Особливості роботи органів Державного фінансового контролю

Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець зобов'язаний зробити на нижньому полі першого аркуша документа запис про наслідки розгляду, зазначити номер і дату документа - відповіді або іншого документа, що стверджує його виконання, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і дату.

Наслідки розгляду документа діловод переносить до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольно - облікової картки, яка після підписання керівником структурного підрозділу передається до діловодної служби у день виконання документа.

Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється діловодами департаментів ГоловКРУ у журналі вихідних документів. Оформлення вихідної кореспонденції здійснюють виконавці та передають її діловоду на реєстрацію. Діловод під час приймання вихідного документа перевіряє повноту зазначення адреси кореспондента, наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього, наявність на документі відміток про додатки та правильність оформлення і розміщення усіх реквізитів. Після реєстрації вихідна кореспонденція передається до канцелярії на відправлення. На оригіналах документів, які підлягають поверненню до ГоловКРУ, на верхньому полі першої сторінки виконавці документів при їх реєстрації проставляють штамп «Підлягає поверненню». Документи, що одночасно надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в ньому. Вихідна кореспонденція залежно від її важливості відправляється: цінними, рекомендованими, простими відправленнями; простими, рекомендованими, цінними бандеролями; електронною поштою та факсом. Претензійно - позовні документи та відповіді на заперечення по актах ревізій і перевірок надсилаються рекомендованими відправленнями.

Окрім вхідної та вихідної кореспонденції, до документопотоків ГоловКРУ відносяться і внутрішні документи:

1. внутрішні розпорядчі документи, що складені за ініціативою структурних підрозділів ГоловКРУ (підлягають реєстрації у день їх підписання);

2. накази по особовому складу про надання чергових відпусток та відпусток з різних причин - реєструються Управлінням кадрів;

3. постанови колегії ГоловКРУ - ведуться секретарем колегії;

4. довідки, доповідні записки та інші документи, складені за ініціативою структурних підрозділів для внутрішнього користування (не реєструються).

Крім зазначених документів до ГоловКРУ України надходить звітність про контрольно - ревізійну роботу підпорядкованих органів і підрозділів ДКРС.

Місячна звітність про контрольно - ревізійну роботу КРУ в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі, галузевими управліннями ГоловКРУ подається в електронному вигляді в передостанній день звітного місяця. Відділ комп'ютеризації ГоловКРУ протягом першої половини останнього робочого дня місяця обробляє отримані дані звітності, формує загальний звіт по ДКРС і передає його на перевірку Департаменту організаційної роботи, яке протягом другої половини робочого дня перевіряє отримані показники звітності, порівнює з показниками попереднього звіту. У разі виникнення невідповідностей з'ясовує ці факти з оргвідділами КРУ в регіонах, галузевими підрозділами ГоловКРУ та відділом комп'ютеризації, вживає заходів щодо приведення показників звітності у відповідність з результатами контрольно - ревізійної роботи.

Ще однією складовою документопотоків органів ДКРС України є звернення громадян. При цьому посадовим особам даної установи слід мати на увазі, що у зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові автора звернення, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви, скарги чи прохання.

Письмове звернення повинно бути підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, а також звернення, яке не містить даних, необхідних для прийняття органом ДКРС обґрунтованого рішення, в термін не більше п'яти днів від дня його надходження повертається заявникові з відповідними роз'яснення.

Разом з тим, не розглядаються повторні звернення від однієї й тієї самої особи з одного й того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті, а також звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду таких звернень приймає керівник відповідного органу ДКРС, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Заяви (клопотання) про сприяння реалізації прав і законних інтересів заявника, зауваження (пропозиції) щодо діяльності управлінь ГоловКРУ України та скарги на рішення, дії (бездіяльність) його посадових осіб, а також начальників контрольно - ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі розглядаються та вирішуються Головою ГоловКРУ України, або за його дорученням - його заступниками.

Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не входять до компетенції органів ДКРС, воно в термін не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявник з роз'ясненням підстави передачі звернення.

Звернення організацій або громадян може бути також у усній формі, для чого керівництво ГоловКРУ (в залежності від рівня звернення) проводить особистий прийом, дні і години його визначають графіком, який затверджується Головою ГоловКРУ. Облік особистого прийому організацій та громадян, що проводиться Головою та його заступниками, а також контроль за додержанням строків виконання прийнятих під час особистого прийому рішень, здійснюється секретарем приймальні. Керівники структурних підрозділів самостійно ведуть облік прийому організацій і громадян, для чого використовується Журнал обліку особистого прийому організацій та громадян.

На сьогоднішній день, документообіг у ГоловКРУ частково здійснюється в електронній формі, завдяки налагодженому функціонуванню інформаційних технологій, що в свою чергу спрощує і полегшує роботу з документами, сприяє скорочення часу на переміщення їх та зменшує витрати на виготовлення паперових примірників.

РОЗДІЛ 2. ОЗНАЙОМЛЕННЯ ЗІ ЗМІСТОМ РОБОТИ ДКРС

2.1 Визначення завдань діяльності підрозділів ДКРС згідно з чинним

законодавством

Основні завдання ГоловКРУ України визначені у Положенні про Головне контрольно-ревізійне управління України, затвердженому Указом Президента України від 28 листопада 2000 року N 1265/2000, зі змінами та доповненнями.

Зокрема, вищезазначений нормативно-правовий документ визначає, що серед головних завдань даного центрального органу виконавчої влади є наступні:

Ш підготовка пропозицій щодо формування державної політики у сфері державного фінансового контролю;

Ш забезпечення в установленому порядку реалізації державної політики у сфері державного фінансового контролю за використанням відповідно до законодавства міністерствами, іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, іншими бюджетними установами, а також підприємствами та організаціями незалежно від форми власності, організаційно-правових форм, відомчої належності та підпорядкованості, які отримують кошти з бюджетів та державних цільових фондів, коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, веденням і достовірністю бухгалтерського обліку та фінансової звітності;

Ш розроблення пропозицій щодо усунення виявлених недоліків і порушень та попередження їх у подальшому.

ГоловКРУ України відповідно до покладених на нього завдань:

1. Організовує і здійснює державний фінансовий контроль:

- проводить ревізії та перевірки фінансової діяльності щодо використання коштів, матеріальних цінностей та їх збереження, стану і достовірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності;

- проводить перевірки використання бюджетних коштів, отриманих на виконання державних програм, перевірки фінансово-господарської діяльності стосовно бюджетних позик, позик і кредитів, гарантованих коштами бюджетів, цільового використання дотацій та субсидій, а також у передбачених законодавством випадках використання коштів, що залишаються у розпорядженні господарюючого суб'єкта, у зв'язку з наданими пільгами за платежами до бюджетів;

2. Проводить відповідно до законодавства ревізії та перевірки використання і збереження державного та комунального майна, в тому числі майна, що передано в користування.

3. Вживає в установленому порядку заходів до усунення виявлених під час ревізій та перевірок порушень законодавства:

а) передає матеріали ревізій та перевірок органам, які згідно із законодавством виконують контрольні функції, якщо за виявленими фактами порушень прийняття рішення про застосування санкцій не належить до компетенції органів державної контрольно-ревізійної служби;

б) здійснює аналіз стану додержання фінансової дисципліни і повідомляє про його результати відповідним центральним та місцевим органам виконавчої влади, органам місцевого самоврядування, правоохоронним органам;

в) готує і подає до відповідних органів пропозиції щодо усунення та запобігання причинам і умовам, які призвели до недостач державних коштів та матеріальних цінностей, неефективного і не за призначенням витрачання державних фінансових ресурсів.

4. Здійснює контроль за усуненням недоліків і порушень, виявлених ревізіями та перевірками, і в разі потреби вживає додаткових заходів до їх усунення.

5. Систематично інформує Президента України, Кабінет Міністрів України про факти порушень фінансової дисципліни, виявлені ревізіями та перевірками фінансово-господарської діяльності.

6. Інформує громадськість через засоби масової інформації про заходи щодо здійснення контролю за додержанням фінансової дисципліни.

7. Бере участь у підготовці пропозицій щодо вдосконалення фінансової системи України.

8. Розглядає листи, заяви і скарги юридичних та фізичних осіб про факти порушень законодавства з фінансових питань, вживає згідно із законодавством відповідних заходів за результатами їх розгляду.

9. Відповідно до законодавства розробляє і затверджує нормативно-правові акти, що регламентують діяльність органів ДКРС.

10. Здійснює заходи щодо добору, розстановки, професійної підготовки та перепідготовки кадрів органів ДКРС.

11.Здійснює методичне керівництво і контроль за діяльністю підпорядкованих контрольно-ревізійних підрозділів, узагальнює досвід проведення ревізій та перевірок і поширює його серед контрольно-ревізійних служб, розробляє пропозиції щодо вдосконалення такого контролю.

12. Організовує в межах своїх повноважень роботу щодо забезпечення охорони державної таємниці в органах ДКРС. [2]

Окрім того, для кожного структурного підрозділу ГоловКРУ (управління чи департаменту) розроблене Положення, де визначаються його завдання, функції, права тощо.

Відповідно до Положення про Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Головного контрольно-ревізійного управління України, затвердженого наказом ГоловКРУ України від 04 жовтня 2007 року № 228, основними завданнями Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю є:

1. Сприяння налагодженню в підконтрольних установах внутрішнього контролю.

1.1.Сприяння створенню та розвитку в підконтрольних установах служб внутрішнього аудиту, в тому числі на базі діючих контрольно-ревізійних підрозділів.

1.2. Гармонізація внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту.

Управління, відповідно до покладених на нього завдань, виконує такі функції:

1. Розробка, участь у розробці та експертиза проектів законодавчих та інших нормативно-правових актів, методологічних документів з питань внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту в підконтрольних установах, а також супроводження та участь у супроводженні іншими структурними підрозділами ГоловКРУ проектів таких актів.

2. Координація запровадження і моніторинг застосування підконтрольними установами законодавчих та інших нормативно-правових актів, методологічних документів з питань внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту з метою їх удосконалення і подальшої розробки методології.

3. Розробка стратегії навчання і підвищення кваліфікації керівництва підконтрольних установ, керівників і працівників служб внутрішнього аудиту, а також сертифікації внутрішніх аудиторів державного сектору, у тому числі розробка правил, процедур і способів проведення іспитів на здобуття внутрішніми аудиторами сертифікату.

4. Розробка спільно з Мінфіном, іншими зацікавленими органами, вищими навчальними закладами та науковими установами навчальних програм для керівництва підконтрольних установ з внутрішнього контролю, для внутрішніх аудиторів з внутрішнього аудиту та програми сертифікації внутрішніх аудиторів з урахуванням міжнародних зразків; координація навчання, підвищення кваліфікації та сертифікації внутрішніх аудиторів.

5. Організація розгляду на професійну відповідність кандидатів на посади керівників служб внутрішнього аудиту підконтрольних установ при їх погодженні ГоловКРУ на посади.

6. Надання методологічної та консультаційної допомоги підконтрольним установам з питань внутрішнього контролю та внутрішнім аудиторам - з питань внутрішнього аудиту .

7. Співпраця з вітчизняними та закордонними інституціями та особами з питань внутрішнього контролю, внутрішнього та зовнішнього аудиту, обмін інформацією про їх розвиток.

8. Участь у міжнародних проектах в межах повноважень Управління; колегіях, нарадах, семінарах, конференціях, круглих столах, інших заходах, які проводяться за участю підконтрольних установ, з питань, що належать до повноважень Управління.

9. Організація та проведення нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, інших заходів з керівниками відділів КРУ в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі, служб внутрішнього аудиту (контрольно-ревізійних підрозділів) підконтрольних установ з питань, що належать до повноважень Управління.

10. Здійснення аналізу та оцінки якості організації і функціонування систем внутрішнього контролю та служб внутрішнього аудиту в підконтрольних установах.

11. Розробка структури, форми, змісту, процедури і термінів подання звітності про функціонування, адекватність, ефективність і результативність систем внутрішнього контролю та про стан внутрішнього аудиту в підконтрольних установах.

12. Приймання, узагальнення, аналіз та оцінка звітів про внутрішній контроль та внутрішній аудит в підконтрольних установах, складання зведеного звіту.

13. Підготовка узагальненої інформації Верховній Раді України, Кабінету Міністрів України, Міністерству фінансів України про загальне функціонування і ефективність систем внутрішнього контролю, служб внутрішнього аудиту та відповідальність керівника в підконтрольних установах.

14. Координація та методологічне забезпечення контрольно-ревізійної роботи в підконтрольних установах, розробка пропозицій та здійснення заходів щодо забезпечення взаємодії органів ДКРС з підконтрольними установами з питань контрольно-ревізійної роботи.

15. Організація розгляду на професійну відповідність кандидатів на посади керівників контрольно-ревізійних підрозділів підконтрольних установ при їх погодженні ГоловКРУ на посади.

16.Організація роботи з погодження ГоловКРУ планів роботи контрольно-ревізійних підрозділів підконтрольних установ.

17. Проведення контрольних заходів (ревізій, перевірок, аудитів) з питань організації та стану контрольно-ревізійної роботи в підконтрольних установах та організація проведення територіальними органами ГоловКРУ контрольних заходів з питань організації та стану контрольно-ревізійної роботи в територіальних структурах підконтрольних установ.

18.Узагальнення результатів контрольних заходів, проведених Управлінням та територіальними органами ГоловКРУ.

19. Координація проведення в ГоловКРУ практичних занять працівників підконтрольних установ.

20.Розгляд, в межах повноважень Управління, запитів, звернень громадян та посадових осіб підконтрольних установ з питань внутрішнього контролю, внутрішнього аудиту та контрольно-ревізійної роботи.

21. Підготовка інформації для засобів масової інформації в межах повноважень Управління.

22. Організація, в межах повноважень Управління, роботи із забезпечення охорони державної, комерційної та службової таємниці в Управлінні. [4]

Разом з тим, визначено, що Управління не має права втручатися в господарську діяльність підприємств, установ, організацій та інших суб'єктів господарювання за винятком випадків, передбачених законодавством України.

Положення про Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю та його структурних підрозділів, а саме: відділу гармонізації внутрішнього аудиту та відділу гармонізації внутрішнього контролю подані у додатках М, Н та П відповідно.

2.2 Особливості підготовки до здійснення контрольних заходів

підрозділами ДКРС

Розглянемо особливості підготовки до здійснення контрольних заходів підрозділами ДКРС на прикладі Управління гармонізації внутрішнього державного фінансового контролю, на базі якого проходила практика. Даний підрозділ здійснює аудит організації та стану контрольно-ревізійної роботи в системі міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що складається з трьох основних фаз організації та проведення: підготовки до аудиту, проведення аудиторського дослідження, реалізації результатів аудиту.

Підготовка до аудиту займає чільне місце у загальній схемі організації та проведення контрольних заходів та слідує після планування (див. рис.2.2.1.)

Якість проведеного дослідження в значній мірі залежить від ретельної підготовки, а саме: визначення об'єкта аудиту; підбір персоналу для проведення дослідження; розробка докладної програми аудиту.

Насамперед, слід чітко усвідомлювати, що об'єктом контрольного заходу є діяльність окремого контрольно-ревізійного підрозділу міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади.

Відповідно мету аудиту можна визначити наступним чином: проаналізувати роботу із забезпечення контролю за законністю формування, використання і відчуження активів органами міністерств чи інших центральних органів виконавчої влади, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери їх управління, повноту виконання функцій головного розпорядника в частині контролю за цільовим використанням бюджетних коштів одержувачами бюджетних коштів; стан взаємодії контрольно-ревізійних підрозділів системи міністерств чи інших центральних органів виконавчої влади між собою та з органами ДКРС. [13]

Рис. 2.2.1. Загальна схема планування і проведення контрольних заходів органами ДКРС

Завданням аудиту організації та стану контрольно-ревізійної роботи є: надати рекомендації для удосконалення контрольно-ревізійної роботи, підвищення ефективності системи управління державними ресурсами.

Важливо також правильно підібрати групу працівників, які повинні мати аналітичні здібності, розсудливість, комунікабельність, проявляти творчий підхід і здатність виконати поставлене завдання. Кількість посадових осіб органу служби, які залучаються до проведення державного аудиту, визначається з урахуванням ступеня його складності та строків проведення.

За результатами проведеної підготовчої роботи до державного аудиту посадовими особами органу служби складається програма (в двох примірниках), у якій визначаються найменування підконтрольного суб'єкта, тема, період та питання, що підлягають дослідженню.

Програма підписується керівником структурного підрозділу, на якого покладено функцію контролю за здійсненням внутрішньої контрольно-ревізійної роботи підконтрольним суб'єктом та затверджується керівником органу служби або його заступником.

Під час проведення державного аудиту, для повноти дослідження питань, можуть вноситися, за письмовим погодженням з керівником органу служби або його заступником, зміни до програми у порядку її затвердження.

З метою уніфікації результатів дослідження доцільно підготувати до програми табличний матеріал, схеми, визначити конкретні дані для порівняння та аналізу. Доцільно також провести інструктаж з метою акцентування уваги працівників Управління гармонізації внутрішнього фінансового контролю на найважливіших питаннях, які слід дослідити найретельніше.

Для проведення державного аудиту посадовим особам органу служби видається направлення встановленого ГоловКРУ зразка за підписом керівника відповідного органу служби або його заступника, скріплене печаткою органу служби.

Перед початком державного аудиту посадові особи органу служби повинні, під розписку на обох примірниках, вручити керівнику підконтрольного суб'єкта або його заступнику направлення та програму. Якщо керівник підконтрольного суб'єкта або його заступник відмовляється від такого підпису, але не заперечує проти проведення державного аудиту, про це зазначається у вступній частині аудиторського звіту.

2.3 Ознайомлення з порядком проведення контрольних заходів

підрозділами ДКРС

На сьогоднішній день розроблено, проте не затверджено Порядок координації, методичного забезпечення і контролю організації та стану внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (далі - Порядок) відповідно до Порядку проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центрального органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 06.01.2010 № 2. [8]

Цей Порядок установлює процедуру планування, організації, проведення та реалізації державного аудиту та/або державного аудиту окремих питань (далі - державний аудит) організації та стану внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади або окремих питань цієї діяльності, що проводиться органами ДКРС в Україні.

Відповідно до вищезазначеного Порядку, плановим державним аудитом вважається державний аудит, який передбачений в плані роботи органу служби на відповідний період, затвердженому в установленому законодавством порядку.

Плановий державний аудит у підконтрольному суб'єкті здійснюється посадовими особами органу служби не частіше одного разу на календарний рік. Не допускається проведення планового державного аудиту на підконтрольному суб'єкті з тих самих питань та за той самий період, які вже досліджені протягом поточного року органами служби.

Плановий державний аудит у новоствореному підконтрольному суб'єкті проводиться посадовими особами органу служби не раніше ніж через рік з моменту створення такого підконтрольного суб'єкта.

Періодичність проведення планового державного аудиту, не поширюється на державні аудити стану усунення підконтрольним суб'єктом порушень і недоліків, що виявлені органом служби під час попереднього державного аудиту на такому підконтрольному суб'єкті.

Позаплановим державним аудитом вважається аудит, який не передбачений в планах роботи органу служби і може проводиться за рішенням керівника служби її посадовими особами за наявності хоча б однієї з таких обставин:

Ш доручення щодо проведення державного аудиту від Президента України, Верховної ради України, Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів України або депутатського запиту;

Ш звернення органів прокуратури, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, у якому містяться факти, що свідчать про порушення підконтрольними суб'єктами законодавства в частині проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи;

Ш доручення вищого органу служби;

Ш звернення керівника підконтрольного суб'єкта;

Ш звернення громадян, що містять факти, які свідчать про порушення підконтрольними суб'єктами законодавства в частині проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи;

Ш якщо підконтрольний суб'єкт протягом 10 робочих днів від дня отримання письмового запиту органу служби про надання інформації з питань внутрішньої контрольно-ревізійної роботи такої інформації не надав.

Обмеження у підставах на проведення посадовими особами органу служби планового та/або позапланового державного аудиту, визначені цим Порядком, не поширюються на державний аудит, що проводяться після порушення кримінальної справи проти посадових осіб підконтрольних суб'єктів.

Під час державного аудиту посадовими особами органу служби досліджуються:

1. стан усунення недоліків та порушень, виявлених органом служби під час попереднього контрольного заходу;

2. організаційно-правові засади функціонування контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта та його кадрове забезпечення;

3. відповідність діяльності контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта вимогам законодавства;

4. планування внутрішньої контрольно-ревізійної роботи та стан виконання планів;

5. організація та проведення контрольно-ревізійним підрозділом контрольних заходів;

6. якість та повнота документування результатів контрольних заходів, їх результативність та реалізація матеріалів, достовірність звітності про результати проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи;

7. стан взаємодії підконтрольного суб'єкта з органами служби.

Під час державного аудиту окремих питань організації та стану внутрішньої контрольно-ревізійної роботи підконтрольного суб'єкта посадовими особами органу служби досліджуються окремі питання.

Тривалість державного аудиту не повинна перевищувати 30 робочих днів.

Подовження термінів проведення державного аудиту можливе лише за рішенням керівника відповідного органу служби або його заступника на термін, що не перевищує 15 робочих днів.

У разі необхідності, за рішенням керівника органу служби або його заступника, державний аудит може бути призупинений на термін до 30 робочих днів. Про призупинення державного аудиту підконтрольний суб'єкт письмово інформується органом служби, що його проводить. У разі продовження строку планового або позапланового державного аудиту посадові особи органу служби зобов'язані пред'явити керівнику підконтрольного суб'єкта чи його заступнику направлення з продовженим строком проведення такого аудиту.

Посадові особи органу служби зобов'язані поставити підпис в журналі реєстрації контрольних заходів підконтрольного суб'єкта. Факт ненадання підконтрольним суб'єктом журналу фіксується у вступній частині аудиторського звіту.

Керівник підконтрольного суб'єкта має забезпечити посадовим особам органу служби, що проводять державний аудит місце для роботи, створити умови для зберігання документів, користування зв'язком, комп'ютерною, розмножувальною та іншою технікою для виконання посадових обов'язків.

Посадові особи органу служби мають право на свій письмовий запит одержувати від підконтрольного суб'єкта документи та довідкові матеріали, що стосуються його діяльності, необхідні для проведення державного аудиту.

Відповідальність за достовірність інформації та документації, наданої посадовим особам органу служби для дослідження під час проведення державного аудиту, несуть посадові особи підконтрольного суб'єкта, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.

Під час проведення державного аудиту посадовими особами підконтрольного суб'єкта на запит посадових осіб органу служби або за власною ініціативою можуть надаватися письмові пояснення з питань, що виникли під час проведення такого державного аудиту.

У разі, якщо пояснення вимагає посадова особа органу служби, письмовий запит з відповідним переліком питань вручається посадовою особою органу служби посадовим особам підконтрольного суб'єкта, від яких вимагаються пояснення, під їх особистий підпис про отримання.

Пояснення оформляються на ім'я керівника органу служби, або його заступника, який призначив державний аудит, та підписуються посадовою особою підконтрольного суб'єкта, яка їх надає з обов'язковим зазначенням дати. Якщо посадова особа підконтрольного суб'єкта відмовляється від надання письмових пояснень, цей факт фіксується в аудиторському звіті.

Для підтвердження викладених в аудиторському звіті фактів порушень посадові особи органу служби, у разі потреби, отримують від підконтрольного суб'єкта завірені належним чином копії документів, які засвідчують відповідні порушення, і долучають їх до матеріалів державного аудиту.

Якщо керівник підконтрольного суб'єкта чи інші його посадові особи відмовляються від надання завірених копій документів, це зазначається в аудиторському звіті.

Посадові особи органу служби під час проведення контрольних заходів можуть вилучати оригінали документів за умовами та процедурою, передбаченими пунктом 20 Порядку проведення інспектування державною контрольно-ревізійною службою, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.04.2006 № 550.

У разі недопущення посадових осіб органу служби до проведення державного аудиту та ненадання необхідних для дослідження документів, наявності інших об'єктивних і незалежних від органу служби обставин, що унеможливлюють або перешкоджають проведенню державного аудиту, посадова особа органу служби складає акт із зазначенням таких фактів, який підписується та вручається керівнику підконтрольного суб'єкта у тому ж порядку, що й аудиторський звіт.

У разі усунення таких обставин державний аудит за рішенням керівника органу служби може бути завершений у встановленому законодавством порядку. При цьому до його тривалості не входить термін, протягом якого державний аудит фактично не проводився. Інакше, державний аудит не вважається проведеним і орган служби має право вдруге організувати та провести державний аудит на підконтрольному суб'єкті, зокрема у плановому порядку, упродовж того ж календарного року.

Про факти недопущення посадових осіб органу служби до проведення державного аудиту, ненадання необхідних для дослідження документів та інші незалежні від органу служби обставини, що перешкоджають проведенню державного аудиту, орган служби письмово інформує правоохоронні органи для вжиття заходів, передбачених законодавством.

Станом на 29.12.2010 Управлінням завершено 11 аудитів організації та стану контрольно-ревізійної роботи в центральних органах виконавчої влади, а саме: Державному комітеті з питань регуляторної політики та підприємництва; Державному комітеті у справах ветеранів; Державному комітеті з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду; Міністерстві освіти і науки; Державному комітеті з питань технічного регулювання та споживчої політики; Державній митній службі; Державному комітеті статистики; Національному космічному агентстві; Міністерстві промислової політики України; Міністерстві аграрної політики України; Державному комітеті України з ветеринарної медицини.

Крім цього, завершено дослідження стану усунення порушень і недоліків, виявлених державним аудитом організації та стану контрольно-ревізійної роботи в системі Держкомзему, а також перевірку окремих питань викладених у депутатському зверненні народного депутата Г. Задирко в Міністерстві транспорту та зв'язку.

2.4 Узагальнення, документальне оформлення та особливості реалізації

результатів здійснення ревізії підрозділами ДКРС

Документування результатів контрольних заходів за змістом і формою складається з робочих, офіційних, додаткових та супровідних документів.

Робоча документація, складена за результатами контрольних заходів, являє собою допоміжні неофіційні записи, в яких службова особа, що здійснює контрольний захід, фіксує отриману в його процесі інформацію. Робоча документація може бути оформлена у вигляді простих записів, таблиць з групуванням цифрових чи інших даних та їх аналізом тощо.

Робоча документація складається відповідно до теми контрольного заходу, може містити всі або окремі опрацьовані та документовані результати досліджень службової особи, яка здійснює контрольний захід, та повинна сприяти забезпеченню складання офіційної документації.

Після завершення контрольного заходу робоча документація знищується особою, що безпосередньо її склала, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання.

Офіційна документація, складена за результатами контрольних заходів, є основною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою обов'язкові для складання документи. До офіційної документації належать звіти, довідки та протоколи.

Додаткова документація, складена за результатами контрольних заходів, є невід'ємною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою оформлену як додатки (частіше всього у вигляді зведених реєстрів, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації.

Супровідна документація, складена за результатами контрольних заходів, може мати характер:

- офіційної (листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання і громадянами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу);

- неофіційної (внутрішні документи суб'єктів державного фінансового контролю стосовно розгляду або оцінки результатів контрольних заходів).

Загальною вимогою щодо оформлення офіційної та супровідної документації, яка має офіційний характер, складеної за результатами контрольних заходів, є зазначення обов'язкових реквізитів: назви міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; назви виду документа; дати; номера; місця складання; тексту; позначки про наявність додатків; підпису (підписів) уповноважених осіб. [18]

Матеріали контрольного заходу являють собою повну або часткову сукупність офіційної, додаткової та супровідної документації, що має офіційний характер, складеної за результатами контрольного заходу. [9]

Враховуючи, що Управлінням гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю проводяться контрольні заходи у вигляді державного аудиту організації та стану внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади, то за результатами таких контрольних заходів готується аудиторський звіт, невід'ємною частиною якого є протокол погодження.

Результати державного аудиту оформляються аудиторським звітом зі складанням протоколу його погодження, який є його невід'ємною частиною.

Мова аудиторського звіту - державна, стиль - науковий, чіткий, без орфографічних і синтаксичних помилок, послідовність - логічна. Залежно від особливостей і змісту Звіт складають у вигляді тексту, ілюстрацій, таблиць або їх сполучень.

Результати державного аудиту оформляються на паперових носіях і повинні мати наскрізну нумерацію сторінок. На першому титульному аркуші аудиторського звіту зазначається назва документа, дата, реєстраційний номер, місце складання та номер примірника.

У Звіті мають бути розкриті адекватно усі питання, передбачені програмою аудиту.

За структурою Звіт має такі основні частини:

v Загальна частина (перелік скорочень, резюме, вступ).

v Аналітична частина (результати аудиторських процедур, дослідження програмних питань).

v Підсумкова частина (висновки, рекомендації, джерела інформації).

Виходячи з вищесказаного, слід зазначити, що аудиторський звіт повинен містити:

- перелік скорочень та скорочення назв нормативних документів;

- резюме, яке містить стислий зміст результатів аудиту;

- вступ, у якому зазначається: підстава для проведення державного аудиту, тема та період державного аудиту, назва органу служби та підконтрольного суб'єкта, його місцезнаходження, перелік посадових осіб, які проводили державний аудит, та осіб, які відповідали за організацію та стан внутрішньої контрольно-ревізійної роботи у відповідний період, дата початку і закінчення державного аудиту;

- інформацію та висновки в розрізі кожного питання програми із зазначенням (у разі наявності) основних недоліків та порушень актів законодавства з посиланням на їх назву, номер та дату;

- загальні висновки та рекомендації за результатами державного аудиту;

- додатки (перелік законодавчих та нормативних документів, довідкові матеріали, використані під час контрольного заходу тощо).

У разі, якщо контрольно-ревізійні управління в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі здійснюють державний аудит в ході виконання централізованого доручення ГоловКРУ, аудиторські звіти, складені за результатами таких заходів, враховуються ГоловКРУ при складанні зведених (узагальнених) результатів державного аудиту в системі відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

За результатами розгляду підконтрольним суб'єктом аудиторського звіту складається протокол погодження, який підписується посадовими особами органу служби, які проводили державний аудит, керівником підконтрольного суб'єкта, або одним з його заступників, який координує діяльність контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта, та керівником контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта.

Аудиторський звіт та протокол його погодження складаються у трьох примірниках: перший - для органу служби, другий - для підконтрольного суб'єкта, третій - для передачі правоохоронним органам у випадках, передбачених законодавством.

Для унеможливлення підробки примірники аудиторського звіту візуються посадовою особою органу служби, що проводила аудит, на кожній сторінці.

Перший і третій примірники результуючого документу та протоколу його погодження надаються для ознайомлення керівнику підконтрольного суб'єкта та керівнику контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта у строк не пізніше ніж 10 робочих днів після закінчення терміну, передбаченого у направленні для проведення державного аудиту, одним із таких способів:

а) особисто під розписку керівнику контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта;

б) через канцелярію (діловодну службу) підконтрольного суб'єкта з відміткою на примірнику аудиторського звіту органу служби про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції підконтрольного суб'єкта та підписом працівника канцелярії (діловодної служби), який здійснив реєстрацію.

Керівник підконтрольного суб'єкта та керівник контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта зобов'язані ознайомитися з аудиторським звітом та у разі погодження з викладеними в ньому фактами підписати протокол його погодження. У разі наявності заперечень (зауважень) щодо змісту аудиторського звіту керівник підконтрольного суб'єкта та керівник контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта підписують протокол його погодження із запереченнями (зауваженнями).

Після надходження від підконтрольного суб'єкта першого і третього примірників аудиторського звіту та підписаного його керівником та керівником контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта протоколу погодження, у тому числі підписані із запереченнями (зауваженнями), посадова особа органу служби не пізніше наступного робочого дня з дати їх отримання видає підконтрольному суб'єкту другий примірник аудиторського звіту та протоколу його погодження.

У разі ненадходження до органу служби підписаних примірників протоколу погодження та аудиторського звіту протягом установленого строку посадові особи органу служби засвідчують це актом про відмову від підпису, що складається у трьох примірниках, один з яких видається керівнику підконтрольного суб'єкта та керівнику контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта одним із вищенаведених способів.

У разі, якщо протягом 3 робочих днів після отримання акта про відмову від підпису підконтрольний суб'єкт не повернув органу служби примірники підписаного протоколу погодження та аудиторського звіту, посадові особи органу служби у визначених законодавством випадках надсилають до правоохоронних органів акт про відмову від підпису, належним чином завірену копію другого примірника аудиторського звіту та долучають оригінал цього примірника до матеріалів державного аудиту.

У разі підписання протоколу погодження із запереченнями (зауваженнями) керівник КРП підконтрольного суб'єкта за підписом керівника підконтрольного суб'єкта у строк не пізніше ніж 5 робочих днів після повернення органу служби примірників протоколу погодження та аудиторського звіту повинен подати йому письмові заперечення (зауваження).

Рішення про розгляд заперечень (зауважень) до аудиторського звіту, що надійшли з порушенням установленого строку, приймає керівник служби або його заступник. З метою уточнення викладених у запереченнях (зауваженнях) до аудиторського звіту фактів посадові особи органу служби мають право вимагати від підконтрольного суб'єкта необхідних для перевірки документів та додаткових пояснень.

Письмовий висновок на заперечення (зауваження) надається керівнику підконтрольного суб'єкта за підписом керівника органу служби або його заступника не пізніше ніж через 15 робочих днів від дня їх отримання. Заперечення (зауваження) до аудиторського звіту та висновки на них долучаються до матеріалів державного аудиту.

Після підписання протоколу погодження посадова особа органу служби забезпечує реєстрацію аудиторського звіту в журналі реєстрації контрольних заходів, форма якого визначається ГоловКРУ.

Реалізація результатів державного аудиту здійснюється:

§ під час державного аудиту за усними рекомендаціями посадових осіб органу служби, які надаються підконтрольному суб'єкту щодо невідкладного вжиття заходів для забезпечення усунення та запобігання у подальшому виявлених порушень законодавства;

§ після підписання протоколу погодження без заперечень (зауважень) або складання акта про відмову від їх підписання. У такому випадку посадова особа органу служби у строк не пізніше ніж через 10 робочих днів після реєстрації аудиторського звіту направляє на ім'я керівника підконтрольного суб'єкта письмові рекомендації щодо усунення виявлених порушень законодавства із зазначенням строку зворотного інформування;

§ після підписання протоколу погодження із запереченнями (зауваженнями) або у разі ненадання підконтрольним суб'єктом письмових заперечень (зауважень) до протоколу погодження. У такому випадку посадова особа органу служби у строк не пізніше ніж через 5 робочих днів після надіслання висновків на такі заперечення (зауваження) або закінчення відповідного строку, направляє на ім'я керівника підконтрольного суб'єкта письмові рекомендації щодо усунення виявлених порушень законодавства із зазначенням строку зворотного інформування.

За рішенням керівника органу служби про результати державного аудиту, яким виявлено порушення законодавства, посадові особи органу служби інформують відповідні органи державної влади, місцевого самоврядування, органи управління або правоохоронні органи.

Про усунення виявлених державним аудитом порушень законодавства і недоліків в організації і проведенні внутрішньої контрольно-ревізійної роботи підконтрольний суб'єкт у строк, визначений органом служби при надісланні рекомендацій, повинен інформувати орган служби з поданням завірених копій розпорядчих та інших документів, що підтверджують усунення порушень.

2.5 Заходи, які спрямовані на запобігання порушення в майбутньому

Одним з важливих напрямів роботи органів ДКРС є попередження фінансових порушень. Фактично всі основні нормативні документи, що регламентують діяльність органів ДКРС, прямо передбачають здійснення заходів по попередженню фінансових порушень. Проте і цілий ряд інших контрольних дій мають безпосереднє відношення до цього напряму роботи.

З метою попередження правопорушень органи ДКРС здійснюють :

1. Забезпечення відкритості процесу планування контрольно - ревізійної роботи. Цей напрям є найменш регламентованим та слабо застосовується в ДКРС. Проте, доведення в засобах масової інформації даних хоча б про основні напрями роботи на півріччя того чи іншого КРУ або КРВ в певній мірі стимулювало б відповідних керівників до більш жорсткого самоконтролю фінансової та господарської діяльності.

Забезпечення періодичності (систематичності) контролю підконтрольних установ. Систематичне здійснення перевірок сприяє підвищенню знань посадовими особами об'єктів контролю, а відповідно зменшенню числа помилок, які приводять до порушень. Розуміння того, що через певний час діяльності в обов'язковому порядку будуть проведені контрольні заходи, також стимулює до недопущення порушень.

Забезпечення розгляду матеріалів ревізій, перевірок та аудиту органами державної влади з прийняттям відповідних рішень.

Здійснення цих заходів дозволяє керівникам, що приймають участь в розгляді, зробити відповідні висновки щодо власної фінансової та господарської діяльності.

Висвітлення контрольно-ревізійної роботи в цілому та результатів окремих контрольних заходів в засобах масової інформації.

Даний напрям сприяє усвідомленню неминучості покарання за допущені порушення. Для підвищення ефективності фінансового контролю особливу увагу приділено його профілактичній спрямованості, зокрема оприлюдненню результатів контролю через засоби масової інформації, в тому числі через проведення брифінгів та прес-конференцій. Значний масив інформації подається також у всеукраїнському журналі „Фінансовий контроль”.

Органами ДКРС забезпечено регулярне інформування Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, Міністра фінансів України та органів виконавчої влади про стан досліджених фінансово-економічних процесів, чинники, які призводять до порушень фінансової дисципліни та неефективного управління фінансовими і матеріальними ресурсами держави, з обов'язковим наданням пропозицій стосовно подолання цих негативних явищ.

Участь органів ДКРС в заходах по підвищенню рівня знань працівників бюджетної сфери з фінансових питань. Реалізація даного напряму може здійснюватися, як через участь керівників органів ДКРС у відповідних нарадах, семінарах, так і шляхом підготовки та розповсюдження, в особливості через пресу, роз'яснень чи рекомендацій з дотримання фінансової дисципліни в бюджетній сфері.

Рівень професійності здійснення бюджетного контролю великою мірою залежить від того, чи правильно працівники органів державного фінансового контролю трактують проведені підконтрольними об'єктами господарські операції і чи правильно окремі з них віднесено до правопорушень.

Аналітична робота щодо виявлення причин, які призводять до порушень фінансової та бюджетної дисципліни, злочинів у сфері економіки, розроблення і внесення пропозицій щодо змін у чинному законодавстві.

Отже, належне виконання всіх вказаних вище положень безумовно сприяє попередженню фінансових порушень. Проте, увага контролерів повинна зосереджуватися не лише на своєчасному викритті негативних явищ, але й на підготовці конкретних пропозицій по їх попередженню, усуненню причин і умов, які їм сприяють, та забезпеченні повного відшкодування заподіяних державі збитків.

2.6 Робота у підрозділі інформаційних технологій

Інформаційні технології сприяють вдосконаленню та полегшенню роботи установ з розгалуженою структурою, тому забезпечення ДКРС розробками новітніх інформаційних технологій є важливим елементом на шляху до покращення діяльності служби.

З даною метою в ГоловКРУ України функціонує Управління інформаційних технологій (далі - УІТ), що є самостійним структурним підрозділом ГоловКРУ України і безпосередньо підпорядковане заступнику Голови ГоловКРУ.

До складу даного Управління входять: відділ супроводження технологічного та програмного забезпечення та відділ телекомунікаційного забезпечення та технічного захисту інформації.

Основним завданням Управління є забезпечення функціонування та розвиток єдиної інформаційно-аналітичної системи (ЄІАС) органів державної контрольно-ревізійної служби, зокрема:

1) організаційне забезпечення функціонування ЄІАС;

2) розробка, впровадження та супроводження програмного забезпечення;

3) телекомунікаційне забезпечення;

4) технічний захист інформації;

5) забезпечення засобами обчислювальної техніки.

Окрім того, УІТ відповідно до покладених на нього завдань здійснює: розробку та впровадження інформаційної програмно - технічної, методичної та матеріальної бази ЄІАС та її окремих підсистем; збір від органів ДКРС, зберігання та обробку електронної інформації, ведення центральної бази даних ЄІАС органів ДКРС; визначення порядку доступу до інформаційних ресурсів ЄІАС та їх використання; визначення порядку обліку і використання засобів обчислювальної техніки та програмних продуктів; участь у ревізіях та перевірках установ і організацій, в яких застосовується обчислювальна техніка, автоматизовані системи бухгалтерського обліку і фінансової звітності, та з питань, пов'язаних із застосуванням обчислювальних систем тощо.

Діяльність УІТ здійснюється на підставі планів контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ та Управління. Покладення на Управління обов'язків, що не стосуються питань інформаційних технологій, не допускається.

Одним із першочергових завдань даного структурного підрозділу є управління ЄІАС органів ДКРС.

Єдина інформаційно-аналітична система (далі - ЄІАС) органів ДКРС - це сукупність інформаційних ресурсів органів ДКРС і комплекс організаційного, нормативно-правового та технологічного забезпечення, за допомогою якого реалізується державна політика щодо їх створення, користування, зберігання та поширення з урахуванням вимог національної безпеки.

Основними складниками єдиної ЄІАС органів ДКРС є такі інформаційні ресурси:

1) технічне забезпечення (сервери, робочі станції, локальні обчислювальні мережі, принтери, тощо);

2) загальносистемне (операційні системи та системи управління базами даних) і прикладне програмне забезпечення;

3) засоби телекомунікації і зв'язку (як транспортна інфраструктура ІАС ДКРС зараз використовується мережа Інтернет);

4) комплексна система захисту інформації.

Інформаційні ресурси використовуються під час реалізації всіх основних операційних процесів, рівень автоматизації яких можна охарактеризувати складом функціональних підсистем ІАС ДКРС.

Архітектура ІАС ДКРС - це комплекс технічних, інформаційних і системних програмних рішень для прикладного інжинірингу, який забезпечує економічну та технічно раціональну реалізацію вибраної системи процесів діяльності за рахунок відповідного поєднання централізованої обробки даних у центральній базі даних (ЦБД) і розподіленої обробки в БД регіонального та районного рівнів.

Потрібний рівень технологічності (простоти підтримки та супроводження) досягається завдяки:

- трирівневій архітектурі реалізації системи, яка дає змогу суттєво зменшити кількість одиниць підтримки та супроводження, а саме не більше двох серверів (БД і застосувань) на кожне управління;

- реляційній розподіленій БД, яка становить єдиний центральний репозиторій, через який здійснюється підтримка та супроводження логічної та фізичної структур БД, причому персонал на регіональному рівні відповідає лише за технічну підтримку, що дає змогу зменшити його чисельність;

- використанню прикладного програмного забезпечення (ППЗ) з використанням CASE-технології, яка забезпечує простоту підтримки та супроводження актуальної документації, роль якої виконує репозиторій CASE;