3. Організація документування господарських операцій

Записи у бухгалтерському обліку здійснюються на підставі документів. В Законі України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" записано (ст.9): "Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення".

Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Господарські операції - це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань або фінансових результатів.

Оформлення господарських операцій документами називається документацією. Вона є елементом методу бухгалтерського обліку і обов'язковою умовою для відображення операцій в обліку.

Порядок документального оформлення господарських операцій визначено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88, та іншими інструктивними матеріалами.

Документація господарських операцій має економічне і юридичне значення. Перше полягає в тому, що за допомогою документів здійснюються контроль і аналіз господарських операцій; друге - документ є письмовим доказом здійснення операції і підтверджує її законність.

Первинні документи повинні складатися українською мовою. Поряд з українською може застосовуватися інша мова, що визначена законом. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову.

Документи повинні бути складені своєчасно, містити достовірну інформацію та правильно оформлені. Показники, що містяться в документі, називаються його реквізитами.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або магнітних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

· назву документа (форми);

· дату і місце складання;

· назву підприємства, від імені якого складено документ;

· зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

· посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

· особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції [10, с.3].

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.

Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідна з затвердженою системою кодифікації.

Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає юридичну силу і не може бути підставою для записів у бухгалтерському обліку. Наприклад, у документі не вказана дата його складання. Такий документ не може братися до уваги юридичними органами.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Бланки документів виготовляються друкарським способом. В них вписують від руки або машинним способом ті показники, які характеризують відповідну операцію.

При створенні бланків документів важливе значення має їх уніфікація та стандартизація. Уніфікація передбачає розробку єдиних форм документів для однорідних операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Наприклад, уніфіковано всі банківські і касові документи. Спеціалізовані форми бланків документів призначені для використання тільки в окремій галузі, наприклад, в сільському господарстві.

Стандартизація форм бланків документів передбачає визначення їх розміру та послідовність розміщення в них відповідних реквізитів. Стандартизація та уніфікація форм бланків документів дозволяє друкувати їх великими тиражами, що дає економію па-перу-і-здешевлює їх виготовлення.

Типові форми первинних бланків документів затверджені наказом Міністерства статистики України від 27 липня 1998 р. № 263 "Про затвердження типових форм первинного обліку та інструкції про порядок їх виготовлення, зберігання і застосування". Порядок оформлення банківських документів установлено Інструкцією № 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України".

Розрахункові документи, які подаються клієнтами в банк в паперовій формі, мають відповідати вимогам встановлених стандартів та вміщувати, залежно від їх форми, такі реквізити:

а) назву документа;

б) номер документа, число, місяць, рік його виписки. Число та рік вказуються цифрами, місяць - літерами. На розрахункових документах, які заповнюються за допомогою технічних засобів, допускається зазначення місяця цифрами (01-12);

в) назви платника та одержувача коштів (їх офіційне скорочення), які відповідають зареєстрованим у статуті, їх ідентифікаційні коди за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України, у фізичних осіб - ідентифікаційні номери, що проставляються на підставі відповідних документів податкових органів, номери рахунків в установах банку;

г) назви банків платника та одержувача, їх місцезнаходження та умовні номери за МФО (код банку);

д) суму платежу цифрами та літерами;

е) призначення, назву товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється операція (договір, рахунок, товарно-транспортний документ та інше), із зазначенням його номера і дати, зазначення законодавчого акта, яким передбачене право безспірного стягнення та безакцентного списання коштів (його дата, номер і відповідний пункт).

Замість назви товару може зазначатись його кодове (умовне) значення;

є) на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) - відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або (та) одержувача коштів;

ж) підрозділи бюджетної класифікації та строк настання платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);

з) суму податку на додану вартість або напис "без податку на додану вартість" [10, с.4].

У разі якщо хоча б один з вищезазначених реквізитів (якщо вони передбачені формою документа) не заповнений або заповнений неправильно, банк такий документ до виконання не приймає.

Касові документи оформляють згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 19 лютого 2001 р. № 72 (див. "Бухгалтерія в сільському господарстві". - 2001. - № 8).

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

Виправлення у прибуткових та видаткових касових і банківських документах забороняється. Не допускається в них використання факсиміле при вчиненні підпису.

У випадках, установлених законодавством, а також міністерствами та відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статистики за погодженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Міністерством статистики і Міністерством фінансів України, із обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, друкарським способом) встановлюють міністерства і відомства.

Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, встановлюються окремими нормативними актами.

До бланків цінних паперів належать:

· акції, облігації внутрішніх республіканських і місцевих позик, казначейські зобов'язання республіки, ощадні сертифікати, приватизаційні папери, інші бланки, передбачені чинним законодавством. До бланків документів суворого обліку належать:

· документи, що засвідчують особу, подію, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт, свідоцтво про народження, одруження і розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові);

трудова книжка і вкладиш до неї;

посвідчення водія, службові, військові, ветерана, інваліда;

дипломи про освіту, присвоєння званий; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності;

проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому і повітряному транспорті);

документи на перевезення вантажів;

військові проїзні документи;

знаки поштової сплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);

документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні);

чеки грошові, майнові, розрахункові;

бланки фінансування, страхування;

акредитиви; марки податкові, митні;

доручення на видачу коштів, пенсій, майна;

сертифікати якості, на право вивезення та ввезення;

поліси страхування;

ліцензії;

бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей. Записи у первинних документах, облікових реєстрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечили б збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли б знесенню несанкціонованих непомітних виправлень [10, с.4].

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.

Керівник підприємства, установи зафіксовує факти здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівником установи, підприємства затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув'язка окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні і документи на операції, що суперечать законодавчим (нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтерові підприємства, установи для прийняття рішення.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці - відбиток штампа оператора, відповідального за їх обробку.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом "Одержано" або "Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).