Размещено на http://www.allbest.ru/

57

Введение

учет бухгалтерский подотчетный

Организации независимо от организационно-правовой формы, вида деятельности выдает своим работникам наличные денежные средства под отчет. Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов: для покупки билетов, оплаты проживания и т.п. Кроме того, для выполнения повседневных служебных обязанностей работники предприятия неизбежно нуждаются в канцелярских товарах, хозяйственном и производственном инвентаре. Оплата подобных расходов, различных услуг, как правило, осуществляется самими работниками за наличные средства, выданные им в кассе под отчет.

Однако вследствие невнимательного или небрежного ведения бухгалтерского учета, а также отсутствия контроля над расчетами с работниками по выданным под отчет денежным средствам нередко в организациях допускаются различного рода ошибки в расчетах с подотчетными лицами. Учитывая, что через подотчетных лиц могут оплачивать расходы, размеры которых нормируются при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (командировочные расходы, представительские расходы), необходимо самым внимательным образом подходить к определению их величины. К искажению показателей отчетности ведет неправильное отражение в бухгалтерском балансе сумм сальдо по счету учета расчетов с подотчетными лицами. А отсутствие текущего контроля над состоянием расчетов с подотчетными лицами, своевременного принятия мер к взысканию просроченной задолженности неизбежно ведет к тому, что в распоряжении подотчетных лиц достаточно длительный срок находятся весьма значительные суммы. Такое невнимательное и халатное отношение к рассматриваемой группе внутрихозяйственных расчетов, как правило, приводит к значительным материальным потерям (штрафы, пени). Поэтому аудиторы относят этот участок к зоне с повышенным контрольным риском и уделяют их проверке особое внимание. Таким образом, сказанное определяет выбор темы выпускной квалификационной работы, а также её актуальность.

Цель исследования состоит в выявлении недостатков в организации и учете операций с денежными средствами и разработке основных направлений совершенствования организации и учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения указанной цели в работе последовательно решены следующие задачи:

1) проанализирована нормативно-правовая база, регулирующая порядок организации и учета расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации;

2) изучается порядок синтетического учета расчетов с подотчетными лицами;

3) исследовано состояние организации и учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

4) предложены пути совершенствования учета с подотчетными лицами.

Объектом исследования является ЗАО «Орский мясокомбинат». Предмет исследования - бухгалтерский учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

В качестве источников в работе использованы нормативно-правовые акты РФ, книги и статьи ведущих российских и зарубежных ученых-экономистов, специалистов по бухгалтерскому учету, первичная учетная документация и бухгалтерская финансовая отчетность ЗАО «Орский мясокомбинат».

1. Методологические аспекты кассовых операций и учета расчетов с подотчетными лицами в организации

1.1 Порядок ведения и учет кассовых операций в РФ

До недавнего времени порядок кассовых операций регламентировался инструкцией Центрального банка Российской Федерации «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04.10.1993 года №18. Но с первого января 2012 года вступило в силу Положение Центрального банка о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П, поэтому учет кассовых операций в 2012 году проводился уже по новым правилам.

Согласно Положению ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций» (далее -- Положение) с 2012 года отменяются старые правила ведения кассы и вступают новые.

С 2012 года отменяются:

1. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров Банка России 22 сентября 1993 года N 40.

2. Положение Банка России от 5 января 1998 года N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».

Новые правила организациям упростили порядок работы с наличностью, а предпринимателям -- усложнили. Индивидуальные предприниматели теперь будут обязаны вести кассу наравне с организациями!

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины взяла на себя налоговая служба, а не банки, как это было раньше.

Предприятия теперь самостоятельно устанавливают лимит кассы -- объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения). Ни о каком участии банков в этой процедуре в документе не сказано. Руководитель издает в произвольной форме соответствующее распоряжение. Более того, от предприятия не требуется даже уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы: документ хранится в компании. Распоряжение об установлении лимита остатка кассы организации.

Определять лимит кассового остатка по-новому нужно исходя из полученной ранее выручки, пика наличных затрат или предполагаемых объемов выручки (для только что созданных предприятий). В лимит кассового остатка не включают суммы наличных денег на выплаты работникам предприятия (зарплата, стипендия, отпускные и прочие выплаты) - их можно хранить в кассе сверх установленного лимита, но выплаты должны быть произведены в течение 5 рабочих дней.

Формула для расчета лимита следующая:

Лимит = R * N / P, (1.1)

где:

R -- объем выручки за расчетный период в аналогичном периоде прошлых лет или предполагаемый объем выручки или пиковый объем выдач наличных денег.

P -- расчетный период, определяемый по усмотрению предприятия, но не более 92 рабочих дней. Рабочими днями считаются дни, в которые предприятие работало.

N -- период времени между днями сдачи в банк наличных денег. Устанавливается на усмотрение предприятия, но не должен превышать 7 рабочих дней, а если банк далеко -- 14 рабочих дней.

Положение не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит для кассы. Этот вопрос оставлен на усмотрение предприятия. Можно устанавливать лимит на месяц, квартал, год или другой разумный срок. И пересматривать при необходимости.

По новым правилам, кассовые операции оформляют на основе шести документов:

1. Кассовая книга (форма 0310004) - для обобщения информации о кассовых операциях компании.

2. Приходный (форма 0310001) (далее - ПКО) и расходный (форма 0310002) (далее - РКО) ордеры для оформления поступления в кассу и выдачи из кассы наличных денег.

3. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами компании в течение рабочего дня.

4. Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.

5. Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Формы остальных кассовых документов в новом Положении не прописаны. Некоторые больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Ранее по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.

На усмотрение руководства отдан и порядок хранения кассовых документов. Указано лишь, что хранить их надо в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ (п.1.9 Положения).

До 2012 года каждая компания, которая работала с наличными деньгами, должна была иметь изолированную и укрепленную кассовую комнату. Выполнить это требование было трудно, а порой и просто невозможно. А контролеры штрафовали провинившихся. Новое Положение вообще никаких требований к обустройству кассы не предъявляет. Более того, выбор места, где предприятие будет производить наличные расчеты, полностью оставлен на усмотрение ее руководства (п. 1.2 Положения). То есть кассой может быть и отдельная комната, и бухгалтерия, и кабинет руководителя. Более того, не требуется, чтобы касса вообще располагалась в каком-то помещении. Например, Положение не запрещает разместить ее в автомобиле.

Предприятие само определяет, как и где оборудовать кассу и как обеспечивать ее безопасность. О чем сказано в пункте 1.11 Положения. Порядок и сроки проверок наличия денег в кассе также устанавливает руководитель компании.

В бухгалтерском учете для кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». При этом дебет счета отражает поступление средств и документов в кассу, а кредит - выплату средств и документов из кассы.

К 50 счету могут также быть открыты субсчета для учета средств в различных кассах, учета почтовых марок, билетов и других платежных документов, а также для учета иностранной валюты. Называются и нумеруются эти субсчета следующим образом:

1) 50.1 «Касса организации» (учитывает поступление и расход наличных денежных средств в национальной валюте);

2) 50.2 «Операционная касса» (учитывается перемещение средств в различных кассах);

3) 50.3 «Денежные документы» (учитывается перемещение денежных документов, таких как билеты, марки и так далее);

4) 50.4 «Касса в иностранной валюте» (учитывается поступление и расход наличных денежных средств в иностранной валюте).

Такой учет средств также называется синтетическим учетом кассовых операций.

При ведении счета 50 «Касса» могут учитываться следующие поступления:

1) с расчетного счета (д-т 50 к-т 51);

2) остатки подотчетных сумм (д-т 50 к-т 71);

3) взносы учредителей предприятия (д-т 50 к-т 75);

4) погашение дебиторской задолженности (д-т 50 к-т 60, 62, 76);

5) возмещение кредита или займа (д-т 50 к-т 58, 73);

6) погашения недостачи, порчи ценностей (д-т 50 к-т 73);

7) выручка от продажи товаров (д-т 50 к-т 90-1);

8) средства от покупателей за отгруженную продукцию (д-т 50 к-т 62, 76);

9) выручка продажи основных средств и нематериальных активов (д-т 50 к-т 91-1);

10) выявленные излишки в кассе (д-т 50 к-т 91-1).

Также могут учитываться следующие расходы средств из кассы:

1) оплата поставщикам (д-т 60 к-т 50);

2) средства, выданные в подотчет (д-т 71 к-т 50);

3) оплата государственной пошлины (д-т 91-2 к-т 50);

4) передача наличных на расчетный счет (д-т 51 к-т 50);

5) передача наличных на расчетный счет через инкассатора (д-т 57 к-т 50);

6) выдача пособий и стипендий (д-т 70 к-т 50);

7) выдача основной заработной платы (д-т 70 к-т 50);

8) выдача депонированной заработной платы (д-т 76 к-т 50);

9) выявленные недостачи в кассе (д-т 94 к-т 50).

Типовые операции по учету по счету 50 «Касса» приведены в Приложение А.

Аналитический учет кассовых операций ведется по тому же счету, что и синтетический учет кассовых операций, по журналу-ордеру и ведомости, которые открывают на месяц.

Бухгалтер вносит в журнал-ордер данные на основании ежедневных кассовых отчетов, а в конце месяца подсчитывает общее сальдо (на основании итогов каждого счета и оборотов по дебиту и кредиту). Также бухгалтер сверяет данные всех журналов-ордеров и только потом вносит полученные данные в главную книгу и оборотную ведомость.

При поступлении средств в кассу кассир проверяет данные, указанные в ПКО, проверяет наличие подписи бухгалтера или руководителя на ордере, пересчитывает наличные средства (обязательно в присутствии лица, сдающего средства в кассу), делает соответствующие записи в кассовой книге и проставляет штамп на ПКО.

При выдаче средств из кассы выписывается РКО и составляется расчетно-платежная или просто платежная (например, для выдачи заработной платы) ведомости. Средства выдаются кассиром строго в соответствии с РКО, только лицу, которому они предназначены (для чего кассир должен проверить документы, удостоверяющие личность), кассир обязан пересчитать наличные в присутствии того лица, которому их выдает.

Также кассир обязан вести кассовую книгу - документ, в котором учитывается любое перемещение средств по кассе. Книга заводится сроком на один год. Бумажный экземпляр документа прошнуровывается, нумеруется и скрепляется печатью предприятия (если таковая имеется). Книга, которая ведется в электронном виде, все равно распечатывается ежедневно, а к концу года также нумеруется и прошнуровывается.

Кассир заполняет книгу ежедневно в двух экземплярах (записи можно делать под копировальную бумагу), второй экземпляр является отчетом кассира - его извлекают из книги и передают в бухгалтерию. В книге кассир указывает выданные и поступившие средства и выводит остаток на каждый рабочий день. Если в какой-то из дней не было совершено ни одной кассовой операции, кассир все равно выводит остаток (за него принимается остаток предыдущего рабочего дня) и передает отчет в бухгалтерию.

Необходимо отметить, что при ведении кассовых операций заполняется масса бумаг, при этом все документы унифицированного образца. Для того чтобы сократить время, затрачиваемое бухгалтерами и кассирами на бумажную работу, уже давно используются компьютеры и специальные программы, например, 1:С «Предприятие».

Напомним, что документацию можно вести в электронном виде, если содержание документов удовлетворяет основным требованиям и при необходимости их возможно легко распечатать. Все это есть в программе 1:С «Предприятие».

1.2 Нормативное регулирование и методология учета расчётов с подотчетными лицами в организации

В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком. Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие документы.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

- по проезду;

- по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы:

- на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- на оформление обязательной медицинской страховки;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- иные обязательные платежи и сборы.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Основные хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами отражены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Выданы из кассы подотчетные средства	71	50
2	Приобретены материалы из подотчетных средств	10	71
3	Учтен НДС по расходам с подотчетных сумм	19	71
4	Произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур) с подотчетных сумм	68	19
5	Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств	20/26	71
6	Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу	50	71
7	Возмещен перерасход подотчетных сумм	71	50
8	Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы	94	71

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

2. Организация кассовых операций и учёта расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Орский мясокомбинат»

2.1 Учетная политика и основные показатели деятельности организации

Полное и сокращенное фирменное наименование - Закрытое акционерное общество «Орский мясокомбинат». Сокращенное наименование - ЗАО «Орский мясокомбинат» (далее - Общество, Комбинат). Место нахождения: Российская Федерация, 462409, Оренбургская обл., г. Орск, 1-ый Домбаровский пер., 41.

ЗАО «Орский мясокомбинат» создано в 2003 году на базе одного из крупнейших в СССР мясоперерабатывающих предприятий «Орский мясоконсервный комбинат» введенного в эксплуатацию в 1936 году.

За заслуги в развитии пищевой отрасли и активную внешнеэкономическую деятельность комбинат в 90-х годах удостоен престижных международных наград «Золотой звезды Европы» и премией «Золотой Меркурий». Ранее, в 1944 году, комбинат награжден Орденом Трудового Красного Знамени за заслуги в снабжении армии и тыла продовольствием и медикаментами.

В настоящее время в состав основных производственных мощностей входят:

- завод первичной переработки скота;

- цех технических фабрикантов;

- цех медицинских препаратов;

- колбасный завод;

- консервный завод;

- сырьевой участок;

- холодильник.

Площадь территории комбината - 52 га.

Мощности основного производства составляют:

- переработка мяса 174 тонны в смену;

- выработка колбасных изделий до 30 тонн в смену;

- выработка консервированных изделий до 230 тысяч условных банок в смену;

- мясных полуфабрикатов 10 тонн в смену;

- выработка сухого животного корма 7,5 тонн в смену;

- емкость камер хранения холодильника 8030 тонн;

- производительность камер замораживания - 286 тонн в сутки.

На сегодняшний день Комбинат имеет высокий рейтинг на продовольственном рынке России. Мясокомбинат - это единственное предприятие в Оренбургской области, где есть собственный убойный цех, что позволяет изготавливать продукцию из охлажденного мяса. Преимущества охлажденного мяса в том, что оно сохраняет все свои полезные и питательные свойства, в отличие от замороженного. На Орском мясокомбинате производственный цикл имеет все основные виды переработки мяса: первичную переработку мяса, производство полуфабрикатов и субпродуктов как в охлажденном, так и в замороженном виде, колбасное и консервное производство, производство технических фабрикатов, в данный момент развивается производство полуфабрикатов быстрого приготовления - пельменей.

На протяжении многих десятков лет Орский мясокомбинат остается поставщиком консервов для таких потребителей как Росрезерв и Министерство Обороны, что является лучшим доказательством высокого качества продукции. Кроме того, «Орский мясокомбинат» сотрудничает со многими федеральными сетями, осуществляя поставки по всей России.

Новейшая техника и современная технология позволяет улучшить качество и увеличить выработку колбасной и консервированной продукции.

Рецептуры колбас и мясных деликатесов включают в себя натуральные специи, свежий чеснок, сухое цельное молоко, яйцо куриное.

На всех этапах производства осуществляется строгий ветеринарно -санитарный контроль, о чем свидетельствует международный сертификат качества ИССО 9001-2002.

Размеры производства организации можно охарактеризовать следующими показателями (Таблица 2.1).

Первым из них является выручка, ее величина за период с 2011 г по 2012 г с увеличилась на 10%. Вторым показателем является стоимость имущества организации. Из данных таблицы видно, что за тот же исследуемый период, данный показатель увеличился на 32 %. Данное изменение можно объяснить увеличением оказания услуг и выпуска готовой продукции. Произошло снижение прибыли на 261% в 2011 году и 25% в 2012 году. Как результат в эти годы предприятие получило убыток от продаж и чистый убыток по итогам периодов.

Комбинат в 2012 году в организации учета хозяйственной деятельности руководствовалось:

1) Федеральными законами от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу) и Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

2) Планом счетов и Инструкцией по его применению, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н;

3) Положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету;

4) Учетной политикой.

В Таблица 2.1 приведена информация об учетной политике для целей финансового учета в Обществе.

Таблица 2.1- Основные показатели размеров предприятия и производства

Таблица 2.2 - Положения учетной политики ЗАО «Орский мясокомбинат» на 2012 г. для целей бухгалтерского учета

Положение учетной политики	Выбранный вариант
Стоимостной лимит материально-производственных запасов	Не относятся к основным средствам и отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов активы стоимостью не более 40 000 руб.
Переоценка первоначальной стоимости материально-производственных запасов	Не производится.
Оценка списания материально-производственных запасов (включая товары, кроме учитываемых по продажным ценам)	По средней себестоимости.
Синтетический учет заготовления материалов	По фактической себестоимости приобретения без использования счетов 15 и 16
Списание затрат по ремонту материально-производственных запасов	Сразу на издержки производства и обращения.
База распределения общепроизводственных расходов	Общепроизводственные расходы распределяются между объектами калькулирования себестоимости пропорционально прямым статьям затрат.
Списание общехозяйственных расходов	Общехозяйственные расходы в качестве условно-постоянных ежемесячно списываются Д-т сч. 90 «Продажи»..
Распределение расходов на продажу	Расходы на продажу (счет 44) полностью списываются в дебет счета 90 «Продажи».
Оценка незавершенного производства в массовом и серийном производстве	По фактической себестоимости.

Функции управленческого (производственного) учета реализуются в следующих концептуальных категориях, функционирующих в производственной среде: центры возникновения затрат и центры ответственности; переменные (прямые, условно-переменные) и постоянные (условно-постоянные или расходы периода) затраты; смешанные; ограниченная производственная себестоимость; полная коммерческая себестоимость; производственный маржинальный доход; нормирование безубыточности деятельности; издержки (общие, производственные, экономические, альтернативные и др.); производственный учет и калькулирование себестоимости продукции; управленческие решения; управленческие риски и риски регулирования цен на продукцию и др. Финансовая отчетность Общества представлена в Приложениях Б и В.

2.2 Документальное оформление кассовых операций и учёта расчетов с подотчетными лицами в организации

Любая хозяйственная операция предприятия должна быть подтверждена документально. Поскольку кассовые операции (прием и выдача денег) тоже подпадают под эту категорию, законодательство предписывает документальное оформление кассовых операций. Детально об этом написано в Положении о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П Центрального банка (далее - Положение).

В частности там указано, что кассовые операции предприятий должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов.

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть те документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

- кассовая книга (Приложение Г);

- приходный ордер (Приложение Д);

- расходный ордер (Приложение Е);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;

- расчетно-платежная ведомость;

- платежная ведомость.

Рассмотрим чуть подробнее, какими документами оформляются кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93).

Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Ведению кассовой книги посвящен отдельный (пятый) раздел Положения. Там сказано, что кассовую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

В случае ведения книги на бумаге, все листы должны быть пронумерованы до начала записей, скрепляющую бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия, также она должна быть заверена печатью предприятия или индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).

В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать. Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. При этом нужно учитывать, что при проведении внешней проверки книгу все равно придется распечатывать.

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку - делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров - только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель предприятия (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывается.

Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно - суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда кассовые операции производились.

Если кассовую книгу ведет не старший кассир, а кассир (или заменяющий его работник) обособленного отделения предприятия, то после выведения остатка наличных средств соответствующий лист кассовой книги должен быть передан руководителю (если книга ведется в бумажном виде передается отрывной лист, если в электронном - распечатка).

Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель.

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет согласно Общему классификатору номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются. Помимо регистрационного номера ордер должен иметь следующие реквизиты:

- наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов предприятия и структурного подразделения по ОКПО;

- дату заполнения;

- номер корреспондирующего счета или субсчета.

- Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

Расходный кассовый ордер (РКО) имеет согласно Общему классификатору номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы. Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным руководителем лицом).

Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек - цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение), реквизиты документа кассир должен записать.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между старшим кассиром и остальными кассирами предприятия в течение рабочего дня (ведется только на крупных предприятиях, небольшой компании просто нет необходимости в такой книге). Код книги согласно ОК 0310005.

В начале рабочего дня главный бухгалтер выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.

В случае если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока. Остаток не выданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается главному бухгалтеру под расписку. Если по истечению срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код согласно Общему классификатору 0301009.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного.

Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе. Напротив фамилий тех работников, которым по истечению срока зарплата по каким-либо причинам не выплачена, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости.

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам предприятия. Код согласно Общему классификатору 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная ведомость). Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному кассовому ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1--6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.

Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

Из вышеприведенного следует, что только при соблюдении определенных условий произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг или счета учета товарно-материальных ценностей.

Если к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица.

1. Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.

2. Необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.

3. Должно быть указано состояние расчетов с подотчетным лицом по ранее выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее не погашенной подотчетной суммы является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Однако на практике это встречается достаточно часто. В принципе, за состоянием расчетов должен следить бухгалтер на соответствующем рабочем месте. В то же время обязанность по ведению аналитического учета расчетов с подотчетными лицами может быть возложена на бухгалтера-кассира. В этом случае вышеуказанные суммы должны вписываться кассиром, причем при этом целесообразно делать соответствующие отметки до того, как будут заполнены другие реквизиты авансового отчета.

4. Отсутствие подписи руководителя организации, утверждающего авансовый отчет, а также суммы в указанной строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных средств должны расцениваться как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода).

Общество вправе выдавать под отчет наличные денежные средства на хозяйственные и командировочные расходы без каких-либо ограничений. Однако при этом каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами. Это требование относится как к случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к случаю, если доверенность отсутствует: подотчетное лицо действует от лица работодателя, который должен впоследствии одобрить действия физического лица посредством утверждения авансового отчета.

Наличные денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если подотчетные средства были выданы работнику организации без установления срока их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в налогооблагаемый доход работника этих сумм не имеется.

Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно - как правило, в момент совершения операции - и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки « получено» или « оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Таким образом, в оправдание расходов, произведенных подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).

Если даты, проставленные на первичных документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые получены под отчет, окажутся более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные работником, которому денежные средства под отчет не выдавались в связи с покупкой материалов, возмещаются путем выдачи из кассы организации наличных денежных средств с оформлением расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.

При неполном израсходовании подотчетной суммы работник может сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче в кассу остатка денежных средств должны быть соблюдены общие правила приема, выдачи и хранения денежных средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций. Требования по оформлению приходных и расходных документов содержатся также в соответствующих постановлениях Госкомстата России.

Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

При приеме банкнот и монет кассиры организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

При приеме денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Таким образом, в обязанности кассира при приеме наличных денежных средств входит:

- проверка правильности заполнения приходного кассового ордера (форма № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) в части заполнения всех реквизитов и наличия подписи главного бухгалтера;

- проверка платежеспособности сдаваемых банкнот.

При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру следует учитывать следующие основные требования, предъявляемые к его заполнению:

- приходный кассовый ордер применяется независимо от того, какой метод обработки данных (ручной или машинный - с применением средств вычислительной техники) используется в организации;

- приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Иными словами, бухгалтер-кассир (как работник бухгалтерии) может выписать приходный кассовый ордер, однако без подписи главного бухгалтера он считается недействительным. Из этого следует, что если между моментом выписки такого ордера (фактического приема денежных средств) и подписанием его главным бухгалтером будет проведена внезапная инвентаризация кассы, принятые денежные средства должны быть оприходованы как находящиеся в излишке;

- квитанция к приходному кассовому ордеру также подписывается главным бухгалтером. Кроме того, на нем должны быть проставлены подпись кассира и печать или штамп кассира. Квитанция регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Далее рассмотрим бухгалтерский учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

2.3 Особенности синтетического и аналитического учёта по счетам 50 и 71

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (далее - План счетов, Инструкция по применению Плана счетов), утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет, выглядит следующим образом:

Д-т 71 К-т 50 «Касса» - на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д -т 71 К -т 50 - на сумму стоимости денежных документов, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д-т 71 К-т 51 «Расчетные счета» - на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы нужно провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен;

Д-т 07 «Оборудование к установке» К-т 71 - на сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Такая проводка может быть оформлена в организациях, ведущих учет материально-производственных запасов на счете 07, то есть в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;

Д-т 10 «Материалы» К-т 71- на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов. Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Д-т 20 «Основное производство» К-т 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Иными словами, для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;

Д-т 23 «Вспомогательные производства» К-т 71 - на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Д -т 25 «Общепроизводственные расходы» К-т 71- на сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы» К-т 71 - на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Д-т 28 «Брак в производстве» К-т 71 - на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Д-т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К-т 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц;

Д-т 44 «Расходы на продажу» К-т 71 - на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами;

Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам» К-т 71 - на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины;

Д-т 70 К-т 71 - такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков). Проводка оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;