Проверка производственных запасов жилищно-коммунального предприятия и оценка эффективности их использования, направления совершенствования

Инвентаризация производственных запасов предусматривает их сплошной подсчет в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» в натуральном и стоимостном выражении, производимый специально назначаемой комиссией. Факты свидетельствуют о том, что в тех организациях, где инвентаризация проводится несвоевременно и недоброкачественно, недостачи и хищения своевременно не устанавливаются и не обеспечивается достоверность бухгалтерских балансов и другой отчетности. Это имеет место потому, что в большинстве случаев инвентаризационные описи в организации не анализируются и не используются их данные для выполнения контрольной функции в обеспечении сохранности материальных ценностей и денежных средств. Поэтому при планировании инвентаризационной работы следует исходить из того, что в процессе ее осуществления необходимо не только вскрывать недостатки и нарушения, но и добиваться их устранения, помогать руководителям всех уровней менеджмента находить правильные решения в обеспечении сохранности производственных запасов КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ». Координация действий при подготовке и проведении инвентаризаций специалистами контрольно-ревизионных отделов, работниками бухгалтерского учета, ревизионными комиссиями КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» обеспечивает всестороннюю проверку наличия и сохранности производственных запасов во всех структурных звеньях организации. Правильность, полнота и своевременность проведения инвентаризации производственных запасов являются необходимыми условиями, обеспечивающими их сохранность и соответствие данных учета фактическому наличию.

В последние годы инвентаризация все активнее заявляет о себе как универсальный способ обеспечения сохранности производственных запасов. Это объясняется, во-первых, возрастающим значением экономического контроля в подъеме экономики Республики Беларусь, в обеспечении экономии и бережливости материальных ресурсов, ликвидации бесхозяйственности. А также, во-вторых, тем, что теоретические исследования в этой области в стране стали более целенаправленными и конкретными. Поэтому следует соблюдать сроки проведения инвентаризаций, а материалы каждого проведенного переучета имущества тщательно анализировать. В КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» мы рекомендуем контролировать:

- достоверность и качество инвентаризационных описей (по формальным признакам, с арифметической точки зрения, по правильности цен, по существу показателей описи);

- выполнение планов инвентаризаций и контрольных инвентаризаций, качества проведенных переучетов, как в процессе прохождения инвентаризации, так и после ее окончания до открытия помещений, где хранятся производственные запасы. При этом анализируется выполнение годового плана инвентаризаций в целом, а также по кварталам и отдельным объектам (местам хранения), изучаются соблюдение сроков и ритмичности, устанавливаются причины непроведения инвентаризаций;

- анализируется качество подбора составов инвентаризационных комиссий, участие в инвентаризациях должностных лиц (руководителя, главного бухгалтера), других специалистов организации, охват контрольными проверками проведенных инвентаризации.

В КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» имеется контрольно-ревизионный отдел, поэтому необходимо проанализировать результаты работы работающих в нем ревизоров-инвентаризаторов. При анализе рассчитываются: средние затраты времени в днях (часах) на одну инвентаризацию в целом по организации и по типам проинвентаризированных объектов (склады, кладовые и т.д.); среднее количество инвентаризаций, приходящихся на одного ревизора-инвентаризатора; средние размеры выявленных и погашенных недостач. Все это позволяет разработать конкретные предложения по совершенствованию деятельности специалистов контроля и улучшению инвентаризационной работы в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ».

Большинство недостач производственных запасов является следствием несвоевременного и недоброкачественного проведения инвентаризаций.

Наиболее типичные недостатки, установленные при проведении инвентаризаций производственных запасов КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ», нами сгруппированы по следующим признакам:

- несоблюдение сроков и низкое качество проведения инвентаризаций;

- некомпетентный и не полный состав инвентаризационной комиссии;

- низкая квалификация председателя инвентаризационной комиссии и ее членов;

- отсутствие внезапности в проведении инвентаризаций;

- неучастие руководителей и главных бухгалтеров в проведении инвентаризаций;

- не проведение выборочных контрольных проверок качества инвентаризаций;

- проведение инвентаризации осуществляется со слов материально ответственного лица либо путем переписывания остатков производственных запасов из предыдущей инвентаризационной описи или из учетных регистров;

- не проведение проверок качества инвентаризационных описей, как по содержанию, так и с точки зрения правильности их оформления;

- незнание работниками бухгалтерии и ревизорами специальных приемов и способов проверки достоверности инвентаризационных описей и данных бухгалтерского учета;

- выявленные недостачи не всегда документируются и не выводятся суммы материального ущерба по каждому их факту;

- наблюдается ведомственная заинтересованность в сокрытии фактов недостач производственных запасов.

Учитывая большой удельный вес нарушений, связанных с искажением цен, руководящие работники КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» должны периодически, например, при посещении объектов, лично проводить проверку правильности цен и принимать меры к устранению выявленных нарушений. Поэтому, отражая в акте ревизии результаты проверки цен, ревизор должен указывать количество проверенных объектов, по скольким из них выявлены нарушения цен по наименованиям производственных запасов, общую сумму завышения или занижения цен, конкретные факты обмана покупателей, меры, принятые в процессе ревизии к лицам, виновным в нарушениях.

Наряду с проверкой инвентаризационной описи в бухгалтерии, до выведения результатов инвентаризаций, необходимо осуществить работу по проверке правильности и соответствия книжных (учетных) остатков ценностей, выведенных в отчете материально ответственного лица и в регистрах бухгалтерского учета на дату проведенной инвентаризации. Прежде всего, в бухгалтерии КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» необходимо проверить и обработать поступивший от материально ответственного лица отчет с приложенными к нему документами на дату инвентаризации и его данные занести в учетные регистры. Затем в этих регистрах подсчитывают итоги и выводят остатки ценностей, которые сличают с остатками, выведенными материально ответственным лицом в своём отчете.

По производственным запасам, учитываемым в количественно - суммовом выражении, кроме того, производится сверка их остатков по сведениям бухгалтерского учета с данными складского учета по всем наименованиям ценностей. Результаты такой поименной сверки ценностей оформляются актом. При обнаружении расхождений между данными бухгалтерского учета и показателями отчета материально ответственного лица, а также складского учета, необходимо установить их причины, найти ошибки и внести соответствующие исправления, и тем самым привести остатки ценностей в полное соответствие между собой.

Важно при приеме материалов документальной ревизии от ревизора дать качественную оценку этим документам. При оценке эффективности ревизии следует установить: соблюдены ли требования к организации и проведению проверки; соответствует ли оформление результатов ревизии установленным инструкцией правилам; не содержит ли акт ревизии не подтвержденных документами описаний якобы нарушений; сделаны ли ревизором на основе акта ревизии конкретные выводы и предложения, предусматривающие устранение вскрытых недостатков и нарушений, а также принятие мер воздействия к виновным лицам, реализованы ли эти предложения в практической деятельности проверенной организации; определен ли размер материального вреда, причиненного недостачами, возмещен ли этот ущерб; раскрыты ли условия и обстоятельства, способствовавшие возникновению в организации недостач и хищений.

При характеристике принимаемого от ревизора акта документальной ревизии необходимо оценить полноту и качество проведенных в процессе ревизии инвентаризаций материальных ценностей. Мы рекомендуем к ревизии составлять в качестве приложения «Ведомость о проведенных и не проведенных инвентаризациях производственных запасов во время ревизии», в котором бы обобщались результаты проведенных и не проведенных во время ревизии инвентаризациях ценностей. Форма предлагаемой нами ведомости содержит такие графы:

- наименование объекта (места хранения), в котором проводилась сплошная инвентаризация ценностей в период ревизии, его местонахождение и адрес;

- фамилия, имя и отчество материально ответственного лица;

- дата, с которой материально ответственное лицо работает в должности;

- по состоянию на какую дату была проведена предыдущая инвентаризация;

- дата предоставления материально ответственному лицу отпуска с передачей ценностей другому лицу;

- по состоянию на какую дату была проведена инвентаризация в процессе документальной ревизии;

- кто проводил контрольную проверку правильности инвентаризации, проведенной в ходе ревизии: дата; должность, фамилия, имя и отчество;

- остатки ценностей у материально ответственного лица по данным бухгалтерского учета на дату инвентаризации, проведенной в ходе ревизии производственных запасов;

- фактические остатки ценностей по данным инвентаризационной описи, составленной в процессе доку ментальной ревизии производственных запасов;

- результат инвентаризации, проведенной в ходе документальной ревизии: недостача (производственные запасы); излишки (производственные запасы);

- сумма возмещенного материального ущерба в период документальной ревизии;

- причины, по которым инвентаризации в ходе документальной ревизии не проводились.

Располагая информацией, представленной в предлагаемой нами ведомости, руководитель вышестоящей организации, назначивший документальную ревизию, а также начальник контрольно-ревизионной службы имеют возможность установить в количественном выражении охват инвентаризациями во время документальной ревизии остатков производственных запасов по всем материально ответственным лицам.

С целью выявления фактов приписок в инвентаризационной описи, составленной во время документальной ревизии, по КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ», в котором ценности учитываются в количественном и стоимостном выражении, ревизору следует использовать прием контрольного сличения остатков, сущность которого заключается в том, что к остатку конкретного вида производственных запасов, указанному в предыдущей инвентаризационной описи, прибавляют количество этих же производственных запасов, поступившее по документам в период до последней инвентаризации, проведенной во время документальной ревизии, и вычитают сумму документированного расхода указанных производственных запасов за этот же период. Полученный остаток будет максимально возможным по проверяемым производственным запасам на момент проведения последней инвентаризации. В том случае, когда исчисленный максимально возможный остаток производственных запасов будет меньше остатка, указанного в инвентаризационной описи по результатам инвентаризации, проведенной в ходе ревизии, то это будет свидетельствовать о приписке этих производственных запасов при проведении последней инвентаризации. Контрольное сличение применяется также для контроля качества инвентаризации в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ». Однако в этом случае рассчитанный остаток определяется без учета отпущенного контролируемого производственного запаса из склада. Поэтому, если рассчитанный максимально возможный остаток в этой ситуации меньше записанного в инвентаризационной описи, то это значит, либо допущены ошибки при инвентаризации, либо имеются злоупотребления с проверяемыми производственными запасами. Чтобы получить достоверные результаты, контрольное сличение ревизору следует проводить не только в разрезе наименований производственных запасов по количеству, но обязательно и по размерам, сортам, цене остатков производственных запасов. Лишь данные такого сличения могут служить основанием для вывода о возможных приписках в инвентаризационной описи не имеющегося в остатке производственных запасов.

2.3 Проверка состояния бухгалтерского учета производственных запасов жилищно-коммунального предприятия, направления ее совершенствования

Проверка производственных запасов рассматривается обычно как основная часть проверки на тех предприятиях, где их сумма является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение количества или оценки данных по производственным запасам мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние на определение себестоимости реализованной продукции), так и на балансе в целом.

В ходе проверки необходимо установить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки производственных запасов. Для этого сличают остатки по каждому виду производственных запасов на одну и ту же дату по данным аналитического учета с остатками по синтетическому учету 10 «Материалы», Главной книги и бухгалтерского баланса.

При этом проверяющий составляет вспомогательную ведомость (таблица 2.1).

Таблица 2.1 - Проверка достоверности остатков производственных запасов по счету 10 «Материалы» в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» на 1.01.2011 г., млн р.

Сальдо по счету 10	Отклонения данных, +, -
В балансе по стр.211	В главной книге	В оборотно-сальдовой ведомости	Согл. сводным данным (сч.10)	Отклонения баланса от	Главной книги от	Книги от сводных данных
				Гл. книги	В оборотно-сальдовой ведомости	Сводных данных	В оборотно-сальдовой ведомости	Сводных данных
354	354	354	354	-	-	-	-	-	-

Сальдо по счету 10 «Материалы» на 1 января 2011 года в балансе, в Главной книге, в книге по сч. 10 «Материалы», согласно сводным данным учета одинаково.

При наличии расхождений следует проверить реальность и документальную обоснованность отклонения по каждому виду производственных запасов. Такие расхождения могут быть следствием запущенности учета производственных запасов, либо результатом злоупотреблений.

Отсутствие объективной информации о состоянии и стоимостной оценке производственных запасов негативно отражается на финансовом состоянии организации, поскольку, во-первых, администрация организации не имеет возможности точно планировать деятельность организации, во-вторых, искажаются показатели финансового состояния КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ», и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности организации, в-третьих, происходит искажение сумм налогов.

Тщательной проверке подлежит состояние работы по приемке и отпуску производственных запасов на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого в процессе проверки проводится фактический контроль приема и отпуска отдельных видов производственных запасов.

В частности, присутствуя при приемке тех или иных производственных запасов, контролирующая группа установила, как соблюдается установленный порядок приемки продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, недостач материальных ценностей в пути, правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших ценностей, производится ли их биркование, метка.

В ходе данной проверки в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» было установлено, что при заведении карточки складского учет на запчасти, содержащие драгоценные металлы, сведения о содержании драгоценных металлов в карточку не заносятся.

При проверке отпуска отдельных видов производственных запасов выявляется наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состояние складского учета КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ», так как при его запущенности создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений.

Для этого проверяющий КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» ознакомился с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверил: наличие в достаточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета производственных запасов; правильность их заполнения и ведения по хранимым ценностям; своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движении производственных запасов; правильность и своевременность проведения их инвентаризаций, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

Далее проверяющий проводится проверка полноты оприходования и правильности оценки покупных производственных запасов.

На данном этапе проверки выясняется соблюдается ли в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» порядок выдачи доверенностей на получение производственных запасов и отчетности по их использованию. При этом проверяется ведение в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» журнала учета выдачи доверенностей по типовой форме; соблюдается ли установленный порядок отчетности за полученные доверенности; выдаются ли доверенности только работникам данного предприятия, отчитавшимся по предыдущим доверенностям; на какой срок выдаются доверенности (как правило, они должны выдаваться на срок не более 15 дней или в исключительных случаях при систематическом получении материала -- на месяц); возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истечения срока их действия; сдает ли доверенное лицо после получения ценностей документы о выполнении поручений и о сдаче на склад материальных ценностей. Тщательно проверяют соблюдение порядка хранения книжек доверенностей и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бухгалтера КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ».

Далее проверяется правильность заключения договоров, по которым приобретаются производственные запасы в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ».

Одновременно проверяется согласованность записей между синтетическим и аналитическим учетом по балансовым счетам и субсчетам, по которым учитывают производственные запасы.

Для того чтобы проверить правильность оприходования производственных запасов, проверяющий КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» использует следующие документы: сопроводительные документы поставщиков приложенные к отчетам материально ответственных лиц товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлыки, качественные удостоверения, приемные квитанции и прочие, зависящие от вида груза, его упаковки и способа доставки.

От правильной организации и постановки синтетического и аналитического учета зависит правильность оценки производственных запасов. Следовательно, в ходе проверки, прежде всего, проверяется правильность учета на счете 10 "Материалы" в разрезе субсчетов и по каждому наименованию производственных запасов в зависимости от их потребительских свойств. Затем проверяется присвоение производственным запасам номенклатурного номера в зависимости от их потребительских свойств и их запись в первичных документах и складском учете.

Далее на основании первичных документов проверяется правильность отражения в учете покупной стоимости производственных запасов и транспортно-заготовительных расходов.

Поскольку наибольший удельный вес в составе себестоимости занимают транспортные расходы, особенно тщательно проверяется их отражение в договоре. При проверке документов, по которым они оплачены или начислены, выясняют, не превышают ли они действующих тарифов на перевозку грузов и правильно ли они присоединены к тем группам и отдельным наименованиям товарно-материальных ценностей, за которые произведена или начислена оплата.

На следующем этапе перейдем к проверке совершенных операций по отпуску производственных запасов в производство. Для такой проверки используем накопительные ведомости по расходу производственных запасов со складов, составляемые на основе расходных документов

Проведенный выборочный контроль записей в учетных регистрах по счетам 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и сопоставление его с данными первичных расходных документов свидетельствует о правильности схем корреспонденции счетов по списанию производственных запасов со склада.

Проверяя расходные документы на отпуск производственных запасов в производство (требования на отпуск, акты-требования на замену материалов, на дополнительный отпуск, др.) сопоставим отпущение ценностей с установленными лимитами и проведем встречную проверку документов, находящихся на складе и в подразделениях. Одновременно внимательно проанализируем данные складского учета после отпуска производственных запасов.

Как завершающий этап проверки использования производственных запасов в производстве проведем проверку установления обоснованности списания отклонений в стоимости материалов на оказание услуг. Для этого проанализируем данные ведомости учета производственных запасов. Поскольку показатели этой ведомости проверены при выполнении контрольных процедур по оприходованию производственных запасов, то здесь ограничимся только оценкой техники расчета отклонений, проверкой правильности подсчета среднего процента отклонений и списания отклонений по направлениям расхода материалов, включая остаток их на складе.

Кроме отпуска материалов в производство проверим, как производится отпуск материалов на сторону. При этом проверяются: перечень должностных лиц (с образцами их подписей), имеющих право давать разрешение на отпуск производственных запасов на сторону; перечень материально-ответственных лиц и образцы их подписей; образцы документов в заполненном виде, предусмотренные для отпуска производственных запасов для целей субъекта хозяйствования и на сторону; порядок и сроки сдачи указанных документов в бухгалтерию для дальнейшей обработки (выписка из графика документооборота и технологической обработки документов). По данному направлению проверки недостатков установлено не было.

3. АНАЛИЗ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

3.1 Методика анализа производственных запасов предприятия, направления её совершенствования

Необходимым условием выполнения планов по производству продукции, оптимизации ее себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» сырьем и материалами необходимого ассортимента и качества.

Рост потребности КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» в материальных ресурсах может быть удовлетворен экстенсивным путем (приобретением или изготовлением большего количества материалов и энергии) или интенсивным (более экономным использованием имеющихся запасов в процессе производства продукции).

Первый путь ведет к росту удельных материальных затрат на единицу продукции, хотя себестоимость ее может при этом и снизится за счет увеличения объема производства и уменьшения доли постоянных затрат. Второй путь обеспечивает сокращение удельного веса материальных затрат и снижение себестоимости единицы продукция. Экономное использование сырья, материалов и энергии равнозначно увеличению производства мороженого.

Источниками информации для анализа производственных запасов являются:

бухгалтерский баланс форма №1 (приложения А, Б);

отчёт о прибылях и убытках (приложение В);

данные экономического отдела о плановых величинах производственных запасов;

данные отдела материально - технического снабжения производственных запасов;

данные аналитического учёта об остатках производственных запасов на складах и их фактическое поступление за год (материальный отчет);

данные о нормативе запасов, одновременной их потребности (экономический отдел);

данные о производственных материальных затратах.

Анализу производственных запасов уделили внимание следующие авторы: Ермолович Л.Л. [4], Савицкая Г.В. [47], Стражев В.И. [6] и др. В дипломной работе рассмотрим методику анализа производственных запасов, предложенную Ермолович Л.Л. [4].

Анализ производственных запасов начинается с изучения обеспеченности ими организации с целью оценки оптимальности запасов. Оптимальность производственных запасов призвана выявить резервы снижения средств, отвлеченных на их формирование, привести структуру находящихся на складах производственных запасов в соответствие со структурой спроса со стороны производства и с реализацией личных и неиспользуемых материалов.

Соответствие сформированных запасов спросу на них со стороны производства означает взаимоувязку производства и его снабжения, исключающее отвлечение оборотных средств в излишние запасы. Поэтому при анализе, в первую очередь, определяется потребность в остатках производственных запасов в соответствии с производственной программой и для бесперебойной работы организации с учётом интервала поставок, создание страхового и подготовительных запасов. Изучая остатки производственных запасов, первоначально сравнивается потребность, рассчитанная по данным планово - экономического отдела, с потребностью, рассчитанной по плану материально-технического снабжения. В основе определения величины производственных запасов при формировании как планов материально - технического снабжения, так и планов производства планово - экономическими отделами должен лежать единый критерий.

Далее необходимо оценить фактический уровень обеспеченности производственными запасами исходя из плана службы и фактического поступления.

Анализ ритмичности формирования производственных запасов, под которой понимается точное соблюдение планов снабжения (месячных, декадных и других). Ритмичность характеризует уровень организации системы снабжения и влияет на экономические показатели хозяйственной деятельности филиала в целом. Существуют различные методы оценки ритмичности формирования запасов, основными из которых является оценка ритмичности снабжения на основе стоимостной оценки абсолютных и расчёта относительных показателей (по удельным весам). В обоих случаях в расчет берутся фактические данные, но не выше плановых. Затем итог зачетной величины относится к плановому объему и получается коэффициент ритмичности.

На эффективность использования производственных запасов оказывает влияние соответствие их величины фактическим потребностям, на что, в свою очередь, влияет наличие на складе неиспользуемых материалов.

Для выявления наличия на складах неиспользуемых производственных запасов следует проанализировать производственные запасы по времени их нахождение на складах на определённую дату. Определяется вероятность использования в производстве запасов в зависимости от срока хранения.

Значительные резервы в экономии оборотных средств могут быть достигнуты при доведении величины поставок до планового уровня и обеспечении ритмичных поставок производственных запасов. Для этого необходимо определить влияние ритмичности поставок производственных запасов на отвлечение средств в сверхплановые запасы в организации.

Показатели «оборачиваемость» и «длительность одного оборота производственных запасов» характеризуют использование оборотного производительного капитала. От использования последнего зависит величина отвлекаемых из процесса производства производственных ресурсов. Поэтому при анализе в первую очередь определяется показатель характеризующий, какой величиной производственных запасов обеспечивается тот или иной объем реализованных услуг:

Епз = , (3.1)

где Епз - ёмкость производственных запасов в выручке от реализации услуг;

ПЗср - средние остатки производственных запасов;

Вр - выручка от реализации услуг.

Для формирования показаний эффективности использования производственных запасов применяются следующие основные факторы:

1) изменение необходимого количества запасов в днях, в том числе за счет изменение текущего, страхового и подготовительного запасов;

2) изменение потребности в производственных запасах.

Основными показателями, характеризующими мобильность использования производственных запасов, являются: [4, с.74]

1) среднегодовая оборачиваемость производственных запасов:

Опз = , (3.2)

где ПЗср - средние остатки производственных запасов;

Вр - выручка от реализации услуг;

Опз - среднегодовая оборачиваемость производственных запасов.

Показатель отражает количество оборотов производственных запасов в среднем за год.

2) длительность одного оборота в днях производственных запасов:

Дпз = 365 х = 365 х Опз, (3.3)

где ПЗср - средние остатки производственных запасов;

Вр - выручка от реализации услуг;

Опз - среднегодовая оборачиваемость производственных запасов;

Дпз - длительность одного оборота в днях производственных запасов.

Годовая выручка от реализации услуг берётся за вычетом налогов и платежей из выручки в сопоставимых ценах.

При расчете показателей оборачиваемости производственных запасов, исчисляемых по реализации услуг существует несопоставимость показателей реализации услуг и остатков производственных запасов, так как реализация исчисляется в текущих ценах, а среднее (среднегодовые) остатки производственных запасов отражаются в балансе и принимаются в расчёт по себестоимости.

Для пересчета остатков производственных запасов в сопоставимые условия с выручкой от реализации использует коэффициент изменения цены отчётного периода по сравнению со средне годовой ценой базисного (К1).

К1 = Jоn, (3.4)

где Jоn - сводный индекс цен производителей за период «n» по сравнению с базисным.

Пересчёт остатков производственных запасов в действующие цены без налогов вычитаемых из реализации производится с помощью коэффициента (К2):

К2 = , (3.5)

где Вр без налогов - выручка от реализации услуг без налогов;

Вр с налогом - выручка от реализации услуг с учетом налогов.

Эти два коэффициента позволяют обеспечить сопоставимость показателей реализации и остатков производственных запасов по балансу:

ПЗср = К1 х К2 (3.6)

Расчет влияния факторов на длительность оборота производственных запасов проводится приёмом цепных подстановок. Для этого необходимо рассчитать условный показатель длительности оборота (Дзп усл):

Дзп усл = , (3.7)

где ПЗсрф - средние фактические остатки производственных запасов;

Вр пл - плановая выручка от реализации услуг.

Влияние средних остатков производственных запасов:

? Д(ПЗср) = Дзп усл - Дзп пл, (3.8)

где Дзп усл - длительность оборота условная;

Дзп пл - длительность оборота плановая.

Влияние изменения выручки от реализации услуг:

? Д(Вр) = Дзп ф - Дзп усл, (3.9)

где Дзп усл - длительность оборота условная;

Дзп ф - длительность оборота фактическая.

Изучение изменения нормы производственных запасов и однодневной потребности в запасах по всем наименованиям производственных запасов способствует изучению их влиянию на среднегодовые остатки по изучаемым наименованиям.

Форма зависимости изменения норм производственных запасов в днях и изменение однодневной потребности от величины производственных запасов имеет вид:

ПЗ = НПЗ х ОППЗ, (3.10)

где НПЗ - изменения норм производственных запасов в днях;

ОППЗ - изменение однодневной потребности;

П3 - величина производственных запасов.

Расчёт влияния изменения норм запасов в днях на величину производственных запасов производится по формуле:

? ПЗ(НПЗ) = (НПЗф - НПЗпл ) х ОППЗф, (3.11)

где НПЗф - изменения норм производственных запасов в днях фактически;

НПЗпл - изменения норм производственных запасов в днях план;

ОППЗф - изменение однодневной потребности фактически.

Расчёт влияния применения однодневной потребности производственных запасов:

? ПЗ(ОППЗ) = (ОППЗф - ОППЗпл) х НПЗпл (3.12)

где НПЗпл - изменения норм производственных запасов в днях план;

ОППЗф - изменение однодневной потребности фактически;

ОППЗпл - изменение однодневной потребности план.

Дальнейший анализ направлен на изучение влияния на величину нормы запасов в днях изменения текущего запаса, страхового и подготовительного запасов.

Размер влияния текущего, страхового и подготовительного запасов (в днях) на величину запасов оборотных средств будет соответствовать отклонениям фактических уровней каждого из запасов от плановой их величины.

Алгоритм влияния этих факторов можно представить в следующем виде:

а) за счет изменения величины текущего запаса:

? НПЗ(ТЗ) = ТЗф - ТЗпл, (3.13)

где ТЗф - отклонение фактического уровня каждого из запасов фактически;

ТЗпл - отклонение фактического уровня каждого из запасов план.

б) за счет изменения величины страхового запаса:

НПЗ(ТЗ)=СЗф- СЗпл (3.14)

где СЗф - изменение страхового запаса фактически;

СЗпл - изменение страхового запаса план.

в) за счет изменения величины подготовительного запаса:

НПЗ(ПЗ) = ПЗф - ПЗпл, (3.15)

где ПЗф - изменение подготовительного запаса фактически;

ПЗпл - изменение подготовительного запаса план.

Путем умножения изменения текущего, страхового и подготовительного запасов в днях на однодневную потребность определяется влияние на изменение общей величины производственных запасов.

Скорость оборота складских запасов показывает, как часто в году средний складской запас оборачивается, т.е. использовался (расходовался) и заменялся:

Кс об ск з = (3.16)

где МЗ - используемый материал (материальные затраты)

СКЗср - средний складской запас материалов;

Кс.об.ск.з - скорость оборота складских запасов.

Средняя длительность хранения производственных запасов на складе:

Кс дл х = , (3.17)

где Кср дл х - средняя длительность хранения производственных запасов на складе;

Кс об ск з - скорость оборота складских запасов.

Для расчета влияния факторов на оборачиваемость производственных запасов рассчитываем условный показатель:

ОПЗусл= , (3.18)

где Вр ф - выручка от реализации фактически;

ПЗср пл - средние производственные запасы плановые.

Тогда, влияние выручки от реализации в сопоставимых ценах составляет:

Опз(Вр) = Опз усл - Опз пл, (3.19)

где Опз усл - оборачиваемость производственных запасов условная;

Опз пл - оборачиваемость производственных запасов плановая.

Влияние среднегодовых остатков производственных запасов:

?Опз(ПЗср) = Опз ф - Опз усл, (3.20)

где Опз усл - оборачиваемость производственных запасов условная;

Опз ф - оборачиваемость производственных запасов фактическая.

Все вышеперечисленные показатели необходимы для анализа состава и эффективности использования производственных запасов.

Поскольку жилищно-коммунальные предприятия осуществляют деятельность по ремонту фасадов, кровли, внутренним помещениям, производят отделочные, штукатурные работы, занимаются благоустройством территорий, то в начале современной методики производственных запасов можно обратиться к статье Т. В. Воронченко, которая предлагаетследующее: методика управления запасами управления запасами предусматривает широкое применение количественных методов и построение моделей их движения. Согласно предложенной методике на начальном этапе процесса управления запасами должны рассматриваться основные типы запасов, причины их хранения и расходы, связанные с ними. Затем в рамках разработки генерального бюджета предприятия должна быть произведена классификация запасов по критерию их значимости, а в процессе их общего анализа основное внимание должно быть уделено методам управления запасами и построению на их базе оптимального размера заказа. Детальный анализ запасов по типам на основе оборачиваемости позволит выявить проблемы области, касающиеся запасов на различных стадиях производства, принять управленческие решения по оптимизации их величины и структуры. В составе запасов необходимо выделить материалы, незавершенное производство и оказанные услуги. Включение компонентов в ту или иную группу зависит от конкретного предприятия.

К причинам поддержания запасов можно отнести:

- обеспечение достаточного количества для удовлетворения предполагаемого спроса;

- поглощение колебаний спроса и производства;

- обеспечение буфера между процессами производства;

- получение скидок за закупки крупными партиями;

- предотвращение сезонных колебаний в использовании и спросе;

- обеспечение эффективного и бесперебойного производства;

- в качестве необходимой части производства;

- как намеренная инвестиционная политика в период инфляции.

Запасы представляют собой вложения предприятия вне зависимости от того, являются они результатом финансовой политики предприятия или нет. Как и любое другое вложение, расходы, связанные с запасами, должны соотноситься с соответствующими доходами или экономической выгодой для предприятия. С этой целью расходы необходимо идентифицировать и классифицировать, для чего предполагается выделить три вида запасов, связанных с:

- хранением запасов;

- выполнением заказа;

- недостатком запасов.

Основной целью контроля за запасами является поддержание такого уровня, при котором затраты сведены к минимуму. Эта цель достигается путем установления двух факторов: размера и времени заказа. Перед рассмотрением моделей, которые отвечают на указанные вопросы, следует определить типы запасов. С этой целью целесообразно применить метод «АВС-анализа», который позволяет разделить запасы на категории по степени важности для предприятия. В основе анализа лежит так называемое правило 20-80, согласно которому на 20% запасов приходится 80% продаж (закупок). При использовании ЛВС-анализа для контроля за запасами по уровню закупок виды распределяются по группам в порядке убывания их общей стоимости приобретения.

Для целей управления запасы должны подвергаться наибольшему анализу, наблюдению и контролю, поскольку именно на эту категорию приходится наибольшая доля инвестированного капитала. Для этих запасов следует применять расчет оптимального размера заказа.

При проведении АВС-анализа и принятии на его основе управленческих решений необходимо помнить о двух важных аспектах, являющихся слабыми сторонами этого анализа.

I. Критерий важности. Часто в качестве критерия выбирается уровень закупок или продаж ввиду несложности получения данных для анализа, однако он не является оптимальным. Критерий следует выбирать, основываясь на решении, которое необходимо принять. Например, если руководство принимает решение об инвестициях в запасы, то подходит критерий по уровню продаж или общей стоимости закупок, но когда решение касается способности предприятия удовлетворять заказы покупателей без задержек, то лучше выбрать другой критерий, например группировки запасов в соответствии с графиком оказания услуг.

2. Запасы определенной категории. После определения ключевых видов запасов необходимо выработать эффективные механизмы контроля за ними. Они разрабатываются в разрезе двух видов деятельности: закупок и хранения запасов.

Современная методология анализа и управления запасами нуждается в пересмотре понятийного аппарата, который должен предусмотреть определенную базовую терминологию, применяемую для построения моделей анализа и управления запасами:

- время обработки заказа (цикл заказа) -- период времени в днях, неделях, месяцах и т.д. от момента размещения заказало момента, когда материалы получены и могут быть использованы;

- коэффициент спроса -- количество запасов, требуемое отделом реализации, производства и т.д. в неделю, месяц или год;

- оптимальный размер заказа (Economic Order Quantity - EOQ) - расчетное количество единиц в заказе, которое минимизирует общие расходы по выполнению заказа и хранению запасов;

- физические запасы -- количество запасов, находящихся на балансе предприятия (на складе и т.д.) в данный момент времени;

- минимальный (резервный) уровень запасов - поправка или резерв запасов для покрытия последствий ошибок в оценке времени обработки заказа или коэффициента спроса во время обработки заказа;

- максимальный уровень запасов -- верхняя граница уровня запасов, используемая как индикатор чрезмерного повышения уровня запасов;

- момент размещения заказа -- уровень запасов, при котором следует разместить новые заказы на закупку. Этот показатель зависит от длительности цикла и от коэффициента спроса во время цикла заказа;

- размер (количество единиц) заказа -- размер нового заказа на закупку. В некоторых системах контроля за запасами этот показатель соответствует оптимальному размеру заказа EOQ, в других он отличается количественно. В зарубежной практике применяются две базовые системы контроля за запасами, возможные к использованию российскими предприятиями:

система момента повторного заказа (система двух лотов);

система периодической инвентаризации (система постоянного цикла). Система момента повторного заказа (система двух лотов) характеризуется тем, что:

- размер заказа всегда заранее рассчитывается по формуле EOQ, исходя из предполагаемого спроса, расходов на размещение заказа и расходов на хранение запасов;

- момент размещения заказа заранее определяется для всех типов запасов, и достижение его не приводит к повторному заказу;

- когда уровень запасов опускается до определенного уровня, отсылается повторный заказ;

- размер повторного заказа всегда равен оптимальному размеру заказа;

- название «два лота» происходит от простейшего метода управления, согласно которому запасы делятся на две части (два лота).

Предложенная методика анализа и управления запасами отличается следующими преимуществами:

- момент повторного заказа всегда приводит систему в действие по отношению к размещению повторного заказа, максимальная и минимальная точки являются уровнями, предупреждающими о потенциальной опасности;

- момент повторного заказа рассчитан так, что даже при самых неблагоприятных обстоятельствах запасы будут заменены вовремя; минимальный уровень рассчитан так, что руководство предупреждено о повышенном спросе и об использовании буферных запасов;

- максимальный уровень рассчитан таким образом, что руководство будет предупреждено о заниженном спросе и о возможности роста уровня запасов;

- в компьютеризированных системах поправки будут вводиться автоматически с отражением текущих условий и прогнозов на будущее.

Система периодической инвентаризации (система постоянного цикла) характеризуется тем, что:

- уровень запасов всех видов проверяется через фиксированные интервалы;

- повторные заказы размещаются по мере необходимости;

- размер повторного заказа является заранее рассчитанным EOQ, а определяется на основе прогноза спроса текущего уровня запасов и цикла заказа;

- размер повторного заказа меняется при постоянном периоде между заказами [11, с. 33-39].

3.2 Анализ состояния производственных запасов предприятия

На основании данных Бухгалтерского баланса за 2009-2010 гг. (приложения А, Б) определим оборачиваемость производственных запасов на складе КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» (таблица 3.1).

Таблица 3.1 - Оборачиваемость складских запасов в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» за 2009-2010 гг.

Показатель	2009 г.	2010 г.	Отклонение (+,-)
1. Материальные затраты, млн р.	79	71	89,9
2. Средние остатки производственных запасов, млн р.	116,5	211,5	95,0
3. Коэффициент оборачиваемости (стр.1:ст.2)	0,678	0,336	-0,342
4. Длительность хранения производственных запасов на складе, дн. (365 : стр.3)	538	1086	548

Как видно из данных таблицы 3.1 в 2010 году длительность хранения запасов на складе на 548 дней больше, чем в 2009 году, что оказало отрицательное влияние на эффективность использования производственных запасов. Если учесть, что среднедостаточный запас материалов в 2009 году составил 0,3 млн р. (116,5 : 365), а в 2010 г. - 0,6 млн р. (211,5 : 365), то замедление оборачиваемости производственных запасов привело к росту их привлечения в исследуемое предприятие в сумме 150,8 млн р.

Анализ показателей использования производственных запасов в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» показал, что в 2010 году оборачиваемость производственных запасов замедлилась в два раза по сравнению с 2009 годом и не достигла треть одного оборота.

На основании данных бухгалтерского баланса за 2010 г. рассмотрим источники финансирования запасов и их обеспеченность собственными оборотными средствами (таблица 3.2).

производственный запасы жилищный коммунальный

Таблица 3.2 - Источники финансирования запасов и их обеспеченность собственными оборотными средствами КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» в 2010 г., млн р.

Показатели	На 1.01.10 г.	На 1.01.11 г.	Отклонения (+. -)
	Сумма млн р.	уд. вес, %	Сумма млн р.	уд. вес, %	Сумма млн р.	уд. вес, %
Запасы и затраты, всего, в т.ч. сформированные за счет	109	100	320	100	211	х
1. Краткосрочных кредитов банков	-	-	-	-	-	-
2. Собственных средств	-	-	-	-	-	-
3. Кредиторской задолженности	109	100	320	100	211	-

Как видно из таблицы 3.2 все производственные запасы сформированы за счет кредиторской задолженности, которая увеличилась в 2010 г. на 211 млн р.

Проведем анализ обеспеченности организации важнейшими видами материалов в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Анализ обеспеченности важнейшими видами материалов в КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» за 2010 г.

Материал	Потребность по плану, млн р.	Фактическое поступление, млн р.	Отклонение от плана	Обеспеченность, %
			недостаток	превышение
Цемент	3,9	4,1		0,2	105,1
Штукатурка	5,1	5,0	-0,1		98,0
Краска	7,8	7,6	-0,2		97,4
Рубероид	4,9	4,5	-0,4		91,8
Итого	21,7	21,2	-0,7	0,2	97,7

Как видно из таблицы 3.3 КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» в 2010 году было обеспечено важнейшими видами материалов на 97,7%, в том числе недостаток от плановой потребности составил по штукатурке - на 2%, краске - на 2,6%, рубероиду - на 8,2% и превышение было по цементу на 5,1% или на 0,2 млн р.

3.3 Оценка эффективности использования производственных запасов

На основании формы №2 «Отчет о прибылях и убытках» за 2009-2010 гг., и формы №1 бухгалтерского баланса (приложения А, Б, В) рассчитаем показатели, характеризующие использование производственных запасов в табл. 3.4.

Таблица 3.4 - Показатели эффективности производственных запасов КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» за 2009-2010 гг.

Показатели	2009 г.	2010 г.	Отклонение (+,-)	Темп изменения, %
1. Выручка от реализации продукции (работ, услуг) без налогов, млн р.	302	197	-105	65,2
2. Выручка от реализации продукции (работ, услуг) с налогами из выручки, млн р.	356	230	-126	64,6
3. Коэффициент соотношения выручки брутто к выручки нетто (стр. 1 : стр. 2 )	0,848	0,857	0,009	-
4. Среднегодовые остатки производственных запасов, млн р.	116,5	211,5	95,0	181,5
5. Среднегодовая оборачиваемость производственных запасов, раз	2,59	1,03	-1,56	-
6. Длительность одного оборота в днях	138,9	386,5	247,6	-
7. Емкость производственных запасов в выручке от реализации (стр.6 : стр.3), р.	0,4	1,1	0,7	в 2,8 раз

Как свидетельствуют данные таблицы 3.3, в 2010 году по сравнению с 2009 годом среднегодовая оборачиваемость производственных запасов уменьшилась на 1,56 раза, при этом длительность одного оборота возросла на 247,6 дня, что является отрицательным моментом в работе организации.

На основании данных бухгалтерского баланса за 2010 год (приложение А) оценим изменение остатков производственных запасов и их долевое участие в имуществе КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» в 2010 году (таблица 3.5).

Таблица 3.5 - Изменение остатков производственных запасов и их долевое участие в имуществе КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» в 2010 г., млн р.

Показатели	На 1.01.2010 г.	На 1.01.2011 г.	Отклонения (+, -)
1. Оборотные активы, млн р., в т.ч.	1035	2205	1170
1.1. Запасы и затраты, млн р.	109	354	245
2. Активы, млн р.	16304	26216	9912
3. Долевое участие запасов и затрат, в т.ч.
3.1. Оборотных активов, %	10,5	16,1	5,6
3.2. Активах всего, %	0,7	1,4	0,7

Как показывают данные таблицы 3.5 сумма запасов и затрат возросли на конец 2010 года на 245 млн р., при этом их удельный вес в оборотных активах и в активах возрос на 5,6% и 0,7% соответственно, что является положительным моментом в работе организации.

На основании данных формы №2 «Отчет о прибылях и убытках» за 2009-2010 гг. (приложение В) оценим влияние факторов на изменение материалоотдачи, материалоемкость материальных затрат (таблицы 3.6, 3.7).

Таблица 3.6 - Расчет влияния факторов на изменение материалоотдачи КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» за 2009-2010 гг.

Показатели	2009 г.	2010 г.	Отклонение (+,-)	Скорректированный показатель	Расчет влияния факторов
1. Выручка от реализации, млн р.	356	230	-126	230	2,911 - 4,506 = -1,595
2. Материальные затраты, млн р.	79	71	-8	79	3,239 - 2,911 = 0,328
3. Материалоотдача, р.	4,506	3,239	-1,267	2,911	0,328 - 1,595 = -1,267

По данным таблицы 3.6 видно, что в 2010 году по сравнению с аналогичным периодом 2009 года по КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» материалоотдача сократилась на 1,267 р., в том числе:

- за счет снижения выручки от реализации оказанных услуг на 126 млн р. материалоотдача сократилась на 1,595 р.;

- за счет снижения материальных затрат на 8 млн р. материалоотдача возросла на 0,328 р.

Таблица 3.7 - Расчет влияния факторов на изменение материалоемкости КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» за 2009-2010 гг.

Показатели	2009 г.	2010 г.	Отклонение (+,-)	Скорректированный показатель	Расчет влияния факторов
1. Выручка от реализации, млн р.	356	230	-126	230	0,343 - 0,222 = 0,121
2. Материальные затраты, млн р.	79	71	-8	79	0,309 - 0,343 = -0,034
3. Материалоемкость, р.	0,222	0,309	0,087	0,343	0,121 - 0,034 = 0,087

По данным таблицы 3.7 видно, что в 2010 году по сравнению с аналогичным периодом 2009 года по КПУП «Гомельское городское ГПО ЖКХ» материалоемкость возросла на 0,087 р., в том числе:

- за счет снижения выручки от реализации на 126 млн р. материалоемкость увеличилась на 0,121 р.;

- за счет снижения материальных затрат на 8 млн р. материалоемкость сократилась на 0,034 р.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Важнейшей задачей проверки производственных запасов является оценка обеспечения сохранности запасов на всех этапах их движения от приемки у поставщиков и организаций транспорта до их последующего их использования. В процессе проверки проверяют: условия хранения запасов и соблюдение нормативов запасов; состояние складских помещений и их охраны; соблюдение правил приемки запасов; полноту и своевременность оприходования и законность списания в расход запасов; организацию материальной ответственности, складского учета и контроля за ценами; обоснованность документами записей операций с производственными запасами в учетных регистрах и достоверность отчетности.