Оценка порядка ведения бухгалтерского учета операций, связанных с движением сырья и материалов

Списание материалов со счетов учета запасов может также осуществляться по истечении сроков хранения, морально устаревших, при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий. Ликвидация материальных ценностей вследствие чрезвычайных ситуаций отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» на основании сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ (форма № ИНВ-19).

На счетах бухгалтерского учета операции по продаже и прочему выбытию материальных ценностей отражаются следующим образом.

Сохранность и правильное оформление операций по движению сырья и материалов подтверждаются результатами периодически проводимой инвентаризации.

Согласно пункту 2 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Для проведения инвентаризации наименования и коды товарно-материальных ценностей заносятся в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

Фактические остатки по каждому наименованию ценностей записываются в опись после соответствующего взвешивания, обмера, подсчета.

По ценностям, по которым выявлены расхождения против учетных данных, в бухгалтерии составляется сличительная ведомость (ф. № ИНВ-19). [14,-с.450]

В дальнейшем выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета списывается в зависимости от причин их возникновения.

В соответствии с требованием осмотрительности п. 62 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н (с последующими изменениями и дополнениями), определено, что материальные ценности (сырье, материалы, готовая продукция и товары), на которые цена в течение отчетного года снизилась, либо которые морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения), с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Для этих целей п. 25 ПБУ 5/01 предусмотрено создание резервов под снижение стоимости материальных ценностей. Создание данных резервов должно быть предусмотрено учетной политикой организации для целей бухгалтерского учета. Резерв создается в конце каждого отчетного года за счет финансовых результатов организации на величину разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью, если последняя выше текущей рыночной стоимости.

Порядок создания резерва разъяснен в п. 20 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Резерв создается по каждой единице МПЗ, принятой в бухгалтерском учете.

Допускается создание резервов под снижение стоимости материальных ценностей по отдельным видам (группам) аналогичных или связанных МПЗ. Не допускается создание резервов под снижение стоимости материальных ценностей по таким укрупненным группам (видам) МПЗ, как основные материалы, вспомогательные материалы, готовая продукция, товары, запасы определенного операционного или географического сегмента и т.п.

Для обобщения информации о резервах под отклонения стоимости сырья, материалов, топлива и других ценностей от рыночной стоимости предназначен счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

Образование резерва под снижение стоимости материальных ценностей отражается в учете записью (запись делается в конце года):

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

В следующем отчетном году по мере списания материальных ценностей, по которым образован резерв, зарезервированная сумма восстанавливается, в учете делается запись:

Дебет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»

Кредит 91«Прочие доходы и расходы».

Аналогичная запись делается при повышении рыночной стоимости материальных ценностей, по которым ранее были созданы соответствующие резервы, а также в конце года, если в течение года резерв не был использован полностью. При необходимости на следующий отчетный год создается новый резерв, исходя из соотношения фактической и рыночной стоимости материальных ценностей на отчетную дату.

Аналитический учет по счету 14 ведется по каждому резерву.

Образованные оценочные резервы проверяются до составления годовой отчетности при проведении инвентаризации. При необходимости сумма резерва корректируется в сторону увеличения или уменьшения.

Резерв, образованный под снижение стоимости материальных ценностей, в балансе не отражается, так как материальные ценности, для которых создавались такие резервы, показываются в балансе в уточненной оценке за вычетом суммы резерва.

Согласно п. 27 ПБУ 5/01 информация о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей подлежит раскрытию в бухгалтерской отчетности с учетом существенности. [35,-с.177-179]

Материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией (распределением по группам) исходя из способа использования в процессе производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, либо для управленческих нужд организации.

Общие данные по учету материальных ценностей отражаются по таким бухгалтерским регистрам, как Главная книга, журналы-ордера, вспомогательные ведомости при мемориально-ордерной форме учета и по статьям в разделе II «Оборотные активы» бухгалтерского баланса (форма № 1) по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов.

Материально-производственные запасы, принадлежащие организации, но находящиеся в пути либо переданные под залог покупателю, учитываются в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости.

В пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности (раскрытие учетной политики организации) по материально-производственным запасам подлежит раскрытию, как минимум, следующая информация:

• о способах оценки запасов по их группам (видам);

• о последствиях изменений способов оценки запасов;

• о стоимости запасов, переданных под залог;

• о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей. [7]

2. Оценка бухгалтерского учета операций, связанных с движением сырья и материалов в ООО «Рест Инвест»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Рест Инвест»

Общество с ограниченной ответственностью «Рест Инвест» (сокращенное наименование - ООО «Рест Инвест») зарегистрировано 29.02.2008 года. Общество является коммерческой организацией и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Юридический адрес: 630082, г. Новосибирск, ул. Дуси Ковальчук, 179/4.

Фактический адрес: 630024, г. Новосибирск, ул. Ватутина, 107.

Организационно-правовая форма - общество с ограниченной ответственностью. Целью деятельности организации является получение прибыли и удовлетворение потребностей покупателей.

Форма собственности - частная. В целях организации и обеспечения деятельности общества из вкладов его учредителей образован уставный капитал в размере 10000 (десяти тысяч) рублей.

Основным видом деятельности ООО «Рест Инвест» на сегодняшний день является организация общественного питания, в частности предприятию принадлежит ресторан «New York Pizza», находящийся в зоне фуд-корта в ТЦ «МЕГА».

Доход полученный от деятельности организации используется на возмещение материальных и приравненных к ним затрат, расходы на оплату труда, уплату налогов, арендной платы, отчисления на государственное и социальное страхование и другое. Оставшаяся прибыль поступает в полное распоряжение предприятия, которое самостоятельно определяет направление, и использование этой прибыли.

Руководство текущей деятельностью Обществом осуществляет генеральный директор.

Численность персонала по состоянию на 30.06.2010 г. составляет 25 человек. Организационная структура ООО «Рест Инвест» представлена на рисунке 2.1.1.

Рисунок 2.1.1 - Организационная структура ООО «Рест Инвест»

Бухгалтерский учет в ООО «Рест Инвест» ведется в соответствии с Федеральным законом «О Бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.96, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. №34н и Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкцией по его применению.

Общество применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на расходы.

Функции ведения бухгалтерского учета возложены на бухгалтерию, общая численность аппарата которой составляет 6 человек - это главный бухгалтер, бухгалтер материальной группы, бухгалтер расчетной группы, бухгалтер-кассир, бухгалтер по учету затрат и начальник отдела кадров.

Бухгалтерия организации обеспечивает обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе - составление отчетности. Своевременное получение учетной информации о финансово-хозяйственной деятельности организации позволяет руководителям оперативно воздействовать на ход производства, принимать соответствующие меры для повышения экономических показателей работы организации.

В дипломной работе рассматривается и анализируется материал за первое полугодие 2010 года. Для оценки масштабов деятельности исследуемой организации целесообразно провести анализ финансового состояния ООО «Рест Инвест».

Цель анализа состоит не только в том, чтобы установить и оценить финансовое состояние предприятия, но и в том, чтобы постоянно проводить работу, направленную на его улучшение.

Финансовое состояние организации можно охарактеризовать с помощью показателей ликвидности, платежеспособности и финансовой устойчивости на основе данных бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках за первое полугодие 2010 года.

Все активы фирмы в зависимости от степени ликвидности, то есть скорости превращения в денежные средства можно условно подразделить на следующие группы: абсолютно ликвидные активы (А1), быстрореализуемые активы (А2), медленно реализуемые активы (A3), труднореализуемые активы (А4). Пассивы баланса по степени срочности их оплаты группируются следующим образом: наиболее срочные обязательства (П1), краткосрочные обязательства (П2), долгосрочные обязательства (ПЗ), постоянные пассивы (П4).

В Приложении представлен анализ ликвидности баланса на 30 июня 2010 года. На основании данных таблицы можно сделать выводы, что баланс ООО «Рест Инвест» на начало года являлся абсолютно ликвидным, а на конец анализируемого периода предприятие попадает в зону риска, потому что не выполняется соотношение:

Реальное соотношение активов и обязательств выглядит следующим образом:

на начало года ; на конец года

Сопоставление наиболее ликвидных (А1) и быстрореализуемых активов (А2) с наиболее срочными обязательствами (П1) и краткосрочными пассивами (П2) позволяет оценить текущую ликвидность. Первое условие ликвидности на конец анализируемого периода не выполняется, причем наиболее срочные обязательства превышают абсолютно ликвидные активы на 65 тыс. руб. Это говорит о том, что не соблюдается срочная платежеспособность и предприятие в ближайшем будущем будет не в состоянии рассчитаться по своим наиболее срочным обязательствам (задолженность перед поставщиками, по налогам и сборам, перед государственными внебюджетными фондами) с помощью абсолютно ликвидных активов и в случае такой необходимости придется задействовать другие виды активов или заемные средства.

Различные показатели платежеспособности не только дают характеристику устойчивости финансового состояния организации, ликвидности средств, но и отвечают интересам различных внешних пользователей аналитической информации.

В данной организации наблюдается, что на начало года коэффициенты абсолютной ликвидности, промежуточного покрытия, текущей ликвидности и общий коэффициент покрытия значительно превышают нормальный уровень. Коэффициент обеспеченности собственными средствами значительно выше предлагаемой нормы, т.е. предприятие обеспечено собственными оборотными средствами, необходимыми для текущей деятельности (коэффициент L7). Следовательно, предприятие на начало отчетного периода являлось платежеспособным. Однако на конец отчетного периода наблюдается значительное снижение коэффициентов, которое вызвано существенным увеличением краткосрочной кредиторской задолженности на конец периода, невыполнением плана по производству и реализации продукции, а также возможным ростом себестоимости продукции и неправильным использованием оборотного капитала. Одними из возможных способов улучшения платежеспособности являются продажа (даже без получения прибыли) неиспользуемых запасов и сокращение дебиторской задолженности.

Финансовая устойчивость хозяйствующего субъекта - это такое состояние его денежных ресурсов, которое обеспечивает развитие предприятия преимущественно за счет собственных средств, при сохранении платежеспособности и кредитоспособности при минимальном уровне предпринимательского риска.

На практике встречаются четыре типа финансовой устойчивости:

а) абсолютная финансовая устойчивость - М=(1,1,1);

б) нормальная финансовая устойчивость - М=(0,1,1);

в) неустойчивое финансовое состояние - М=(0,0,1);

г) кризисное (критическое) финансовое состояние - М=(0,0,0).

Типы финансовой устойчивости ООО «Рест Инвест» представлены в Приложении К.

Анализ финансовой устойчивости показал ухудшение его финансово-экономического состояния: так, если на начало анализируемого периода оно было абсолютно устойчивым, то на конец периода перешло в предкризисное состояние, однако степень неустойчивости пока не выходит за допустимые рамки.

На конец отчетного периода имеется недостаток собственных оборотных средств и собственных источников формирования запасов, которые уменьшились на 1409 тыс. руб. и составили на конец периода 27 тыс. руб. Величина запасов покрывается общими источниками их формирования: излишек источников на начало года составил 1611 тыс. руб., а на конец периода - 1560 тыс. руб. При такой ситуации нарушена платежеспособность предприятия, но сохраняется возможность восстановить равновесие платежных средств и платежных обязательств за счет привлечения в оборот временно свободных собственных источников средств (резервного фонда, фонда накопления и потребления), кредитов банка на временное пополнение оборотных средств, превышения нормальной кредиторской задолженности над дебиторской и др.

Для оценки финансовой устойчивости организации можно также использовать относительные показатели.

Финансовая устойчивость, характеризующая долю долгосрочных источников финансирования в валюте баланса, свидетельствует об отсутствии долгосрочных

обязательств у предприятия.

Минимальное пороговое значение коэффициента автономии на уровне 0,5 означает, что все обязательства предприятия могут быть покрыты его собственным капиталом. Низкое значение коэффициента маневренности на конец отчетного периода подтверждает, что организации следует улучшить структуру активов, увеличить долю мобильного капитала и решать его оборачиваемость.

Наблюдается отрицательная динамика показателей в течение отчетного периода, что говорит о нестабильном положении организации, о повышении риска финансовых затруднений в будущем.

Показателями прибыльности организации являются показатели рентабельности. Рентабельность продаж (Р_п) рассчитывается как отношение прибыли от продаж к выручке. Рентабельность продаж, рассчитанная на основе данных отчета о прибылях и убытках ООО «Рест Инвест»:

на начало 2010 года Р_п =61,4%;

на 30.06.2010 года Р_п =51,2%.

За отчетный период произошло снижение рентабельности продаж по сравнению с началом года на 10,2%. Но в целом показатели рентабельности высокие. На 30.06.2010 г. предприятие имеет с рубля продаж 51 копейку прибыли.

Следует отметить, что в процессе интерпретации полученных результатов необходимо учитывать, что зачастую стабильные организации, имеющие высокие показатели эффективности (рентабельности) бизнеса, характеризуются низкими формальными показателями финансовой устойчивости. Эта особенность имеет объяснение: развивающиеся организации, которые привлекают внешние источники финансирования и вкладывают свободные денежные средства в работающие активы, имеют вследствие этого низкие показатели ликвидности и платежеспособности. Однако до тех пор, пока организация генерируют устойчивый денежный поток, она может придерживаться достаточно рискованной стратегии финансирования, особенно если бизнес стабильно растет и не возникает проблем со сбытом продукции.

2.2 Оценка соответствия учетной политики ООО «Рест Инвест» в части учета материалов требованиям нормативных документов

Организация самостоятельно составляет приказ об учетной политике и определяет форму ведения бухгалтерского учета с соблюдением принципов, установленных законодательством. Порядок формирования и оформления которого для целей бухгалтерского учета регламентирован Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008. Для целей настоящего Положения под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Учетная политика организации должна обеспечивать:

· полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);

· своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

· большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

· отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

· тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);

· рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйствования и величины организации (требование рациональности).

Учетная политика организации - это ее внутренний документ, раскрывающий всем заинтересованным лицам «все особенности бухгалтерского (налогового) учета этой организации в конкретном отчетном периоде». Она формируется главным бухгалтером организации, утверждается руководителем и применяется с 1 января года, следующего за годом ее утверждения.

Учетная политика ООО «Рест Инвест» на 2010 г. утверждена приказом №2 от 31.12.2009 г. (Приложение М). Оценку соответствия учетной политики для целей бухгалтерского учета необходимо провести по двум разделам:

· организационно-техническому;

· методическому (в части учета материально-производственных запасов).

Организационно-технический раздел учетной политики в соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету должен включать, как минимум, следующие элементы:

а) метод организации бухгалтерского учета;

Согласно Закону «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. При этом они могут в зависимости от объема учетной работы:

- учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

- ввести в штат должность бухгалтера;

- передать на договорных началах ведение бухучета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

- вести бухгалтерский учет лично.

б) форму бухгалтерского учета;

Бухгалтерский учет может осуществляться:

- по журнально-ордерной форме учета;

- по мемориально-ордерной системе;

в) технологию обработки учетной информации;

г) формы первичных учетных документов;

д) график документооборота;

е) рабочий план счетов;

ж) порядок проведения инвентаризации;

з) состав бухгалтерской отчетности;

и) формы бухгалтерской отчетности;

к) уровень существенности;

л) способ представления бухгалтерской отчетности.

В приказе об учетной политике ООО «Рест Инвест» отражены следующие элементы:

· Бухгалтерский учет на предприятии ведется бухгалтерской службой как отдельным структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером;

· Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с использованием специализированной бухгалтерской компьютерной программы: 1С: Управление производственным предприятием (8.1) на всех участках. Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета оформляются и распечатываются по мере возникновения необходимости;

· Все хозяйственные операции подлежат оформлению оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ, а также разработанные предприятием самостоятельно применительно к соответствующим типовым операциям. Формы первичных документов утверждены приложением 4 к приказу об учетной политике. Документы без подписи уполномоченных лиц считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, указан в приложении 2 к приказу об учетной политике;

· Приложением 1 к приказу об учетной политике утвержден рабочий План счетов бухгалтерского учета, который составлен на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета РФ. Он содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

· В приложении 3 к приказу об учетной политике прописан график документооборота, который необходим для отслеживания документооборота на предприятии, сроков сдачи документов, лиц, ответственных за конкретные документы, сроки хранения;

· В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности проводить инвентаризации. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается отдельным приказом руководителя предприятия. Инвентаризации кассы проводить не реже 1 раза в месяц. Внеочередные инвентаризации проводить по решению руководителя предприятия или замещающего его лица. Для обеспечения полноты и своевременности расчетов с поставщиками и покупателями по договорным обязательствам за приобретенные и реализованные товары (работы, услуги) проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами по актам сверок не реже одного раза в месяц;

· Согласно приложению 5 к приказу об учетной политике бухгалтерская отчетность состоит из формы № 1 «Бухгалтерский баланс» и формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках». Применяются формы бухгалтерской отчетности организации, рекомендуемые приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 июля 2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

Для соответствия учетной политики требованиям ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организационно-технический раздел следует внести следующие элементы:

· С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации проводить инвентаризацию остатков материально-производственных запасов ежемесячно по состоянию на первое число месяца. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

· Установить уровень существенности показателей 5% с целью отражения их в бухгалтерской отчетности;

· Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях. При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В области учета материально-производственных запасов учетная политика имеет следующее содержание:

· Приобретение и заготовление материалов в бухгалтерском учете отражается с применением счета 10 «Материалы», на котором формируется фактическая себестоимость материалов и отражается их движение;

· При отпуске материально-производственных запасов в производство и ином выбытии, их оценка производится организацией (кроме товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) по средней себестоимости;

· Затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до центральных складов (баз), включаются в фактическую себестоимость материально-производственных запасов;

· Активы, в отношении которых выполняются условия, служащие основанием для принятия их к бухгалтерскому учету в качестве объектов основных средств, стоимостью не более 20000 (либо меньшего лимита) рублей за единицу отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов.

Методический раздел учетной политики в отношении учета материально-производственных запасов не противоречит действующему законодательству: Положению по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утв. Приказом Минфина от 9 июня 2001 №44н с последующими изменениями и дополнениями), Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н), Плану счетов и инструкции по его применению (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н).

2.3 Оценка порядка ведения бухгалтерского учета операций, связанных с движением сырья и материалов в ООО «Рест Инвест»

Общественное питание представляет собой последовательное совмещение трех различных процессов, а именно: производство, реализацию и организацию потребления готовой продукции. Чтобы обеспечить нормальную работу предприятия необходимо постоянно иметь запасы основного и вспомогательного сырья и материалов, а также быстро изнашиваемых производственных средств.

Процесс движения материалов в ООО «Рест Инвест» состоит из трех основных стадий: поступление, расходование и прочее выбытие материалов.

На первой стадии производится принятие материалов к учету на основании первичных учетных документов и их стоимостная оценка. Материалы могут поступать на предприятие от поставщиков, других юридических и физических лиц, за наличный и безналичный расчет.

На второй стадии происходит расходование материалов - их отпуск на производство продукции и для управленческих нужд организации.

На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие списания (морально устаревших; пришедших в негодность по истечении сроков хранения; при выявлении недостач, хищений, порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств).

Все хозяйственные операции, проводимые рестораном, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета, что и определено в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов применяются унифицированные формы первичных документов, утвержденных в Постановлении Госкомстата РФ № 71а от 30 октября 1997 г., а также документы, содержащиеся в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132) и формы документов, разработанные самой организацией.

Поступление материалов контролирует отдел снабжения, который заключает договора с поставщиками, следит за выполнением договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

В ресторане «NYP» ответственным за поступление и расход материально-производственных запасов, а также их хранение, является менеджер ресторана, а в его отсутствие менеджер смены. С менеджером ресторана и его помощниками (менеджеры смены) заключается договор о материальной ответственности, подписав который они берут на себя полную ответственность за сохранность принятых ими ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате, как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

В настоящее время при создании ряда предприятий, например, «быстрого питания» (fast food) заранее не предусматривается создание кладовых. На данном предприятии не предусмотрено и создание склада. То есть, сырье и материалы сразу поступают в ресторан и хранятся в холодильных камерах и на стеллажах.

В течение недели менеджер ресторана делает заявки на необходимое сырье отделу снабжения, который в дальнейшем делает заказ поставщику.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет сотрудник организации (экспедитор), либо представитель поставщика или транспортно-экспедиторская компания.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают доверенность, которая подтверждает его право на получение материальных ценностей. В исследуемой организации используют доверенности формы М-2а, так как получение материальных ценностей носит массовый характер. Доверенность в одном экземпляре оформляет главный бухгалтер организации. Журнал учета выданных доверенностей ведут в электронном виде. Чтобы зафиксировать факт передачи доверенности уполномоченному лицу из системы электронного учета распечатывается регистрационная карточка доверенности, которая содержит всю информацию о выданной доверенности, включая реквизит «отметка о передаче доверенности уполномоченному лицу под подпись». На этой распечатке получатель доверенности и должен расписаться.

В момент сдачи экспедитором организации или представителем поставщика (транспортной организации) материалов в ресторан материально ответственное лицо (менеджер ресторана или смены) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, товарные накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). Все документы должны быть правильно заполнены и содержать все необходимые реквизиты, т.е. соответствовать требованиям законодательства.

Форма товарной накладной (ТОРГ-12) является унифицированной, а значит, заполняться должна в соответствии с предусмотренными к ней требованиями, в том числе и об обязательном наличии печати организации.

Товарная накладная должна содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение - хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Счет-фактура должна быть составлена и заполнена в соответствии со статьей 169 Налогового Кодекса Российской Федерации.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную (ф. № 1-Т), которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов получателем; третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый - для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

В целом по результатам проверки оформления и заполнения расчетных и сопроводительных документов поставщиков можно сделать вывод об их соответствии требованиям законодательства.

В Методических указаниях по бухгалтерскому учету МПЗ сказано, что приемка и оприходование поступающих материалов оформляются складами, как правило, путем составления приходных ордеров (ф. № М-4). В исследуемой организации приходный ордер не составляется, что является грубым нарушением правил учета доходов и расходов согласно статье 120 НК РФ.

При полном соответствии количества и качества, фактически поступивших ценностей данным, указанным в товаросопроводительных документах, материально ответственное лицо ставит свою подпись на сопроводительные документы и заверяет ее круглой печатью, тем самым подтверждая соответствие принятых материалов данным, указанным в сопроводительных документах и отсутствие претензий к поставщику.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензии поставщику.

Но не всегда организация может расплатиться по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными.

На данном предприятии за наличный расчет покупается некоторое сырье необходимое для производственного процесса, а также канцелярские товары и хозяйственный инвентарь. Согласно приложению 7 к приказу об учетной политике деньги в подотчет из кассы может брать менеджер ресторана.

Материалы, приобретенные через подотчетное лицо, подлежат сдаче в ресторан. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица (ф. № АО-1). (Приложение Н)

По результатам проверки данного первичного документа можно сделать вывод о его несоответствии требованиям ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете». В данном документе не заполнены графы 7 и 9 на оборотной стороне документа, на лицевой стороне отсутствует порядковый номер документа, не заполнена расписка о принятии авансового отчета к проверке, отсутствуют подписи бухгалтера и главного бухгалтера, а также не заполнены бухгалтерские записи операций учета произведенных расчетов. Отсутствие или неправильное заполнение реквизитов приводит к признанию документа недействительным, а списание сумм денежных средств - необоснованным.

Порядок документального оформления отпуска материальных ценностей на предприятиях зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска.

В ООО «Рест Инвест» сырье и материалы отпускаются в пределах суточной потребности исходя из плана-меню и имеющихся запасов на начало дня.

Ежедневно в начале рабочего дня менеджер составляет план-меню (ф. № ОП-2), в котором указывается наименование и номера блюд по технологическим картам; их количество, планируемое к отпуску; в случае необходимости делается краткая характеристика блюд. Основными нормативными и технологическими документами, используемыми для учета услуг общественного питания, являются технологическая карта блюда, включающая технологию приготовления продукции и нормы закладки продуктов при приготовлении соответствующего блюда. На основании технологических карт заполняются данные практически всех документов, связанных с реализацией услуг общественного питания.

План-меню составляется в одном экземпляре и подписывается менеджером ресторана. В соответствии с планом-меню менеджер рассчитывает количество продуктов, необходимых для приготовления запланированного ассортимента блюд. На основании этого расчета и с учетом имеющегося на производстве (кухне) остатка сырья и продуктов менеджер выписывает в одном экземпляре накладную. В случае необходимости получения определенного количества сырья и продуктов в течение рабочего дня менеджер выписывает дополнительную накладную.

В бухгалтерии не налажен учет расходования материалов и поэтому списание сырья и материалов в производство осуществляется на основании данных, полученных из тех документов (накладных), которые сдаются рестораном. То есть бухгалтерия не проверяет отпущены материалы в производство или нет, и соответствует ли количество выпущенной продукции количеству материалов отпущенных на ее производство согласно технологическим картам. Из этого можно сделать вывод, что в Обществе нарушен контроль за расходованием материалов. В результате этого в ресторане возникают случаи хищения материалов и продажи готовой продукции «мимо кассы».

В конце рабочего дня менеджер составляет товарный отчет в виде реестра, который содержит документы подтверждающие приход и расход материально-производственных запасов. В течение месяца товарные отчеты сдаются в бухгалтерию для дальнейшей обработки документов, но не позднее 5 числа месяца следующего за отчетным. В Приложении П представлен товарный отчет за один день, с приложенными к нему документами.

Поступившие из ресторана документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случае неправильного оформления документы возвращают в ресторан на переделку. Если документы оформлены правильно, то бухгалтер заносит их в бухгалтерскую программу, которая автоматически делает соответствующие проводки.

На предприятии документы, прежде чем попасть в бухгалтерию, могут проходить через руки менеджеров и водителей-экспедиторов. В результате часть из них регулярно теряется. Отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов, за совершение которого в случае проверки предприятие могут наказать по статье 120 НК РФ. И поскольку процесс работы налажен так, что заинтересованы в наличии полного комплекта документов только бухгалтера, то им периодически приходится заниматься повторным сбором, который забирает много времени. Это говорит о том, что документооборот построен неправильно.

В соответствии с учетной политикой материалы учитываются по фактической себестоимости их приобретения (заготовления).

Фактическая себестоимость материалов, приобретенных за плату, включает:

· стоимость материалов по договорным ценам;

· транспортно-заготовительные расходы;

· расходы по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в предусмотренных в организации целях.

Согласно п. 70 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ транспортно-заготовительные расходы - это затраты организации, непосредственно связанные с процессом заготовления и доставки материалов в организацию.

В соответствии с учетной политикой затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до центральных складов, включаются в фактическую себестоимость материально-производственных запасов.

Так как данное предприятие находится на упрощенной системе налогообложения, то стоимость материалов будет увеличена на сумму налога на добавленную стоимость.

Как мы знаем, согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» списание материально-производственных запасов производится в зависимости от учетной политики, принятой в организации. В исследуемой организации при отпуске материалов в производство и ином выбытии, их оценка производится по средней себестоимости.

Синтетический учет материально-производственных запасов ООО «Рест Инвест», их поступления и выбытия ведется на счете 10 «Материалы».

Аналитический учет материально-производственных запасов ведется более детально, с разбивкой по отдельным их наименованиям. Учет на аналитических счетах ведется в денежном и натуральном выражении.

В рабочем плане счетов ООО «Рест Инвест» открыты следующие субсчета к счету 10:

10.01 - Сырье и материалы;

10.02 - Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;

10.03 - Топливо;

10.04 - Тара и тарные материалы;

10.05 - Запасные части;

10.06 - Прочие материалы;

10.07 - Материалы, переданные в переработку на сторону;

10.08 - Строительные материалы;

10.09 - Инвентарь и хозяйственные принадлежности;

10.10 - Специальная оснастка и специальная одежда на складе;

10.11 - Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

Учетной политикой Общества не предусмотрено использование счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Рассмотрим отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, связанных с движением сырья и материалов в ООО «Рест Инвест».

В зависимости от источника поступления сырья, составляются бухгалтерские проводки:

а) На стоимость приобретенных материалов согласно расчетным документам поставщика:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

б) На стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

в) На стоимость услуг транспортной организации по доставке материалов:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Если при приеме материалов обнаруживается их недостача или порча, то эти операции на материальных счетах не отражаются. В случае, когда недостача сырья и материалов не превышает норму естественной убыли в пути, то она списывается на общехозяйственные расходы предприятия. При обнаружении же недостачи и порчи сырья и материалов по вине поставщика последнему предъявляется претензия. Эта операция в учете отражается по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 2 «Расчеты по претензиям») и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Производственный расход сырья и материалов в бухгалтерском учете отражается путем списания с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счетов:

20 «Основное производство» - на стоимость сырья и материалов, израсходованных в основном производстве;

26 «Общехозяйственные расходы» - на стоимость материалов, израсходованных на общехозяйственные нужды.

Списание материалов со счетов учета запасов может также осуществляться в следующих случаях:

– негодности по истечении сроков хранения;

– выявления недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.

Поэтому в конце каждого месяца менеджером ресторана вместе с менеджерами смены проводится инвентаризация материально-производственных запасов с целью пересчета фактического наличия и выявления расхождений с данными бухгалтерского учета.

Материалы по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.) заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-3).

Инвентаризационная опись сдается в бухгалтерию, где бухгалтер материальной группы сверяет данные описи с остатками по счету 10 «Материалы» в разрезе субсчетов. И в случае выявления расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей составляет сличительную ведомость (ф. № ИНВ-19).

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Выявленные излишки материалов принимаются к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и отражаются по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», т.е. зачисляются на финансовые результаты организации как прочие доходы.

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены злоупотребления со стороны работников организации, допущенные при учете, - хищения, обмеры, обвесы и т.д., а также недостачи материальных ценностей, которые возникли вследствие естественного природного воздействия. Недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные в результате инвентаризации, оформляются актом выбытия (списания) с указанием причин, в котором в обязательном порядке ставятся подписи менеджера ресторана, в котором происходит списание, и супервайзера. В случае недостачи сверх норм естественной убыли списание происходит за счет сотрудника допустившего брак в работе на основании акта и служебной записки. (Акт на списание материально-производственных запасов приведен в Приложении Р)

При выявлении фактов недостач, хищений, порчи материалов их фактическая себестоимость или ее часть списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Со счета 94 стоимость недостающих или испорченных материалов списывают следующим образом:

а) Списана на затраты производства стоимость недостающих материалов в пределах норм естественной убыли:

Д-т 20 «Основное производство»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

б) Фактическая сумма ущерба от недостачи материалов отнесена на виновное лицо:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»)

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

в) Отражено превышение суммы ущерба, подлежащей взысканию с виновного лица, над фактической суммой ущерба:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»)

К-т 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»);

г) Внесены денежные средства виновным лицом в погашение задолженности по возмещению ущерба:

Д-т 50 «Касса»

К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»);

д) Учтена в составе прочих доходов положительная разница между суммой ущерба, подлежащей взысканию с виновного лица, и фактической суммой ущерба:

Д-т 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»)

К-т 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 1 «Прочие доходы»);

е) Определен финансовый результат (прибыль) (в составе конечного финансового результата):

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 1 «Прочие доходы»)

К-т 99 «Прибыли и убытки».

При отсутствии конкретных виновников списание недостач и потерь от порчи материалов сверх норм производится на счет 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 2 «Прочие расходы»).

Согласно учетной политике Общества бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с использованием специализированной бухгалтерской компьютерной программы: 1С: Управление производственным предприятием (8.1) на всех участках.

При автоматизированном учете материалов все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники и распечатываются по мере возникновения необходимости. Поэтому журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости и Главная книга ведутся в электронном виде. В Приложении С приведены оборотно-сальдовая ведомость и анализ по счету 10 «Материалы» в разрезе субсчетов.

Материально-производственные запасы составляют существенную часть активов баланса организаций. Существенная ошибка при учете МПЗ приводит к искажениям бухгалтерской отчетности не только оборотных средств, но и себестоимости продаж, валовой и чистой прибыли. Поэтому можно сделать вывод, что от постановки правильного учета материально-производственных запасов зависит точность отражения данных в форме №2 «Отчет о прибылях и убытках».

В бухгалтерском балансе материально-производственные запасы отражаются по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов.

Рассмотрим форму №1 «Бухгалтерский баланс» на 30 июня 2010 год.

По строке 211 «Сырье, материалы и иные аналогичные ценности» в соответствии с требованиями по составлению бухгалтерской отчетности должно отражаться сальдо по счету 10 «Материалы». В организации по данной строке отражается сумма конечных сальдо из Главной книги по всем открытым субсчетам открытым к счету 10 «Материалы», в сумме получается 700 тыс. руб. Информация по счету 10 «Материалы» в Главной книге формируется в корреспонденции с кредитом счетов 60, 71, 76, 91. Далее суммы со счета 10 «Материалы» относятся в дебет счетов 20 «Основное производство» и 26 «Общехозяйственные расходы», это определяется в момент отпуска (списания) материалов в производство.

Формы отчетности организации заполнены в соответствии с требованиями Приказа Минфина от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций, Положением №34н, ПБУ 4/99, ПБУ 1/08.

3. Практические рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета операций, связанных с движением сырья и материалов в ООО «Рест Инвест»

Бухгалтерский учет движения сырья и материалов на предприятии ООО «Рест Инвест» организуется в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.96 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и учетной политикой разработанной на предприятии.