Учет кассовых операций

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Для осуществления расчетов наличными деньгами должно так же вести кассовую книгу по установленной форме (КО-4) в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег предприятия.

Предприятие ведет только одну кассовую книгу, она пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

При незначительном количестве кассовых операций допускается составлять кассовый отчет не за день, а в целом за несколько дней.

Синтетический учет по счету 50 ведется в журнале-ордере ф. № 1-АПК. Данный журнал - ордер открывается на месяц. На лицевой стороне отражаются кредитовые обороты по счету 50 в корреспонденции с дебетом счетов 51,55,57,71 и др. Записи осуществляются на основании отчетов кассира и первичных документов. До записи в журнал- ордер суммы по однородным операциям в отчете кассира складываются и заносятся в журнал-ордер общим итогом. В графе «Дата» указываются даты составления отчетов кассира.

Оборотная сторона журнала-ордера предназначена для отражения дебетовых оборотов по счету 50. Заполнение оборотной стороны также осуществляется на основании отчетов кассира итогами за соответствующий день. Здесь показывается сальдо на начало месяца, а также отражается сальдо на конец месяца по счету 50, которое сверяется с конечным сальдо по последнему за отчетный месяц отчету кассира.

Итоги журнала-ордера сверяются с журналами-ордерами 2,4,6,7-АПК, а также ведомостями 25,38,39,40,41-АПК. После сверки кредитовые обороты переносятся в Главную книгу.

Организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды и другие нужды. Срок, на который выдаются наличные денежные средства, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.

В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги, предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется.

4.4 Инвентаризация наличных денежных средств и денежных документов

кассовый операция учет инвентаризация

Особое внимание при проведении инвентаризации следует уделять инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности.

Порядок проведения инвентаризации кассы, кроме Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Министерством финансов Республики Беларусь от 05.12.1995 № 54 (далее -- Методические указания), регулируется Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 № 57 (по состоянию на 27.11.2006) (далее -- Правила № 57), и Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 (по состоянию на 26.12.2006). При этом комиссией проверяются все наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины, путевки, билеты и т.п.), находящиеся в кассе организации.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике. При этом согласно п. 62 Правил № 57 не реже одного раза в квартал должна проводиться внезапная инвентаризация кассы с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием «до инвентаризации на _________ (дата)». Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильность подсчета итогов страниц книги, а также правильность переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов несоответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по невыданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Для организации учета денежных средств и документов предусмотрен активный сч. 50 «Касса». Этот счет имеет несколько субсчетов, в том числе: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса» и 50-3 «Денежные документы».

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом сч. 006 «Бланки строгой отчетности».

Путем сопоставления фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.

Согласно Типовому плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными постановлением Министерства финансов Республики Беларуси от 30.05.2003 № 89 (по состоянию на 13.11.2003), выявленные при инвентаризации излишки денежных средств и денежных документов в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

ДЕБЕТ 50-1 «Касса организации» (50-3 «Денежные документы») КРЕДИТ 92-1 «Внереализационные доходы».

При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету сч. 006 «Бланки строгой отчетности» в условной (номинальной) оценке.

В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим денежным средствам и документам по дебету сч. 94 отражается их фактическая стоимость.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50-1 «Касса организации» (50-3 «Денежные документы»).

Сумма недостающих бланков строгой отчетности отражается по кредиту сч. 006 «Бланки строгой отчетности». Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально ответственного лица -- кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

ДЕБЕТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94.

Возмещение суммы недостачи может производиться из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете выполняется запись:

ДЕБЕТ 50-1 «Касса организации» КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету сч. 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается следующей проводкой:

ДЕБЕТ 92-2 «Внереализационные расходы» КРЕДИТ 94.

4.5 Учет кассовых операций при автоматизированной форме учета

В нынешних условиях, когда вычислительная техника гармонично вписывается в деятельность организации, компьютеризация учета, анализа и аудита является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Автоматизация ведения учета способствует значительному облегчению труда бухгалтеров. Поэтому одним из путей совершенствования учета является совершенствование формы ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее более универсальной.

В настоящее время существует множество разнообразных программ для облегчения работы бухгалтера. Крупные предприятия и организации использую один вид программ, более мелкие другие. Основное большинство всех организации используют программный продукт фирмы «1С», который предназначен для автоматизации различных видов деятельности.

«1С: Бухгалтерия» версии 7.7 является, по сути, одной из функциональных компонент технологической платформы «1С: Предприятие». Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Пользователь может оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой. Без его личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе [15, с.23].

Данная программа является самой распространенной в странах СНГ. На данный момент ведется активное внедрение новой «1С: Бухгалтерия» версия 8.0. Новая версия программы содержит набор решений, которые значительно упростят выполнение бухгалтерских операций. Программа по-прежнему ориентирована на оформление документов и их автоматическое фиксирование в журналах. Последовательность заполнения документов в программе соответствует операциям бухгалтерского учета. Ликвидированы неточности, двоякое толкование, громоздкость в оформлении некоторых бухгалтерских операций. В то же время изучение новой версии не представляет труда, так как общая логика программы не претерпела изменений [16, с. 156].

В новой версии программы упрощен интерфейс для работы с приходными и расходными кассовыми ордерами, кассовой книгой и другими приложениями. Программа позволяет вести валютный учет. Для этого предусмотрено ведение справочника видов валют и курсов по ним, история курсов валют. Что непосредственно облегчает работу с приходными и расходными кассовыми ордерами по валютным операциям. Программа самостоятельно переводит сумму иностранной валюты в эквивалент в белорусских рублях. Любой сформированный отчет может быть распечатан на принтере или же сохранен в файле различных форм, в том числе в формате самого популярного процессора Excel. Помимо этого программа позволяет создавать и произвольные отчеты - отражающие особенности учета в отдельной организации. Как правило, такие отчеты настраиваются специалистом организации, которая обслуживает программу на данном предприятии. Автоматизация учета кассовых операций предполагает составление всех форм первичных документов по движению наличных денег, ведение кассовой книги, составление журнала-ордера по счету 50, ведение валютного учета.

В ОАО «Иванский-Агро» не налажен автоматизированный учет и вычислительная техника не позволят работать продуктивно, как хотелось бы. Со временем планируется внедрение программы «1С: Бухгалтерия» версии 8.0, что приведет к еще большему упрощению работы бухгалтеров.

Заключение

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

Денежные средства на предприятиях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.

Основные задачи контроля денежных средств, кассовых и банковских операций состоит в том, чтобы выявить состояние сохранности денежных средств, правильность и законность их использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций, отраженных в бухгалтерском учете, соблюдение кассовой дисциплины, полноты оприходования, целевого использования и условий хранения денежных средств.

Кассовые операции являются важнейшей составной частью деятельности любой организации или предприятия.

В курсовой работе для выявления параметров, которым должна отвечать современная компьютерная программа автоматизации бухгалтерского учета, были рассмотрены общие возможности наиболее известных и распространенных сегодня программы бухгалтерского учета.

Были изучены первичные документы по учету денежных средств и порядок их оформления. К первичным документам по кассе, которые используются в ОАО «Иванский-Агро» относятся приходные и расходные ордера формы КО-1 и КО-2 соответственно, платежная ведомость. На основании этих документов кассир ежедневно заполняет кассовую книгу формы КО-4 по мере совершения операций, второй экземпляр которой является отчетом кассира и одновременно регистром аналитического учета по счету 50 «Касса».

В ходе написания курсовой работы было изучено ведение учета кассовых операций на ОАО «Иванский-Агро». По данной курсовой работе можно сделать следующие выводы.

Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

Список использованной литературы

1. Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18.10.1994 г. № 3321-12 в редакции Закона от 25.06.2001 г. № 42-3 с учетом изменения, внесенного Законом от 17.05.2007 г. № 278-3.

2. Инструкция о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов от 17.02.2007 г. № 16, с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлениями Министерства финансов от 22.12.2007 г. № 178 и от 31.03.2005 г. № 40.

3. Инструкция по анализу и контролю за финансовым состоянием и платежеспособностью субъектов предпринимательской деятельности, утвержденная постановлением Министерства финансов, Министерства экономики, Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 14.05.2007 № 81/128/65 .

4. Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь. Утверждены постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 г. №53.

5. Положение по бухгалтерскому учету: учетная политика организации. Утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007 г. № 62.

6. Бухгалтерский учет в промышленности: учебное пособие. Ладутько Н.И. - Мн., 2005.

7. Бухгалтерский учет, под общей редакцией И.В.Тишкова - 5-е издание. - Мн., 2001.

8. Теория бухгалтерского учета. Снитко М.А. - Мн., 2004.

9. Бухгалтерский учёт: Под общей редакцией И.Е.Тишкова. - Мн., 2007г.

10. Бухгалтерский учет / Под общей редакцией Н.И. Ладутько. -4-е издание. - Мн., 2004.

11. Главный бухгалтер № 1 (721), январь 2012.

12. Инструкция о безналичных расчетах. Утверждена Национальным Банком Республики Беларусь от 9 июля 2007 г. № 14.

13. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. пособие. Камышанов П.И., Камышанова А.П . - Москва, 2007.

14. Бухгалтерский учёт в организациях «Финансы и статистика». Козлова Е.Г. - Мн., 2006.

15. Теория бухгалтерского учёта. Папковская П.Я. - Мн., 2006г.

16. Постановление правления Национального банка Республика Беларусь от 31.12.2002 № 261 «О внесении дополнений и изменений в правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республика Беларусь» // Главный Бухгалтер. 2004. №5.17. Постановление Министерства финансов Республика Беларусь от 19 апреля 2001г. № 43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации» // Национальный реестр правовых актов. 2004. № 64,8/6254.

18. Введение в 1С: Бухгалтерию: Тонкости, советы и способы работы. Подольский М.М. - Москва: 2000.

19. Бухгалтерский учёт в промышленности. Стражева Н.С. - Мн., 2007.

20. Бухгалтерский учет: учебно-методическое пособие - 11-е издание. Стражева Н.С., Стражев В.И. - Мн., 2005.

21. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Учебник. Титоренко Г.А. - Москва, 2005.

22. Автоматизация учета, анализа и аудита: учебное пособие. Головкина Е.А. - Мн., 2001.

23. Учет кассовых операций// Главный бухгалтер.2007. №2.

24. Технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации: учебное пособие. Королев Ю.Ю. - Мн.. 2002.

25. Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белоруских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 №107.

26. Инструкция об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от30.03.2011№112.

Размещено на Allbest.ru