Облік неопераційних витрат на підприємстві

- вибрати або створити комплект звітних бланків, що необхiднi саме у роботі;

- друкувати бланки первинно документації;

- використовувати бухгалтерський календар з планувальником роботи.

Використовуючи програмний комплекс “БЕСТ-ЗВIТ ПЛЮС” можна:

- готувати звіти до:

- податкової iнспекцiї;

- статистичних органів;

- пенсійного фонду; фондів соціального страхування;

- комiсiї по цінним паперам;

- інших державних органів;

- самостійно проводити камеральну перевірку своєї звiтностi;

- друкувати свої звіти;

- формувати спецiальнiй файли із звiтнiстю в електронному вигляді;

- пересилати звiтнiсть засобами електронної пошти;

- проводити обмін звітами між системами, встановленими на різних комп'ютерах;

- організувати корпоративний обмiн звітами;

- виконувати консолiдацiю звітної iнформацiї;

- ознайомитись з основними нормативними документами;

- вибрати або створити комплект звітних бланків, що необхiднi;

- друкувати бланки первинної документації;

- використовувати бухгалтерський календар;

- імпортувати дані з інших систем бухгалтерського обліку та управління підприємством.

Не зважаючи на те, що система призначена для локального встановлення та не працює в мережевому режимі (доступ до баз даних здійснюється лише монопольно), в системі передбачені механізми, що дозволяють організувати роботу бухгалтерії таким чином, щоб окремий користувач (бухгалтер) міг готувати документи, а головний бухгалтер приймав остаточні рiшення та формував пакети звiтностi.

Яким же чином відбувається розподілений документообіг?

Перш за все необхідно встановити програмний комплекс “БЕСТ-ЗВIТ ПЛЮС” на робочих місцях виконавців. Необхідно, щоб робочі місця були пiдключенi до комп'ютерної мережі та мали власні адреси електронної пошти.

На всіх робочих станціях “БЕСТ-ЗВIТ ПЛЮС” виконавців в модулі “Адресна книга” необхідно внести адресу електронної пошти головного бухгалтера, в адресній книзі головного бухгалтера повинні бути адреси всіх виконавців.

Для подальшої роботи пропонується наступний механізм:

- Головний бухгалтер, керуючись iнформацiєю вбудованого планувальника та своїми професійними знаннями, вибирає бланки звiтностi для конкретного виконавця, створює пусті документи, формує з них пакети та розсилає їх виконавцям.

- Виконавець отримує документи засобами електронної пошти.

- Оскільки отримані бланки отримують статус таких, що не підлягають редагуванню, виконавець створює їх копії та працює з ними (заповнює їх).

- Із заповнених звiтiв виконавець формує пакет та надсилає його головному бухгалтеру.

- Головний бухгалтер отримує документи засобами електронної пошти та перевіряє їх.

- В разі, якщо звіти задовольняють головного бухгалтера, він вносить їх до пакету звітності, що надсилається до державного органу.

У випадку, якщо отриманий документ не задовольняє головного бухгалтера, він може або вiдiслати його назад на доопрацювання, або, створивши його копію, відредагувати власноруч.

У випадку, коли комп'ютери установи не об'єднані в спільну мережу, передача пакетів може здійснюватись безпосередньо на дискетах.

Методика корпоративного документообігу, коли інформація передається, наприклад, від фiлiй до головної органiзацiї, не відрізняється від організації внутрішнього документообігу

Процес ведення бухгалтерського обліку на підприємстві представляє собою сукупність інформаційних і контрольно-організаційних операцій. До інформаційних операцій відносяться операції збору, реєстрації, передачі, зберігання та обробки даних. Контрольно-організаційні операції зв'язані з контролем та використання інформації, отриманої в результаті виконання інформаційних операцій, та займають найбільш вагоме місце в роботі бухгалтерського апарату, що являється відображенням сутності бухгалтерського обліку як функціональний управлінської роботи.

Інформаційні операції облікового процесу поділяються на дві нерозривні стадії:

1. Первинний облік.

2. Систематизація даних та узагальнення даних первинного обліку.

Первинний облік включає операції збору, реєстрації та передачі звітних даних. Стадія узагальнення включає операції зберігання та обробки звітних даних.

Задачі обліку витрат інформаційно зв'язані із суміжними частинами обліку та підсистемними інформаційними системами підприємства. Лише незначна по об'єму вихідна інформація формується на основі первинних документів.

Наступною умовою функціонування автоматизованого робочого місця бухгалтерського обліку витрат являється формування на машинних носіях необхідної вихідної інформації, яка виникає при вирішенні задач по обліку основних засобів, матеріальних цінностей, заробітної плати, фінансово-розрахункових операцій, обліку готової продукції, її відвантаження та реалізації. Вся ця інформація повинна бути пред'явлена у вигляді однієї бази даних бухгалтерських записів у відношенні до вимог автоматизованого робочого місця бухгалтера обліку витрат.

Зв'язок автоматизованого робочого місця бухгалтера по обліку витрат з іншими підсистемами інформаційної системи підприємства передбачає використання інформації:

- нормативної бази інформаційної системи підприємства в частині нормативів на деталь, виріб;

- підсистеми “Технічного економічного планування” в частині планових відсотків по базовим статтям;

- підсистеми “Управління якістю” в частині даних про кількість бракованої продукції.

Процес обліку витрат організовується у вигляді деякої схеми робочих місць, відображаючи взаєморозрахунки різних робітників при реалізації облікових функцій. В цю схему повинні входити робочі місця всіх робітників, функціональні обов'язки яких в деякій мірі пов'язані з ведення бухгалтерського обліку. До них слід віднести не тільки осіб, які здійснюють документування, систематизацію та узагальнення інформації, не тільки осіб, які використовують цю інформацію при виконанні функцій бухгалтерського та управління, але й технічний персонал, який забезпечує оформлення документів, їх архівація, відображення тощо.

На робочих місцях бухгалтерських робітників весь комплекс робіт пов'язаний з вирішенням задач бухгалтерського обліку, в той час як для іншого персоналу функції пов'язані з бухгалтерським обліком не є головними та займають лише частину робочого часу. Тому організація автоматизованого робочого місця для такої категорії працівників цілеспрямована лише за умови виконання на автоматизоване робоче місце їх основних функцій. Найбільш раціонально поділити автоматизоване робоче місце на три категорії (рисунок 3).

Рис. 3 - Структурна схема організації автоматизованого робочого місця бухгалтера по обліку витрат

Цільова функція обліку витрат полягає у виявленні та виправленні недоліків організації матеріально-технічного забезпечення, направлена на максимальну економію матеріальних і трудових витрат та на підвищення продуктивності праці.

Автоматизоване робоче місце бухгалтера І категорії призначений для формування і підготовки первинної інформації, яка формується безпосередньо на місцях виникнення інформації. Автоматизоване робоче місце бухгалтера вирішує задачі витрат, які належать до конкретних підрозділів, дозволяє організувати систематичне своєчасне виявлення відхилень від нормальних умов, проводити оперативний облік і здійснювати внутрішній аудит.

На автоматизованому робочому місці бухгалтера ІІ категорії контролюється інформація, яка отримується із автоматизованого робочого місця бухгалтера І категорії і вирішуються задачі по обліку витрат в цілому по підприємству.

Автоматизоване робоче місце бухгалтера ІІІ категорії призначене для аналізу підрозділів і підприємства в цілому, узагальнення даних витрат, здійснення оперативного контролю за використанням трудових, матеріальних і грошових засобів, організації внутрішнього аудиту. Для вирішення задач на автоматизованому робочому місці бухгалтера обліку витрат використовується трьохрівневе меню. Меню першого рівня містить директиви із завантаження комплексу програм і виконання директив функціонального призначення.

При виборі функції “Первинна інформація” в меню другого рівня відображається бухгалтерська довідка.

Бухгалтерська довідка необхідна для документального відображення сторнуючих записів, не відображених в інших системах обліку. Структурна форма бухгалтерської довідки видається на третьому рівні. Тут бухгалтер пореквізитно заповнює бухгалтерську довідку.

Довідник планових процентів витрат необхідний для виявлення частки витрат на виріб, замовлення, вид послуг. Довідник має наступну структуру: стаття витрат розрахункова, стаття витрат базова, структурний підрозділ, процент.

Довідник нормативних витрат на деталь, виріб, замовлення, вид послуг необхідний для виявлення витрат продукції (послуг). Його структура: код виробу (калькуляційна одиниця), структурний підрозділ, одиниця вимірювання, кількість, сума.

Довідник допустимої кореспонденції рахунків призначений для контролю введеної інформації з точки зору правильності поставлення проводок і для аудиторських перевірок проведених господарських операцій. Його структура: основний рахунок, кореспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції рахунків (дебет, кредит).

Довідник причин і винуватців відхилень від норм витрат необхідний для ідентифікації причин і для групування даних для прийняття управлінських рішень. Довідник має наступну структуру: код причин відхилень від норм, найменування причин відхилень від норм, винуватці відхилень.

База знань використовується для формування, введення і відображення інформації і управлінських рішень.

Довідник бухгалтерських проводок використовується для автоматичного формування кореспонденції бухгалтерських рахунків.

Довідник підприємств і Довідник структурних підрозділів використовується для формування інформації по структурних підрозділах і підприємствам.

На автоматизованому робочому місці з обліку витрат І категорії здійснюються наступні роботи:

— введення, контроль і друк вихідних даних;

— формування нормативно-довідкових даних;

— формування даних, отриманих із інших автоматизованих робочих місць бухгалтера і від інформаційної системи, про фактичні витрати матеріальних цінностей, заробітної плати та інших прямих витрат;

— групування валових витрат;

— групування витрат по статтям;

— розподіл витрат по об'єктам обліку;

— виявлення витрат за місцями їх виникнення;

— аудит витрат по структурним підрозділам.

На автоматизованому робочому місці з обліку витрат ІІ категорії здійснюються наступні роботи:

— формування валових витрат;

— розподіл витрат по об'єктам обліку в цілому по підприємству по рахункам;

— закриття рахунків;

— формування регістрів аналітичного обліку по рахункам;

— аудит витрат в цілому по підприємству.

На автоматизованому робочому місці з обліку витрат ІІІ категорії вирішуються наступні задачі:

- аналіз відхилень фактичних витрат від норм і правильності віднесення витрат на відповідні вироби, замовлення, види послуг, виявлення причин і винуватців відхилень;

— створення звітності на рівні підприємства;

— моделювання витрат;аудит господарської діяльності підприємства;

— виробіток і прийняття управлінських рішень із мобілізації внутрішніх резервів.

Аудитор має можливість проаналізувати по кожній статті відхилення від норм, виявити причини відхилень і подати пропозиції по вдосконаленню використовуваних засобів. Дуже важливо мати інформацію про відхилення уже в процесі виконання робіт. Це дає можливість керівникам підприємства впливати на виробничий процес з метою економічного використання матеріальних, трудових і грошових засобів. Для здійснення детального обліку, контролю і аналізу витрат бухгалтер по мірі необхідності відображає на екрані або принтері Відомість аналітичного обліку. Інформація про витрати дуже важлива при функціонуванні підприємств у нових умовах господарювання, оскільки по складу використаних засобів намічаються шляхи їх зниження.

Відображення інформації в залежності від потреб може здійснюватися в наступних розрізах: по рахунку, по коду аналітичного обліку, по статті витрат, по структурному підрозділу, по підприємству. Після вибору режиму відображення здійснюється виведення вихідної інформації.

Аудитор перевіряє всі статті витрат, аналізує їх використання, вносить пропозиції по раціональному використанню засобів по кожній статті, встановлює динаміку перевитрат по статтям витрат. Дуже важливо, що бухгалтер має можливість оперативно слідкувати за використанням засобів по кожній статті витрат і своєчасно пропонувати керівникам підприємства необхідні міри по недопущенню перевитрат по статтям витрат. На основі цієї інформації керівник може прийняти рішення із ліквідації причин і факторів, внаслідок яких виникають такі порушення.

Для розрахунку і формування витрат формується Оборотна відомість. При формування такої відомості бухгалтер може вибрати групування отримання інформації в наступних розрізах: по об'єкту обліку, по статті витрат, по структурному підрозділу, по підприємству, по рахунку, по субрахунку, по коду аналітичного обліку.

Бухгалтер також вказує період, за який необхідно отримати інформацію і номер рахунку.

На основі даної відомості аналізується динаміка за необхідний період. Також аналізується відхилення витрат від нормативних величин і формуються пропозиції по вдосконаленню витрат засобів по статтям і напрямам, що впливає на кінцеві фінансові результати. В цілому по підприємству бухгалтер здійснює контроль по статтям витрат разом із виявленням причин відхилень і факторів, які впливають на їх виникнення.