На шаге "PRPU02.01. Поиск поставщиков" происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т.д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков", иначе - к шагу "PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник".

На шаге "PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник" необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:

название;

адрес;

индекс;

город;

контактное лицо;

закупщик.

При выполнении шага "PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков" на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Далее, на шаге "PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой", в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:

наименование товара;

количество;

сроки доставки.

Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

номер запроса;

дату отправки;

отправителя/составителя запроса.

На шаге "PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков" происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.

Далее, на шаге "PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений", полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:

заголовок документа;

название поставщика;

дата поступления;

номер запроса;

строки документа;

название товара;

количество;

цена;

срок доставки;

дополнительные условия.

При выполнении шага "PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков" на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за работу с поставщиками.

Входящее событие бизнес-процесса:

Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг.

Входящие документы бизнес-процесса:

Заявка на товар;

Справочник поставщиков;

Коммерческое предложение.

Исходящее событие бизнес-процесса:

Список поставщиков подготовлен.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Справочник поставщиков;

Коммерческое предложение;

Список поставщиков.

Схема бизнес-процесса "Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений" представлена в приложении 8.

PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить потребности на товары или услуги данной фирмы. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено, то ведется работа по возобновлению отношений с поставщиком. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.

На шаге "PRPU03.01. Проверка наличия соглашения с поставщиком" ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками. Если такое соглашение отсутствует, необходимо перейти к шагу "PRPU03.03. Оформление заказа", в противном случае - к шагу "PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком".

При выполнении шага "PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком" необходимо заключить или продлить соглашения с теми поставщиками, содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения. Если необходимо заключить соглашение, нужно в справочнике поставщиков найти соответствующую запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком.

В соглашении необходимо указать следующую информацию:

номер соглашения;

название поставщика;

описание;

дату заключения соглашения.

Если соглашение было ранее заключено, но просрочено, то нужно поменять дату заключения соглашения.

На шаге "PRPU03.03. Оформление заказа" ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию:

Заголовок документа:

номер заказа;

номер поставщика из общего справочника;

название поставщика;

контактное лицо;

адрес поставщика;

дата заказа;

дата документа.

Строки документа:

номер товара;

описание товара;

количество;

единица измерения;

плановая дата поставки.

После оформления заказа его необходимо отправить на согласование.

Далее на шаге "PRPU03.04. Согласование заказа" оформленный заказ нужно согласовать с ответственным сотрудником. Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU03.03. Оформление заказа", иначе - к шагу "PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику".

На шаге "PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику" согласованный заказ отправляют поставщику. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале и внести следующую информацию:

номер заказа;

ФИО отправителя;

дату отправки.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за работу с поставщиками;

Ответственный за работу с заказами;

Ответственный за согласование заказов.

Входящее событие бизнес-процесса:

Данный процесс возникает при необходимости закупки определенных товаров и услуг. Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных поставщиков, которые могут выполнить этот заказ.

Входящие документы бизнес-процесса:

Список поставщиков

Заявка на товар

Исходящее событие бизнес-процесса:

Отправка подготовленного заказа поставщику.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Заказ

Договор

Схема бизнес-процесса "Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа" представлена в приложении 9.

PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершение процесса нужно получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.

На шаге "PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом" ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры в журнале входящих документов заполняют следующие поля:

номер счета-фактуры;

номер заказа;

дата получения счета-фактуры;

ФИО сотрудника, получившего документ.

Далее на шаге "PRPU04.02. Проверка счета-фактуры" ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счет-фактуру с согласованным заказом. Необходимо сверить следующую информацию:

Заголовок документа:

номер заказа;

номер поставщика из общего справочника;

название поставщика;

контактное лицо;

адрес поставщика;

дата заказа;

дата документа.

Строки документа:

номер товара;

описание товара;

количество;

единица измерения;

плановая дата поставки.

Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры", в противном случае - к шагу "PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика".

На шаге "PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры" полученный и проверенный счет-фактуру нужно согласовать с ответственным. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу "PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика", иначе - к шагу "PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа".

При выполнении шага "PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика" все расхождения, найденные на предыдущих шагах, должны быть согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу "PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа", иначе - к шагу "PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом".

Далее на шаге "PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа" ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа.

Шаг "PRPU04.06. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате" включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Факт отправления уведомления должен быть зафиксирован в журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

номер уведомления об оплате;

номер счета-фактуры;

ФИО отправителя;

дата отправки.

Формат отправки уведомления согласуется с поставщиком и может быть как в письменной, так и в устной форме.

Шаг "PRPU04.07. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке" включает в себя регистрацию поступления уведомления о готовности к отгрузке от поставщика. Ответственный должен внести в журнал полученных уведомлений следующую информацию:

номер уведомления о готовности к отгрузке;

номер счета-фактуры;

ФИО получившего;

дату получения.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за работу с поставщиками;

Ответственный за работу с заказами;

Ответственный за согласование счетов-фактур;

Ответственный за расчеты с поставщиками.

Входящее событие

Заказ на приобретение товаров согласован и отправлен поставщику.

Входящие документы бизнес-процесса:

Счет-фактура;

Уведомление о готовности к отгрузке.

Исходящее событие бизнес-процесса:

Получение уведомления от поставщика о готовности к отгрузке.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Уведомление об оплате

Схема бизнес-процесса "Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате" представлена в приложении 10.

PRWH01. Приемка товара

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного процесса ответственный за приемку товаров получает документы основания (в данном случае зарегистрированные заказы на покупку), которые служат источником для формирования приходных накладных и заданий на размещение товаров работникам склада.

При выполнении шага "PRWH01.01. Получение документов оснований" ответственный за прием товаров получает список выпущенных заказов на покупку.

После этого, на шаге "PRWH01.02. Формирование приходной накладной", ответственный формирует приходную накладную, в которой должна содержаться следующая информация:

Заголовок документа:

номер документа;

информация по складу;

дата учета.

Строки документа:

ссылка на документ-основание;

описание товара;

количество для получения;

принятое количество;

дата выполнения.

Далее, на шаге "PRWH01.03. Формирование инструкции на размещение", ответственный за приемку товара формирует инструкцию работнику склада на размещение товара, в которой указывает следующую информацию:

Заголовок документа:

номер документа;

информация по складу.

Строки документа:

ссылка на документ-основание;

информация по товару;

количество для размещения;

указание по перемещению товара.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за прием товаров.

Входящее событие бизнес-процесса:

Получение распоряжение на прием товара.

Входящие документы бизнес-процесса:

Документ-основание

Исходящее событие бизнес-процесса:

Отправка распоряжения на размещение товара на складе.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Приходная накладная;

Инструкция на размещение.

Схема бизнес-процесса "Приемка товара" представлена в приложении 11.

PRWH02. Отгрузка товара

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного процесса ответственный за отгрузку товаров получает документы-основания (в данном случае зарегистрированные заказы на продажу), которые служат источником для формирования расходных накладных и заданий на подбор товаров работникам склада.

При выполнении шага "PRWH02.01. Получение документов оснований" ответственный за отгрузку товаров получает список выпущенных заказов на продажу.

После этого, на шаге "PRWH02.02. Формирование инструкций на подбор", ответственный формирует инструкцию работнику склада на подбор товара, в которой указывает следующую информацию:

Заголовок документа:

номер документа;

информацию по складу.

Строки документа:

ссылка на документ-основание;

информация по товару;

количество для подбора;

указание по подбору товара.

Далее, на шаге "PRWH02.03. Формирование расходной накладной", ответственный за приемку товара формирует расходную накладную, в которой указывает следующую информацию:

Заголовок документа:

номер документа;

информация по складу;

дата учета.

Строки документа:

ссылка на документ-основание;

описание товара;

количество для отгрузки;

отгруженное количество;

дата выполнения.

Основные участники бизнес-процесса:

Ответственный за отгрузку товаров.

Входящее событие бизнес-процесса:

Получение распоряжения на отгрузку товара.

Входящие документы бизнес-процесса:

Документ-основание.

Исходящее событие бизнес-процесса:

Отправка распоряжения работнику склада.

Исходящие документы бизнес-процесса:

Инструкция на подбор

Расходная накладная

Схема процесса бизнес-процесса "Отгрузка товара" представлена в приложении 12.

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Объем документооборота ООО "Автопробег" и его основные параметры приведены в таблице 1.2

Таблица 1.2

Параметры документооборота ООО "Автопробег"

Схема документооборота ООО "Автопробег" приведена в приложении 13.

Аппарат управления осуществляет управление договорами, единой справочной системой, ценовой политикой, нормативами складских запасов, контролирует работу филиалов, разрабатывает общую концепцию развития общества, анализирует, планирует, утверждает и контролирует финансово-экономические показатели работы структурных подразделений. В задачи офиса входит контроль за магазином и складом, планирование и осуществление своевременных закупок, утверждение заявок на поставку продукции от магазина, планирование и контроль взаиморасчетов с контрагентами, контроль финансово-экономических показателей работы. Магазин осуществляет торговую деятельность в соответствии с установленными и утвержденными правилами работы подразделений.

Время выполнения некоторых операций приведены в таблице 1.3

Безусловно, в таком виде документооборот е привычен и традиционен для работников ООО "Автопробег", но при этом он обладает рядом недостатков, существенно перекрывающих достоинство его привычности.