Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

ВСТУП

1. ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ. ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУЮЧИХ ПРИСТРОЇВ

1.1 Обліково-фінансові документи

1.1.1 Заявка-зобов'язання

1.1.2 Відмова від акцепту

1.1.3 План

1.1.4 Звіт

1.1.5 Доручення

1.1.6 Розписка

1.1.7 Акт

1.2 Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

1.3 Налагодження параметрів для оформлення документів на ПК

2 ОХОРОНА ПРАЦІ ТА ГІГІЄНА

2.1 Охорона праці та гігієна користувача ЕОМ

2.2 Охорона праці та гігієна секретаря

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ

ВСТУП

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.

У ході діяльності підприємства виникає потреба в додаткових оборотних коштах, вона задовольняється за рахунок банківських кредитів. Коротко термінові банківські кредити враховуються по спеціальним позиковим рахункам

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Жодна фінансова операція не може бути проведена без підтвердження її відповідними документами. Відмінна риса обліково-фінансової документації - її сувора стандартизація.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Особливо старанно секретарю потрібно вміти працювати з обліково-фінасовими документами. Секретар-має вміти правильно складати й оформляти будь-який документ, оформити бухгалтерські документи, знати вимоги до їх оформлення. Всі ці питання висвітлені в моїй курсовій роботі.

Під час написання курсової роботи я обираю за мету розкрити вимоги до оформлення обліково-фінансових документі за допомогою друкуючих пристроїв, та текстовому редакторі Word.

1. ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ. ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУЮЧИХ ПРИСТРОЇВ

1.1 Обліково-фінансові документи

1.1.1 Заявка-зобов'язання

Заява-зобов'язання - документ, що є різновидом термінового зобов'язання, яке формулюється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.

Такі позики (кредити) банку підприємствам, організаціям використовуються для оплати вартості товарів, відвантажених на адресу споживачів, сезонні витрати, за надані послуги тощо.

Текст заяви-зобов'язання складається від першої особи множини. Він складається з 4-х частин. У першій висловлюється прохання щодо кредитування, зазначається спрямування позичених коштів. У другій - прохання щодо приймання фінансово-розрахункових документів. У третій банкові надається право вести перерахунки із розрахункового рахунка підприємства на підставі платіжних документів.

Четверта частина - зобов'язання про дотримання фінансової дисципліни.

Працівники установ (підприємств, організацій) часто складають заяви-зобов'язання, що містить прохання окремих осіб про надання позики.

Реквізити:

1.Назва установи, до якої звертається заявник.

2.Прізвище, ім'я, по батькові, посада, табельний номер, місячний заробіток, домашня адреса, паспортні дані заявника.

3.Назва виду документа.

4.Текст, що містить:

Ш прохання заявника із зазначенням розміру позики, терміну її повернення;

Ш мету позики;

Ш доручення про стягнення суми в разі несвоєчасного повернення позики.

5.Дата, підпис заявника.

6.Резолюція установи в разі задоволення заяви.

У ході діяльності підприємства виникає потреба в додаткових оборотних коштах, вона задовольняється за рахунок банківських кредитів. Коротко термінові банківські кредити враховуються по спеціальним позиковим рахункам. Кредитування за позиковими рахунками оформляється заявкою-зобов'язання.

обліковий фінансовий документ параметр

1.1.2 Відмова від акцепту

Акцепт - це згода платника на оплату грошових і товарних документів. Акцептна форма розрахунків використовується при розрахунках за товари, послуги і виконані роботи. Оплата установою банку документів постачальника можлива тільки при згоді (акцептів покупця)[3, с. 213].

Відмова від акцепту може бути повною або частковою.

Платник має право відмовитись від оплати повністю у випадках:

1) подання платіжної вимоги за незаконні товари або непередбачені договором товари, послуги і т.д.;

2) у випадку виявлення недоброякісності всієї продукції;

3) у випадку дострокового постачання товару без згоди покупця.

Платник має право частково відмовитись від оплати у випадках:

1) перевищуються ціни на товари чи послуги;

2) отримання частини продукції недоброякісної;

3) у випадку арифметичних помилок у розрахунках і т.д.

Відмови від акцепту оформляються листом або телеграмою. Листом, якщо поштовий пробіг між банком постачальника і покупця не перевищує 3-х днів.

Банк приймає тільки якісно обґрунтовані відмови від акцепту, інакше він повертає їх платникові.

Телеграма про відмову від акцепту кодується двома знаками: перший означає вид відмови від акцепту ( повна або часткова) - АЛДМО, а другий означає мотив відмови - АЛНАГ.

1.1.2 План

Розрізняють плани прості і складні.

Залежно від того, на який час планується робота, ці документи поділяються на:

- щоденні,

- тижневі,

- місячні,

- квартальні,

- піврічні,

- річні тощо.

Залежно від виконавців плани можна поділити на індивідуальні і колективні.

Плани роботи установ (організацій) підписуються керівниками, а деякі узгоджуються з вищими або суміжними установами.

Найчастіше плани роботи затверджуються керівником чи колегіальним органом.

Плани можуть бути оформлені у формі таблиці чи записані як текст.

Українська мова за професійним спрямуванням.

Довідково-інформаційні документи.

Реквізити:

- назва установи;

- назва виду документа;

- вказівка на термін укладання плану;

- текст із вказівкою на термін виконання та виконавців;

- дата складання;

- гриф узгодження;

- гриф затвердження;

- печатка.

В планах вказується період, на який складається план і орган, робота якого планується Рис. 1

Рис. 1 Затвердження плану

1.1.4 Звіт

Звіт - це документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, доручення, підготовку або проведення мір і пред'являється вищестоящій особі.

Звіти бувають:

- одноразові,

- періодичні.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (указується установа, напрямок діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

-- вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

-- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

-- висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печать.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

У звіті вказується звітний період і назва органу або установи про роботу яких звітують, текст, дата, підпис.

Звіт може мати гриф затвердження і гриф узгодження.

1.1.5 Доручення

Доручення - це письмове повноваження, яке видається установою, або окремою особою іншій особі для подання третій особі або установі, при здійсненні яких-небудь юридичних дій, отримання грошових або матеріальних цінностей.

Доручення бувають:

- особисті,службові;

- одноразові,багаторазові;

- прості,нотаріально посвідчені.

Особисте доручення на отримання грошей не вимагає обов'язкового нотаріального посвідчення, воно може бути посвідчене в організації, де працює або навчається довіритель, адміністрацією лікарні, де він стаціонарно лікується або військовою частиною, де він служить.

Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними. Офіційне доручення укладається на спеціальному чи загальному бланку формату А4 або А5 з обов'язковим зазначенням повної назви організації та її юридичної адреси.

Доручення видається на строк не більше трьох місяців, якщо строк не вказується, доручення дійсне один рік. Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) й літерами (генеральне, загальне).

Службове доручення підписує керівник і головний бухгалтер, ставиться печатка.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Місце укладання, число, місяць, рік (для генерального доручення літерами й без скорочень).

3. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові довірителя.

4. Домашня адреса довірителя (для генерального доручення).

5. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові; дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення.

6. Зміст дій, обов'язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа.

7. Термін дії доручення. Разового - цифрами, а спеціального й генерального - літерами.

8. Підпис довірителя (праворуч).

9. Дата укладання документа (для разового доручення пишеться цифрами).

10. Завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖРЕД за місцем його проживання, або будь-якою нотаріальною конторою.

11. Посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач.

12. Запис про стягнення державного мита (для генерального доручення).

13. Номер, під яким зареєстровано документ (для генерального доручення).

14. Печатка організації, закладу, де працює засвідчувач.

15. Дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціального й генерального доручення літерами (ліворуч).

1.1.6 Розписка

Розписка - це документ, який підтверджує яку-небудь дію, що здійснюється, найчастіше отримання грошей або матеріальних цінностей від установи або приватної особи.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Конкретні дані (найменування, кількість, стан, термін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано матеріальні чи грошові цінності.

При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

Розписка оформляється від руки на чистому аркуші паперу, усі вільні місця прочерчуються. В розписці не дозволяються виправлення і підчистки.

Сума пишеться цифрою, а в дужках прописом. До повернення цінностей розписка зберігається у особи, що взяла цінності. Після повернення знищується.

1.1.7 Акт

Акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою (ревізором, інспектором).

Акти складають за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробуваннях нових виробів та зразків, експертизі на новизну раціоналізаторських пропозицій, прийманні об'єктів до експлуатації, здаванні документів на знищення й т.д. У разі потреби акт затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозицій. В актах вказують документи, що визначають повноваження осіб, які його склали. Кількість примірників акта визначається нормативними документами або практичними потребами.

Особа, яка повинна підписати акт, але має якісь зауваження, підписує його, зробивши відповідний запис (про свою незгоду тощо). Свою думку ця особа викладає на окремому аркушеві додатку (невелике за обсягом зауваження можна навести нижче від підписів осіб, які склали акт).

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням термінів виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Для деяких видів актів (акти державної приймальної комісії, акти про направлення на знищення документальних матеріалів і гін.) нормативними документами затверджено спеціальну форму, змінювати яку не можна.

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів. Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких йшлося в акті. В актах проставляють дату за актування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

Одна з особливостей оформлення акта полягає в тому, що перед текстом (нижче від заголовка до тексту) зазначають підставу, яку оформляють за зразком реквізиту №22.

Текст акта складається з двох частин: вступної та консультативної. Вступна частина будується за такою схемою: Рис.1

Складено комісією…;

Присутні…

Рис. 1 Текст акта

Якщо акт складено комісією, то замість слова «Присутні» друкують: «Голова комісії», потім «Члени комісії», зазначають їхні посади, прізвища та ініціали. 1 Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку, нумерують арабськими цифрами й друкують через 1,5 інтервали.

У консультативній частині викладають цілі й завдання, суть і характер здійсненої комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. В разі потреби роблять висновки та вносять пропозиції щодо виявлених фактів.

Як правило, акт складають у трьох примірниках: перший примірник направляють до вищої організації, другий - керівникові організації, третій підшивають у справу.

Акти оформляють на загальних трафаретних бланках або ж на чистих аркушах паперу формату А4 як із кутовим (переважно), гак і з повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Реквізити:

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс;

14 - місце складання чи видання;

17 - гриф затвердження;

19 - заголовок до тексту;

22 - підстава - оформляють за зразком реквізиту

21 - текст

22 - позначка про наявність додатка (в разі потреби)

23 - підпис (спочатку друкують: «Голова» й розшифрування підпису голови; нижче, через 2 інтервали, друкують: «Члени комісії» й розшифрування підписів у алфавітному порядку прізвищ у стовпчик через 1,5 інтервали).

1.2 Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютера. Подану у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів.

Окремі внутрішні документи, (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

Основна вимога до шрифтів під час створення документів за допомогою друкувальних засобів -це забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. Під час підготовки документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру TіmesNewRoman. Деякі реквізити («Код організації», «Код форми документа», «Довідкові дані про організацію», «Заголовок до тексту документа», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про наявність документа в електронній формі») можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).

Тексти документів на папері формату А4 друкують через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1 міжрядковий інтервал.

Більшість реквізитів документа, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Відмітка про наявність додатків», «Гриф погодження» відокремлюються одна від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Приклад:

ПОГОДЖЕНО

1,5

1 Голова Державного комітету

статистики України

2

Підпис Ініціал(и), прізвище

1.5

Дата

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

– 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

– 92 мм-для реквізиту «Адресат»;

– 104 мм - для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

– 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»;

– не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 104 мм.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

1.3 Налагодження параметрів для оформлення документів на ПК

Механізація і автоматизація процесів роботи з документами в кожній установі є засобом підвищення продуктивності та поліпшення праці її персоналу.

Так, при оформленні документів та роботі з ними використовують комп'ютерну програму - текстовий редактор WORD. Налагодивши відповідні параметри, можна зручно та швидко створювати документи

Налагодження параметрів для оформлення документів

Спочатку потрібно встановити параметри сторінки. Для цього входимо в пункт меню Розмітка сторінки > Параметри сторінки і встановлюємо параметри: орієнтація - книжна, формат А4 (Рис.3);

Поля: верхнє - 2 см, нижнє - 2 см, ліве - 3 см, праве - 1 см (Рис.4).

Потім встановлюємо параметри абзацу: Головна > Абзац: в діалоговому вікні Абзац встановлюємо: абзацний відступ, вирівнювання по ширині, міжінтервальна відстань - півтора інтервали (Рис.5).



Рис.3Вікно налагодження параметрів сторінки

Рис. 4. Встановлення полів

Рис. 5. Вікно встановлення параметрів Абзац



Ще для виставлення абзацного відступу може бути використана горизонтальна лінійка з маркером абзацу (рис. 6).

Рис. 6Горизонтальна лінійка з маркером абзацу

Налагодити параметри символу: Головна > Шрифт:Tіmes New Roman встановлюємо шрифт - звичайний, розмір - 14 (Рис. 7).

Рис. 7 Вікно встановлення Шрифт

Для оформлення реквізитів в документах та розташування їх по горизонталі використовують крок письма (табуляція)12,5 мм; 9,2 мм; 10,4 мм; 1,25 мм: Головна > Абзац > Табуляція. (Рис.8).



Рис.8 Встановлення табуляції

1.4 Оформлення акту за допомого текстового редактора. Установлення форматів паперу й розмірів берегів

У рядку головного меню вибрати пункт «Розмітка сторінки» => «Параметри сторінки» й на вкладці «Розмір паперу» задати «А4 210 х 297 мм» Рис. 9

Рис. 9 Вкладка «розмір паперу»



Рис 10 Діалогове вікно «Параметри сторінки»

Будь який документ у текстовому редакторі Mіcrosoft Word створюється на основі шаблону, яким може бути чиста сторінка з певним набором параметрів оформлення документа (розмір паперу, берегів, шрифти тощо), установлених „За умовчування”. Шаблон може мати також стандартний текст, графіку, особливе оформлення тощо. Набір шаблонів, у яких відображено управлінські ситуації, дає змогу значно прискорити процес підготування документів, поліпшити їх оформлення, досягти уніфікації, а отже, полегшити сприйняття документа.

Для виготовлення змінних реквізитів у службових документах застосовується переважно шрифт Tіmes New Roman розміром 14-12 пт. Якщо документ надруковано 14 пт. і на останній сторінці тексту небагато, то його можна «пригнати» й одержати повні сторінки (розмір шрифту після приганяння має бути не меншим ніж 12 пт.)

Відстань між рядками змінних реквізитів становить один інтервал, а між реквізитами - 2-3 інтервали. Оформляючи реквізит „Текст”, його здебільшого форматують „За шириною” (в разі потреби вставляють„м'які перенесення”). Складові частини реквізитів: „Адресат”, „Гриф затвердження”, „Підпис”, „Гриф погодження”, „Візи” (між собою) рекомендується відокремлювати 1,5-2 інтервалами (1,5 якщо відстань між реквізитами становить 2 інтервали, і 2 - якщо 3 інтервали).

Щоб оформити даний документ за допомогою персонального комп'ютера потрібно:

Створити новий документ (Файл > Створити > Новий документ > Створити).

Зробити початкові встановлення для даного документу: шрифт - Tіmes New Roman, розмір шрифта - 14, вирівнювання - по лівому краю

Надрукувати чорновик документа, кожен новий рядок розпочинати клавішеюEnter

Даний документ можна оформити за допомогою програми Word.

Щоб оформити даний документ за допомогою Word, відкрити дану програму через Пуск > Програми >Mіcrosoft Word.

Далі потрібно:

Створити новий документ (Файл>Створити>Новий документ > Ок).

Зробити початкові встановлення для даного документу: шрифт - Tіmes New Roman, розмір шрифту - 14, вирівнювання - по лівому краю.

Надрукувати чорновик документа, кожен новий рядок розпочинати клавішею Enter.

Отриманий чорновик буде мати такий вигляд:

Потрібно відформатувати даний чорновик

Для цього необхідно:

Виділити заголовочну частину (кому і від кого) і перетягти за допомогою лінійки, маркер першого рядка на середину поля листка; Рис. 11



Рис. 11 Перетягуюча лінійка

При оформленні акту можна використовуємо метод таблицьбез границь, або табулятор.

Реквізити 6 - назва організації вищого рівня, № 17 гриф затвердження, складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Гриф розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа. . Для того, щоб розмістити ці реквізити за допомогою скритих таблиць потрібно зайти в меню: Вставка>Таблиця>Вставити таблицю >

Число стовпців -3, Число рядків -1 >Ок.Рис. 12

Рис. 12 Створення таблиці

> Виділити таблицю > Зовнішні границі > Немає границь



Реквізит № 10 - назву виду документа можна розташовувати як правовим так і центральним способом. Для того, щоб розташувати назву виду документа правовим способом потрібно від лівого поля розмістити назву:

АКТ

Для того, щоб розташувати назву виду документа центральним способом потрібно виділити назву документа, зайти в контекстне меню: >Абзац>Відступи та інтервали>Вирівнювання - по центру >Перший рядок - немає >Міжрядковий інтервал - півтора. Рис. 13

Рис. 13 Оформлення реквізитів № 11, № 12

Реквізити № 11 - дата, № 12 - індекс та реквізит № 14 - місце складання також можна оформляти за допомогою табулятора або кутовим способом.

Реквізит № 21 - текст.Текст розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). Може оформлятися через один, півтора, два інтервали. Через один, якщо документа оформляється на папері на папері формату А5, півтора якщо текст містить словесну інформацію, через два - якщо більше 50% цифрової інформації. Кожен реквізит відділяється один від одного двома інтервалами, тільки текст відділяється до заголовку та до підпису 3 - 4 інтервалами. Для того, щоб розташувати текст по ширині потрібно зайти в контекстне меню: Абзац >Вирівнювання: по ширині >Перший рядок: відступ >Міжрядковий інтервал: полуторний

Рис 14 Оформлення реквізиту № 21

Реквізит № 23 - підпис. До складу підпису входять: значення посади від нульового положення табулятора, ініціали та прізвище особи, що підписала документ на шостому положенні табулятора, підпис - посередині. Рис. 15



Рис. 15 Оформлення реквізиту № 23



2. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА ГІГІЄНА

2.1 Охорона праці та гігієна користувача ЕОМ

Вимоги до організації робочих місць

В Україні діють державні санітарні правила та норми роботи з візуальними дисплейними терміналами електронно-обчислювальних машин від 10 грудня 1998 №7 (Д Сан ПіНЗ.3,2007-98). У цих правилах, зокрема, регламентується, що приміщення, де працюють люди з ПЕОМ, повинно розміщуватися в північній або північно-східній частині будівлі. Площа одного робочого місця повинна становити не менше 6 кв.м, об'єм - не менше 20 куб.м, відстань між робочими столами - не менше 2,5 м у ряду і 1,2 м між рядами. Стіни приміщень повинні мати коефіцієнт відбиття 0,5-0,6.

Робоче місце має відповідати основним антропометричним даним людини. Крісло або стілець на робочому місці повинні мати висоту сидіння 40-50 см від рівня підлоги, а також відповідний кут нахилу спинки. Стегна працюючих мають розміщуватися паралельно підлозі, а стопи ніг - на підлозі або підставці, передпліччя - вертикально; лікті - під кутом 70-90° до вертикальної площини; зап'ястя зігнуті під кутом не більше 20° відносно горизонтальної площини, нахил голови - 15-20° відносно вертикальної площини.

Висота робочої поверхні столу має бути в межах 680-800 мм. Рекомендована ширина столу - 600-1400 мм, глибина - 800-1000 мм. Робочий стіл повинен мати простір для ніг висотою не менше 600 мм, шириною - не менше 500 мм, глибиною - на рівні колін - не менше 450 мм, на рівні витягнутої ноги - не менше 650 мм.

Робочий стіл має бути обладнаний підставкою для ніг шириною не менше 300 мм та глибиною нe менше 400 мм, з можливістю регулювання по висоті в межах 150 мм та кута нахилу опорної поверхні в межах 20°. Підставка повинна мати рифлену поверхню та бортик на передньому краї заввишки 10 мм.

Робоче сидіння користувача повинно бути підйомно-поворотним, таким, що регулюється за висотою, кутом нахилу сидіння та спинки, за відстанню спинки до переднього краю сидіння. Регулювання кожного параметра має бути незалежним, плавним або ступінчатим, мати надійну фіксацію.

Хід ступінчастого регулювання елементів сидіння має становити для лінійних розмірів 15-20 мм, для кутових - 2-5°. Ширина та глибина сидіння повинні бути не меншими за 400 мм. Висота поверхні сидіння має регулюватися в межах 400-500 мм, а кут нахилу поверхні - від 15о вперед до 5о назад.

Поверхня сидіння має бути плоскою, передній край - закругленим.

Висота спинки сидіння має становити 300x20 мм, ширина - не менше 380 мм, радіус кривизни в горизонтальній площині - 400 мм. Кут нахилу спинки повинен регулюватися в межах 0-30° відносно вертикального положення. Відстань від спинки до переднього краю сидіння повинна регулюватися в межах 260-400 мм.

Поверхня сидіння, спинки має бути напівм'якою, з неслизьким, ненаелектризовуючим, повітронепроникним покриттям.

Екран відео термінала та клавіатура повинні бути розташовані не ближче 600 мм від очей користувача з урахуванням розміру алфавітно-цифрових знаків та символів (див. табл. 3.1)

Таблиця 3.1

Відстань від екрана до ока працівника повинна складати

(при розмірі екрана по діагоналі)

35/38 см(14"/15")	600-700 мм
43 см (17")	700-800 мм
48см (19")	800-900 мм
53см (21")	900-1000 мм



Вимоги до обладнання

Відеотермінали, ЕОМ, ПЕОМ повинні відповідати:

ь вимогам чинних в Україні стандартів, нормативних актів з охорони праці;

ь вимогам національних стандартів держав виробників і мати відповідну позначку на корпусі або в паспорті (ВДТ, ЕОМ, ПЕОМ закордонного виробництва).

Забороняється використання для виробничих потреб нових ВДТ, ЕОМ, ПЕОМ, які підлягають обов'язкової сертифікації в Україні, без наявності виданою в установленому порядку або визнаного в Україні згідно з державною системою сертифікації УкрСЕПРО сертифіката, що засвідчує їхню відповідність обов'язковим вимогам.

ВДТ, ЕОМ, ПЕОМ (вітчизняні та імпортні), що перебувають в експлуатації, повинні пройти експертизу їх безпечності та нешкідливості для здоров'я людини в організаціях (лабораторіях), що мають дозвіл органів державного нагляду за охороною праці на проведення такої роботи.

Вимоги електробезпеки

Під час використання ліній електромережі необхідно повністю унеможливити виникнення джерела загорання внаслідок короткого замикання та перевантаження проводів, обмежувати застосування проводів з легкозаймистою ізоляцією і, за можливості, перейти на негорючу ізоляцію.

Лінія електромережі для живлення ЕОМ виконується як окрема групова три провідна мережа, шляхом прокладання фазового, нульового робочого та нульового захисного провідників. Нульовий захисний провідник використовується для заземлення (занулення) електроприймачів.

Використання нульового робочого провідника як нульового захисного провідника заборонено.

Нульовий захисний провід прокладається від стійки групового розподільчого щита, розподільного пункту до розеток живлення.

Не допускається підключення на щиті до одного контактного затискача нульового робочого та нульового захисного проводів.

У приміщенні, де одночасно експлуатуються більше п'яти ПЕОМ, на помітному та доступному місці встановлюється аварійний резервний вимикач, який може повністю вимкнути електричне живлення приміщення, крім освітлення.

Штепсельні з'єднання та електророзетки, крім контактів фазового та нульового робочого провідників, повинні мати спеціальні контакти для підключення нульового захисного провідника. Конструкція їх має бути такою, щоб приєднання нульового захисного провідника відбувалося раніше ніж приєднання фазового та нульового робочого провідників.

Неприпустимим є підключення ЕОМ до звичайної двопровідної електромережі, в тому числі, з використанням перехідних пристроїв.

Штепсельні з'єднання та електророзетки для напруги 12 В і 36 В за своєю конструкцією повинні відрізнятися від штепсельних з'єднань для напруги 127 і 220 В. Вони також повинні значно відрізнятися за кольорами.

Електромережу штепсельних розеток для живлення ПЕОМ при розташуванні їх уздовж приміщень прокладають по підлозі поряд зі стінами приміщень, в металевих трубах та гнучких металевих рукавах з відводами відповідно до затвердженого плану розміщення обладнання.

При розташуванні в приміщенні за його периметром близько 5 ПЕОМ, використання трипровідникового захищеного проводу або кабелю в оболонці з негорючого або важкозаймистого матеріалу дозволяється прокладання їх без металевих труб та гнучких металевих рукавів.

Основні вимоги безпеки під час експлуатації ЕОМ:

ь користувачі ЕОМ повинні слідкувати за тим, щоб відео термінали ЕОМ були справними і випробуваними відповідно до чинних нормативних документів;

ь щоденно перед початком роботи необхідно проводити очищення екрана відеотермінала від пилу та інших забруднень;

ь після закінчення роботи ЕОМ повинні бути відключені від електричної мережі;

ь уразі виникнення аварійної ситуації необхідно негайно відключити відеотермінала ЕОМ від електричної мережі;

ь при потребі, для захисту від електромагнітних, електростатичних та інших полів можуть використовуватися спеціальні технічні засоби, що мають відповідний сертифікат або санітарно-гігієнічний висновок.

Недопустимі такі дії:

ь виконання обслуговування ЕОМ безпосередньо на робочому місці користувача ЕОМ;

ь зберігання біля ЕОМ паперу,дискет,інших носіїв інформації, запасних блоків, деталей тощо, якщо вони не використовуються для поточної роботи;

ь відключення захисних пристроїв, самочинне проведення змін у конструкції та складі ЕОМ, устаткування або їх технічне налагодження;

ь робота з відеотерміналами, в яких під час роботи з'являються нехарактерні сигнали, нестабільне зображення на екрані тощо;

ь праця на матричному принтері зі знятою (трохи піднятою) верхньою кришкою.

Працівникам, що виконують обслуговування ЕОМ, не дозволяється:

ь працювати поблизу відкритих струмовивідних частин;

ь залишати без догляду увімкнуте в мережу живлення ЕОМ;

ь розміщувати на одному робочому столі (місці) два або більше увімкнутих в мережу живлення відеотермінали зі знятими футлярами.

2.2 Охорона праці та гігієна секретаря

Загальні вимоги безпеки

Учні допускаються до самостійної роботи після проходження інструктажу на робочому місці по даній професії, стажування і придбання навиків безпечних умов праці

Вимоги безпеки під час роботи

Виконуйте лише ту роботу, з якої пройшли інструктаж, не передоручайте свою роботу іншим особам.

Забороняється використовувати інвентар та обладнання для господарських потреб не за призначенням.

Під час експлуатації електроустановок не дозволяється:

ь використовувати кабелі і проводи із пошкодженою ізоляцією або ізоляцією, що втратила захисні властивості;

ь залишати під напругою електричні кабелі і проводи з неізольованими кінцями;

ь переносити ввімкнені прилади та ремонтувати обладнання, яке перебуває під напругою;

ь користуватися пошкодженими (несправними) розетками;

ь застосовувати саморобні подовжувачі, які не відповідають вимогам ПУЕ щодо переносних (пересувних ) електроприладів;

ь використовувати побутові електронагрівальні прилади (праски, чайники, кип'ятильники, тощо) без негорючих підставок та у приміщеннях, де їх застосування не передбачене.

Забороняється самостійно усувати несправності електромережі і електрообладнання.

У кабінетах забороняється працювати учням без нагляду керівника, викладача.

Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

У випадку аварії електричних мереж або електроустаткування ЄДМ від токів короткого замикання (КЗ), і як слідство можливість виникнення пожежі необхідно:

ь негайно припинити роботу;

ь залишити небезпечну зону і вжити заходів по попередженню подальшого розвитку аварії (відключити електроенергію шляхом вимикання загального рубильника або пакетного вимикача на електрощиті лабораторії, а у випадку пожежі і приточно-витяжну вентиляцію).

Повідомити про те, що трапилось директора, його заступника.

При нещасному випадку потрібно зробити першу (долі карську) медичну допомогу потерпілому:

ь при враженні електричним струмом, якщо потерпілий дихає рідко і судомно або в нього відсутні ознаки життя (не прослуховується дихання, відсутній пульс, розширені зіниці очей) зробити штучне дихання “рот у рот” і непрямий масаж серця (при цьому необхідно організувати виклик швидкої допомоги);

ь при пораненні - накласти стерильну пов'язку;

ь при кровотечі - рану закрити стерильною пов'язкою і тримати в такому стані 3-5 хвилин. Якщо кровотеча припинилася, пов'язку закріпити бинтом;

ь при переломах, забитих місцях, вивихах і розтягу забезпечити зручне і спокійне положення ушкодженої частини тіла, в усіх випадках після надання першої(долі карської) допомоги потерпілого направити в медпункт або викликати лікаря.

Уразі необхідності провести евакуацію людей;

ь викладачам, майстрам виробничого навчання не можна залишати дітей без нагляду з моменту виявлення небезпечної або аварійної ситуації;

ь залишаючи приміщення потрібно зачинити за собою всі двері і вікна;

ь організувати перевірку наявності всіх учнів, працівників, евакуйованих з приміщення за списком і журналами.

Вимоги безпеки по закінченні роботи

Встановити в положення “вимкнено” усі тумблери (вимикачі) пристроїв, з якими працювали, а також перемикачі (рубильники) на електрощитах.

Щоденно після закінчення занять у кабінетах викладачі, майстри виробничого навчання повинні уважно оглядати всі робочі місця, вимикати електроприлади, освітлення, усувати виявлені недоліки.

Після закінчення роботи потрібно прибрати сміття, відходи, робити вологе прибирання.

Після кожного заняття необхідно усі пожежо-, вибухонебезпечні речовини та матеріали винести із класів у спеціально виділені та обладнанні приміщення.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Вербицька Т.С. Сучасний машинопис.- К.: Гала, 2010.

2. Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Л.: Оріяна-Нова, 2011.

3. Діденко Г.М. Сучасне діловодство. .-К.: Либідь,2009

4. МолдавановМ.І;Сідорова Г.М Сучасний діловий документ, - Київ, 2008

5. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. К., Либідь, 2011.

6. Соловйова К.К. Курс сучасного машинопису. 2010.

7. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. К.: - “Вища школа”, 2009

8. Хіслоп Б., Енжел Д. Біблія користувача Wordдля Wіndows: Перекл. з анг. - К.: Діалектика, 2011.



ДОДАТКИ

Додаток 1

	ПОГОДЖЕНО Голова інспекційного відділу ________________ Ткачук О.Б. 22 грудня 2014 року

ПЛАН РОБОТИ

Державної інспекції навчальних закладівна період з 27 по 31 січня 2014 року

І. Тематичне інспектування
1.1	Проведення перевірки стану професійного навчання кадрів на виробництві в м. Києві	Никифоренко Н.І.
ІІ. Розгляд скарг
2.1	Узагальнення матеріалів розгляду звернення педагогічного колективу Олександрійської гімназії ім. Т. Г. Шевченка Кіровоградської області	Свободнова Н.О.
2.2	Розгляд звернення Красовської О. В. щодо незгоди заявниці з ходом перевірки її заяв	Крикун І.О.
2.3	Розгляд скарги викладачів Рівненського агропромислового технікуму щодо зловживань службовим становищем директором технікуму Корсунем Я. П. та його заступниками	Шкарбань А.П. Таранник А.О.
ІІІ. Організаційно-методична робота
3.1	Розробка програмного забезпечення інспектування вищих навчальних закладів з питань: «Про стан виконання вимог Закону України «Про оренду державного і комунального майна». «Про організацію та ведення діловодства, виконання розпорядчих і нормативних документів». «Про дотримання вищими навчальними закладами вимог ст.49 - 52 Закону України «Про вищу освіту» щодо створення умов для ефективної професійної діяльності педагогічних та науково-педагогічних працівників»	Климик Л.В. Гаращук О.В. Попова Л.В. Фоменко О.В. Дядькова Н.А. Берегова Т.М.
3.2	Розробка програмного забезпечення інспектування вищих навчальних закладів І -ІІрівнівакредитації з питання: «Про стан забезпечення системи вищої освіти педагогічними та науково-педагогічними кадрами»	Берегова Т.М. Вітранюк Н.О.
3.3	Розробка програмного забезпечення інспектування з питань: «Про роботу управління освіти і науки та Регіонального інституту післядипломної педагогічної освіти в організації навчально-методичного та інформаційногозабезпечення дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів». «Про організацію та ведення діловодства, виконання розпорядчих і нормативних документів у загальноосвітніх навчальних закладах згідно знаказом Міністерства освіти і науки України від 26.04.00 р. № 108 «Про виконання Указу Президента України від 29.03.2000 р. № 549/2000» та п.7 Рішення колегії Міністерства освіти і науки від 27 січня 1999 року № 2/2 - 1	Ільясова К.І. Свободнова Н.О.
3.4	Розробка програмного забезпечення інспектування загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів з питання «Про стан виконання вимог Закону України «Про оренду державного та комунального майна»	Куценко Т.М. Никифоренко С.І.
3.5	Розробка програмного забезпечення інспектування з питання «Про стан навчально-методичної роботи в професійно-технічних навчальних закладах згідно з наказом Міністерства освіти і науки України від 12.12.00 № 582 «Про удосконалення методичної роботи в системі професійно-технічної освіти»	Рудницька А. В.
3.6	Підготовка пояснювальної записки щодо визначення рейтингу досягнень вищих навчальних закладів ІІІ-ІV рівнів акредитації	Крикун І. О.
3.7	Розробка критеріїв оцінки ефективності діяльності: дошкільних навчальних закладів; позашкільних навчальних закладів; загальноосвітніх навчальних закладів	Міцерук О.Г. Лісовська Л.В. Наконечна Т.О.

Додаток 2

ЗВІТ

Про педагогічну практику з 10.02.2015 по 22.03.2015

студентки філологічного факультету Донецького національного університету Деценко І. П.

Педагогічну практику проходила у ЗОШ №65 м. Донецька. У школі було створено всі умови для проходження практики. Всі вчителі української мови й літератури мають великий стаж роботи, високу фахову й методичну підготовку. Шкільні кабінети української мови і літератури достатньо обладнані технічними засобами навчання, забезпечені наочними посібниками, науковою, навчальною та методичною літературою. Протягом усього перебування в школі я мала змогу отримувати консультації як від учителів-предметниківі класних керівників, так і від адміністрації школи.

Під час практики провела 12 контрольних уроків і 5 уроків, які спеціально не оцінювались. Усі уроки були обговорені з учителем і методистом. Практика у школі допомогла виробити багато практичних умінь і навичок. Я навчилася:

проводити уроки різних типів з української мови і літератури

перевіряти різні види письмових робіт, оцінювати тааналізувати їх;

планувати роботу з розвитку мови;

працювати над наочністю у класі, виготовляти дидактичний матеріал для уроків:

організовувати позакласну роботу з української мовита літератури;

проводити класні години.

При проведенні уроків як із мови, так і з літератури у подачі нового матеріалу, в його закріпленні особливих труднощів не було. Складніше проводити уроки аналізу контрольних робіт чи диктанту, а також уроки з розвитку мовлення.

За час педагогічної практики проводила позакласну роботу із спеціальності: лінгвістичну вікторину, тиждень української мови. До шевченківських свят «В сім'ї вільній, новій...» випустила з учнями стіннівку.

Під час практики були труднощі:

1. Не завжди могла підвести учнів до сприйняття наочності та організувати роботу з нею. Найчастіше наочність виконувала лише ілюстративну функцію, а не була важливим органічним елементом уроку.

2. Важко встановлювати зв'язок уже вивченого учнями матеріалу з тим, що вивчається, а також показувати перспективу практичного його використання.

3. Не завжди вдало могла визначити виховну мету уроку,хоча протягом уроку її забезпечувала.

4. Не завжди враховувала психічний і фізичний стан дітейна уроці й намагалася утримувати увагу зауваженнями до класу.

Висновки:

1. Педагогічна практика поглибила, закріпила знання зфахових і психолога-педагогічних дисциплін, здобуті в університеті, та дала змогу застосувати їх на практиці.

2. Виробила вміння проводити різні типи уроків, застосовувати різні методи й форми роботи, які активізують пізнавальну діяльність учнів.

3. Закріпила впевненість у правильності вибору професій фаху, викликала прагнення вивчати спеціальні та психолого-педагогічні дисципліни у вузі, вдосконалювати свої педагогічні здібності, розширювати свою ерудицію.

4. Дала змогу відповідно до знань з педагогіки, психології фізіології проводити навчально-виховну роботу з дітьми середнього шкільного віку.

5. Показала функції класного керівника й дала змогу випробувати себе в них.

6. Дала змогу протягом шести тижнів спостерігати за навчально-виховною роботою в школі, аналізувати її й робити висновки.

22.03.2015 (підпис)

Додаток 3

ДОРУЧЕННЯ

Я, Мартинова Олена Федорівна, оператор цеху № 5 дійсно доручаю отримати в бухгалтерії ЗАТ «Мрія» належну мені заробітну плату за листопад 2008 року Мельниченко Дарині Іванівні за її паспортом: серії ВА № 123654, виданим Ленінським РВ УМВС України у м.Вінниця 03 жовтня 1994 року прописаної за адресою м.Вінниця, вул. Ленінградська,12 кв. 5

30 жовтня 2015р. __________________

(підпис Мартинової)

Підпис Мартинової О.Ф. засвідчую

Начальник відділу кадрів Д.Д.Дорошенко

31.10.2015

Додаток 4

Київський завод «Точелектроприлад»	ЗАТВЕРДЖУЮ Директор заводу _______________ О. І. Яковенко 19.05.2015

АКТ

18.05.2015 м.Київ №23

Про результати ревізії каси

Підстава: наказ директора заводу від 10.05.2015 № 98.

Складено комісією у складі:

Голова: заст. головного бухгалтера заводуІ. Я. Кирпотіна

Члени комісії: бухгалтер О. І. Кротова,

ст. економіст К. Д. Сухаренко

Присутні: касир заводу О. Г. Харитонова

Як результат проведення ревізії встановлено:

Залишок грошей у касі за станом на 11.05.2015 згідно зкасовою книгою і даними бухгалтерського обліку - 1784 грн.98 коп. (одна тисяча сімсот вісімдесят чотири карбованці98 коп.).

Фактичний залишок наявних грошей 1772 грн. 36 коп.(одна тисяча сімсот сімдесят дві гривні 36 коп.).

Нестача наявних грошей, що утворилася з провини касира, - 12 грн. 62 коп.

Комісія пропонує повернути суму, що її не вистачає, касирові заводу Харитоновій О.Г.

Складено у трьох примірниках:

1-й примірник - директорові заводу;

2-й примірник - до бухгалтерії заводу;

3-й примірник - касирові заводу.

Голова комісії І.Я.Кирпотіна

Члени комісії О.І.Кротова

К.Д.Сухаренко

Размещено на Allbest.ru