Вопросы, связанные с контролем за денежными средствами, денежными документами, бланками документов строгой отчетности, а также их учетом в организациях, не теряют своей актуальности.

С целью контроля за денежной наличностью в организациях проводится внутренний и внешний аудит, а также инвентаризация кассы. Общий порядок инвентаризации имущества и финансовых обязательств, а также оформления результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 [10].

В ряде случаев осуществляются так называемые внезапные ревизии, например, при смене кассиров или по другим причинам. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. Внезапная ревизия кассы осуществляется с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их суммы и обстоятельства возникновения.

Наличные денежные средства и денежные документы отражаются на субсчетах счета 50 "Касса":

1 "Касса организации";

2 "Операционная касса";

3 "Денежные документы" [13].

Учет движения каждой наличной иностранной валюты осуществляется на соответствующих субсчетах, открытых к счету 50 "Касса".

При проверке следует обратить особое внимание на первичные документы, которые должны соответствовать унифицированным формам Госкомстата России, поскольку, как показывает практика аудита, в них часто допускаются ошибки, непонятные исправления (намеренные или ненамеренные).

Для проверки денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также движения средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению, необходимо проанализировать данные учета по счету 55 "Специальные счета в банках" и его субсчетам:

1 "Аккредитивы";

2 "Чековые книжки";

3 "Депозитные счета" и др.

Проверки требует организация аналитического учета по всем субсчетам, открытым к счету 55 "Специальные счета в банках". Кроме того, в филиалах, представительствах и иных структурных подразделениях организаций, которые выделены на отдельный баланс и которым открыты текущие счета в кредитных организациях для осуществления текущих расходов (оплата труда, отдельные хозяйственные расходы, командировочные суммы и т.п.), следует обратить внимание на отдельный субсчет к счету 55 "Специальные счета в банках" по движению указанных средств [15].

Денежные средства (переводы) в валюте Российской Федерации и иностранных валютах в пути, т.е. денежные суммы (преимущественно выручка от продажи товаров организаций, осуществляющих торговую деятельность), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению, отражаются на счете 57 "Переводы в пути".

К разделу "Денежные средства" Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций отнесен счет 58 "Финансовые вложения" с соответствующими субсчетами. Инвентаризация этого счета осуществляется согласно общим правилам, приведенным в Методических указаниях.

В процессе инвентаризации сравниваются фактическое наличие бланков документов строгой отчетности и учетные данные в Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Например, при проверках нередко выявляется, что опись подписана не всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, не совпадают даты в двух экземплярах актов и описей, имеются помарки. Необходимо помнить, что один экземпляр описи должен быть передан в бухгалтерию организации, а второй - остаться у материально ответственного лица, которое принимает ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение. Если материально ответственные лица сменяются, то опись составляется в трех экземплярах: один передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности, второй - материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности, третий - в бухгалтерию.

Сверяются также результаты инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе организации, и указанных в акте инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) . Достоверность данных учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, проверяется инвентаризационной комиссией путем пересчета.

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами используется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17) . К форме N ИНВ-17 прилагается справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Акт по форме N ИНВ-17 составляется на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. При этом в обязательном порядке один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у комиссии.

Для документирования процедуры инвентаризации необходимо заполнить не только формы, отражающие ее результаты, но и проверить, соответствуют ли формы первичной учетной документации унифицированным формам, утвержденным Постановлением N 88.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации:

N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";

N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";

N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами".

Кроме того, действуют общие формы:

N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций";

N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

Для учета кассовых операций применяются следующие первичные документы:

N КО-1 "Приходный кассовый ордер";

N КО-2 "Расходный кассовый ордер";

N КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

N КО-4 "Кассовая книга";

N КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".

В соответствии со ст.238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается, в частности, реальное уменьшение наличного имущества работодателя. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ), за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами, когда на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба (ст.242 ТК РФ). Случаи полной материальной ответственности предусмотрены ст.243 ТК РФ.

Сумма недостач денежных средств, взыскиваемая с виновного работника, отражается по кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Заключение