Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

На основании результатов тестирования можно установить следующие размеры рисков:

- аудиторский риск (АР) принять за 4%;

- внутрихозяйственный риск (ВХР) принять за 70%;

- риск средств контроля (РСК) принять за 60%.

Для определения риска необнаружения (РН) воспользуемся формулой (12):

(12)

где, АР - аудиторский риск;

ВХР - внутрихозяйственный риск;

РСК - риск средств контроля.

Таким образом риск необнаружения (формула (13)) составит:

(13)

При таком риске необнаружения следует привлечь высоко квалифицированных аудиторов, однако, учитывая то, что система контроля на предприятии эффективна, можно предположить небольшое количество ошибок в учете и отчетности. Для оценки эффективности функционирования системы внутреннего контроля в ОАО «МСК «Дальмедстрах» использовался вопросник. По результатам вопросника получена следующая информация (таблица 18).

Таблица 18 - Вопросник для оценки системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

Вопросы	Да (+), нет (-)
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц?	+
Имеется ли приказ о сроках отчетности и подотчетных сумм?	+
Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций в РФ и другим нормативным документам?	+
Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?	+
Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов?	+
Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?	+
Используются ли унифицированные формы первичных документов?	+
Какие документы применяются для организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами?	Оборотные ведомости
Соблюдается ли своевременность расчетов с подотчетными лицами по выданным суммам?	+,-
Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами?	+
Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71, а также записи в Главной книге?	+
Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию?	+
Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным подотчет суммам?	+
Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия при направлении работников в командировки?	+
Облагаются ли НДФЛ суточные сверх норм, возмещаемые по разрешению руководителя предприятия?	+
Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения?	+, -
Проводится ли инвентаризация расчетов с подотчетными лицами?	-

По результатам проведенных опросов и наблюдений установлено, что все хозяйственные операции выполняются только с одобрения руководства, имеется распределение обязанностей в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством и учетной политикой, отчетность составляется своевременно, а также проводятся процедуры контроля (арифметический пересчет, сверка расчетов).

Обнаружены также и недостатки системы внутреннего контроля, так как лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы, т.е. предприятие нарушает п. 1.1. Порядка ведения кассовых операций в РФ.

В ОАО «МСК «Дальмедстрах» инвентаризация имущества и обязательств, в частности расчетов с подотчетными лицами за 2013 год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводилась.

Обнаруженные факты послужили основанием для формирования мнения о том, что система внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами организована не достаточно эффективно.

Однако данное мнение является предварительным, более подробно система внутреннего контроля будет оценена в работе далее. При изучении деловой репутации ОАО «МСК «Дальмедстрах» не выявлено претензий, что косвенно свидетельствует о наличии и организации контроля, соблюдением условий договора с партнерами. Относительно простая структура управления ОАО «МСК «Дальмедстрах» позволяет предположить незначительный аудиторский риск при проведении аудита.

Таким образом, результаты проведенных вышеперечисленных аудиторских процедур позволяют на предварительном этапе оценить уровень надежности системы внутреннего контроля и учета на высоком уровне. Исходя из полученных предварительных данных об организации расчетов с подотчетными лицами определим объем аудита и аудиторские процедуры, которые следует применить для выявления возможных нарушений или злоупотреблений (таблица 19).

Таблица 19 - Объем аудита и аудиторские процедуры применяемые при проверке расчетов с подотчетными лицами

Объем аудита	Аудиторская процедура
Аудит приказов руководителя организации	- определение наличия приказов руководителя организации о закреплении подотчетных лиц, отчетности по подотчетным суммам и порядка выдачи подотчетных сумм; - исследование приказов по существу на соответствие действующему законодательству оформления
Аудит оформления первичных документов	- определение степени унификации первичных документов по учету расчетов документов с подотчетными лицами; - проверка учета выдачи и возврата подотчетных сумм; - проверка правильности оформления авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов; - проверка правильности документального оформления расходов
Аудит расчетов с подотчетными лицами	- аудит выдачи подотчетных сумм лицам, установленным приказом руководителя лицами организации; - аудит своевременности отчетности по подотчетным суммам; - аудит законности операций и остатков по подотчетным суммам, числящимся в подотчете работников организации налогообложения
Аудит налогообложения расходов, произведенных через подотчетных лиц	- аудит правильности применения налоговых вычетов по НДС; - аудит правильности и законности налогообложения доходов, предоставленных работникам в форме подотчетных сумм; - аудит законности и правомерности отнесения расходов для целей налогообложения налогом на прибыль организации
Аудит организации аналитического учета расчетов	- проверка достоверности подотчетных сумм, отраженных в аналитической ведомости учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; - проверка наличия задолженности по подотчетным суммам
Аудит достоверности сальдо по счету 71	- проверка правильности отражения оборотов по счетам и субсчетам в Главной книге с аналогичными показателями регистров синтетического и аналитического учета

Далее разработана программа аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах», которая включает более детальный перечень работ по проведению аудита расчетов с подотчетными лицами с указанием сроков проведения, используемых методов и перечня применяемых документов (приложение Д).

В организации существуют следующие распорядительные документы, отражающие информацию о расчетах с подотчетными лицами (таблица 20).

Таблица 20 - Распорядительные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

Наименование документа	Дата составления документа	Номер документа	Ссылка на нормативный документ	Наименование нарушения
Приказ об учетной политике организации	31.12.2012	65-ПК	Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»	Нарушения не установлены
Приказ руководителя о сроках и правилах составления и предоставления отчетности подотчетными лицами в организации	-	-	Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»	На 2013 год отсутствует (только согласно Учетной политике)
Приказ руководителя «О перечне лиц на получение денежных средств в подотчет»	09.01.2013	13-ПК	Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 №373-П (действующее до 1 июня 2014 г.)	Нарушения не установлены
Приказ «О расходовании филиалами средств на хозяйственные нужды»	09.01.2013	11-ПК	Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 №373-П (действующее до 1 июня 2014 г.)	Нарушения не установлены

В результате изучения учетной политики предприятии ОАО «МСК «Дальмедстрах», в части касающейся учета расчетов с подотчетными лицами установлено соответствие законодательству всех отраженных элементов. При ознакомлении с документами, в ходе личной беседы с главным бухгалтером, а также в процессе изучения Учетной политики было получено представление о постановке и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Подводя итог выше выявленному, можно сделать вывод о наличии нарушений в организации учета расчетов в ОАО «МСК «Дальмедстрах».

В связи с тем, что объем операций по расчетам с подотчетными лицами за 2013 г. в организации обширный, документы будут проверены выборочно. В соответствии с выборкой - каждый десятый документ. Результаты проведения данной аудиторской процедуры представлены в таблице 21.

Таблица 21 - Результаты проверки правильности оформления документов по расчетам с подотчетными лицами

Проверяемые документы	Должны составляться в соответствии с законодательством	Фактически составляются	Установленные нарушения
	Всегда	На усмотрение организации	Всегда	Иногда
Авансовые отчеты	+		+		нет
Приказ о направление работника в командировку	+		+		нет
Служебные задания и отчет о их выполнении		+	+		нет
Командировочное удостоверение	+		+		нет

В результате проверки правильности оформления документов, по расчетам с подотчетными лицами выявленные нарушения заключаются в следующем:

- в ОАО «МСК «Дальмедстрах» авансовые отчеты составляются по форме №АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 №55. На оборотной стороне формы №АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним, присутствуют подписи подотчетных лиц, но к авансовым отчетам прилагаются выцветшие кассовые чеки, выполненные методом термопечати. Не ко всем чекам приложены копии, а к тем, где есть копии чеков, нет заверения их подписью генерального директора или главного бухгалтера;

- не всегда в справке нотариуса указывается количество документов за свидетельствование верности копий;

- в ряде случаев авансовый отчет и служебное задание к нему не содержит обязательных реквизитов, таких, как «должность», «подпись работника в служебном задании», «подпись руководителя структурного подразделения о выполнении служебного задания», «заключение о выполнении служебного задания». В унифицированных формах не допускается наличие незаполненных реквизитов;

- в ряде случаев в авансовом отчете отсутствуют подписи подотчетных лиц на обратной стороне авансового отчета, отсутствует информация о назначении аванса;

- лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

Проверка правильности выдачи подотчетным лицам денежных сумм за 2013 год проводилась выборочным методом. В ходе выборочной проверки установлены факты выдачи наличных денег под отчет до полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (таблица 22). Согласно «Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» №373-П пункту 4.4 подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Таблица 22 - Работники Общества, не отчитавшиеся по ранее выданному авансу, и получившие наличные деньги подотчет

Ф.И.О. подотчетного лица	Остаток подотчетных сумм	Выдано из кассы
	Дата	Сумма, руб.	Дата выдачи	№РКО	Сумма, руб.
Глущенко О.Г.	13.02.2013	5180,00	17.02.2008	165	2095,00
Шляйсер В.Я.	23.02.2013	2100	26.02.2007	951	840,00
Самсонов А.И.	21.08.2007	4074,60	24.08.2013	1978	1500,00

Установленные нарушения не влияют на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

Таким образом, фактическое состояние системы внутреннего контроля при осуществлении вышеуказанных аудиторских процедур можно оценить на среднем уровне.

Аудируемая организация не ведет журналы регистрации авансовых отчетов.

Основным условием включения любых затрат в состав расходов организации является их обоснованность и документальное подтверждение. При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. В ОАО «МСК «Дальмедстрах» авансовые отчеты имеют подтверждение в виде оправдательных документов.

Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением №2 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №379н. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия). Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в организацию в ОАО «МСК «Дальмедстрах» в нарушение указанного приказа не ведутся.

Выявленные нарушения не оказывают влияние на бухгалтерскую отчетность, но негативны для системы внутреннего контроля.

В ходе проверки учета представительских расходов не установлено. Расходы, которые можно отнести к представительским, списываются напрямую за счёт чистой прибыли.

Документы и записи, относящиеся к вопросу проверки правильности составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами, проверены выборочно за 2013 год, каждый десятый документ. В результате проведенной аудиторской процедуры нарушения не установлены. В ходе проверки установлена тождественность учетных данных по учёту подотчётных сумм регистрам бухгалтерского учёта в программе 1С и отчетности.

Проверка соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности. Проверке подвергались бухгалтерский баланс, журнал ордер №7, анализ счета 71.

При проверке тождественности остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 и показателей бухгалтерской отчетности получены следующие результаты (таблица 23).

Таблица 23 - Результаты сверки соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности

Показатель	I квартал	II квартал	II квартал	IV квартал
Анализ счета 71	62810,95	4124,11	172338,85	2299,25
Журнал - ордер по счету 71	62810,95	4124,11	172338,85	2299,25
Дебиторская задолженность	62810,95	4124,11	172338,85	-
Кредиторская задолженность	-	-	-	2299,25

В результате проведенной проверке можно сделать вывод, что данные остатки остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности совпадают.

Что касается командировочных расходов, то как и любые другие затраты, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если они носят производственный характер, являются обоснованными, документально подтвержденными и, таким образом, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Подтвердить производственный характер командировки организация может приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку и командировочным удостоверением (формы №Т-9 и Т-10, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.04). В ОАО «МСК «Дальмедстрах» в авансовых отчетах по командировочным расходам в ходе выборочной проверки нарушений не установлено.

Согласно утвержденного в ОАО «МСК «Дальмедстрах» положения о направлении работников в служебную командировку установлены дифференцированные нормы суточных, которые в проверяемом периоде не превышают 700 руб. в сутки на территории РФ.

В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам также осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

- проверка наличия отметок в командировочных удостоверениях;

Проверке подверглись каждое пятое командировочное удостоверение за 2013 год. В результате проверки нарушения не установлены.

- проверка правильности возмещения командировочных расходов при командировкам по территории РФ;

Порядок и размеры расходов, связанных со служебными командировками, определены в коллективном договоре. Для выполнения этой процедуры в целях налогового учета при командировках по территории РФ использовались нормы возмещения командировочных расходов, утвержденные Постановлением Правительства РФ. Документы проверены выборочно, каждый десятый документ. В результате проверки выявлено следующее нарушение (таблица 24).

Таблица 24 - Нарушение возмещения командировочных расходов при командировках по территории РФ

Наименование и номер документа	Сумма, руб.	Сумма нарушения, руб.	Примечание
Авансовый отчет №1526	12670,00	500,00	Расходы не полностью подтверждены оправдательными документами

Согласно авансовому отчету №1526 в декабре 2013 г. возмещены командировочные расходы в п. Магдагачи Амурской области Семенову В.П. в сумме 12670 руб., в том числе расходы по оплате ремонта автомобиля в сумме 500 руб. без полного подтверждения оправдательными документами этих расходов (приложен товарный чек без ИНН, даты оказания услуги с расшифровкой, что был произведен ремонт колеса автомобиля Нива в сумме 500 руб.), таким образом, организацией завышена сумма расходов на 500 руб. Анализируя данную ошибку, можно отметить, что она не является существенной и не влияет на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

- проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными лицами;

Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно, каждый десятый документ. В результате проверки нарушения не установлены.

- проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по расчетам с подотчетными лицами.

Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась выборочная проверка за 2013 год. В результате выявлены следующие нарушения. В нарушение ФЗ «О бухгалтерском учете» в Обществе за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов. В приходных ордерах на поступление материальных ценностей через подотчетных лиц отсутствует подпись материально-ответственного лица, принявшего материальные ценности:

- приходный ордер №157 от 13.02.2013 г.;

- приходный ордер №1105 от 10.04.2013 г.;

- приходный ордер №3006 от 28.09.2013 г.

В авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц, например приходный ордер №86 от 16.01.2013 г.

Таким образом, в ходе аудита проведена выборочная проверка:

- правильности документального оформления и отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учете;

- наличия договоров о материальной ответственности;

- обоснованности выдачи и расходования подотчетных сумм;

- полноты, своевременности и обоснованности списания подотчетных сумм признания расходов;

- правильности возмещения командировочных расходов на территории России и заграницей;

- соответствия фактических размеров представительских расходов сметам;

- правильности оформления инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и отражения результатов в бухгалтерском и налоговом учете;

- тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета по счету 71.

В результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены нарушения нормативных и законодательных актов бухгалтерского и налогового учета, которые не существенно влияют на достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности, но существенны для системы внутреннего контроля организации и по ним могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов. Фактическое состояние системы внутреннего контроля предприятия ОАО «МСК «Дальмедстрах» можно оценить как среднее.

3.4 Рекомендации по совершенствованию учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами

При проведении аудита проверено соответствие действующим нормативным актам операции по расчетам с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах» за 2013 год.

Цель аудита состояла в том, чтобы установить правильность и достоверность отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.

При проведении аудита также проверено состояние внутреннего контроля в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за расчетами с подотчетными лицами. Результаты аудита позволяют оценить общее состояние внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами на среднем уровне, что не подтвердило предварительную оценку уровня надежности этой системы, полученной на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

Система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах» соответствует действующим нормативным документам и обеспечивает возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.

Результаты проведенного аудита позволяют оценить фактический аудиторский риск на среднем уровне, что подтвердило первичную оценку аудиторского риска, полученную на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

По результатам аудиторской проверки выявлены нарушения нормативных актов, которые заключаются в следующем:

а) неправильный порядок выдачи наличных денег под отчет;

Аудиторская проверка установила, что нарушения данного вида в медицинской страховой компании возникают вследствие не соблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно данному документу, выдача наличных денег под отчет не должна производиться лицам, не отчитавшимся за получение ранее суммы под отчет, в организации же денежные средства выдаются под отчет работникам, даже если они не отчитались за предыдущий аванс.

В ходе проведения аудита выявлена несвоевременность сдачи неизрасходованных подотчетных сумм, так как работники, получившие деньги под отчет, авансовый отчет об израсходованных суммах представляют в бухгалтерию позднее, чем по истечении трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. В данном случае при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работниками денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этих работников.

Кроме того, хотя в компании приказом генерального директора зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, а также указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть выданы, проведенная аудиторская проверка установила, что выдача подотчетных сумм производится лицам, которые не зафиксированы в данном приказе.

Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по этому в краткосрочном периоде рекомендуется:

- провести инвентаризацию подотчетных сумм;

- определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы, и проконтролировать за их отчет;

- установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым будет разрешено получить денежные средства под отчет, а в долгосрочном периоде при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить выдачу наличных денег под отчет. Рекомендуемые мероприятия позволяют усилить контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить хищения денежных средств.

б) в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами;

В соответствии с п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34-н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами, в частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, поэтому рекомендуется приказом генерального директора установить сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу, поэтому регулярное проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами позволит ОАО «МСК «Дальмедстрах» укрепить контроль за расчетами с подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в бухгалтерском учете и налогообложении.

в) к авансовым отчетам не прилагаются, либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы;

В нарушение статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов, поэтому медицинской страховой компании рекомендуется тщательно следить за правильностью оформления первичных документов, а также на них обязательно указывать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание хозяйственной операции;

- денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

- наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации.

Кроме того, рекомендуется следить за правильностью оформления авансовых отчетов:

- проставлять на обратной стороне корреспонденцию счетов;

- указывать сумму полученного аванса и сумму остатка или перерасхода;

- указывать информацию о назначении аванса.

Особое внимание организации следует обратить на списание задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Необоснованное списание подотчетных сумм с работника Семенова В.П. следует включить в совокупный облагаемый доход данных работников. В дальнейшем, если на предприятии задолженность подотчетных сумм будет списываться без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров МРОТ за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

г) установлены нарушения порядка оформления документов по расчетам с подотчетными лицами;

В нарушение Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета №94н аудиторской проверкой установлено, что аналитический учет по счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам, поэтому организации рекомендуется в дальнейшем организовывать аналитический учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет, таким образом, организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» не будет противоречить законодательству РФ.

Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского учета и не влияют на достоверность бухгалтерской отчетности, однако существенны с точки зрения системы внутреннего контроля, поэтому выполнение рекомендаций, касающихся исправления ошибок имеют существенный характер, являются обязательными. Также предложенные мероприятия помогут ОАО «МСК «Дальмедстрах» укрепить систему внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами, для того чтобы можно было предоставить безоговорочно положительное заключение о достоверности данных бухгалтерской отчетности за 2013 год.

Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» из-за отсутствия контроля за расчетами с работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия помогут усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а эффективно организованная система внутреннего контроля не допустит установленных нарушений в дальнейшем. В связи с тем, что при проведении аудиторской проверки ОАО «МСК «Дальмедстрах» установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (фактически установлено, более трех дней после установленного срока), предприятию рекомендуется провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменные объяснения от соответствующих должностных и подотчетных лиц о несвоевременности предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о включении выданных сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета командировочных работников. Данный регистр разработан в автоматизированной системе 1 С - Бухгалтерия, которую применяет компания. Автоматизированная форма журнала учета командированных работников позволит подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам различных пользователей, например, определять сроки командировки, какие расходы были произведены командированным лицом в пределах норм законодательства, а какие сверх норм.

Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 25.

Таблица 25 - Рекомендуемый к внедрению журнал учета командированных работников

Ф.И.О. командированного работника	Шахрай Е.А.	Гончаренко Г.В.	Мельник Л.Ю.	Новоженов Я.Е.
Занимаемая должность	Водитель	Врач-эксперт	Врач-эксперт	Руководитель службы обеспечения деятельности
Страна, город командировки	п. Магдагачи Амурской области	г. Москва	г. Райчихинск	п. Прогресс Амурской области
Сроки командировки	12.05.2013 -	01.07.2013 -.	29.06.2013-	19.07.2013 -
	19.05.2013 г.	05.07.2013 г.	02.07.2013 г.	01.08.2013 г.
Номер и дата составления авансового отчета	№512 от 21.05.2013 г.	№782 от 08.07.2013 г.	№752 от 05.07.2013 г.	№1002 от 04.08.2013 г.
Общая сумма израсходованных средств	1950	5000	2760	1260
Сумма расходов в пределах норм	1950	3500	2760	1260
Сумма расходов сверх норм	-	1500	-	-

Применение данного журнала в ОАО «МСК «Дальмедстрах» позволит совершенствовать документооборот, снизить трудозатраты.



Заключение

Расчет с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполнение операционных и хозяйственных задач и для компенсации расходов на служебные командировки.

В данной работе производился анализ учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «МСК «Дальмедстрах». В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности организации.

В ходе работы были рассмотрены:

- теоретические аспекты учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

- методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;

- организация бухгалтерского учета в ОАО «МСК «Дальмедстрах», правовая и организационно-экономическая характеристика организации;

- организация учета в медицинской страховой компании расчетов с подотчетными лицами на хозяйственные нужды и по командировочным расходам;

- проведена аудиторская проверка и раскрыты основные недостатки в расчетах с подотчетными лицами.

На основании проделанной работы можно сделать следующие выводы.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». К расходам на хозяйственные нужды относятся ? затраты на приобретение канцелярских или хозяйственных принадлежностей, запасных частей, приобретение строительных материалов и др.

Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами за 2013 год проводилась на ОАО «МСК «Дальмедстрах» с целью установления правильности и достоверности отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выражение мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами. В результате проведения аудита выявлены нарушения нормативных актов, которые заключаются в следующем:

- несоблюдение порядка выдачи денег под отчет;

- отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами;

- приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.

Анализ данных ошибок позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности их в бухгалтерском учете, а в результате отсутствия контроля за расчетами с работниками. Состояние внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами в компании находится на среднем уровне.

По результатам проведенного аудита организации предложены рекомендации по исправлению соответствующих ошибок в выявленных нарушениях системы внутреннего контроля и учета:

- провести инвентаризацию подотчетных сумм;

- определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы, и проконтролировать за их отчет;

- установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым будет разрешено получить денежные средства под отчет; не выдавать подотчётные суммы ранее не отчитавшимся сотрудникам.

- рекомендуется приказом генерального директора установить сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

- обязательный анализ оформления первичных документов;

- особое внимание организации следует обратить на списание задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы;

- с целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета командировочных работников.



Библиографический список

1 Авдеев, В.В. Командировочные и иные аналогичные расходы: командировочные расходы в торговле // Налоги. - №12. - 2013. - С. 18-25.

2 Алексеев, К.С. Методика анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия / К.С. Алексеев // Справочник экономиста. - №1. - 2012. - С. 34-38.

3 Алексеева, Г.И. Бухгалтерский учет гарантий, предусмотренных трудовым законодательством / Г.И. Алексеева // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - №23. - 2014. - С. 38-49.

4 Бухгалтерский баланс страховщика на 31.12.2013 года (ОАО «МСК «Дальмедстрах»).

5 Бухгалтерский финансовый учет для бакалавров / под ред. А.И. Нечитайло, Л.Ф. Фоминой. - Ростов н/Д: Феникс, 2014. - 509 с.

6 Воронкова, О.А. О подотчетных суммах и пластиковых картах / О.А. Воронкова // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. - №22. - 2014. - С. 76-77.

7 Все о малом предпринимательстве / под ред. Касьянова А.В. - 7-е изд., перераб. и доп. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2013. - 610 с.

8 Годовой отчет за 2012 год ОАО «МСК «Дальмедстрах»: Решение годового общего собрания акционеров ОАО «МСК «Дальмедстрах» № б/н от 17.05.2013.

9 Диркова, Е. Истребование подотчетных сумм / Е. Диркова // Практическая бухгалтерия. - №11. - 2012. - С. 36-39.

10 Дунаева, О.В. Оптимальный способ погасить задолженность подотчетного лица / О.В. Дунаева // Зарплата. - №3. - 2014. - С. 76-80.

11 Жиляков, Д.И. Финансово-экономический анализ (предприятие, банк, страховая компания): учебное пособие / Д.И. Жиляков, В.Г. Зарецкая. - М.: КНОРУС, 2012. - 368 с.

12 Захарьин, В.Р. Учет расчетов с подотчетными лицами / В.Р. Захарьин // Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации. - №5. - 2013. - С. 13-19.

13 Кипор, А.Г. Аудит расчетов по оплате труда / А.Г. Кипор // Зарплата. - №7. - 2013. - С. 73 - 80.

14 Коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом ОАО «МСК «Дальмедстрах» от 15.12.2010 (соглашение о внесении изменений в коллективный договор от 30.03.2011).

15 Коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом ОАО «МСК «Дальмедстрах» от 15.01.2014 г.

16 Лахман, Р.М. Что говорит Минфин России об учете расходов на проезд сотрудников в командировку / Р.М. Лахман, С.В. Разгулин // Российский налоговый курьер. - №1-2. - 2014. - С. 107 - 111.

17 Мельникова, Л.А. Учет и анализ дебиторской задолженности / Л.А. Мельникова, Ю.В. Рубцова // Современный бухучет. - №5. - 2013. - С. 3-23.

18 Морозов, Ю.Г. Комментарий к Письму Минфина России от 20.06.2014 №03-03-РЗ/29687 [Налог на прибыль: учет расходов на командировки в выходные дни] / Ю.Г. Морозов // Нормативные акты для бухгалтера. - №14. - 2014. - С. 41.

19 Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) [Электронный ресурс]: Федеральный закон №117-ФЗ от 05.08.2000 (ред. от 29.12.2014) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2015). Доступ из справ.-правовой системы «Консультант-Плюс».

20 Нестеренко, А.В. Особенности ведения бухгалтерского учета в страховых организациях [Электронный ресурс] / А.В. Нестеренко // СибАК: Научно-практические конференции ученых и студентов. - 20.04.2012. - Режим доступа: sibac.info/index.php. - 10.12.2014.

21 Нестеров, С.Е. Расчеты с персоналом: проводим инвентаризацию / С.Е. Нестеров // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. - №12. - 2013. - С. 5-18.

22 Никитина, В.Ю. Деньги под отчет по безналичному расчету / В.Ю. Никитина // «Электронный журнал «Финансовые и бухгалтерские консультации». - №2. - 2014. - С. 24-28.

23 О безналичных расчетах с подотчетными лицами с применением банковских карт [Электронный ресурс]: Письмо Минфина России от 5 октября 2012 г. №14-03-03/728. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

24 О бухгалтерской (финансовой) отчетности страховщиков [Электронный ресурс]: Приказ Минфина России от 27.07.2012 №109н. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

25 О бухгалтерском учете [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ (ред. от 04.11.2014). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

26 О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [Электронный ресурс]: Постановление Правительства РФ от 16.10.2014 №1060. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

27 О внесении изменений в приказ от 01.02.2014 №5/2-ПК: Приказ ОАО «МСК «Дальмедстрах» №64-ПК от 01.12.2014 г.

28 О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 24.07.2007 №216-ФЗ (ред. от 29.11.2014). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

29 О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов [Электронный ресурс]: Письмо ФНС России от 09.07.2014 №ЕД-4-2/13338 // Нормативные акты для бухгалтера. - №15. - 29.07.2014.

30 О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства [Электронный ресурс]: Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

31 О порядке учета командировочных расходов [Электронный ресурс]: Письмо ФНС России от 20.08.2014 №СА-4-3/16564. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

32 Об аудиторской деятельности [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 30.12.2008 №307-ФЗ (ред. от 21.11.2011). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

33 Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 29.11.2010 №326-ФЗ (ред. от 11.02.2013). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

34 Об особенностях направления работников в служебные командировки [Электронный ресурс]: Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 (ред. от 16.10.2014, от 29.12.2014). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

35 Об особенностях применения страховыми организациями Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению [Электронный ресурс]: Приказ МФ РФ от 04.09.2001 №69н (ред. от 25.11.2011). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

36 Об осуществлении наличных расчетов [Электронный ресурс]: Указание Банка России от 07.10.2013 №3073-У. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

37 Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению [Электронный ресурс]: Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н (ред. от 08.11.2010). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

38 Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» [Электронный ресурс]: Приказ Минфина России от 06.05.1999 №33н (ред. от 27.04.2012). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

39 Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы [Электронный ресурс]: Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №739н. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

40 Об утверждении порядка организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию [Электронный ресурс]: приказ ФФОМС №230 от 01.12.2010 №230. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

41 Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет» [Электронный ресурс]: Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

42 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации [Электронный ресурс]: Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (ред. от 03.05.2000). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

43 Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности [Электронный ресурс]: Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 №696 (ред. от 22.12.2011). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

44 Парушина, Н.В. Аудит: основы аудита, технология и методика проведения аудиторских проверок: учебное пособие / Н.В. Парушина, Е.А. Кыштымова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 560 с.

45 Письменная информация (отчет) ООО «КВП «Сибаудит инициатива» Генеральному директору ОАО «МСК «Дальмедстрах» по результатам аудиторской проверки за 2012 год. - Красноярск: «Сибаудит инициатива», 2013. - 27 с.

46 Положение об учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2013 год: приказ генерального директора ОАО «МСК «Дальмедстрах» №76-ПК от 30 декабря 2012 года.

47 Пошерстник, Н.В. Бухгалтерский учет: учебно-практическое пособие / Н.В. Пошерстник. - СПб.: Питер, 2010. - 416 с.

48 Пояснения к бухгалтерскому балансу ОАО «МСК «Дальмедстрах» и отчету о финансовых результатах страховщика за 2012, 2013 гг.

49 Романова, М.В. Особенности бухгалтерского учета страховых организаций / М.В. Романова // Российский налоговый курьер. - 2010. - №22. - С. 36-39.

50 Семенихин, В.В. Командировочные и иные аналогичные расходы: разъездной характер работы / В.В. Семенихин // Налоги. - №35. - 2011. - С. 11-17.

51 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 29.12.2014) [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

52 Устав ОАО «МСК «Дальмедстрах»: утв. Приказом министерства имущественных отношений Амурской области №1186-ОД от 01.10.2010 г.

53 Фомичева, Л.П. Кассовые операции и наличные расчеты: новый порядок с 1 июня [Электронный ресурс] / Л.П. Фомичева // Сайт Audit-it.ru. - 25.06.2014. - Режим доступа http://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a15/744871.html. - 10.12.2014.

54 Хоботова, А. Расчеты с подотчетными лицами: наличными и без / А. Хоботова // Информационный бюллетень «Экспресс-бухгалтерия». - №44. - 2014. - С. 27-29.

Размещено на Allbest.ru