Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

по дисциплине: Бухгалтерский учет

Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

Введение

Организация грамотного учета кассовых операций в современных условиях является весьма актуальной проблемой для многих предприятий.

Кассовые операции играют важную роль в хозяйственной деятельности предприятий, в функционировании органов государства, в усилении заинтересованности людей в развитии и повышении эффективности производства, экономном использовании ресурсов.

В случае превышения поступлений денежных средств над платежами предприятие получает конкурентные преимущества, необходимые для текущего и перспективного развития. Эти преимущества состоят в том, что наличие свободных денежных средств позволяет вложить их в наиболее доходные сферы бизнеса (деятельности) с целью получения дополнительной прибыли. Кроме того, постоянное наличие определенной суммы денежных средств помогает поддерживать на приемлемом уровне текущую платежеспособность. Денежные средства являются наиболее дефицитным ресурсом в транзитивной экономике, и успех предприятия (корпорации) во многом определяется способностью его руководства мобилизовать и эффективно использовать денежные средства.

Бухгалтерский учет кассовых операций имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования на производстве. Учет кассовых операций имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств.

Ввиду многообразия форм безналичных расчетов, постоянно изменяющейся законодательной базы в этой области, а также целого ряда особенностей учета операций на расчетном счете существуют различные трудности и проблемы в бухгалтерском учете. Это определяет актуальность исследования данных вопросов финансово-хозяйственной жизни предприятия как возможность снижения ошибок и улучшения работы бухгалтерских служб.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью настоящей работы является комплексное исследование организации бухгалтерского учета кассовых операций на расчетном счете на предприятиях, а также систематизировать теоретические и методологические аспекты учета кассовых операций и рассмотреть их на примере конкретного предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические и методические основы организации бухгалтерского учета операций на расчетном счете;

- исследовать практику организации бухгалтерского учета кассовых операций в ОАО «Северяночка».

Предметом исследования служит система бухгалтерского учета кассовых операций.

Экономическим субъектом исследования выступает ОАО «Северяночка».

Методологической и методической основой послужили постановления правительства РФ, Министерства финансов, Министерства по налогам и сборам, труды российских и зарубежных ученых по проблемам организации бухгалтерского учета кассовых операций.

1. Теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативное регулирование учета кассовых операций

Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций, являются:

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 5 января 1998 г. № 14-П (в ред. от 31 октября,.2002 г.);

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 40;

постановление Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 (в ред. от 8 августа 2003 г.) «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин».

В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (п. 2.1 Положения ЦБ РФ № 14-П);

иметь кассу и кассовую книгу для осуществления наличных расчетов; наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного банком лимита (п. 2.5 Положения ЦБ РФ № 14-П);

производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами -- в пределах установленной ЦБ РФ суммы (предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 000 руб. по одному платежу -- указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У);

производить прием наличных денег от населения с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований постановления Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 Печерская Г.А Основы бухгалтерского учета: Конспект лекций. ПРИОР. 2003.

Применение контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Понятие кредитной организации и банка определено Федеральным законом от 2 декабря 1990 г. №395-1 (в ред. от 30 декабря 2004 г.) «О банках и банковской деятельности».

Перечень документов, которые необходимо представить, для государственной регистрации создаваемого юридического лица приведен в ст. 12 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ (в ред. от 23 декабря 2003 г.) «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган, утверждены постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439 (в ред. от 26 февраля 2004 г.) «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

1.2 Документальное оформление кассовых операций

В соответствии с п. 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации для хранения денег и осуществления кассовых операций руководители организаций обязаны оборудовать кассу. Касса должна располагаться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий.

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка кассы.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации все организации независимо от организационно-правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.

Поступающие в кассы наличные денежные средства подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счета организации. В кассе могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими банками по согласованию с руководителями предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит остатка кассы устанавливается:

- для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, -- в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

- для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России на следующий день, -- в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

- для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России не ежедневно, -- в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

- для организаций, не имеющих денежной выручки, -- в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Расчеты наличными денежными средствами могут осуществляться организацией с юридическими и физическими лицами. Денежные средства в кассу организации могут поступать:

- с расчетного счета организации;

- от покупателей и заказчиков;

- при возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;

- при погашении ссуды, выданной сотрудникам организации;

- в виде возмещения причиненного материального ущерба;

- при получении займов (кредитов) по договорам с юридическими и физическими лицами.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1).

При поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета организации могут предварительно подавать заявку, в которой указывают наименование организации, номер расчетного счета, а также дату получения денежных средств и запрашиваемую сумму.

Право на получение денежных средств с расчетного счета оформляется организацией посредством выписки денежного чека. Чеки сброшюрованы в чековую книжку, которые организация получает в уполномоченном банке на основе специального заявления.

При поступлении денежных средств в кассу организации от покупателей и заказчиков основанием является счет-фактура на отгруженный товар или счет на предварительную оплату под предстоящую отгрузку товара покупателям.

Поступление денежных средств в кассу организации в виде возврата подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета (форма №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55). В авансовом отчете отражается сумма денежных средств, выданная подотчетному лицу, документально подтвержденный расход, а также остаток, сумма которого возвращается в кассу.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или другим надлежащим образом оформленным документам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами расходного кассового ордера.

Основными направлениями выбытия денежных средств являются:

- сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет;

- оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

- выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

- выплата заработной платы и депонированных сумм;

- выплата пособий социального характера;

- выплата материального поощрения и материальной помощи;

- выдача ссуд и займов.

При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

- наличные деньги, полученные в банках, расходуются только на цели, указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные;

- предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, даже если эти деньги планировалось направить на оплату труда или другие предстоящие расходы;

- любая выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков Снитко М.А. Теория бухгалтерского учета. - Мисанта. 2000.

Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре.

Он состоит из двух составляющих: «распорядительной» и «оправдательной» частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием.

Оправдательная часть служит распиской в получении денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.

Пунктом 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации определено, что приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

В журнале регистрации приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируют в разделе «Приходный документ», расходные -- в разделе «Расходный документ». По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

Основным документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации в течение отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4).

Правила ведения кассовой книги регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и должны выполняться кассиром при ее заполнении.

Кассовая книга является регистром аналитического учета. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Операции по получению и расходованию иностранной валюты также записываются в кассовую книгу.

Записи кассовых операций начинаются после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги Папковская П.Я. Курс теории бух. учета Информпресс. 2000.

1.3 Синтетический учет кассовых операций

Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов предусмотрен счет 50 «Касса».

Сальдо счета указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов Хахонова Н.Н. Реформирование бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет. 2003.

Одним из основных источников поступления денежных средств в кассу организации, являются расчетные счета. В бухгалтерском учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 51 «Расчетные счета».

Поступление денежных средств от покупателей в оплату за реализованный товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая.

При продаже товаров через розничную сеть выручка отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 90-1 «Выручка».

Основанием для отражения выручки в бухгалтерском учете в оптовой торговле является предъявленный покупателю счет на продажную стоимость товара. В учете составляется запись:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит 90-1 «Выручка».

Поступление денежных средств от покупателей в оплату за товар в данном случае отражается как погашение задолженности покупателя за отгруженный товар:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Расчеты за отгруженный покупателям товар могут осуществляться за наличный расчет в форме предварительной оплаты Поступления от других юридических и физических лиц в порядке предварительной оплаты продукции в соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 г. № 32н, не признаются доходами организации.

Согласно Плану счетов сумма поступившей в кассу организации предварительной оплаты в счет предстоящей поставки продукции отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Причем сумма предварительной оплаты учитывается обособленно, для этого организация по балансовому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» может открыть соответствующий субсчет, например субсчет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате».

Денежные средства в кассу организации могут поступать от учредителей организации в качестве вклада в уставный капитал.

Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей.

Учет расчетов с участниками общества по денежным и имущественным вкладам в уставный капитал ведется с применением счета 75 «Расчеты с учредителями». К этому счету предусмотрены субсчета:

75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»;

75-2 «Расчеты по выплате доходов».

Подтверждением факта принятия денежного вклада от участника является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью организации.

Приходный кассовый ордер служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.

Сумма вклада участника, поступившая в виде наличных денежных средств в кассу, отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».

Денежные средства могут поступать в кассу организации при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.

Иные операции поступления денежных средств в кассу организации представлены в приложении 1.

Выбытие денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с разными счетами в зависимости от назначения расходов.

Одним из основных направлений выбытия денежных средств является их зачисление на расчетный счет.

Денежные средства сдаются в банк кассирами организаций или через инкассаторов. Денежные средства, выданные кассиру для сдачи в банк, оформляют расходным кассовым ордером. В банке оформляется объявление на взнос наличными. В бухгалтерском учете составляется запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 50-1 «Касса организации».

Денежные суммы (преимущественно выручка от продажи товаров торговых организаций), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению, учитываются на счете 57 «Переводы в пути».

Основанием для принятия на учет денежных средств по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Выбытие денежных средств из кассы организации может произойти в результате осуществления организацией инвестиций наличными денежными средствами. Для учета инвестиций (в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, представленные займы) в бухгалтерском учете предусмотрен счет 58 «Финансовые вложения».

Выдача денежных средств из кассы организации в виде займов может осуществляться не только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, но и работникам организации.

Для учета расчетов по предоставленным займам Планом счетов предусмотрен субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам». Займы работникам организации могут быть предоставлены для приобретения жилья, садовых домиков, на благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и т.д.

Для предоставления займов с работником заключается договор, в котором определяют сумму, срок возврата займа, а также проценты за пользование денежными средствами.

Из кассы организации денежные средства могут быть направлены и на иные цели (приложение 2) Нечитайло А.И. Теория бухгалтерского учета. Юридический центр Пресс. 2003.

Бухгалтерский учет наличия и движения валютных средств в кассе организации осуществляется в соответствии с Планом счетов на отдельных субсчетах счета 50 «Касса».

В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации -- в рублях. В связи с этим для отражения в бухгалтерском учете операций в иностранной валюте осуществляется пересчет иностранной валюты в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции.

Поступление валютных средств в кассу может осуществляться с текущего валютного счета, при наличии их остатка после обязательной продажи валютной выручки, либо со специального транзитного счета, на который зачисляется приобретенная валюта уполномоченным банком.

При поступлении валютных средств в кассу организации с валютного счета составляется запись по соответствующему субсчету к счету 50 «Касса» (например, в качестве иностранной валюты организацией используются доллары США):

Дебет 50 «Касса», субсчет «Касса в долларах США»

Кредит 52 «Валютные счета».

В соответствии с п. 5 и 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденного приказом Минфина России от 10.01.2000 г. № 2н, для целей бухгалтерского учета по поступившим в кассу валютным средствам осуществляется пересчет их стоимости в рубли по курсу Центрального банка РФ для этой иностранной валюты по отношению к рублю, действующему на дату совершения операции. Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования денежных знаков в кассу или выдачи денежных знаков из кассы организации.

Выдача валютных средств из кассы подотчетному лицу на расходы по загранкомандировке отражается с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Так, на сумму выданного аванса в долларах США составляется запись:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»

Кредит 50 «Касса», субсчет «Касса в долларах США».

Обязательным моментом при составлении бухгалтерской отчетности в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2000 является пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, выраженных в иностранной валюте, в рубли на отчетную дату ее составления Машков С.А. Самоучитель по бухгалтерскому учету. «Альфа-Пресс». 2007..

Пересчет осуществляется по каждой валюте. Для организации аналитического учета кассовых операций и осуществления пересчета остатка по видам валют целесообразно открывать карточки аналитического учета кассовых операций.

1.4 Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247).

Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер - бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

1.5 Аналитический и синтетический учет

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1. руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2. руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Данные с журнала №7 берутся для составления главной книги. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую - по строке 628 «Прочие кредиторы».

2. Характеристика предприятия. Учетная политика ОАО «Северяночка»

2.1 Общая характеристика предприятия и выпускаемой продукции

Открытое акционерное общество "Северяночка” было образовано в 1998 году, зарегистрировано администрацией г.Ухта и поставлено на учет МНС Росии.

Полное наименование организации: Открытое акционерное общество «Северяночка».

Сокращенное наименование организации: ОАО “Северяночка”.

Организационно-правовая форма - открытое акционерное общество.

Юридический адрес фирмы: г. Ухта, ул. Пионерская д.12.

Статус организации. Предприятие является юридическим лицом и имеет круглую печать и фирменные бланки. Общество имеет банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество имеет гражданские права и несет обязанности необходимые для осуществления любых видов деятельности не запрещенных Федеральным законом.

Учредителем общества является учредительный комитет республики Коми по управлению имуществом. Уставной капитал общества составляет 405 тыс. рублей Стоимость одной акции равна 1 рублю.

Предприятия оптовой торговли товаров группы кондитерской продукции характеризуются большим разнообразием видов товаров, ассортиментом и географической принадлежностью.

Сегодня ОАО «Северяночка» выпускает традиционные сорта печенья, например, широко известные «Юбилейное», «Наша марка», «Чайное». Данная часть ассортимента соответствует ГОСТам.

Специалистами были разработаны и внедрены в производство новые виды печенья «Плетеночка», «Магия», «Загляденье». Оригинальные рецептуры на которые нет государственных стандартов, производятся в соответствии с техническими условиями.

Вся продукция имеет длительный срок хранения (3-6 месяцев).

2.2 Характеристика финансово-экономичеких показателей деятельности организации

Для характеристики финансово-экономических показателей деятельности предприятия за 2007-2009 гг. занесем все основные показатели в таблицу 1.

Таблица 1 - Основные финансово-экономические показатели деятельности ОАО «Северяночка» за 2007-2009 гг., тыс.руб.

Показатель	2007 г.	2008г.	2009г.	Отклонение 2009 г. к 2007 г.
1.Выручка, в т.ч.	2125	2287	2528	403
Сахаристые изделия	843	918	1125	282
Мучные изделия	1282	1369	1403	121
2. Себестоимость	1621	1712	1843	222
3. Прибыль	104	175	285	181
4. Рентабельность реализуемой продукции	4,9	7,6	11,2	6,3
5. Рентабельность затрат	6,4	10,2	15,5	9,1
6. Основные средства	61173	65078	84120	22947
7. Запасы	12614	17196	31487	18873
8. Численность персонала	131	152	171	40

Из приведенной таблицы видно, что за рассматриваемый период предприятия развивалось ускоренными темпами. Все показателя деятельности предприятия выросли в 2009 г. по сравнению с 2007. Так, например, рентабельность реализованной продукции в 2009 г. составила 11,2%, тогда как в 2007 г. она составляла всего 4,9%. То есть в 2009 г. предприятие получало 11 копеек прибыли с одного рубля продаж. Рентабельность затрат в 2009 г. выросла на 9,1% по сравнению с 2007 г. то есть в 2009 г. предприятие получило 16 копеек прибыли с одного рубля затрат.

Прибыль предприятия также выросла на 181 тыс.руб. и составила в 2008 г. 285 тыс. руб.

Выручка по всем видам продукции также выросла. В целом же выручка за рассматриваемый период увеличилась на 403 тыс.руб.

Итак, по результатам проведенного в первой главе анализа можно сделать общий вывод о деятельности предприятия. ОАО «Северяночка» работает в г.Ухта с 1998 г. За этот не большой промежуток времени предпритие успело зарекомендовать себя на рынке кондитерских изделий. У предприятия есть свои постоянные клиенты, для которых разработана специальная система скидок. Зависимость предприятия от внешней среды не значительна, то есть она не может помешать предприятию развиваться теми же темпами. За рассматриваемые последние три года деятельность предприятия развивалась.

2.3 Учетная политика организации

На основе установленных государством общих правил бухгалтерского учета организации самостоятельно разрабатывают учетную политику для решения поставленных перед учетом задач.

Выбранная организацией учетная политика оказывает существенное влияние на величину показателей себестоимости продукции, прибыли, налогов на прибыль, добавленную стоимость и имущество, показателей финансового состояния организаций.

Учетная политика - это совокупность способов ведения бухгалтерского учета. Основным нормативным документом, регулирующим вопросы учетной политики предприятия, является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденное Приказом Минфина России от 09.12.1998 №60н. За формирование учетной политики ответственным лицом является главный бухгалтер организации. Утверждает учетную политику руководитель организации.

Таким образом, на предприятии ОАО «Северянка», занимающемся оптовой торговлей товаров группы кондитерской продукции, утверждена учетная политика на 2009 год.

Согласно этой учетной политике порядок учета операций по расчетному счету: денежные средства, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета». По дебету счета отражаются поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит - уменьшение денежных средств на расчетном счете.

В целях обеспечения достоверности данных бухучета и отчетности производится инвентаризация расчетного счета не реже одного раза в квартал; обязательная инвентаризация производится в случаях, предусмотренных ст.12 Закона №129-ФЗ. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном и специальном счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банка.

Данная учетная политика является неисчерпывающей и при внесении в законодательные акты, регулирующие порядок ведения бухучета, значительных изменений может дополняться отдельными приказами по предприятию с доведением внесенных изменений до налоговых органов.

3. Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами ОАО «Северяночка»

3.1 Учет кассовых операций

Все предприятия независимо от формы собственности и сферы деятельности распоряжаются денежными средствами. Денежные средства состоят из кассовой наличности, средств на счетах в банках.

Кассовые операции характерны абсолютно для каждой организации любой организационно-правовой формы и сферы деятельности.

Кассовые операции - расчеты наличными деньгами - необходимы не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и иных выплат. Абсолютная ликвидность денежных средств делает наличные деньги весьма привлекательным инструментом для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях и внеоборотных активов.

С другой стороны, широкое использование наличных денег для расчетов между юридическими лицами создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений и для неуплаты налогов неудивительно, поэтому стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денег.

Расчеты между предприятиями осуществляется только безналичным путем - перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником при осуществлении этих расчетов является банк.

Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа предприятия - владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).

Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, соответствии с которой каждому предприятию может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.

Для открытия счета в банке представляются следующие документы:

- копия устава предприятия, зарегистрированного в установленном действующим законодательством порядке.

- заявление об открытии счета.

- карточка с образцами подписей лиц, которым предоставлено право подписания документов, и оттисками печати предприятия.

- копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд Российской Федерации и Фонд обязательного медицинского страхования.

После проверки указанных документов по распоряжению управляющего банком расчетному счету предприятия присваивается номер. По каждому предприятию в банке ведется лицевой счет для учета движения денежных средств.

При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

Платежи по безналичным расчетам банк производит с согласия владельца расчетного счета. Лишь при платежах финансовым органам по просроченным налогам, по приказам арбитража, при погашении просроченных ссуд, списание денежных средств с расчетного счета производится без его согласия, то есть принудительно по инкассовому поручению.

ОАО «Северяночка» имеет расчетный счет в одном банке: ОАО Комирегионбанк «Ухтабанк», открытый в 1998 году.

Основными документами по операциям на расчетном счете ОАО «Северяночка», производимых банком, являются платежное поручение (приложение 3), аккредитив и платежное требование.

Платежное поручение - это письменное распоряжение плательщика о перечислении суммы средств со своего счета на счет получателя.

Платежными поручениями рассчитываются по взносам в бюджет, с органами соцстрахования, при переводе заработной платы на счета работников, погашении задолженности, по предварительной и последующей оплате за ТМЦ, выполненные работы и услуги. Платежные поручения выписываются на специальном бланке и предъявляются в банк в течение 10 дней со дня выписки.

Платежные требования - поручения представляют собой требование поставщика к покупателю оплатить на основе направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных документов, стоимость поставленной по договору продукции, выплаченных работ, оказанных услуг.

ОАО «Северяночка» два - три раза в месяц получает от банка выписку из расчетного счета (приложение 4), т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства, банк считает себя должником перед организацией (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступлений на расчетный счет он записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и включать в бухгалтерскую информацию зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются организациями при ее обработке.

Таблица 2 - Перечень условных обозначений (шифров) документов, приведенных по счетам в банках (в выписках из расчетного счета)

Условные цифровые обозначения документов	Наименование документов по платежному поручению, по которому отражены операции
01	Списано, зачислено по платежному поручению
02	Оплачено, зачислено по платежному требованию
03	Оплачен наличными денежный чек
04	Поступило наличными по объявлению на взнос наличными
05	Оплачено, зачислено по требованию-поручению
06	Оплачено, зачислено по инкассовому поручению
07	Оплачено, поступило по расчетному чеку
08	Открытие аккредитива, зачисление сумм неиспользованного, аннулированного аккредитива
09	Списано, зачислено по мемориальному (приходному, расходному, кассовому) ордеру
10	Документы по погашению кредита, кроме поименованных выше
11	Документы по выдаче кредита, зачислению кредита на счет, кроме поименных выше
12	Зачислено на основании авизо
13	Расчеты с применением банковских карт

Приступая к обработке выписки, бухгалтер должен подобрать оправдательные документы на каждую зафиксированную в ней операцию. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей в учетные регистры. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «Погашено». Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на субсчет 2 «Расчеты по претензиям», открываемый к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете организации задолженность списывается. В противном случае по истечении 10 дней после получения выписки остаток средств на расчетном счете считается подтвержденным.

На полях проверенной выписки против суммы операций и в документах, приложенных к выписке, проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 «Расчетные счета», а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, составления справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Таким образом, полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листах-расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов, цехов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам-ордерам.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на счете 51 «Расчетный счет». Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу. учет кассовый операция подотчетный