Удосконалення організації обліку основних засобів

2.2 Організація поточного обліку основних засобів

Поточний облік є другим етапом облікового процесу. Організація облікових робіт на даному етапі займає більше 60% робочого часу бухгалтера. Це визначає важливість організації поточного обліку.

Поточний облік - це обробка й системний запис (реєстрація) даних з первинного обліку в облікові регістри, їх групування, підрахунок, перегрупування даних з метою одержання необхідної інформації.

Об'єктами організації поточного обліку є:

- облікові номенклатури;

- носії облікової інформації;

- рух носіїв облікової інформації.

Організація поточного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур, які повинні знайти відображення в системі облікових регістрів. При розробці облікових номенклатур у першу чергу визначають склад господарських засобів і господарських процесів. В основу розробки складу облікових номенклатур кладуть класифікацію об'єктів, план рахунків, систему показників звітності.

На відміну від первинного обліку на етапі поточного обліку об'єкти одержують подальшу деталізацію. Їх вивчають за складом господарських засобів та у розрізі господарських операцій.

За складом облікові номенклатури ділять на групи, підгрупи й субпідгрупи. В основу розподілу покладена класифікаційна ознака (за натурально-речовинним складом, за призначенням, за місцями зберігання, за приналежністю).

У розрізі господарських операцій виділяють вид, підвид, субпідвид операцій. Об'єкт вивчають у розрізі операцій надходження, переміщення, вибуття. На агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" відсутній перелік облікових номенклатур поточного обліку. Тому у ході роботи пропонується така розробка номенклатур поточного обліку (табл. 2.2.1)

Таблиця 2.2.1 Перелік облікових номенклатур поточного обліку основних засобів ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Розріз - склад класифікації основних засобів сільськогосподарського підприємства

Група	Підгрупа	Субпідгрупа
Група 1	Будівлі	ангар, будівля гаража, контора, склад
	Земельні ділянки	земля
Група 2	Авто транспорт	автомобілі, трактори, комбайни, сіялки
	Меблі	столи, стільчики, шкафи
	Конторське обладнання	сейфи
Група 4	Машини для автоматичної обробки інформації, їх програмне забезпечення	комп'ютери, факс, принтер, телефони, програми 1С та інші

Розріз - види операцій вартості основних засобів

Вид операції	Підвид операції	Субпідвид операції
Надходження основних засобів	Первісна вартість	сума сплати постачальнику, реєстраційні збори, державне мито, сума не прямих податків
Утримання основних засобів	Моральний та фізичний знос	амортизаційні відрахування, витрати на ремонт
Вибуття основних засобів	Ліквідаційна вартість	вартість реалізації основних засобів

Розробка облікових номенклатур на етапі поточного обліку є основою для формування робочого плану рахунків. Робочий план рахунків являє собою подальшу деталізацію єдиного плану рахунків. При його розробці використовують План рахунків бухгалтерського обліку, Інструкцію щодо його застосування, стандарти з обліку, методичні рекомендації з обліку окремих об'єктів й інші нормативні документи. Склавши систематизований перелік об'єктів, кожному об'єкту в групі, підгрупі, субпідгрупі привласнюють порядковий номер. Виходячи з порядкового номера об'єкта найбільшої підгрупи, номера підгрупи, і групи встановлюють номер кожного об'єкта й записують його в перелік. Так як в агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" бухгалтерія користується стандартним План рахунків, без подальшоі деталізації деяких об'єктів основних засобів, що призводить до погіршення роботи, пропонується такий робочий план рахунків(табл. 2.2.2)

Таблиця 2.2.2. Робочий план рахунків ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Розріз - облік основних засобів

№ рахунку	Найменування рахунку	№ субрахунку 1-го порядку	Найменування субрахунку 1-го порядку	№ субрахунку 2-го порядку	Найменування субрахунку 2-го порядку
10	Основних засобів	101	Земельні ділянки	1011	Ділянки арендовані в пайовиків
				1012	Ділянки арендовані у держави
10	Основних засобів	103	Будівлі та споруди	1031	Кам'яні будівлі
				1032	Залізо- битонні будівлі

Робочий план рахунків може будуватися з урахуванням потреб внутрішніх користувачів - за центрами відповідальності, сегментам діяльності, що сприяє посиленню контрольних функцій, аналітичності даних. У робочий план рахунки включаються виходячи із практичної необхідності. Робочий план рахунків відображає специфіку діяльності підприємства, визначає зміст аналітичного обліку, характеристику форми обліку, що застосовується на підприємстві. Він може містити стільки рахунків і субрахунків, скільки це необхідно для відображення діяльності, здійснення контролю, аналізу на підприємстві.

Розроблений план рахунків повинен відповідати наступним вимогам:

- бути гнучким;

- відповідати принципам обліку й П(С)БО;

- задовольняти потреби внутрішніх і зовнішніх користувачів;

- бути зручним у користуванні;

- сприяти контролю за діяльністю підприємства.

На етапі поточного обліку застосовуються наступні носії облікової інформації:

1) облікові регістри;

2) розрахункові таблиці;

3) довідки бухгалтерського оформлення.

До розрахункових таблиць відносять таблиці розподілу амортизації

До довідок бухгалтерського оформлення відносяться листки-розшифровки, довідки, коректування й інші документи.

Розрахункові таблиці й первинні документи на етапі поточного обліку носять сугубо індивідуальний характер.

Сукупність облікових регістрів формує форму бухгалтерського обліку. Раціонально організована форма обліку повинна забезпечувати:

- одержання необхідної інформації про господарські процеси;

- угруповання й реєстрацію первинних документів;

- підвищення продуктивності праці облікових працівників у процесі підготовки первинних даних, їхньої обробки й записів в облікові регістри;

- зменшення кількості помилок при реєстрації й узагальненні даних;

- збереження інформації для прийняття управлінських рішень.

Агрофірма ТОВ АФ "АПК-Угроїди" застосовує таку форму обліку як журнально-ордерна.

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку ґрунтується на широкому застосуванні системи накопичувальних і групувальних облікових регістрів - журналів-ордерів та допоміжних відомостей до них. Основними обліковими регістрами журнально-ордерної форми є журнали-ордери. Це комбіновані регістри синтетичного, а в багатьох випадках і аналітичного обліку. В них поєднано хронологічний і систематичний облік, що відповідає самій назві регістрів: вони одночасно служать журналами (оскільки записи в них здійснюються в хронологічному порядку) і ордерами (оскільки місячні підсумки журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками замінюють собою меморіальні ордери). Журнали-ордери побудовані за кредитовою ознакою: всі господарські операції відображають за кредитом даного синтетичного рахунка і дебетом кореспондуючих з ним рахунків. При цьому операції відображаються за кредитом й дебітом кореспондуючих рахунків лише однією сумою, тобто за один робочий прийом.



Малюнок 2.2.1. Схема журнально-ордерної форми обліку

До журналів-ордерів відкривають окремі відомості за дебетом рахунків, відомості аналітичного обліку до рахунків даного журналу-ордера. Так, з метою посилення контролю за рухом і збереженням основних засобів поряд із журналом-ордером за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості за дебетом цих рахунків. Оскільки в журналах-ордерах ведуть тільки синтетичний облік, то для потреб аналітичного обліку за рахунком даного журналу-ордера відкривають окремі відомості аналітичного обліку.

Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні відмітки. Головна книга є системним регістром синтетичного обліку, де узагальнюються дані поточного обліку, проводиться взаємна перевірка записів. У Головній книзі для кожного синтетичного рахунка відводять окрему сторінку.

Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком: дебетові обороти записують окремими сумами з різних журналів-ордерів.

Від приймання документів Основний регістр - Журнал обліку господарських операцій.

У Журнал записи здійснюються на підставі первинних і зведених облікових документів, відомостей нарахування амортизації, з відображенням суми операції на рахунках бухгалтерського обліку. Журнал ведеться щомісяця. Залишки за рахунками за попередній місяць переносяться в залишки на початок поточного місяця Журналу за кожним рахунком. Кожна господарська операція записується в хронологічній послідовності позиційним способом. Підсумкові дані в Журналі визначаються підрахунком суми оборотів по дебету й по кредиту всіх рахунків і виведенням залишків на кінець місяця. Суми дебетових оборотів за місяць повинні дорівнювати сумі кредитових оборотів. На сільськогосподарському підприємстві ТОВ АФ "АПК-Угроїди" вся облікова робота з основними засобами ведеться головним бухгалтеро

Рух носіїв облікової інформації на етапі поточного обліку починаючи свій шлях від бухгалтерії, здійснення процедур контролю бухгалтерської обробки документів, і закінчуючи організацією поточного архіву документів.

Організація документообігу й документопотоків на етапі поточного обліку пов'язана з обробкою великих обсягів первинних документів. Тому першою операцією поточного обліку є приймання первинних документів. Для своєчасної обробки первинних документів необхідна раціональна організація їхнього приймання. Агрофірма ТОВ АФ "АПК-Угроїди" не користується графіком приймання первинних документів в бухгалтерією. Тому для поліпшення роботи бухгалтерії рекомендується такий її варіант (табл.2.2.3.)

Таблиця 2.2.3. Графік приймання первинних документів бухгалтерією ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Найменування документа	Відповідальна особа за надання документа	Строк надання	Кому надається	Строк перевірки документа	Примітка
Рахунок постачальника	Підзвітна особа	В день одержання	бухгалтер-касир	При прийманні
Акт прийому-передачі основних засобів	Головний інженер	Вівторок, п'ятниця	головний бухгалтер	При прийманні

Частота передачі документів у бухгалтерію залежить від важливості об'єктів обліку, кількості документів. Чим важливіше об'єкт обліку, тим більша кількість документів частіше передається до бухгалтерії. Часта передача сприяє посиленню контролю за господарською діяльністю підприємства й підтримці ритмічності в роботі бухгалтерії.

Первинні документи повинні прийматися в присутності відповідальної особи. Документи приймаються бухгалтерією, якщо вони:

1) складені за формою (нетипові повинні містити обов'язкові реквізити);

2) підписані особою, уповноваженою на це.

Прийом первинних документів підтверджується відмітками у книгах, картках, реєстрах, звітах і залежить від форми розподілу праці.

Документи повинні перевірятися на правильність оформлення, законність відображення господарських операцій, доцільність їхнього здійснення, а також реальність відображення операцій.

Бухгалтерська обробка включає:

- групування первинних документів;

- таксування;

- контировку;

- запис в облікові регістри.

Запис (перенесення даних) в облікові регістри ТОВ АФ "АПК-Угроїди" відбувається відповідно до журнально-головної форми бухгалтерського обліку, яка застосовується підприємством. В облікових регістрах здійснюється підрахунок оборотів, залишків за рахунками для формування показників головної книги. Головна книга - один з важливих регістрів обліку, в якому в хронологічній послідовності щомісячно протягом року з облікових регістрів переносяться за кожним рахунком й субрахунком дані - розгорнутий дебетовий оборот рахунку (субрахунку) і підсумковий кредитовий оборот рахунку (субрахунку). В окремі графи переносяться залишки за рахунками, субрахунками на кінець місяця. Головна книга відкривається на рік. У першому рядку зазначеного регістра проставляється залишок за рахунками на початок року з Головної книги за попередній рік.

Остання операція поточного обліку - складання пробного балансу.

Раціональна організація руху документів вимагає встановлення мінімальних відрізків часу на обробку й переміщення документів. Час на обробку документів залежить від трудомісткості окремих операцій. Строки обробки документів повинні забезпечити одержання даних і показників для прийняття відповідних рішень.

Рух документів в агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" на етапі поточного обліку не організовується. Тому для покращення роботи пропонується такий варіант графіка руху документів (табл.2.2.4).

Документи до складання місячного балансу повинні бути у розпорядженні тих осіб, які використовують їх в обліку. Після цього вони передаються в поточний архів бухгалтерії.

Отже, поточний облік є другим етапом облікового процесу. Організація поточного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур, які повинні знайти відображення в системі облікових регістрів. При розробці облікових номенклатур у першу чергу визначають склад господарських засобів і господарських процесів. В основу розробки складу облікових номенклатур кладуть класифікацію об'єктів, план рахунків, систему показників звітності.

Таблиця2.2.4. Графік документообігу з обліку руху основних засобів ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Найменування первинного документа	Одержання, складання й передача документа	Служба, що використовує або обробляє документи	Надходження документів до бухгалтерії, їх обробка
	Відповідальний за приймання або складання	Строки передачі документа	Служба, відповідальна за приймання документа (відповідальна особа)	Операції з документом	Кому й коли передається документ	Час приймання документа	Обробка документа	Кому та у які строки передається документ
Рахунок постачальника	Підзвітна особа	В день одержання	Відділ постачання	Контроль акцепту	Бухгалтер-касир в день одержання	Щодня до 14.00	Підготовка платіжних документів	Наступного дня після одержання
Акт прийому-передачі основних засобів	Головний інженер	Наступного дня після одержання	Відділ постачання	Контроль ліміту видачі	Головний бухгалтер наступного дня після одержання	Щодня до 14.00	Перевірка, запис в облікові регістри	Поточний архів після обробки

На агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" відсутній перелік облікових номенклатур поточного обліку. Агрофірма ТОВ АФ "АПК-Угроїди" застосовує таку форму обліку як журнально-ордерна. Організація документообігу й документопотоків на етапі поточного обліку пов'язана з обробкою великих обсягів первинних документів. Тому першою операцією поточного обліку є приймання первинних документів. Агрофірма ТОВ АФ "АПК-Угроїди" не користується графіком приймання первинних документів в бухгалтерією.

2.3 Організація підсумкового обліку основних засобів

Підсумковий облік - заключний етап облікового процесу. У найбільш загальному виді його можна розглядати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, які відображують результати діяльності підприємства за певний період часу.

Організація підсумкового обліку багато в чому залежить від рівня організації обліку на попередніх двох етапах. Формування підсумкових показників і складання звітних форм - одна з найбільш трудомістких ділянок облікової роботи, тому що за обмежений відрізок часу потрібно сформувати десятки звітних форм.

Об'єктами організації підсумкового обліку є:

- облікові номенклатури;

- носії інформації;

- рух носіїв інформації.

Організація підсумкового обліку починається з виявлення складу облікових номенклатур. На відміну від номенклатур первинного й поточного обліку на підсумковому етапі облікового процесу вони являють собою показники звітності.

На етапі підсумкового обліку застосовуються наступні носії інформації:

1) звітні форми;

2) розрахункові (допоміжні) таблиці для складання звітних форм;

3) пояснення до окремих показників звітності.

Для отримання показників звітності потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв інформації на етапі підсумкового обліку.

Важливими елементами організації даного етапу обліку є відомості про періодичність, строки складання, адреси подання звітних форм, відповідальних осіб. Для забезпечення своєчасності підготовки даних і надання їх користувачам агрофірма ТОВ АФ "АПК-Угроїди" використовує табель форм звітності. Він складається за зовнішньою звітністю в розрізі періодичної й річної звітності. При цьому представляють два види звітності - фінансову, статистичну. Податкову звітність ТОВ АФ "АПК-Угроїди" не здає тому, що знаходиться на єдиному, фіксованому, сільськогосподарському податку. Табель форм річної звітності ТОВ АФ "АПК-Угроїди" показано в таблиці (табл.2.3.1)

Таблиця 2.3.1. Табель форм річної звітності ТОВ АФ "АПК-Угроїди"(розріз- облік основних засобів)

Найменування звітної форми	Код форми	Періодич-ність складання	Строк подачі	Відповіда-льні особи за надання форми	Кому надається	Спосіб надання
Фінансова звітність
Баланс	1-м	Квартальна, Річна	По 25 число По 20.02	Головний бухгалтер	Облстат	особисто
Звіт про фінансові результати	2-м	Квартальна, Річна	По 25 число По 20.02	Головний бухгалтер	Облстат	особисто
Статистична звітність
Звіт про наявність і рух основних засобів, амортизації (зносу) за рік	11-ОЗ	Річна	По 20.02 наступного року за звітним	Головний бухгалтер	Облстат	особисто
Звіт про капітальні інвестиції	2-інвестиції, 1-інвестиції	Квартальна, Річна	По 25 число, По 20.02 наступного року за звітним	Головний бухгалтер	Облстат	особисто
Звіт про основні показники діяльності підприємства за рік	1-під-приєм-ництво	Річна, Квартальна	По 25 число, По 20.02 наступного року за звітним	Головний бухгалтер	Облстат	особисто

Табель форм звітності розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником підприємства. Кожному виконавцеві видається виписка з табеля.

З огляду на тривалість періоду складання річного звіту ТОВ АФ "АПК-Угроїди" весь комплекс організаційних робіт розподіляє на окремі етапи:

1) етап підготовчий - вересень (для малих підприємств - жовтень);

2) етап проведення річної інвентаризації - охоплює жовтень - початок лютого;

3) етап звірення даних обліку й звітності за попередні 11 місяців - грудень;

4) етап формування показників звітних форм - охоплює січень - лютий;

5) етап заключний - надання звітних форм користувачам - охоплює січень - лютий.

Кожен етап складається з певних видів робіт. Кожен вид робіт являє собою досить складний комплекс різних операцій, які виконуються протягом певного часу. Склад видів робіт визначається головним бухгалтером з урахуванням конкретних умов. Підготовчий етап передбачає підготовку проекту наказу про початок робіт зі складання річного звіту

Так як агрофірма ТОВ АФ "АПК-Угроїди" не користується проектом наказу про складання річного звіту, рекомендується такий її варіант (мал.2.3.1)

Графік робіт щодо складання річного звіту ТОВ АФ "АПК-Угроїди"
№	Етапи робіт	Відповідальні соби	Терміни проведення робіт
1	Організація річної інвентаризації	Керівники структурних підрозділів, Головний бухгалтер	1. 10 - 30.12
2	Звірка показників за попередні 11 місяців	Головний бухгалтер	1. 12 - 30.12
3	Заповнення звітних форм	Головний бухгалтер	02. 01 - 15.02
4	Підготовка і надання звітних форм	Головний бухгалтер	05. 01 - 20.02

Малюнок 2.3.1. Графік робіт щодо складання річного звіту ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Другий етап облікових робіт зі складання річного звіту - проведення річної інвентризації. По ТОВ АФ "АПК-Угроїди" видається наказ про проведення річної інвентаризації. Проект наказу готує головний бухгалтер. У наказі вказуються об'єкти, строки, склад інвентаризаційної комісії, порядок оформлення результатів інвентаризації. Так як ТОВ АФ "АПК-Угроїди" не корестується графіком проведення річної інвентаризації, рекомендується такий її варіан (мал.2.3.2.)

Назва роботи	Відповідальна за виконання роботи особа	Строк виконання роботи
		місяць
		IX	X	XI	XII
Підготовка і видання наказу про проведення інвентаризації	Головний бухгалтер	До 20.09.	-	-	-
Перевірка наявності та стану документів з обліку основних засобів	Головний бухгалтер	-	З 20.09-01.10	-	-
Перевірка фактичної наявності основних засобів, складання інвентаризаційних описів	Члени інвентаризаційної комісії	-	-	З 01.10-15.10	-
Засідання інвентаризаційної комісії, прийняття рішень стосовно нестач, надлишків	Члени інвентаризаційної комісії	-	-	-	до15.10

Малюнок 2.3.2 Графік проведення річної інвентаризації ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Порядок проведення річної інвентаризації регламентується Інструкцією № 69. На підприємстві ТОВ АФ "АПК-Угроїди" створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. До складу комісії входять керівники структурних підрозділів, керівники обліку.

Третій етап організаційних робіт зі складання річного звіту - звіряння даних обліку й звітності за попередні 11 місяців. Цей етап включає ретельний перегляд всіх облікових регістрів, звітних даних за попередні 11 місяців з метою перевірки законності, обґрунтованості, правильності відображення господарських операцій у регістрах і звітних формах.

Четвертий етап включає формування показників звітних форм. Даний етап дуже трудомісткий і відповідальний. Для забезпечення своєчасного надання звітних форм користувачам доцільно на ТОВ АФ "АПК-Угроїди" розробити графік робіт щодо заповнення звітних форм (мал. 2.3.3.).

Графік робіт щодо заповнення звітних форм ТОВ АФ "АПК-Угроїди" (розріз- основні засоби)
№ п/п	Найменування форми	Код форми	Відповідальна особа	Строк виконання	Фактичне виконання
1	Баланс	1-м	Головний бухгалтер	До 20.01
2	Звіт про фінансові результати	2-м	Головний бухгалтер	До 20.01
3	Звіт про наявність та рух основних засобів, амортизацію	11-03	Головний бухгалтер	До 20.02.
4	Звіт про капітальні інвестиції	2- інвестиції	Головний бухгалтер	До 20.02
5	Зхвіт про інвестиції в основний капітал	1- інвестиції	Головний бухгалтер	До 20.02

Малюнок 2.2.3. Графік робіт щодо заповнення звітних форм

П'ятий заключний етап - підготовка й надання звітності користувачам відповідно до законодавства.

Перш ніж надати звітність користувачам, необхідно її проаналізувати, а потім підписати головним бухгалтером й керівником підприємства. Деякі форми статистичної звітності підписуються тільки директором підприємства й особою, що склала форму. Печатка на формах статистичної звітності не передбачена.

Звітність надається користувачам в двох екземплярах. Помарки й підчищення в фінансовій звітності не допускаються. У статистичній звітності можливе виправлення помилок коректурним способом. Фінансова звітність надається разом з річною статистичною звітністю (форма № 1-підприємництво, № 11-ОЗ, № 2-інвестиції) для перевірки ідентичності показників у різних звітних формах. Фінансову звітність разом з річною статистичною звітністю в органи статистики подає головний бухгалтер.

2.4 Організація збереження облікових документів

Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є "Перелік типових документів" (наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.08 p., зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.08 р. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства зберігатися в бухгалтерії у спеціальному приміщенні в шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності зберігатися в сейфах, що забезпечують їх збереження. Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки. Термін зберігання документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві ТОВ АФ "АПК-Угроїди" , визначається згідно з Переліком типових документів, що використовуються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затверджених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України.

Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Якщо вилучаються томи документів недооформлені (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою). У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, а також державній податковій інспекції у 10-денний термін.

2.5 Організаційне, технічне і інформаційне забезпечення обліку основних засобів

Інформаційна система обліку -- це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, оброблення, нагромадження та оброблення інформації для підготовки та прийняття ефективних управлінських рішень.

Інформація формується в результаті оброблення даних і є важливим елементом комп'ютерних інформаційних систем. Організація інформаційного забезпечення в інформаційних системах має особливе значення. Система інформаційного забезпечення передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо. Інформаційне забезпечення охоплює:

методичні та інструктивні документи;

єдину систему класифікації та кодування;

інформаційну базу, яка у свою чергу поділяється на нормативно-довідкові документи, інформаційні повідомлення, інформаційні масиви.

Технічні засоби служать основою побудови . Потужність засобів значною мірою визначає склад задач, що розв'язуються на підприємстві. До технічного забезпечення належать комп'ютерна техніка, засоби комунікації та оргтехніка. Іншими словами, технічне забезпечення -- це комплекс взаємопов'язаних технічних засобів, призначених для збирання, нагромадження, оброблення, передавання, обміну та відображення інформації, потрібної для управління ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Технічне забезпечення сучасних інформаційних систем -- це комплекс різних видів техніки. В агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" використовують такі види техніки як: засоби автоматичного зчитування даних, офісне обладнання, комунікаційне обладнання.

Організаційне забезпечення передбачає власний апарат управління, що забезпечує функціонування всіх його підрозділів як єдиного цілого.

В основі інформаційної системи бухгалтерського обліку ТОВ АФ "АПК-Угроїди" лежить розв'язання облікових задач, об'єднаних у комплекси, які виконують окремі ділянки обліку. Комплекс задач характеризується визначеним економічним змістом, веденням затверджених синтетичних рахунків, первинними та зведеними документами, взаємопов'язаними алгоритмами розрахунків, а також методичними матеріалами й нормативними документами конкретної ділянки обліку.

Інформаційна система бухгалтерського обліку охоплює такі підсистеми:

1)облік основних засобів та нематеріальних активів;

2)облік матеріальних цінностей;

3)облік праці та заробітної плати;

4)облік готової продукції та її реалізації;

5)облік фінансово-розрахункових операцій;

6)облік витрат на виробництво;

7)зведений облік та складання звітності.

Інформаційні зв'язки комплексу облікових задач дають можливість виокремити три основні фази оброблення, закладені в основу програми обліку. На першій фазі виконуються: первинний облік, складання первинних документів, їх оброблення та складання відомостей аналітичного обліку за кожною ділянкою обліку (наприклад, по обліку заробітної плати складається розрахунково-платіжна документація, звіти нарахувань та утримань заробітної плати тощо).

Наступна фаза оброблення -- складання проводок та їх розміщення в регістри аналітичного та синтетичного обліку, журнали-ордери за номерами рахунків. Комп'ютерне оброблення дає можливість повністю автоматизувати цей процес, формувати проводки, закінчивши розв'язання кожної дільниці обліку.

Третя фаза оброблення -- це складання зведеного синтетичного обліку звітно-сальдових відомостей за рахунками головної книги, балансу та форм фінансової звітності.

Організація технічного забезпечення здійснюється на основі застосування методичних і керівних матеріалів, а також технічної документації.

До нормативно-довідкових документів належать номенклатура технічних засобів. У документації з технічного забезпечення вказують склад технічних засобів, технологічний процес обробки даних.

Комплекс технічних засобів включає найрізноманітнішу за своїми характеристиками техніку, набір якої визначають за типовою номенклатурою технічних засобів. Під час проектування комплексу технічних засобів ТОВ АФ "АПК-Угроїди" було створення оптимального варіанту технічного забезпечення, тобто воно має забезпечувати найбільш ефективну технологію обробки облікової й аналітичної інформації.

В агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" використовують персональні комп'ютери, з відповідною програмою обліку, а також факс, принтер, телефон. Але вся ця техніка давно застаріла і потребує заміни чи ремонту.

Однією з головних рекомендацій є заміна комп'ютерної техніки, ремонт чи заміна факсу та принтера. Ці заходи покращать родоту працівників бухгалтерії, що безперечно являється великим плюсом для організації роботи агрофірми ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Висновки

бухгалтерський облік матеріальний актив

Проведені в курсовій роботі дослідження були спрямовані на розробку певних пропозицій, щодо вдосконалення організації обліку основних засобів в агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди"

Вивчивши і проаналізувавши стан організації обліку основних засобів на даному підприємстві з вимогами П(С)БО 7 "Основні засоби", а також провівши аналіз організації обліку основних засобів можна сформувати наступні висновки і пропозиції:

задачі організації бухгалтерського обліку сформульовані відповідно до потреб даного підприємства. На підприємстві деякі типові форми первинних документів застарілі і не відповідають потребам контроля за використанням господарських ресурсів. В агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" праці облікового персоналу не надається належна увага з боку керівництва. Відсутні умови для організації харчування і відпочинку, порушуються вимоги ергономіки (температура приміщення, вологість повітря, освітлення, організація робочого місця). Створення і підтримка нормальних умов праці працівників бухгалтерії повинна розглядатися як одне із головних завдань організації роботи облікового персоналу;

на даному підприємстві практично відсутні організаційні регламенти. У ході аналізу було виявлено, що організаційне забезпечення не відповідає нормам, встановленим законодавчо. В агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" взагалі відсутні такі організаційні документи як: Наказ про облікову політику підприємства, Положення про бухгалтерію, Посадова інструкція бухгалтера з обліку основних засобів та не матеріальних активів,графік документообороту,та інші. Було рекомендовано їх робочі варіанти;

агрофірма ТОВ АФ "АПК-Угроїди" користується посадовими інструкціями, але у ході ознайомлення з ними, були виявлені недоліки у посадовій інструкції бухгалтера з обліку основних засобів. Для покращення роботи бухгалтера з обліку основних засобів посадова інструкція удосконалена і була запропонована бухгалтерії ТОВ АФ "АПК-Угроїди";

на агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" лінійна організація структури облікового апарату, яка характерна для невеликого підприємства. Чисельність бухгалтерського персоналу складає 2 особи. При цьому типі організаційної структури всі виконавці обліку підкоряються безпосередньо головному бухгалтеру;

організаційне забезпечення обліку в агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" знаходиться на низькому рівні. Так як практично відсутні організаційні документи, щодо роботи облікового персоналу. Відсутні графіки облікових робіт, графіки документообороту, що призводить до погіршення роботи облікового персоналу. Ергономічне та соціальне забезпечення також знаходиться на низькому рівні. Рівень освітлення, температури, вологості повітря потрібно підвищувати;

в агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" централізована форма організації обліку, що дає змогу головному бухгалтеру охоплювати весь спектр робіт підприємства. Норма чисельності облікового персоналу бухгалтерії є меншою ніж потрібно. Тому рекомендується збільшити кількість працівників облікового персоналу;

нормативно-правове забезпечення обліку основних засобів знаходиться на достатньому рівні, хоча виділяються і деякі недоліки, що безперечно потребує вдосконалення з боку державного регулювання цієї сфери. Але загалом нормативно-правова база регулювання обліку основних засобів розвивається, що безперечно являється великим плюсом в організації ведення обліку основних засобів. Поліпшення і вдосконалення нормативної бази призведе до покращення функціонування як підприємств так і держави;

первинний облік являється першим етапом облікового процесу. На цьому етапі організовується рух первинних документів, визначаються об'єкти первинного обліку: облікові номенклатури; носії облікової інформації; рух носіїв облікової інформації. Організація руху первинних документів зводиться до встановлення раціональної послідовності складання кожного документа, мінімізації витрат і часу на їхнє створення. підприємству й направлені в усі структурні підрозділи (бухгалтерія, каса й ін.);

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документа, передачу його у встановлені графіком документообігу строки для відображення в бухгалтерському обліку, за вірогідність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали й підписали ці документи;

поточний облік є другим етапом облікового процесу. Організація поточного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур, які повинні знайти відображення в системі облікових регістрів. При розробці облікових номенклатур у першу чергу визначають склад господарських засобів і господарських процесів. В основу розробки складу облікових номенклатур кладуть класифікацію об'єктів, план рахунків, систему показників звітності;

на агрофірмі ТОВ АФ "АПК-Угроїди" відсутній перелік облікових номенклатур поточного обліку. Агрофірма ТОВ АФ "АПК-Угроїди" застосовує таку форму обліку як журнально-ордерна. Організація документообігу й документопотоків на етапі поточного обліку пов'язана з обробкою великих обсягів первинних документів. Тому першою операцією поточного обліку є приймання первинних документів. Агрофірма ТОВ АФ "АПК-Угроїди" не користується графіком приймання первинних документів в бухгалтерією. Тому був розроблений і запропонований такий графік;

підсумковий облік, заключний етап облікового процесу. У найбільш загальному виді його можна розглядати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, які відображують результати діяльності підприємства за певний період часу. З огляду на тривалість періоду складання річного звіту ТОВ АФ "АПК-Угроїди" весь комплекс організаційних робіт розподіляє на окремі етапи: підготовчий етап, етап проведення річної інвентаризації, етап звірення даних обліку й звітності за попередні 11 місяців, етап формування показників звітних форм, етап заключний - надання звітних форм користувачам . Кожен етап складається з певних видів робіт. Кожен вид робіт являє собою досить складний комплекс різних операцій, які виконуються протягом певного часу. Склад видів робіт визначається головним бухгалтером з урахуванням конкретних умов.

бухгалтерський облік матеріальний актив

Список використаних джерел

1. Бутинець Ф.Ф., О.В. Олійник, М.М. Шигун, С.М. Шулепова. Організація бухгалтерського обліку: Навчальний посібник. - ЖИТІ ПП "РУТА", 2001. - 576 с.

2. Бутинець Ф.Ф., Канчук С.М., Олійник О.В., Шигун М.М. Організація бухгалтерського обліку: Підручник. - ЖИТІ ПП "РУТА", 2002. - 592 с.

3. Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Розділ 2. Професії робітників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності / Укладачі: Н. Павленко, Ф. Федорченко. - 2-ге. вид. перероб. и доп. - Х.: Видавничий дім Фактор, 2002. - 372 с.

4. Організація бухгалтерського обліку. Навчальний посібник / за ред. В.С. Леня. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 696 с.

5. Первинна документація / Укладач О. Піроженко, - 3-те вид., перераб. с доп. - Х.: Фактор, 2003. - 220 с.

6. Пилипенко А.А., Отенко В.І. Організація обліку і контролю: Підручник. - Х.: ВД "ІНЖЕК", 2005. - 424 с. Українська мова.

7. Сопко В., Завгородній В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу. Підручник. - К.: КНЕУ, 2000. - 260 с.; іл.

8. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник. - К.: Алерта, 2006. - 1080 с.

9. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посіб. - К.: Знання-Прес, 2003. - 444 с.

10. Закон України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" № 996-XIV від 16.07.1999 р. зі змінами і доповненнями.

11. Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку: нормативна база. Нова редакція. - Х.: Курсор, 2006 - 278 с.

12. Наказ Міністерства фінансів України "Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку" № 88 від 24.05.1995 р. // Діло. - № 51. - 1995. - С. 1-4.

13. Наказ Міністерства фінансів України "Інструкція щодо застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій" № 291 від 30.11.1999 р. з урахуванням змін та доповнень.

14. Наказ Міністерства фінансів України "Про затвердження спрощенного Плану рахунків бухгалтерського обліку" № 186 від 19.04.2001 р.

15. Наказ Міністерства фінансів України "Про затвердження рекомендацій щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку" № 356 від 29.12.2000 р.

16. Наказ Міністерства фінансів України "Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків" № 69 від 11.08.1994 р. зі змінами і доповненнями.

17. Постанова КМУ "Порядок подання фінансової звітності" № 419 від 28.02.2000 р.

18. Наказ Міністерства фінансів України "Методичні рекомендації щодо перевірки співставності показників фінансової звітності підприємства" № 31-34-10-51/28987 від 30.12.2005 р.

19. Наказ Міністерства фінансів України "Про примітки до річної фінансової звітності" № 302 від 29.11.2000 р.

20. Наказ Міністерства фінансів України "Про затвердження Змін в деякі нормативно-правові акти Міністерства фінансів України з бухгалтерського обліку" № 1238 від 14 жовтня 2008 р.

21. Постанова НБУ "Про затвердження змін до Інструкції щодо безготівкових рахунків України в національній валюті" № 407 від 18.10.2006 р.

22. Наказ Міністерства праці і соціальної політики України "Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку" № 269 від 26.09.2003 р. // Податки і бухгалтерський облік. - № 22. - 2006. - С. 8-46.

23. Наказ Міністерства праці і соціальної політики України "Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників" № 24 від 16.02.1998 р. з урахуванням змін і доповнень.

24. Лист Міністерства фінансів України "Про застосування положення про головних бухгалтерів" № 31-04200-30-5/7021 від 09.12.2003 р.

25. Лист Державної податкової адміністрації України "Про можливості застосування ст. 367 УК до бухгалтера" № 3125/5/26-2119 від 17.04.2002 р.

26. Наказ Головного архівного управління при КМУ "Перелік типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади і місцевого самоуправління, інших закладів, організацій і підприємств, з вказівкою термінів зберігання документів" № 41 від 20.07.1998 р.

27. Наказ Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку" № 352 від 29.12.1995 р.

28. Наказ Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів" № 193 від 21.06.1996 р.

Размещено на Allbest.ru