Учет дебиторской задолженности (на примере ООО "Энергомасштаб")

Все перечисленные выше документы являются первичными документами при формировании дебиторской задолженности в ООО «Энергомасштаб». Они имеют юридическую силу, поэтому должны оформляться правильно и грамотно.

Главный врач ГУЗ «Брянский областной противотуберкулезный диспансер» подписывает Акт выполненных работ, после чего должен перечислить на расчетный счет ООО «Энергомасштаб» стоимость оказанных услуг.

На основании первичных документов расчетов с покупателями и заказчиками бухгалтер заполняет оборотно-сальдовую ведомость (Форма № 284). Здесь собираются сведения о происходящих событиях в текущем месяце. Самый первый столбец содержит наименования юридических или физических лиц. В столбце «Сальдо начальное» отражаются суммы дебиторской задолженности покупателей или выплаченных ими авансов. Далее ведомость содержит информацию о начисленных налоговых отчислениях. Следующие столбцы предназначены для отражения хозяйственных операций, т.е. увеличения дебиторской задолженности либо оплаты заказчиками и покупателями своих обязанностей. Графа «Сальдо конечное» содержит информацию об оставшейся задолженности покупателей, а также об обязательствах ООО «Энергомасштаб» перед своими клиентами. В данной ведомости ведется аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками.

Второй экземпляр счета-фактуры остается в бухгалтерии ООО «Энергомасштаб», который подлежит учету. Он регистрируется в книге продаж. Здесь указываются реквизиты покупателя, дата и номер выданной счета-фактуры, общая стоимость продажи, а также ее разделение на стоимость работы без НДС и сумму НДС. Счета-фактуры собираются в отдельную папку для оправдания записей в книге продаж.

Синтетический учет дебиторской задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками ведется на синтетическом активно-пассивном счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

В рабочем плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности ООО «Энергомасштаб» утверждены следующие субсчета к счету 62: дебиторский задолженность учет нормативный

1. Расчеты с покупателями и заказчиками по основному виду деятельности.

2. Расчеты с покупателями и заказчиками по авансовым платежам.

3. Расчеты с покупателями и заказчиками, бытовые услуги.

4. Расчеты с покупателями и заказчиками по прочим работам.

По дебету счета 62 отражается увеличение дебиторской задолженности, а по кредиту поступление от покупателей авансов или погашение ими дебиторской задолженности.

За момент реализации услуг, а, следовательно, и возникновения дебиторской задолженности принят факт полного выполнения соответствующих работ и подписания соответствующего акта их приемки-сдачи. Поэтому до того, как работы не будут выполнены, фирма не может учитывать прибыль по данному договору.

При поступлении аванса на расчетный счет организации (если это предусмотрено договором) делается следующая бухгалтерская проводка:

1. Д-тсч. 51 «Расчетный счет»

К-тсч. 62.2 «Расчеты с покупателями и заказчиками по авансовым платежам».

Далее организация выполняет работы, указанные в соответствующем договоре. После подписания обеими сторонами акта выполненных работ, оформляются бухгалтерские проводки:

2. Д-тсч. 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками по основному виду деятельности»

К-тсч. 90 «Продажи» (отражение дебиторской задолженности насумму выполненных работ);

3. Д-тсч. 90 «Продажи»

К-тсч. 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» (на сумму НДС);

4. Д-тсч. 62.2 «Расчеты с покупателями и заказчиками по авансовым платежам»

К-тсч. 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками по основному виду деятельности» (на сумму полученного ранее аванса).

Погашение дебитором своей задолженности отражается проводкой:

5. Д-тсч. 51 «Расчетный счет»

К-тсч. 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками по основному виду деятельности» (на сумму соответствующей дебиторской задолженности).

Дебиторская задолженность в ООО «Энергомасштаб» образуется не только при расчетах с покупателями и заказчиками. При расчетах с подотчетными лицами также имеет место дебиторская задолженность.

Основанием для выдачи денежных средств подотчет на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ директора ООО «Энергомасштаб», который служит также основанием для выдачи подотчет на хозяйственные нужды.

Привыдачи денежных средств подотчет оформляется расходный кассовый ордер, служащий основанием для возникновения дебиторской задолженности. В нем указывается дата выдачи, бухгалтерская проводка (Д-тсч. 71 - К-т сч. 50), означающая возникновение дебиторской задолженности подотчетного лица, сумма выданных денежных средств, кому и на что выданы денежные средства. Расходный кассовый ордер подписывают руководитель организации, главный бухгалтер и лицо, получившее денежные средства.Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале кассовых ордеров, где ему присваивается порядковый номер. Далее расходный кассовый ордер заносится в кассовую книгу.

Полученные из кассы денежные средства подотчет идут на различные хозяйственные нужды, например на ГСМ, командировочные расходы, покупку материалов и т.д. Сроки, на которые выдаются денежные средства, устанавливаются приказом директора. Если эти сроки не установлены, то работники организации должны отчитываться не позднее трех рабочих дней после получения соответствующей суммы.

Дебиторская задолженность работника погашается авансовым отчетом (унифицированная форма №АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 №55), где подробно расписано, на что были потрачены полученные им денежные средства. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (товарные чеки, квитанции, товарные накладные и другие). Бухгалтер регистрирует авансовый отчет в ведомости 02 к счету 71, где каждому подотчетному лицу отводится отдельная строка. По дебету отражается формирование дебиторской задолженности, а по кредиту расходование подотчетных средств (на покупку материалов, командировочные расходы, другие хозяйственные нужды предприятия) в корреспонденции со счетами 10, 20, 70 и другими. Погашение дебиторской задолженности оформляется одной из следующих проводок:

Д-тсч. 10 - К-т сч. 71 - куплены материалы подотчетным лицом;

Д-тсч. 20 - К-т сч. 71 - произведены расходы подотчетным лицом на основное производство;

Д-тсч. 50 - К-т сч. 71 - возвращены суммы неизрасходованных подотчетных сумм;

Д-тсч. 70 - К-т сч. 71 - удержана из заработной платы подотчетного лица невозвращенная сумма.

В случае если подотчетным лицом фактически была потрачена большая сумма, чем сумма аванса, бухгалтер выплачивает работнику соответствующую разницу.

Если подотчетное лицо не произвело полного отчета по ранее выданному авансу, то новый аванс ему не выдается.

Рассмотрим пример возникновения и погашения дебиторской задолженности при расчетах с подотчетными лицами.

6 июля 2009 года Серову А.С. были выданы подотчет 4 тыс. руб. на хозяйственные нужды. Был выписан расходный кассовый ордер №73 и сделана бухгалтерская проводка:

1. Д-тсч. 71.04 «Расчеты с подотчетными лицами. Серов А.С.»

К-тсч. 50 «Касса» (на выданную подотчет сумму - 4 000 руб.).

На следующий день 7 июля 2009 года данным подотчетным лицом был предоставлен в бухгалтерию авансовый отчет об использовании полученных ранее денежных средств. Согласно авансовому отчету и приложенным к нему оправдательным документам были приобретены материалы (болты, розетка, выключатели и т.д.). Операция оформлена проводкой:

2. Д-тсч. 10 «Материалы»

К-тсч. 71.04 «Расчеты с подотчетными лицами. Серов А.С.» (на израсходованную сумму - 3 741,52 руб.).

Неиспользованная сумма денежных средств была сдана Серовым А.С. в кассу. При этом был оформлен приходный кассовый ордер и соответствующая бухгалтерская проводка:

3. Д-тсч. 50 «Касса»

К-тсч. 71.04 «Расчеты с подотчетными лицами. Серов А.С.» (на неизрасходованную подотчетную сумму - 258,48 руб.).

Таким образом, выданная денежная сумма подотчетному лицу была использована по назначению, авансовый отчет был предоставлен в бухгалтерию вовремя, неизрасходованная сумма была возвращена в кассу.

При расчетах с бюджетом и внебюджетными фондами в ООО «Энергомасштаб» также может образовываться дебиторская задолженность. Это происходит в случаях, когда фактически была перечислена большая сумма налогов, сборов, отчислений, пеней. Поэтому первичным документом при возникновении данного типа задолженности будет являться соответствующее платежное поручение. О наличии такой дебиторской задолженности говорит дебетовое сальдо счетов 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», отраженное в ведомости 02 к соответствующему счету. Дебиторская задолженность при расчетах с бюджетом и внебюджетными фондами погашается в момент следующих перечислений налогов, сборов и т.д. путем уменьшения исходной суммы на размер соответствующей задолженности. НДС по приобретенным ценностям также формирует дебиторскую задолженность бюджета перед организацией. Она погашается в результате уменьшения суммы НДС, подлежащего уплате предприятием в бюджет в результате его хозяйственной деятельности.

Для примера образования дебиторской задолженности внебюджетных фондов рассмотрим расчеты с Фондом социального страхования за 2009 год.

Учет данных расчетов ведется на счете 69 субсчет 1 «Расчеты по социальному страхованию». По кредиту данного счета отражается начисление суммы средств по обязательному социальному страхованию, а по дебету - перечисление денежных средств в ФСС. Начисление средств по больничным листам, причитающиеся работникам ООО «Энергомасштаб» от ФСС, отражается по дебету счета 69.1 «Расчеты по социальному страхованию», а по кредиту данного счета - возмещение организации расходов по временной нетрудоспособности своих сотрудников.

В приложении 1 представлены расчеты с ФСС, производимые в течение 2009 года. Из представленной в приложении таблицы видно, что с марта по декабрь в ООО «Энергомасштаб» сумма средств, начисленная по больничным листам и подлежащая возмещению за счет ФСС, превышает сумму средств, начисленную к уплате по социальному страхованию. Поэтому в течение этих месяцев организация не перечисляла денежные средства на счет ФСС, и, в свою очередь, задолженность Фонда постепенно росла и на конец 2009 года равнялась 39 424 руб. 46 коп.

Данная сумма подлежит возмещению Фондом социального страхования. Для этого бухгалтером пишется заявление, где подается прошение о «выделении средств на осуществление (возмещение) расходов». Здесь же представлены расчеты по средствам фонда, указываются последняя отчетная дата (01.01.2010) и сумма задолженности на эту дату (соответственно 39 424,46). Расчеты в текущем квартале не производятся, так как возврат идет за весь 2009 год. Также указываются статьи расходов (в данном случае только по временной нетрудоспособности). К заявлению прилагаются больничные листы сотрудников ООО «Энергомасштаб» за 3 и 4 кварталы 2009 года. Данное заявление рассматривается ФСС, и, если все расчеты организации были правомерны, Фонд возмещает данные расходы.

Важно отметить, что в налоговой декларации по ЕСН не указывается задолженность ФСС, а ставятся нули. И заявление о возмещении расходов подается вместе с декларацией либо раньше во избежание недоразумений.

Если при проведении инвентаризации на предприятии обнаружена просроченная дебиторская задолженность, то она подлежит списанию. В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Д-тсч. 91 - К-т сч. 62 - на сумму просроченной дебиторской задолженности.

Одновременно списана задолженность принимается на учет за балансом:

Д-тсч. 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

На данном забалансовом счете дебиторская задолженность учитывается в течение 5 лет.

После того, как задолженность уже списана в состав безнадежных долгов, должник может полностью или частично погасить свою задолженность. При получении этих средств увеличивается сумма внереализационных доходов:

Д-тсч. 51 - К-т сч. 91 - на сумму погашенной дебиторской задолженности.

Одновременно кредитует забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

В организации за все ее время существования не было случаев списания дебиторской задолженности на забалансовый счет 007. ООО «Энергомасштаб» тщательно следит за платежеспособностью своих клиентов и, по возможности, работает только с финансово устойчивыми, хорошо зарекомендовавшими себя контрагентами. Порядок инвентаризации дебиторской задолженности определен в учетной политике организации. Так, состояние данного вида актива анализируется ежегодно, по состоянию на 31 декабря.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что учет дебиторской задолженности в ООО «Энергомасштаб» ведется рационально, с учетом объема и особенностей производства предприятия. Большая часть дебиторской задолженности образуется при расчетах с покупателями и заказчиками, но также имеет место задолженность подотчетных лиц, бюджетных и внебюджетных организаций. Дебиторская задолженность клиентов образуется с момента выполнения организацией электромонтажных работ. Основанием для предъявления требования на оплату дебитору является договор, который заключается до начала работ. Срок погашения задолженности - 10 дней. Информация о состоянии дебиторской задолженности покупателей находится в оборотно-сальдовой ведомости к счету 62.

Дебиторская задолженность подотчетных лиц образуется при оформлении расходного кассового ордера и выдаче денежных средств сотруднику организации на различные хозяйственные нужды. Основанием для выдачи денежных средств подотчет на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ директора ООО «Энергомасштаб», который служит также основанием для выдачи подотчет на хозяйственные нужды. В течение определенного времени сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет о расходовании полученных им средств. Перерасход при этом возмещается предприятием, а неиспользованная сумма возвращается в кассу.

За 2009 год ООО «Энергомасштаб» имело дебиторскую задолженность Фонда социального страхования, образовавшуюся в результате превышения суммы средств, начисленной по больничным листам и подлежащей возмещению за счет ФСС, над суммой средств, начисленной к уплате по социальному страхованию. Данная сумма подлежит возмещению Фондом социального страхования, для чего ООО «Энергомасштаб» подавало заявление в ФСС с приложением копий больничных листов.

Инвентаризация дебиторской задолженности проводится ежегодно, по состоянию на 31 декабря. Просроченная задолженность подлежит списанию на забалансовый счет 007. Данная хозяйственная операция еще не имела место в ООО «Энергомасштаб», так как общество работает с добросовестными контрагентами.

2.3 Комплексный анализ дебиторской задолженности ООО «Энергомасштаб»

Как уже говорилось выше, исходная информация, необходимая для проведения анализа дебиторской задолженности, содержится в формах №1 «Бухгалтерский баланс» и №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» бухгалтерской отчетности. На основании этих данных будет проведен комплексный анализ дебиторской задолженности. На некоторых стадиях анализа были дополнительно использованы первичные документы и регистры, в которых производится учет отдельных статей дебиторской задолженности организации.

ООО «Энергомасштаб», занимающееся выполнением электромонтажных работ, имеет только краткосрочную дебиторскую задолженность. В 2007 и 2008 годах организация имела один вид задолженности: задолженность покупателей и заказчиков. На конец 2009 года общая краткосрочная дебиторская задолженность состояла из:

1) задолженности покупателей и заказчиков;

2) прочей дебиторской задолженности.

Такая расшифровка состава дебиторской задолженности дана в Приложении к бухгалтерскому балансу (приложение 2). Изучив первичные документы и регистры ООО «Энергомасштаб» за декабрь месяц 2009 года, мною было установлено, что прочая дебиторская задолженность в свою очередь состоит из задолженности подотчетных лиц и задолженности Фонда социального страхования по больничным листам. Таким образом, можно проанализировать состав и структуру дебиторской задолженности на конец 2009 года. Данный анализ представлен в таблице 2.5.

Таблица 2.5 - Анализ состава и структуры краткосрочной дебиторской задолженности ООО «Энергомасштаб» на конец 2009 года

Состав дебиторской задолженности	Сумма на конец2009г., руб.	Структура, %
Покупатели и заказчики	67 000	59,3
Прочая	46 000	40,7
в том числе: Государственные внебюджетные фонды (ФСС)	39 425	34,9
подотчетные лица	6 575	5,8
ИТОГО	113 000	100

На основании данной таблицы можно сказать, что задолженность покупателей и заказчиков всего на 20% превышает прочую дебиторскую задолженность. В составе прочей задолженности наибольший удельный вес занимает задолженность Фонда социального страхования по больничным листам. Задолженность подотчетных лиц занимает небольшую долю в общей сумме дебиторской задолженности.

Анализ оборачиваемости дебиторской задолженности представлен в таблице 2.6. В ней рассчитаны как абсолютные, так и относительные показатели, необходимые для более четкого их представления.

Таблица 2.6 - Анализ оборачиваемости дебиторской задолженности ООО «Энергомасштаб»за 2007 - 2009 гг.

Показатели	Год	Изменение 2008г. к 2007г.	Изменение 2009г. к 2008г.
	2007	2008	2009	Абсол., тыс. р.	Относ., %	Абсол., тыс. р.	Относ., %
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Выручка, тыс. руб.	2 601	8 820	11 239	+6 219	+239,1	+2 419	+27,4
2. Средняя величина дебиторской задолженности, тыс. руб.	91	193,5	177	+102,5	+112,6	-16,5	-8,5
3.Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (стр1/стр2)	28,58	45,58	63,50	+17	+59,5	+17,92	+39,3
4. Оборачиваемость дебиторской задолженности, дни (360/стр3)	12,6	7,9	5,7	-4,7	-37,3	-2,2	-27,8
1	2	3	4	5	6	7	8
5. Средняя величина оборотных активов, тыс. руб.	191	514,5	633,5	+323,5	+169,4	+119	23,1
6. Доля дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов (стр2/стр5)	0,48	0,38	0,28	-0,1	-20,8	-0,1	-26,3

Из таблицы 2.6 видно, что средняя величина дебиторской задолженности в 2008 году значительно увеличилась, а в 2009 году уменьшилась на 16,5 тыс. руб. Несмотря на это коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности с каждым годом увеличивался. Это связано с более высоким темпом прироста выручки от продажи. Так, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в 2007 году составлял 28,58, а уже в 2009 году 63,50. Это означает, что в 2007 году дебиторская задолженность оборачивалась около 29 раз, а в 2009 году - 63,5 раз, то есть количество оборотов увеличилось вдвое, что благотворно сказывается на оборотных средствах организации.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в 2008 году по сравнению с 2007 годом сократилась на 4,7 дня, а в 2009 году по сравнению с 2008 годом - уменьшилась на 2,2 дня. Таким образом, оборачиваемость дебиторской задолженности в 2007 году составляла 12,6 дней, а уже в 2009 году она в среднем равнялась 6 дням, что является очень хорошей тенденцией.

В ООО «Энергомасштаб» срок уплаты денежных средств за выполненные электромонтажные работы определен в договоре и составляет 10 дней после подписания акта выполненных работ. Значит, в 2009 году погашение задолженности дебиторами происходило в рамках установленных сроков (в среднем через 6 дней), то есть предприятие имело нормальную дебиторскую задолженность, тогда, как в 2007 году погашение дебиторской задолженности происходило на 3 дня позже установленных сроков.

Доля дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов с каждым годом уменьшается примерно на 0,1. Так, в 2007 году на долю дебиторской задолженности приходилось около половины оборотных средств.

Оценка соотношения темпов роста дебиторской задолженности с темпами роста выручки от продаж (табл. 2.7) также важна при анализе дебиторской задолженности.

Таблица 2.7 - Соотношение темпов роста дебиторской задолженности с темпами роста выручки от продаж

Показатель	2008г. в сравнении с 2007г.	2009г. в сравнении с 2008г.	2009г. в сравнении с 2007г.
Темп роста выручки от продаж	3,39	1, 27	4,32
Темп роста дебиторской задолженности	2,13	0,91	1,95
Соотношение темпа роста дебиторской задолженности с темпами роста выручки от продаж	0,63	0,72	0,45

Увеличение соотношения темпа роста дебиторской задолженности с темпом роста выручки от продаж в динамике свидетельствует о снижении уровня управления дебиторской задолженностью и «замораживании» части выручки организации, необходимой для финансирования текущей деятельности. Проанализировав данную таблицу, можно сделать вывод, что по сравнению с 2007 годом в 2008 году при увеличении выручки на 1% объем дебиторской задолженности увеличится на 0,63%, а в 2009 году в сравнении с 2008 годом - на 0,72%. Таким образом, процент увеличения дебиторской задолженности при росте выручки от продаж на 1% с каждым годом все выше.

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей влияет на финансовую устойчивость организации. Так, чтобы предприятие было финансово устойчиво, соотношение этих двух задолженностей должно быть равновеликим [31, с. 40]. В таблице 2.8 представлено данное соотношение в ООО «Энергомасштаб».

Таблица 2.8 - Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей в ООО «Энергомасштаб»

Показатель	на конец2007г.	на конец2008г.	на конец2009г.
Дебиторская задолженность, тыс. руб.	146	241	113
Кредиторская задолженность, тыс. руб.	295	592	330
Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей	0,49	0,40	0,34

На основании данной таблицы видно, что соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей неудовлетворительно и более того, оно уменьшается с каждым годом. В 2009 году оно составило 0,34, что на 0,06 меньше, чем в 2008 году, и на 0,15 меньше, чем в 2007 году. Можно сделать вывод, что обязательства организации перед кредиторами (перед поставщиками, перед бюджетом и внебюджетными фондами, перед другими кредиторами) составляют больший объем, чем обязательства дебиторов перед ООО «Энергомасштаб», что может сказаться на финансовом состоянии предприятия. Таким образом, дебиторская задолженность может погасить только часть (а именно 34%) кредиторской задолженности.

При погашении просроченной дебиторской задолженности реальная стоимость дебиторской задолженности отличается от стоимости в момент возникновения. Это происходит потому, что стоимость денежных средств постоянно меняется. Поэтому целесообразно рассчитать реальную дебиторскую задолженность и потери от их несвоевременного взыскания. В таблице 2.9 представлен расчет реальной дебиторской задолженности только за 2006 и 2007 года. В 2008 и 2009 годах в среднем дебиторская задолженность погашалась в срок, и поэтому организация не несла никаких потерь в рамках данного актива. Показатель годовой ставки рефинансирования взят на конец соответствующего года. Данный расчет основан на приведении стоимости дебиторской задолженности к моменту ее погашения.

Таблица 2.9 - Расчет реальной дебиторской задолженности

Показатель	2006г.	2007г.
1. Средняя величина дебиторской задолженности, руб.	18 000	91 000
2. Годовая ставка рефинансирования, %	11	10
3. Просрочка платежа, дни	40	3
4. Отношение срока продолжительности задержки платежа к числу дней в году (стр3/360)	0,11	0,008
5. Наращенная сумма дебиторской задолженности, руб. (стр1*(1+стр2*стр4))	18 220	91 070
6. Потери от несвоевременного взыскания долгов с дебиторов, руб. (стр.5-стр.1)	220	-70

Из таблицы видно, что в 2006 году ООО «Энергомасштаб» из-за просрочки платежей дебиторов потеряла 220 рублей, а в 2007 году - 70 рублей. Данные потери не составляют серьезных убытков, поэтому организации можно не прибегать к взысканию с дебиторов процентов и возмещению ими убытков при несвоевременной оплате долгов.

Таким образом, проанализировав дебиторскую задолженность ООО «Энергомасштаб» можно сказать о том, что в целом ее состояние находится на довольно хорошем уровне. Хотя данный актив за три года увеличился на 86 тыс. руб., его доля в общем объеме оборотных активов с каждым годом уменьшается. Уменьшается и период оборачиваемости дебиторской задолженности. Так в 2009 году он составил в среднем около 6 дней, что удовлетворяет сроку оплаты задолженности с момента ее возникновения, и на предприятии не имеет место просроченная дебиторская задолженность. В связи с этим увеличивается количество оборотов дебиторской задолженности в год (в 2009г. 63,5 раза), что благотворно сказывается на наличии оборотных средствах организации. Структура дебиторской задолженности в 2007 и 2008 годах была представлена только одной статьей: задолженность покупателей и заказчиков. На конец 2009 года кроме вышеназванной статьи имела место прочая дебиторская задолженность, состоящая в свою очередь из задолженности подотчетных лиц и внебюджетных фондов, а именно ФСС. Но все же наибольший удельный вес в составе данного актива занимает задолженность покупателей и заказчиков (около 60%). Долгосрочная дебиторская задолженность в ООО «Энергомасштаб» отсутствует.

Соотношение темпов роста дебиторской задолженности и темпов роста выручки от продаж увеличивается, что является отрицательной тенденцией: в 2008 году при увеличении выручки на 1% дебиторская задолженность увеличивается на 0,63%, а в 2009 году - уже на 0,72%. Также неудовлетворительным является соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей на предприятии. Дебиторская задолженность по результатам 2009 года может погасить только 34% кредиторской задолженности. ООО «Энергомасштаб» не имело значительных потерь от несвоевременной уплаты долгов дебиторами, а на сегодняшний момент такие убытки и вовсе отсутствуют.

3. Оптимизация учета и анализа дебиторской задолженности ООО «Энергомасштаб»

В ООО «Энергомасштаб», как и в любой другой организации, организация бухгалтерского учета и ведение различных документов не всегда находятся в идеальном состоянии. Поэтому я имею ряд предложений по оптимизации и совершенствованию работы бухгалтерии, оформления и применения документов, учета и управления дебиторской задолженностью.

Бухгалтерский учет в организации ведется в основном вручную, вследствие чего бывают ошибки в вычислении, и нарушается баланс между доходами и расходами.В ООО «Энергомасштаб» установлены программы «1С: Предприятие», «Клиент-Банк» и «Гранд-Смета». Возможности данных программ используются не в полной мере.Так, например, в «1С: Предприятие» бухгалтер печатает счета на оплату, счета-фактуры, производит расчеты по отпускам. Однако в базу данных этой программы не заносятся хозяйственные операции организованном порядке, то есть не ведутся в электронном виде журналы, ведомости, книги и другие реестры учета первичных документов. Весь учет выполняется вручную, что требует много затрат времени и труда.

В программе «Гранд-Смета» нет полной и достоверной информационной базы о стоимости материалов и различных видов услуг, выполняемых ООО «Энергомасштаб», используемых нормативов и других необходимых данных. Поэтому для составления смет используется только шаблон, а все необходимые данные рассчитываются и заполняются вручную. В связи с этим расчет большинства смет на предприятии занимает слишком много времени. При полном использовании возможностей программы «Грант-Смета» эта процедура проходит в несколько раз быстрее.

Программа «Клиент-Банк» стала использоваться на предприятии в недавнем времени, и поэтому ее работа не полностью налажена. Нередко происходят сбои в системе, что требует дополнительных затрат по ее восстановлению, передача документов банку часто затягивается на длительное время, что может отрицательно сказаться на репутации ООО «Энергомасштаб» в связи с долговременной оплатой счетов.

Стоимость покупки и установки программного продукта «1С: Предприятие» составляет в среднем 8 тыс. руб.; ПП «Гранд-Смета» - 6 тыс. руб.; стоимость подключения к системе «Клиент-Банк» составляет 1 500 руб., ежемесячное обслуживание - 700 руб. Но все же ООО «Энергомасштаб» следует произвести такие затраты по приобретению и установке программных продуктов, так как их использование дает много преимуществ.

Экономический эффект от внедрения перечисленных выше программных продуктов будет выражен, главным образом, в экономии времени главного бухгалтера. Так, все операции будут делаться в 3-4 раза быстрее с применением ПК (приложение 3). В день высвободится почти 4 часа рабочего времени (при среднем количестве хозяйственных операций - 15). И, следовательно, бухгалтер сможет сделать объем работы в два раза больше, что будет свидетельствовать о повышении производительности труда.

Также экономический эффект для ООО «Энергомасштаб» будет заключаться в следующем:

· повышение надежности и достоверности информации о хозяйственной деятельности организации;

· снижение затрат на оформление и доставку документов контрагентам;

· повышение качества и оперативности совершения и оформления хозяйственных операций;

· повышение доверия контрагентов к ООО «Энергомасштаб» в отношении добросовестности предприятия и точности предоставляемой информации.

Таким образом, на мой взгляд, целесообразно полностью автоматизировать учет, сметные расчеты и платежные операции. Это позволит избежать многих просчетов, а также бухгалтер сможет сэкономить время при произведении расчетов и заполнении отчетных документов. Автоматизированная система учета упростит порядок хранения: документы могут находиться в электронном виде, и отпадет необходимость в организации архива для хранения многочисленных отчетов. Такая организация бухгалтерского учета предполагает быстрый и удобный доступ к любому документу. Еще одно преимущество автоматизированной системы учета состоит в том, что она позволит снизить риск недобросовестной работы бухгалтера и увеличить контроль над его деятельностью.

Также для полного перехода на электронный вариант ведения хозяйственных дел ООО «Энергомасштаб» необходимо будет разработать и утвердить электронные подписи и печати для более удобного и быстрого оформления и отправки документов.

Учетная политика для целей бухгалтерского учета и целей налогообложения ООО «Энергомасштаб» представлена лишь в общих чертах. В ней нет конкретизации системы документооборота, порядка отражения различных операций, ведения учета этих операций и отражения их в первичных документах, что требует ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». Поэтому организации можнопорекомендовать прописать все пункты ведения бухгалтерского учета.

Дебиторской задолженности в учетной политике уделено очень мало внимания, хотя это не менее важный элемент оборотного актива, который порой сильно может повлиять как на финансовое состояние и платежеспособность организации, так и на дальнейшее развитие ее хозяйственной деятельности. И так как дебиторская задолженность ООО «Энергомасштаб» имеет свою структуру и способ образования, должны быть стандартизированы расчеты с соответствующими потенциальными дебиторами.

В отношении расчетов с покупателями и заказчиками в учетной политике необходимо закрепить и подробно расписать следующие моменты:

1. Виды первичных документов, применяемых при расчетах с покупателями и заказчиками, порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота по данным расчетам;

2. Порядок и момент начисления дебиторской задолженности и ее погашения;

3. Основные проводки, используемые для отражения расчетов с покупателями и заказчиками;

4. Проведение инвентаризации дебиторской задолженности покупателей и заказчиков;

5. Порядок признания дебиторской задолженности просроченной, а также ее списание;

6. Процесс погашения покупателями просроченной дебиторской задолженности и отражение в учете данной операции.

Расчеты с подотчетными лицами также должны опираться на некоторые стандарты, отраженные в учетной политике предприятия. В качестве стандартизированных операций можно использовать следующие:

1. Необходимость и порядок составления списков работников, имеющих право получать денежные средства под отчет;

2. Виды первичных документов, применяемых при расчетах с подотчетными лицами, порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота по данным расчетам;

3. Определение сроков, на которые выдается подотчетная сумма и по истечению которых производится авансовый отчет, а также перечень случаев, когда сроки могут быть изменены;

4. Порядок возмещения перерасхода подотчетных сумм и возврата неиспользованных денежных средств;

5. Определение ответственности подотчетного лица при использовании полученных денежных средств не по назначению, предоставлении авансового отчета позже установленных сроков, отсутствии оправдательных документов.

Как показал анализ дебиторской задолженности за 2009 год, дебиторами могут выступать бюджетные и внебюджетные организации. И чтобы не было недоразумений при оформлении и погашении такой задолженности, в учетной политике должен быть описан этот момент. Суммы, возмещаемые бюджетом в отношении НДС, являются налоговыми вычетами, которые имеет место при предоставлении в налоговый орган счетов-фактур, выставленных продавцами. Порядок возмещения НДС бюджетом прописан в Налоговом Кодексе (часть 2). В случае если по итогам налогового периода сумма налоговых вычетов превышает общую сумму НДС, полученная разница подлежит возмещению. После представления организацией налоговой декларации налоговый орган проверяет обоснованность суммы налога, заявленной к возмещению, при проведении камеральной налоговой проверки. По окончании проверки в течение семи дней налоговый орган обязан принять решение о возмещении соответствующих сумм, если при проведении камеральной налоговой проверки не были выявлены нарушения законодательства о налогах и сборах. Поручение на возврат суммы налога, оформленное на основании решения о возврате, подлежит направлению налоговым органом в территориальный орган Федерального казначейства на следующий день после принятия этого решения. Территориальный орган Федерального казначейства в течение пяти дней со дня получения указанного поручения осуществляет возврат организации суммы налога. Налоговый орган также обязан сообщить в письменной форме предприятию о принятом решении по возмещению, зачете (возврате) или об отказе в возмещении в течение пяти дней со дня принятия соответствующего решения.

Возмещаемые суммы внебюджетными организациями также принимаются к вычету при совершении очередных взносов в период, следующий за периодом, в котором образовалась задолженность данных организаций. Если дебиторская задолженность внебюджетных организаций превышает сумму взносов ООО «Энергомасштаб», то разница подлежит возмещению. Так, при образовании такой разницы в части возмещения Фондом социального страхования больничных сумм, предприятие должно предоставить в соответствующую организацию заявление на возмещение, а также копии больничных листов, имевших место в отчетном периоде. При рассмотрении заявления ФСС устанавливается правомерность предъявленных возмещений, и, если все расчеты предприятия точны и законны, Фонд возмещает данные расходы.

Таким образом, если в учетной политике найдет отражение подробное описание ведения бухгалтерского учета, организация решит многие проблемы. Например, новый бухгалтер, принятый на работу, будет иметь представление о структуре бухгалтерского учета ООО «Энергомасштаб», порядках его ведения, документообороте и, следовательно, сможет сразу приступить к выполнению своих обязанностей.

В разделе 2 были названы основные виды деятельности ООО «Энергомасштаб». Общество оказывает широкий спектр услуг. Но при учете расчетов с покупателями и заказчиками в рабочем плане счетов предусмотрено только три субсчета, отражающие вид услуги в общей форме: субсчет 1 - расчеты по основному виду деятельности, субсчет 3 - расчеты по бытовым услугам, субсчет 4 - расчеты по прочим работам. На данный момент организация наладила производство нескольких видов услуг. При таких субсчетах нельзя определить какая именно работа была выполнена. Поэтому организация не имеет возможности проанализировать свою деятельность, выявить интенсивность выполнения каждой работы, сравнить спрос на виды услуг, предоставляемые им населению, по какому виду деятельности дебиторская задолженность составляет большую долю.

Организации следует пересмотреть и дополнить субсчета к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В них должны найти отражение налаженные предприятием работы:

1. основная деятельность;

2. расчеты по авансовым платежам;

3. бытовые услуги;

4. розничная торговля;

5. сдача в аренду движимого имущества;

6. прочие работы и услуги.

При использовании таких субсчетов организация сможет выделить наиболее часто выполняемые работы и, как следствие, либо сконцентрировать внимание на этих работах, либо принять меры по распространению информации о видах своей деятельности. Также можно будет определить какой сфере деятельности необходимо уделить большее внимание при работе дебиторами.

ООО «Энергомасштаб» на конец 2009 года имела 28% дебиторской задолженности в общем объеме оборотных средств. Практически вся являлась нормальной задолженностью, то есть ее погашение ожидалось в рамках установленных сроков. Поэтому организация не нуждается в оздоровлении дебиторской задолженности.

Но чтобы сохранить состояние дебиторской задолженности на данном уровне, а также, по возможности, улучшить ее, организация должна постоянно контролировать данный вид актива. Для этой цели можно предложить некоторые пути управления дебиторской задолженностью.

Дебиторская задолженность постоянно возникает в процессе хозяйственной деятельности ООО «Энергомасштаб». За ее состоянием следит бухгалтер, и, следовательно, его задача состоит в том, чтобы определять сроки погашения данной задолженности, выявлять непогашенную в срок дебиторскую задолженность, своевременно предупреждать руководство об истечении срока исковой давности по дебиторской задолженности. Все это выявляется в результате инвентаризации задолженностей. Поэтому ООО «Энергомасштаб», как было уже сказано выше, должно обозначить в своей учетной политике дату проведения инвентаризации дебиторской задолженности (не реже 1 раза в год). И от того, правильно ли будет организован учет и контроль дебиторской задолженности, зависит финансовый результат организации.

Для проведения инвентаризации должна создаваться специальная комиссия, назначенная руководителем. Проверка состояния дебиторской задолженности должна проводиться по каждому покупателю и заказчику отдельно, чтобы знать, с кого именно впоследствии требовать уплату долга. После проведенной инвентаризации организация, на мой взгляд, должна изучать, какой процент невозврата дебиторской задолженности приходится на одного или нескольких главных должников; будет ли влиять неплатеж одним из главных должников на финансовое положение предприятия, а также производить оценку по срокам образования задолженностей и срокам их возможного погашения.

Но, на мой взгляд, выявление просроченной дебиторской задолженности один раз в год недостаточно. Руководство должно регулярно информироваться о состоянии задолженности покупателей, чтобы иметь возможность не допустить невыполнения покупателями своих обязательств. Для этого бухгалтерия должна еженедельно представлять руководству отчет о наличии и движении дебиторской задолженности.

В приложении 4 представлена возможная форма данной отчетности, которая была составлена по результатам недельного наблюдения за движением задолженностей контрагентов. В ней отражена вся необходимая информация для контроля дебиторской задолженности. Отрицательное количество дней в таблице говорит о том, что дебитор не оплатил в срок свои обязательства и просрочка платежа составляет соответствующее количество дней. Задолженность таких дебиторов требует внимания организации в первую очередь. Поэтому после того, как в ООО «Энергомасштаб» провели инвентаризацию дебиторской задолженности и выявили дебиторскую задолженность, срок погашения которой истекает, необходимо разработать план мероприятий по работе с конкретными покупателями и заказчиками. Такие мероприятия могут включать [35,c. 111 - 112]:

· телефонные переговоры;

· письменное напоминание на официальном уровне. В письме целесообразно указать необходимость согласования графика погашения задолженности к фиксированному сроку;

· встречи с контрагентами;

· анализ финансового состояния дебитора. Здесь оценивается возможность дебитора погасить задолженность на основе анализа баланса и отчета о финансовых результатах.

Данные мероприятия по работе с покупателями помогут избежать просрочки платежей, а также заранее установить, в состоянии ли покупатель выполнить свои обязательства.

При анализе соотношения дебиторской и кредиторской задолженностей ООО «Энергомасштаб» было выявлено, что кредиторская задолженность значительно превышает дебиторскую (более чем в два раза). Это может привести к неплатежеспособности организации. Чтобы этого избежать, предприятие может использовать взаимозачеты с теми контрагентами, которые являются для ООО «Энергомасштаб» и дебиторами и кредиторами. Чтобы произвести двусторонний взаимозачет, достаточно заявления одной из сторон. Другая сторона отказаться от взаимозачета уже не может. Инициатор взаимозачета должен составить акт о проведении зачета взаимных требований, в котором обязательно указывается сумма задолженности, погашаемая взаимозачетом, и дата проведения взаимозачета [51]. Таким образом, у предприятия уменьшится как дебиторская задолженность, так и кредиторская.

Расчеты с покупателями и заказчиками ООО «Энергомасштаб» ведет в основном при помощи платежных поручений. Но такая форма расчета не дает организации никакой гарантии, что клиент оплатит выполненные работы. Так как предприятие в большинстве случаев ведет разовые и эпизодические расчеты с покупателями, то более выгодно производить расчеты в аккредитивной форме. Суть аккредитива состоит в том, что банк покупателя дает поручение банку поставщика оплатить выполненные поставщиком, в данном случае ООО «Энергомасштаб», работы на условиях предусмотренными в аккредитивном заявлении получателя. Сумму аккредитива банк покупателя депонирует на отдельном счете для последующего покрытия выплат поставщику по извещениям обслуживающего его банка. Если у покупателя недостаточно средств на расчетном счете, то аккредитив может выставляться и за счет ссуды банка. Таким образом, ООО «Энергомасштаб» всегда будет иметь гарантию, что оплата оказанных услуг будет выполнена.

Организация должна будет осуществлять работы только после получения уведомления об открытии аккредитива. Затем, после выполнения соответствующих работ, ООО «Энергомасштаб» должен предоставить в свой банк комплект документов, свидетельствующих о выполнении условий аккредитива (счета-фактуры, накладные, акт приемки-передачи работ). Банк поставщика должен проверить документы на соответствие инструкции покупателя [54, с. 51], и, если недостатки не обнаружены, зачислит денежные средства на счет ООО «Энергомасштаб».Таким образом, заключая договор с заказчиком о выполнении электромонтажных работ и указывая способ расчетов с помощью аккредитива, дебиторская задолженность вообще не возникает, то есть денежные средства заранее перечислены на специальный счет и риск неоплаты отпадает сам собой.

Синтетический учет расчетов с покупателями и заказчиками в аккредитивной форме в ООО «Энергомасштаб» останется таким же, как и расчеты платежными поручениями, а именно:

1. Д-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

К-т сч. 90 «Продажи» (на сумму выполненных работ, услуг);

2. Д-т сч. 90 «Продажи»

К-т сч. 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» (на сумму НДС);

3. Д-т 51 «Расчетный счет»

К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (при поступлении денежных средств от поставщика с открытого им аккредитива; первичным документом будет являться выписка из банка).

При анализе состава и структуры дебиторской задолженности я использовала кроме бухгалтерского баланса и приложения к бухгалтерскому балансу первичные документы и регистры, в которых производится учет отдельных статей дебиторской задолженности организации. Это связано с тем, что в форме №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу», предусмотренному для расшифровки отдельных статей баланса, отражены только три пункта состава дебиторской задолженности:

· расчеты с покупателями и заказчиками;

· авансы выданные;

· прочая.

Выявленная мною задолженность подотчетных лиц и внебюджетной организации была включена в состав прочей дебиторской задолженности, что не дает ясной картины о ее структуре. А так как статьи дебиторской задолженности ООО «Энергомасштаб» более разнообразны, чем представлены в Приложении, то целесообразно все их указывать. Так как долгосрочной дебиторской задолженности предприятие не имеет, то нет смысла расписывать полностью все статьи, в отличие от краткосрочной. Использование такой структуры дебиторской задолженности позволит правильно представить состав данного актива, а также сэкономит время для его оценки.

ООО «Энергомасштаб» может использовать для оценки качества дебиторской задолженности такой показатель, как прогнозирование инкассации дебиторской задолженности. Инкассация означает получение денежных средств организацией от ее дебиторов. Данный показатель, рассчитанный по формуле (1), позволит не только оценить качество дебиторской задолженности, но сделать прогноз денежных потоков предприятия.

 (1)

Здесь ДП - это денежные поступления от покупателей и заказчиков в счет оплаты долга за выполненные работы и оказанные услуги в отчетном периоде;

ДЗ - средняя дебиторская задолженность покупателей и заказчиков ООО «Энергомасштаб» за отчетный период.

Среднюю дебиторскую задолженность покупателей и заказчиков можно определить по бухгалтерскому балансу организации с использованием формулы(2):

(2),

где ДЗн.п. - дебиторская задолженность покупателей и заказчиков на начало отчетного периода (стр. 231 + стр. 241 бухгалтерского баланса);

ДЗк.п. - дебиторская задолженность покупателей и заказчиков на конец отчетного периода (стр. 231 + стр. 241 бухгалтерского баланса).

Денежные поступления от покупателей и заказчиков в счет оплаты долга за выполненные работы и оказанные услуги в отчетном периоде (ДП) определяется по Форме №4«Отчет о движении денежных средств» (раздел «Движение денежных средств по текущей деятельности», стр. 120 - средства, полученные от покупателей и заказчиков).

Показатель инкассации дебиторской задолженности позволяет определить, какой процент от общей суммы дебиторской задолженности погашается в виде денежных средств. Он также поможет облегчить составление бюджета денежных средств ООО «Энергомасштаб».

Прогнозирование дебиторской задолженности на будущий период поможет организации максимально эффективно использовать денежные средства в своей хозяйственной деятельности. Для анализа и прогноза дебиторской задолженности необходимо привлечь данные о сроках ее погашения, сложившихся в прошедших периодах, о наличии маловероятной к взысканию и нереальной задолженности. Замедление оборачиваемости дебиторской задолженности влечет за собой сокращение притока денежных средств.

В целом между поступлением денежных средств, объемом реализации и изменением остатков дебиторской задолженности существует следующая зависимость:

(3)

Объем реализации определяется в разрезе плана продаж. Дебиторская задолженность на начало прогнозируемого периода равняется сумме дебиторской задолженности на конец отчетного периода. Для определения дебиторской задолженности по состоянию на конец прогнозируемого периода можно использовать формулу оборачиваемости:

(4),

где ТДЗ -- период оборота дебиторской задолженности;

(ДЗн.п.+ДЗк.п.)/2 - среднее значение дебиторской задолженности планового периода;

t -- длительность прогнозируемого периода;

В -- выручка от реализации продукции (на основании плана продаж).

Если ожидается, что в планируемом периоде характер расчетов с покупателями и заказчиками не изменится, можно использовать значение коэффициента оборачиваемости отчетного периода. Тогда значение дебиторской задолженности на конец прогнозируемого периода вытекает из формулы (4) и оно будет равняться:

(5)

Конечно, для более надежного определения планируемой задолженности дебиторов на конец периода надо учесть характер расчетов предприятия с покупателями (соотношение последующей и предварительной оплаты). Более точный расчет предполагает использование в числителе формулы выручки, получаемой на условиях последующей оплаты. Поскольку прогнозировать данное соотношение на перспективу достаточно сложно, можно воспользоваться сложившимися соотношениями. Если такую информацию получить затруднительно или в составе выручки значительную часть составляют расчеты с покупателями на условиях последующей оплаты, в числителе может использоваться общий прогнозируемый объем продаж.

Если принимать во внимание, что ООО «Энергомасштаб» в большинстве случаев берет предоплату с покупателей в размере 30% от общей стоимости работ и услуг, то расчет дебиторской задолженности на конец периода будет выглядеть следующим образом:

(6)

Данный прогноз дебиторской задолженности применим только к задолженности покупателей и заказчиков, так как они являются главными дебиторами организации. Прогнозирование прочих поступлений (продажа основных средств, возмещение налогов и затрат бюджетом и внебюджетными организациями и т.п.) затруднительно вследствие их эпизодического характера. В каждом конкретном случае эта задача может иметь свое решение исходя из имеющейся информации (например, если известно, что транспортное средство будет сдано в аренду на год, полгода, месяц).

Таким образом, несмотря на то, что предприятие занимается хозяйственной деятельностью вполне рационально, с соблюдением всех нормативно-правовых актов, организация его бухгалтерского учета и ведение различных документов не всегда находятся в идеальном состоянии. Сделанные мною предложения по оптимизации и совершенствованию работы бухгалтерии, оформления и применения документов, учета и управления дебиторской задолженностью направлены на улучшение финансового состояния и финансовых результатов ООО «Энергомасштаб», а также на повышение репутации организации.

В первую очередь необходимо полностью автоматизировать учет, сметные расчеты и платежные операции. Это позволит избежать многих просчетов, а также бухгалтер сможет сэкономить время при произведении расчетов и заполнении отчетных документов. В учетной политике должно найти отражение подробное описание ведения бухгалтерского учета, что поможет решить организации многие проблемы. Организации следует пересмотреть и дополнить субсчета к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Инвентаризации дебиторской задолженности один раз в год недостаточно. Поэтому бухгалтерия должна еженедельно представлять руководству отчет о наличии и движении дебиторской задолженности. Выявленная просроченная задолженность дебиторов нуждается в первоочередном внимании, что предполагает разработку плана мероприятий по ее погашению. Так как предприятие в большинстве случаев ведет разовые и эпизодические расчеты с покупателями, то более выгодно производить расчеты в аккредитивной форме. Часть формы №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу», посвященной дебиторской задолженности, должна быть более содержательной, для чего следует подробно расписывать структуру краткосрочной дебиторской задолженности. Прогнозирование дебиторской задолженности на будущий период поможет организации максимально эффективно использовать денежные средства в своей хозяйственной деятельности.