Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку активів

Міністерство освіти та науки України

Національний університет водного господарства та природокористування

Кафедра обліку та аудиту

Курсова робота з дисципліни

«Інформаційні системи і технології обліку»

на тему

«Особливості організації та

функціонування інформаційних систем обліку оборотних активів»

Рівне - 2009

Вступ

1. Принципи організації автоматизації обліку на прикладі ЗАТ «Рівне-Борошно»

1.1 Економіко-організаційна характеристика ЗАТ «Рівне-Борошно»

1.2 Основні принципи організації автоматизації обліку

1.3 Інформаційне забезпечення розв'язання задач обліку

2. Технологія обробки даних в інформаційних системах з обліку оборотних активів на прикладі ЗАТ «Рівне-Борошно»

2.1 Задачі, що вирішуються в умовах функціонування інформаційних систем обліку

2.2 Нормативно-довідкова інформація

2.3 Автоматизація первинного обліку

2.4 Автоматизація синтетичного та аналітичного обліку

3. Технологія підготовки звітності в умовах функціонування інформаційних систем з питань обліку оборотних активів

3.1 Облікові реєстри

3.2 Фінансова, податкова, статистична та інша звітність

4. Шляхи вдосконалення організації обліку на ЗАТ «Рівне-Борошно»

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Дана курсова робота є підсумковим етапом вивчення курсу «Інформаційні системи і технології обліку».

На нашу думку, тема даної курсова робота «Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку активів», є досить актуальною оскільки, сьогодні на кожному підприємстві використовується певна інформаційна системи обліку, що значно спрощує ведення бухгалтерського обліку на даному підприємстві. Також, актуальність даної роботи полягає в тому, що ми розглядаємо саме інформаційну систему обліку активів, а активи, як відомо, є засобами господарюючого суб'єкта, які потрібні підприємству для його функціонування у різних формах діяльності з метою одержання прибутку, а прибуток - це чи не найголовніша причина діяльності підприємства. Також, активи складають 1-3 розділи активу балансу, який надає користувачам повну та правдиву інформацію про фінансовий стан підприємства на звітну дату.

Інформаційною базою дослідження стали праці вітчизняних та зарубіжних учених-економістів з питань інформаційних систем і технологій обліку, законодавчі та нормативні акти України, дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності ЗАТ «Рівне-Борошно».

Метою написання курсової роботи є:

1. систематизація та закріплення теоретичних знань студентів з систем автоматизації бухгалтерського обліку;

2. цілеспрямоване використання матеріалів виробничої практики, подальше вдосконалення навичок самостійного вирішення поставлених завдань за допомогою комп'ютера;

3. узагальнення отриманого на практиці досвіду, співставлення технологічних можливостей декількох інформаційних систем бухгалтерського обліку, реалізація невикористаних можливостей покращення автоматизації облікової роботи, розробка рекомендацій по підвищенню ефективності облікового процесу та оцінка впровадження найефективнішого програмного забезпечення.

Завдання при написанні даного курсового проекту полягають в наступному:

- розширити набуті теоретичні знання з питань автоматизованої організації облікового процесу на підприємствах;

- перевірити вміння студентів застосовувати ці знання при дослідженні системи бухгалтерського обліку підприємства, по якому здійснений збір та обробка інформації: облікової політики, форми бухгалтерського обліку, способу обробки облікової інформації;

- розвинути навички самостійної роботи, вивчення законодавчої нормативної бази з питань бухгалтерського та податкового обліку, нових можливостей систем автоматизованої обробки економічної інформації та інформаційно-пошукових систем, налагодження систем у відповідності із змінами у нормативно-законодавчій базі;

- навчити використовувати отримані знання з метою формування реальних пропозицій по покращенню обліку та звітності суб'єкта господарювання.

Дана курсова робота складається з вступу, чотирьох розділів, висновку, списку використаної літератури та додатків.

У першому розділі розкриваються основні принципи організації автоматизації обліку на прикладі ЗАТ «Рівне-борошно». Зокрема, висвітлюється загальна інформація по підприємству, описується значення автоматизованої обробки інформації в удосконаленні діяльності підприємства, зазначаються принципи, що покладені в основу автоматизації обліку, а також, надається коротка характеристика автоматизованої інформаційної системи організації і описуються організаційно-методичні функції бухгалтера в умовах автоматизованого обліку, зазначаються функції бухгалтерського апарату, та їх зміни в умовах автоматизації обліку.

У другому розділі даної курсової роботи, надається інформація про склад задач, що можуть бути вирішені з питання організації та функціонування інформаційних систем обліку активів, що використовуються підприємством для автоматизації обліку. В даному розділі представлений перелік та надана характеристика основним довідникам, які використовуються в інформаційній системі, що використовується на підприємстві, а також, описано вимоги, що висуваються до первинної документації, яка виконана за допомогою ЕОМ і представлено інформацію про організацію синтетичного та аналітичного обліку на підприємстві.

У третьому розділі надається інформація про форми звітності підприємства з питань, що досліджуються в даному розділі.

У четвертому розділі розглядається доцільність застосування підприємством обраної облікової політики. Надається оцінка систем автоматизації фінансово-господарської діяльності, що використовується а підприємстві та описується в даній курсовій роботі, вказати її переваги та недоліки. В зв'язку з цим, висвітлено питання щодо удосконалення впровадження автоматизованого облікового процесу на ЗАТ «Рівне-Борошно».

1. Принципи організації автоматизації обліку на прикладі ЗАТ «Рівне-Борошно»

1.1 Економіко-організаційна характеристика ЗАТ «Рівне-Борошно»

Закрите акціонерне товариство “Рівне-Борошно” є підприємницьким господарським товариством, що підпорядковується зборам акціонерів, [див. дод. 1] і створено відповідно до Конституції України, Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, “Про власність”, “Про цінні папери і фондову біржу”, “Про зовнішньоекономічну діяльність” та інших нормативно-правових актів [див. дод. 1].

Юридична адреса та місце знаходження Товариства: Україна, м. Рівне, вул. Біла 35 [див. дод. 1, 2, 3].

ЗАТ “Рівне-Борошно” зареєстрований Розпорядженням Голови Рівненської райдержадміністрації № 205 від 29.03.2001 р. З 22.05.2007 р. було прийнято рішення про видачу ліцензії на внутрішнє перевезення вантажу № 75Л [див. дод. 2], а також з 01.05. 2006 р. підприємство отримало торговий патент на право здійснення підприємницької діяльності у сферах торгівельної діяльності за готівкові кошти [див. дод. 3].

Метою діяльності Товариства є задоволення суспільних потреб у товарах народного споживання, продукції виробничо-технічного та іншого призначення, роботах, послугах та реалізації на основі одержаного прибутку економічних і соціальних інтересів акціонерів та трудового колективу Товариства [див. дод. 1].

Предметом діяльності Товариства є види діяльності, передбачені пунктом 2.3. статуту підприємства [див. дод. 1].

Основними видами діяльності ЗАТ “Рівне-Борошно” [див. дод. 1, 5] є:

- виробництво борошна;

- виробництво готових кормів для тварин, що утримуються на фермах;

- інші види оптової торгівлі;

- оптова торгівля зерном та кормами для тварин;

- роздрібна торгівля в неспеціалізованих магазинах переважно з продовольчим асортиментом.

Товариство може здійснювати свою діяльність самостійно або спільно з іншими суб'єктами господарювання, в тому числі і з іноземними.

Товариство здійснює зовнішньоекономічну діяльність у встановленому законодавством порядку.

Для детальнішого представлення про товариство, розглянемо його основні техніко-економічні показники за 2008 р., а саме: дохід від реалізації продукції, чисельність робітників, фонд оплати праці, вартість майна, операційні витрати, чистий прибуток, продуктивність праці, фондовіддачу та заробітну плату (табл. 1.1.). за допомогою перелічених показників, ми зможемо дізнатися збільшується чи зменшується дохід підприємства та як на нього впливають ті чи інші чинники.

Табл. 1.1.

Основні техніко-економічні показники діяльності

ЗАТ “Рівне-Борошно” за 2008 р.

№ п/п	Назва показника	Од. виміру	2008 р.
1.	Дохід (виручка) від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг)	Тис. грн.	55160
2.	Середньооблікова чисельність працюючих в еквіваленті повної зайнятості	Чол.	168
3.	Фонд оплати праці	Тис. грн.	2618,0
4.	Середньорічна вартість основних засобів	Тис. грн.	9518,5
5.	Середня вартість майна	Тис. грн.	37529
6.	Операційні витрати	Тис. грн.	37200
7.	Чистий прибуток (збиток)	Тис. грн.	2381
8.	Продуктивність праці 1 працівника	Грн./чол.	328333
9.	Фондовіддача основних засобів	Грн./чол.	5,79
10.	Середня заробітна плата 1 працівника	Грн./чол.	15583,33

Для розрахунку показників таблиці 1.1, використовуються формули:



де, Пр - продуктивність праці 1 працівника;

Д - дохід (виручка) від реалізації (товарів, робіт, послуг);

Ч - середньооблікова чисельність працівників в еквіваленті повної зайнятості.

Фондовіддача основних засобів обчислюється за формулою:

де, Ф_в - фондовіддача основних засобів;

Д - дохід (виручка) від реалізації (товарів, робіт, послуг);

- середньорічна вартість основних засобів.

де, - середня заробітна плата 1 працівника;

ФОП - фонд оплати праці;

Ч - середньооблікова чисельність працівників в еквіваленті повної зайнятості.

В результаті розгляду основних техніко-економічних показників ЗАТ «Рівне-Борошно» за 2008 р., можна сказати, що товариство здійснює досить ефективну діяльність, оскільки в результаті своєї діяльності, чистий прибуток становить 2381 тис. грн.

1.2 Основні принципи організації автоматизації обліку

Засоби обчислювальної техніки створювались та удосконалювались так само, як і всі інші прилади, машини і обладнання що, призначались для полегшення праці людини. Удосконалення засобів обчислювальної техніки йшло від простого до складного і було тісно пов'язане зі станом техніки на певному етапі, а також з розвитком певних галузей математики, кібернетики та інших наук. З позицій користувача кожне удосконалення спрямовувалося, насамперед на підвищення рівня механізації та автоматизації виконання технічних операцій, що часто повторюються; ствopeння нових засобів введення та отримання даних; збільшення обсягу пам'яті; розробку нових носіїв інформації тощо.

Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор opгaнізацiї обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової. до комп'ютерної) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямами.

Трактування поняття паперових систем обробки даних в Україні та, наприклад, у США не збігаються. Американські спеціалісти, до паперових або ручних відносять такі системи, в яких комп'ютери та периферійні пристрої не мають між собою безпосереднього зв'язку, наприклад, системи копіювального обліку на дошках, картотеки із застосуванням карток з перфорацією, системи, побудовані з використанням бухгалтерських, обчислювальних та друкуючих пристроїв, які в українській літературі об'єднуються поняттям часткової механізації обліку та облікових робіт. Способи обробки облікової інформації, поділяються на три види: паперовий, механізований і комп'ютеризований (автоматизований), в залежності від виду обчислювальної техніки, що застосовується. При цьому перші. два методи об'єднуються під загальною назвою "без комп'ютерний спосіб", маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання.

При визначенні способу обробки облікової інформації необхідно чітко поділяти поняття механізації обліку та його комп'ютеризації (автоматизації). Має значення не тільки вид техніки, що застосовується, але й сукупність способів та методів її використання. При механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп'ютеризації технічні засоби стають одними з визначних засобів ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процeci збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та отримання звітних показників. На відміну від механізації, комп'ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп'ютерів [4].

Існує декілька підходів до організації бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації:

1) системний підхід до бухгалтерського обліку;

2) розробка форм обліку, що орієнтовані на використання комп'ютерів;

3) трансформація методу бухгалтерського обліку.

Для вирішення проблеми комп'ютеризації існує два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації та комп'ютеризації обліку до його методології, та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової інформації.

Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який виражений, в локальних змінах у методології системи обліку. Система обліку удосконалюється, в основному, в напрямі задоволення вимог комп'ютеризації, наприклад, здійснюється складання та введення кодів облікової номенклатури, упорядкування первинних документів і документообігу, тощо. Такий суто, індивідуальний підхід був придатний для механізації обліку з використанням клавішних та перфораційних обчислювальних машин, а також при частковій механізації окремих облікових функцій на комп'ютері, в результаті чого виконувалась обробка інформації з окремих розрізнених ділянок бухгалтерського обліку. При комп'ютерній формі бухгалтерського обліку зміст форми обліку розширюється і поглиблюється; вона починає визначати не тільки методологічні, але й технологічні та інформаційні аспекти організації бухгалтерського обліку і обробки облікової інформації. Застосування комп'ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп'ютері в діалоговому (інтерактивному) режимі, використовує зворотній зв'язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації. Інтеграція обробки даних первинного обліку і адаптація програмного забезпечення до потреб користувачів досягається шляхом застосування різних комп'ютерних програм. Крім того комп'ютерна форма обліку має ряд переваг перед ручною, серед яких основними є вбудовані бухгалтерські знання (в програму вбудовуються правила формування тих чи інших проводок господарських операцій, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бyxгaлтерськими знаннями), паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок та показників, що розраховуються за різними методиками) тощо.

Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.

Першим етапом облікового процесу є збір та реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері.

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: Журналу господарських операцій, структури синтетичних та аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Особливістю комп'ютерної форми бухгалтерського обліку є те, що вона не існує без конкретної комп'ютерної програми. Облікові регістри різних програм є схожими, але не однаковими.

Основні принципи комп'ютерної форми бухгалтерського обліку наступні:

- одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

- накопичення і багаторазове використання облікових даних;

- один синтетичний рахунок - багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

- автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;

- отримання звітних показників в інтерактивному режимі;

- автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків [10].

1.3 Інформаційне забезпечення розв'язання задач обліку

На ЗАТ «Рівне-борошно» бухгалтерський облік виконується автоматизовано за допомогою бухгалтерської програми Акцент 6.0, мережева версія.

Акцент бухгалтерія - це універсальна автоматизована програма для ведення бухгалтерського, управлінського та фінансового обліку на підприємствах. Ця програма забезпечує повноцінний правильний з бухгалтерської точки зору багатовимірний та багаторівневий аналітичний і синтетичний облік. В програмі реалізована загальноприйнята методика бухгалтерського фінансового та податкового обліку, яка підтримує МСБО. “Стандартне рішення” що входить в комплект поставки програмного забезпечення «Акцент», створене для підприємств оптово-роздрібної торгівлі. Також напрацьовано ряд спеціалізованих рішень, які базуються на стандартах і враховують специфіку бухгалтерського обліку при автоматизації підприємств.

Програма Акцент призначена для комплексної автоматизації обліку діяльності підприємства.

У програмі використовується план рахунків і шаблони господарських операцій, що містять типові настройки аналітичного, валютного і кількісного обліку для всіх розділів бухгалтерського обліку. До складу рішення включені різноманітні довідники, документи, стандартні звіти, що дозволяють отримувати дані бухгалтерського обліку в різних розрізах по будь-яких рахунках і об'єктах аналітики.

Модуль в Акцент являє собою програму, яка виконується незалежно від інших. Модуль може включати процедури і функції. Крім того, у модуля є «тіло». Це частина програми, яка знаходиться поза будь-яких процедур або функцій. Тіло модуля виконується безпосередньо після його завантаження і запуску.

Існує можливість запустити модуль спеціальним чином, при якому виконується тільки задана процедура. Для цього використовується метод RunModule об'єкту Application.

Форма в середовищі Акцент являє собою аналог друкарського документа, але з можливістю введення інформації. Форма повністю програмований об'єкт і містить всередині програмний модуль на VBScript.

При роботі з формами використовуються наступні клавішні команди:

1. Перемикання на наступну сторінку форми Ctrl+Tab або Ctrl + PgDn;

2. Перемикання на попередню сторінку форми Ctrl+Shift + Tab або Ctrl+PgUp;

3. Переміщення до наступного елементу форми Tab;

4. Переміщення до попереднього елементу форми Shift + Tab;

5. Виклик вікна властивостей (тільки конструктор) F4;

6. Виклик вікна з програмою (тільки конструктор) F7;

7. Закрити форму Ctrl+F4;

8. Друк форми Ctrl+P;

9. Виклик діалогу управління вікнами Ctrl+W;

10. Перемикання в режим конструктора і назад Ctrl+Shift+D.

Структура програми в модулі форми визначається принципами програмування, побудованого на обробці подій. Іншими словами, процедури в модулі виконуються не самі по собі, а тільки у відповідь на події, що відбуваються в системі. Подію може ініціювати як користувач (наприклад, натиснувши клавішу на клавіатурі) або сама програма (приклад - завантаження форми). Події властиві як самій формі, так і елементам управління, які на ній розташовані.

Діалоги, як і форми включають в себе модуль, що містить обробники подій як самого діалогу, так і елементів управління, розташованих на панелі діалогу.

Так само як і форми й діалоги, електронна таблиця містить обробники подій є ще одне місце, де використовується VBScript. Це формули в осередках робочого листа. Формулами є звичайні вирази мови, в яких допустиме використання адрес осередків. Формули завжди починаються із знаку рівності (=). Напріклад, вираз =A1+B1 означає підсумовування значень осередків A1 і B1.

Модуль Workarea - один з модулів програми Акцент, який має специфічне призначення. Цей модуль пов'язаний з об'єктом Workarea. Об'єкт Wokrarea є робочою відкритою базою даних. Зв'язок модуля з об'єктом означає, що він містить обробники подій, пов'язаних з роботою бази даних [4].

Фактично, цей модуль починає діяти при завантаженні бази даних і припиняє своє виконання тільки при її закритті. Проте це не означає, що модуль Workarea є глобальним модулем. Він все одно існує сам по собі. Іншими словами, змінні, оголошені в цьому модулі не будуть видні в інших завантажених модулях, формах, діалогах і електронних таблицях.

Щоб пов'язати модуль з базою даних, його потрібно спеціальним чином помітити. Це робиться у вікні проекту поточної бази даних.

Акцент-бухгалтерія версій 6.0 включає:

1. Нарахування та виплата зарплати.

2. Автоматизований розрахунок різних видів нарахувань і стягнень:

· основні нарахування, які використовуються при розрахунку заробітної плати (за окладом та погодинним тарифом);

· нарахування прогресивок та різних видів премій;

· нарахування обов'язкових утримань при розрахунку зарплати та нарахування на ФОП (фонд оплати праці);

· оплата за лікарняним листом;

· оплата різних видів відпусток;

· доплати до МЗП;

· облік наказів довгострокової дії, виконавчого листа, наказів на доплату, наказів на внутрішнє сумісництво;

· формування розрахункових листків як по всій формі так і для кожного співробітника, розрахунково-платіжних відомостей, звітів для подання в податкові та статистичні органи.

3. Облік необоротних активів та балансової вартості основних засобів:

· інвентаризація;

· амортизація.

4. Облік валових доходів та витрат.

5. Розрахунки з бюджетом.

6. Розрахунки з підзвітними особами.

7. Розрахунки з постачальниками та покупцями.

8. Облік банківських та касових операцій.

9. Можливість формування, зберігання та друку всіх необхідних документів:

· платіжних доручень;

· прибуткових та видаткових ордерів;

· касових книг;

· авансових звітів;

· накладних;

· інших документів.

В програмі можуть виконуватись різні типові дії. Типові дії - дії, які доступні більшості розділів програми (додавання, виправлення, видалення та ін.). вони можуть виконуватись наступним чином:

- правка (пункт основного меню);

- використовуючи кнопки панелі інструментів основного вікна;

- використовуючи контекстне меню у вікні розділу;

- використовуючи функціональні клавіші клавіатури.

Програма Акцент орієнтована на бухгалтера, для нього - це інструмент з допомогою якого, він може поміняти правила облікової політики, змінити план рахунків, або сформувати новий звіт. Акцент не ховає правила формування проводок, всі цифри як на долоні. Акцент не примушує жити бухгалтери по власних правилах. Правила встановлює користувач.

Також, програма є гнучким інструментом для програміста. Для розробки використовується стандартна мова програмування Visual BASIC Script, а стандартна база даних з вивіреною і документованою структурою дозволяє працювати максимально зручно і писати максимально оптимальні застосування. Об'єктна модель програми струнка і зрозуміла. Конструктори форм первинних документів, діалогів, вбудованої електронної таблиці максимально наближені до Visual Studio. Це ж середовище можна використовувати як відладчик кодів.

2. Технологія обробки даних в інформаційних системах з обліку оборотних активів на прикладі ЗАТ «Рівне-Борошно»

2.1 Задачі, що вирішуються в умовах функціонування інформаційних систем обліку

Оборотні активи - це грошові кошти та їх еквіваленти, що не обмежені у використанні, а також інші активи, призначені для реалізації чи споживання протягом операційного циклу чи протягом дванадцяти місяців з дати балансу.

До складу оборотних активів відносяться: виробничі запаси; тварини на вирощування та відгодівлю; незавершене виробництво; готова продукція; товари; векселі одержані; дебіторська заборгованість за товари, роботи та послуги, чиста реалізаційна вартість, первинна вартість, резерв сумнівних боргів; дебіторська заборгованість за розрахунками з бюджетом, за виданими авансами, з нарахованих доходів, із внутрішніх розрахунків; інша поточна дебіторська заборгованість; поточні фінансові інвестиції; грошові кошти та їх еквіваленти; інші оборотні активи.

Одним із головних елементів оборотних активів є готова продукція, оскільки, завдяки готовій продукції, підприємство отримує прибуток та може здійснювати свою діяльність.

Взагалі, готова продукція - це запаси виробів на складі, обробка яких закінчена та які пройшли випробування, приймання, укомплектовані згідно з умовами договорів із замовниками та відповідають технічним умовам та стандартам.

Програма «Акцент 6.0» містить довідник «Документи», який надає нам дерево документів що може сформувати програма, а також панель інструментів списку бухгалтерських документів. На даній панелі розміщуються такі закладки, як:

1. Документи - надає список сформованих бухгалтерських документів в робочому періоді, які відповідають виділеному в дереві документів документу;

2. Журнал - надає список операцій у вигляді журналу;

3. Звіти - надає список звітів, які можна сформувати по вибраному документу, наприклад Реєстр документів, Виписка із журналу;

4. Інше - надає список зовнішніх документів, які відповідають виділеному документу [3].

Всі документи програми, в дереві документів, сформовані по групам, зокрема існують такі групи, як: банківські операції, бухгалтерська довідка, зарплата, касові операції, накладні, податкові накладні, операції з матеріалами, основні засоби, рахунки, торгівля, послуги, незакінчені, видалені, всі в робочому періоді.

Розглянемо деякі задачі, що вирішуються при обліку готової продукції в системі «Акцент: 6.0»:

- облік надходження готової продукції (прибуткова накладна);

- облік руху готової продукції (накладна на внутрішнє переміщення);

- податковий облік (податкова накладна);

- облік оплати за готову продукцію (платіжне доручення, ПКО, ВКО, рахунок).

Після виконання будь-якої з перелічених задач, можна отримати реєстр документів, виписка із журналу реєстрацій проводок та встановити зв'язок документу з іншими документами.

2.2 Нормативно-довідкова інформація

Програмне забезпечення «Акцент: 6.0» містить в собі довідників, які пов'язані між собою за деякими реквізитами, тому при їх заповненні треба дотримуватись визначеної послідовності.

Внесення інформації в довідники здійснюється таким чином:

5. використовуючи кнопки панелі інструментів;

6. використовуючи контекстне меню;

7. використовуючи пункти основного меню вікна довідника;

8. використвуючи клавіши клавіатури.

Для того, щоб скористатися тим чи іншим довідником, використовуються панель управління у лівій частині вікна на якій розташовані великі кнопки управління режимами роботи програми. Щоб перемкнутися у відповідний режим (скористатися потрібним довідником) просто натисніть потрібну кнопку. Для переходу в потрібний режим за допомогою клавіатури використовуються певні поєднання клавіш.

У програмі існує сім довідників (див. рис. 2.1.):

Рис. 2.1. робоча база даних системи «Акцент: 6.0»

1. «Документи» - містить всі необхідні документи, представлені у вигляді «дерева». Призначений для зберігання, створення, видалення та друку первинних документів;

2. «Рахунки» - містить план рахунків з яким працює програма. План рахунків представлений у вигляді "дерева" з головними рахунками і субрахунками. Кожен рахунок має код і найменування. Допустимі вісім рівнів субрахунків;

3. «Контрагенти» - виводить «дерево» папок і всіх кореспондентів, з якими працює програма;

4. «Обєкти» - виводить «дерево» всіх папок і об'єктів обліку з якими працює програма (товари, тара сировина, послуги та сервіс та ін.);

5. «Різне» - виводить «дерево» з всіма типами, папками і елементами довільних аналітичних показників (тип аналітики, папка для аналітики, аналітичний показник та ін.);

6. «Подшивання». - виводить «дерево» з усіма папками і підшивками для бухгалтерських операцій. В підшивці, можуть знаходитися бухгалтерські операції або документи. Підшивання групуються в папки і є багаторівневою колекцією.

Одна і та ж операція або документ можуть входити відразу в декілька підшивань.

Зазвичай підшивання використовуються для довільного угрупування операцій. Наприклад, можна помістити в підшивання всі операції в рамках одного замовлення.

У програмі є можливість проглядання операцій, що входять в підшивання як у вигляді списку документів або операцій, так і у вигляді журналу операцій.

Допускається створення операцій прямо усередині підшивання. В цьому випадку операція відразу включається в підшивання.

До підшивання можуть бути підключені звіти. Якщо вони створені за допомогою майстра звітів, то в такі звіти включаються тільки документи і операції, включені у вибране підшивання. Також можна враховувати операції в декількох підшиваннях, які вкладені у вибрану папку.

До підшивання можна підключити довільні зовнішні документи. Їх список виводитиметься при виборі у вікні бази даних закладки «Інше».

7. «Шаблони» - виводить «дерево» всіх папок і шаблонів типових бухгалтерських операцій.

Кожний з довідників має своє поєднання клавіш клавіатури для відкриття, а також перелік основних констант, що використовуються в системі для обліку ТМЦ (табл.2.1)

Таблиця 2.1

Перелік основних довідників та констант, що використовуються в системі «Акцент: 6.0» для обліку ТМЦ

Режим	Клавіші	Опис	Склад довідника
Документи	Alt+1	Робота з теками документів	Ознака, шаблон, форма, примітки, параметри
Рахунки	Alt+2	Робота з рахунками	Код рахунку, ознака, тип, сальдо, примітки,
Контрагенти	Alt+3	Робота з кореспондентами	Назва, адреса, реєстраційні коди, примітки, параметри, контакт, факти
Об'єкти обліку	Alt+4	Робота з об'єктами обліку	Назва, код, одиниці виміру, похідні, балансовий рахунок, партії для обєкта обліку, параметри, факти
Різне	Alt+5	Робота з довільною аналітикою	Причини списання, ставки ПДВ
Підшивання	Alt+6	Робота з підшиваннями	Назва, примітки, параметри
Шаблони	Alt+7	Робота з шаблонами типових операцій	Ознака, зв'язок, примітки, параметри

Розглянемо перелік констант, що використовуються в системі «Акцент-6.0» (табл. 2.2):

Таблиця 2.2.

Перелік основних констант, що використовуються в системі Акцент: 6.0 для обліку ТМЦ

Назва константи	Значення константи
Вид ПДВ	Ставка ПДВ (20%)
Використовувати наступні рахунки в якості розрахункових	311, 312, 313, 314
Використовувати наступні рахунки в якості касових	311, 312, 313, 314, 302, 301
Метод списання	FIFO
Вид ціни	Роздрібна
Валюта і курси	980 грн. Гривні України

За допомогою констант зазначених в таблиці 2.2, підприємство можу створювати та реєструвати всі необхідні документи, а також контрагентів і об'єкти обліку, при чому, при внесенні даних, програма автоматично буде вносити необхідні константи, зазначені в таблиці 2.3 [1].

2.3 Автоматизація первинного обліку

Важливим методологічним принципом організації автоматизованої обробки інформації є машинне формування первинних даних з одночасним формуванням їх на машинному носії. Відомо, що бухгалтерський облік як функція управління включає в себе безперервне і взаємозв'язане спостереження (сприйняття, збирання), реєстрацію, нагромадження і зберігання первинних фактів господарської діяльності підприємства з метою подальшої їх систематизації та обґрунтування у вигляді облікових показників, що відображують кількісну оцінку та якісну характеристику конкретних економічних явищ (процесів).

Первинний облік -- це початкова стадія облікового процесу. Вимоги, що висуваються до змісту та порядку реєстрації інформації в первинних документах, визначають вимоги до тих прийомів, якими реалізується функціональне призначення первинного обліку. Під час формування первинних документів в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу слід додержувати таких умов: відображення первинної інформації на машиночитаному носії; надання машиночитаному носію юридичної сили первинного документа; забезпечення можливості подальшого використання (обробки і зберігання) первинної інформації; забезпечення вірогідності первинної інформації та надійності роботи системи; використання сучасних засобів формування первинних даних.

Інформація, що формується у процесі первинного обліку господарських операцій підприємства, у бухгалтерському обліку систематизується й об'єднується за відповідними обліковими показниками. Необхідністю підготовки первинної облікової інформації для систематизації та узагальнення зумовлюються певні вимоги як до самої інформації, так і до процесу її збору та реєстрації. Конкретний зміст таких вимог залежить від застосовуваних відповідних засобів обробки інформації. Якість подальшої обробки інформації залежить здебільшого від того, чи вистачає даних для формування необхідної інформації (облікових показників) і чи доступна форма їх подання для сприйняття.

Сучасні технічні та програмні засоби реєстрації, формування й передавання первинної інформації дозволяють задовольнити вимогу методології бухгалтерського обліку, забезпечити порядок документування облікової інформації, сприяють адаптації облікового персоналу до нових методів і засобів документування облікової інформації, підвищують вірогідність та оперативність отримуваної первинної інформації, знижують трудомісткість документування й підготовки первинної облікової інформації. Тому одним з найважливіших завдань автоматизації бухгалтерського обліку є конкретизація вимог методології з позиції використання нових методів і засобів документування та підготовки первинної інформації.

У комплексі автоматизованого документування та підготовки первинної інформації за допомогою програмного забезпечення досягається виконання заданої послідовності документування первинної облікової інформації, передавання інформації за маршрутом документування, забезпечення засобами контролю й збереження цілості документованої інформації, формування машиночитаних первинних документів, які передаються на обробку й зберігання, а також, у разі потреби -- відображення інформації, яка документується в людиночитаній формі.

За допомогою програмних засобів на місці виникнення інформації в режимі запиту формується макет необхідного первинного документа з описом показників обліку, контролю та аналізу простою, зручною для бухгалтера інформаційною мовою. Дані вводяться на кожному робочому місці бухгалтера або особи, відповідальної за введення первинної інформації. Усі первинні облікові дані формуються в одному місці, автоматично доповнюються нормативно-довідковою інформацією та кореспонденцією рахунків, і на їх основі створюється первинний документ, який відображується чи передається для подальшої обробки й архівного зберігання [12].

У програмі «Акцент: 6.0», для обробки первинних документів використовують кнопки на панелі управління, контекстне меню, та додаткові поля.

Кнопки панелі управління:

1. Новий документ - при натисненні на цю кнопку буде завантажений новий документ цього типу. Це зручно, коли користувач набирає багато однотипних документів.

2. Зберегти зміни в документі - зберігає зміни в поточному документі. Кнопка активується, якщо є хоч би одна зміна в операції.

3. Проглядання зовнішнього вигляду документа перед друком - попередній перегляд документа перед друком.

4. Надрукувати документ - друкує поточну сторінку документа.

5. Показати проводки документа - показує діалог проводок для поточної операції.

6. Зміна шаблону операції - вибір шаблону для поточної операції.

7. Показати підшивання - вибір підшивання для поточної операції.

8. Пошук в таблиці - якщо на поточній сторінці документа є таблиця, то можна проводити пошук в ній по вказаній умові. У деяких документам є більше однієї таблиці на сторінці. Тоді кнопок пошуку може бути декілька.

9. Закрити документ - закриває поточний документ. Якщо операція редагувалася, то буде виданий діалог підтвердження збереження операції.

Контекстне меню має наступний вигляд:

1. Позиція меню "Шаблон" відповідає кнопці Зміна шаблону операцій" на панелі управління документа.

2. Позиція меню "Проводки" відповідає кнопці "Показати проводки документа" на панелі управління документа.

3. Позиція меню "Різне" вибирається, коли необхідно прив'язати документ до якої-небудь аналітики. У списку перераховані всі види додаткової аналітики з довідника "Різне". При виборі типу аналітики буде виданий діалог вибору елементу аналітики. У такий спосіб прив'язується до аналітики тільки 1-а проводка операції.

4. Позиція "Підшивання" вибирається, коли необхідно помістити документ в підшивання. Вона аналогічна кнопці "Показати підшивання" на панелі управління документа.

5. Позиція меню "Параметри друку" видає стандартний діалог "Параметри сторінки".

6. Вибравши позицію меню "Масштаб", можна збільшити або зменшити масштаб представлення документа на екрані.

7. При виборі позиції меню "Карта зв'язків", буде виданий список зв'язаних документів з поточним. Інформація в цей діалог потрапляє, коли документи виписуються через меню "зв'язані". Таким чином видно всі батьківські і всі дочірні документи. У цьому діалозі можна видаляти і відкривати зв'язані документи.

8. При виборі позиції меню "Історія документа" буде видана історія зміни документа [6].

У більшості документів в таблиці є додаткова колонка, джерело даних якої можна міняти. Тобто вона уміє показувати різні дані з проводки операції у відповідній колонці. Ця колонка позначена жовтим кольором в заголовній таблиці. При клацанні на це поле буде виведений список різних параметрів проводки. Вибравши позицію в списку, в таблиці товарів (послуг, нарахувань і так далі) будуть виведені відповідні значення рядків проводки. Встановити значення за умовчанням для цієї колонки, можна встановивши значення параметра "Додаткова колонка" в властивостях бази даних або властивостях папки документів.

У більшості документів є можливість додати колонку в таблицю на 1-ій сторінці форми, яка відповідатиме аналітиці, яка вказана в параметрі "Додаткова аналітика" в властивостях папки документів. Якщо значення цього параметра не вказане, то колонка додаткової аналітики не видно.

Додаткові поля - таблиця видів діяльності.

У більшості документів у верхній частині першої сторінки форми виводиться таблиця видів діяльності. Вона зроблена для зручності введення додаткової аналітики: вид діяльності, декларація господарство, декларація фінанси. Користуватися чи ні цими аналітиками, вибирає сам користувач. Призначення цих аналітик таке:

· Якщо користуватися аналітикою «вид діяльності», то в звітах можна, наприклад, подивитися свою реалізацію по видах діяльності.

· «Декларація господарство» має на увазі список якихось підрозділів або філій підприємства.

· «Декларація фінанси» призначена для побудови фінансових звітів.

У більшості документів в нижній частині першої сторінки форми виводиться таблиця проводок операції. Вона зроблена для зручності проглядання проводок операції. У ній можна міняти рахунки по дебету і кредиту проводок. Відключити (включити) видимість таблиці можна параметром "Показувати таблицю проводок" властивостях бази даних або властивостях папки документів.

2.4 Автоматизація синтетичного та аналітичного обліку

За способом групування та узагальнення облікових даних бухгалтерські рахунки поділяються на синтетичні та аналітичні.

Синтетичні рахунки - це балансові рахунки, що узагальнюють облік господарської діяльності підприємства. Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації в узагальненому вигляді й у грошовому вимірнику. Облік наявності та змін сукупностей економічно однорідних господарських засобів і джерел їх утворення в грошовому вимірнику називається синтетичним обліком.

Для детальної характеристики об'єктів бухгалтерського обліку використовується аналітичний рахунок, в яких крім вартісного вимірника використовуються натуральні й трудові вимірники. Облік наявності та змін окремих видів і об'єктів господарських засобів та джерел їх утворення з використанням різних вимірників називається аналітичним обліком.

Аналітичний і синтетичний облік ведеться за допомогою робочого плану рахунків підприємства [див. дод. 8].

Між синтетичними й аналітичними рахунками існує нерозривний зв'язок, тобто на аналітичних рахунках відображаються ті ж зміни, що й на синтетичних, але більш докладно, значення дебету й кредиту кожного аналітичного рахунку те ж саме, що й синтетичного рахунку; сума сальдо, сума оборотів на дебеті всіх аналітичних рахунків даної групи відповідно дорівнюють сальдо, обороту на дебеті і обороту на кредиті синтетичного рахунка. Тому загальні підсумки записів на аналітичних рахунках мають відповідати сумам, записаним на синтетичних рахунках бухгалтерського обліку.

Взаємозв'язок аналітичного і синтетичного рахунків можна було б більш детально показати за допомогою регістрів, проте на ЗАТ “Рівне-Борошно” регістри не використовуються. Бухгалтерський облік ведеться автоматизовано за допомогою бухгалтерської програми Акцент 6.0, мережева версія. В бухгалтерську програму заносяться первинні документи, а сама програма дозволяє формувати будь-які реєстри, звіти, форми в перерізі: бухгалтерських рахунків, кореспондентів, об'єктів обліку.

У будь-якому підручнику по обліку або нормативній документації, що регламентує ведення бухгалтерського обліку, можна знайти термін "Аналітичний рахунок". Це означає, що облік інформації в журналах ордерах і відомостях такого рахунку вестиметься в докладнішому вигляді. Наприклад, по рахунку 60 ведеться обліку взаєморозрахунків з постачальниками і підрядчиками, тобто указується кому платили і від кого отримували продукцію. По рахунку 41 складський облік, тобто враховується в кількісному відношенні рух товару. І так далі.

У паперовому обліку це була відмінна схема, що чітко працювала і розробники програм «Фкцент: 6.0», не думаючи довго, перенесли її в комп'ютерний облік.

Виглядає це зразково так :

1. У плані рахунків для кожного рахунку є властивість, що визначає його, як аналітичний;

2. Після того, як користувач включає цю властивість, йому необхідно вказати види аналітичних ознак, які використовуватимуться. Залежно від програми, набір таких видів може бути обмежений або не обмежений.

Аналітична інформація, яка може бути пов'язана з проводкою, представлена трьома видами :

1. Кореспонденти - це фізичні і юридичні особи, з якими здійснюється господарська діяльність.

2. Об'єкти обліку - це грошові і матеріальні об'єкти, які беруть участь в господарській операції.

3. Різне - це довільний набір аналітичних ознак, який можна використовувати за власним розсудом [1].

Проводка в термінах Акценту - це мінімальна облікова одиниця, опис якої наведений в таблиці 2.3:

Таблиця 2.3

Аналітичні об'єкти

Найменування інформаційного поля	Аналітика, яка може використовуватися
Кореспондент-відправник	Кореспонденти
Кореспондент-одержувач	Кореспонденти
Об'єкт обліку	Об'єкти обліку
Додаткова аналітика (кількість напрямів не обмежена)	Різнє

Як видно з таблиці, аналітичні ознаки складаються з тих, що типізуються (кореспонденти і об'єкти обліку) і довільних (різне).

Кожен з видів аналітики має деревовидну організацію. Тобто елементи можна об'єднувати в групи (теки), які можуть бути вкладеними один в одного. Максимальний рівень вкладеності вісім.

Для груп і елементів груп можна створювати ярлики, тобто кількість варіантів угрупування елементів може бути довільною.

Особливу увагу хочеться приділити аналітичним ознакам, створеним в розділі "Різне". Користувач самостійно може визначити види аналітики і атрибути, які йому необхідно бачити в елементах аналітики цього типу. Крім того, при створенні нового вигляду аналітики в "Разном", можна послатися на стандартні аналітичні ознаки (кореспонденти або об'єкти обліку). Таким чином, можна в одній проводці використовувати декілька кореспондентів або об'єктів обліку.

Розглянемо типові господарські операції при автоматизації обліку виробничих запасів (табл. 2.4):

Таблиця 2.4.

Типові господарські операції при автоматизації обліку виробничих запасів

Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
	Дебет	Кредит
Надходження і оприбуткування виробничих запасів від постачальників	201	631, 30, 31
Відображено податковий кредит	644	631,30,31
Списання у виробництво	231	201
Списується фактична собівартість реалізованих запасів	902	201
Сума нестач в межах норм природного убутку	911	2011
Реалізовано виробничі запаси	361, 30, 31	712
Відображено ПДВ	712	641
Списано с/в реалізації	943	201

Всі типові господарські операції зазначені в таблиці 2.4 програма формує самостійно, проте користувач може вносити зміни щодо рахунків.

3. Технологія підготовки звітності в умовах функціонування інформаційних систем з питань обліку оборотних активів

3.1 Облікові реєстри

В типову конфігурацію включено набір стандартних звітів.

Стандартні звіти - це цілісна система, яка дозволяє формувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту. Вони призначенні для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах. Такі звіти можуть бути складені при використанні Плану рахунків бухгалтерського обліку, що використовується в програмі, незалежно від змісту та призначення конкретних розрахунків. Стандарті звіти можуть застосовуватися для отримання як узагальненої, так і детальної інформації по будь-яких ділянках обліку.

Для роботи зі звітами потрібно вибрати довідник рахунки, вибрати потрібний рахунок та нажати кнопку «Звіти», на екрані з'явиться перелік звітів, які можна сформувати по вибраному рахунку, зокрема такі, як: реєстр документів, схема рахунків, оборотна відомість, виписка із журналу, розділ Головної книги, матеріальний звіт, аналітика по кореспондентам та інші.

Програма також надає можливість створювати всі звіти як по всіх рахунках бухгалтерського обліку загалом, так і по кожному з рахунків зокрема.

Основні стандартні звіти, які реалізовані в програмі та застосовуються при обліку готової продукції та їх характеристика зазначена в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1

Основні стандартні звіти в програмі «Акцент: 6.0», які використовуються при обліку готової продукції на ЗАТ «Рівне-Борошно»

Звіт	Сутність та призначення
Реєстр документів	Містить інформацію про документи (сума, номер, форма), які пов'язані з обраним рахунком.
Схема рахунку	Містить інформацію про залишки на початок і кінець періоду, та обороти по дебету та кредиту за встановлений період
Оборотна відомість	Містить інформацію про залишки на початок і кінець періоду, загальні обороти по дебету та кредиту за встановлений період та обороти по дебету і по кредиту за встановлений період по кожному з кореспондуючих рахунків.
Виписка із журналу операцій	Містить інформацію всі про проведені операції по вибраному рахунку.
Розділ Головної книги	Використовується для виведення оборотів та залишків рахунку за кожен місяць.
Матеріальний звіт	Містить інформацію про залишки готової продукції на початок та кінець періоду, та обороти по дебету і кредиту за встановлений період
Аналітика по кореспондентам	Містить інформацію про залишки готової продукції на початок та кінець періоду, а також обороти по кореспондентам.
Звіт по товару в розрізі партії	Містить інформацію про залишки готової продукції на початок та кінець періоду та обороти по дебету та кредиту в розрізі партій.
Шахматка	Містить обороти між звітами за деякий обраний період, часто використовується бухгалтерами, оскільки дає уявлення про рух коштів і зобов'язань підприємства

Найуживанішим звітом у бухгалтерській практиці є оборотно-сальдова відомість, яка містить для кожного рахунка інформацію про залишки на початок і кінець періоду та обороти за дебетом і кредитом впродовж цього періоду. Перед формуванням оборотно-сальдової відомості, потрібно вказати період звітності за який буде формуватись звіт.

Розглянемо поняття деталізації на прикладі оборотно-сальдової відомості. Звіт має вигляд табличного документа, тобто таблиці, що складається з комірок. За допомогою курсора можна переміщатися між комірками, причому комірка, клацнувши двічі на комірці в якій зазначена сума, можна отримати інформацію про дану суму у вигляді виписки по кредиту чи дебету рахунку.

3.2 Фінансова, податкова, статистична та інша звітність

Завершальний етап бухгалтерського обліку -- складання бухгалтерської звiтностi, яка є важливим інструментом управління. Спираючись на дані бухгалтерського обліку як цiлiсного, взаємопов'язаного, безперервного i суворо документального відображення господарських операцій, впорядкованого узагальнення iнформацiї про стан майна i зобов'язань підприємства, оцінюються результати дiяльностi, прогнозуються напрямки підвищення ефективності роботи, виробляються i приймаються управлiнськi рішення.

Фінансова звiтнiсть складається підприємствами i органiзацiями, що є юридичними особами, i виділеними на окремий баланс фiлiями, представництвами, вiддiленнями та іншими відокремленими пiдроздiлами підприємств i органiзацiй незалежно від видів дiяльностi й форм власності.

Для того, щоб розпочати підготовку звітності потрібно почати з розрахунку бухгалтерських підсумків. До моменту складання звітності підсумки за період, в якому складаються звіти, вже повинні бути розраховані [10].

Акцент-бухгалтерія побудована таким чином, що вона дозволяють за лічені секунди створювати досить складні звіти, що вимагають годинника програмування на вбудованій мові інших порівнюваних програм. Крім того, на рідкість вдало побудована візуалізація інформації на екрані. Вибираючи вкладку документів, ви можете переміщатися по ієрархічному довіднику, в якому розміщені, наприклад, групи операцій з товаром, і тут же бачити ці документи, редагувати і створювати нові, виконувати різні звіти по цих документах. Вибираючи вкладку кореспондентів або об'єктів обліку, ви також відразу бачите всю інформацію по кореспондентові або об'єкту обліку. Є можливість зробити звіт довільної вибірки (наприклад, по кореспондентові), навіть не додаючи, наприклад, субконто.

Програма формує досить велику кількість різних звітів, головні з них, це: Баланс (форма № 1), Звіт про фінансові результати (форма № 2), Звіт про рух грошових коштів (форма №3), Звіт про власний капітал (форма № 4), Звіт про використання робочого часу, Звіт про нараховані внески та витрати пов'язані з ЗДСС, Звіт про збори на пенсійне страхування, та ін. [1].