Средства и технологии обработки текстовой информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Человеком созданы специальные технические устройства, предназначенные для кодирования, обработки, хранения и передачи информации в цифровой форме (компьютер, принтер, сканер и др.) Совокупность таких устройств принято называть аппаратными средствами информатизации.

Универсальным устройством, предназначенным для автоматической обработки информации, является компьютер. Управляют работой компьютера программы, которые имеют различные функции и назначение.

Для создания на компьютере документов с использование текстового редактора необходимо овладеть технологией обработки информации, для редактирования изображения с помощью графического редактора - технологией обработки графической информации, для проведения вычислений в электронных таблицах - технологией обработки числовой информации и так далее.

Цель данной курсовой работы состоит в том, чтобы показать основные средства и технологии обработки текстовой информации научиться решать практические задачи в Microsoft Excel.

Глава 1. Средства и технологии обработки текстовой информации

1.1 Средства обработки текстовой информации

Средства данного класса являются одной из составляющих компонент автоматизации учрежденческой деятельности в самом широком смысле ее понимания, позволяя пользователю с максимальными удобствами создавать высоко качественные документы различного назначения посредством, в первую очередь, ПК и соответствующего ПО. В общем случае электронная система обработки текстовой информации состоит из видеотерминала, возможно, специально сконструированного или модифицированного для этих целей, некоторой внешней памяти для хранения специального П0 и файлов с текстовой информацией, а также печатающего устройства, позволяющего получать высоко качественные копии созданных документов. В настоящее время существует достаточное разнообразие подобных систем, начиная от простейших текстовых редакторов, ориентированных на работу с простыми ПК (текстовые редакторы -- это программы для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов. Современный документ может содержать, кроме текста, и другие- объекты (таблицы, диаграммы, рисунки и т. д.). Простые текстовые редакторы (например, Блокнот) позволяют редактировать текст и осуществлять простейшее форматирование шрифта), и кончая специализированными издательскими системами, обеспечивающими работу большого издательского коллектива с использованием режима телеобработки и других современных издательских технологий.

Более совершенные текстовые редакторы, имеющие целый спектр возможностей по созданию документов (например, поиск и замена символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц и др.), называют иногда текстовыми процессорами. Примером такой программы является Word из офисного пакета MicrosoftOffice, или Writer из пакета StarOffice.

Мощные программы обработки текста -- настольные издательские системы -- предназначены для подготовки документов к публикации. Пример подобной системы -- Adobe PageMaker.

Для подготовки к публикации в Интернете web-страниц используют специализированные приложения (например, Microsoft FrontPage или Macromedia Dreamweaver) ¹ >.

Однако средства обработки текстовой информации, несмотря на их весьма широкий спектр, обеспечивают следующие основные функции:

- создание и редактирование текстового документа, включая: вставки, удаления, копирование, перемещение текста в документе, поиск и замена элементов документа, добавление в документ текстовой и графической информации;

- форматирование и распечатка документов с выбором размеров бумаги и форматов, а также с указанием числа копий и выводимой части документа;

- выравнивание документа и/или его отдельных частей по указанным границам с автоматической обработкой переносов строк;

- возможность создания документа по стандартному шаблону;

- использование различных шрифтов распространенных алфавитов и т.д.;

- размещение в документе таблиц, диаграмм, рисунков и т.д.,

а также ряд других функций, состав которых определяется уровнем и назначением конкретного ПС. В настоящем время наиболее популярные текстовые процессоры, широко используемые на IBM-совместимых ПК для организации обработки различного рода текстовой информации -Ms Word 6.0 фирмы MicroSoft и Acrobat Exchange фирмы Adobe.

1.2 Редактирование

Редактирование текстовой информации -- преобразование, обеспечивающее добавление, копирование, удаление, перемещение или исправление содержания документа. Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, то есть вставить его копию в указанные места документа. При перемещении выделенный фрагмент вырезается и вставляется в другое место документа, а при удалении он только вырезается. Вставка объектов в документ.

Объектно-ориентированный подход дает возможность реализовать механизм встраивания и внедрения объектов (OLE -- Object Linking Embedding). Этот механизм позволяет копировать и вставлять объекты из одного приложения в другое. Например, работая с документом в текстовом редакторе Word, в него можно встроить изображения, анимацию, звук и даже видеофрагменты и таким образом из обычного текстового документа получить мультимедиа-документ.

Сохранение исправлений.

В процессе работы над документом может участвовать несколько пользователей. Исправления, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны. При работе над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.

Печать документа.

Перед выводом документа на печать полезно предварительно просмотреть, как будет выглядеть документ на бумаге, так как его вид может зависеть от используемого принтера.

1.3 Форматирование документа

Форматирование документа -- это оформление текста. Кроме текстовых символов форматированный текст содержит специальные невидимые коды, которые сообщают программе, как надо его отображать на экране и печатать на принтере.

(Рис 1. Панель Форматирование)

1.3.1 Выбор параметров страницы

Любой документ состоит из страниц, поэтому в начале работы над документом необходимо задать значения параметров страницы: формат, ориентацию, поля и др. Стандартным является формат страницы А4 (21х29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат А3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.

Существуют две возможные ориентации страницы - книжная и альбомная (рис. 1).

(Рис. 2. Параметры страницы)

Для обычных текстов чаще используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов - альбомная.

1.3.2 Форматирование абзацев

Абзац является одним из основных объектов текстового документа. Абзац с литературной точки зрения - это часть текста, представляющая собой законченный по смыслу фрагмент произведения, окончание которого служит естественной паузой для перехода к новой мысли.

В компьютерных документах абзацем считается любой текст, заканчивающийся управляющим символом конца абзаца. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши ВВОД (ENTER) и отображается символом ¶, если включен режим отображения непечатаемых символов.

Абзац может состоять из любого набора символов, рисунков и объектов других приложений. Форматирование абзацев позволяет подготовить правильно и красиво оформленный документ.

Выравнивание абзацев.

В процессе форматирования абзаца задаются параметры его выравнивания (выравнивание отражает расположение текста относительно границ полей страницы). Чаще всего используют четыре способа выравнивания абзацев:

По левому краю - левый край ровный, а правый рваный.

По центру - оба края имеют неровные очертания, однако каждая строка абзаца симметрична относительно середины.

По правому краю - правый край ровный, а левый рваный.

По ширине - оба края ровный, то есть располагаются точно по границам страницы. В этом случае последняя строка абзаца ведет себя как при левостороннем выравнивании.

См. приложение № 1.страница 19

Отступ первой строки (красная строка).

Чаще всего абзац начинается отступом первой строки. Отступ может быть различных типов.

Положительный отступ (отступ), когда первая строка начинается правее остальных строк абзаца, применяется в обычном тексте.

Отрицательный отступ (выступ), когда первая строка выходит влево относительно остальных строк абзаца, применяется в словарях и определениях.

Нулевой отступ, применяется для абзацев, выровненных по центру и для обычного текста.

Отступы и интервалы.

Абзац целиком может иметь отступы слева и справа и интервалы (расстояние между строк абзаца).

Отступ абзаца слева, все строки абзаца смещены на заданное расстояние вправо.

Отступ абзаца справа, все строки абзаца смещены на заданное расстояние влево.

1.3.3 Списки

Списки применяются для размещения в документе различных перечней. Существуют списки различных типов:

· Нумерованные списки, когда элементы списка сопровождаются арабскими или римскими числами и буквами (см. приложение № 2стр. 20;

· Маркированные списки, когда элементы списка отмечаются с помощью специальных символов-маркеров: *, ^¦, > и др. (см. Приложение № 2стр.20)

· Многоуровневый (см. Приложение № 2стр.20)

1.3.4 Таблицы

Таблица является объектом, состоящим из строки столбцов, на пересечении которых образуются ячейки. В ячейках таблиц могут быть размещены данные (текст, числа и изображения).

С помощью таблиц можно форматировать документы, например, расположить абзацы в несколько рядов, совместить рисунок с текстовой подписью и так далее.

При размещении в таблице чисел можно производить над ними вычисления по формулам: суммирование, умножение, поиск максимального и минимального чисел и другое.

Можно подобрать подходящий дизайн таблицы, изменив тип, ширину и цвет границ ячеек, а также цвет фона ячеек. Изменение внешнего вида таблицы можно произвести автоматически или вручную (см. приложение № 3, страница 21).

1.3.5 Форматирование шрифта (символов)

Символы - это буквы, цифры, пробелы, знаки пунктуации, специальные символы. Символы можно форматировать (изменять их внешний вид). Среди основных свойств символов можно выделить следующие: шрифт, размер, начертание и цвет.

Шрифт - это полный набор символов определенного начертания. Каждый шрифт имеет своё название, например Times New Roman, Arial, Comic Sans MS. Единицей измерения шрифта является пункт (1 пт = 0,367 мм). Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах. Кроме нормального (обычного) начертания символов обычно применяют полужирное, курсивное, полужирное курсивное (см. приложение № 4, страница 22).

По способу представления в компьютере различаются шрифты растровые и векторные. Для представления растровых шрифтов служат методы растровой графики, символы шрифта -- это группы пикселей. Растровые шрифты допускают масштабирование только с определенными коэффициентами. В векторных шрифтах символы описываются математическими формулами и возможно произвольное их масштабирование. Среди векторных шрифтов наибольшее распространение получили шрифты типа TrueType.

Можно также установить дополнительные параметры форматирования символов: подчеркивание символов различными типами линий, изменение вида символов (верхний и нижний индекс, зачеркнутый), изменение расстояний между символами.

Если планируется цветная печать документа, то можно задать различные цвета для различных групп символов.

1.4 Проверка орфографии и синтаксиса

Для проверки орфографии и синтаксиса используются специальные программные модули, которые обычно включаются в состав текстовых процессоров и издательских систем. Такие системы содержат словари и грамматические правила для нескольких языков, что позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах.

1.4.1 Автоматическая проверка орфографии и синтаксиса

Word 97 производит автоматическую проверку орфографии и синтаксиса во время ввода текста. Слово, отсутствующее в словаре (с которым осуществляется сверка вводимых слов) или введенные с ошибкой, подчеркиваются на экране красной волнистой чертой. При неправильно расставленных знаках пунктуации или неправильно построенной фразе фрагменты текста подчеркиваются зеленой волнистой чертой.

1.4.2 Команда проверки орфографии

Проверка введенного текста на наличие орфографических и синтаксических ошибок осуществляется по команде Сервис - Правописание. По этой команде Word сверяет каждое слово текста со словами в словаре CUSTOM.DIC. При нахождении первого несовпадения на экране появляется диалоговое окно Правописание.

В поле Нет в словаре показывается не совпавшее со словарем (или отсутствующее в словаре) слово, в поле Варианты предлагается замена на одно из подобных имеющихся в словаре слов. В зависимости от ситуации используются кнопки Пропустить, Пропустить все, Заменить, Заменить все, Добавить, Автозамена, Вернуть. Если в проверяемом слове действительно допущена ошибка, следует щелкнуть мышью на этом слове, исправить его, а затем продолжить проверку, нажав кнопку Возобновить.

1.5 Формат файла

Формат файла определяет способ хранения текста в файле. Простейший формат текстового файла (ТХТ) содержит только символы (числовые коды символов), другие же форматы (DOC, RTF) содержат дополнительные управляющие числовые коды, которые обеспечивают форматирование текста.

Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются отдельными текстовыми редакторами. Для преобразования текстового файла из одного формата в другой используются специальные программы - программы-конверторы. В хороших текстовых редакторах такие конвертеры входят в состав системы.

Рассмотрим некоторые наиболее распространенные форматы файлов.

Только текст (Text Only) (TXT). Наиболее универсальный формат. Сохраняет текст без формирования, в текст вставляются только управляющие символы конца абзаца. Применяют этот формат для хранения документов, которые должны быть прочитаны в приложениях, работающих в различных операционных системах.

Текcт в формате RTF (Rich Text Format) (RTF). Универсальный формат, который сохраняет все формирование. Преобразует управляющие коды в команду, которые могут быть прочитаны и интерпретированы многими приложениями, в результате информационный объем файла существенно возрастает.

Документ Word (DOC). Оригинальный формат используемой в настоящее время версии Word. Полностью сохраняет форматирование. Использует 16-битную кодировку символов.

Документ Word 2.0, Word 6.0/95 (DOC). Оригинальные форматы предыдущих версий редактора Word. При преобразовании формата Word 97/2000 форматирование сохраняется не полностью.

Works 4.0 для Windows (WPS). Оригинальный формат интегрированной системы Works 4.0. При преобразовании из формата Word форматирование сохраняется не полностью.

HTML - документ (HTM, HTML). Формат хранения Web - страниц. Содержит управляющие коды (теги)языка разметки гипертекста.

Формат Лексикон (LX). Оригинальный формат отечественного текстового редактора Лексикон.

Выбор требуемого формата текстового документа или его преобразование производится в процессе сохранения файла.

1.6 Гипертекст

Для отображения в «плоском» тексте смысловых связей между основными разделами или понятиями можно использовать гипертекст. Гипертекст позволяет структурировать документ путем выделения в нем слов-ссылок (гиперссылок). При активизации гиперссылок (например, с помощью щелчка мышью) происходит переход на фрагмент текста, заданный в ссылке.

Гиперссылка состоит из двух частей: указатель ссылки и адресной части ссылки. Указатель ссылки - это объект (фрагмент текста или рисунок), который выделяется в документе (обычно синим цветом и подчеркиванием). Адресная часть гиперссылки представляет собой название закладки в документе, на который указывает ссылка. Закладка - это элемент документа, которому присвоено уникальное имя.

В качестве указателей ссылок и закладок могут использоваться не только фрагменты текста, но и графические изображения, поэтому такие структуры иногда называют гипермедиа. Кроме того, гипертектовые структуры могут распространяться на документы различных типов. В Интернете они образуют Всемирную паутину, связывающую Web - страницы на сотнях миллионов серверов в единое целое.

Таким образом, гипертекстовые структуры являются фактически структурами данных, так как в них могут использоваться объекты различных типов: фрагменты документов, управляющие элементы и др.

Глава 2. Работа в табличном процессоре Microsoft Excel

2.1 Расчетная таблица

текст форматирование файл таблица

Таблица №1

Тарифы на услуги предоставления доступа к Интернету ООО "Сигмаком" для абонентов квартирного сектора (декабрь 20__г.)

Наименование тарифа	Абонентская плата, у.е.	Предоплаченный трафик, Mb	Стоимость трафика за 1Mb, у.е.
Абонентский	5	0	0,05
Базовый	30	10000	0,0042
Домашний	15	2000	0,0075
Скоростной	21	5000	0,003

Таблица №2

Курс у.е. к рублю РФ, установленный ООО "Сигмаком"

Курс у.е. к рублю РФ, установленный ООО "Сигмаком" на _____20__г.
1 у.е.	32,00 руб.

Алгоритм расчета: для того, чтобы произвести расчет начисленной суммы, баланса на конец месяца в у.е., необходимо воспользоваться формулой:

Начислено, у.е. = Абонентская плата, у.е. + (Трафик, Mb -Предоплаченный трафик, Mb), х Стоимость трафика за 1 Mb. (например: (10-0) х 0,0500 + 5 = 5,5у.е.)

Для того, чтобы узнать баланс на конец месяца, необходимо к начислено, у.е. + баланс на начало месяца, у.е. (например: 5,5 + 10 = 15,5у.е.).

Для того, чтобы перевести баланс на конец месяца у.е. в рубли, необходимо баланс на начало месяца, у.е. умножить на 32,00 рубля, так как 1у.е.=32,00руб.

Все расчеты произведены на примере Абонентского тарифа.

Таблица №3

Начисления за услуги предоставления доступа к Интернету за декабрь 20__г.

Номер договора	Наименование тарифа	ФИО абонента	Баланс на начало месяца, у.е.	Трафик, Mb	Начислено, у.е.	Баланс на конец месяца, у.е.	Баланс на конец месяца, руб.
2345а	Абонентский	Иванов М.М.	10,00	10	5,5	15,5	496
2456d	Домашний	Петров С.П.	30,00	2000	15	45	1440
2347s	Скоростной	Сидоров К.К.	40,00	5000	21	61	1952
7689b	Базовый	Иванкин Р.Д.	40,00	10000	30	70	2240
2349a	Абонентский	Пышкин Н.Г.	10,00	20	6	16	512

2.2 Графическое представление результатов

					ряд 1-баланс на начало месяца в у.е.
					ряд 2-баланс на конец месяца в у.е.
Рис. 4. Баланс на начало и конец месяца в у.е.

Заключение

Таким образом, в первой части данной курсовой работы рассмотрены основные средства и технологии обработки текстовой информации. Во второй части курсовой работы показан пример решения практической задачи в Microsoft Excel и составлена гистограмма по данным решения.

Список используемой литературы

1. http:/www.tiei.ru

2. Информатика и информационные технологии. Н.Д. Угринович. - 4-е. издание. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007г , 511 с.

3. Информатика и основы программирования. М.Ф. Меняев. Издательство: Омега - Л. Москва, 2005г , 463 с.

4. Основы информатики. В.Ф. Ляхович. Издательство: Ростов -На - Дону. Еникс, 2008г, 608с.

5. Практикум по экономической информатике: Учебное пособие в 3-х ч. - Ч.I. Под ред. Е.Л. Шуремова, Н.А. Тимаковой, Е.А. Мамонтовой. М.: Финансы и статистика; Перспектива, 2007г, 300с.

6. Программное обеспечение ПЭВМ. Под ред. С.Ю. Киреева. Windows 95/98 -Барнаул: «PROGYS», 2009г, 60с.

7. www.klyaksa.net

8. www.fizmat.vspu.ru

Приложение № 1

Формат абзаца.

Абзац с выравниванием по центру, шрифт Arial, размер 14 пт, курсив.

Абзац с выравниванием по левому краю, шрифт Courier New, размер 14 пт, полужирный.

Абзац с выравниванием по правому краю, шрифт Garamond, размер 16 пт, обычный.

Отступ абзаца слева на 7 см, выравнивание по ширине шрифт Times New Roman, размер 22 пт, полужирный курсив.

Отступ абзаца справа на 6 см, выравнивание по центру шрифт Ariel Black, размер 18 пт, обычный.

Приложение № 2

Списки



Приложение № 3

Формат таблицы

Наименование тарифа	ФИО абонента	Баланс на конец месяца, у.е
Абонентский	Иванов М.М.	15,5
Домашний	Петров С.П.	45

Оплата за услуги	I квартал	II квартал
1999	Internet	2126	1148
	Кабельная сеть	135	138
	Телефон	147	146

Наименование тарифа	Абонентская плата, у.е.	Предоплаченный трафик, Mb
Абонентский	5	0
Базовый	30	10000
Домашний	15	2000

Приложение № 4

Формат шрифта, символа

· Подчеркивание символов различными типами линий.

· Малые прописные,

· зачеркнутый,

· двойное зачеркивание,

· с тенью,

· контур,

· приподнятый,

· уплотненный,

· все прописные

· анимация «Черные муравьи»

· анимация «мигающий фон»

^{· верхний индекс}

· _{нижний индекс}

Размещено на Allbest.ru