Организация отдела службы внутреннего контроля (СВК) в строительной компании (на примере ООО "Альфа – Строй")

На основании этого же закона общество имеет право создавать и открывать филиалы и представительства по принятому решению общего собрания участников общества.

Создание обществом филиалов и представительств на территории РФ осуществляются с соблюдением требований Российского законодательства, а за пределами территории Российской Федерации в соответствии с законодательством, на территории которого открываются филиалы или представительства.

Филиал общества это обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения общества и осуществляющее все его функции или их часть.

Представительством общества является его обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения общества, представляющее интересы общества и осуществляющее их защиту.

Филиалы и представительства общества не являются отдельными юридическими лицами и действуют на основании утвержденных обществом положений, осуществляя свою деятельность от имени созданного их общества. Руководители филиалов и представительств назначаются руководством общества и действуют на основании выданных им доверенностей. Ответственность за их деятельность несет создавшее их общество.

Устав ООО «Альфа - Строй» содержит сведения о его двух филиалах (находящиеся в г. Нижний Новгород и республике Калмыкия г. Элиста). А при создании новых филиалов и представительств, все вносимые изменения в учредительные документы общества, сначала будут обсуждаться, и приниматься учредителями в случае одобрения на общем собрании участников общества, сообщения об изменениях будут представляться в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, и соответственно будут вноситься изменения в устав общества.

Общество может иметь дочерние и зависимые хозяйственные общества с правами юридического лица, созданные на территории Российской Федерации в соответствии с федеральными законами. Но создание таких обществ в ближайшие планы ООО «Альфа - Строй» пока не предусмотрены.

Все изменения в уставе общества вступают в силу для третьих лиц с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию юридических лиц.

Как сказано выше участниками общества могут быть физические лица (граждане) и юридические лица. Оно может быть учреждено одним лицом (единственным участником) или впоследствии стать обществом с одним участником. При этом общее число участников общества не должно быть более пятидесяти.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа - Строй» учреждено двумя участниками, имеющими одинаковые доли. Они несут солидарную ответственность по обязательствам, прописанным в учредительном договоре.

Для осуществления руководства текущей деятельностью общества, учредители общества избирают (назначают) единоличный исполнительный орган общества, который подотчетен общему собранию участников общества, который в свою очередь считается высшим органом управления общества.

Также уставом общества может быть предусмотрено образование ревизионной комиссии (избрание ревизора) общества. (В обществах, имеющих более пятнадцати участников, образование ревизионной комиссии (избрание ревизора) общества является обязательным, членом ревизионной комиссии (ревизором) общества может быть лицо осуществляющее функции исполнительного органа, а также лицо, не являющееся участником общества.) Создание такой комиссии способствует более четкому определению и пониманию состояния дел текущей деятельности предприятия.

А при создании службы внутреннего контроля решение о его создании, может внести на рассмотрение участникам общества, как руководитель предприятия, так и любой учредитель не зависимо от числа голосов (его доли в уставном капитале).

Основной целью деятельности ООО «Альфа - Строй», так же как и целью любого коммерческого предприятия, является получение прибыли. Основная деятельность данной компании направлена на строительство монолитных многоэтажных зданий.

ООО «Альфа - Строй» является юридическим лицом с момента государственной регистрации в сентябре 2003 года. На сегодняшний день имеет 5 строительных объектов по Москве и Московской области:

многофункциональный общественно-жилой комплекс из 2-х 25-ти этажных и 1-ой 32-ух высотных башен, г. Москва;

комплекс 17-ти этажных жилых домов из 5-ти корпусов, г. Москва;

17-ти этажный жилой дом со встроенными нежилыми помещениями, Моск. обл., г. Троицк;

общественный центр, Моск. обл., Мякининская пойма;

многофункциональный гаражно-торговый комплекс, Моск. обл., г. Жуковский.

А также имеются 2 филиала:

один в Нижнем Новгороде (строительство жилого комплекса);

другой в городе Элисте - Калмыкия (реконструкция городской больницы и центральной городской библиотеки).

В настоящее время это молодая, динамично развивающаяся компания, базирующаяся на монолитном домостроении, многофункциональных жилых зданиях и сооружениях. За свое не большое время существования, качественно и в срок осуществив строительство крупного торгово-развлекательного комплекса с подземными гаражами, доказала о своих серьезных намерениях завоевывать современный строительный рынок.

Это сплоченный коллектив, уверенно смотрит вперед и стремится к общей цели, строить не только быстро, но самое главное качественно. Вот основной девиз компании: «Не нарушая сроки, сдадим завершенный объект при максимальном качестве».

2.2 Организационная структура Общества с ограниченной

ответственностью «Альфа - Строй»

Количество работающих в Обществе с Ограниченной Ответственностью «Альфа - Строй» составляет более 300-х человек. Из них Административно-управленческий персонал - 60 человек, и 240 человек специалисты на строительных объектах.

Организационная структура направлена, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации. Структуру предприятия можно представить схематически (рис. 2.1.):

Рис. 2.1. Структура управления ООО «Альфа - Строй»

В структуру управления организации входит:

высший уровень - административный состав, осуществляющий стратегическое управление организацией в целом;

средний уровень - менеджеры, руководители отделов и участков, специалисты, осуществляющие руководство функциональных служб управления для обслуживания производства при решении оперативных управленческих решений, их реализации и контролю исполнения;

низший уровень - руководители бригад, смен, занятые непосредственно в материальном производстве.

В данной схеме управления функциональные службы следуют непосредственно за уровнем высшего руководства, что способствует укреплению вертикальных связей, и усиливает контроль за деятельностью нижестоящих уровней. Но ослабевает горизонтальная связь между отделами.

Также каждый строительный объект имеет свою похожую схему управления, где высшим звеном на объекте выступает начальник участка (рис. 2.2.).

Рис. 2.2. Структура управления ООО «Альфа - Строй» на строительном объекте

В данной компании реализуется принцип демократического управления, т.е. четкие связи подчиненности, централизация управления и разделения труда, при которых подготовка и обсуждение решений производятся коллективно, а принятие самого решения и ответственность за его выполнение возложено на первого руководителя.

В ответственную за возведение (строительство) объекта организацию, поступает техническая документация. Проектно-сметная документация, содержащая перечень и стоимость работ на объекте, а также ресурсы для их выполнения. При работе на строительном объекте, как правило, смета требует корректировки, ее уточняют с привязками к новым (конкретным) условиям на объекте, по производству работ и по видам материалов. Такую работу по корректировки сметы в строительной организации выполняют специалисты из сметного отдела. В последнее время строительные компании имеют своих, довольно сильных сметчиков и часто сами выполняют (составляют) сметы на относительно простые объекты. На основании утвержденных (подписанных) смет составляются акты выполненных работ, заказывают и списывают материалы, производят взаиморасчеты с различными контрагентами, определяют плановые и фактические показатели, производят оплату авансов по выполненным работам. Следовательно, корректировка смет, их последующая обработка и передача информации в другие подразделения являются основой для управления производственным процессом и финансовой деятельности строительного предприятия.

Существенным и наиболее важным, как по содержанию, так и по трудоемкости в строительстве является производственно-технический отдел (ПТО), в его задачу входит организационно - техническое проектирование, т.е. составление проекта по процессу строительства будущего строительного объекта. Работа этого отдела ведется в два этапа.

Этап - создание проекта по организации строительства (ПОС). на этом этапе еще отсутствует полная информация об строительном объекте (площадке). Основой являются укрупненные нормативы. В состав по проекту организации строительства входят:

календарный план строительного объекта;

генеральный (строительный) план с расстановкой и расположением разных зданий и временных сооружений (складов, штабов и пр.), а также подъездными путями, инженерными сетями и т.д.;

технические схемы с указанием последовательности различных видов работ;

ведомости по объемам строительных, монтажных и др. работ;

перечень строительных материалов, изделий (конструкций) строительных машин, механизмов, строительных кадров и пр. по видам и календарным периодам.

Этап - создание проекта производства работ (ППР), в этом проекте производится уточнения ПОС (проекта 1 этапа) конкретных данных по основным позициям при производстве работ. ППР - является основным документом и определяет технологию, сроки, порядок, ресурсы по производству строительно-монтажных работ; содержит решения по организации процессов производства строительства с учетом различных условий.

На основании общих данных в процессе работ специалистов организации, происходит интенсивный обмен информационных потоков, который влияет и определяет направления на всех этапах по решению производственных и управленческих действий. Также в процессе производства работ тесно связаны между собой задачи по материально - техническому обеспечению, планированию и управлению инженерного производства на строительном объекте, которые выполняются порой не одной строительной организацией.

При возведении строительного объекта обрабатываются сметы, т.е. отслеживаются выполненные объемы работ по отдельным видам, согласно оформленным актам (раздельно генподряда и субподряда), составляются суммарные акты по выполненным объемам работ за месяц по утвержденной сметной стоимости. Своего рада некий план по фактическому выполнению работ с произведенной фактической оплатой. Также следует разделять заказчиков, подрядчиков, сортировать виды выполняемых заказов, типы объектных договоров по выполнению определенных комплексов работ.

На основании составленных смет для производственно - технической и финансовой службы строительной компании формируются акты выполненных работ за месяц, они то и служат основой для финансовых взаиморасчетов. Показатели фактического выполнения работ в свою очередь поступают от заказчиков, проектных организаций и субподрядчиков.

В строительной отрасли расчеты происходят по факту за возводимый объект. Работы на одном объекте могут вести несколько субподрядных организаций, или одна строительная компания ведет работы на нескольких объектах, они могут быть как генподрядными (отвечать за объект в целом и вести с заказчиком и с другими исполнителями все расчеты), так и субподрядными (выполнять определенный вид работ). По разным строительным объектам могут быть выплачены авансы (например, для оплаты материалов), или получены кредиты (например, получение материалов без предоплаты), такие взаиморасчеты между участниками строительного процесса необходимо учитывать финансовому подразделению (отделу бухгалтерии) строительной компании. В этой сложных взаиморасчетах им необходимо разбираться, проводить учет, анализ и принимать решения по управлению финансовыми потоками.

Также актуальной становиться задача организационного и кадрового обеспечения. Повышения квалификации специалистов в значительной степени способствует на производительность труда. Но для этого сначала необходимо сформировать состав трудовых ресурсов.

Кадровая политика за последние годы претерпела серьезные изменения. Мнение, что работа с кадрами (персоналом) перестала носить только административный характер. В настоящее время кадровая работа это единство двух задач:

обеспечение всех структурных подразделений (филиалов) необходимой качественной рабочей силой;

обеспечение всех сотрудников мотивацией на достижение высоких результатов их трудовой деятельности.

Система использования рабочей силы должна обеспечивать наибольшую отдачу на каждом рабочем месте, что достигается лишь в том случае, когда индивидуальные способности сотрудников полностью совпадают с предъявляемыми к ним требованиями.

Формирование потребностей (планирование) кадров осуществляет служба по персоналу предприятия по информации, поступающей от структурных подразделений.

Профессиональный подбор, отбор и прием на работу является необходимыми составляющими по управлению персоналом. При приеме на работу совершается ряд предварительных действий, предпринимаемых предприятием для привлечения кандидатов на вакантные рабочие места.

Но помимо подбора, отбора и приема персонала, работа у службы управления персоналом не заканчивается. Производственная деятельность представляет собой процесс постоянного взаимодействия сотрудника, с организационным окружением, и возможность адаптации человека в организационном окружении, совместимость его ожиданий, сопровождается необходимостью решения ряда сопутствующих проблем для данного отдела.

Также кадровая служба решает задачи деловой оценки сотрудника: выявление его трудового потенциала, соответствие сотрудника занимаемой должности, его готовности занять другую должность. Деловая оценка непосредственно связана с повышением эффективности хозяйственной деятельности самого предприятия.

При этом становится необходимо соблюдение всех норм трудового, гражданского законодательства Российской Федерации: по соблюдению прав, обязанностей и ответственности, по условию и месту труда, по оплате труда и режиму рабочего времени, по социальным благам, гарантиям и другим условиям.

Ведь трудовое законодательство предъявляет к работодателю жесткие требования в регулировании трудовых отношений. Все работодатели (физические лица и юридические лица, независимо от их организационно-правовых форм собственности) в трудовых отношениях и иных непосредственно связанных с ними отношениях с работниками обязаны руководствоваться положениями трудового законодательства и иными актами, содержащими нормы трудового права. Трудовой кодекс РФ № 197-ФЗ от 30.12.2001г. (ред. от 28.02.2002г.)//СЗ РФ. - 2002. - № 1. - Ст. 3.

Руководитель службы управления персонала, действует в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Он подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за ведение кадрового учета, своевременное предоставление полной и достоверной информации.

Структура управления состоит из системы по организации труда и применений новых технологий производства работ. В современной экономической обстановке при поиске оптимальных путей управления производством работ на строительных объектах, в первую очередь, требует управление и контроль по эффективности выполняемой работы его основных организационных звеньев - строительных бригад. А по их эффективности определяется деятельность вышестоящих уровней по осуществлению всего производства работ.

При знакомстве со структурой и особенностями данной строительной компанией становится, очевидно, что взаимодействие всех ее структурных подразделений и отделов, на первый взгляд имеет сложную схему сплетения, что может негативно отражаться при получении информации руководством и в дальнейшем для принятия решений по различным вопросам.

Становится очевидно, что сложная схема взаимодействия самих строительных объектов, также тормозит процесс взаимообмена необходимым обеспечением для их беспрерывной жизнедеятельности.

Для повышения технического уровня строительных объектов и более стабильной позиции компании на строительном рынке среди конкурентов, предложено провести совершенствование по внедрению прогрессивной техники, предметов труда и материалов.

Глава 3. Новый этап развития и усовершенствования строительной

компании

В работе любой организации, при решении бизнес - задач, руководству необходимо вначале установить истинные причины возникшей проблемы. Для этого им необходимо сначала собрать всю имеющуюся полную и желательно достоверную информацию, произвести анализ и уже, потом для устранения проблем принять необходимое решение для проведения соответствующих мероприятий по их устранению.

Но в современном мире, развитие социально-экономической системы, окружающая среда жизнедеятельности конкурентов, экономическо-финансовая среда и другие окружающие факторы стремительно воздействуют и препятствуют развитию и повышению эффективного функционирования организации. Для планирования и принятия решений в быстро меняющихся условиях требуется тщательная подготовка и анализ, а малейший недочет может обернуться катастрофой Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М,2000. - С. 209..

Первой и самой главной задачей для руководства, становится предвидение, своевременное и по возможности безболезненное разрешение негативной ситуации, чтобы не допустить возникновения кризисной ситуации. Но действовать быстро, оперативно по решению обострения противоречий в социально-экономической системе в окружающей среде, довольно не простая задача. У руководителей проводить систематическую диагностику и выверку финансово-экономического состояния предприятия порой не позволяют общие, типовые и индивидуальные причины. Нехватка времени для проведения диагностики состояния дел на текущий период способствует развитию неблагоприятного климата в организации по достижению поставленных целей.

Диагностика - составление и определение внутренней среды всего предприятия, которая позволяет расставить «по местам» проблемы и определить возможные риски, а также предотвратить кризисную ситуацию.

Кризис - это угрожающее обострение противоречий в окружающей среде компании для ее жизнестойкости в социально-экономической системе.

Причины кризиса могут быть различны. Внешние - макро и микро экономического развития мировой экономики, политической ситуации в стране; и внутренние - с внутренними конфликтами, недостатками производства, политикой управления, инновациями и другими причинами, связанными в нутрии организации. Главная особенность кризисной ситуации является цепная реакция, т.е. она может начаться в отдельном подразделении, и при ненадлежащем управлении, стремительно распространиться на всю систему организации. Большое значение имеют не только причины, но и разные последствия при управлении кризисом: разрушение - возникновение новой кризисной ситуации или обновление - оздоровление организации. То есть необходимо распознать признаки кризисной ситуации и принять все меры по управлению их преодоления.

Систематическая диагностика поможет стать первым этапом комплексного проекта, при определении основных направлений стратегического планирования и дальнейшей работы управления организацией. Суть стратегического планирования определяется в нахождении компромисса между финансовыми и технологическими возможностями и потребностями самого предприятия, оценка внутренней и внешней среды сегодня и в будущемШеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М. 2000. - С. 211..

Из этого следует, что принятие решения в любой крупной и нередко средней компании принимается руководителем на основе стратегических планов ее деятельности, а процесс подготовки и анализ текущей дел, для принятия такого решения, также обладание информацией по всем аспектам текущей деятельности компании, остается правом выбора любого руководителя. Готов ли он тесно взаимодействовать со службой внутреннего контроля для повышения эффективности по принятию управленческих решений это решает каждый руководитель лично.

В той или иной мере в каждой организации осуществляется внутренний контроль благодаря наличию системы мер, обеспечивающих ее нормальное функционирование, и прежде всего в финансовой области (обеспечение сохранности активов, достижение прогнозных показателей, в том числе по прибыли контролируется работниками бухгалтерии, другими функциональными управлениями и службами данной организации) и внешний контроль (контроль со стороны вышестоящих органов, аудиторских фирм).

Система внутреннего контроля считается достаточно эффективной, если руководители осуществляют планирование и организацию деятельности таким способом, который дает достаточную уверенность в том, что цели и задачи организации будут достигаться рационально и экономично. Процесс разработки системы организации деятельности начинается с постановки целей и задач. Заем следует объединение или увязывание концепций, компонентов, видов деятельности и/или людей так, чтобы они действовали совместно ради достижения поставленных целей и задач. Если разработка системы сделана правильно, планируемые виды деятельности должны выполняться таким образом, чтобы обеспечивалось достижение ожидаемых результатов.

Систему внутреннего контроля организации можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, а также обеспечения полноты и точности документов.

Существует несколько целей внутреннего контроля:

надежность получения информации, а также ее достоверность и полнота;

соответствие действующему законодательству, внутренней политике и планам организации;

нацеленность на сохранность активов;

нацеленность на эффективное использование всех активных и скрытых ресурсов предприятия;

достижение поставленных стратегических целей и текущих задач предприятия.

Концепция внутреннего контроля включает в себя несколько основных элементов Андреев В.Д., Черемшанов С.В. Система внутреннего контроля: Основные понятия // Аудиторские ведомости. - 2004.- № 2. - С. 33.:

во-первых, это внутренняя среда компании, т.е. этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, делегирование полномочий и принятие ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата компании к внутреннему контролю.

во-вторых, это определение, анализ и управление рисками, стоящими перед компанией на пути достижения своих целей.

в-третьих, повседневное осуществление контроля, т.е. учет и отчетность, разделение полномочий, права доступа к активам, мониторинг.

в-четвертых, система санкционированного доступа к информации.

в-пятых, мониторинг самой системы внутреннего контроля, необходимый для определения его эффективности.

Структура системы внутреннего контроля основывается на следующих компонентах:

организация - это организационная структура с определением четких линий подчиненности, ответственности и полномочий, разграничение трудовых функций. Также своевременная, и полная отчетность перед вышестоящими органами, для контроля и надлежащей оценки из результатов работы. А при изменении внутренних и внешних факторов, способность быстрого реагирования (определение роли и ответственности каждого сотрудника);

политика - утверждаемая письменно руководством в соответствии с поставленными стратегическими задачами предприятия, и доводится до сведения всех сотрудников данного предприятия (по необходимости вносятся изменения);

процедуры - максимально просты и понятны для всех сотрудников, они не должны противоречить и дублировать друг друга (по мере необходимости обновляются);

персонал - сотрудники предприятия прошедшие оценку личных качеств, профессионализма, и между ними распределены их функциональные обязанности и ответственность;

учет - ведется по всем подразделениям предприятия, для анализа принятия текущих решений по эффективности работы предприятия в целом;

отчетность - должна предоставляться надлежащая, своевременная, полная, достоверная, простая и последовательная;

бюджеты - являются инструментом контроля и анализа достижения поставленных задач, а также для улучшения деятельности различных отделов (подразделений).

Важно понимать, что при создании системы контроля целью будет являться своевременность выявления и устранения ошибок и неэффективной работы, а не гарантия отсутствия таких ошибок и отклонений. Следует не забывать, что даже хорошо организованная система внутреннего контроля (внутренний аудит) периодически нуждается в оценке своей деятельности Андреев В.Д., Черемшанов С.В. Система внутреннего контроля: Основные понятия // Аудиторские ведомости. - 2004.- № 2. - С. 34.. Провести профессиональную непредвзятую оценку деятельности службы внутреннего контроля, его надежность и эффективность всей системы призваны провести внутренние аудиторы. Ведь внутренний аудит - это независимая оценка всех аспектов (структурных подразделений) внутри организации. Она должна подтверждать уверенность, что данная система контроля надежна.

Внутренний аудит как функция управления позволяет своевременно выявить и устранить те условия и факторы, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению поставленной цели. Он помогает скорректировать деятельность предприятия и отдельных его составляющих, позволяет установить, какие именно службы и подразделения предприятия, а также направления его деятельности способствуют достижению намеченных целей и повышению результативности деятельности предприятия. Внутренний контроль, являясь функцией управления, выступает средством обратной связи между объектом управления и системой управления, информируя о действительном положении управляемого объекта, фактическом выполнении управленческого решения.

Наличие отдела внутреннего контроля в организационной структуре компании в последнее время стало в глазах инвесторов, внешних аудиторов и других одним из важнейших показателей приверженности компании должному корпоративному управлению.

3.1 Как помочь руководству компании

Как помочь руководству компании при анализе внутренней и внешней среды организации при принятии решений по ее успешному жизнедеятельному процветанию. Быстро меняющаяся, не всегда стабильная экономико-политическая среда делает современный бизнес неустойчивым, «похожим на сплав на горной реке», где неожиданно меняются направления, появляются новые препятствия, преодоление которых, безусловно, требует высокой мобильности, оперативной реакции и слаженной работы. Кто просто следует по течению и меняющаяся внешняя среда не оставляет шансов на выживание. Ведь каждая ошибка может стать роковой. Именно поэтому, малейшая ошибка, может стать катастрофой. При стратегическом долгосрочном планировании «прорыв», т.е. преодоление нового препятствия, требует тщательной подготовки Богомолов А.М., Голощанов Н.А. Внутренний аудит. Организация и методика проведения: Метод. Пособие. - М.: Экзамен, 2004. - С. 201..

В России не отрегулировано и не является обязательным создание и введение на крупных предприятиях службы (системы) внутреннего контроля. На сегодняшний день политика государства России в отношении только банковского сектора обеспечивает развитие законодательных основ системы регулирования и надзора за деятельностью этих организаций в Российской Федерации. А само руководство банков в настоящее время уделяет постоянное внимание развитию эффективной системы внутреннего контроля деятельности организации. Ответственным за оценку эффективности системы внутреннего контроля, является существующая в каждом коммерческом банке служба внутреннего контроля. Постоянный контроль за деятельностью организации способствует её развитию.

Конечно, для любого предприятия важнейшей функцией менеджмента является финансовый контроль. А формой финансового контроля, выступает внутренний аудит (проверка и контроль за деятельностью финансовой службы). Он способствует принятию эффективных решений по управлению финансовыми потоками организации Богомолов А.М., Голощанов Н.А. Внутренний аудит. Организация и методика проведения: Метод. Пособие. - М.: Экзамен, 2004. - С. 202..

Но не только финансовые риски могут неблагополучно сказываться на деятельности предприятия. Как говорилось раньше, к кризисным ситуациям относятся различного рода внутренние и внешние факторы окружающей среды предприятия.

Представим, внутренняя критическая ситуация сложившаяся в организации - в службе снабжения. Руководителем данной службы было дано задание своим подчиненным о заказе и поставке необходимого строительного материала на строительный объект № 1. Однако персонал не понял поставленной задачи или не выполнил по другим причинам это задание. И это привело к конфликтной ситуации на предприятии. Работой службы снабжения были недовольны на строительном объекте, так как из-за отсутствия строительного материала произошел простой на строительном объекте, а это влекло недовольство работой руководителя службы снабжения вышестоящие руководители. И только из-за того, что менеджер снабжения не имел достаточного времени проверить исполнение поставленного задания.

Таких несвоевременно обнаруженных ситуаций «ляпов» в работе любого предприятия, может возникнуть множество и справляться с ними каждая компания будет своими методами и способами. От «проглатывания» ситуаций до критичной - замены персонала. А если это предприятие имеет несколько структурных подразделений, филиалов, то высшее руководство систематически будет тратить свое, и так бесценное время на контроль поставленных задач и подбор замены квалифицированных специалистов, на анализ и постановку решений по управлению и продвижению своей компании вперед.

3.2 Необходимость предприятия в СВК

Решение о необходимости в компании создания службы внутреннего контроля, принимает высшее руководство компании. При создании такой службы с учетом внешних и внутренних изменений и развитием самой организации его первоначальные функции, ориентированные на проверку финансово-бухгалтерской отчетности и минимизацию налогов, могут изменяться по обхвату всех аспектов деятельности компании.

Итак, возникает вопрос: насколько служба внутреннего контроля нужна собственникам бизнеса и менеджменту?

Безусловно, что существуют организации, где работа спорится, и дела идут отлично. Но чем больше компания, тем все труднее руководителю охватить все уровни ее взаимодействий и держать все у себя под контролем. И в этом каждому руководителю может оказать помощь, созданная им служба внутреннего контроля (СВК). Обеспечить защиту от ошибок, определить зоны риска, возможности устранения недостатков, усилить слабые места, наладить работу того или иного отдела, а то целого подразделения. Стать правой рукой и незаменимым помощником при обсуждении проблем и обеспечением управляющих любой информацией, касающейся компетенции их специалистов, состоянием дел на разных этапах и в отделах.

Если компания имеет территориально разбросанные филиалы, в этом случае, роль СВК значительно возрастает. Так как в филиалах местное руководство самостоятельно принимает решения, а достоверную информацию, следует отметить достоверную, о деятельности филиала не всегда предоставляет. Центральному руководству такую информацию может предоставить СВК, для осуществления контроля и оценки принятых решений местным руководством филиала по работе филиала.

В зависимости от поставленных задач по работе внутреннего контроля, эта служба может выполнять различного рода проверку, анализ за состоянием дел, как за прошлый период, так и на будущий. Как по работе отдельного отдела, подразделения, так и по работе всей организации.

Если проводить диагностику деятельности компании силами специалистов фирмы (ее сотрудниками), то в силу предвзятости к собственной деятельности, это может быть неэффективно, да и сам процесс может значительно затянуться из-за необходимости исполнять свои повседневные обязанности.

Поэтому диагностику предприятия нужно, очевидно, проводить независимым экспертам, их оценка будет наиболее достоверной по достоинствам или недостаткам предприятия. Однако практика показала, что затраты на создание и содержание отдела внутреннего контроля на 30 - 50 процентов дешевле по сравнению с затратами на внешних консультантов. При этом оперативность службы внутреннего контроля куда выше. Ведь внутренние аудиторы лучше знакомы со спецификой деятельности предприятия и со всеми проблемами, которые возникают у фирмы. Внешние же консультанты не всегда способны правильно оценить ситуацию. И, наконец, специалисты собственной контрольной службы более заинтересованы в том, чтобы деятельность предприятия была эффективной.

По объективному обследованию и всестороннему анализу с целью выявления возможностей по улучшению деятельности компании позволит говорить СВК. Какая будет эта служба - созданная специально для руководителей (учредителей) компании или служба общего назначения, приспособленная для выполнения задач общего назначения (по комплексному подходу управления всей организацией) или других функций?

При проведении диагностики специалисты службы внутреннего контроля (СВК) тесно взаимодействуя с менеджерами и специалистами компании, будут использовать накопленную информацию, оценки и обсуждать возникающие проблемы. Следует добавить, что при проведении анализа разных предприятий (банковской сферы) наиболее эффективным становится опыт введения в компанию своей СВК, а не приглашенных из независимых компаний консультантов. Это, прежде всего, объясняется доверительными отношениями между сотрудниками организации, в силу их объединения общей цели компании.

Желание любого руководителя - досконально знать, что происходит у него на предприятии. Ведь с каждым годом цена ошибки все более и более возрастает. И служба внутреннего контроля в этом случае - хорошее подспорье. Этот отдел по сути - глаза и уши руководства. Собственному ревизору ничего не надо объяснять, к нему больше доверия, чем к постороннему. Одно плохо: внутренние аудиторы и бухгалтерия зачастую не ладят друг с другом. А если компания обязана приглашать еще и аудиторов внешних, то мира точно не будет. Как же наладить взаимоотношения?

Задачи, которые решают внутренние аудиторы, весьма разнообразны. Помимо проведения проверок, внутренние аудиторы занимаются консультированием бухгалтеров, проверкой внутренней документации предприятий, оценкой и улучшением эффективности систем бухгалтерского и налогового учета.

Кроме того, внутренний контроль призван наладить контроль над расходами и дисциплиной в отделах. Помимо прочего это означает, что внутренний аудитор должен находить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете своей же фирмы.

Ну и наконец, внутренние аудиторы призваны выявлять скрытые резервы для повышения эффективности работы всего предприятия.

3.3 Создание и внедрение СВК

Рассмотрим создание и внедрение службы внутреннего контроля на примере одной Московской строительной компании.

В зависимости от отношения руководителя к понятию контроля, будет зависеть роль внутреннего контроля в управлении организацией, его структура и иерархический ранг.

В нашем случае структура СВК вначале формируется как звено с чисто консультативными функциями. По мере возрастания взаимопонимания, доверия и взаимодействия его с остальными сотрудниками компании, а также влияния на деятельность организации в его функции будет добавляться разработка рекомендаций по совершенствованию компании.

При создании и тем более введении в структуру взаимодействия организации, чего-либо нового в сформировавшемся коллективе очень важно не нарушить тот баланс взаимодействия и не нанести «травму» сотрудникам. В нашем случае, это может стать реакция недоверия: «Руководство не доверяет нам и поэтому создало службу внутреннего контроля, для проверки на соответствие занимаемой должности», что своего рода негативно может сказаться в свою очередь и на работе функциональных специалистов. И тем самым привести к сбою всей системы предприятия.

Поэтому, для руководителей предприятия в этом случае встает очень важный вопрос, как сохранить положительную атмосферу в коллективе и не допустить психологических стрессов у сотрудников.

Стресс - это состояние человека психологического и эмоционального напряжения, которое возникает при воздействии внешних раздражителей, таких как (обиды, переживания, сигналы опасности, угрозы и пр.)

Возникшая стрессовая ситуация, негативно отражается на трудовом процессе, и может развить конфликтную ситуацию.

Конфликт в процессе трудовой деятельности порождает ответное противодействие, снижает уровень сплоченности и единства в коллективе.

Следовательно, решение о введении новой организационной структуры СВК, позволяющей оптимизировать процесс управления предприятием к достижению стратегических целей, о причинах создания и внедрения такой службы, необходимо как можно проще и доступнее объяснить трудовому коллективу. Ведь правильно спланированная, организованная служба внутреннего контроля нацелена на улучшение работы всей организации, позволит руководителям, не отвлекаясь на повседневные, текущие, технические факторы всей деятельности предприятия, больше уделять времени на реагирование и адаптацию по усилению эффективности хозяйственной деятельности предприятия в условиях, произошедших в предпринимательской среде, тем самым повышать свои конкурентные преимущества.

Формирование СВК и его схема создания:

Определение круга вопросов, для решения которых формируется СВК. Оговоримся, что СВК в нашей организации создается как звено с чисто консультативными функциями, т.е. изначально это вспомогательная служба для учредителей предприятия в сфере информирования по текущему состоянию дел в компании. С целью осведомленности, проведения анализа для принятия решений по улучшению жизнедеятельности компании.

Определение основных функций и его состав. Вначале формируется как звено для проверки соответствия подлинности предоставляемой информации, соблюдения установленного порядка по ведению хозяйственно-финансовой деятельности, соответствия по действующему законодательству и нормативным актам, рационального использования ресурсов предприятия.

Определение прав и обязанностей, взаимодействий и ответственности. Очевидно, что руководитель службы внутреннего контроля - это разносторонний квалифицированный специалист, обладающий знаниями и навыками по бухучету, налоговому праву, экономики и финансового менеджмента, юриспруденции, маркетолога, специалиста по кадрам и конечно имеющий аудиторские знания (стандарты, приемы и т.п.), также знаниями в компьютерной технике и технологией строительного производства.

Документальное закрепление его оргстатуса (Положение об отделе службы внутреннего контроля). СВК не является подотчетной только учредительному органу (в обратном случае нарушается объективность внутреннего контроля), отчет о своих функциональных проверках предоставляет также генеральному директору или другому уполномоченному лицу, согласно, нормативным внутренним актам организации. Специалисты СВК при выполнении своих функциональных обязанностях должны быть независимы, тогда их работа будет объективна и беспристрастна.

Разработка внутрифирменных стандартов и Кодекса этики. Каждый внутренний проверяющий должен осознавать, что его решение, не должны противоречить этическому кодексу -- в противном случае его честность, профессионализм могут быть подвергнуты сомнению. Поддерживать удовлетворительные отношения со всеми членами трудового коллектива, и руководством организации. Уметь общаться в устной, и в письменной форме с использованием современных средств коммуникации.

Внутренним проверяющим необходимо быть в курсе всех новостей, имеющих отношение к деятельности организации. Им необходимо вести непрерывную профессиональную подготовку, постоянно поддерживать и обновлять уровень знаний, сдавать экзамены на подтверждение квалификации.

Целью данной службы будет предоставление информации составу учредителей и помощь в принятии решений по текущим вопросам руководителем управления, объективное обследование и всесторонний анализ деятельности компании.

Задачами являются: проведение глубокого контроля по элементам и процессам связывающих компанию с внешней средой; определение сильных и слабых сторон организации; оценка ее устойчивости в социально-экономическом обществе Российской Федерации; и конечно перспективы ее развития.

В определенной мере функции внутренних проверяющих непосредственно выполняет отдел бухгалтерии, который подчиняется главному бухгалтеру или финансовому директору предприятия, однако функции СВК гораздо шире.

В.В. Дряхлов Дряхлов В.В. Основы аудита М.: «Гном и Д», 2001. - С. 102.

, считает, что внутренний контроль осуществляет следующие задачи:

Анализирует состояние активов минимизацию убытков.

Подтверждает ведение выполнения всех процедур внутреннего контроля.

Обрабатывает информацию для эффективности СВК.

Оценивает качество предоставляемой информации, структурными подразделениями.

Одним из видов контроля является управленческий или производственный контроль. Основная его задача заключается в проверке, совершенствовании организации и управления предприятием.

Производственный контроль выполняется независимыми проверяющими и относится к одному из видов консультационных услуг. Такой вид контроля используется для повышения эффективности использования мощностей, ресурсов и достижения намеченных целей в предприятии клиента.

Существует также контроль хозяйственной деятельности, который близок к управленческому контролю. Цель контроля хозяйственной деятельности - систематический анализ хозяйственной деятельности предприятия, который осуществляется для определенных целей.

Его также называют контролем эффективности работы. При этом виде контроля главная задача проверяющего - это проведение объективного обследования и создание всестороннего анализа определенных видов деятельности Бурцев В.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. -- М.: Издательство «Экзамен», 2003. - С. 208..

Контроль хозяйственной деятельности осуществляется по заказу администрации, государственных органов, требований третьих сторон.

В основные функции службы внутреннего контроля на предприятии будут входить:

соответствие системам внутренних регламентов и процедур контроля (инструкций, распоряжений и т.д.) действующим нормативным актам на предприятии и проверка их достаточности;

проверка и экспертиза методологии, техники, правильности бухгалтерского учета, достоверности бухгалтерской отчетности;

анализ, проверка внешних факторов в деятельности предприятия и обоснование их влияния;

организация готовности предприятия к внешнему аудиту, проверок контролирующих органов.

Для того чтобы, функции службы внутреннего контроля выполнялись на должном уровне на предприятии, в ее состав должны входить высококвалифицированные сотрудники, заслуживающие доверия.

Деятельность службы внутреннего контроля основывается на утверждаемом руководителем или собранием учредителей Положении о службе внутреннего контроля.

К руководителям и специалистам службы предъявляются определенные требования: высшее экономическое образование, опыт бухгалтерской, экономической работы, аттестат аудитора или профессионального бухгалтера-эксперта, отсутствие судимости.

Должностная инструкция сотрудников службы внутреннего контроля должна содержать общие положения, конкретные должностные обязанности и права, персональную ответственность.

На практике в большинстве случаев служба внутреннего контроля может подчинятся генеральному директору, а также вести контроль за деятельностью его заместителей или начальников структурных подразделений (складов, цехов).

В своей повседневной работе служба внутреннего контроля руководствуется нормативно-правовыми актами РФ, ведомств, министерств, правила бухгалтерского учета, органов местного самоуправления, внутренними документами предприятия (приказы, инструкции, положения, учредительные документы и т.д.)

Для службы внутреннего контроля руководителем данной службы разрабатывается план внутреннего контроля, который утверждается руководителем предприятия.

Служба внутреннего контроля должна обладать следующими правами:

- проверка всех документов по финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

- производить обследование территории предприятия, объекты строительства, хозяйственные, служебные, складские, производственные помещения;

- имеют право требования проведения инвентаризации имущества и обязательств предприятия (как полную, так и частичную); могут опечатывать места хранения ценностей и документов (сейфы, кассы, архивы, склады);

- представление по доверенности предприятия имущественных интересов в судах, готовят предприятие к различным видам контроля;

- производят наблюдение за правильностью и своевременностью отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

В сферу ответственности службы внутреннего контроля входит:

обоснованность и своевременность представления заключений о состоянии бухгалтерского учета и отчетности, о соответствии учредительных и внутрихозяйственных документов действующему законодательству;

обоснованность представленных предложений по улучшению организации системы контроля, бухгалтерского учета, материальной ответственности должностных лиц, распределения прибыли, создания и использования средств различных фондов и др.;

правильность консультаций, оказываемых учредителям, руководителям, специалистам и работникам аппарата управления предприятия по вопросам организации производства, системы управления, ведения бухгалтерского учета, налогового и хозяйственного законодательства Бурцев В.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. -- М.: Издательство «Экзамен», 2003. - С. 210.

.

Внутренний проверяющий при исполнении своих обязанностей должен:

Для надлежащего выполнения своих функций обладать соответствующими знаниями (умением, опытом);

Главный внутренний проверяющий (руководитель СВК) установить основные требования к образованию, практических навыков для должностей своего отдела, предварительно согласовав их с руководителем организации;

Уметь своевременно распознавать и оценивать возможные отклонения, применять знания в критических ситуациях и решать различного рода проблемы их без привлечения сторонней помощи;

Избегать неправильных действий, ошибок - соблюдая профессиональную осторожность;

Быть независим от лиц, чью работу он проверяет. Как в функциональной, так и в административной подчиненности;

Иметь поддержку органов управления организации;

Руководитель СВК для решения необходимых вопросов иметь прямую связь с советом директоров;

Внутреннему проверяющему предоставляется право:

Формального доступа к любой необходимой для контроля информации, в том числе к проектам, схемам, расчетам и пр. документации.

Свободного прохода во все помещения предприятия, а также право их опечатывать, или проводить инвентаризации в случае необходимости.

Требовать письменные и устные объяснения по интересующим его вопросам у сотрудников организации.

Получать информацию из внешних источников на основании обоснованного запроса.

Внутренний проверяющий не должен:

Назначаться на проверку той деятельности, в которой проверяющий был ранее задействован, т.е. имеют функции неаудиторского характера.

Требовать требования исполнения своих рекомендаций (предложений).

Нести ответственность за обнаруженные им отклонения.

Исходя из вышеизложенного, состав и структура персонала отдела внутреннего контроля должны выглядеть следующим образом:

Таблица 3. Состав и структура персонала отдела внутреннего контроля

Структура кадров	Специалист - 2 человека, Руководитель - 1 человек.
Распределение специалистов по категориям:	Специалист 1 категории - 1 человек, Специалист 2 категории - 1 человек.
уровень образования:	Высшее образование по данной специальности - 3 человека
возрастная структура	Специалист 1 категории, специалист 2 категории, начальник отдела - до 40 лет
распределение по полу	Специалист 1 категории - женщина, специалист 2 категории - мужчина, начальник отдела - мужчина
стаж работы	Специалист 1 категории, специалист 2 категории - не менее трех лет по данной специальности, начальник отдела - не менее трех лет стажа руководящей работы на аналогичных предприятиях

В итоге для создания отдела внутреннего контроля нужны специалисты с высшим образованием до 40 лет, опытом работы в данной должности не менее трех лет. Такие требования вполне объяснимы. В настоящее время ООО «Альфа - Строй» не может позволить себе финансовых затрат на обучение персонала, а также ООО «Альфа - Строй» ограничены временем, следовательно на момент создания отдела необходимы высококвалифицированные молодые специалисты.

То, что отдел должен возглавлять мужчина обусловлено спецификой деятельности ООО «Альфа - Строй». С точки зрения создания имиджа отдела - женщина во главе отдела внутреннего контроля в строительной фирме явление нежелательное. В качестве специалистов наилучшим будет равномерное сочетание мужского и женского труда.

Как свидетельствует опыт других предприятий, там где создана профессиональная и эффективная служба внутреннего контроля увеличивается уровень сохранности имущества, использования всего потенциала финансово-экономических инструментов.

Для налаженной, эффективной работы системы внутрихозяйственного контроля требуются:

Высококвалифицированный, компетентный персонал, знающий свои права и обязанности;

Осуществление разделения обязанностей;

Решение организационных вопросов деятельности службы внутреннего контроля (выделение помещения под отдел, транспорта, нормативно-правовое обеспечение и т.д.);

Разработка конкретного штатного расписания службы, в котором бы учитывались: организация охраны труда, повышение квалификации сотрудников, уровень оплаты труда работников и т.д.;

Иметь следующие права:

Осуществлять проверку документов финансово-хозяйственной деятельности (первичные документы, ценных бумаг, ценностей, проверять сметы, бухгалтерские регистры и т.д.);

Знакомиться с распорядительной документацией предприятия (приказами, распоряжениями, проектами, договорами, постановлениями собрания учредителей);

производить обследование территории предприятия, объекты строительства, хозяйственные, служебные, складские, производственные помещения;

осуществлять проверку состояния, сохранности, наличия имущества и других ценностей у материально-ответственных лиц;

в ходе проверки требовать от руководства других подразделений необходимые документы, письменные и устные объяснения;