Особливості організації інформаційно-документаційного забезпечення ПАТ КВТФ "Кремтекс"

1.2 Інформаційне забезпечення діяльності установи

Ефективне функціонування і перспективний розвиток підприємства в сучасних умовах формування інформаційного суспільства залежить, в першу чергу, від використання нових методів та інструментів управління підприємством, рівня інформаційного забезпечення його діяльності та результативності використання інформаційних ресурсів.

Особлива роль інформації і інформаційних ресурсів в діяльності сучасних підприємств обумовлена їх безпосередньою участю у будь-яких економічних процесах та постійно зростаючим рівнем інформатизації ринкового середовища та суспільства в цілому. Сучасний етап розвитку економіки потребує використання науково-обґрунтованих методів збору, аналізу, обробки та застосування інформації і її взаємопов'язаних форм, що має сприяти формуванню потенційних інформаційних ресурсів підприємства і послідовній реалізації напрямків його розвитку [33].

Однією з умов стабільного функціонування й ефективної реалізації напрямів розвитку підприємства є використання в його діяльності принципів і інструментарію інформаційного забезпечення.

Під інформаційним забезпеченням діяльності підприємства розуміється сукупність форм, методів та інструментів управління інформаційними ресурсами, необхідних і придатних для реалізації аналітичних і управлінських процедур, що забезпечують стабільне функціонування підприємства, його стійкий перспективний розвиток [52].

Загальна характеристика інформаційних ресурсів та визначення особливостей їх участі в усіх виробничо-господарських процесах сучасного підприємства дозволили дійти висновку, що інформаційне забезпечення діяльності підприємства має ґрунтуватися на комплексному використанні потенційних і наявних інформаційних ресурсів з урахуванням їх основних особливостей. З урахуванням цих особливостей та використанням інформаційного підходу, теорій інформаційних ресурсів та економічної інформації в роботі сформовано принципові підходи до оцінки інформаційних ресурсів. Реалізація цих підходів надає можливість визначати цінність інформації та формувати максимально раціональну систему збору даних, що є основою сукупності інформаційних ресурсів підприємства. Передумови інформаційного забезпечення діяльності підприємства формуються під безпосереднім впливом різних чинників і в умовах тісної взаємодії інформаційної і виробничої сфери, що свідчить про посилення інформаційного аспекту процесу виробництва в сучасних умовах.

Можливості інформаційного забезпечення діяльності підприємства визначаються, перш за все, сучасними тенденціями розвитку інформаційного ринку та новітніми методами управління і інформаційної підтримки розвитку підприємства на всіх рівнях господарювання.

Ефективність інформаційного забезпечення діяльності підприємства безпосередньо залежить від організації його інформаційної взаємодії з різними суб'єктами на ринку інформаційних продуктів і послуг, державної інформаційної підтримки розвитку підприємства, а також формування його інформаційного простору.

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ, ЩО ЗАБЕЗПЕЧУЄ ДІЯЛЬНІСТЬ ПАТ КВТФ «КРЕМТЕКС»

2.1 Загальні відомості про створення та особливості діяльності ПАТ КВТФ «Кремтекс»

ПАТ КВТФ «Кремтекс» веде свою історію з 1945 року, коли був організований міськпромкомбінат №1 з парком обладнання в 15 одиниць і чисельністю працюючих - 45 чоловік, який складався тільки зі швейного цеху. На початку 50-х років швейний цех був розширений, також додатково організовані підготовчий, розкрійний, експериментальний цехи. Загальна чисельність працюючих на той період становила 450 чоловік.

У швейних цехах виготовляли жіночі та дитячі сукні з бавовни та вовни, шкільні форми для дівчат, чоловічі сорочки. Крім цього виготовляли ватні тілогрійки та хутрові жилети.

11 липня 1963 року на базі швейних цехів міськпромкомбінату і Градизького райпромкомбінату створено Кременчуцьку швейну фабрику. Кількість працівників зросла до 767 чоловік, асортимент значно розширився.

В 1975 році стає до ладу нова швейна фабрика - чотириповерхове приміщення, в якому розміщені підготовчий, розкрійний, експериментальний, два швейних цехи, склади. На фабриці є ідальня, актовий зал, медичний кабінет. Умови праці значно покращилися, потужність підприємства підвищується, а кількість працюючих сягає 1259 чоловік. Фабрика повністю спеціалізується на виготовленні жіночих, дитячих суконь та халатів. Тканини постачалися з Росії, Молдови, Таджикістану, Узбекістану. Денна переробка тканини складала 20 тис. метрів.

В 1976 році швейна фабрика ввійшла до складу Полтавського швейного об'єднання «Ворскла».

У швейних цехах встановлено 9 потоків та універсальне та спеціальне обладнання, 40% якого, за станом на 1992 рік, потребувало ремонту. Тому був розроблений план технічного переоснащення фабрики. В 1989-1990 роки цей план був здійснений. Майже все застаріле устаткування було замінено на нове закордонне обладнання фірм: «Джуккі», «Консай», «Текстима», «Брайзер». Усьго було встановлено 45 одиниць обладнання, що дозволило знизити собівартість продукції на 182 тис. рублів.

У червні 1991 року трудовий колектив фабрики вирішує вийти зі складу об'єднання. З того часу підприємство працює самостійно, має стабільні замовлення і необхідні ресурси для його виконання.

Щоб зберегти людський потенціал і виробничі потужності у роки економічної кризи підприємство розпочинає працювати на замовлення іноземних партнерів на давальницькій сировині. Для цього підприємство за свої кошти проводить технічне переобладнання виробництва. На давальницькій сировині підприємство працює з 1994 року.

Нині «Кремтексу» не бракує іноземних замовників. З фабрикою працюють відомі у світі фірми Німеччини - «Умлауф і Кляйн», «Хенке» і Франції - «Ленер Кардієр». З давальницької сировини підприємство виготовляє жіночий одяг: сукні, блузи, спідниці, жакети, штани, комплекти. Залежно від сезону змінюється асортимент виробів.

Частково підприємство працює на ринок України. Має 22 оптових покупців по Україні. Обсяг реалізованої продукції - 1005 тис. гривень. Обсяг випущеної продукції - 5578 одиниць, і їх собівартість складає 660 тис. гривень [59].

З 25 червня 1996 року Кременчуцька швейна фабрика зареєстрована як ЗАО «Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс».

В 1998 році була виконана реконструкція розкрійного цеху та впроваджено нове обладнання.

На сьогоднішній момент фабрика має нову назву - Публічне акціонерне товариство Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс» (скорочена офіційна назва Товариства - ПАТ КВТФ «Кремтекс»).

Товариство створене на добровільних засадах за рішенням засновників та діє відповідно до Цивільного та Господарського кодексів України, Закону України «Про акціонерні товариства», а також у відповідності до Статуту товариства.

Статут Публічного акціонерного товариства Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс» регулює питання мети та предмету діяльності, майна товариства, розподілу прибутку, покриття збитків, визначає юридичний статус, органи управління товариством. Крім того, у Статуті міститься загальна інформація про фірму, умови припинення товариства, а також зберігання документів на ПАТ КВТФ «Кремтекс».

За Статутом фірма зобов'язана зберігати наступні документи:

1. Статут товариства, зміни до Статуту, засновницький (установчий) договір, свідоцтво про державну реєстрацію Товариства.

2. Документи, що підтверджують права фірми на майно.

3. Протоколи загальних зборів.

4. Накази і розпорядження Голови Правління - Генерального директора.

5. Річну фінансову звітність, документи бухгалтерського обліку, документи звітності, що подаються державним органам.

6. Особливу інформацію про Товариство.

7. Інші документи, передбачені законодавством, Статутом Товариства, рішеннями Загальних зборів.

Публічне акціонерне товариство Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс» є правонаступником Закритого акціонерного товариства Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс».

Управління товариством здійснюють:

1. Загальні збори акціонерів (вищий орган товариства).

2. Наглядова рада.

3. Правління.

4. Ревізійна комісія.

Загальні збори можуть вирішувати будь-які питання діяльності товариства.

До виключної компетенції Загальних зборів належить:

1. Визначення основних напрямів діяльності товариства.

2. Внесення змін до Статуту товариства.

3. Прийняття рішеня про анулювання викуплених акцій.

4. Прийняття рішення про зміну типу товариства.

5. Прийняття рішення про збільшення (зменшення) статутного капіталу товариства.

6. Прийняття рішень з питань порядку проведення Загальних зборів.

7. Затвердження положень про Загальні збори, Наглядову раду, Правління та Ревізійну комісію товариства, а також внесення змін до них.

8. Затвердження інших внутрішніх документів товариства.

9. Затвердження річного звіту товариства.

10. Прийняття рішень з питань порядку проведення Загальних зборів.

11. Обрання членів Наглядової ради, затвердження умов цивільно-правових договорів, трудових договорів (контрактів) , що укладатимуться з ними, встановлення розміру їх винагороди, обрання особи, яка уповноважується на підписання договорів (контрактів) з членами Наглядової ради.

12. Прийняття рішення про припинення повноважень членів Наглядової ради за винятком випадків, встановлених статутом товариства.

13. Прийняття рішення про виділ або припинення товариства, про ліквідацію товариства, обрання ліквідаційної комісії, затвердження порядку та строків ліквідації, порядку розподілу між акціонерами майна, що залишається після задоволення вимог кредиторів, і затвердження ліквідаційного балансу.

Наглядова рада ПАТ КВТФ «Кремтекс» є органом, що здійснює захист прав акціонерів товариства, і в межах компетенції, визначеної статутом, контролює та регулює діяльність Правління.

Порядок роботи, виплати винагороди, відповідальність членів Наглядової ради визначаються цивільно-правовим чи трудовим договором (контрактом), що укладається з членом Наглядової ради.

До виключної компетенції Наглядової ради належить:

1. Затвердження в межах своєї компетенції положень, якими регулюються питання, пов'язані з діяльністю товариства.

2. Підготовка порядку денного Загальних зборів.

3. Прийняття рішення про проведення чергових та позачергових Загальних зборів.

4. Обрання та припинення повноважень членів Правління та Голови Правління - Генерального директора.

5. Затвердження умов контракту, який укладатиметься з членами Правління та Головою Правління, встановлення розміру їх винагороди.

6. Обрання реєстраційної комісії.

7. Вирішення питань про участь товариства у промислово-фінансових групах та інших об'єднаннях, про заснування інших юридичних осіб.

8. Вирішення питань щодо злиття, приєднання, поділу, виділу або перетворення товариства.

9. Погодження укладання договорів (угод), якщо ринкова вартість майна або послуг, що є предметом цих договорів (угод) від 10 до 25 відсотків вартості активів за даними останньої річної фінансової звітності товариства.

Питання, що належать до виключної компетенції Наглядової ради товариства, не можуть вирішуватися іншими органами товариства, крім Загальних зборів, за винятком випадків, встановлених статутом ПАТ КВТФ «Кремтекс».

Правління є виконавчим органом товариства, що здійснює керівництво його поточною діяльністю та є підзвітним Загальним зборам акціонерів і Наглядовій раді товариства та організовує виконання їх рішень.

ПАТ КВТФ «Кремтекс» створено з метою здійснення діяльності, яка передбачена Статутом підприємства, насичення ринку своїми товарами та виробами, надання робіт та послуг, одержання відповідного доходу (прибутку) і задоволення на цій основі соціально-економічних потреб акціонерів, населення та інших підприємств усіх форм власності, організацій, установ.

Види діяльності товариства:

– виробництво швейних виробів та інших товарів широкого вжитку;

– оптова, роздрібна, фірмова, комісійна та інші види торгівлі;

– громадське харчування та надання послуг в сфері громадського харчування;

– виробництво, заготівля та право розпорядження продукцією сільськогосподарського призначення;

– торгово- посередницька діяльність;

– транспортні та інші послуги виробничого характеру;

– виконання внутрішніх і міжнародних перевезень вантажів і пасажирів автомобільним транспортом;

– надання брокерських та дилерських послуг;

– надання рекламних послуг;

– зовнішньоекономічна діяльність;

– інші види діяльності, що не заборонені чинним законодавством України.

Види діяльності, що потребують ліцензування, здійснюються після одержання відповідної ліцензії [59].

ПАТ КВТФ «Кремтекс» є юридичною особою за законодавством України, та є самостійним господарюючим суб'єктом, що здійснює свою діяльність на підставі до діючого законодавства та статуту товариства.

Товариство має самостійний баланс, розрахунковий та валютний рахунки в установах банку, круглу печатку і штампи зі своїм найменуванням і фірмовий бланк, виробничу марку та товарний знак, зразки яких затверджуються правлінням товариства та реєструються у встановленому чинним законодавством України порядку.

ПАТ КВТФ «Кремтекс» у встановленому порядку бере участь у зовнішньоекономічній діяльності і здійснює експортно-імпортні операції як в Україні, так і за її межами, включаючи товарообмін, посередницькі та інші операції.

Юридична адреса: м. Кременчук Полтавської області. вул. 29 вересня, 11/19, тел.: 74-26-70, факс: 74-21-13.

Метою управління виробничим підприємством є забезпечення ефективного і планомірного використання усіх технічних, економічних, організаційних і соціальних можливостей для досягнення цілей діяльності підприємства. Управління складається з сукупності взаємозв'язаних функцій. Реалізація кожної з них включає типові елементи управлінського циклу, загальні для усіх функцій : прогнозування і планування, організація праці, контроль, облік і аналіз.

Ефективність діяльності системи управління виробництвом залежить від організаційної структури управління підприємством. Складність процесу виробництва, а також кількість людей, зайнятих в ньому, вимагають від керівників підприємства і цехів великих знань і організаторський здібностей.

Перед керівниками стоять завдання організації повного використання виробничих потужностей, забезпечення виконання плану за усіма показниками. Чітко має бути організована робота усіх ланок підприємства, забезпечуючи їх зв'язаність. Структура управління ПАТ КВТФ «Кремтекс» представлена у додатку Б.

Керівництво роботою підприємства очолюють директор і його заступник. Директор керує усією виробничою і господарською діяльністю підприємства. Він несе відповідальність за вдосконалення управління підприємством, організацію виробництва і праці, систематичне поліпшення якості продукції.

Головний інженер є першим заступником директора і разом з ним несе відповідальність за роботу підприємства. Він здійснює оперативне і технічне керівництво виробничою діяльністю основних і допоміжних цехів, керує технічною підготовкою виробництва, розробкою технологічних процесів та проектуванням потоків, впровадженням нових виробів, розширенням асортименту.

Заступник директора з комерційних питань очолює діловодство, постачання, збут, роботу транспорту.

Бухгалтерія веде бухгалтерський облік виробничо-господарської діяльності, визначає фактичну собівартість продукції, складає фінансові звіти і баланси, веде розрахунки заробітної плати робітників.

Відділ кадрів займається підбором і підготовкою кадрів, підвищенням кваліфікації робітників, оформляє прийом і звільнення працівників. Важливим завданням цього відділу є розробка заходів по зниженню текучості кадрів, контроль за дотриманням трудової дисципліни, управління персоналом, складанням плану необхідності в робочій силі по професіях і спеціальностях.

Відділ головного механіка і енергетика забезпечує збереження устаткування і безперебійність його роботи, організовує і проводить огляд, перевірку, ремонт і монтаж устаткування, забезпечує енергопостачання і теплопостачання підприємства.

Відділ постачання і збуту організовує постачання підприємства всіма матеріалами, розробляє плани постачання і збуту, займається реалізацією готової продукції і розрахунками. У його розпорядженні знаходяться склади з матеріалами і склади готової продукції.

Підприємство зобов'язане постійно удосконалювати структуру управління, досягаючи максимального зниження витрат з управління виробництвом, на базі поліпшення структури підприємства і усунення зайвих і дублюючих ланок, застосовуючи найбільш прогресивні схеми управління, впровадження обчислювальної техніки, механізації і автоматизації.

2.2 Організація документообігу та рух документів на підприємстві

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство - діяльність, що охоплює створення документів та організацію документообігу. Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробку, реєстрацію, передачу, контроль виконання [44].

Вся кореспонденція, що надходить до ПАТ КВТФ «Кремтекс», приймається і відповідним чином реєструється секретарем. Ним же розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому тощо).

При розкритті конвертів секретарем перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий запишається у секретаря. Якщо виявлено пошкодження конверта, секретар робить відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення й одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи секретар повертає відправнику чи пересилає за належністю [13].

Попередній розгляд документів на ПАТ КВТФ «Кремтекс» здійснює секретар. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

Керівництву фірми, насамперед, передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Реєстрація документів полягає у фіксації секретарем факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ [18]. Реєструються документи на ПАТ КВТФ «Кремтекс» з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

Місце реєстрації документа закріплено в інструкції з діловодства фірми, до якої додано затверджений директором перелік документів, що не підлягають реєстрації. За цією інструкцією реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється на ПАТ КВТФ «Кремтекс» лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Зареєстровані електронні копії документів знаходяться у робочому режимі не менше трьох місяців, після чого можлива їх архівація. Повне вилучення з бази даних зареєстрованих копій здійснюється через 3 роки і передається до довгострокового архіву.

Реєстрація документів проводиться в межах груп, залежно від найменування, виду, автора й змісту. Окремо, наприклад, реєструються накази щодо відряджень та відрядних посвідчень, урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються й доповнюються індексами за номенклатурою справ.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс» ведуться такі журнали реєстрації:

- вхідна кореспонденція;

- вихідна кореспонденція;

- накази щодо відряджень;

- книга реєстрації відрядних посвідчень;

- книга реєстрації телефонограм;

- книга реєстрації перевірок по підприємству;

- книга реєстрації тих, що відряджаються на підприємство.

Одним з відносно нещодавніх нововведень на всіх підприємствах і, зокрема, на ПАТ КВТФ «Кремтекс» є книга обліку перевірок, де фіксуються всі перевірки, які проходить підприємство. У книзі обліку перевірок ПАТ КВТФ «Кремтекс» зазначено наступні перевірки: достовірність інформації про доходи, відбір стічних вод, планова перевірка протипожежного стану.

У цій книзі також зазначається мета та характер перевірки, назва установи, яка перевіряє, П.І.Б. того, хто перевіряє, термін проведення перевірки та підпис перевіряючого.

У структурних підрозділах ПАТ КВТФ «Кремтекс» застосовують різні журнали для реєстрації вхідних (Таблиця 2.1) і вихідних документів (Таблиця 2.2).

Таблиця 2.1 Форма журнальної реєстрації вхідних документів

Індекс документа	Дата відправлення	Адресат	Короткий зміст документа	Виконавець	Номери структурного підрозділу та розділу номенклатури справ
01-66/86	17.01.12	Полтавська обласна державна адміністрація	Про надання інформації про обсяги виробництва	Давиденко	01-66

Таблиця 2.2 Форма журнальної реєстрації вихідних документів

Індекс документа	Дата надходження	Вихідний номер	Короткий зміст документа	Резолюція і кому направлено документ	Відмітка про виконання
01-31/211	06.02.2012	05-16/100	Про забезпечення матеріально-технічної бази по виборам	Петрову С.І. Підготувати відповідь до 10.02.2012	Підготовлено та надіслано лист від 09.02.2012

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа, автор (кореспондент), дата документа, індекс документа, заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), відповідальний виконавець, термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді) [19].

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

Контроль виконання документів - невід'ємна функція управління та важлива складова діловодного процесу.

Контроль виконання документів на ПАТ КВТФ «Кремтекс» здійснює секретар за найбільш важливими вхідними, вихідними і внутрішніми документами.

Більшу частину вхідної документації ПАТ КВТФ «Кремтекс» складають листи, які надходять з інших підприємств, організацій, установ, і в них часто вказується термін виконання або відповіді на них, тому контролю приділяється значна увага.

Секретар контролює взяття документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, облік та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування директора ПАТ КВТФ «Кремтекс».

Контроль виконання документа починається з моменту взяття його на контроль. На документі, поставленому на контроль, секретар робить відмітку знаком «К» [18].

Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення виконавцем конкретної роботи. Дані про хід і результати контролю за виконанням документів періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо прискорення виконання документів та удосконалення організації контролю і управління в цілому.

При організації зберігання, документи формуються у справи, на кожній справі вказують її індекс за номенклатурою. Для справ, що містять особливо цінні документи (протоколи, накази) на фірмі складається та систематично ведеться внутрішній опис на початку справи.

Документ може бути витягнутий із справи особою, що відповідає за формування справ та їх зберігання. На його місце вкладається аркуш - замінювач, в якому вказується кому та на який строк виданий документ під розпис.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс», з метою підвищення оперативності пошуків документів, справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. Усі справи знаходяться у спеціально відведеному приміщенні. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.

Документи фірми формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає:

1) підшивання в обкладинку з твердого картону;

2) нумерацію аркушів у справі;

3) складання підсумкового напису;

4) складання внутрішнього опису документів;

5) оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено, вони не підшиваються, аркуші не нумеруються.

Як було зазначено вище, документообіг ПАТ КВТФ «Кремтекс» складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

До вхідних документів фірми відносять:

– стандарти;

– інформації торговельно-промислової палати.

До вихідних відносять:

– акти приймання продукції;

– звіти про якість продукції, що випускається.

До внутрішніх:

– розпорядження про заборону продукції;

– сигнальний аркуш про брак;

– контрольний аркуш обліку повернення продукції;

– звіт по прийманню готової продукції контролером в швацьких цехах;

– довідка про повернення продукції робітникам цехів;

– претензії;

– звіт про перевірку якості за тиждень.

Так як ПАТ КВТФ «Кремтекс» співпрацює із закордонними фірмами (Франція, Німеччина), пересилання документів традиційною поштою могло б займати дуже багато часу, тому всю документацію (лекала, технічні описи, відвантажувальні документи та ін.) відправляють електронною поштою. При відправці документації електронною поштою усі документи разом із супровідним листом об'єднуються в один архівний файл, ім'я якого заноситься до реєстраційної картки та обов'язково вказується адреса поштових скриньок адресатів. Групові розсилання створюються секретарем або директором фірми. Також, у разі необхідності, термінові документи можуть бути передані факсом. У разі відправлення кількох листів в одному пакеті, у нього обов'язково вкладається опис документів.

2.2.1 Відділ діловодства ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Відділ діловодства на ПАТ КВТФ «Кремтекс» представлений однією особою - секретарем.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1. Забезпечує організацію діловодства на фірмі.

2. Здійснює прийом, реєстрацію, попередній розгляд, облік вхідної і вихідної кореспонденції і передає її адресатам на виконання.

3. Веде журнали реєстрації.

4. Здійснює прийом і передачу інформації в електронному вигляді директорові, структурним підрозділам.

5. Складає номенклатуру справ фірми, забезпечує контроль за правильним формуванням, оформленням і зберіганням справ.

6. Перевіряє правильність оформлення вихідних документів, наявність підпису виконавця, додатків, віз на копіях документів, що залишаються у справі.

7. Узагальнює і аналізує відомості щодо документообігу на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

8. Аналізує організацію ведення діловодства на фірмі.

9. Довідково-інформаційна робота в межах компетенції [40].

Також секретар здійснює підготовку засідань, нарад та конференцій. Забезпечує зберігання документації щодо діяльності фірми та передає її на державне зберігання у встановленому порядку. Відповідає за зберігання печатки та правильність її використання.

2.2.2 Ведення кадрового діловодства на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Документована інформація становить основу керування, його ефективність у значній мірі базується на виробництві й споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість керування. За сучасних умов для підвищення ефективності керування необхідно більше приділяти уваги вдосконаленню роботи з документами, тому що будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовій документації, в тому числі документації кадрових служб.

Правильне складання й оформлення документів у відповідності з новими нормативами - найважливіший обов'язок працівників кадрових служб [37]. Кадрове діловодство, на ПАТ КВТФ «Кремтекс», ведеться за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Відділ кадрів фірми є самостійним структурним підрозділом, підлеглим керівникові підприємства або його заступникові по кадровій роботі. Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

У кадровій службі фірми громадяни укладають трудові договори, договори про матеріальну відповідальність (Додаток В), ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання.

Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство на ПАТ КВТФ «Кремтекс» ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання [29].

У відділі кадрів ПАТ КВТФ «Кремтекс» зберігаються такі документи: картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами (Додаток Г) та ін.

До складу кадрової документації фірми входять наступні документи:

– трудовий договір;

– наказ (розпорядження) про прийом на роботу;

– особова картка (форма № П-2);

– наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу;

– наказ (розпорядження) про надання відпустки;

– наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту);

– особисті заяви працівників підприємства;

– графіки відпусток;

– доповідні записки.

Трудовий договір складається у письмовій формі між працівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства, повинен містити наступні основні реквізити: назву виду документа, дату і місце складання, текст, підписи, печатку. Контракт складається в двох екземплярах, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника [30].

Наказ про прийом на роботу є однією з уніфікованих форм первинної облікової документації. Заповнюється в одному екземплярі працівником відділу кадрів на всіх прийнятих на роботу. Начальник структурного підрозділу дає висновок про можливість прийому: на зворотньому боці вказується на яку посаду наймається працівник, з яким розрядом та окладом, і тривалістю випробувального терміну. На зворотньому боці проставляються також згода працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду, відмітка про проходження інструктажу по техніці безпеки, протипожежному мінімуму і інші відмітки. Працівник відділу кадрів, на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу, заповнює особисту картку, робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особистий рахунок або відповідний йому документ.

Особова картка (форма № П-2) заповнюється на працівників всіх категорій в одному екземплярі, на підставі відповідних документів: паспорта, військового квитка, трудової книжки (для сумісників - копії трудової книжки, завіреної нотаріусом), диплома (свідоцтва). Особова картка складається з 4 розділів: 1 - загальні відомості, 2 - професійна освіта на виробництві, 3 - призначення і переведення, 4 - відпустки [30].

Наказ про переведення на іншу роботу застосовується при оформленні переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший. Заповнюється працівником відділу кадрів в одному екземплярі. Наказ візує начальник структурного підрозділу колишнього і нового місця роботи і підписує керівник організації. На підставі наказу про переведення на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особистій картці, трудовій книжці і інших документах.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки застосовується для оформлення щорічних та інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до Кодексу законів про працю, чинними законодавчими актами і положеннями, колективними договорами і графіками відпусток. Заповнюється в двох екземплярах: один залишається у відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділу і керівником організації. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особистій картці працівника.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору застосовується при оформленні звільнення працівників. Заповнюється працівником відділу кадрів в двох екземплярах на всіх працівників: один екземпляр залишається у відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділу і керівником організації. На підставі наказу про припинення трудового договору бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником.

Особисті заяви працівників підприємства про прийом, переведення або звільнення пишуться від руки або на трафаретному бланку, розробленому на підприємстві. У заяві слід вказувати: адресата, назву структурного підрозділу, назву виду документа, текст, дату, підпис, розшифровку підпису. На заяві ставиться резолюція і робиться відмітка про виконання.

Графіки відпусток є внутрішнім документом, в якому визначається черговість надання відпусток співробітникам підрозділів і підприємства в цілому. Форма графіка відпусток містить наступні реквізити: назву підприємства, назва виду документа, гриф затвердження, місце складання, дату, текст, візи узгоджень [30].

Доповідна записка - це документ, в якому міститься виклад якого-небудь виробничого питання. Пишеться доповідна записка від руки на стандартному аркуші паперу. До складу обов'язкових реквізитів входять: адресат, назва документа, текст, дата, підпис, розшифровка підпису. Після отримання адресатом доповідної записки він накладає резолюцію. Після виконання розпорядження на доповідну записку ставиться відмітка про виконання і вона підшивається у відповідну справу.

2.2.3 Документаційне забезпечення бухгалтерії ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Бухгалтерія як структурний підрозділ підприємства - складова адміністрації, тісно взаємопов'язана з усіма виробничими підрозділами і службами підприємства. Взаємовідносини бухгалтерії з підрозділами підприємства полягають у тому, що перша отримує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, у свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи.

Особливе місце серед документів бухгалтерії займає організаційно -розпорядча документація, що забезпечує як організацію роботи бухгалтерії (положення про бухгалтерію, посадові інструкції співробітників бухгалтерії), так і нормативно-правову основу багатьох фінансових і розрахунково -грошових операцій (накази і розпорядження, акти ревізій, доповідні і пояснювальні записки та ін.) [47].

Правильне складання та оформлення цих документів - один з обов'язків працівників у бухгалтерії. Іншою істотною стороною ведення діловодства бухгалтерії є систематизація та зберігання всіх документів, що утворюються в бухгалтерії, необхідних не тільки для аналізу фінансово-господарської діяльності фірми, а й для пред'явлення цих документів при аудиторській перевірці, а також для здачі на зберігання, в установленому порядку до архіву.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями, посадовими інструкціями та правилами.

Бухгалтерія, як правило, отримує для зведення копії розпорядчих документів з основної діяльності і, обов'язково, копії наказів по особовому складу, за якими нараховується заробітна плата.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс» бухгалтерські документи поділяють на внутрішні, зовнішні, одноразові і накопичувальні.

Внутрішні документи оформлюються (виписуються) на підприємстві і в ньому ж використовуються. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові касові ордери тощо.

Зовнішні документи складаються та отримуються за межами фірми від інших підприємств і організацій. При надходженні обов'язково реєструються, оформляються, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

Одноразові документи фіксують одночасно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та інші). Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції та інші. На відміну від одноразових, накопичувальні документи використовуються з метою обліку після того, як в них записано останню операцію і підбито підсумок усіх записів.

2.2.4 Діяльність відділу організації праці на ПАТ КВТФ «Кремтекс» та її документаційне забезпечення

Відділ організації праці є самостійним структурним підрозділом ПАТ КВТФ «Кремтекс» та підпорядковується безпосередньо директорові підприємства.

Задачі та функції підрозділу:

– організація процесів праці і управління на підприємстві відповідно до його цілей та стратегії (розробка штатних розкладів і положень про структурні підрозділи підприємства, проведення робіт з вивчення та аналізу трудових процесів, організаційних структур управління, умов праці на підприємстві і виявлення резервів росту продуктивності праці, відображення змін організаційно-управлінської структури підприємства в штатних розкладах і положеннях про структурні підрозділи підприємства, розробка посадових інструкцій працівників);

– нормування праці (організація робіт з нормування праці, розрахунку норм, аналізу їхньої якості і своєчасного перегляду, упровадження технічно обґрунтованих нормативів праці, аналіз ефективності застосування діючих форм і систем оплати праці, матеріального і морального стимулювання, розробка пропозицій по впровадженню прогресивних форм оплати і стимулювання праці, розробка положень про преміювання працівників підприємства стосовно конкретних умов їхньої діяльності і контроль за правильністю їхнього застосування, формування, ведення і збереження бази даних по праці і заробітній платні, кількості працівників);

– організація оплати і стимулювання праці (розрахунок і формування фондів заробітної плати структурних підрозділів залежно від умов роботи і структури заробітної платні, запланованого росту обсягів виробництва, завдань по зниженню трудомісткості, контроль за витратою фондів оплати праці і матеріального стимулювання, правильністю застосування форм і систем заробітної платні, тарифних ставок і розцінок, встановлення розрядів оплати праці й окладів, розробка механізмів розподілу додаткових доходів, одержуваних у результаті росту продуктивності праці, підвищення якості продукції, скорочення витрат виробництва, ін.;

– керування витратами на персонал (контроль за дотриманням штатної дисципліни, витратою фонду оплати праці, правильністю встановлення найменувань професій і посад, застосування тарифних ставок і розцінок, посадових окладів, доплат, надбавок і коефіцієнтів до заробітної платні, дотриманням на підприємстві трудового законодавства, постанов і розпоряджень уряду, наказів і інструкцій.

Документи, що регламентують роботу відділу організації праці поділяються на зовнішні - законодавчі і нормативні акти, та внутрішні - стандарти, Статут підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку [38].

Відділ організації праці взаємодіє з бухгалтерією, відділом кадрів, та надає такі документи підрозділам:

1. Розрахунки трудомісткості продукції.

2. Розрахунки витрат праці на одиницю продукції.

3. Переліки заходів щодо підвищення продуктивності праці і якості виконання робіт.

4. Звіти про формування фондів оплати праці структурних підрозділів.

5. Положення про преміювання.

6. Штатні розклади.

7. Проекти колективних договорів, посадових інструкцій, нормативів по праці і заробітній платні.

2.2.5 Завдання, функції та документаційне забезпечення діяльності юрисконсульта на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Юрисконсульт - працівник юридичної служби, службова особа державного і недержавного підприємства, установи чи організації, на яку покладається ведення правової роботи [23]. Юрисконсульт, в межах своїх повноважень, здійснює контроль за законністю наказів і розпоряджень адміністрації; бере участь у складанні проектів договорів та угод, що укладаються з юридичним чи фізичним особами; надає правову допомогу працівникам ПАТ КВТФ «Кремтекс»; веде в судах справи, по яких підприємство є позивачем чи відповідачем; візує окремі ділові документи.

Основним завданням юрисконсульта є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів ПАТ КВТФ «Кремтекс», його керівником та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків, а також представлення інтересів підприємства в судах.

Юрисконсульт, відповідно до покладених на нього завдань, виконує такі функції:

1) розробляє та бере участь у розробленні проектів нормативно-правових актів;

2) перевіряє відповідність законодавству проектів наказів та інших актів, що подаються на підпис керівникові фірми, погоджує (візує) їх;

3) переглядає разом із структурними підрозділами підприємства нормативно-правові акти та інші документи з питань, що належать до його компетенції, з метою приведення їх у відповідність із законодавством;

4) організовує роботу, пов'язану з укладенням договорів (контрактів), бере участь у їх підготовці та здійсненні заходів, спрямованих на виконання договірних зобов'язань, забезпеченні захисту майнових прав і законних інтересів фірми, а також погоджує (візує) проекти договорів за наявності погодження (візи) керівників заінтересованих структурних підрозділів;

5) організовує претензійну та позовну роботу, здійснює контроль за її проведенням;

6) сприяє правильному застосуванню актів законодавства про працю, у разі невиконання або порушення їх вимог подає керівникові письмовий висновок з пропозиціями щодо усунення таких порушень;

7) здійснює методичне керівництво правовою роботою на підприємстві, що належить до сфери його управління, перевіряє стан правової роботи та подає пропозиції на розгляд керівника фірми щодо її поліпшення, усунення недоліків у правовому забезпеченні діяльності;

8) забезпечує в установленому порядку представлення інтересів фірми в судах та інших органах.

Юрисконсульт ПАТ КВТФ «Кремтекс» проводить юридичну експертизу проектів актів та інших документів, підготовлених структурними підрозділами підприємства, погоджує (візує) їх за наявності віз керівників зацікавлених структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують. У разі виявлення невідповідності проекту акта чи іншого документа вимогам законодавства подає зацікавленому структурному підрозділу вмотивовані пропозиції щодо приведення його у відповідність із законодавством.

Візування документів на відповідність їх чинному законодавству є внутрішнім погодженням згідно Примірної інструкції з діловодства.

Таким чином, внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає:

– особистий підпис;

– ініціали і прізвище особи, яка візує документ;

– дата візування.

Віза проставляється як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, на примірниках документів, що залишаються в установі, підприємстві, організації.

Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відмітка.

Одне з основних завдань правової роботи на підприємстві - забезпечення належних умов для нормальної роботи підприємства, досягнення високих економічних показників, подальшого розвитку виробництва.

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНО-ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ УСТАНОВИ

3.1 Характеристика основних принципів функціонування електронного документообігу в організації

Організування роботи зі службовими документами - це створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт із документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів - становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» визначив сутність цього технологічного процесу як «організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи» [11].

За даними дослідження, що проводилося Siemens Business Services у низці компаній (опубліковані в журналі Business, № 4, 2000 р.) 30% робочого часу витрачається працівниками на пошуки та погодження документів; 6% документів губляться; кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів; на 20-25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче в порівнянні з їхніми паперовими копіями. Тому автоматизація роботи з документами, що циркулюють в організації, має найважливіше значення для підвищення ефективності діяльності системи управління в цілому.

Найбільш ефективними напрямками використання електронних технологій у традиційному діловодстві є:

1. Підготовка документів з використанням електронних технологій - здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. На виході тексти переводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форми документів.

2. Електронна передача інформації використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшим виведенням документів на папір.

3. Актуальним завданням є визначення місця факсимільної передачі документа у системі традиційного діловодства [45].

Електронна реєстрація надходження документів у систему передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються в організації або надходять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. На реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, контроль виконання документів без створення інших реєстраційних форм.

Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному етапі займаються як зарубіжні так і вітчизняні науковці, зокрема, М.В. Ларін, М.П. Бобильова, Ю.Г. Вітін, В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин, Г.Г. Асеев, О.В. Матвієнко, В.М. Боркус. Так, директор ВНІІДАД М.В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І.Ф. Тихонов та І.Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві [60].

В.М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок [58].

Упровадження електронного документообігу в Україні регламентується такими нормативно-правовими актами:

1. Закони України:

- від 22.05.03 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;

- від 22.05.03 № 852-IV «Про електронний цифровий підпис».

2. Постанови Кабінету Міністрів України:

- від 26.05.04 № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»;

- від 28.10.04 № 1451 «Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган»;

- від 28.10.04 № 1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності»;

У статті 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» подано таке визначення електронного документообігу (обіг електронних документів) - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [53]. Основним об'єктом електронного документообігу є електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є:

1) підвищення ефективності управління діяльності;

2) прискорення руху документів у організації;

3) зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Російський дослідник В.М. Боркус запевняє, що пострадянський досвід формування електронного документообігу побудований на принципі іноземних класів систем документообігу, таких як система керування документами (EDMS, Enterprise Document Management Systems) та контентом (Enterprise Content Management) [58]. Їх завдання - атрибутувати і складати в одному місці якнайбільшу кількість інформації для уникнення її втрати та для полегшення її пошуку. Тобто ці системи відповідають за створення електронних архівів на підприємстві.