В таких бюджетных учреждениях как Московский городской психолого-педагогический университет, Московский государственный университет печати, ФГУ «ННИИТ» Минздравсоцразвития России совместно с компанией «АйТи. Смарт системы» были созданы системы инвентаризации имущества на основе технологии двумерного штрихового кодирования.

Система АйТи-АИ предназначена для автоматизации процессов учета и управления имуществом с применением технологии радиочастотной идентификации (RFID) и двумерного штрихового кодирования.

Рис. 6. Принцип работы системы АйТи-АИ

Основные цели:

• достижение полной прозрачности в области оперативного учета имущества;

• упрощение проведения инвентаризации имущества (основных средств и материальных запасов в пользовании);

• сокращение сроков проведения инвентаризации;

• снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации;

• снижение материальных затрат на приобретение имущества.

Функциональные возможности системы АйТи-АИ (рис. 6):

• первичный учет имущества (заведение новых объектов), подготовка меток для объектов учета;

• инвентаризация с помощью мобильного считывателя: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач;

• обработка результатов учета и инвентаризации имущества (основных средств и материальных запасов в пользовании):

§ построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт);

§ построение итоговых инвентаризационных отчетов: об излишках, о недостачах, о проинвентаризованных объектах;

§ автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации;

• синхронизация с учетной системой;

• формирование сводной отчетности;

Преимущества системы АйТи-АИ:

• структурирование информации об объектах за счет первичной инвентаризации;

• сокращение сроков проведения инвентаризации за счет снижения временных затрат на поиск объектов и обработку полученных результатов;

• повышение удобства работы с объектами при проведении инвентаризации за счет снижения физических нагрузок в момент поиска объектов;

• повышение актуальности и достоверности данных о наличии, местонахождении, перемещении и состоянии объектов;

• повышение точности учета имущества за счет уменьшения влияния человеческого фактора;

• упрощение процедуры обработки результатов учета (инвентаризации);

• предотвращение хищения и подмены имущества.

Технология использования системы АйТи-АИ: Инвентаризация

1. Проведение первичного учета и подготовки меток

Каждый объект, подлежащий учету, оснащается специальной меткой, на которую заносятся сведения об объекте маркировки (наименование, инвентарный номер, уникальный идентификатор и др.). В дальнейшем именно по информации на метке будет происходить идентификация объекта.

2. Проведение инвентаризации имущества

Проведение инвентаризации осуществляется с помощью мобильного терминала сбора данных. Инвентарная комиссия заходит в помещение, выбирает на терминале сбора данных соответствующее местонахождение. Далее производится идентификация объектов.

В процессе проведения инвентаризации объекту учета присваиваются следующие инвентаризационные статусы: объект не идентифицирован, объект идентифицирован с расхождениями, объект идентифицирован без расхождений.

После считывания метки с объекта учета на экране терминала сбора данных отображается карточка объекта, в которую при необходимости могут быть внесены изменения. Пользователь может также зафиксировать данные об обнаруженных при проведении инвентаризации излишках, завести новые объекты и излишки.

3. Обработка результатов инвентаризации

После окончания инвентаризации фактические данные по наличию, состоянию и местоположению объекта учета загружаются из терминала сбора данныхв БД системы АйТи-АИ (или непосредственно в SAP R/3, «1C:Предприятие»).

По итогам проведенной инвентаризации в АйТи-АИ формируется отчет по сверке (в нем отражены учетные и фактические данные об объектах), итоговые инвентаризационные отчеты (по излишкам, недостачам, инвентаризованным объектам), производится обновление фактических данных по объектам учета.

Таким образом, система АйТи-АИ имеет обширную методологическую и программную базу для автоматизации процесса инвентаризации. Как заявляет компания «АйТи. Смарт системы» средний срок окупаемости инвестиций в автоматизацию - 2 года.

Вышеперечисленные способы оптимизации издержек при проведении инвентаризации оптимальны с точки зрения своей технологичности, однако предполагают финансовые затраты на реализацию.

3.3 Оптимизация процедуры проведения инвентаризации за счет внутренних ресурсов

Как уже отмечалось, бухгалтерия ГБОУ КГИС №1 имеет большой опыт в части организации бухгалтерского и налогового учета в бюджетном учреждении образования, а также проведения обязательных инвентаризаций. Такой интеллектуальный багаж в формализованном и структурированном виде является мощнейшим инструментом оптимизации процедуры проведения инвентаризации и может приобрести форму технологических карт.

Технологическая карта может состоять из следующих разделов:

I. Область применения.

II. Технология и организация бухгалтерской экспертизы:

- состав нормативно-справочной информации. Большая часть нормативно-справочной информации уже используется при производстве бухгалтерской экспертизы и может быть применена в бюджетных учреждениях, например при ответах на вопросы, ставящиеся перед экспертом, бухгалтером при назначении бухгалтерской экспертизы;

- требования к качеству внутреннего контроля (график проведения инвентаризации, график проведения контрольных мероприятий, наличие в автоматизированной форме учета элементов контроля);

- методологические схемы производства бухгалтерской экспертизы (перечень типичных нарушений, перечень учетной и внеучетной информации, спецификация первичных документов и учетных регистров с указанием обязательных реквизитов и комплектности, схема документооборота, схема порядка проведения бухгалтерской экспертизы);

- перечень изменений нормативов, лимитов за проверяемый период (при необходимости).

III. Требования к качеству и приемке заключения эксперта-бухгалтера:

- требования к качеству исследуемой документации;

- перечень процессов, подлежащих контролю.

IV. Потребность в ресурсах:

- перечень видов дополнительной экспертизы (финансово-аналитическая экспертиза, финансово-кредитная экспертиза, инженерно-экономическая экспертиза, налоговая экспертиза);

- перечень технологической оснастки, инструмента, инвентаря и приспособлений.

V. Финансово-экономические показатели (при необходимости):

- основные экономические показатели деятельности;

- степень соответствия расходов учреждения, осуществляемых за счет средств финансирования, используемым бюджетным ассигнованиям;

- наличие признаков банкротства.

Технологическая карта может стать основным организационно-методологическим документом в бухгалтерской экспертизе, которая содержит комплекс мероприятий по организации бухгалтерской экспертизы в бюджетном учреждении.

Самостоятельное составление технологической карты позволяет систематизировать удачный опыт проведения инвентаризаций с учетом нюансов конкретной организации. Содержание технологической карты позволит четко следовать алгоритму проведения бухгалтерской экспертизы, порядку осуществления контрольных процедур в бюджетном учреждении и сформировать отчет эксперта-бухгалтера.

Наиболее распространенные ошибки и нарушения при проведении инвентаризации связаны с оформлением инвентаризационных мероприятий, поэтому четкое соблюдение процедуры проведения инвентаризации, правильное оформление документов - залог уверенной позиции членов комиссии и руководства учреждения при возникновении спорных ситуаций.В 2011 году инвентаризация не выявила в исследуемом ГБОУ КГИС №1 излишков и/или недостач, инвентаризация проведена в соответствии с действующими нормативными документами и признана действительной. Предлагается три пути оптимизации процедуры инвентаризации: аутсорсинг, внедрение автоматизированной системы и консолидация опыта в виде технологических карт.

Заключение

Для контроля над сохранностью бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, и достоверности данных бюджетного учета учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в соответствии с нормативными правовыми актами. Данные, полученные в ходе инвентаризации, обеспечивают соответствие записей бюджетного учета фактическому наличию учетных объектов и их состоянию и, как следствие, представление достоверной бюджетной отчетности. В работе рассмотрены основные правила проведения инвентаризации нефинансовых и финансовых активов и отражения ее результатов в бюджетном учреждении образования ГБОУ КГИС №1.

Перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности в целях обеспечения соответствия ее данных данным бухгалтерского учета учреждения обязаны провести инвентаризацию имущества, в процессе которой устанавливается реальность всех статей баланса и других форм отчетности учреждений, проверяется и документально подтверждается наличие имущества, его состояние и оценка.

Процесс инвентаризации подразделяется на отдельные этапы: подготовка к инвентаризации, непосредственная проверка наличия имущества, сравнение данных и выявление результатов. На каждом этапе организация обязана четко и своевременно осуществлять инвентаризационные мероприятия, во избежание нарушения требований законодательства РФ.

Инвентаризация является обязательным общехозяйственным мероприятием для любого предприятия, а также элементом учетной политики. На практике во многих организациях эта процедура осуществляется с нарушением установленных правил.

В результате анализа процедуры проведения инвентаризации ГБОУ КГИС №1 в 2011 году, внутренних документов за предыдущие отчетные периоды были выявлены и формализованы наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при проведении инвентаризации. Наиболее часто встречающиеся проблемы - это формальное отношение к проведению инвентаризации и, как следствие, нарушение правил оформления первичных учетных документов по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В связи с трудоёмкостью процесса проведения инвентаризации остро стоит вопрос оптимизации этого процесса. На сегодняшний день возможны несколько вариантов решения: передача функции проведения инвентаризации внешнему контрагенту (аудитору), внедрение автоматизированной системы с технологией радиочастотной идентификации (RFID) или двумерного штрихового кодирования, создание на базе собственного положительного опыта проведения инвентаризаций методологических таблиц.

Бухгалтерская экспертиза на основе методологических карт предполагает проведение оценки реальности фактов финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, правильности их отражения в системе бухгалтерского учета и отчетности и соблюдения действующего законодательства. При этом может возникнуть ситуация, при которой государственные средства использованы в соответствии со сметой, правильно учтены и отражены в отчетности и вывод эксперта-бухгалтера положительный. На самом деле одновременно могут быть не выполнены поставленные цели, для достижения которых организации выделялись бюджетные средства. Таким образом, если бюджетополучатель отразил правильно все финансово-хозяйственные операции, не нарушил законодательства, но неэффективно использовал бюджетные средства, мнение эксперта-бухгалтера может быть и отрицательным.

Анализируя все компоненты бухгалтерского и налогового учета, а также перечень необходимой для инвентаризации информации, можно сформулировать основные принципы оптимизации процедуры инвентаризации:

1. Грамотная автоматизация учета.

Важным элементом беспроблемной инвентаризации является удобная учетная система. Ее правильный выбор - элемент профилактики проблем, которые может выявить инвентаризация. Программа должна позволять осуществлять полноценный ордерный учет поступления, перемещения и выбытия товаров на всех территориально распределенных складах. Удобно, если в программной конфигурации штатно включены все необходимые для проведения инвентаризации товаров документы, отчеты, печатные формы.

2. Четкая организационная структура

В программе автоматизации учета, места хранения материальных запасов должны соответствовать структуре организации.

3. Проведение выборочных инвентаризаций.

Организовать сплошную проверку слишком дорого. Поэтому при проведении проверок стоит использовать выборочный метод.

4. Последовательность проведения

Инвентаризация должна проводиться последовательно по местам хранения. Хаотичное снятие остатков, то в одном месте, то другом, потом опять в первом и т.д. приводит к увеличению временных затрат на проведение инвентаризации и упущениям в виде пропущенных единиц номенклатуры, а значит к недостоверным данным по проведенной инвентаризации. Определенная последовательность снятия остатков обязательно должна быть зафиксирована во внутренней учетной политике.

5. Формализация.

Снятие остатков необходимо производить только на бланках инвентаризации, сформированных в учетной программе. Номенклатурный список товаров должен быть упорядочен в соответствие с используемыми местами хранения.

Итак, следование этим принципам позволит оптимизировать проведение инвентаризации, снизить временные затраты при снятии остатков и ввода данных в учетную программу, высвободить время для проведения аналитики данных по результатам инвентаризации и получать достоверные цифры по товарным запасам, излишкам и недостаче.

Список используемых источников и литературы

1. Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ(ред. от 16.11.2011)"О некоммерческих организациях".

2. Федеральный закон от 08.05.2010 № 83-ФЗ (ред. от 30.11.2011, с изм. от 06.12.2011) "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений".

3. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) "О бухгалтерском учете".

4. Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н"Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

5. Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".

6. Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению".

7. Приказ Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению".

8. Приказ Минфина России от 21.12.2011 № 180н (ред. от 20.03.2012) "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации".

9. Приказ Минфина РФ от 20.03.2012 N 39н "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 21 декабря 2011 г. N 180н"

10. Приказ Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н (ред. от 29.12.2011) "Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации".

11. Приказ Минфина РФ от 29.12.2011 № 191н "О внесении изменений в Инструкцию о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2010 г.№ 191н".

12. Приказ Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н "Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений".

13. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

14. "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П).

15. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

16. Приказ Минобрнауки РФ от 21.06.2010 № 662"Об утверждении Порядка составления, утверждения и ведения бюджетных смет федеральных бюджетных учреждений, подведомственных Министерству образования и науки Российской Федерации"

17. Бизина А. С., Вахрушина М. А., Сибилева Н. Н., Соколов А. А.Бюджетный учет и отчетность: учебное пособие / Инфра-М, Москва, 2011. 288 стр.

18. Бухгалтерский учет в бюджетной сфере. Практические рекомендации. Составители: Данилова С.И. Пименов В.В. / Инфотропик Медиа - Москва, 2012. 368 стр.

19. Бюджетные учреждения. Бухгалтерский учет по новым правилам. Под ред. Касьяновой Г.Ю. / АБАК - Москва, 2012. 376 стр.

20. Бюджетный учет в сфере образования. Составители: Бреславцева Н.А., Горностаева Ж.В. и др. / Феникс - Москва, 2010. 192 стр.

21. Захарьин В. Р.6000 бухгалтерских записей по бюджетному учету в бюджетных, казенных и автономных учреждениях. / КноРус - Москва, 2012. 400 стр.

22. Касьянова Г. Ю.Инвентаризация. Бухгалтерская и налоговая / АБАК - Москва, 2012. 264 стр.

23. Кондраков Н. П., Кондраков И. Н.Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных учреждениях / Проспект - Москва, 2010. 464 стр.

24. Ломовцева Н. Н. Экономика и бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях: учебное пособие / КноРус - Москва, 2011. 215 стр.

25. Лытнева Н. А., Парушина Н. В.Оценка и инвентаризация имущества, обязательств и капитала / Бухгалтерский учет - Москва, 2007. 272 стр.

26. Мизиковский Е. А., Маслова Т. С.Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. Учебник пособие. / Магистр - Москва, 2010. 335 стр.

27. Нестеров В.И. Новые правила бухгалтерского (бюджетного) учета государственных (муниципальных) учреждений / Дело и Сервис - Москва, 2011. 528 стр.

28. Полещук Т. А., Митина О. В.Бухгалтерский учет в бюджетных организациях: учебное пособие / Вузовский учебник - Москва, 2011. 150 стр.

29. Попова М. И., Жуклинец И. И.Бухгалтерский учет в бюджетных организациях / Юрайт - Москва, 2011. 608 стр.

30. Соснаускене О. И.Бюджетный учет по-новому / РидГрупп - Москва, 2011. 240 стр.

31. Филина Ф. Н.Инвентаризация. Бухгалтерский учет и налогообложение / РОСБУХ - Москва, 2009. 264 стр.

32. Аношина И. Ю. Инвентаризация - когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять? Финансовая газета, № 3-4/2012.

33. Антаненкова Е. И. Инвентаризация перед годовым отчетом: делаем все правильно. Журнал «Клуб главных бухгалтеров», №12/2011.

34. Опальская А.Л. Установлены правила учета в бюджетных учреждениях. Журнал «Учет в бюджетных учреждениях», № 3/2011.

35. Рыжков К.В. Инвентаризация имущества и обязательств. Журнал «Аудит и налогообложение», №1/2012.

36. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет - веселая наука. Изд.: 1С, 2011.

37. Трушицына А.Ю.Формирование, изменение и раскрытие учетной политики. Журнал "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", № 7/2012.

38. Сайт Российской газеты http://www.rg.ru/

39. Сайт Справочно-правовой системы Консультант плюсhttp://www.consultant.ru/

40. Информационно-правовой портал Гарантhttp://www.garant.ru/

41. Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru

42. Сайт Вестник 83-ФЗ http://fz-83.ru/

43. Сайт журнала «Учет в бюджетных учреждениях» http://www.budgetnik.ru/

Приложения

Приложение 1

Схема. Перечень ситуаций, требующих обязательного проведения инвентаризации

Приложение 2

Таблица. Пошаговая процедура проведения инвентаризации

Приложение 3

Таблица

Приложение 4

Таблица

Приложение 5

Приложение 6



Приложение 7

Приложение 8



Приложение 9

Таблица

Приложение 10

Размещено на Allbest