Порядок проведения инвентаризации кассы регулируют:

Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180;

глава 4 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4.

По общему правилу порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год утверждает руководитель юридического лица одновременно с принятием учетной политики (Приложение 15):

как самостоятельный документ или

в виде отдельного раздела в приказе по учетной политике.

В документе указывается, сколько раз в отчетном году и в какие сроки будут проводиться инвентаризации, а также что будет объектом каждой из них.

Порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств, числящихся в балансе филиалов и представительств, иных обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, устанавливает создавшее их юридическое лицо.

Внезапная инвентаризация кассы проводится в сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал. При этом полистно (поштучно) пересчитываются находящиеся в кассе наличные деньги, ценные бумаги, бланки строгой отчетности [6].

Инвентаризация денежных средств проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности - не ранее 1 декабря.

Также инвентаризация кассы проводится:

при купле-продаже активов как имущественных комплексов, при передаче активов организации в аренду (лизинг) и безвозмездное пользование, при передаче активов по решению уполномоченных органов управления - на дату, определенную в соответствующем договоре;

при передаче предприятий как имущественных комплексов - на дату, установленную решением собственников или уполномоченных органов управления;

при смене руководителя и (или) материально ответственного лица (МОЛ) - на день приема-передачи дел;

в случае реорганизации или ликвидации организации - перед составлением разделительного (ликвидационного) баланса, если иное не установлено законодательством.

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме, приведенной в приложении 1 к Инструкции N 180. В нем указываются:

состав инвентаризационной комиссии;

причины проведения инвентаризации;

перечень инвентаризируемых активов и обязательств;

место и сроки проведения инвентаризации (дата начала и окончания);

срок сдачи материалов с результатами инвентаризации в бухгалтерию.

Пример составления приказа на проведение инвентаризации приведен в приложении 16.

Руководитель юридического лица (предприниматель) должен создать условия, которые позволят комиссии провести полную и точную проверку фактического наличия активов в установленные сроки. Все члены комиссии должны быть ознакомлены с правилами проведения инвентаризации.

Инвентаризация кассы проводится при обязательном участии МОЛ (кассиров) и полным составом комиссии. Отсутствие хотя бы одного ее члена при проведении инвентаризации может в дальнейшем послужить основанием для признания ее результатов недействительными [12].

В общем случае процедура инвентаризации денежных средств и документов включает следующие шаги.

1. До начала проверки кассир составляет последний кассовый отчет, в который включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Они должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

2. Если в кассе на момент инвентаризации имеются "незакрытые" платежные ведомости (по которым выдается заработная плата), то выплаченные по ним суммы включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

3. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все ПКО и РКО, приложенные к отчету кассира, с указанием: "До инвентаризации на _________ (дата)". Этот отчет служит бухгалтерии основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

4. Кассир дает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии; вся денежная наличность, поступившая под его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.

5. Данные отчета кассира сверяются с учетным остатком денежных средств в кассе на момент инвентаризации. А учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

6. Проверяется правильность ведения кассовой книги:

проводится арифметический контроль сумм по приходу и расходу;

правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков денег с одной страницы на другую;

своевременность и документальное подтверждение записей в кассовой книге.

7. При инвентаризации кассы также проверяется:

соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе;

целевое использование полученных из банка денег;

соответствие дат совершения кассовых операций и их отражения в приходных и расходных кассовых ордерах;

обоснованность записей в кассовых ордерах;

своевременность возврата в банк остатков денежных средств по депонированной заработной плате;

правильность оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам;

наличие подписи руководителя и главного бухгалтера в незаполненных чеках и их самостоятельное заполнение при получении денег в банке;

наличие фактов хранения чековой книжки вне кассы;

законность проведенных операций с наличными денежными средствами;

соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

8. Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом. При этом к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (под денежными документами понимаются: почтовые марки, марки государственной пошлины, путевки в оздоровительные учреждения и места отдыха, авиа - и железнодорожные билеты и другие документы).

Бланками строгой отчетности являются: бланки товарно-сопроводительных документов, квитанционные книжки, ценные бумаги, бланки всевозможных удостоверений и дипломов, различные абонементы, талоны и т.д.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При значительном количестве купюр составляется опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии.

9. Инвентаризация денежных средств в пути проводится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными выписок, квитанций банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Инвентаризация денег, находящихся на банковских счетах, - путем сверки остатков сумм, числящихся на них, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банков.

10. Фактическое наличие бланков ценных бумаг и бланков строгой отчетности устанавливается по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров бланков, а также по каждому месту хранения, за которое отвечает МОЛ. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату проведения инвентаризации.

Уполномоченные государственные органы в пределах своей компетенции самостоятельно проверяют соблюдение юридическими лицами, подразделениями порядка ведения кассовых операций, расчетов наличными деньгами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь [6].

По итогам инвентаризации комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств согласно приложению 17 к Инструкции N 180. Акт составляется в 2 экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и МОЛ (кассиром) и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у МОЛ (кассира).

При смене МОЛ акт инвентаризации составляется в 3 экземплярах: один остается у МОЛ, сдавшего ценности, второй передается МОЛ, принявшему ценности, а третий - в бухгалтерию.

При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в акте инвентаризации указывается сумма недостачи или излишка, а также объясняются обстоятельства их возникновения.

Результаты инвентаризации представляются главным бухгалтером руководителю юридического лица, который принимает решение об оприходовании излишков или взыскании недостач с виновных лиц. В случае обнаружения несоответствия данных бухгалтерского учета и результатов инвентаризации руководитель может назначить контрольную проверку правильности ее проведения. В ней участвуют все члены инвентаризационной комиссии и МОЛ.

Пример оформления акта инвентаризации наличных денежных средств приведен в приложении 17.

Результаты инвентаризации - излишек или недостача - определяется сопоставлением фактических и учетных остатков денежных средств и документов и бланков строгой отчетности.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств и документов в кассе приходуются (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов:

дебет 50-1 - кредит 92-1.

Выявленные излишки бланков документов строгой отчетности отражаются по дебету сч.006 "Бланки строгой отчетности" в условной (номинальной) оценке.

Выявленные недостачи денежных средств и документов отражаются по дебету сч.94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" независимо от того, подлежат ли они отнесению на счета затрат на производство (расходов на реализацию) или на виновных лиц [7].

Суммы обнаруженных недостач по денежным документам и бланкам строгой отчетности возмещаются исходя из их фактической стоимости.

Если виновные лица не установлены или МОЛ отказываются добровольно возмещать ущерб, причиненный организации, то материал по недостаче направляется либо в правоохранительные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела, либо с соблюдением установленных сроков исковой давности в суд для взыскания сумм недостач (хищений) с МОЛ по основаниям, предусмотренным законодательством.

Однако если судом полностью или частично отказано во взыскании данных сумм (к примеру, по причине плохо организованной на предприятии системы учета и хранения материальных ценностей (МЦ), пропуска сроков исковой давности и по другим зависящим от истца причинам), то источником погашения убытков являются собственные средства организации.

Обратим внимание, что документами-основаниями при списании недостач являются: решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц.

Суммы недостач (хищений) не могут быть отнесены в состав внереализационных расходов и потерь из-за отсутствия виновных лиц, если нет постановления правоохранительных органов о прекращении уголовного дела по такому мотиву [10]. Заметим, что при возмещении работником нанесенного организации ущерба личными деньгами дополнительного объекта для обложения налогом на добавленную стоимость не возникает.

Типовые корреспонденции по отражению в учете выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов приведены в таблице 4.

Таблица 4

Обеспечиваем сохранность наличных денег

Для приема, хранения и выдачи наличных денег юридические лица, подразделения и ИП должны иметь кассу.

Касса - это помещение или место приема, выдачи, хранения наличных денег и кассовых документов. Все наличные деньги должны храниться в металлических шкафах или сейфах. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются.

Ключи, печати хранятся у кассиров. Учтенные дубликаты ключей от кассы помещаются в упаковку, исключающую возможность несанкционированного доступа к ним, и хранятся у лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Периодически (не реже одного раза в квартал) проверяется наличие дубликатов ключей. При обнаружении их утраты руководитель юридического лица, подразделения должен немедленно:

сообщить о происшествии в органы внутренних дел;

заменить замок металлического шкафа или сейфа.

Запрещено:

оставлять ключи в замочных скважинах металлических шкафов и сейфов, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты;

хранить в кассе наличные деньги, принятые без КСА или без приходных документов [6].

Сохранность наличных денег в кассе, а также при доставке их из банка (в банк) обеспечивают руководители юридических лиц и подразделений.

Перед открытием кассы, металлических шкафов и сейфов кассир должен:

проверить сохранность печатей, замков, дверей и оконных решеток;

убедиться в исправности охранной, тревожной и пожарной сигнализации (в случае их наличия).

Последовательность действий при обнаружении повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток либо неисправности охранной сигнализации:

кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю юридического лица, подразделения (предпринимателю);

руководитель сообщает о происшествии в Отдел внутренних дел (ОВД) и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников;

после получения разрешения органов внутренних дел руководитель, главный бухгалтер или лица, их замещающие, а также кассир проверяют наличие денежных средств, хранящихся в кассе.

Проверка проводится до начала приема и выдачи наличных денег из кассы. По ее результатам составляется акт произвольной формы. Его подписывают все участвовавшие в проверке лица. Один экземпляр акта передается в ОВД, второй остается у юридического лица, подразделения [12]. По экземпляру акта направляется страховой организации, если имущество было застраховано, и вышестоящей организации при ее наличии.

Вывод: Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в хозяйстве осуществляет руководитель и главный бухгалтер. Он введется в соответствии с Порядком о ведении кассовых операций в РБ. Основным приемом осуществления внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно один раз в месяц. Результаты инвентаризации наличия денежных средств оформляют актом инвентаризации.

3. Совершенствование учета кассовых операций в национальной и иностранной валютах