Особенности проведения инвентаризации в бюджетных организациях

Классификация источников финансирования дефицита бюджета состоит из 2 групп:

1) Источники внутреннего финансирования дефицита бюджета;

2) Источники внешнего финансирования дефицита бюджета.

Классификация операций сектора государственного управления предусматривает трехзначные коды. Состоит из следующих групп:

1) Операции с доходами (код 100), т.е. это операции, увеличивающие средства бюджета. Например, 110 - налоговые доходы; 120 - доходы от собственности; 130 - доходы от оказания платных услуг и т.д.

2) Операции с расходами (код 200), т.е. это операции, уменьшающие стоимость имущества учреждений. Например, 211 - расходы по заработной плате; 212 - расходы по прочим выплатам; 213 - расходы на начисления на выплаты по оплате труда; 221 - расходы на услуги связи.

3) Операции с нефинансовыми активами (основные средства, нематериальные активы, непроизведенные активы, материальные запасы), т.е. 300 - увеличение нефинансовых активов; 400 - уменьшение нефинансовых активов. Например, 310 - увеличение стоимости основных средств; 410 - уменьшение стоимости основных средств.

4) Операции с финансовыми активами (денежные средства, финансовые вложения и дебиторская задолженность). Коды: 500 - увеличение финансовых активов; 600 - уменьшение финансовых активов. Например, 510 - увеличение денежных средств учреждения; 610 - уменьшение денежных средств учреждения.

5) Операции с обязательствами. Коды: 700 - увеличение обязательств; 800 - уменьшение обязательств. Например, 730 - увеличение прочей кредиторской задолженности; 830 - уменьшение прочей кредиторской задолженности.

В ГБОУ КГИС №1 в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной бюджетной отчетности осуществляется внутренний контроль.Система внутреннего контроля включает в себя надзор и проверку:

- соблюдения требований бюджетного законодательства;

- точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;

- предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;

- исполнения приказов и распоряжений руководства учреждения;

- сохранности финансовых и нефинансовых активов учреждения.

На главного бухгалтера и аппарат бухгалтерии возложена основная ответственность за организацию системы внутреннего контроля [30]. В зависимости от основных задач, цели и методологического подхода, контроль имеет всегда определенную направленность. Она влияет на сроки, длительность проверки, объем проверяемой информации.

На сегодняшний день в ГБОУ КГИС №1 используются общая и универсальная методика, предполагающая разделение внутреннего контроля по этапам осуществления операций: предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Примером предварительного контроля может служить контроль соответствия заключаемых учреждением договоров, доведенным объемам лимитов бюджетных обязательств. На этом этапе, как и на следующем, задействованы многие участники системы внутреннего контроля в учреждении, ответственные за совершение той или иной хозяйственной операции.

Текущий контроль осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов учреждения. Проверяется соблюдение финансовой дисциплины, и принимаются меры по предотвращению нарушений. Регулярный анализ соответствия кассовых расходов фактически произведенным расходам, а так же контроль за не превышением кассовых расходов над доведенными лимитами бюджетных обязательств и за не превышением установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из примеров текущих контрольных мероприятий. Текущему контролю подвергаются действия отдельных подразделений и отделов учреждения, добросовестное выполнение работниками своих обязанностей.

Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности. На этом этапе, как и на предыдущих, выявляются нарушения и принимаются меры по их устранению. В качестве примера можно привести проверку номенклатуры полученных и оплаченных учреждением товаров (работ, услуг), полнота и правильность документального оформления операций.

Внутренний контроль в учреждении осуществляется посредством проведения как ежегодных плановых инвентаризаций имущества и обязательств, так и внеплановых выборочных контрольных мероприятий в целях проверки обоснованности и эффективности, принятых руководством управленческих решений, выявления отклонений, ошибок, нарушений в учете и своевременного их устранения[3].

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, сроки проверки и т.п.) определяется директором ГБОУ КГИС №1, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Также директор утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. Данные по составу в обязательном порядке доводятся под расписку до председателя инвентаризационной комиссии и ее членов и регистрируются в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который ведет председатель инвентаризационной комиссии. В состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально ответственное лицо.

Поскольку ГБОУ КГИС №1 находится в подчинении Департамента образования города Москвы, то стартом подготовительной работы для проведения обязательной годовой инвентаризации в 2011 году стал Приказ Департамента образования города Москвы №707 от 04.11.2011 «О проведении годовой инвентаризации имущества и финансовых обязательств в 2011 году в учреждениях системы Департамента образования города Москвы» (приложение 5).

17 октября 2011 года был выпущен Приказ Директора колледжа о проведении обязательной инвентаризации. Текст Приказа представлен в приложении 6.

Согласно Приказав ходе инвентаризации необходимо было проверить состояние аналитического учета основных средств, принадлежащих учреждениям на праве оперативного управления, в инвентарных карточках и оборотной ведомости по нефинансовым активам, правильность присвоения инвентарных номеров, определения балансовой стоимости и начисление амортизации объектов основных средств, оформления технической документации. При проведении инвентаризации расчетов проверить правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами и другими организациями, обоснованность числящихся в бухгалтерском учете сумм задолженностей по недостачам и хищениям, дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.

При проведении инвентаризации обратить внимание на:

- обеспеченность складскими помещениями, их состояние, оснащенность весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими контрольными приспособлениями;

- наличие складского учета у материально-ответственных лиц;

- правильность оформления договоров с материально-ответственными лицами.

Для проведения инвентаризации в учебных корпусах колледжа были назначены председатели и члены инвентаризационных комиссий (по каждому корпусу) по 5 человек в каждом корпусе.

Учебный корпус ул. Малая Ордынка, д.29:

- Павлова Е.В., заместитель директора по УПР, председатель комиссии;

- Сердюк Н.С., документовед, член комиссии;

- Гудкова Е.С., преподаватель, член комиссии;

- Бобкова Т.Н., бухгалтер, член комиссии.

Учебный корпус ул. Б.Калитниковская, д.34/3:

- Филлипов В.М., заместитель директора, председатель комиссии;

- Екимов Д.Н., мастер производственного обучения, член комиссии;

- Субботина Г.К., главный бухгалтер, член комиссии;

- Кирюшина Г.В., руководитель структурного подразделения по УПР, член комиссии;

- Лосева Н.Н., мастер производственного обучения, член комиссии.

Учебный корпус ул. Рабочая, д.12.

- Кузьмин А.Н., заместитель директора, председатель комиссии;

- Гусева Е.А., бухгалтер, член комиссии;

- Носов Н.Б., мастер производственного обучения, член комиссии;

- Дронова Ж.Г., руководитель структурного подразделения по УПР, член комиссии;

- Шестакова Т.Л., мастер производственного обучения, член комиссии.

Члены комиссии подчиняются председателям инвентаризационных комиссий, которые осуществляют контроль их деятельности, ими является заместители директора.

В срок до 9 ноября 2011 года главный бухгалтер должен был подготовить сличительные инвентаризационные ведомости числящихся материальных ценностей у материально-ответственных лиц и предоставить их председателям инвентаризационных комиссий. Сличительные инвентаризационные ведомости были подготовлены в срок и переданы председателям инвентаризационных комиссий.

Приказом был установлен срок проведения инвентаризации - до 1 декабря 2011 года. К этому сроку необходимо было проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей, проверить правильность организации аналитического учёта основных средств, проверить наличие материального и складского учета у материально ответственных лиц, обеспечение условий сохранности материальных ценностей, проставить новые инвентарные номера на основных средствах, числящихся в учебных корпусах колледжа за материально-ответственными лицами, проверить правильность заключенных с ними договоров. До 10 декабря 2011 года комиссии должны были предоставить акты директору на утверждение.

Итак, все необходимые мероприятия организационного этапа были проведены в полном объеме и своевременно, что позволило приступить к следующим этапам инвентаризации в срок.

2.3 Проведение обязательной инвентаризации в 2011 году

инвентаризация бюджетный финансирование

В первую очередь была проинвентаризарована касса. Инвентаризация кассы учреждения проводилась в соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций [14].

Основными документами, которые были изучены приинвентаризации кассы, были: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал(книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга)регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных)ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги было проверено соблюдение требований:

• правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

• кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерованаи опечатана сургучной печатью.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов, членам инвентаризационной комиссии был реализован метод взаимного контроля. Было произведено сравнение записей в Главной книге по счетам 20104510 и 20104610 «Касса» и в журнале операций по счету «Касса», а также проведено сопоставление по приходным кассовым ордерам, отчетам кассира. Расхождений обнаружено не было.

Списание денежных средств проверено по документам, приложенным к кассовым отчетам. Замечаний по оформлению документов не выявлено: имеются расписки получателей, они погашены штампом «Оплачено» с указанием даты, на них нет следов подчисток и исправлений.

Комиссиями были проверены наличие договора о материальной ответственности кассиров, а также акты приема-передачи кассы. Комиссией были сняты показания счетчиков контрольно-кассовых машин (ККМ). Сумма выручки по приходным документам (приложение 7) в кассе соответствовала показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты с итоговым чеком ККМ на проверяемую дату. Была проанализирована обеспеченность сохранности денежных средств в кассе учреждения, соблюдение правил хранения ключей от сейфов (несгораемых шкафов) и соблюдение лимита хранения денежной наличности по отдельным датам.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 1000 рублей включительно, а также мягкого инвентаря, посуды независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер (например, 1101050001).

Номер состоит из десяти знаков. Первая цифра обозначает код вида деятельности (0 - отсутствует возможность отнесения к определенному виду деятельности, 1 - бюджетная деятельность,2 - приносящая доход деятельность; 3 - деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении), со второго по четвертый знак включительно - код синтетического счета Плана счетов бюджетного учета, пятый и шестой знаки - код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета, последние четыре знака - порядковый номер предмета в группе.

К основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, а также имущество казны Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев.

Для организации учета основных средств важное значение имеют следующие предпосылки: классификация основных средств; установление принципов оценки основных средств, установление единицы учета предметов основных средств.

Основные средства группируют по следующим признакам: видам, принадлежности, использованию.

По видам основные средства организаций подразделяются на следующие группы: жилые помещения, нежилые помещения, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, производственный и хозяйственный инвентарь, библиотечный фонд, драгоценности и ювелирные изделия, прочие основные средства.

Классификация основных средств по видам положена в основу их аналитического учета [34].

По степени использования основные средства подразделяются на находящиеся: в эксплуатации; запасе (резерве);стадии достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации; на консервации.

В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства подразделяются: на объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности (в том числе сданные в аренду);объекты основных средств, находящиеся у организации в оперативном управлении или хозяйственном ведении; объекты основных средств, полученные организацией в аренду.

Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект [27].

Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно-сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, пристройки, ограждения и другие надворные сооружения, обеспечивающие функционирование здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обеспечивают функционирование двух и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

Каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 1000 руб. включительно, а также библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости, от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.

Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии путем прикрепления жетона, нанесения краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Когда объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном объединяющем их объекте. В тех случаях, когда объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как самостоятельные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер [27].

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении.

Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются следующими формами первичной учетной документации.

Поступление и внутреннее перемещение основных средств оформляются первичными документами:

• актом о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), кроме объектов основных средств стоимостью до 1000 руб. и библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости;

• актом о приемке-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030), с приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях;

• актом о приемке-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031);

• накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);

• актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002);

• требованием-накладной (ф. 0315006);

• ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

После оформления акты о приемке-передаче основных средств передают в бухгалтерию учреждения. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т.п.).

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический или другой отделы предприятия.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации сдающей и организации, принимающей основные средства).

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках учета основных средств и группового учета основных средств.

Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов о приемке-передаче основных средств, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов.

В заголовной части карточки указываются: наименование учреждения, структурного подразделения; полное наименование объекта учета; его назначение; организация-изготовитель; местонахождение объекта; фамилия, имя, отчество материально ответственного лица; номер счета бюджетного учета; инвентарный номер объекта.

В содержательной части карточки отражаются: паспортные данные; дата выпуска или изготовления (для животных, многолетних насаждений и земли должна быть указана дата рождения (закладки, регистрации или отметка об оприходовании)); дата и номер акта ввода в эксплуатацию; первоначальная (восстановительная), кадастровая стоимость; срок полезного использования; сведения по амортизации (норма амортизационных отчислений в процентах и сумма начисленной за месяц амортизации, последняя дата начисления амортизации), о реконструкции, модернизации, достройке, капитальных вложениях, о результатах переоценки, оприходовании, перемещении, выбытии объекта.

Кроме того, записывается краткая характеристика объекта; размер и прочие сведения по основному объекту и важнейшим пристройкам и принадлежностям, относящимся к основному объекту; сведения о содержании драгоценных материалов с указанием наименования объекта (детали), драгоценного материала, единицы измерения, количества (массы) драгоценного материала.

В оформляющей части карточки указываются должность, подпись, расшифровка подписи лица, заполнившего карточку.

Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря. В содержательной части карточки указываются: первоначальная (восстановительная) стоимость объектов; дата изменения стоимости в результате переоценки; сведения о поступлении и выбытии (дата и номер журнала операций, количество, сумма); остаток в количественном и денежном выражении; сведения о норме и суммах амортизационных отчислений.

Перед проведением инвентаризации основных средств проверено наличие и состояние:

• регистров аналитического учета (инвентарных карточек, инвентарных книг, описей);

• технических паспортов и другой технической документации;

• документов на основные средства, сданных или принятых варенду и на хранение.

Инвентаризация проведена по местам хранения и материально-ответственным лицам и оформлена инвентаризационной описью. Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта.

При инвентаризации основных средств комиссия произвела осмотр объектов и занесла в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий комиссия проверила наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, не выявлено.

К материальным запасам относятся: предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости; предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ; готовая продукция [19].

Основными задачами учета материальных запасов являются: контроль за сохранностью ценностей, соответствием складских запасов нормативам, выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм потребления; своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации; получение точных сведений об остатках, находящихся на складах учреждения [27].

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета.

Классификация материалов в бюджетных организациях положена в основу их учета по синтетическим счетам. С этой целью материальные запасы подразделяют на медикаменты и перевязочные средства; продукты питания; горюче-смазочные материалы; строительные материалы; мягкий инвентарь; прочие материальные запасы; готовую продукцию.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителя соответствующих подразделений.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Инвентаризация материальных запасов производится в порядке их расположения в помещении. При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки запасов вход в помещение не допускается (помещение опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверила фактическое наличие материальных запасов путем их пересчета, перевешивания или перемешивания.

Производственный и хозяйственный инвентарь, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводилась путем осмотра каждого предмета. В описи эти предметы занесены по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

Инвентаризация расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного учета. Проверке были подвергнуты счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам», 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Они проверяются по документам в корреспонденции с соответствующими счетами.

По задолженности работникам организации (по счетам03020000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм (счет 020800000»Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение)[21].

Кроме этого, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:

• расчетов с казначействами, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

• суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бюджетном учете;

• сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности.

Инвентаризационные описи можно заполнять как вручную, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. Примеры инвентаризационных описей представлены в приложении 8.

По окончании инвентаризации заполненные описи передаются в бухгалтерию, которая проверяет правильность всех приведенных подсчетов и сопоставляет полученные сведения с показателями бухгалтерского учета.

Если результаты инвентаризации имущества не соответствуют данным бухгалтерского учета, составляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации ф. 0504092 (представлена в приложении 9), в которых фиксируется установленное несоответствие нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности данным бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Акта о результатах инвентаризации ф. 0504835 (представлена в приложении 10), который подписывается членами комиссии и утверждается директором ГБОУ КГИС №1.

Альбом проводок по отражению выявленных в ходе инвентаризации излишков и недостач представлен в табл.4. [21]

Таблица 4. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации. Инвентаризационная комиссия устанавливает, имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определяет размер этой ответственности, анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности. Составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов. Инвентаризационная комиссия вносит предложения об урегулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. По фактам образования излишков или недостач необходимо получить подробные объяснения от материально ответственных лиц. При этом не допускается покрытие недостатка имущества за счет излишков, выявленных при инвентаризации. В исключительных случаях возможен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом (приложение 11), в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц. На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей.

Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет [22].

Результаты инвентаризации могут быть признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

Таким образом, в результате инвентаризации за 2011 год излишков и недостач не выявлено, процедура проведения инвентаризации соблюдена и её результаты признаны действительными и достоверными.

Объектом исследования стал Колледж городской инфраструктуры и строительства № 1 - бюджетное образовательное учреждение, которое реализует широкий спектр образовательных программ. Учредителем Колледжа является город Москва, функции и полномочия которого исполняет Департамент образования города Москвы в соответствии с Федеральными законами, законами города Москвы и нормативными правовыми актами Правительства Москвы. Анализ организационно-экономических характеристик показал, что колледж успешно реализует поставленные задачи, в полном объеме исполняет государственный заказ, бюджет колледжа соответствует заявленной смете и имеет высокий уровень исполнения. Перспективной задачей является замещение части бюджетных средств внебюджетными за счет оказания платных образовательных услуг. Анализируя результаты проведенной в 2011 году инвентаризации, можно сделать вывод о достоверности бухгалтерского и налогового учета.

3. Предложения по усовершенствованию процедуры проведения инвентаризации

3.1 Систематизация типичных ошибок и нарушений при проведении инвентаризации

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризации достаточно подробно регламентирован действующим законодательством, на практике организации очень часто допускают различные нарушения при проведении инвентаризации.

Например, при документальной проверке довольно часто можно обнаружить, что документы, которыми оформляется инвентаризация (инвентаризационные описи, ведомости учета результатов инвентаризации, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий), подписаны лицами, которые не упоминаются в соответствующих приказах. Как правило, данная ситуация возникает при увольнении члена комиссии и принятии на его должность нового сотрудника. Так как состав комиссии утверждается персонально, подписание документов такими лицами влечет за собой признание результатов инвентаризации недействительными[33].

Или, например, инвентаризация не может быть проведена, если отсутствуют материально ответственные лица - их присутствие при ее проведении обязательно. Обнаружение факта оформления визирующей надписи другим лицом влечет за собой признание результатов инвентаризации (например, выявление недостачи) недействительными.

Анализируя основные упущения руководства, стоит отметить несоблюдение требований к ограничению доступа к инвентаризируемым материальным ценностям и описям. Инвентаризация имущества может проводиться в течение нескольких дней[32]. В данном случае инвентаризационная комиссия обязана по окончании рабочего дня опечатать помещения, где хранятся материальные ценности, и хранить описи в опечатанном ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В действительности бывает так, что помещения не опечатываются и материально ответственное лицо имеет свободный доступ в них, члены инвентаризационной комиссии уносят сличительные ведомости и описи с собой, что противоречит требованиям нормативных актов, регулирующих процедуру инвентаризации, а сам процесс проведения контрольных мероприятий носит формальный характер. В этом случае нельзя с уверенностью утверждать, что данные бухгалтерского учета достоверны. Для организации такие действия влекут наложение штрафных санкций как на нее, так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ).

При инвентаризации объектов основных средств, относящихся к недвижимому имуществу, и непроизведенных активов должно проверяться также наличие документов на право использования организацией этих объектов. Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные характеристики, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Следует также обратить внимание на оценку помещений и отражение ее данных в бухгалтерском учете.

При инвентаризации неучтенные объекты (излишки) должны оцениваться по рыночной стоимости с учетом износа, который определяется по действительному техническому состоянию объекта. Сведения об оценке и износе должны оформляться соответствующим актом. Сведения о рыночных ценах могут быть предоставлены как органами статистики соответствующего субъекта, так и органами исполнительной власти.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составлять отдельную опись. В ней указывается время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порча, полный износ и т.д.).

В отдельной описи комиссии следует указать основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В ней дается ссылка на документы, по которым эти объекты приняты к бюджетному учету. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Если инвентаризация носила формальный характер и материальные ценности были занесены в описи со слов материально ответственного лица, то ее результаты могут быть признаны недействительными, что, вполне вероятно, может засвидетельствовать материально ответственное лицо в той же объяснительной, например, по поводу выявленной недостачи.

Главные бухгалтеры бюджетных учреждений должны относиться к вопросам оформления документации по инвентаризации крайне ответственно [37]. От того, насколько грамотно оформлена первичная документация, насколько полно отражены все необходимые параметры, зависят результаты инвентаризации. В случае обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации являются законным основанием для обращения в правоохранительные и судебные органы.

В ходе проведенной инвентаризации в ГБОУ КГИС №1 не было выявлено излишков и недостач, что свидетельствует о высоком уровне организации бухгалтерского и налогового учета, достоверности бухгалтерского учета.

За годы существования бухгалтерской службы в ГБОУ КГИС №1 был наработан большой опыт в части организации бухгалтерского и налогового учета в бюджетном учреждении образования, а также проведения обязательных инвентаризаций. На основе внутренних документов (инструкций и методик), а также анализа актов инвентаризации за прошлые отчетные периоды были формализованы наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при проведении инвентаризации (табл. 5).

Таблица 5. Реестр типичных нарушений проведения инвентаризации и их последствия

Нарушение	Риски/последствия
1. Формы перв. учетных документов по инвентаризации имущества и финн. обязательств не соответствуют законодательно утвержденным	Результаты инвентаризации недействительны
2. Состав инвентаризац. комиссии не утвержден руководителем	Нет основания для проведения инвентаризации
3. Документально подтверждено отсутствие.	Результаты инвентаризации недействительны
4. В приказе не указаны сроки инвентаризации	Нет основания для начала проведения инвентаризации
5. Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи	Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации
6. При невозможности остановки хоз. деятельности приходно-расходные документы не зав. председателем инвен. комиссии	Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы
7. У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию	При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвент.
8. Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот	Имеется возможность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета
9. Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре	Результаты инвентаризации недействительны
10. Итоги должны быть выверены на каждой странице - число прописью, кол. номеров и сумма мат. ценностей, а также общий.	Имеется возможность несанкционированных исправлений
11. На каждой странице нет записи "Цены, итоги проверил" и подписи материально ответственного лица	Инвентариз. опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам
12. Ошибки и исп. не подписаны и не заверены членами комиссии	Исправления считаются недействительными.
13. Инвент. опись после утв. рез. содержит незаполненные строки	Имеется возможность внесения дополнительных данных
14. На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица.	Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач

Таким образом, предлагается использовать таблицу ошибок как вопросник для самоконтроля в работе инвентаризационной комиссии в целях предотвращения нарушений при проведении инвентаризации.

3.2 Издержки при проведении инвентаризации и пути их минимизации

Основной проблемой при проведении инвентаризации является её трудоёмкость: необходимо обработать большой объем учётной информации в натуральном и документальном выражении, сравнить, проанализировать расхождения, учесть всевозможные нюансы. Законодательство требует именно скрупулезной проверки наличия инвентаризируемых объектов, а значит, при классическом подходе к организации процедуры инвентаризации возникают следующие издержки:

• Временные (большое количество времени затрачивается на проверку фактического наличия имущества, затем на сверку данных с данными бухгалтерского учета);

• Трудовые (отвлечение части персонала от основной деятельности для проведения инвентаризационных мероприятий);

• Финансовые (остановка деятельности организации при проведении инвентаризационных мероприятий, увеличение нагрузки на бухгалтерию).

Решение этих проблем видится следующими способами: аутсорсинг и автоматизация инвентаризации.

В последнее время привлечение подрядчиков для проведения инвентаризаций становится все более и более актуально. Это связано с пониманием важности получения точных результатов инвентаризаций и необходимостью минимизаций издержек данного процесса.

Причины привлечения независимой инвентаризации могут быть разными:

• плановая проверка;

• внеплановая ревизия;

• выборочная инвентаризация;

• выявление хищения товара на объекте штатными сотрудниками, третьими лицами;

• закрытие / переезд / реконструкция объекта;

• смена материально-ответственных лиц;

• другие причины.

Аутсорсинг позволяет сократить издержки и значительно снизить трудоёмкость и затраты на эксплуатацию информационных систем и приложений, сконцентрироваться на основных процессах компании, не отвлекаясь на вспомогательные.

Выгоды:

• снижение стоимости реализации процесса, а именно:

§ сокращение и контроль издержек (как правило, дешевле, чем зарплата штатной единице);

§ экономия на налогах на зарплату штатной единице;

§ освобождение внутренних ресурсов компании для других целей (возможен синергетический эффект);

• увеличение качества:

§ фокусирование на основной деятельности (как фирмы-заказчика, так и исполнителя -- здесь также возможен синергетический эффект);

§ использование специализированного оборудования, знаний, технологий;

§ отсутствие заинтересованности в искажении результатов инвентаризации;

• снижение рисков, связанных с реализацией процесса:

§ использование конкуренции на рынке исполнителя;

§ сокращение влияния неуправляемых факторов;

§ разделение и частичная передача другой компании рисков.

Таким образом, сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых, на порядок ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации. Однако необходимо учитывать особенности рассматриваемой организации и особенности её финансирования. Отсутствие опыта передачи проведения инвентаризации в бюджетных организациях на аутсорсинг, лимитирование расходов, необходимость организации тендераделает этот вариант оптимизации процедуры инвентаризации не таким перспективным для бюджетных организаций.

Еще один вариант сокращения издержек при проведении инвентаризации направлен на внедрение автоматизированной системы учета и инвентаризации имущества. В настоящий момент на рынке существует несколько вариантов таких систем. Все они применяют штриховое кодирование.

Широкое использование штриховых кодов было обусловлено необходимостью обеспечить автоматизированный ввод информации в компьютерные системы управления, который отличался бы высокой надежностью, простотой и экономичностью. Штриховой код - это элемент системы управления. В отрыве от компьютерной системы управления, вне связи с ее информационной базой он не имеет никакого смысла. Технология штрихового кодирования применяется во многих сферах деятельности, но наиболее широко и эффективно она используется в торговле, учете материальных запасов, перевозок.

Штриховые коды вышли на первое место среди множества известных способов идентификации и получили преимущество в большинстве практических приложений перед другими оптическими методами. Достоинства технологии штрихового кодирования можно оценить с точки зрения надежности, простоты применения и экономичности.

Штриховые коды характеризуются высокой надежностью. К ним применимы те методы защиты от ошибок, которые широко используются в связи и компьютерном деле.

Простота применения штрихового кода определяется его природой: его наличие или отсутствие сразу видно (в отличие от магнитных или радиочастотных методов, которые применяются, прежде всего, там, где содержание и даже присутствие кода желательно скрыть), он легко наносится на упаковку или на бумажный ярлык, хорошо считывается устройствами, соединенными с компьютером. При этом такие устройства не являются чем-то сверхъестественным в проектировании и производстве, будучи разновидностью обычных сканеров.

По экономичности технология штрихового кодирования не имеет себе равных, даже в производстве дешевых товаров массового спроса изготовление штриховых кодов не оказывает заметного влияния на себестоимость товара для производителя, а благодаря совершенствованию процессов хранения, транспортировки и продажи товаров достигается значительный экономический эффект на всех этапах продвижения товара к потребителю.

Наличие штриховых кодов на товарах позволяет реализовать технологию управления товарными потоками, дающую возможность в любой момент времени знать, какой товар имеется в наличии и где он находится. Достигается это благодаря идентификации товаров, мест хранения, групповой тары, рабочих мест операторов. Любое перемещение предметов на складе сопровождается считыванием штриховых кодов и регистрацией происходящих изменений. Это позволяет автоматизировать различные функции управления и обеспечивать управление в реальном масштабе времени. Повышается эффективность всех операций, связанных с приемом, размещением, отбором и отгрузкой готовой продукции. Экономический эффект от внедрения технологий штрихового кодирования достигается благодаря ускорению оборачиваемости оборотных средств, обеспечению оперативного управления производственными запасами, снижению внутрискладских издержек, уменьшению потерь товаров и т.д.

Технология штрихового кодирования обеспечивает 100% идентификацию объектов учета, служит развитию предприятия и позволяет достичь следующих целей:

• сокращение временных издержек на проведение инвентаризации;

• уменьшение вероятности несанкционированного исчезновения имущества;

• своевременное выявление окончания срока эксплуатации имущества;

• повышение уровня оперативного контроля перемещения основных средств;

• избавление от неточностей при приёме, выбытии и учете основных средств;

• выявление прямых злоупотреблений материально ответственными лицами;

• выявление неправильного отражения документальных данных;

• выявление естественных потерь;

• предотвращение несанкционированной подмены инвентарных единиц.

Одна из разработок аппаратно-программный комплекса втоматизации процесса инвентаризации с использованием механизма штрихового кодирования "Scan-Parus" интегрируется с программным продуктом»Парус»(рис. 5).



Рис.5. Общая схема проведения инвентаризации с использованием комплекса "Scan-Parus"

С его помощью можно промаркировать инвентарные объекты индивидуальными этикетками со штрих-кодами содержащими информацию об объекте и его местонахождении.

В дальнейшем, пройдя по помещениям сканируя информацию из этикеток, можно получить фактические данные о наличии и расположении инвентарных объектов. С помощью специальной программы, данные раздела учета основных средств из программы «ПАРУС-Бухгалтерия» выгружаются в терминал. Далее инвентаризация осуществляется путем сканирования этикеток на дверях помещений и на инвентарных объектах. При этом в терминале накапливается информация о том, какие объекты в каких помещениях обнаружены. Затем, накопленные таким образом данные вновь загружаются в программу «ПАРУС-Бухгалтерия».По результатам инвентаризации можно сформировать инвентаризационную опись с реальными данными о фактическом наличии и местонахождении объектов и другие документы. При необходимости, можно автоматически внести изменения в инвентарные карточки о фактическом местоположении инвентарных объектов.

Комплекс автоматизации проведения инвентаризации - "Scan-Parus" состоит из:

• Аппаратная часть: принтер штрих кодов и терминал сбора данных;

• Программная часть: терминальная часть и серверная часть.

Используя комплекс автоматизации проведения инвентаризации - "Scan-Parus", можно:

• распечатывать для инвентарных объектов самоклеящиеся этикетки (содержащие штрих код, наименование, инвентарный номер);

• маркировать инвентарные объекты индивидуальными этикетками, содержащими штрих код;

• оперативно проводить инвентаризацию имущества;

• получать достоверную информацию о фактическом наличии и расположении инвентарных объектов.

Комплекс автоматизации проведения инвентаризации - "Scan-Parus" позволит:

• существенно сократить время на проведение инвентаризации имущества;

• значительно снизить трудоемкость процесса инвентаризации;

• существенно уменьшить вероятность фальсификации данных о результатах инвентаризации и других злоупотреблений материально ответственных лиц;

• снизить вероятность несанкционированного исчезновения имущества;

• свести к минимуму пересортицу;

• повысить оперативность и качество учета в целом.

Еще одно предложение - программа складского учета "ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0». Программа позволяет осуществить автоматизацию складского учета, организацию складского учета, позволяет вести карточки складского учета, оформлять бланки складского учета, исходя из правил складского учета и инструкции по складскому учету, осуществлять проведение инвентаризации.

Программа позволяет произвести автоматизацию склада. Программа служит как книга складского учета, позволяя вести систему складского учета. Внедрение складского учета на базе конфигурации "ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0" позволяет получать из других систем автоматизации заявки на приемку товара и его отгрузку, а также задания на переупаковку, формирование наборов (комплектацию), списание и пр. складские операции, отражаемые в системе автоматизации склада; передавать в другие системы автоматизации данные о фактических движениях товаров на складе; не вводить данные дважды, то есть снижать вероятность ошибок при вводе данных в системы автоматизации склада и прочие системы автоматизации за счет их автоматической передачи; повысить оперативность взаимодействия между складами и другими подразделениями компании. Большой функционал программы "ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0" позволяет просто проводить инвентаризацию.