Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ООО "ЮВЭНК-Омск")

Таблица 2.8 Хозяйственные операции по результатам инвентаризации в ООО "ЮВЭНК-Омск" в 2012 г.

Таким образом, в ООО "ЮВЭНК-Омск" аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с нормативными документами по учету расчетов с подотчетными лицами. В подотчет выдаются денежные средства на хозяйственные и командировочные расходы. На предприятии не утвержден список лиц, уполномоченных на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет, отсутствует "Положение о расчетах с подотчетными лицами". Денежные средства в подотчет выдаются как наличным, так и безналичным путем - с помощью банковских карт. Неизрасходованные денежные средства вносятся в кассу или удерживаются из заработной платы.

Глава 3. Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами в ООО "ЮВЭНК-Омск"

При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Исходя из этих требований, в организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

- перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;

- срок, на который выдаются подотчетные суммы;

- порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

В целях определения соответствующих сроков и документов, в которых обобщается информация о произведенных подотчетниками расходах должно быть разработано "Положении о расчетах с подотчетными лицами".

Для совершенствования расчетов с подотчетными лицами ООО "ЮВЭНК-Омск" необходимо утвердить приказ о лицах имеющих право на получение денежных средств под отчет и разработать Положение, которое позволяло бы упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках требований к наличному денежному обращению.

Можно выделить основные разделы, которые характерны для ООО "ЮВЭНК-Омск": виды расходов, осуществляемых с применением расчетов через подотчетных лиц, перечень сотрудников, которым выдается аванс на расходы, срок, на который выдаются подотчетные суммы. Представим их в виде схемы (рисунок 3.1).

Рис. 3.1. Основные разделы "Положения о расчетах с подотчетными лицами" в ООО "ЮВЭНК-Омск"

Дополнительно к названным разделам ООО "ЮВЭНК-Омск" может ввести подразделы, в которых будут конкретизированы требования (например, к отдельным недобросовестным сотрудникам, к представлению необходимых документов по расходам, с документальным подтверждением которых есть сложности). При этом нужно помнить, что положение о расчетах с подотчетными лицами направлено на соблюдение норм законодательства, поэтому оно не должно противоречить Порядку ведения кассовых операций, Положению об особенностях направления работников в служебные командировки и иным нормативным актам в сфере денежного обращения.

В целом расчеты с подотчетными лицами не настолько сложны, если в ООО "ЮВЭНК-Омск" будет разработано соответствующее положение и в нем установлен порядок проведения наличных денежных расчетов, которому следуют все работники организации.

Заключение

Изучив различные источники по учету расчетов с подотчетными лицами, сделаны следующие выводы.

Подотчетное лицо - это доверенный человек предприятия, на которого фирмой возложены функции по обеспечению организации какими-либо материальными ценностями, услугами, работами. Как правило, подотчетные лица получают деньги для оплаты небольших расходов. Средства выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.

После того как компания дает подотчетнику задание (например, покупка канцтоваров), его направляют на предприятие, которое занимается продажей подобной продукции. Затем доверенное лицо передает приобретенный товар закупающей организации. Документы на получение и оплату приобретенных материальных ценностей отправляются в бухгалтерию. Туда же следует сдавать бумаги, подтверждающие командировочные расходы. В частности, к ним относится отчет об использовании полученных денежных средств. В таком документе подотчетник указывает возврат остатка не использованных по назначению наличных или отмечает перерасход денежных средств.

Самый главный аспект взаимоотношений организации с доверенным лицом - материальный. Поэтому между организацией и сотрудником, уполномоченным организацией приобретать для нее подотчетные товары, заключается соответствующий договор о полной материальной ответственности.

Наибольшее количество ошибок в отношениях с подотчетными лицами, как правило, происходит именно при оформлении документов. Это ошибки в приказах, служебных заданиях и командировочных удостоверениях. Также часто встречаются недочеты в первичной документации.

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения с подотчетниками, является приказ руководителя фирмы. В нем должен быть прописан перечень лиц, которые имеют право получать "наличку" под отчет. Многие директора грешат тем, что не прописывают в этом документе четкие размеры и сроки выдачи денежных средств на руки доверенным лицам.

Работая с подотчетниками, организация должна следовать правилам, установленным Положением о порядке ведения кассовых операций (утв. Банком России от 12.10.2011 г. № 373).

Доверенное лицо фирмы обязано представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались наличные. Документ об израсходованных суммах должен быть предъявлен в бухгалтерию предприятия.

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100000 руб.

Список используемой литературы

Гражданский кодекс РФ (часть первая): (в ред. от 23.07.2013) (часть вторая) (в ред. от 23.07.2013).

Налоговый Кодекс Российской Федерации, часть I (ред. от 23.07.2013) и II (ред. от 23.07.2013).

Трудовой Кодекс Российской Федерации №197-ФЗ от 30.12.2001 (ред. от 02.07.2013).

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 23.07.2013).

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (ред. от 02.07.2013).

Федеральный закон "О валютном регулировании и валютном контроле" от 21.11.2003 г. № 173-ФЗ. (в ред. от 23.07.2013).

Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (ред. от 02.07.2013).

Федеральный закон РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 223.07.2013).

Приказ Минфина России от 02.07.2010 г. № 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" (ред. от 04.12.2012).

Приказ Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н "Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008 (ред. от 18.12.2012).

Приказ Минфина РФ от 27.11.2006 № 154н "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2006 (ред. от 25.10.2010).

Приказ Минфина РФ от 19.11.2002 № 114н Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02 (ред. от 24.12.2010).

Приказ Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н "Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, (ред. от 08.11.2010).

Приказ Минфина РФ от 06.06.1999 № 32н "Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99 (ред. от 08.11.2010).

Приказ Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 33н "Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации"" ПБУ 10/99 (ред. от 25.10.2010).

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н (ред. от 08.11.2010).

Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт", утв. ЦБ РФ 24.12.2004 № 266-П (ред. от 10.08.2012).

Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (ред. от 04.05.2013).

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет".

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (ред. от 03.05.2000).

Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" (ред. от 28.04.2008).

Методических указаний по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г. № 49 (ред. от 08.11.2010).

Письмо Банка России от 30.07.2007 № 36-3/1381 "О выдаче работодателем своему работнику наличной иностранной валюты для возмещения расходов при направлении работника в служебную командировку за пределы РФ".

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 "Нужен ли приказ об удержании из заработной платы не израсходованных сумм".

Письмо Минфина России от 3 июля 2006 г. № 03-03-04/2/170 "Должен ли банк учитывать в составе доходов, подлежащих обложению налогом на прибыль организаций, суммы возмещения личных расходов, осуществляемых работником во время командировки за счет средств банка?".

Варламова Е.Н. Расчеты с подотчетными лицами: типичные ошибки при учете // Аудиторские ведомости. - 2011. - № 5. - С. 62-68.

Гуржева О.А. Особенности расчетов с подотчетными лицами // Все для бухгалтера. - 2012. - № 6. - С. - 58-61.

Дивеева Г. Оформление продления командировки по производственной необходимости // Финансовая газета. - 2011. - № 18. - С. 9-11.

Диркова Е. Истребование подотчетных сумм // Практическая бухгалтерия. 2012. № 11. С. 36 - 39; Московский бухгалтер. - 2012. - № 12. - С. 52-55.

Епихин Н.П. Что делать, если подотчетное лицо потеряло документы // Упрощенка. - 2013. - № 7. - С. 66-69.

Захарьин В.Р. Учет расчетов с подотчетными лицами // Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации. - 2013. - № 5. - С. - 13-19.

Козырева Л.А. О разъездных и командировочных расходах сотрудников // Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2013. - № 4. - С. 57-65.

Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - 4-е издание, переработанное и дополненное. - М.: ИНФРА - М. - 2012. - 640с.

Курбангалеева О.А. Инвентаризация расчетов с работниками // Зарплата. - 2012. - № 12. - С. - 68-83.

Привольнова О. Авансовый отчет: "форменный" предел // Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия". - 2011. - № 32. - С. 25-28.

Сазонова В. Подотчетные риски // Расчет. - 2011. - № 6. - С. 44-47.

Саяпина Е.Н. За выданные под отчет суммы работник должен обязательно отчитаться // Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2013. - № 7. - С. 55-65.

Семенихин В.В. Компенсация командировочных расходов // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. - 2013. - № 3. - С. 7-13.

Узлиян А.Р. Денежные средства, выданные под отчет: бухгалтерский учет // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании. - 2012. - № 4. - С. 25-29.

Шатрова В. Все ли вы знаете о выдаче подотчетных средств? // Новая бухгалтерия. - 2011. - № 6. - С. 58-67.

Шишкоедова Н. Деньги под отчет: финансисты пропагандируют безналичные расчеты // Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии. - 2012. - № 12. - С. 48-56.

Размещено на Allbest.ru