Расчеты с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В соответствии со ст. 1 Федерального закона Российской Федерации от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» аудиторская деятельность, аудит - это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации и индивидуальных предпринимателей.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории РФ и за границу;

представительские расходы.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели - рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Цель предполагает решение следующих задач:

- дать понятие учета расчетов с подотчетными лицами;

- определить нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;

- рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;

- выяснить типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами, дать им характеристику;

- проанализировать полученный материал и сделать выводы.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Тепличное». Период проведения аудита учета расчетов с подотчетными лицами - декабрь 2012 г. Период фактической проверки с 12.01.13-20.01.2013г.

В процессе аудита проведения проверки расчетов с подотчетными лицами необходимо руководствоваться законодательными и нормативными документами, поскольку исследуемое предприятие относится к средним предприятиям, то необходимо учесть особенности проведения аудита на среднем предприятии.



1. Теоретические основы аудита расчетов подотчетными лицами

1.1 Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами

При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами:

Федеральный закон РФ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями);

Федеральный закон РФ от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности».

Федеральный закон РФ от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изменениями и дополнениями).

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями).

Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗи часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изменениями и дополнениями).

Постановление Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. N 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности» (с изменениями и дополнениями).

Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями).

Приказ Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету ”Бухгалтерская отчетность организации” ПБУ 4/99» (с изменениями и дополнениями).

Приказ Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01» (с изменениями и дополнениями).

Приказ Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99» (с изменениями и дополнениями).

Приказ Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99» (с изменениями и дополнениями).

Приказ Минфина РФ от 31октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (с изменениями и дополнениями).

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета Директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г. (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 № 247).

Приказ Минфина РФ от 11 июля 2001 г. № 51н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

1.2 Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицам, источники информации для проверки

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

При этом решаются следующие задачи:

Оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Подтверждение достоверности выдачи и возврата подотчетных сумм.

Установление законности и полноты возврата подотчетных сумм.

Проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязи аналитического и синтетического учета.

Проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Раскрытие информации в рамках поставленных задач опирается на соответствующие источники, с помощью которых аудитор может получить ответ о предмете проверки.

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами могут быть как внешними, к ним относят сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится:

перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

командировочные удостоверения работников предприятия;

расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71;

Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации; отчет о движении денежных средств и т.д.

1.3 Типичные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида.

Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

1.1 Выдача денежных средств лицам, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

3.1 Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2 Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2 Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

5.1 Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.



2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО "Тепличное"

2.1 Экономическая характеристика ОАО "Тепличное"

Объектом исследования курсовой работы является ОАО "Тепличное".

Полное название: открытое акционерное общество "Тепличное", сокращенное название: ОАО "Тепличное", код ОКПО: 00624321.

Дата регистрации предприятия: 4 декабря 1995 года, органом, зарегистрировавший предприятие, является Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Республики Марий Эл.

Почтовый адрес: 425202, Республика Марий Эл, п. Медведево, ул. Железнодорожная, д.3;

Вышестоящий орган рассматриваемого общества - общее собрание акционеров.

Основным видом деятельности рассматриваемого акционерного общества является овощеводство закрытого грунта.

Открытое акционерное общество "Тепличное" создано в процессе приватизации в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 4 сентября 1992 г. "О порядке приватизации и реорганизации предприятий и организаций АПК", "Положением о реорганизации колхозов, совхозов и приватизации сельскохозяйственных предприятий", утвержденных Постановлением Правительства РФ. Общество зарегистрировано Государственной Регистрационной палатой РМЭ 4 декабря 1995 г.

Общество приобретает право юридического лица с момента его государственной регистрации. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров. Акционеры не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Акционерное общество "Тепличное" переименовано в Открытое акционерное общество "Тепличное" в июле 1996 г. на основании Закона РФ "Об акционерных Обществах".

Юридический адрес: 425200 Республика Марий Эл, Медведевский район, п. Медведево, ул. Железнодорожная, д.3, e-mail - teplica@mari-el. ru, факс (8362) 58-46-70. Основное производство расположено здесь же.

Основной целью деятельности предприятия является получение прибыли в интересах самого Общества и его акционеров. Основными видами деятельности являются:

- производство и реализация сельскохозяйственной продукции;

- переработка сельскохозяйственной продукции;

- охота и рыболовство;

- подсобные промыслы;

- иные виды деятельности незапрещенные законодательством Российской Федерации.

Общество вправе осуществлять все виды внешнеэкономической деятельности в установленном законодательством порядке.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральным законодательством, общество может заниматься только на основании разрешения (лицензии).

Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцами и ответчиками на суде. Общество реализует свою продукцию, работы, услуги, отходы производства по ценам и тарифам, установленным самостоятельно или на договорной основе, за исключением цен и тарифов, установленных уполномоченными на то государственными органами.

Общество самостоятельно осуществляет свою деятельность, исходя из реального потребительского спроса организаций и учреждений.

Общество ведет оперативный, бухгалтерский и статистический учет в установленном законом порядке.

Имущество общества составляют основные фонды и оборотные средства, а также средства, переданные участниками и получаемые обществом в результате его деятельности.

В своей деятельности ОАО "Тепличное" руководствуется уставом, Конституцией РФ, ФЗ "Об акционерных обществах", ГОСТами и другими нормативно-правовыми актами, регулирующими деятельность предприятия.

Уставный капитал общества составляется из номинальной стоимости долей его участников. Уставный капитал общества определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы его кредиторов.

Вкладом в уставный капитал общества могут быть деньги, ценные бумаги, имущество.

Уставный капитал общества составляет 129777 (сто тридцать тысяч рублей). Обществом размещены следующие акции: 36725 шт. обыкновенных акций номинальной стоимости 3 рубля и 6534 шт. привилегированных именных акций номинальной стоимостью 3 рубля.

Предприятие подлежит обязательному аудиту, согласно Федеральному закону «Об аудиторской деятельности» № 307-ФЗ от 30.12.2008 года.

На основании договора № 67 об оказании аудиторских услуг по проверке финансово-хозяйственной деятельности предприятия от 12 сентября 2012 года проведен аудит прилагаемой финансовой (бухгалтерской) отчетности за период с 01 января по 31 декабря 2012 года включительно. Аудит проведен Обществом с ограниченной ответственностью «АФ «Аудит-Класс». Аудит проведен аудитором Коротковой Алевтиной Васильевной.

Финансовая (бухгалтерская) отчетность состоит из :

- Бухгалтерского баланса на 31 декабря 2012 года;

- Отчета о прибылях и убытках на 31 декабря 2012 года;

- Отчета об изменениях капитала на 31 декабря 2012 года;

- Отчета о движении денежных средств на 31 декабря 2012 года;

- Приложения к бухгалтерскому балансу на 31 декабря 2012 года;

- Пояснительной записки к бухгалтерским отчетам за 2012 год.

Бухгалтерский баланс составлен в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ.

Основными элементами учетной политики являются:

1. Срок полезного использования основных средств определяется на основании Классификатора основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 (с последующими изменениями и дополнениями).

2. Начисление амортизации по основным средствам ведется линейным методом.

3. Активы, стоимостью не более 40 000 руб. списываются в расходы по мере их отпуска в эксплуатацию.

4. Ежегодная переоценка основных средств не производится.

5. В целях определения материальных расходов при списании сырья и материалов применяется метод средней себестоимости.

6. Общество не создает резервы по сомнительным долгам и предстоящих расходов и платежей.

7. Общество формирует регистры налогового учета с использованием компьютерной техники.

8. Изменение учетной политики для целей налогового учета в 2012 году по сравнению с 2011 годом предусмотрено в соответствии с налоговым законодательством РФ.

ОАО "Тепличное" - современное агропромышленное предприятие, основной поставщик витаминной продукции в города и районы Республики Марий Эл, а также за ее пределы. Это достаточно крупное хозяйство занимает на данный момент времени площадь 8085 га, в том числе площадь сельскохозяйственных угодий составляет 7400 га.

Общество занимается производством разнообразной продукции животноводства и растениеводства. Предприятие производит овощи открытого и закрытого грунта; занимается выращиванием зерновых и зернобобовых культур, многолетних и однолетних трав, картофеля, других корнеплодов, большая часть которых потребляется животноводством. Кроме того, организация производит и реализует продукцию животноводства (молоко, мясо свиней, КРС, птицы, яйца), а также занимается пчеловодством, охотничеством, рыболовством, переработкой овощной продукции, производством мясных консервов, колбас, масла растительного и сливочного, цех общественного питания.

В сумме организация имеет: 4 молочно-товарные фермы, ферму откорма крупного рогатого скота, 2 свиноводческие фермы, птицеводческую ферму, 3 растениеводческих отделения, обеспечивающие кормами животноводческие фермы и прочее.

ОАО "Тепличное" расположено в 6 км от районного центра и 10 км от г. Йошкар-Ола. Расстояние от железнодорожной станции г. Йошкар-Ола составляет 9 км, а до самой дороги - в пределах 1 км, что является благоприятным фактором.

Территория относится к северо-восточному агроклиматическому району республики Марий Эл. Климатические условия благоприятны для получения устойчивых урожаев сельскохозяйственных культур.

Рельеф основной части территории представлен очень положительными и пологими склонами, длинными с небольшими плоскими понижениями.

Гидрографическая сеть представлена рекой Б. Ошла, протекающей в восточной части территории.

На территории отделения выделены почвы: дерново-подзолистые (занимают наибольшие площади), дерново-глеевые, дерново-аллювиальные, болотные иловато-глеевые, почвы оврагов и балок. Пахотные земли расположены между балками и дорогами отдельными массивами.

В обществе создается резервный фонд в размере 20% от его уставного капитала. Резервный фонд общества формируется путем обязательных ежегодных отчислений до достижения им размера, установленного уставом общества. Размер ежегодных отчислений составляет 5% от чистой прибыли до достижения размера, установленного уставом общества.

Общество вправе один раз в год принимать решение (объявлять) о выплате дивидендов по размещенным акциям. Общество обязано выплатить объявленные по акциям каждой категории (типа) дивиденды. Дивиденды выплачиваются из чистой прибыли общества.

ОАО "Тепличное" - крупнейшее хозяйство в республике Марий Эл по объемам выращиваемых овощных культур.

ОАО "Тепличное" Республики Марий Эл - многоотраслевое хозяйство, основной поставщик витаминной продукции круглый год. Производитель овощных культур в закрытом грунте, имеющий 14 га зимних теплиц. Объем производства овощей в защищенном грунте составляет 4560 тонн в год. Ассортимент производимой продукции разнообразен и составляет 15 наименований. Система биозащиты позволяет поставлять на рынки республики биологически чистую продукцию. Агрохимлаборатория осуществляет постоянный контроль состояния фунтов и дренажного раствора на малообъемке.

2.2 Оценка системы внутреннего контроля на предприятии

Бухгалтерская служба подчиняется непосредственно руководителю. Для сотрудников бухгалтерии разработаны должностные инструкции.

Бухгалтера отвечают за учет материалов, основных средств и МБП, начисляют амортизацию, осуществляют операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств, ведут учет выданных в подотчет денежных средств, контролируют возврат подотчетных сумм, а так же своевременность, правильность составления авансовых отчетов.

Главный бухгалтер производит расчет зарплаты, составляет отчетность во внебюджетные фонды, формирует финансовый результат деятельности, составляет остальную статистическую и бухгалтерскую отчетность. Кроме того, он отвечает за формирование учетной политики, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, контролирует деятельность бухгалтеров, обеспечивает соответствие хозяйственных операций действующему законодательству.

Поскольку исследуемое предприятие относится к среднему, то необходимо учесть следующие особенности:

1. Для целей правил (стандартов) аудиторской деятельности и при планировании соответствующих аудиторских процедур аудитору следует выбирать методику аудита, руководствуясь в первую очередь соображениями возможности разделения ответственности и полномочий сотрудников, отвечающих за ведение учета, особенностями организации системы бухгалтерского учета и документооборота, по объективным причинам невозможно обеспечить надлежащее разделение их ответственности и полномочий. В нашем случае разделение полномочий существует между бухгалтерами и главным бухгалтером.

2. Учетные записи могут вестись нерегулярно, без последовательного соблюдения формальных требований, могут не отражать реального положения дел, что повышает риск искажений бухгалтерской отчетности.

3. Ситуация, когда сотрудники, ведущие бухгалтерский учет, одновременно имеют доступ к таким активам экономического субъекта, которые легко могут быть сокрыты, изъяты или реализованы, что может способствовать возникновению злоупотреблений.

И другие особенности указанные в Правиле (стандарте) аудиторской деятельности «Особенности аудита малых и средних экономических субъектов».

Для того чтобы наметить направления проверки необходимо оценить состояние системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами.

Для этого были составлены вопросы, на которые отвечал главный бухгалтер, так как работа бухгалтеров подчинена главному бухгалтеру, которые осуществляет контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета расчеты с подотчетным лицами, и руководителю предприятия, который несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в ОАО «Тепличное». Вопросы представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Вопросы и аудиторские доказательства проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Вопрос	Ответ	Информация или документ, который был запрошен
1	2	3	4
1	Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроках отчетности и подотчетных суммах	Нет	Приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета
2	Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций в РФ и другим нормативным документам	Нет	Авансовые отчеты, приказы руководителя, учетная политика организаций для целей бухгалтерского учета
3	Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации	Нет	Авансовые отчеты
4	Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляются ли арифметические проверки авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов	Да	Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета, положение о документах и документообороте организации, должностные инструкции работников бухгалтерии
5	Используются ли унифицированные формы первичных документов	Да	Авансовые отчеты
6	Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами	Да	Учетная политика организации, авансовые отчеты, ведомости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
7	Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами	Да	Авансовые отчеты
8	Какие документы применяются для организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами		Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
9	Соблюдается ли своевременность расчетов с подотчетными лицами по выданным суммам	Нет	Авансовые отчеты
10	Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами	Да	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости
11	Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71, а также записи в Главной книге	Да	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга организации

По результатам опроса можно сделать вывод о недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы;

несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки.

По результатам опроса у аудитора сложилось мнение том, что порядок расчетов с подотчетными лицами на предприятии неудовлетворителен.

2.3 План, программа и методика аудита расчетов с подотчетными лицами

После проведения оценки системы внутреннего контроля, по данным вопросника, аудитор на его основании принимает решение о планировании аудита и составление программы аудиторской проверки, согласно правилу (стандарту) аудиторской деятельности №3 «Планирование аудита»,

Из ответов на заданные вопросы аудитор делает вывод о том, что надежность системы внутреннего контроля ОАО «Тепличное» «низкая». При этом он руководствуется требованиями правила (стандарта) аудиторской деятельности "Существенность и аудиторский риск". Аудитор в качестве основного способа сбора аудиторских доказательств использует аудиторские процедуры по существу.

Согласно правилу (стандарту) аудиторской деятельности №4 «Существенность в аудите» аудитору определяет уровень существенности.

Расчет уровня существенности производиться на основе данных баланса.

Таблица 2 - Данные для расчета уровня существенности

Наименование базового показателя	Значение базового показателя бухгалтерской отчетности, тыс. руб.	Доля, %	Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб.
1.Основные средства	228015	57,84	131883,876
2.Прочие внеоборотные активы	707	0,18	0,12726
3.Запасы	126104	31,99	40340,6696
4.Дебиторская задолженность	19041	4,83	919,6803
5.Денежные средства	20365	5,16	1050,834
6.Валюта баланса	394232	100

Поскольку значение 131883,876 тыс.руб. является наибольшим, аудитор принимает решение отбросить его при расчетах, а наименьшее оставить (0,12726 тыс.руб.).

Расчет уровня существенности показателей составляет: средние арифметические показатели уровня существенности: (0,12726 + 40340,6696 + 919,6803 + 1050,834) / 4=10577,82779 тыс. руб.;

Полученную величину допустимо округлить до 10578 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве значения существенности.

Различие между значениями уровня существенности до и после округления составляет: (10578 - 10577,82779): 10577,82779 Ч 100% = 0,002%, что находится в пределах 2% (единого показателя уровня существенности, который может использовать аудитор в своей работе).

Аудиторский риск принятый индивидуальным аудитором составляет 2%.

Объем аудита проводимого на организации определяется произведением количества рабочих дней аудитора, продолжительности рабочего дня, количества аудиторов: Объем аудита = 7 дней х 8 часов х 1 аудитор = 56 часов.

План и программа аудита расчетов с подотчетными лицами в приложении 1,2.

Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;

проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления:

1. Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитор запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. Приказы предоставлены не были.

2. Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверял: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных расходов; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами. На данном этапе было выявлено, что в ОАО «Тепличное» из-за низкого уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения: отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет, на предприятии подотчетные лица по подотчетным сумма отчитываются не всегда вовремя, существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

3. Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

4. Оформление первичной документации ОАО «Тепличное» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

5. Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

6. Операции с подотчетными лицами отражаются в учете на основании и в порядке установленном законодательством.

7. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность на конец отчетного периода отсутствует.

8. Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

9. При проверке было установлено, что подотчетные лица, оформляющие авансовые отчеты отражают израсходованные суммы верно.

10. В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. В ОАО «Тепличное» соблюден весь порядок подтверждения командировочных расходов.

11. Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей и др.).

12. При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Проверяемая организация соблюдает требования по расчетам наличными денежными средствами и не допускает перерасхода лимита по расчетам с другими юридическими, физическими лицами, установленного в размере 100 000 руб.

13. Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. Учет ведется без нарушений.

14. Проверка арифметических расчетов клиента (пересчет). Пересчет заключается в проверке арифметической точности источников документов и бухгалтерских записей и в выполнении независимых подсчетов. Поскольку организация ведет бухгалтерский учет с применением компьютерных средств, аудитор может осуществлять проверку расчетов, применяя ЭВМ.

2.4 Порядок аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Тепличное"

Как и многие другие предприятия, ОАО «Тепличное» при необходимости осуществляет выдачу наличных денег своим работникам в подотчет. На предприятии нет списка штатных сотрудников, имеющих право получать наличные деньги на хозяйственные нужды.

Планируя аудиторскую проверку необходимо установить существенность - в нашем случае она равна 0,002%.

Размер сумм, выданных подотчетному лицу для осуществления платежа по одной сделке, для ОАО «Тепличное» не может превышать нормы 100000 рублей в рамках одного договора, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сумму аванса разрешается расходовать строго на цели, на которые они были выданы; передача подотчетных сумм одним работником другому запрещена. В трехдневный срок с момента возвращения из командировки, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию ОАО «Тепличное» авансовые отчеты о произведенных фактических расходах с приложением оправдательных документов (этот срок зафиксирован в учетной политике предприятия). Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица обязаны возвратить в кассу. Новый аванс может быть выдан и до полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Затем отчет утверждает руководитель ОАО «Тепличное».

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

В бухгалтерском учете подотчетные суммы учитывают на активно-пассивном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по каждой хозяйственной выдаче.

Оформление первичной документации в ОАО «Тепличное» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации бухгалтерского учета, и содержат все необходимые реквизиты.

На основании произведенной проверки аудитор может выразить мнение, что надежность системы внутреннего контроля ОАО «Тепличное» при совершении расчетов с подотчетными лицами следует оценивать в качестве «низкой».

В то же время, в ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены следующие нарушения:

на предприятии отсутствует список лиц, которым разрешена выдача денежных средств в подотчет (данные согласно вопросника);

на предприятии отсутствует система подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг (приложение 3);

имеет место несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах (приложение 4);

у ряда подотчетных лиц имеется задолженность, которая не погашена в установленные сроки (данные, согласно, вопросника);

отсутствуют утвержденные руководителем предприятия сметы представительских расходов (данные, согласно, вопросника).

В качестве рекомендации ОАО «Тепличное» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов.

Предприятие ведет учет с использование программных продуктов, благодаря этому есть возможность, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

2.5 Отчет по результатам аудита расчетов с подотчетными лицами

ООО «АФ«Аудит-Класс»

г. Йошкар-Ола, ул. Волкова, д. 60

тел. (8362) 58-44-63, 64-15-18, 917-712-67-67

АУДИТОРСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

по расчетам с подотчетными лицами в открытом акционерном обществе «Тепличное» за декабрь 2012 г.

Аудитор: Общество с ограниченной ответственностью «АФ«Аудит-Класс»

Место нахождения: 424004, г. Йошкар-Ола, ул. Волкова, д.60.

Государственная регистрация: Свидетельство МНС РФ о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц ООО «АФ«Аудит-Класс» серия 10 №201012413 от 21 декабря 2009 г.

Лицензии: Министерства финансов Российской Федерации № Е 002358 от 27 декабря 2007 года на осуществление аудиторской деятельности, сроком до 06.11.2013 г.

Аудируемое лицо: ОАО «Тепличное»

Юридический адрес: 425200, Республика Марий Эл, Медведевский район, п. Медведево, ул. Железнодорожная, д.3

Фактический адрес: 425200, Республика Марий Эл, Медведевский район, п. Медведево, ул. Железнодорожная, д.3

Государственная регистрация: зарегистрировано Постановлением главы администрации Медведевского района № 973 от 29 декабря 1992 года и государственной регистрационной палатой при Министерстве Юстиции РФ № 35 от 05 июля 1996 года, серия 63 № 004706819, ОГРН: 1021201049528, ИНН: 1207000802.

Аудит расчетов с подотчетными лицами указанной организации проведен за период декабрь 2012 года.

Ответственность за подготовку и ведение расчетов с подотчетными лицами несет исполнительный орган Организации. Моя обязанность заключается в том, чтобы выразить мнение о достоверности во всех существенных отношениях данной отчетности и соответствия порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации на основе проведенного аудита.

Был проведен аудит в соответствии с:

1. Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» №307-ФЗ от 30.12.2008 г.;

2. Федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002г №696 и Постановлением Правительства РФ от 04.07.2003г.№405, 19.11.2008

3. Правилами (стандартами) аудиторской деятельности аудитора

Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность в части отражения расчетов с подотчетными лицами не содержит существенных искажений. Аудит проводился сплошным методом и включал в себя изучение на основе тестирования доказательств, подтверждающих значение и раскрытие в финансовой (бухгалтерской) отчетности информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

Полагаю, что проведенный аудит предоставляет достаточные основания для выражения мнения о достоверности во всех существенных отношениях финансовой (бухгалтерской) отчетности в части отражения расчетов с подотчетными лицами и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами законодательству Российской Федерации.

Не изменяя мнения о достоверности финансовой отчетности в части расчетов с подотчетными лицами, обращаю внимание на информацию о том, что в ходе проверки были выявлены нарушения в порядке оформления расчетов с подотчетными лицами, т.е. отсутствие приказов, выдача денежных средств лицу, которое не отчиталось по предыдущей подотчетной сумме, несоблюдение сроков отчета по полученным суммам и т.п., которые не влияют на показатели отчетности проверяемой организации.

По моему мнению, финансовая (бухгалтерская) отчетность ОАО «Тепличное» отражает достоверно во всех существенных отношениях состояние расчетов с подотчетными лицами на 31 декабря 2012 г.



3. Совершенствование аудиторских процедур проверки учета расчетов с подотчетными лицами

В ОАО «Тепличное» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговая служба посчитает, что срок выдачи подотчетных денежных средств не установлен, и, следовательно, расчеты по подотчетным денежным средствам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции. Чтобы избежать этого, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет. Также в приказе должны быть установлены:

- сроки и предельный размер денежных средств, на которые они выдаются;

- порядок представления авансовых отчетов;

- запрещение выдачи денег сотруднику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного сотрудника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Командировочное удостоверение в ОАО «Тепличное» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформлять командировочное удостоверение, так как в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

По невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «материалы» или «товары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Достаточно часто, по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к приходному кассовому ордеру) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2008 г., между юридическими лицами установлен предельный размер по расчетам в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ОАО «Тепличное» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Предприятию необходимо сначала всю наличную выручку сдать в банк, после этого, с расчетного счета снять необходимые денежные средства и оприходовать их в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчет. Самое главное - не превышать лимит наличности по кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 33700 рублей.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров. Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт экспресс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичных учетных документов, описанному в п.2 ст.9 ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составлять первичную учетную документацию, в том числе авансовый отчет и бухгалтерскую справку.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Поэтому перечень документов, которые косвенно подтверждают произведенные затраты, является открытым, следовательно карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2006-137/18). Затраты на телефонные переговоры могут компенсироваться сотруднику, но, поскольку эти компенсации не относят к командировочным расходам и они не предусмотрены действующим законодательством то должны производиться из прибыли, которая остается в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаются в общие доходы физического лица, для исчисления НДФЛ с отчислениями во внебюджетные фонды. В любом случае расходы сотрудника предприятия на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем. Учитывая недоработку экономической базы РФ по этому вопросу, можно рекомендовать, затраты относить на командированного работника организации на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.

Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа предприятие не вправе принять к вычету НДС. Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС (уплачиваемой по командировочным расходам), является бланк строгой отчетности, с выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам нужно вести вспомогательную ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в командировку. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат организации необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Внедрение автоматизированного учета в процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных путей по совершенствованию первичного учета в ОАО «Тепличное». Это позволит:

- снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;

- сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ОАО «Тепличное».

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии, а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.



Заключение

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляют сплошным порядком. Аудитор руководствуется Приказом Минфина «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Российской Федерации и за границей» с учетом действующих изменений.

Источниками аудита являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с прилагаемыми к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчетах кассира с прилагаемыми приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета из счета 71 «Расчета с подотчетными лицами».