Особливості організації інформаційно-документаційного забезпечення ПАТ КВТФ "Кремтекс"

Електронний документообіг дозволяє створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства. Основа подібної інтеграції - надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі оброблювані документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву електронних документів у єдиний інформаційний простір організації дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним.

Системи workflow - це системи, які регулюють правильність порядку виконання завдань з документами, вони дозволяють керувати процесами в динаміці, збирати і аналізувати статистику виконання діловодних процесів [60]. При аналізі життєвого циклу електронного документа необхідно чітко дотримуватися основних вимог, що висуваються системам електронного документообігу:

1. Забезпечувати єдину реєстрацію всієї вхідної кореспонденції. Включає листи і скарги громадян, з наступним направленням документів на розгляд керівництву організації або до її структурних підрозділів.

2. Вести журнали реєстрації і контролю за виконанням.

3. Контролювати строки виконання документів, повідомляти виконавця і діловода про наближення строків контролю, про не виконання в строк документів.

4. Забезпечувати надійне збереження документів та їх опис.

5. Відслідковувати документи поза системою, здійснювати виписку документів з системи.

6. Підтримувати ієрархію документів на стадії проекту, включаючи колективну розробку.

7. Здійснювати рух документів - документообіг, підтримку всіх видів маршрутизації, автоматичну розсилку повідомлення, обмін повідомленнями та дорученнями всередині системи, формування реєстрів відправки в інші організації.

8. Здійснювати жорстке розмежування повноважень в системі, підтримувати ролі, здійснювати протоколювання і аудит дій користувачів.

9. Вести справи, підтримувати функцію списування документів у справу, передачу справи на збереження у архів.

10. Підтримувати віддалений доступ до інформації, в тому числі територіально розділені організації.

11. Формувати звіти, в тому числі звіти з діловодства організації [49].

Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання і передання документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї, ставлять перед службою діловодства нові наукові і прикладні завдання.

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.

Окрім цього реальними позитивними ознаками електронного документообігу є:

1) можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;

2) можливість використання заздалегідь заготовлених форм;

3) висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;

4) економія паперу;

5) висока компактність архіву;

6) висока швидкість пошуку і одержання інформації;

7) можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації [46].

Однак, кардинальні, революційні підходи до автоматизації документообігу небезпечні, оскільки можуть призвести до серйозних проблем в управлінні і навіть дезорганізації діяльності. Зокрема, введення електронного документообігу дає змогу знизити кількість служб, зайнятих роботою з документами, що безперечно відіб'ється на скороченні кадрового складу в організації. Більш того, на думку М.В. Ларіна, введення самого поняття «електронного документообігу» потребує розкриття його суті і розуміння в комплексі з такими поняттями, як «електронне документування», «електронний архів», «архів електронних документів». Ні законодавчо, ні методично не прописано саме такий комплекс системи автоматизації документообігу в організації. Тому говорити про швидкий та якісний перехід від традиційного документообігу до електронного в українських організаціях без чіткої продуманої нормативно-методичної бази ще зарано.

Отже, електронний документообіг - це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. Цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Причому збої в роботі виникнуть не тільки у внутрішньому середовищі організації, яка автоматизується, але і як наслідок - у підпорядкованій їй організацій. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх суб'єктів (організацій) до якісно нових технологій і чітко окреслити план впровадження та адаптування системи в самій організації.

3.2 Упровадження електронного документообігу на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Автоматизація документообігу - одне з пріоритетних завдань, що є актуальним для підприємств, установ, організацій незалежно від виду діяльності та форми власності. При виборі програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами необхідно проаналізувати потреби організації, фінансові можливості, а головне - доцільність впровадження саме цієї системи.

На початку 90-х років минулого століття в органах державної влади, на промислових підприємствах та у великих корпораціях розпочали впровадження систем електронного документообігу. А нині, можна сказати, більшість установ вже автоматизували процеси оброблення та передавання документів в електронному вигляді, якщо не повністю, то хоча б частково.

Для ефективної організації роботи з електронними документами використовують системи автоматизації. Та перш ніж перейти до характеристики систем управління електронним документообігом (EDMS - Electronic Document Management Systems), необхідно окреслити низку проблем, які доводиться долати установам на перших етапах автоматизації діловодства.

Електронний документообіг - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та, у разі необхідності, з підтвердженням факту одержання таких документів (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 p. № 851-IV).

Організовуючи електронний документообіг, передусім необхідно визначити, за якою моделлю має бути побудовано систему управління електронним документообігом (СУЕД) - вітчизняною чи зарубіжною [53]. Перша характеризується чіткою вертикальною спрямованістю. Тобто всі документи, що надходять до організації, реєструють і подають керівникові. Після їх розгляду керівник накладає резолюцію, в якій зазначає відповідального виконавця. Відповідальний виконавець або сам виконує документ, або передає його своїм підлеглим. Виконані документи повертають до керівництва зі звітом про виконання. Саме за вертикальним принципом побудовано систему діловодства в усіх вітчизняних державних установах.

Західне ж діловодство побудовано за горизонтальною схемою, коли вхідні документи спрямовують виконавцям у відповідні підрозділи та служби, де їх реєструють та виконують. СУЕД цієї моделі зорієнтовані на максимально повне використання електронних документів та засобів колективної роботи користувачів. Процес такого документообігу дуже динамічний і майже повністю виключає користування паперовими носіями. Зарубіжні СУЕД моделюються під конкретні процеси документообігу, а програмні системи налаштовуються саме на ці моделі. Тут зазвичай забезпечується підтримка спеціальних функцій, наприклад, використання лінгвістичного аналізу текстів документів: автоанотування, авторубрикування, автозв'язування (встановлення гіперпосилань між документами), семантичний аналіз, формування зв'язаних текстів (звітів) за заданою тематикою на базі архіву електронних документів, доступ до якого є розподіленим.

Здавалося б, узявши до уваги подану вище характеристику, неважко визначити потрібну модель документообігу для ПАТ КВТФ «Кремтекс». Адже у вітчизняних установах діловодство організовують за традиційною вертикальною схемою. Однак аналіз впроваджень СУЕД в Україні, здійснений такими компаніями, як DSS Consulting, Docflow, Cio-World свідчить, що більшість установ, за винятком державних, обирають СУЕД, побудовані за горизонтальною схемою. Пояснення цьому напевно слід шукати у неухильному впливі процесів інтеграції та великій кількості зарубіжних інвестицій у вітчизняну економіку [53].

При виборі системи автоматизації управлінської діяльності з метою підвищення її ефективності, необхідно ґрунтовно проаналізувати специфічні потреби в програмному устаткуванні конкретної установи, а саме ПАТ КВТФ «Кремтекс», та головне - доцільність впровадження тієї чи іншої системи.

Необхідно також визначити вихідні дані для розробки чи впровадження СУЕД в установі (спиратися при цьому можна на інструкцію установи з організації електронного документообігу та інші методичні рекомендації та нормативні документи, що рекомендовано до розробки для кожної установи, яка готується до придбання й впровадження СУЕД). Далі, відповідно до виділених ресурсів, розробити стратегію створення електронного офісу (комунікативної або системної моделі), особливо виокремивши розробку СУЕД.

Сьогодні на ринку є безліч готових програмних продуктів. Річ у тому, що далеко не завжди готовий програмний продукт задовольнятиме потреби установи, в якій дотримуються своїх правил, усталеної практики роботи з документами та в якій існують певні особливості в діяльності. Тому хочу звернути увагу на низку вимог, яким має відповідати СУЕД незалежно від способів створення, платформи, бази даних, мови написання та функцій.

Відкритість - головна вимога. Система документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем. Наприклад, якщо необхідно об'єднати систему з прикладною бухгалтерською програмою, то система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання та адаптації інших систем.

Модульність та інтеграція. Наявність розвинутих можливостей інтеграції з діючим в організації інформаційним середовищем - найважливіша вимога, яку має задовольнити обрана система. Пропонована постачальником технологічна платформа повинна мати як мінімум якісні можливості взаємодії з реляційними базами даних і з корпоративною системою електронної пошти, адже на ПАТ КВТФ «Кремтекс», головним чином, спілкування, обмін інформацією та документами з фірмами-замовниками відбувається саме через електронну пошту.

Масштабованість (довільна кількість користувачів) - визначається здатністю системи нарощувати свою потужність за рахунок потужності відповідного апаратного забезпечення. Бажано, щоб система документообігу була в змозі підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів. Для фірми ця вимога не є головною, бо ПАТ КВТФ «Кремтекс» - не велике підприємство, але за умови подальшого розвитку та нарощення об'ємів виробництва, а отже і кількості працівників, то цей пункт не слід виключати.

Розподілення. Основні проблеми при роботі з документами виникають у територіально розподілених організаціях, тому архітектура системи документообігу має підтримувати взаємодію віддалених користувачів.

Ефективність - забезпечення раціонального співвідношення між витратами на створення системи і кінцевими результатами впровадження автоматизації документообігу.

Наступним, на мою думку, не менш важливим кроком у забезпеченні функціонування електронного документообігу є підготовка персоналу, який буде в змозі не лише супроводжувати систему, а й адмініструвати її.

Однак найголовніше - залучити для розробки СУЕД надійні фірми, які тривалий час працюють на ринку комп'ютерних технологій. Отже, варто поцікавитися кількісним та якісним показниками впроваджень їх програмних продуктів.

Сьогодні в Україні діють кілька вітчизняних фірм-розробників програмного забезпечення. Втім, якщо пропоновані програмні рішення не задовольнять потреб споживачів, можна звернутися безпосередньо до російських фірм-розробників або через українські представництва, що пропонують послуги постачання, доопрацювання та впровадження систем електронного документообігу. Крім того, на ринку працюють також фірми- підрядники, що пропонують впровадження та супровід зарубіжних програмних продуктів [49].

Якщо фірма вирішить звернутися до фірми-підрядника, то, окрім звичайного технічного завдання на розробку чи доопрацювання програмного продукту та укладення договору, потрібно заздалегідь обговорити умови впровадження, налагодження та подальшого супроводження обраної системи.

Автоматизація роботи з документами впроваджується на двох етапах: автоматизація діловодства та електронний документообіг [50].

Перший етап - автоматизація діловодних процесів, тобто впровадження автоматизованої системи реєстрації документів, єдиної бази реєстрів вхідних, вихідних та внутрішніх документів; автоматизація контролю виконання документів та атрибутивний пошук реєстраційно-контрольних карток у базі даних. Програмні продукти такого напряму прийнято називати системами автоматизованого діловодства. Однак цей клас систем має досить обмежені функціональні можливості і використовується в установах, де немає необхідності в передаванні електронних документів.

Прискорення розвитку інформаційних технологій та збільшення кількості іноземних інвестицій у різних галузях та сферах діяльності спонукали більшість установ перейти до наступного етапу - впровадження електронного документообігу. Програмні продукти такого класу називають системами електронного документообігу. Вони дають можливість керувати процесами створення, передавання та зберігання електронних документів та можуть бути розширені іншими функціями залежно від потреб споживача. Сучасні СУЕД можна поділити на групи за функціональними ознаками (водночас одна система може поєднувати в собі кілька програмних рішень, тобто бути багатофункціональною) [22].

Існують такі системи:

- оброблення електронних версій документів;

- комп'ютерне справочинство;

- електронний документообіг.

У свою чергу електронний документообіг має такі різновиди:

- керування документами (Document Management);

- керування документами, де документ розглядається як головний об'єкт системи і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоціюються винятково з документом (Docflow Management);

- керування електронними документами за технологією електронного архіву;

- з розвиненими засобами зберігання і пошуку інформації (електронні архіви, сховища даних);

- масового введення документів (сканування, оброблення документів, введення в бази даних, управління образами документів, потокове введення документів).

Далі розрізняють системи з розвиненими засобами:

- засновані на технології Workflow Management (системи управління потоками робіт, де визначено процедуру оброблення даних, алгоритми та маршрути);

- засновані на технології Knowleage Management (орієнтовані на підтримку управління організацією і нагромадження знань);

- засновані на технології Workgroup Management (орієнтовані на групову роботу з документами);

- засновані на технології GroupWare (системи, що реалізують груповий доступ до даних);

- засновані на технології Collaboration (орієнтовані на підтримку спільної (колективної) роботи);

- засновані на технології Content Management (що передбачають управління контентом, тобто змістом);

- Enterprise Content Management (орієнтовані на управління корпоративним вмістом).

Крім того, існують системи, орієнтовані на бізнес-процеси (Business Process Management System); такі, що керують неструктурованою інформацією в рамках підприємства та мають розвинені додаткові сервіси (CRM, ERP, SCM та інші облікові системи); корпоративні інформаційні системи типу MRP, MRP II, MES, CAD тощо [51].

Так само як в офісних пакетах, прикладні програми називаються додатками, в СУЕД функціональні додатки називаються підсистемами. Залежно від потреб установи таких підсистем може бути від трьох до трьох десятків. Існує стандартний набір модулів, з яких складається будь-яка СУЕД:

1. Довідник організації та класифікатор документів.

2. Реєстрація документів.

3. Контроль виконання.

4. Номенклатура справ.

5. Керування документами (забезпечує спільне використання документів).

6. Підсистема організації та обслуговування електронного архіву.

7. Підсистема пошуку документів (або реєстраційних карток).

8. Маршрутизація.

9. Статистичний аналіз.

Окрім того, систему можна розширити додатковими модулями. Для створення електронних документів СУЕД інтегрують з відповідним офісним додатком (MS Word, MS Excel, OpenOffice Writer, OpenOffice Calc) або вбудовують спеціальні редактори. З метою обміну поштовими повідомленнями у системі передбачають модуль електронної пошти або її об'єднують з корпоративною поштовою системою.

Якщо в установі для надання юридичної сили електронним документам використовують електронний цифровий підпис, то для впровадження електронного документообігу підійде далеко не кожна система. В деяких програмних продуктах не передбачено вбудованої бібліотеки криптографічних шрифтів - для їх застосування потрібно мати спеціальний дозвіл. Саме тому ці та інші питання слід з'ясовувати заздалегідь з виробником СУЕД [39].

На що необхідно звернути увагу при виборі СУЕД?

Кожна комп'ютерна система у своєму складі для зберігання даних (реєстраційних карток, електронних документів та їх версій, довідників, маршрутів тощо) містить базу даних, і від того, якою мовою написано програмний продукт, залежить якість опрацювання та зберігання інформації в системі управління базою даних (СУБД). Найпоширенішими СУБД, що використовуються у провідних СУЕД, є MS SQL, Oracle, MS Visual FoxPro, DB2, Sybase. Окрім того, майже всі системи розробляються на базі вже готових зарубіжних програмних продуктів такого напряму. В нашому випадку йдеться про таких світових лідерів, як Lotus Notes/Domino (Lotus IBM), StaffWare (StaffWare PLS), DOCS OPEN/ FUSION (PC DOCS Inc., HBS), LinkWorks (Digital Equipment Corporation), Documentum 4i та EMC Documentum (Documentum Inc.), Microsoft Sharepoint Portal Ser ver (Microsoft Corporation), Excalibur (Excalibur Technologies Corp.), Livelink Intranet (Open Text Corporation), Action Workflow (Action Technologies) [45].

Однак слід пам'ятати, що, придбавши зарубіжний програмний продукт, вітчизняний споживач витратить величезну суму грошей, а бажаного ефекту не матиме. Адже моделювання, налагодження та супровід зарубіжних програм для української установи коштуватиме споживачу дорожче, ніж сам продукт. Тому провідні російські та українські фірми-розробники адаптували такі програми для вітчизняного діловодства та взяли їх за основу (платформу) у розробці власних СУЕД.

Наведу кілька прикладів типових програмних рішень.

Русифіковані версії популярних західних середовищ розробки:

- Lotus Notes;

- DocsOpen;

- StaffWare;

- LinkWorks;

- Documentum.

Програми, створені російськими компаніями на основі західних систем:

1. Система «БОСС-Референт» компанії «АйТи» (на базі Lotus Notes).

2. Системи Office Media і Company Media компанії «ИнтерТраст» (на базі Lotus Notes).

3. Система «Электронная канцелярия Золушка» НТЦ «Институт развития Москвы» (на базі Lotus Notes).

4. Рішення компанії «Весть-Мета Технологія» (на базі StaffWare і Work- route 2000).

Власні розробки російських компаній:

1. Система LanDocs компанії «Ланит».

2. Система «Ефект Офіс» компанії «Гарант International».

3. Система Optima WorkFlow компанії «Оптима» [58].

Як зазначалося вище, існує можливість переходу організації на електронний документообіг (як системи електронного управління документами), але з використанням спеціального програмного забезпечення - системи автоматизації діловодства і документообігу (САДД).

В.Е. Баласанян виділяє на теоретичному рівні існування двох рівнів автоматизації документаційної діяльності: технологічний і управлінський, в ході яких встановлюються можливі шляхи створення САДД для російських підприємств. Починаючи від створення якоїсь системи управління, «вибудовуючи» під неї нормативно-методичну основу, персонал та програмне забезпечення, закінчуючи використанням в якості основи традиційно сформовану систему управління, зраджуючи їй якісно новий потенціал за рахунок можливостей сучасних інформаційних технологій [46].

Так впровадження корпоративної версії САДД створює основу єдиного документаційного забезпечення управління, що охоплює центральний апарат і територіально віддалені підрозділи організації. При цьому досягаються наступні цілі:

1. Єдиний порядок індивідуальної та спільної роботи з документами в підрозділах організації на підставі єдиного Регламенту роботи з документами.

2. Об'єднання потоків електронних документів між підрозділами організації.

3. Використання загальної для всіх підрозділів організації системи індексації (нумерації) документів, загальних довідників-класифікаторів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), однотипних форм реєстраційно-контрольних карток документів та ін.

4. Забезпечення уніфікації управлінської документації та скорочення кількості форм і видів однакових документів.

Таким чином, з'являються серйозні передумови для організації електронного документообігу в тому обсязі, до якого готова організація [49]. Правильно побудована автоматизована система повинна працювати як з даними про проходження та виконання документів (незалежно від того, паперові вони чи електронні), так і самими електронними документами, до яких ці дані відносяться. Включення електронних документів в діловодний цикл дозволяє досягти якісно нового рівня ефективності роботи з документами, оскільки технології роботи з електронними документами (редагування, переміщення, тиражування та інше) принципово більш ефективні.

Як було сказано вище, використання корпоративних систем автоматизації документообігу є конкретним кроком до впровадження та поширення застосування елементів електронного документообігу, тому до вибору такої системи потрібно підходити дуже серйозно, досліджуючи весь ринок програмних продуктів.

У даний час на вітчизняному ринку представлено кілька десятків програмних продуктів, призначених для автоматизації документаційного забезпечення управління. На сьогоднішній момент можна виділити наступні рішення від провідних компаній-розробників:

* Російські системи, в основі яких лежить Lotus Domino / Notes: «CompanyMedia» - Интертраст, «OfficeMedia» - Інтертраст, «Бос-Референт» - АйТі, «Попелюшка НТЦ»-ІРМ, «Ексадо Інтерпроком» - ЛАН;

* Повністю російські розробки: «1С: Архів» - 1С, «LanDocs» - Ланіт, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЕОС, «ЕВФРАТ-Документообіг» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервісіз [60].

Для них використовуються різноманітні позначення: система автоматизації документообігу і діловодства, система управління документами, система електронного документообігу і так далі.

Автоматизована технологія потрібна організації для обліку та контролю роботи з документами, а також організації їх архівного зберігання. Питання обліку та зберігання детальним чином опрацьовані у вітчизняній науці та практиці документознавства та архівної справи. Тому природним і найефективнішим рішенням є використання готової системи автоматизації діловодства та архівної справи відповідно до вітчизняних нормативів і сформованою практикою.

У сучасних умовах документ дедалі більшу частину свого життєвого циклу існує в електронному вигляді. Тому, на додаток до автоматизації традиційного діловодства, необхідні технології електронного документообігу. Якщо ще кілька років тому такі засоби, як електронна пошта або електронний архів, використовувалися в ряді організацій паралельно з системами автоматизації діловодства, то в даний час багато управлінців усвідомлюють необхідність єдиної інтегрованої системи роботи з електронними та паперовими документами.

Для забезпечення повноцінного електронного документообігу необхідні певні промислові технології перетворення паперових документів в електронні (потокове сканування), а також засоби автоматичної реєстрації електронних документів, підготовлених за допомогою текстових редакторів, засоби електронно-цифрового підпису, засоби пересилання документів та інші сервіси, що використовуються для роботи з електронними документами, поширюваними з організації та за її межами.

Виходячи з вищесказаного, система повинна володіти відкритим інтерфейсом, що забезпечує розширення і видозміни реквізитного складу, управління маршрутизацією і створення нових або модифікації існуючих процедур. Наявність відкритого інтерфейсу, на думку Ю.Г. Вітіна, забезпечить також інтеграцію САДД з іншими прикладними системами організації.

Ще більш широкі можливості для розширення функціональності системи автоматизації діловодства дає використання спільно з нею універсальних документоорієнтованих платформ, наприклад, таких відомих виробників, як Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird і інші, що дозволяють, зокрема, створювати документовані портали організацій [51].

Актуальним на сьогодні вимогою, на думку В.Е. Баласаняна, до системи автоматизації діловодства є наявність засобів взаємодії з іншими системами. Електронні комунікації знімають кордони між організаціями, а обмін електронними документами значно знижує фінансові витрати на виготовлення, переміщення та на можливу подальше повторне перетворення документа і його реквізитів в електронну форму [46].

З вищесказаного можна сформулювати найбільш важливі вимоги, що висуваються для автоматизованої системи. Перш за все, така система повинна:

1) виконувати всі завдання документаційного забезпечення в повному обсязі: підготовку документів, їх реєстрацію, контроль за виконанням, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу по масиву документів;

2) бути побудованою на єдиних методологічних принципах, програмно-технічних та технологічних рішеннях і рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій і вимог;

3) забезпечувати повноцінне використання (інтеграція) накопиченого інформаційного ресурсу і реалізувати принцип одноразового введення інформації та її багаторазового використання як подокументно, так і фактично;

4) допомагати адміністраторам вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідну ступінь захисту інформації від несанкціонованого доступу;

5) бути здатною до розширення за певними компонентами, а саме за кількістю технічних пристроїв і технологій, кількості документів (обсягу інформації), кількості користувачів;

6) вміти адаптуватися в розумних межах до мінливих вимог користувачів.

На сьогоднішній момент російський ринок пропонує досить широкий вибір САДД, які можуть відповідати вимогам та завданням автоматизації управлінської діяльності організації, але які мають різнимі програмнимі вимоги.

Слід також пам'ятати при виборі системи, що функціональна система багато в чому залежить від платформи, для якої розроблено та чи інша система.

Наприклад, платформа Lotus Notes / Domino спочатку орієнтована на групову роботу з документами, тому рішення для цієї системи найбільш функціональні. Користувачі, як правило, працюють в операційній системі Windows, але останнім часом на Заході спостерігається перехід на платформу Linux . У зв'язку з цим, при установці системи необхідно мати на увазі, що можливо через певний проміжок часу користувачів Linux буде стільки, скільки і користувачів Windows.

Крім того, у зв'язку з поширенням Інтернету виробники поставлені перед необхідністю забезпечити роботу своїх систем через web-браузери.

Порівняльний аналіз таких автоматизованих систем як:

1. «CompanyMedia», Интертраст.

2. «Landocs», Ланіт.

3. «Optima Workflow», Оптима.

4. «БОС-Референт», АйТі.

5. «Дело», Електронні Офісні Системи.

6. «Documentum», Документум Сервісіз.

7. «ЄВФРАТ-Документообіг», Cognitive Technologes.

Те, що стосується останньої системи («Documentum»), то, швидше за все, її слід було б порівнювати не з системами документообігу, а з платформами для їх побудови, наприклад, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite.

Найбільш раціональними і такими, які не вимагають великих витрат на спеціальне обладнання для встановлення це системи: «CompanyMedia», «ЄВФРАТ-Документообіг» і «Бос-референт» [50].

Всі представлені системи володіють майже всіма необхідними функціональними можливостями. Найкращим чином з типовими завданнями електронного документообігу справляються системи «ЄВФРАТ-Документообіг», «CompanyMedia», «Дело» та «Бос-референт».

Купуючи систему, слід також враховувати простоту її впровадження та промислову експлуатацію. Наприклад, якщо куплена система не містить інструментарію, необхідного для налаштування під потреби організації співробітниками, то процес впровадження вимагатиме участі розробника, що істотно вплине на підвищення вартості впровадження. Найбільш адаптовані під потреби організації системи, без участі розробника, є системи «ЄВФРАТ-Документообіг», «CompanyMedia». Замовникам інших систем пропонується набір стандартних налаштувань, які можуть бути доопрацьовані розробниками або їх партнерами, що приведе до збільшення витрат на впровадження.

Вартість і терміни впровадження є одними з факторів, що впливають на поширеність системи. У кожному конкретному випадку вони залежать від можливостей обраної системи та структури компанії-замовника (масштаб, специфіка діяльності та ін.). За наявними оцінками, на сьогоднішній день найбільша кількість впроваджень мають системи «ЄВФРАТ-Документообіг», «Дело» та «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в державних установах завдяки тому, що вона орієнтована на автоматизацію процедур традиційного діловодства. Поширеність системи «ЄВФРАТ-Документообіг» пояснюється універсальністю її використання і гнучкою ціновою політикою. Велика кількість впроваджень «CompanyMedia» забезпечує модульність системи та реалізація на платформі Lotus Notes / Domino.

Припускаючи, що впровадження пройшло успішно, слід розглянути, що ще істотно для автоматизації електронного документообігу. Крім необхідного набору можливостей, наявність в системі додаткового функціонала може значно спростити роботу з системою всім співробітникам організації (наприклад, налаштування повідомлень і нагадувань). У деяких випадках цей функціонал просто необхідний (наприклад, WEB-доступ). Потреби замовника в автоматизації процесів обробки документів з часом можуть змінюватися (наприклад, у разі зміни організаційної структури підприємства), що може призвести до необхідності у розвитку системи. За цими параметрами впевнені позиції займають системи «Дело», «Оптіма» і «ЄВФРАТ-Документообіг».

Безумовно, важливими характеристиками є безпека, надійність і продуктивність. Системи «CompanyMedia», «Optima-Workflow» і «ЄВФРАТ-Документообіг» дозволяють забезпечити необхідний рівень надійності і безпеки електронного документообігу [45].

Нова версія системи «ЄВФРАТ-Документообіг», яка була розроблена компанією Cognitive Technologies, дозволяє побудувати повноцінну систему управління бізнес-процесами і документами організації, а також містить весь необхідний інструментарій для успішної організації електронного документообігу будь-якої компанії, незалежно від чисельності та форми власності.

«ЄВФРАТ-Документообіг» дозволяє:

1) автоматизувати реєстрацію документів та завдань;

2) забезпечити ефективну взаємодію співробітників у рамках робіт по документах;

3) здійснювати миттєвий пошук інформації;

4) контролювати виконання робіт;

5) проводити моніторинг стану виконуваних процесів і аналіз завантаження персоналу за рахунок формування різних журналів та звітів;

6) організувати довгострокове зберігання документів організації;

7) забезпечити розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Основними функціями системи є:

* Реєстрація документів у системі (заповнення електронної реєстраційної картки), приєднання до картки будь-якої кількості файлів довільного формату.

* Постановка документів на контроль.

* Можливість створення паралельних і послідовних доручень.

* Можливість проектування типових маршрутів руху документів.

* Спостереження за ходом виконання доручень, розсилка повідомлень і нагадувань.

* Пошук документів по будь-якому з полів реєстраційної картки і по тексту приєднаних до картки файлів з урахуванням морфології російської мови.

* Розмежування прав доступу до документів, у тому числі з використанням ролей, що зручно при тимчасовому або постійному заміщення посад.

* Протоколювання дій користувачів, криптографічне шифрування і застосування ЕЦП.

* Підготовка та друк журналів та звітів.

* Розсилка документів, листування між користувачами системи за допомогою вбудованої поштової служби.

* Можливість автоматизації процесів зберігання та списання документів до архіву.

* Доступ до документів і доручень за допомогою веб-браузера з будь-якої точки світу.

За даними, наданими розробниками, в новій версії «ЄВФРАТ-Документообіг» з'явилися і були вдосконалені наступні функціональні блоки:

1. Підтримка територіально-розподіленої роботи: створення єдиного простору управління філіальною структурою.

2. Наскрізний контроль за виконанням завдань.

3. Інтеграція з електронною поштою: реєстрація листів з електронної пошти в системі «ЄВФРАТ-Документообіг».

4. Відправка документів по електронній пошті зовнішнім адресатам із застосуванням адресних книг поштових програм.

5. Реєстрація документів - полегшення праці діловода; реєстрація нового документа на основі існуючого.

6. Автоматична перевірка документа на дублювання при його реєстрації.

7. Підтримка потокового сканування.

8. Контроль і аналіз діяльності організації: розширення списку повідомлень і нагадувань про наближення і настання терміну виконання кожного контрольованого завдання.

9. Автоматизація процесу прийому виконавцем доручення на виконання або відмови від виконання з відсиланням відповідного повідомлення.

10. Розвиток можливостей побудови та роботи зі складними звітами.

11. Можливості адміністрування: підтримка роботи з ієрархічними словниками.

12. Організація резервного копіювання інформаційної бази даних за розкладом [46].

Особливістю системи «ЄВФРАТ-Документообіг» є її гнучкість і простота налаштування, обслуговування та адміністрування.

Отже, на мою думку, вивчивши можливі варіанти систем електронного документообігу, на ПАТ КВТФ «Кремтекс» можна запроваджувати систему «ЄВФРАТ-Документообіг», тому що ця програма лідирує майже по всім критеріям, які висуваються для таких систем (основні можливості, вартість сервера та ліцензії, доступність інструментарію для налаштування системи, додаткові можливості роботи з системою, надійність та безпека). І найголовніше те, що, як було зазначено в дипломній роботі, ПАТ КВТФ «Кремтекс» співпрацює із закордонними фірмами, і обмінюється з ними інформацією та документами переважно за допомогою електронної пошти, а саме «ЄВФРАТ-Документообіг » за своїм інтерфейсом нагадує електронну пошту і має таку функцію, як інтеграція з електронною поштою та відправка документів по електронній пошті зовнішнім адресатам, що є досить важливою умовою саме для ПАТ КВТФ «Кремтекс».

РОЗДІЛ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ОХОРОНИ ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА В НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ

4.1 Нормативно-законодавча база охорони праці

документ інформаційний діловодство електронний

Декларований в Україні пріоритет життя і здоров'я працівників, а також повна відповідальність роботодавця за створення безпечних умов праці здійснюються за допомогою широкої системи правових, економічних, організаційних і технічних заходів.

Охорона праці працівників регламентована законодавством України. Основоположним документом є Конституція України, а саме ст.43, яка гарантує право на належні умови праці, і ст.46 - право на соціальний захист [2]. Основним документом, який забезпечує реалізацію цих прав, є Закон України «Про охорону праці» [6].

Законодавство України з охорони праці має на меті забезпечити працівникам безпечні та здорові умови праці, захистити життя і здоров'я працівників від впливу шкідливих факторів виробництва і нещасних випадків.

Закон України «Про охорону праці», прийнятий Верховною Радою України 21 листопада 2002 року, складається з 8 розділів і 49 статей, визначає основні положення щодо реалізації конституційного права працівників на охорону їх життя і здоров'я в процесі трудової діяльності, на належні безпечні і здорові умови праці, регулює за участю відповідних органів державної влади відносини між роботодавцем і працівником з питань безпеки, гігієни праці та виробничого середовища і встановлює єдиний порядок організації охорони праці в України [6].

Законодавство про охорону праці складається з Закону України «Про охорону праці», Кодексу законів про працю України (КЗпП визначає правові відносини і гарантії здійснення громадянами України права розпоряджатися своїми здібностями для продуктивної і творчої праці, регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, організацій, незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої приналежності. Правове регулювання охорони праці здійснюється наступними главами КЗпП: «Охорона праці», «Трудовий договір», «Робочий час», «Час відпочинку», «Праця жінок», «Праця молоді», «Професійні спілки», «Нагляд і контроль за дотриманням законодавства про працю» [1]), Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності» та прийнятих відповідно до них нормативно-правових актів, Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності» (закон набув чинності 1 квітня 2001 року і визначає правові основи і економічний механізм соціального страхування працівників) [4] та підзаконних нормативних актів (НА), до яких відносяться міждержавні НА, державні (міжгалузеві та галузеві) НА та нормативні акти підприємств.

Поняття охорони праці визначається ст.1 Закону України «Про охорону праці». Охорона праці - це система правових, соціально-економічних, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних і лікувально-профілактичних заходів та засобів, спрямованих на збереження здоров'я і працездатності людини в процесі праці [6].

Закон України «Про охорону праці» визначає положення щодо реалізації конституційного права громадян на охорону їхнього життя і здоров'я в процесі трудової діяльності, регулює за участю відповідних державних органів відносини між власником підприємства, установи й організації або уповноваженим ним органом і працівником з питань безпеки, гігієни праці та виробничого середовища і встановлює єдиний порядок організації охорони праці в Україні.

У Кодексі законів про працю України визначається правове регулювання охорони праці у главах «Трудовий договір», «Робочий час», «Час відпочинку», «Нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю», «Праця молоді», «Праця жінок», «Охорона праці» [1].

Закон України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» регулює відносини, які виникають у сфері забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя, визначає відповідні права та обов'язки державних органів, підприємств, установ, організацій і громадян, встановлює порядок організації державної санітарно-епідемічної служби і здійснення державного санітарно-епідемічного нагляду в Україні [3].

Закон України «Про пожежну безпеку» визначає економічні, загальні правові та соціальні основи забезпечення пожежної безпеки на території України, встановлює відносини юридичних і фізичних осіб, державних органів з пожежної безпеки незалежно від виду їх діяльності та форм власності. Закон встановлює обов'язки установ, організацій, підприємств і громадян щодо забезпечення пожежної безпеки, а також обов'язки й права державного пожежного нагляду [8].

«Норми радіаційної безпеки України» встановлюють два принципово відмінні підходи до забезпечення протирадіаційного захисту: перший передбачається для усіх видів практичної діяльності за умов нормальної експлуатації індустріальних та медичних джерел випромінювання, другий - при втручанні, що пов'язано з опромінюванням населення за умов аварійного опромінення. Крім того, «Норми радіаційної безпеки» встановлюють три категорії осіб, які зазнають опромінення та визначають ліміти доз та допустимі рівні іонізуючого опромінення.

Міжнародне законодавство про охорону праці являє собою систему міжнародно-правових актів, спрямованих на захист працівників від професійних ризиків. Цей термін Міжнародне бюро праці визначає як «джерело небезпеки для життя і здоров'я працівника, з яким він стикається у виробничому середовищі під час виконання ним своїх виробничих обов'язків». Закон України «Про охорону праці» забезпечує перевагу норм міжнародних договорів і угод, в яких бере участь Україна, над правовими нормами законодавства України. Тобто, коли міжнародним договором або угодою, в якому бере участь Україна, передбачені більш високі вимоги до охорони праці, ніж ті, що передбачені законодавством України, то виконуються правила міжнародного договору або угоди. Ця норма застосовується до всіх договорів, в яких бера участь Україна, незалежно від їх форми і назви - договір, угода, конвенція, пакт, протокол або інші форми і які були ратифіковані Верховною Радою України.

Конвенції Міжнародної Організації Праці, за якими Україна має міжнародне співробітництво у галузі поліпшення умов праці: №115 - про захист працюючих від іонізуючої радіації, №155 - про безпеку і гігієну праці та виробниче середовище, №148 - про захист працівників від професійного ризику, №174 - про обладнання машин захисними пристроями.

4.2 Організація охорони праці на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Одним з головних принципів державної політики в області охорони праці є пріоритет життя і здоров'я працівників по відношенню до результатів виробничої діяльності підприємства, повної відповідальності власника за створення безпечних і нешкідливих умов праці. Загальне керівництво роботою по охороні праці згідно Закону України «Про охорону праці» на ПАТ КВТФ «Кремтекс» в цілому покладена на директора фірми.

Для організації роботи, направленої на запобігання нещасним випадкам, професійним захворюванням і аваріям, на ПАТ КВТФ «Кремтекс» створена служба охорони праці, представлена одним провідним інженером по охороні праці. Підпорядкована служба охорони праці підприємства безпосередньо директорові і прирівнюється до основних виробничо-технічних служб. Робота служби охорони праці здійснюється відповідно до положення «Про службу охорони праці підприємства».

Управління охороною праці на фірмі здійснюється відповідно до системи управління охороною праці. До посадових інструкцій працівників внесені конкретні обов'язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій з питань охорони праці. На ПАТ КВТФ «Кремтекс» створена комісія з питань охорони праці, а в кожному підрозділі є уповноважена особа з питань охорони праці, яка бере участь у вирішенні питань, що виникають в цій області.

Всі працівники підприємства при прийомі на роботу і в процесах роботи проходять навчання та інструктажі з питань охорони праці, відповідно до розробленого положення з охорони праці. Працівники, зайняті на роботах з підвищеною небезпекою, проходять спеціальне навчання, стажування, і один раз в рік перевірку знань відповідних нормативних актів про охорону праці.

Допуск до роботи осіб, які не пройшли навчання, інструктаж, стажування і перевірку знань по охороні праці на підприємство забороняється. В установленому порядку пройшли навчання і перевірку знань всі посадові особи фірми.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс» розроблено і діє положення «Про проходження медичного огляду», згідно якого всі працівники проходять обов'язковий попередній огляд при прийомі на роботу і періодичний в процесі трудової діяльності. У положенні передбачений порядок проведення медоглядів для працівників певних категорій, передбачений законодавством. При укладенні трудового договору працівників підприємства знайомлять, під розпис, про умови праці на підприємстві, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих чинників (якщо такі є), про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах, відповідно до законодавства і колективного договору.

Відповідно до порядку проведення атестації робочих місць, за умовами праці на підприємстві у встановлені терміни проводиться атестація робочих місць. На ПАТ КВТФ «Кремтекс» щороку розробляються і здійснюються комплексні заходи щодо поліпшення умов праці. Основною формою контролю адміністрації і трудового колективу підприємства, за станом охорони праці на робочих місцях, виробничих ділянках, в підрозділах, службах, а також виконанням всіма службами, посадовими особами є адміністративно-суспільний або триступінчатий контроль.

Найважливішим документом в системі нормативного регулювання взаємин між власником і працівником з питань охорони праці є колективний договір. У розділі «Охорона праці» колективного договору ПАТ КВТФ «Кремтекс »визначаються:

– всі види і розміри відшкодування збитку потерпілим, від нещасних випадків і професійних захворювань на виробництві;

– види і розміри пільг і компенсацій за роботу в шкідливих і небезпечних умовах;

– пільги за особливий характер роботи, конкретні заходи по поліпшенню і підвищенню існуючого рівня умов праці і рівня охорони праці підприємства.

4.3 Вимоги безпеки на робочих місцях під час використання ПК

Робоче місце - це зона простору, що оснащена необхідним устаткуванням, де відбувається трудова діяльність одного працівника чи групи працівників.

Раціональне планування робочого місця має забезпечувати: найкраще розміщення знарядь і предметів праці, не допускати загального дискомфорту, зменшувати втомлюваність працівника, підвищувати його продуктивність праці. Площа робочого місця має бути такою, щоб працівник не робив зайвих рухів і не відчував незручності під час виконання роботи. Важливо мати також можливість змінити робочу позу, тобто положення корпуса, рук, ніг. Проте доцільно виключати або мінімізувати всі фізіологічно неприродні і незручні положення тіла. Проведені дослідження показують, що при раціональній організації робочих місць продуктивність праці зростає на 15 - 25% [16].

Основні вимоги до користувачів ПК з охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки:

1. Виконувати умови інструкції з експлуатації ПК.

2. При експлуатації ПК необхідно пам'ятати, що первинні мережі електропостачання під час роботи знаходяться під напругою, яка є небезпечною для життя людини, тому необхідно користуватися справними розетками, відгалужувальними та з'єднувальними коробками, вимикачами та іншими електроприладами.

3. До роботи з ПК допускаються працівники, з якими проведений вступний інструктаж та первинний інструктаж (на робочому місці) з питань охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки та зроблений запис про їх проведення у спеціальному журналі інструктажів.

4. Працівники при роботі з ПК повинні дотримуватися вимог техніки безпеки, пожежної безпеки.

5. При виявленні в обладнанні ПК ознак несправності (іскріння, пробоїв, підвищення температури, запаху гару, ознак горіння) необхідно негайно припинити роботи, відключити усе обладнання від електромережі і терміново повідомити про це відповідних посадових осіб, спеціалістів.

6. Вміти діяти в разі ураження інших працівників електричним струмом або виникнення пожежі.

7. Знати місця розташування первинних засобів пожежегасіння, план евакуації працівників, матеріальних цінностей з приміщення в разі виникнення пожежі [24].

Вимоги охорони праці до робочого місця користувача ПК:

1) Робочі місця для працюючих з дисплеями необхідно розташовувати таким чином, щоб до поля зору працюючого не потрапляли вікна та освітлювальні прилади. Відео термінали повинні встановлюватися під кутом 90 - 105 градусів до вікон та на відстані, не меншій 2,5 - 3 м від стіни з вікнами. До поля зору працюючого з дисплеєм не повинні потрапляти поверхні, які мають властивість віддзеркалювання. Покриття столів повинне бути матовим з коефіцієнтом 0,25 - 0,4.

2) Відстань між робочими місцями з ПК повинна бути не меншою 1,5 м у ряду та не меншою 1 м між рядами. ПК повинні розміщуватися не ближче 1 м від джерела тепла.

3) Відстань від очей користувача до екрану повинна становити 500 - 700 мм, кут зору - 10 - 20 градусів, але не більше 40 градусів, кут між верхнім краєм відео терміналу та рівнем очей користувача повинен бути меншим 10 градусів. Найбільш вигідне є розташування екрану перпендикулярно до лінії зору користувача [24].

Вимоги техніки безпеки до користувачів ПК:

Перед початком роботи на ПК користувач повинен:

– пересвідчитися у цілості корпусів і блоків (обладнання) ПК;

– перевірити наявність заземлення, справність і цілість кабелів живлення, місця їх підключення.

Забороняється вмикати ПК та починати роботу при виявлених несправностях.

Під час роботи, пересвідчившись у справності обладнання, увімкнути електроживлення ПК, розпочати роботу, дотримуючись умов інструкції з її експлуатації.

Забороняється:

- замінювати і знімати елементи або вузли та проводити перемонтаж при ввімкненому ПК;

– з'єднувати і роз'єднувати вилки та розетки первинних мереж електроживлення, які знаходяться під напругою;

– знімати кришки, які закривають доступ до струмопровідних частин мережі первинного електроживлення при ввімкненому обладнанні;

– користуватися паяльником з незаземленим корпусом;

– замінювати запобіжники під напругою;

– залишати ПК у ввімкненому стані без нагляду.

По закінченні робочого дня:

1. Кнопкою «ВИМК» відключити електроживлення ПК згідно з інструкцією експлуатації, вийнявши вилку кабелю живлення з розетки.

2. Впорядкувати робоче місце користувача ПК, прибравши використане обладнання та матеріали у відведені місця.

3. Про виявлені недоліки у роботі ПК протягом робочого часу необхідно повідомити відповідним посадовим особам та спеціалістам.

Залишаючи приміщення після закінчення робочого дня, дотримуючись встановленого режиму огляду приміщення, необхідно:

зачинити вікна, кватирки; перевірити приміщення та переконатися у відсутності тліючих предметів; відключити від електромережі всі електроприлади, електрообладнання та вимкнути освітлення; зачинити вхідні двері приміщення на замок і ключ здати черговому охорони.