Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ИП МИХЕЕВ А.Г.

1.1 Экономическая характеристика ИП Михеев А.Г.

1.2 Характеристика учетного аппарата ИП Михеев А.Г.

1.3 Характеристика формы бухгалтерского учета, применяемой в организации ИП Михеев А.Г.

1.4 Характеристика применяемых в организации бухгалтерских

компьютерных программ и справочных консультационных систем

2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ СОТРУДНИКОВ

2.1 Особенности оформления служебных командировок на предприятии

2.2 Бухгалтерский учет командировочных расходов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяется достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

В подотчет выдаются деньги для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам. В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются кассовые операции, операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

Ввиду того, что налоговые и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Цель работы: рассмотреть порядок учета командировочных расходов. Задачи, которые необходимо при этом решить:

- охарактеризовать исследуемую организацию, ее учетный аппарат, формы и методы ведения учета;

- раскрыть учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам.

Объект исследования - предприятие ИП Михеев А.Г.

Предмет исследования учет командировочных расходов на предприятии ИП Махеев А.Г.

Методологической основой написания отчета по практике являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ИП МИХЕЕВ А.Г.

бухгалтерский учет командировка

1.1 Экономическая характеристика ИП Михеев А.Г.

Магазин ИП Михеев А.Г. в городе Альметьевск открыт с целью обеспечить жителей города непродовольственными товарами (одеждой).

Юридический адрес: 423400, Ленина 5.

Организационно-правовая форма магазина - ИП.

Основной целью магазина ИП Михеев А.Г. является получение прибыли от выручки.

Основными видами деятельности торгового предприятия является:

1. Организация торговли и ремонта одежды;

2. Закупка и продажа товара.

Магазин обслуживает контингент покупателей с различным уровнем дохода. В основном магазин ориентирован на покупателей со средним уровня дохода. Торговая организация имеет очень удобное место расположение в центре города, рядом находятся школы, поликлиника, сбербанк, кафе, сеть магазинов. Это говорит о том что, в нём всегда будут покупатели.

Источником финансирования ИП Михеев А.Г. является собственный капитал. Площадь помещения вместе со складом включает 100 мІ.

Организационная структура магазина представлена на рис. 1.1.1.

Организационная структура магазина ИП Михеев А.Г. является простейшей линейно-функциональной. Сущность линейно-функциональной структуры управления состоит в том, что управляющие воздействия на объект могут передаваться только одним доминантным лицом - руководителем, который получает официальную информацию только от своих, непосредственно ему подчиненных лиц, принимает решения по всем вопросам, относящимся к руководимой им части объекта, и несет ответственность за его работу перед вышестоящим руководителем.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.1.1. Организационная структура магазина ИП Михеев А.Г.

Управленческий персонал предприятия состоит из работников, обеспечивающих организацию торгово-технологическим и трудовым процессом. Штат сотрудников насчитывает 25 человек: заведующих, бухгалтеров, старших продавцов, товароведов, водителей, фасовщиц, уборщиц, экспедиторов, грузчиков, продавцов. Учет осуществляет главный бухгалтер; следит за состоянием товара, сроками реализации, годности, а производит уценку и списание испортившихся товаров товаровед.

Директор осуществляет оперативное руководство деятельностью ИП Михеев А.Г.

Заместитель директора по коммерческой работе организует коммерческую деятельность ИП Михеев А.Г.

Заместитель директора по общим вопросам обеспечивает материально-техническое снабжение ИП Михеев А.Г., функционирование транспорта.

Отдел маркетинга занимается планированием, организацией и контролем рекламной деятельности ИП Михеев А.Г.

Структура управления организации представляет собой состав управленческих подразделений и их взаимосвязи. Для управления организацией создан аппарат управления, который подразделяется на отдельные, но взаимосвязанные органы, каждый из них выполняет определенный комплекс операций и процедур, т.е. осуществляет функции управления.

Товаровед выполняет основные функции в области коммерческой работы и организации торговли. Товаровед организует доставку товаров в магазин, внедряет современные методы продажи товаров и т.д. В подчинении у товароведа находятся заведующими отделами.

Заведующие товарными отделами организуют работу своих отделов, следят за поддержанием товарных запасов на определенном уровне, составляют заявки на завоз товаров, принимают товары по количеству и качеству, обеспечивают сохранность товарно-материальных ценностей, выполняют другие функции, связанные с работой отделов.

Менеджер по связям с общественностью планирует, координирует и контролирует работу по обучению и развитию персонала в ИП.

Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия ИП Михеев А.Г. представлены в таблице 1.1.1.

Таблица 1.1.1

Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия ИП Михеев А.Г., (тыс. руб.)

Показатели	2008 г	2009 г	2010 г
		Факт	Темп роста 2008/ 2009	Факт	Темп роста 2009/2010
1. Объем реализации в сопоставимых ценах	256549	257471	1,00	257855	1,01
2. Прибыль от реализации продукции и выполненных работ	162	186	1,15	208	1,28
3. Себестоимость	256387	257285	1,00	257647	1,01
4. Прибыль от выполненных работ	52	76	1,46	83	1,60
5. Рентабельность продаж, %	0,06	0,07	-	0,08	-
6. Рентабельность продукции, %	0,06	0,07	-	0,08	-
7. Средняя заработная плата	15	15,5	1,03	15,5	1,03

В деятельности ИП Михеев А.Г., согласно таблицы 1.1.1, можно проследить незначительный рост объема реализации в 2010 г., как и в предыдущих годах.

При этом прибыль выросла на 28% в 2010 году, рентабельность продаж составила 0,08%.

Характеристика учетного аппарата ИП Михеев А.Г.

Численность персонала бухгалтерии ИП Михеев А.Г. составляет 6 человек. Структура всех подразделений бухгалтерии представлена на рис. 1.2.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.2.1. Структура подразделений бухгалтерии ИП Михеев А.Г.

Учетный процесс в ИП Михеев А.Г. организует главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю организации. При формировании учетной политики главный бухгалтер определяет структуру бухгалтерской службы и уровни подчиненности.

Формы бухгалтерской отчетности, как внешней, так и внутренней, также разрабатываются главным бухгалтером и утверждаются в приказе по учетной политике. Организация бухгалтерского учета на предприятии ИП Михеев А.Г. - это система построения учетного процесса, который слагается из следующих основных элементов:

1) первичный учет;

2) регистры бухгалтерского учета;

3) документооборот;

4) инвентаризация;

5) отчетность.

Управленческие и бухгалтерские кадры имеющие высшее образование, составляют 4 человека, остальные окончили курсы повышения квалификации в системе «1С-Бухгалтерия».

Согласно закону «О бухгалтерском учете», ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Бухгалтерский учет ведется с помощью балансовых счетов (или счетов бухгалтерского учета).

В таблице 1.2.1 представлен рабочий план счетов ИП Михеев А.Г.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета ИП Михеев А.Г. составляется на основе установленного Министерством финансов РФ Плана счетов, применяемого на территории РФ.

Таблица 1.2.1

Рабочий план счетов ИП Михеев А.Г.

Раздел	Наименование счета	Номер
Основные средства	Основные средства	01
	Амортизация основных средств	02
Производственные запасы	Материалы	10
	НДС по приобретенным ценностям	19
Затраты на производство	Основное производство	20
Готовая продукция	Товары	41
Денежные средства	Расходы на продажу	44
	Касса	50
	Расчетный счет	51
Расчеты	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	60
	Расчеты по кредитам и займам	66
	Расчеты по налогам и сборам	68
	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению	69
	Расчеты по оплате труда	70
	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	76
Капитал	Уставный капитал	80
	Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	84
Финансовые результаты	Продажи	90
	Прибыли и убытки	99

Применение упрощенной формы бухгалтерского учета предусматривает использование малыми предприятиями рабочего Плана счетов, включающего в себя меньшее количество синтетических счетов по сравнению с типовым Планом счетов бухгалтерского учета.

Для малых предприятий Типовыми рекомендациями предлагается использовать рабочий План счетов.

Чтобы отразить в бухгалтерском учете все хозяйственные операции, связанные с изменением активов и обязательств, на предприятии применяют систему счетов бухгалтерского учета, или счетный план (план счетов), который разработан и утвержден Минфином РФ, представленный синтетическими счетами (счетами первого порядка) и открываемыми к ним субсчетами (счетами второго порядка). На синтетических счетах отражаются обобщенные данные об активах и обязательствах организации. Синтетические счета детализируются по каждому виду активов, обязательств и процессов, называются аналитическими. Субсчет является промежуточным учетным звеном между синтетическим счетом и аналитическими счетами. Порядок ведения аналитического учета на предприятии установлен исходя из Инструкции к Плану счетов, ПБУ, методических указаний и других нормативных актов Минфина.

В бухгалтерском учете применяется журнально-ордерная форма учета.

Применение на предприятии ИП Михеев А.Г. единой журнально-ордерной формы регулируется письмом Минфина России от 24.07.92 № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях» [6], а также соответствующими отраслевыми указаниями, разработанными министерствами и ведомствами для предприятий соответствующих отраслей.

Учет ведется по ведомости №10 «Движение товарно-материальных ценностей». Кроме того, данная форма ведения бухгалтерского учета широко используется в программных продуктах [7, c.43].

Бухгалтерский учёт исполнения смет расходов осуществляется по журнально-ордерной форме. Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

Таким образом, первичным звеном бухгалтерского учета ИП Михеев А.Г. является бухгалтерия. Бухгалтерия - самостоятельная структурная единица организации и не является входящей в состав какого-либо другого организационного подразделения.

1.3 Характеристика формы бухгалтерского учета, применяемой в организации ИП Михеев А.Г.

ИП Михеев А.Г отчитывается по упрощенной системе налогообложения, тем самым, имея большие возможности для упрощения учета, которые имеют малые предприятия (МП) и организации, перешедшей на упрощенную систему налогообложения.

Применение упрощенной формы бухгалтерского учета предусматривает использование малыми предприятиями рабочего Плана счетов, включающего в себя меньшее количество синтетических счетов по сравнению с типовым Планом счетов бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет в ИП Михеев А.Г. организован с применением компьютерных технологий обработки учетной информации. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной автоматизированной форме учета, на основе программного обеспечения 1С: Бухгалтерия.

В вопросах организации бухгалтерского учета малые предприятия должны руководствоваться Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и действующими Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ).

Формы первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21. 11. 96 № 129-ФЗ обязывает принимать к учету первичные документы, если они составлены по установленной форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете в регламентируется графиком. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График устанавливает рациональный документооборот, то есть предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, минимальный срок по нахождению в подразделении или у исполнителя.

Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых предприятий предусматривает использование всего двух видов учетных регистров:

- в виде Книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (далее - Книга);

- в виде ведомостей учета по формам № В-1 - № В-9.

На предприятии ИП Михеев А.Г. не используются формы первичных учетных документов, а так же форм внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены типовые формы.

При выборе методов оценки активов и обязательств ИП Михеев А.Г. руководствуется принципами, сформулированными в ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете» [1]:

1) оценка имущества и обязательств производится организацией для их отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении;

2) оценка:

а) имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку;

б) имущества, полученного безвозмездно, ѕ по рыночной стоимости на дату оприходования;

в) имущества, произведенного в самой организации, ѕ по стоимости его изготовления;

3) начисление амортизации основных средств и нематериальных активов производится независимо от результатов хозяйственной деятельности организации в отчетном периоде;

4) применение других методов оценки, в том числе путем резервирования, допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета.

Книга по форме № К-1 является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Форма Книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности представлена на следующей странице.

Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.

ИП ведет Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице Книги записывается количество содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на предприятии, а также оттиском печати предприятия.

Книга открывается записями сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются. В графе 3 «Содержание операций» записывается месяц, и затем в хронологической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца.

При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их формирования.

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда работников и по уплате налога на доходы физических лиц в бюджет ИП ведет также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

По окончании месяца в Книге подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе 4. После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов по счетам за месяц выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца.

При большом количестве операций в месяц малые предприятия могут применять дополнительно другие учетные регистры.

Таким образом, выявленные суммы по дебету каждого счета суммируются, и их общий итог должен быть равен общей сумме оборотов по кредиту счетов.

1.4 Характеристика применяемых в организации бухгалтерских компьютерных программ и справочных консультационных систем

ИП Михеев А.Г. осуществляет ведение бухгалтерского учета в программе

1С: Бухгалтерии 7.7.

Сохраняя методологическое наследие «1С: Бухгалтерии 7.7», восьмая версия имеет множество существенных преимуществ:

1. Реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Есть возможность использовать общие списки товаров, статей затрат, контрагентов и т.д., что избавляет от необходимости двойного ввода информации и позволяет поддерживать полную консолидацию учета.

2. Упрощенная система налогообложения. Учет по упрощенной системе налогообложения (УСН) реализован на отдельном плане счетов. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.

3. Введен отдельный план счетов налогового учета. Упрощена сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, что важно для обеспечения требований ПБУ 18/02 «Расчеты по налогу на прибыль». В новой конфигурации автоматизирован учет издержек обращения, учет косвенных расходов (метод «Директ костинг»), а также операция списания затрат.

4. Введен партионный учет. Существенно повышается гибкость ведения учета в рамках ПБУ 5/01 «Учет МПЗ». В новой программе можно применять различные оценки МПЗ при их выбытии, такие как ФИФО, ЛИФО и по средней стоимости, независимо для бухгалтерского и налогового учета одной или нескольких организаций.

5. Реализован опциональный аналитический учет по местам хранения. По складам может вестись количественный или количественно-суммовой учет. В первом случае оценка МПЗ для целей бухгалтерского и налогового учета не зависит от того, с какого склада они получены. Существенно расширены возможности настройки пользователями отчетов. Впервые в программе «1С» содержится интерактивный построитель отчетов, который позволяет формировать любые пользовательские отчеты без участия программиста.

Таким образом, в настоящее время существует несколько десятков относительно широко известных программных продуктов, но без преувеличения можно сказать, что программное обеспечение фирмы «1С», предназначенное для автоматизации разных видов учета - бухгалтерского, складского, торгового и др. Является самым распространенным и популярным на территории России и СНГ.

2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ СОТРУДНИКОВ

2.1 Особенности оформления служебных командировок на предприятии

Выдача наличных денег производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными документами.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды осуществляется на срок не более 30 календарных дней.

Установлена сумма средств, выданных в подотчет на хозяйственные расходы, в размере не более 20 - кратного минимального размера оплаты труда.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:

квитанцию к приходному ордеру;

накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг);

счет-фактуру.

Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать следующие реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;

должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;

штамп (печать) продавца (исполнителя или организации).

Счет-фактура должна отвечать требованиям положений ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

Иные документы при покупках за наличный расчет организаций (договоры купли-продажи и т.п.) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

При покупках за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы:

кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);

товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию по форме, приведенной в Приказе № БГ-3-08/379.

Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается. Но к авансовому отчету водителя организации прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля без товарного чека. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [9, c.73].

Под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Условием, обязательным для включения в трудовой договор, является, в том числе, и место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором [2].

В Положении о командировках отдельно оговорено, что поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер. Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений [2].

Направлять в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних [2].

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними [5].

Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

К договорам гражданско-правового характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг [4, с.128]. В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

покупкой материально-производственных запасов;

осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

подготовкой и повышением квалификации работников;

участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

другими аналогичными нуждами.

Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. К числу таких документов относятся:

приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а) (приложение 1);

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а) (приложение 2);

командировочное удостоверение (форма Т-10) (приложение 3) [7].

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. В связи с этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте [5].

В ходе налоговой проверки инспекторы досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию за командировочными. Организация обязана ему оплатить [2, с.81]:

стоимость проезда;

расходы по найму жилья;

суточные;

При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются [5].

иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [2].

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

При направлении работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

Cрок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Таким образом, не существует никаких ограничений на срок командировки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Суточные возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размеры суточных определяются локальным нормативным актом организации [6].

Если работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. При этом вопрос о целесообразности такого ежедневного возвращения в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом [6].

Независимо от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом предприятия, не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. В полном объеме не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения и другие расходы, связанные с командировкой.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке [3, с.296].

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей [6].

За время нахождения в пути работнику, направляемому в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ и при проезде по территории иностранного государства.

Таким образом, эти положения должны быть закреплены в локальных актах организации, что будет служить основанием для их принятия в целях налогообложения.

Суточные выплачиваются по следующему правилу:

при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Так же для расчетов с работниками по командировочным расходам организации используют корпоративные карты. Корпоративные карты оформляют на имена тех сотрудников, которым приходится ездить в командировки.

Денежные средства с корпоративных карт можно снимать как в рублях, так и в иностранной валюте.

Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках».

Основаниями для списания средств с подотчетного лица, осуществляющего расчеты с использованием расчетных банковских карт, являются наличие слипов и выписок банка по данному счету.

Рекомендуется проверять остаток счетов банковских карт по каждому подотчетному лицу в соответствии с представленными подтверждающими документами.

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда,

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы,

воздушным транспортом - в салоне экономического класса, либо первого класса, при условии, что возмещаются такие расходы в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов [5];

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда,

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения,

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта [5].

При оплате проезда по железной дороге используются специальные бланки строгой отчетности для оформления расчетов за железнодорожные услуги с населением предприятиями Министерства путей сообщения РФ:

проездной документ АСУ «Экспресс»;

багажная квитанция формы № ЛУ-12бр;

катушечный билет основной для оформления проезда в поездах пригородного сообщения формы № ЛУ-97пко;

катушечный билет дополнительный для оформления проезда в поездах пригородного сообщения формы № ЛУ-97пкд.

В стоимость железнодорожного билета включаются дополнительные услуги (сервисные сборы, плата за пользование постельными принадлежностями), которые могут быть полностью учтены в целях налогообложения прибыли. Как уже отмечалось, командированному сотруднику оплачиваются расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. При этом если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования [5].

В целях учета местом командировки понимается именно населенный пункт, в который командирован сотрудник, а не здание или место. Поэтому затраты по проезду в метро от вокзала к зданию организации, куда были командированы сотрудники, расположенному в этом же городе не принимаются для целей налогообложения. Такие расходы должны включаться в суточные, выплачиваемые работнику.

Еще один фактор, на который обращает налоговая инспекция свое внимание, это обоснованность расходов. Скажем, если сотрудник может добраться до места командировки прямым поездом, а вместо этого покупает билеты на самолет через транзитный аэропорт, такие расходы связаны с налоговыми рисками.

Если работник, завершив все дела, по договоренности с администрацией остается в месте командировки на несколько дней за свой счет, обратный проезд может быть оплачен организацией при официальном продлении срока командировки.

Командированным за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса, а также по билету I класса, в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Кроме указанных расходов командированный работник имеет право на возмещение:

расходов на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

расходов на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

расходов в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.) [8].

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц [3, с.268].

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и «расчетного часа», принятого в гостинице.

У каждого работника во время командировки должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работникам необходимо ориентироваться на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание. Эти пределы стоимости могут быть зафиксированы в локальных актах, таких как приказ по организации, либо записаны в коллективном договоре.

При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Это может быть гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности».

Документ, оформленный по форме, должен содержать:

наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

фамилию, имя, отчество потребителя;

сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

цену номера (места в номере);

другие необходимые данные по усмотрению исполнителя [9].

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности, отпечатанный типографским способом не ранее 2008 года. Бухгалтеру чаще всего приходится иметь дело с бланком строгой отчетности «Счет» (формы № 3-Г, или № З-Гм), который заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов. Счета могут оформляться ручным или механизированным способом, один из экземпляров выдается командированному работнику. В счете фиксируется оплата за весь период проживания.

Если работник досрочно выезжает из гостиницы, то на экземплярах счета делается отметка о произведенном возврате ему части денежных средств.

Суммы НДС, указанные в бланках строгой отчетности, установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящихся в служебной командировке, являются основанием для принятия НДС к налоговому вычету. Требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме № 12-Г «Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг», тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

Бронирование номера в гостинице относится к дополнительным услугам, оказываемым гостиницей. То есть суммы затрат по бронированию номера подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Расходы на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами оплачиваются работниками за счет личных средств.