2. Система управленческой отчетности

Создание системы управления финансами должно сопровождаться разработкой системы управленческой отчетности, которая должна давать четкую картину деятельности компании и обеспечивать возможность осуществлять активное руководство ее деятельностью.

Система управленческой отчетности-- один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возможностей информационной и технической служб, а с другой стороны -- получить эти сведения оформленными надлежащим образом, т. е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

Кроме того, система управленческой отчетности -- это результат деятельности любой системы управленческого учета или, иначе говоря, продукт ее деятельности, то, для чего она создается на предприятии.

При формировании системы управленческой отчетности требуется:

- определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;

- составить схему формирования управленческих отчетов, определить владельцев исходной информации;

- наделить ответственного полномочиями координатора, т. е, административно разрешить ему получение информации у ее владельцев;

- определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Системы управленческого учета можно определить как различные формы организации учета (счетоводства). Процесс разработки и функционирования систем управленческого учета подвержен влиянию многих факторов. Среди них можно выделить следующие: организационные и технологические особенности, применяемые технологии обработки данных, потребность в управленческой информации, экономические возможности создания и функционирования таких систем. Системы управленческого учета направлены на формирование различной информации. При этом применяются разнообразные способы обработки данных и уровень измерения информации. Предлагаемая классификация систем управленческого учета отражена на рисунке 1.

Считается, что минимальный набор управленческой отчетности следующий:

· Отчет о движении денежных средств;

· Отчет о запасах сырья и готовой продукции;

· Отчет о дебиторской задолженности;

· Отчет о кредиторской задолженности;

· Отчет о продажах;

· Отчет о произведенной продукции;

· Отчет о закупках.

Взятые вместе эти отчеты могут помочь составить относительно полную картину.

Внедрение конкретной формы отчетности проводится в три основных этапа.

Первый этап -- это анализ необходимой информации с целью подтверждения возможности получения этого документа. Формы могут подвергаться правке, т. е. изменяться по внешнему виду, по формам представления информации. Это считается достаточно незначительным элементом общей работы по внедрению управленческой отчетности. Как правило, первый этап проводится по бухгалтерским регистрам, и факт отсутствия в них информации, необходимой для управления можно считать естественным. В этом случае необходимо определить источники получения необходимой информации, которые могут находиться в функциональных подразделениях, например, отдел продаж или отдел закупок, производственные отделы и т. д. Особенно важно проанализировать сам факт наличия необходимой информации. Например, может возникнуть ситуация, что существующие формы первичных документов не имеют реквизитов, необходимых для получения соответствующего отчета. В этом случае следует провести работу по доработке этих форм либо внедрению системы дополнительного учета данных форм первичного документа. Хоти чаще всего первичные документы содержат необходимый объем информации. Но эта информация не обрабатывается в виде управленческой отчетности. В этом случае необходимо определить форму соответствующих отчетов, назначить ответственных за их получение и обязать владельцев этой информации предоставлять эти отчеты в установленное время.

Второй этап -- это этап просмотра всех учетных регистров и учетной практики предприятия, сориентированный на то, чтобы информация, которая соответствует основной управленческой отчетности, оперативно и постоянно необходимая предприятию, а также отчетность, необходимая для стратегического анализа деятельности, были отражены в учетных регистрах. Для того чтобы получить информацию учетных регистров, необходимо несколько модифицировать аналитический учет, чтобы необходимая информация отражалась в нем постоянно.

Третий этап -- создание автоматической системы формирования управленческой отчетности. Это возможно при наличии после приобретения соответствующего программного обеспечения. На этот счет существует ряд рекомендаций:

* при выборе системы финансового управления необходимо, чтобы она имела развитую систему аналитического учета, причем, чтобы она позволяла производить автоматизированное формирование аналитических проводок на основании реквизитов первичных документов;

* центры затрат должны иметь сквозную аналитику, общую для ряда счетов; иметь механизмы распределения средств, накопленных на одном аналитическом счете, на другие; иметь механизм бюджетирования и другие инструменты управления;

- крупные предприятия должны располагать специальными функциональными модулями, обеспечивающими отслеживание движения материальных потоков в процессе производства, накопление рабочими центрами прямых и косвенных затрат.

Внутренняя управленческая отчетность составляется, прежде всего, для управляющего, несущего ответственность за достижение целей, и уже во вторую очередь для его начальника.

Отчет управленческого учета включает следующие обязательные элементы:

· наименование отчета;

· дату составления отчета;

· период, за который составлен отчет (за исключением отчетов с информацией на определенную дату);

· содержательную часть отчета: наименования и значения показателей, характеризующих объект (объекты) учета;

· наименование ответственного исполнителя (должность, ФИО);

· подпись ответственного исполнителя.

Отчеты управленческого учета подразделяются на обязательные и дополнительные. Обязательные отчеты составляются на регулярной основе. Состав обязательных отчетов, их пользователи, периодичность составления, форматы содержательной части определяются стандартами управленческого учета.

Указанный в соответствующих стандартах управленческого учета период, за который составляется отчет, является минимальным периодом, за который этот отчет может быть составлен. При возникновении потребности составления отчета за более продолжительный период (укрупнение масштаба), он устанавливается пользователем учетной системы. Формирование отчета осуществляется учетной системой автоматически, при условии, что установленный пользователем период состоит из целого числа минимальных отчетных периодов.

Недостатки внутренней отчетности, типичные при традиционных подходах к организации внутреннего контроля, состоят в том, что основной упор делается на ошибки вместо того, чтобы дать управляющим ориентированную информацию, позволяющую предпринимать эффективные действия. В результате обратная связь оказывается направленной на проведение ревизий и поиски упущений, возвращает управляющего к прошлым событиям и операциям, формирует данные о том, что уже не поддается исправлению, ограничивает возможности действовать с перспективой.

Наиболее распространенные недостатки внутренней отчетности следующие:

1) информация обобщается главным образом для контроля объема продаж или определения издержек и не связана с потребностями отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек;

2) информация, обобщаемая в отчетности, адресуется не тем лицам, часто даже не управляющему, находящемуся на передовой линии хозяйственной деятельности, а его начальнику или руководителю;

3) в отчетности содержится информация по общим вопросам, что затрудняет принятие решений на конкретных направлениях;

4) отчетность изобилует избыточной информацией, в результате чего управляющий вынужден сортировать данные в поисках тех, что ему действительно необходимы для управления. Многим организациям, оснащенным современным компьютерным оборудованием, приходится иметь дело с отсталым, неподготовленным персоналом, -что усугубляет данную проблему.

3. Требования, предъявляемые к отчетности

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета.

Перечислим формальные требования к внутренней отчетности с краткими пояснениями:

· целесообразность - информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;

· объективность и точность - внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;

· оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;

· краткость - в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;

· сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

· адресность - внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;

· эффективность - издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.

Требования к содержанию отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Менеджеры должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.

Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями руководителей и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т.п.

Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

-гибкая, но единообразная структура;

-понятность и обозримость информации;

-оптимальная частота представления;

-пригодность для анализа и оперативного контроля;

-непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.

Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организац Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями руководителей и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т.п.

контроль управленческий отчетность финансовый

4. Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления

Основными пользователями управленческой отчетности являются:

* менеджеры всех иерархических уровней предприятия;

* персонал коммерческой организации.

Факт ведения учета и отчетности по центрам ответственности повышает дисциплину и ответственность менеджера. Информация внутренней отчетности необходима для принятия управленческих решений по вопросам, касающихся оценки деятельности центров ответственности менеджерами вышестоящих уровней; выявления тенденций развития центров ответственности; недостатков и положительных моментов в их деятельности. Внутренняя отчетность является информационным обеспечением управленческих решений и по оптимизации деятельности предприятия в целом. Например, отчетность по центрам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли предприятия и оценить риск новых капитальных вложений.

Ознакомление персонала предприятия с данными управленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положении.

Так как управленческая отчетность, сегментов имеет двойственный характер, т. е. это одновременно и внешняя и внутренняя отчетность. Поэтому она предназначена как внутренним пользователям, к которым принято относить вышеперечисленных менеджеров всех уровней предприятия и персонал коммерческой организации, так и внешним пользователям, к числу которых относятся финансовые аналитики. Они работают по найму потенциальных инвесторов, партнеров и кредиторов и должны предоставлять заказчикам информацию о прогнозе развития конкретных сегментов, о сравнении прибыльности по отдельным сегментам, о риске вложения капитала в данный сегмент. В качестве основной перед аналитиками ставиться задача о понимании того, как выделяются сегменты и каков прогноз их развития.

Сроки предоставления и периодичность управленческой отчетности -- также весьма важный параметр, существенно влияющий на результативность всей системы.

Периодичность составления управленческой отчетности -- вопрос индивидуальный. Однако общим критерием выбора периодов составления отчетности является своевременность принятия по данным отчетности управленческих решений, т. е., когда управленческие решения способны в начальной стадии предотвратить развитие негативных тенденций, или наоборот, способствовать развитию позитивных тенденций. Так как на нижних уровнях роль оперативности принятия управленческих решений выше, чем на верхних, периоды представления отчетности на нижних уровнях значительно короче.

С некоторой степенью условности можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учета и предоставления практически всей отчетности на предприятии:

* краткосрочная отчетность;

* среднесрочная отчетность;

* периодическая (стратегическая или долгосрочная) управленческая отчетности.

Краткосрочной считается отчетность, которая предоставляется наиболее часто: ежедневная и еженедельная. Однако на некоторых предприятиях, очень редко, в связи со спецификой производства и размером самого предприятия, в качестве краткосрочной выступает ежемесячная отчетность. Такая отчетность иногда называется оперативной, что несколько не правильно.

Оперативной считается отчетность, которая фиксирует регистрацию первичных хозяйственных документов по функциональным подразделениям. Краткосрочная отчетность,-- это предоставление информации первичных документов в тех или иных срезах, т. е. эта информация, которая наиболее актуальна для предприятия и отражает важные и динамические стороны его деятельности. Также она может отражать те стороны деятельности предприятия, к которым оперативный учет не имеет никакого отношения. Например, содержит статистически обработанную или расчетную информацию. Основными пользователями такой отчетности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Именно они должны принимать управленческие решения на основе данной информации.

Второй временной период -- это среднесрочный. Управленческая отчетность этой группы составляется с периодичностью от раза в неделю до раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе, как правило, показатели деятельности предприятия им обязательно содержит данные прогнозирования на следующий период. Например, анализируя себестоимость раз в месяц, можно делать прогнозы изменений себестоимости продукции на следующий месяц в соответствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектующие, т. е. отслеживать изменения восстановительной стоимости сырья. Впоследствии на основе данных этой отчетности можно попытаться спрогнозировать изменения цен на произведенную продукцию и на основе полученных данных показать изменения ее рентабельности. Потребителями такой отчетности являются менеджеры более высокого уровня: руководство предприятия, менеджеры высшего звена. Так как многие решения, которые принимаются на основе управленческой отчетности, составленной в среднесрочный период, могут оказать существенное влияние на всю деятельность предприятия.

Долгосрочная управленческая отчетность, которая составляется с периодичностью от раза в месяц до раза в полгода. Она составляется для целей установления связи с финансовой отчетностью, чтобы показать изменения и взаимосвязи между управленческими показателями и отчетными данными. В западной практике такая отчетность составляется довольно редко -- раз в год. Это связано с тем, что финансовая отчетность сдается раз в год. В российской практике в связи с системой квартальной финансовой отчетности, долгосрочная управленческая отчетность является чисто стратегическим, аналитическим инструментом, так как реагировать на изменение ситуации необходимо с периодичностью раз в квартал, в соответствии с периодичностью финансовой отчетности.

В соответствии с этим огромное значение в российской практике приобретает краткосрочная управленческая отчетность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в налоговом планировании.

Периодичность составления внутренней отчетности определяет само предприятия и для каждой однородной группы центров ответственности и сегментов индивидуально. При этом важно иметь четкий график представления отчетности.

5. Сравнение управленческой и финансовой отчетности

В финансовом и управленческом учетах есть некоторые сходства и различия, что бы их выявить сравним оба учёта по следующим признакам.

Цель учета. Целью финансового учета является составление финансовой отчетности, предназначенной как для внутренних, так и для внешних пользователей. Управленческий учет занимается сбором и подготовкой данных, необходимых для планирования, управления и контроля на конкретном предприятии, т. е. для своих нужд.

Объекты отчетности. В финансовом учете отчетность охватывает деятельность всего предприятия. В управленческом учете отражается информация отдельных подразделений, отделов, цехов, центров ответственности и т. д.

Финансовые отчеты составляются на основе общепринятых принципов учета (ГААП, МСФО, НСБУ) и по стандартным формам отчетов (баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о денежных потоках и др.). В управленческом учете администрация может использовать те принципы бухгалтерского учета, которые она считает полезными при подготовке информации для принятия решений, не заботясь о том, насколько формы отчетов соответствуют общепринятым формам.

Временные рамки информации

Финансовые отчеты отражают информацию об уже свершившихся в прошлом фактах, тогда как управленческий учет нацелен в основном на будущее и использует информацию, как прогнозного характера, так и информацию о прошлых событиях.

Частота подачи информации

Финансовые отчеты публикуются строго периодически, в то время как информация из управленческого учета может запрашиваться администрацией немедленно, как только появляется необходимость.

Масштабы информации. Отчетность, составленная на основе финансового учета, имеет обобщающий характер, так как охватывает деятельность всего предприятия. С другой стороны, управленческий учет предоставляет информацию специального назначения, используемую для определенных, более узких целей.

Пользователи информации. Отчеты, подготовленные специалистами в области финансового учета, традиционно предназначены для внешних пользователей, которые подразделяются на пользователей, проявляющих прямой финансовый интерес к учетной информации предприятия, и пользователей с косвенным финансовым интересом. Внешними пользователями могут быть как юридические, так и физические лица.

К группе пользователей, имеющих прямой финансовый интерес, относятся существующие и потенциальные инвесторы, поставщики основных средств и производственных запасов, покупатели, банки, наемные работники и прочие кредиторы.

- Инвесторы должны знать, насколько надежен партнер, чтобы с наибольшей долей вероятности оценить риск вложения средств в другую компанию и экономическую отдачу от своих капитальных вложений.

-Поставщики заинтересованы в информации о платежеспособности, ликвидности предприятия, которому они поставляют продукцию или оказывают услуги. При этом в отличие от банков и других заимодавцев они заинтересованы в информации о деятельности фирмы в течение более короткого периода времени.

- Покупатели хотят иметь информацию о деятельности предприятия-контрагента, особенно если они связаны с ним длительное время.

- Банки заинтересованы в информации, которая позволяла бы им определить финансовую дисциплину предприятия, будут ли погашены ссуды и уплачены проценты по ним в срок.

- Наемных работников интересует информация о надежности положения и прибыльности предприятия, на котором они работают, а также его способность обеспечить им стабильную занятость, определенные социальные блага, пенсии...

Периодичность отчетности. Финансовый учет характеризуется периодичностью составления отчетности. Детализированные финансовые отчеты публикуются один раз в год, в менее подробном изложении -- один раз в квартал, в полугодие. Отчеты по управленческому учету могут составляться ежемесячно, еженедельно, ежедневно, но строгой периодичности при этом не соблюдается. Самое главное, чтобы информация была получена своевременно при первой необходимости.

Сроки представления отчетности пользователям. В связи с тем, что финансовая отчетность должна быть выверена и проверена аудиторами, на это уходит дополнительное время, поэтому ннешние пользователи получают ее через несколько недель и иногда месяцев. Оперативные отчеты по управленческому учету содержат информацию, требующую немедленных действий.

По времени отражения и объективности. Информация, содержащаяся в финансовых отчетах, отражает операции, которые уже совершены, поэтому она носит объективный характер и может быть подвергнута проверке. Например, 100 бухгалтеров различных предприятий должны отразить в главной книге хозяйственные операции по выплате заработной платы, оплате кредитных платежей, получению выручки от покупателей; при этом все бухгалтерские записи должны быть одинаковыми у каждого бухгалтера. В случае рассмотрения какой-либо проблемы в области управленческого учета 100 специалистами может быть получено 10, 20 п более различных решений. Это говорит о том, что информация в управленческом учете имеет субъективный и вероятностный характер, в большей степени направленный в будущее.

К группе пользователей, имеющих прямой финансовый интерес, относятся существующие и потенциальные инвесторы, поставщики основных средств и производственных запасов, покупатели, банки, наемные работники и прочие кредиторы.

В управленческом учете гораздо больше внимания уделяется не денежным показателям, в том числе и таким, которым просто нет места в финансовом учете. Например, цветность тиража газеты, от которой зависит его себестоимость.

В управленческом учете в гораздо больших объемах используются аппарат высшей математики, методы математической статистики, различные методы анализа.

В управленческом учете в гораздо большем объеме исследуются различные сегменты деятельности предприятия, а не предприятие в целом.

Ответственность. За неправильное ведение финансового учета на предприятие могут быть наложены штрафные санкции со стороны налоговой инспекции, других налоговых органов. В связи с искажением отчетности внешние пользователи вправе обратиться в судебные органы. Данные управленческого учета не предназначены для широкой общественности. В случае совершения ошибок ответственность перед руководством предприятия несет исполнитель, менеджер.

Для выявления сходства и различий между управленческой и финансовой отчетностью сравним их в таблице №1.

Таблица№1 Сравнение управленческой и финансовой отчетности:

Заключение

При выполнении курсовой работы удалось выяснить, что определяющим фактором формирования системы управленческого учета в организации является ее экономическая эффективность, те выгоды, которые оно получит от наличия системы учета за счет повышения качества принимаемых управленческих решений. Внедрение и использование системы управленческого учета считается оправданными тогда, когда полученный в результате положительный эффект превосходит требуемые для создания такой системы затраты.

В ходе выполнения курсовой работы были решены задачи поставленные перед ней:

- изучены понятие и цели создания управленческой отчетности;

- рассмотрена система управленческой отчетности;

- изучены требования к управленческой отчетности;

- рассмотрены пользователи управленческой отчетности;

-сравнена управленческая и финансовая отчетность.

В результате можно сделать следующие выводы:

1) Управленческая отчетность-- внутренняя отчетность, т. е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам. Целью составления управленческой отчетности является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров.

2) Система управленческой отчетности -- это результат деятельности любой системы управленческого учета или, иначе говоря, продукт ее деятельности, то, для чего она создается на предприятии.

3) Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета.

4) Основными пользователями управленческой отчетности являются:

* менеджеры всех иерархических уровней предприятия;

* персонал коммерческой организации.

5) В результате сравнения управленческой и финансовой отчетности мы выяснили некоторые сходства и различия представленные в таблице №1.

Список литературы

1. Федеральный закон от 21. 11. 96 М129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2. Приказ Минфина РФ "О формах бухгалтерской отчетности организации" от 22.06.2003 №67н.

3. Сиденко И.К. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Курс лекций. СПб., 2008.

4. Аврова И.А. Управленческий учет. -- М.: Бератор-Пресс. - 2003.

5. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и пер. -- М.; ИКФ Омега-Л: Высш. Шк., 2002. - 528 с.

6. Гущина И.Э. Управленческий учет: основы теории и практики: Учебное пособие. -- М.: КНОРУС. 2004. -- 192с.

7. Керимов В.Э. Об организации управленческого учета // Бухгалтерский учет. -- 2003. -- № 14.

8. Палий В.Ф. Управленческий учет -- система внутренней информации // Бухгалтерский учет. -- 2003. -- № 2.

9. Попова Л.В., Маслова И.А., Маслов Б.Г. О внедрении управленческого учетам/Бухгалтерский учет. -- 2003. - № 19.

10. Соколов Я.В., Пятое М.Л. Управленческий учет: как его понимать // Бухгалтерский учет. -- 2003. -- № 7.

11. Адамов Н., Адамова Г. Внутренняя управленческая отчетность: принципы, виды и методы составления // Финанс. газ. Регион. вып. - 2007. - № 30.

Приложение

Задание

На предприятии, занимающемся перевозкой грузов по городу, имеется 10 автомобилей марки ЗИЛ, стоимостью 70000 рублей каждый. Грузоподъемность каждого автомобиля 4 тонны. В результате анализа сменного использования автомобилей выяснилось, что они распределяются по сменам так, как это указано в табл. 1.