Управленческий и финансовый учет

Комплексная конфигурация позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый учет.

Основная цель управленческого учета - формирование информации о деятельности компании для внутреннего пользования, т.е. для собственников, руководителей и сотрудников компании.

Финансовый учет ведется для правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете. Он предназначен, в первую очередь, для формирования информации, необходимой для внешних пользователей (инвесторов, кредиторов, налоговых органов).

Из-за разных подходов и требований к ведению управленческого и финансового учета они разделены. Рассмотрим, в чем различие управленческого и финансового учета в данной конфигурации.

Во-первых, финансовый учет -- одновалютный, он ведется только в базовой валюте (рублях). Управленческий учет -- многовалютный, он позволяет вести взаиморасчеты с контрагентами, учитывать стоимости и обороты товаров в разных валютах (для каждого товара может быть установлена своя валюта учета, а для каждого контрагента -- свои валюты кредита поставщика и кредита покупателя). В этом смысле управленческий учет разнообразнее и поэтому гибче, чем финансовый.

Во-вторых, в управленческом учете компания выступает как единый объект учета. Поэтому в управленческом учете взаиморасчеты с контрагентами ведутся по отношению ко всей компании в целом. Аналогично, остатки товаров на складах, учет резервирования товаров, стоимости и обороты партий товаров ведется для всей компании в целом. Финансовый учет ведется в разрезе каждой конкретной фирмы, входящей в компанию.

В-третьих, все хозяйственные операции финансового учета отражаются в бухгалтерском учете. Данные управленческого учета не находят отражения в бухгалтерском учете.

В-четвертых, управленческий учет включает в себя некоторые аспекты учета (резервирование товаров, учет продажной стоимости товаров), которые, по существующему законодательству, не находят отражения в бухгалтерском учете, и поэтому они не ведутся в финансовом учете. С другой стороны, финансовый учет в некоторых случаях требует более детальной аналитики, чем это реально требуется в управленческом учете (например, ведение взаиморасчетов с покупателями в разрезе ставок НДС).

Все документы конфигурации, предназначенные для учета торговых операций, имеют реквизит «Тип учета», который определяет, как этот документ отражается в управленческом и финансовом учете. Реквизит документов «Тип учета» может принимать одно из трех значений:

При создании любого нового торгового документа реквизит «Тип учета» принимает по умолчанию значение «Общ.». Далее, при редактировании документа, пользователь может изменить значение типа учета документа. Однако возможность изменения типа учета документа предоставляется не всем пользователям, а только тем, которым в конфигураторе назначены права доступа «Администратор» или «Менеджер» (в демонстрационной базе такими правами обладают пользователи Гусев, Красина, Пирогов), для других пользователей этот реквизит диалога документа невидим, а потому недоступен

При формировании документов видов «Приходный кассовый ордер для торг. опер.», «Расходный кассовый ордер для торг. опер.», «Счет-фактура» в режиме ввод на основании, тип учета этих документов наследуется от документа-основания. Например, если выписана расходная накладная с типом учета «Упр.», то документ «Счет-фактура», выписанный на основании такой расходной накладной, тоже будет иметь тип учета «Упр.».

Реквизит «Тип учета» документов отображается в формах только тех видов торговых документов, для которых изменение типа учета имеет физический смысл. Например, документы «Доверенность», «Счет», «Снятие товаров с резерва», «Платежное поручение», «Ввод остатков товаров», «Перемещение», «Списание» вообще не имеют в своих диалоговых формах реквизита «Тип учета», т. к. для этих документов изменение типа учета не имеет смысла.

Для торговых документов, где есть возможность изменения типа учета документа, использование различных значений типа учета зависит от смысла оформляемой хозяйственной операции, которая определяется самим пользователем при оформлении документа. Например, покупатель принес 9000 руб. наличными в оплату за купленные товары. По управленческому учету момент взаиморасчетов произошел в день оплаты, поэтому следует оформить приходный кассовый ордер (тип учета «Упр.») от этого контрагента на сумму 9000 руб., однако по финансовому учету необходимо разбить эту сумму и оформить три приходных кассовых ордера (тип учета «Фин.») на три разные даты по 3000 руб. соответственно.

Если нет необходимости в ведении управленческого учета, то можно вообще отключить ведение этого типа учета. Для этого константе «Метод расчета себестоимости управленческого учета» надо установить пустое значение (очистить). В этом случае остается учет остатков товаров на складах и учет резервирования товаров, однако, партионный учет товаров и учет взаиморасчетов с контрагентами по управленческому учету вестись не будет. Отключение управленческого учета позволит несколько сократить время проведения документов и уменьшит требуемый размер дискового пространства для хранения базы данных. При отключении управленческого учета реквизит «Тип учета» в документах становится невидимым, т.к. изменение типа учета документов в данном случае теряет смысл.

Если нет необходимости в ведении финансового учета, то можно отключить ведение финансового учета для конкретной фирмы. Для этого надо реквизиту «Метод расчета себестоимости» для выбранной фирмы в справочнике «Фирмы» установить пустое значение (очистить). Отключение финансового учета позволит несколько сократить время проведения документов. При отключении финансового учета реквизит «Тип учета» в документах становится невидимым, т.к. изменение типа учета документа в данном случае теряет смысл.

Все реализованные в конфигурации журналы документов включают в себя документы всех типов учета, однако, существует специальный журнал финансовых документов, в котором отображаются только документы, участвующие в финансовом учете, т.е. документы, тип учета которых имеет значение «Фин.» или «Общ.».

Структура реализованных в конфигурации отчетов по торговой деятельности отражает наличие управленческого и финансового учета. В большинстве случаев отчеты имеют аналоги по управленческому и финансовому учету. Например, управленческие отчеты «Взаиморасчеты» и «Партии товаров» имеют одноименные финансовые аналоги.

Конфигурация позволяет различать для целей торгового учета и отражения в бухгалтерии следующие виды товаров:

собственные товары (приобретенные по договору купли-продажи);

товары, взятые на реализацию (по договору комиссии);

товары, переданные на реализацию (по договору комиссии).

Такое разделение обусловлено различными методами отражения таких товаров в бухгалтерском учете.

В Комплексной конфигурации принято следующее правило: собственные товары могут без ограничений продаваться и выдаваться на реализацию, а товары, взятые на реализацию, могут только продаваться.

При продаже товаров принято правило списания партий (при методе списания ФИФО или ЛИФО): сначала списываются партии собственных товаров, затем -- товаров, взятых на реализацию.

Товары, взятые (выданные) на реализацию, учитываются раздельно по комитентам (комиссионерам). Раздельный учет по комитентам позволяет определять момент возникновения задолженности при реализации товаров конкретного комитента (сама задолженность формируется автоматически в момент продажи товара, взятого на реализацию). Раздельный учет по комиссионерам служит средством контроля полноты расчетов за взятый на комиссию товар.

Несмотря на раздельный учет, обеспечиваемый конфигурацией, внешне работа с товарами поддерживается в предельно простой форме. Так, собственные товары и товары, взятые на реализацию могут быть оформлены единой накладной (если постановка бухгалтерского учета в организации допускает это). Отличия проявятся лишь при отражении операции отпуска товаров покупателю в бухгалтерии: для товаров разных категорий будут сформированы проводки по разным схемам.

Продажа наборов товаров

Режим предварительного проведения расходных накладных

В случае использования автоматизированной торговой системы в сетевом режиме, когда расходные накладные оформляются одновременно на нескольких рабочих местах, могут возникать конфликтные ситуации, связанные с дефицитом товара на складе.

Опишем данную ситуацию. Допустим с первого рабочего места менеджер выписывает клиенту товар А, причем, на момент ввода товара в накладную товар на складе имеется. Менеджер первого рабочего места продолжает работать с клиентом и вносит в накладную другие позиции. В это время на втором рабочем месте другой менеджер тоже оформляет расходную накладную и вносит туда товар А, причем забирая весь существующий остаток данного товара. Если второй менеджер первым проведет свою накладную, то накладная первого менеджера уже не проведется, т. к. товар А на складе уже кончился. Для исправления ситуации первому менеджеру придется извиняться перед клиентом, объяснять ему, что кто-то успел купить товар первым и удалять из накладной строку с товаром А.

Для решения данной проблемы в конфигурации реализован режим предварительного проведения расходных накладных. Предварительное проведение накладной означает, что накладная проводится только по регистру остатков товаров, записывая за собой набранные в документ товары. Учет партий товаров, учет взаиморасчетов и т.п. в этом случае не выполняется. Предварительное проведение накладной выполняется по времени гораздо быстрее полного проведения, кроме того, в процессе оформления документа можно несколько раз выполнять предварительное проведение, при этом накладная каждый раз перепроводится в точке актуальности, записывая за собой набранные в документ товары. После того, как накладная полностью оформлена, следует выполнить полное проведение документа.

Используя режим предварительного проведения расходной накладной описанная выше ситуация могла бы выглядеть следующим образом. Менеджер на первом рабочем месте выписывает клиенту товар А, который пока есть на складе. После этого выполняется предварительное проведение накладной, и менеджер продолжает работать с клиентом и вносит в накладную другие позиции. В это время на втором рабочем месте другой менеджер тоже оформляет расходную накладную и вносит туда товар А, он видит существующий остаток данного товара и следовательно может вписать в документ только имеющееся количество. В данном случае накладные проведутся окончательно без проблем, связанных с тем, что товар закончился.

Режим предварительного проведения расходной накладной доступен только для накладных, дата которых совпадает с датой Точки актуальности (ТА). Т. е. режим предназначен только для оформления текущих документов в реальном времени. Кроме того, данный режим доступен только для новых, не проведенных или предварительно проведенных накладных. Полностью проведенные накладные можно только полностью перепровести, или сначала снять их с проведения, а потом можно выполнять предварительное проведение.

Для выполнения предварительного проведения в форме расходной накладной имеется специальная кнопка «Предв. пров». Документ, который предварительно проведен, отмечается в журнале «Расходные накладные» специальной пиктограммой. Кроме того, в форме предварительно проведенной накладной красным цветом отображается предупреждающая строка «Проведен предварительно».

Нужно отметить, что накладные, которые предварительно проведены, при групповом перепроведении документов (например, при восстановлении последовательности или при смещении ТА назад вперед) будут проведены полностью. Таким образом, если сделка не состоялась, а накладная была предварительно проведена, пользователю следует интерактивно удалить данный документ или снять его с проведения. Для работы с предварительно проведенными накладными удобно пользоваться журналом «Расходные накладные», в котором эти документы отмечаются специальной пиктограммой.

«Скользящий» учет отгрузок и оплаты