Учет, анализ и аудит расходов на оплату труда

- по счету 8412 «Заработная плата работников обслуживающих производств» - в ведомость «Затраты по цехам».

Заработная плата может быть отнесена и в дебет других счетов (группы счетов подраздела 1300 «Запасы», 1620 «Расходы будущих периодов» и др.).

Суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам отражают аналогично начисленной заработной плате.

Не выданную в установленный срок заработную плату депонируют (предприятие принимает ее на хранение). Суммы невыданной заработной платы кассир записывает в реестр, который вместе с отчетом кассира представляет в бухгалтерию. Реестр приведен в Приложении Л.

Таким образом, в данной главе были рассмотрены все аспекты действующей на предприятии ТОО «Строй-Кам» практики учета расчетов с персоналом по оплате труда, а именно: начисления заработной платы, удержания из нее, а также синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда. Исследование практики позволило сделать вывод о правильности учета расчетов с персоналом по оплате труда, начислений, доплат, премирования и удержаний из заработной платы, а также исчисления налогов и отчислений в фонды Республики Казахстан.

В качестве недостатков отмечено следующее. Порядок начисления средств на оплату труда и удержаний из заработной платы является одним из наиболее трудоемких участков работы бухгалтера, кроме того, данные процедуры должны обеспечивать исключительную точность расчетов, поэтому желательно, чтобы на предприятии система учета расчетов с персоналом по оплате труда была автоматизирована. На анализируемом же предприятии все расчеты бухгалтером выполняются вручную, что не только замедляет учетный процесс, но также ставит под сомнение достоверность и точность ведения бухгалтерского учета и составления налоговой и финансовой отчетности предприятия.

3. Компьютеризация учета расчетов с персоналом по оплате труда

3.1 Необходимость совершенствования учетных операций, связанных с расчетами по оплате труда

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета операций, связанных с расчетами по оплате труда оказывает существенное влияние на финансовые результаты деятельности предприятия.

Основными направления в области совершенствования учета операций по расчетам с персоналом по оплате труда являются:

- повышение точности и достоверности учетно-вычислительных работ;

- снижение трудоемкости и повышение оперативности учетно-вычислительных работ;

- упорядочение первичной документации;

- обеспечение своевременности отражения в бухгалтерском учете всех хозяйственных операций предприятия;

Некоторые из направлений совершенствования учета могут обеспечиваться принятием управленческих решений в области системы внутреннего контроля предприятия без применения специализированных бухгалтерских программ. Например, задача обеспечения контроля над полнотой и правильностью оформления и реквизирования документов по учету труда и заработной платы решается ограничением количества лиц, которым предоставлено право подписывать документы.

Но так как, процесс совершенствование учета на предприятии должен охватывать весь комплекс поставленных задач бухгалтерской службе предприятия не обойтись без применения автоматизированных средств учета бухгалтерских программ, интегрированных бухгалтерских комплекс, которые повышают точность и оперативность учетных работ.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка первичных данных и хозяйственных операций предприятия по выпуску и реализации готовой продукции легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации распоряжениями, счетами, журналами-ордерами.

Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Кроме того, компьютерные системы дают в руки администрации широкий выбор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность предприятия. Наличие дополнительных инструментов обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических затрат с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации.

Рассмотрим подробнее все достоинства компьютерных систем бухгалтерского учета, присущие большинству из них:

1) Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы - автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить налог на добавленную стоимость, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

2) Если вручную обработанные данные синтетического и аналитического учета могут расходиться, то при программной обработке этого не может быть. На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создается журнал операций на основе введенных документов.

Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал корреспонденции счетов. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить корреспонденции в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

3)Кроме первичных документов, журнала хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Справочники нужны не только для быстрого ввода документов, но и необходимы при автоматических расчетах.

Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом в программах имеется возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Также в бухгалтерских программах предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

4) Конечная цель работы любой бухгалтерии - составление отчетов по результатам финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала корреспонденции счетов. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ - автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, при условии правильности ввода информации в журнал хозяйственных операций.

5) Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение производственного, складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

Таким образом, бухгалтерские системы на основе компьютерной обработки вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение бухгалтерского учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Поскольку деятельность предприятия характеризуются множеством хозяйственных операций, различных в своей функциональности, то в процессе совершенствования бухгалтерского учета необходимо выбрать такую компьютерную бухгалтерскую систему, которая бы обеспечивала ведение всех основных учетных функций и разделов предприятия. К таким программам, объединяющим и поддерживающим все функции и разделы предприятия, относятся интегрированные бухгалтерские системы. Реализуются они обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Также характерной чертой их является расширение традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

Например, программа «1C: Предприятие (версии 7.5, 7.7, 8.0)», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету производства, учету основных средств и учету товарно-материальных запасов на складах, учету заработной платы.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок.

После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач.

Следовательно, программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учете, соответствовать современным его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе функций, отвечающих профилю предприятия, специфику его работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтерской службы.

Программный комплекс «Алтын» - это группа программ для автоматизации бухгалтерского учета на любых предприятиях с разной численностью, разными видами деятельности и разными формами собственности: малых и крупных, коммерческих и бюджетных, производственных, торговых, строительных и прочих предприятий.

Основное отличие «Алтын» от других бухгалтерских программ, представленных на казахстанском рынке, в том, что «Алтын» не относится к «инструментальным» системам, а является законченной бухгалтерской программой, не требующей дополнительных настроек и поддержки программистов как в начале внедрения, так и в процессе эксплуатации.

Современные версии программного комплекса «Алтын» не только не уступают, а во многом превосходят другие бухгалтерские программы, и его недорогая цена по прейскуранту уже учитывает стоимость всех настроек, с которыми работают сотни предприятий по всему Казахстану на протяжении десяти лет.

Компьютерная бухгалтерия «Алтын» делится на четыре модуля:

- «Алтын» - общая бухгалтерия,

- «Алтын» - основные средства,

- «Алтын» - расчет зарплаты.

- «Алтын» - путевые листы.

Все модули связаны между собой, но могут работать в автономном режиме, если пользователь по каким-то причинам не использует весь комплекс полностью. Предприятиям с несколькими рабочими местами (компьютерами) рекомендуется использовать сетевую версию.

Модуль «Алтын» - общая бухгалтерия осуществляет учет расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, операций по кассе, банку, учету товарно-материальных запасов, а также объединяет проводки по всему предприятию и формирует итоговые расчеты. Он имеет журнал проводок (или журнал операций). Журнал накапливает и хранит с начала года всю информацию, которая обеспечивает получение выходных документов, как аналитических, так и отчетных, и широко используется для анализа и управления работой предприятия. Проводки стекаются в журнал со всех блоков и модулей во время оформления первичных документов или выполнения бухгалтерских расчетов. Проводки можно вводить непосредственно в журнал, а ввод сложных комплексных проводок легко осуществляется по заранее продуманным схемам типовых проводок, составленным однажды.

Проводки выбираются и фильтруются по интервалу дат (за любое количество дней), дебету или кредиту любого счета, по определенному объекту аналитики, по номеру документа, по конкретной сумме, то есть, из этого большого журнала всегда можно выбрать любую часть проводок, интересующую нас в настоящий момент. Автоматическое закрытие счетов 6-го, 7-го и 8-го разделов Типового плана счетов в конце отчетного периода удобно выполнять, используя специальную процедуру «Закрытие счетов».

При наличии записей в журнале проводок автоматически формируются регистры и отчеты, за любой промежуток времени (или на любой момент времени).

В перечень итоговых документов входят:

- отчетный баланс (предусмотрены настройки пользователем разных его форм);

- отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности;

- оборотный (сальдовый) баланс в трёх вариантах;

- главная книга;

- шахматка в двух вариантах; оборотные ведомости; сводные ведомости;

- ведомости движения материалов и товаров, по складам, группам, торговым точкам;

- развернутые ведомости по любым балансовым счетам (журналы-ордера);

- карточки аналитического учета, акты сверки;

- ведомости дебиторско-кредиторской задолженности и многие, многие другие.

Оперативно и в соответствии с порядком учета кассовых и банковских операций ведется учет денежных средств предприятия, в том числе валютных. При этом составляется вся документация: платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, автоматически создается кассовая книга, журналы-ордера 1 и 2, ведомости прихода, оборотные ведомости и расшифровки. Специальные функции программы предназначены для исчисления налогов и составления электронных налоговых отчетов.

Модуль «Алтын - зарплата» позволяет вести расчет и учет заработной платы на предприятиях с численностью до четырех тысяч работающих, с одним или несколькими фондами оплаты труда. Это государственные (казенные) предприятия, акционерные компании, коммерческие структуры, которые занимаются самыми различными видами деятельности, следовательно, имеют разные формы расчетов. Любой бухгалтер знает, как расчет зарплаты водителя автобуса или токаря-сдельщика, шахтера, геолога, строителя отличается от расчета зарплаты преподавателя, продавца, повара, медика, поэтому «Алтын» учитывает все возможные формы начислений, надбавок, доплат, а также рассчитывает оплату больничных листов, отпускных, других видов оплат. В то же время и удержания из зарплаты могут быть самыми различными (постоянными или разового характера): это подоходный налог и взносы в накопительный пенсионный фонд (обязательные и добровольные), ссуды, кредиты, удержания по исполнительным листам, вклады в сберегательные банки, депозитные вклады, оплата товаров, услуг и т. д. Также в программе предусмотрен метод расчета зарплаты «от обратного».

База данных программного комплекса «Алтын - зарплата» состоит из набора справочной (условно-постоянной) информации, и текущей (ежемесячная входная информация, в виде специальных таблиц - журнала оперативных документов), а также архивов. Результатом ежемесячных расчетов является выходная документация, она содержит расчетные ведомости, своды, реестры, «квитки» (расчетные листки) в целом по предприятию, в разрезе различных фондов оплаты труда, участков, категорий и профессий. Помимо этого происходят расчеты по налогам (подоходный, социальный), формирование резервных фондов, данные по пенсионным взносам автоматически сбрасываются в казахстанскую программу Государственного Центра по выплате пенсий (ГЦВП). Также для каждого работающего формируются накопительные (и ежемесячные) справки о доходах, налогах, взносах в пенсионный фонд. Версия «Алтын» 9,0 и выше предусматривает автоматическое формирование электронных налоговых отчетов по индивидуальному подоходному налогу формы 201.00 с приложением, и формы 600 по социальному налогу с приложениями, пенсионным взносам и вывод в программы электронной налоговой отчетности ИСИД и ЭФНО. В программе реализована задача исчисления социального налога по новым правилам, действующим с 2008 года.

В программном комплексе «Алтын» также реализована возможность вести кадровый учет:

- учет списочного и не списочного состава работников, рабочего времени;

- хранение разнообразных индивидуальных сведений в личных карточках: данные паспорта, РНН, СИК, возраст, профессия, стаж, образование, воинский учет, адрес, семейное положение, продвижение по службе;

- оформление на казахском и русском языках индивидуальных трудовых договоров, приказов по кадрам, командировкам, основной деятельности, отпускам определение стажа - общего трудового, по специальности, в госслужбе, на данном предприятии для расчета отпуска и выслуги;

- группировка данных по различным признакам, составление ведомостей, справок, сводок, отчетов.

Отличия программного комплекса «Алтын» от других бухгалтерских программ:

- программа полностью настроена на казахстанское законодательство, включая самые сложные виды учета, аналитики и расчета, не требует настройки и поддержки документов и отчетов со стороны программистов;

- очень проста в работе, легко и быстро внедряется самим бухгалтером;

- низкие цены, т.к. почти все затраты на программу разовые - только при приобретении;

Программный комплекс «Лука.Pro» представляет собой проблемно-ориентированную систему управления базами данных (СУБД), которая с помощью средств встроенного непроцедурного языка манипулирования данными поддерживает работу с информационными объектами общего и специфического типов (план счетов, главный журнал и пр.). Программа оснащена мощным генератором отчетов и визуальным конструктором экранных форм.

Компьютерная бухгалтерия «Лука.Pro» подразделяется на две группы: «Лука.Бизнес» - для небюджетной сферы и «Лука.Бюджет» для бюджетных учреждений и организаций.

Программа «Лука.Бизнес» предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей и поддерживает оформление всего необходимого множества хозяйственных операций. Алгоритмы работы типизированы и соответствуют текущему законодательству Республики Казахстан для небюджетной сферы. Типизированы также распределение прав и обязанностей по категориям персонала, участвующего в учетной работе. Все категории персонала используют совместно одну общую информационную базу, благодаря чему достигается высокая эффективность коллективной работы.

Главное меню программы имеет одинаковый состав опций для всех участков учета:

- база данных

- объекты

- картотеки

- НСИ

- Операции

- Отчеты

- Сервис

Участок учета «Зарплата» в «Лука.Бизнес» позволяет автоматизировать следующие функции бухгалтера:

- Вести лицевые счета персонала.

- Производить расчет, корректировку начислений, удержаний по заработной плате, расчеты с персоналом,

- Распределять заработную плату,

- Производить отчисления в социальные и пенсионные фонды.

«Лука.Бизнес» представляет собой законченное, готовое к применению сразу после установки на компьютере приложение для автоматизации всех участков учета на промышленных и торговых предприятиях.

От других распространенных пакетов программ «Лука-бизнес» отличается следующими свойствами:

- в одной программе доступны средства для работы со всеми участками бухгалтерского учета на общей базе данных на одном или на нескольких компьютерах в локальной сети. Это комплексное решение и если все хозяйственные операции зарегистрированы, то никаких дополнительных действий (расчетов, сводов, экспорта записей и пр.) для получения всей бухгалтерской, налоговой и управленческой от четности больше не требуется;

- в полном объеме поддерживаются операции налогового учета в соответствии с текущим законодательством Республики Казахстан;

- для каждого вида документов (хозяйственных операций) существует отдельный журнал и свое меню управления программой. Это позволяет организовать на каждом рабочем месте работу только со своими первичными документами, разделяя между сотрудниками права доступа, ответственность и обязанности. Во всех случаях оформления операций требующих данных более чем из одного документа, легко открыть любой дополнительный журнал. Например, приходуя импортный товар и работая с журналом накладных прихода сослаться на запись журнала таможенных деклараций;

- работа пользователей заключается в оформлении первичных документов (выписка счетов, накладных и пр.). Каждому реальному документу соответствует регистрационная запись в журнале документов. По мере исполнения документов автоматически формируются и отражаются (проводятся) на регистрах бухгалтерского и вспомогательного планов счетов и на регистрах картотек учетные записи главного журнала. При этом «Лука.Бизнес» поддерживает связи между первичными документами и учетными записями главного журнала. Чтобы найти нужный первичный документ по проводкам или наоборот достаточно одного щелчка мышкой;

«1С: Бухгалтерия» - это универсальный интегрированный комплекс бухгалтерских программ, который не требует предварительного освоения.

Средства работы с документами в данном комплексе позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций.

«1С: Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения и другие банковские документы, счета на оплату, накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, другие документы.

Исходной информацией в «1С: Бухгалтерии» является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически. Кроме того, в «1С: Бухгалтерия» могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать рутинный ввод часто повторяющихся операций.

Рассмотрим различные программные продукты, частично или полностью интегрирующиеся в стандартный комплекс «1C: Бухгалтерия».

«1С: Бухгалтерия 7.7» - универсальная программа массового назначения, представляющая собой совокупность платформы «1С: Предприятие 7.7» и конфигурации «Бухгалтерия предприятия».

«1С: Бухгалтерия 7.7» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.

«1С:Бухгалтерия 7.7» позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:

- операции по банку и касс;

- основные средства и нематериальные активы;

- материалы, товары и услуги;

- учет производства продукции;

- учет валютных операций;

- взаиморасчеты с организациями;

- расчеты с подотчетными лицами;

- расчеты по зарплате;

- расчеты с бюджетом;

- другие разделы учета.

Таким образом, «1С: Бухгалтерия 7.7» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Конфигурация «1С:Бухгалтерия 7.7» позволяет осуществлять оперативный кадровый учет и планирование, расчет зарплаты, а также реализовывать управленческие задачи, в число которых входит отношение к каждому сотруднику предприятия как интеллектуальному ресурсу.

«1С:Бухгалтерия 7.7.» предполагает хранение не только личных данных работников предприятия, но и служебной информации. К последней относятся: подразделение, где числится работник, его должность, служебные телефоны и прочая контактная информация. Регистрируется и продвижение работника на предприятии: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки вплоть до увольнения.

Для анализа кадрового состава предприятия по накопленной информации о работниках строятся разнообразные отчеты. В их числе списки работников организации, движение кадров организации, статистика кадров организации и др.

«1С:Бухгалтерия 7.7.» поддерживает ведение воинского учета в соответствии с законодательством Казахстана. В программе формируются все необходимые сведения для представления в военкоматы.

Также программа поддерживает ведение штатного расписания организаций с возможностью указания различных видов тарифных ставок, произвольного количества надбавок, дополнительной информации о штатных единицах. По штатному расписанию формируется вся необходимая отчетность.

Для расчета и учета заработной платы в программе автоматизирована деятельность как менеджеров, принимающих решения по заработной плате персонала, так и бухгалтеров-расчетчиков заработной платы:

- разработка схем мотивации работников;

- учет результатов производственной деятельности;

- автоматический расчет широкого круга начислений - от оплаты по окладу до оплаты больничных и отпусков по среднему заработку;

- гибкая настройка используемых начислений и удержаний.

«1С:Бухгалтерия 7.7.» обеспечивает ведение взаиморасчетов с работниками предприятия, а также учет затрат на оплату труда в составе себестоимости продукции и услуг. Автоматизирован весь комплекс расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков, вплоть до формирования документов на выплату зарплаты и депонирование, а также отчетности в государственные надзорные органы.

Реализованы основные формы оплаты труда, используемые на хозрасчетных предприятиях: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты - повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.

Гибкий механизм учета использования рабочего времени позволяет описывать графики работы и регистрировать отклонения от обычного режима работы.

Основным документом конфигурации является «Табель учета рабочего времени». В этом документе по каждому сотруднику автоматически рассчитываются начисления по окладу, надбавки, праздничные и сверхурочные с учетом введенных отклонений. Заполнение табеля, определение количества отработанных дней (часов) и расчет сумм начислений производится автоматически. Сумма оплаты за работу в праздники рассчитывается на основании указанных праздников в календаре, с учетом того, являлся ли праздник для сотрудника рабочим днем с учетом коэффициента за работу в праздники. Сверхурочные часы проставляются вручную, на основании общего количества часов рассчитывается сумма.

Табель может быть заполонен на одного или группу сотрудников по подразделению, группе справочника «Сотрудники», только для основных сотрудников или только для совместителей. Расчеты в программе производятся по каждому приказу о приеме отдельно, в табеле видно, по какому приказу о приеме произведены начисления - по основному, по совместительству или по приказу на совмещение (замещение, расширение). Если по сотруднику в середине расчетного периода были введены кадровые изменения, меняющие разряд или ставку, в табеле это будет отражено несколькими строками с указанием разряда, ставки и количества дней к оплате.

Для расчета заработной платы сотрудников, работающих по тарифу, предусмотрен документ «Табель почасовиков». Сотрудникам, работающим по часовому тарифу, при приеме можно назначить произвольное количество тарифов с указанием ограничения по оплате (в часах). При начислении указывается количество часов по каждому тарифу, при этом программа контролирует, чтобы количество часов в месяц не превысила ограничение, указанное для сотрудника по данному тарифу. По часовому тарифу можно принять сотрудника, уже работающего в организации, или нового сотрудника.

Оплата сотрудников, работающих по договорам, рассчитывается в документе «Начисления по договорам». Документ заполняется автоматически сотрудниками, на которых оформлены договора гражданско-правового характера, или вручную.

В программе предусмотрен также ввод произвольных разовых начислений на одного или группу сотрудников. С помощью этого документа можно ввести различные разовые премии, пособия, материальную помощь, доплаты и т.д.

Для ввода отклонений в программе предусмотрены такие документы, как «Больничный лист», «Отпуск», «Оплата по среднему» и «Невыход».

Документы для ввода отклонений можно ввести как по определенному месту работы (например, только по основному месту без учета внутреннего совместительства), так и без учета места работы. В случае выбора определенного места работы в базу войдут только те начисления, которые были введены по выбранному месту работы.

База отклонений настраивается пользователем в справочнике «Виды расчетов».

Результаты расчета и распределение можно редактировать произвольным образом. В целях обеспечения работы на предприятиях с большим количеством работников основные «расчетные» документы снабжены средствами автоматического заполнения и расчета.

Таким образом, данная конфигурация позволяет автоматизировать работу следующих отделов: отдел кадров, расчетный отдел, плановый отдел.

3.2 Автоматизация учета расчетов с персоналом по оплате труда в системе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Руководством предприятия ТОО «Строй-Кам» решено было автоматизировать участок учета расчетов с персоналом по оплате труда в компьютерной системе «1С: Бухгалтерия 7.7», поскольку расчет зарплаты является очень ответственной и трудоемкой работой, которую нужно выполнять в короткие сроки между предоставлением информации и выплатой сотруднику. Во многих крупных предприятиях существует большое множество различных видов начислений и удержаний. И без автоматизированной системы данные расчеты выполнить практически не возможно.

В разделе учета «Заработная плата» 1С: Бухгалтерия 7.7» используются следующие объекты:

1. Справочники:

- «Подразделения»;

- «Должности»;

- «Начисления»;

- «Удержания»;

- «График рабочих дней»;

- «Значения МРП»;

- «Ставки подоходного налога»;

- «Проценты отчислений от заработной платы»;

- «Налоги на заработную плату»;

- «Шкалы подоходного налога для перерасчетов».

- «Настройка счетов удержаний для персонала»;

2. Картотека:

- «Персонал»

3. Журналы хозяйственных операций:

- «Расчеты с персоналом»;

- «Удержания из заработной платы»;

- «Перерасчеты по заработной плате»;

- «Данные из другой организации»;

- «Распределение заработной платы по счетам бухгалтерского учета»;

- «Накопительный пенсионный фонд».

- «Платежная ведомость»

- «Перенос данных»

- «Корректировка специфик»

- «Очистить журнал НПФ»

Рассмотрим основные объекты, участвующие в расчете заработной платы.

1. Справочники. Система 1С:Предприятие позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников для организации аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и т.д.) Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

К справочникам, участвующим в расчете заработной платы, относятся:

- Подразделения;

- Сотрудники;

- Виды начислений по зарплате и прочим доходам.

Подразделения - это одноуровневый справочник, подчиненный справочнику организации. Доступ к справочнику осуществляется через пункты меню «Справочники =>Наша организация => Организации», откроется форма списка справочника организаций. В нижней части формы нужно нажать на кнопку «Подразделения» (рисунок 1).

Рисунок 1 - Создание формы справочника подразделений

По этому справочнику ведется аналитический учет на синтетические счета 7210 «Административные расходы», 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», 8110 «Основное производство», 8310 «Вспомогательные производства». Методически этот справочник необходим, чтобы видеть картину доходов, расходов, наличие внеоборотных активов в разрезе существующих подразделений в организации, а также для группировки сотрудников организации по подразделениям.

Справочник «Сотрудники» используется для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы (рисунок 2).

Также справочник используется для ведения аналитического учета на счетах синтетического учета 1250 Краткосрочная дебиторская задолженность работников, 3350 Краткосрочная задолженность по оплате труда, 3210 Обязательства по социальному страхованию, 3220 Обязательства по пенсионным отчислениям и т.д.

В типовой конфигурации для справочника «Сотрудники» предусмотрена трехуровневая структура, то есть сотрудников в справочнике можно объединять в произвольные группы и подгруппы.

Рисунок 2 - Заполнение данных о сотруднике в справочнике: Сотрудники

Форма ввода элемента справочника «Сотрудники» в данной конфигурации реализована с пятью закладками. На закладке «Общие» отображаются основные данные о сотруднике: табельный номер, организация, РНН сотрудника, ФИО, должность, подразделение, даты приема на работу и увольнения и т.д.

В нижней части формы справочника расположены кнопки, позволяющие просмотреть историю периодических реквизитов элемента справочника (сотрудника), получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы. Кнопка «Отчет по сотрудникам» позволяет получить отчет по всем сотрудникам, в котором указывается табельный номер сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т. д. Поскольку большинство реквизитов справочника являются периодическими, отчет формируется по состоянию на текущую (рабочую дату). Дата актуальности указывается в заголовке формы. Для изменения даты актуальности следует перед составлением отчета установить эту дату в качестве рабочей.

Отчет по сотрудникам имеет кнопки управления «Обновить» и «Настройка». По кнопке «Обновить» отчет строится заново с теми же параметрами. По кнопке «Настройка» открывается Диалог задания параметров отчета.

Справочник «Виды начислений по зарплате и прочим доходам» содержит виды начислений физическим лицам (структуру фонда оплаты труда) и служит для организации аналитического учета на забалансовом счете ПНС - «Совокупный доход» (рисунок 3). Справочник позволяет учесть все виды доходов работника предприятия.



Рисунок 3 - Справочник видов начислений

При вводе нового элемента в этот справочник необходимо заполнить следующие позиции:

- код - текстовое выражение, проставляется произвольно;

- наименование - обычно задается по виду дохода;

- вид затрат - вводится из справочника «Виды затрат»;

- вид дохода физических лиц - вводится из справочника «Виды доходов физических лиц» согласно декларации по социальному налогу (форма 600).

Справочник «Виды начислений и прочих доходов» заполняется автоматически при первом открытии программы, но может быть скорректирован пользователем самостоятельно. Флажки в правой части означают:

- Под.н. - вид расчета облагается подоходным налогом;

- Соц.н. - вид расчета облагается социальным налогом;

- Пенс. - вид расчета облагается пенсионными начислениями;

- ФОТ - вид расчета входит в ФОТ.

Можно дополнять справочник по необходимым видам начислений, например, Отпускные, Компенсация за неиспользованный трудовой отпуск, Пособия по беременности и родам, а также регулировать налогообложение каждого вида начисления, то есть устанавливать признаки обложения тем или иным видом налога.

2. Следующим объектом, участвующим в операциях по учету заработой платы является такой объект 1С: Бухгалтерия 7.7, как «Документы». Первичные документы формируются с помощью раздела «Документы». В типовой конфигурации все эти документы разбиты по группам по смысловому содержанию.

Документы, отражающие состояние расчетов с персоналом по оплате труда следующие:

- Ведомость начислений

- Дополнительные начисления

- Ведомость удержаний

- Депонирование заработной платы

- Выплата заработной платы

- Пенсионные отчисления.

Документ «Ведомость начислений» представлен на рисунке 4.

Рисунок 4- Окно «Ведомость начислений: табличная часть»

3. Также в конфигурации есть следующие отчеты по зарплате (таблица 5).

Расчет заработной платы в типовой конфигурации «1 С:Бухгалтерия» 7.7 можно формировать двумя способами:

- из формы документа «Ведомость начислений»,

- из меню «Отчеты/Специализированные».

Расчетные листки и ведомость формируются для всех сотрудников, которые указаны в выбранном документе. При вызове отчета через меню расчетные листки и ведомость можно сформировать как по отдельному документу, так и по выбранному месяцу, для чего в форме предусмотрен соответствующий переключатель. Расчетные листки и ведомость представлены в Приложениях М и Н.

Таблица 5 - Отчеты по заработной плате в конфигурации 1С: Бухгалтерия 7.7

Отчет	Описание
Расчетно-платежная ведомость	Предназначен для кассира и показывает сумму «на руки» по каждому сотруднику.
Расчетные листы по заработной плате	Показывает промежуточные и конечные результаты расчета зарплаты по конкретному сотруднику. Расчетный листочек выдается сотруднику перед выдачей зарплаты для ознакомления. Можно распечатать листочек только для указанного сотрудника или по всем сотрудникам сразу. Можно задать фильтр и/или группировку по категории и подразделению.

4. Доступ к объекту «Константы» осуществляется через пункты меню «Операции => Константы...». Для просмотра или редактирования истории периодических констант необходимо позиционировать курсор на необходимую константу и нажать функциональную клавишу «Р5», или воспользоваться пунктом меню «Действия => История значения».

В типовой конфигурации 1С: Бухгалтерия в расчете заработной платы участвуют следующие константы:

1. Месячный расчетный показатель (МРП). Периодическая константа - служит для хранения значения МРП, что следует из названия самой константы. Используется при расчетах подоходного налога с физических лиц как необлагаемый минимум. Значение на 2008 год установлено в размере 1168 тенге.

2. Годовой расчетный показатель (ГРП). Периодическая константа - используется при расчетах подоходного налога с физических лиц для вычисления верхних пределов таблицы подоходного налога. Значение на 2008 год установлено в размере 14 016 тенге.

3.Минимальная заработная плата. Периодическая константа - используется при расчете обязательных пенсионных отчислений. Если база пенсионных отчислений за расчетный месяц превышает 75 минимальных зарплат, то превышающая сумма не облагается обязательными пенсионными отчислениями. Значение на 2008 год установлено в размере 10 515 тенге.

4. Число рабочих дней в месяце. Периодическая константа - служит как производственный календарь. Необходимо заполнить значения на начало каждого расчетного месяца. Например, значение на 01.01.08 = 21, 01.02.08 = 18 и т. д.

5. Число рабочих часов в месяце. Периодическая константа - служит как производственный календарь, но, как вытекает из названия, учет отработанного времени необходимо вести в часах. Значения вводятся аналогично.

Таким образом, вые были рассмотрены все объекты типовой конфигурации 1С: Бухгалтерия 7.7, непосредственно участвующие в расчете заработной платы на предприятии. В целом же методология расчета заработной платы в программе следующая:

1. В разделе учета «Заработная плата» осуществляется обработка исходных данных, введенных из первичных документов, обработка данных, введенных в других разделах учета, получение и проверка итоговых результатов, корректировка и передача в другие разделы учета, а также подготовка и печать всей текущей отчетности по заработной плате.

2. После занесения исходной информации производится расчет заработной платы. По итогам расчета можно получить предварительную отчетность: ведомости начислений и удержаний, своды. По этим отчетам проверяется правильность расчета заработной платы.

3. Обнаруженные ошибки исправляются. Если в результате проверки ошибки не были обнаружены, распечатывается итоговая отчетность. После этого, выполняется распределение по счетам.

4. На этом расчет заработной платы текущего месяца завершается. Нужно перенести начальное сальдо на следующий период.

Таким образом, в данной главе дипломной работы было проведено исследование возможности компьютеризации учета расчетов с персоналом по оплате труда.

В качестве совершенствования учета расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии ТОО «Строй-Кам» рекомендовано было внедрить автоматизированную систему бухгалтерского учета 1С: Бухгалтерия 7.7, которая предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей и поддерживает оформление всего необходимого множества хозяйственных операций.

Заключение

Дипломная работа была посвящена исследованию теоретически основ и действующей практики учета расчетов с персоналом по оплате труда и его компьютеризации.

В результате проведенного исследования теоретических и методологических основ были сделаны следующие выводы:

1. Заработная плата является основной формой вознаграждения работников за труд и обеспечивает их материальную заинтересованность в его результатах.

2. Учет труда и заработной платы должен обеспечивать оперативный контроль за количеством и качеством труда, за использованием средств, включаемых в расходы организации.

3. Формы и системы оплаты труда в организациях определяются коллективными договорами или актами работодателя. Основными формами заработной платы являются повременная и сдельная.

4. Учет личного состава осуществляются на основании следующих первичных документов: штатного расписания, табелей учета рабочего времени по формам и системам оплаты труда, принятых в организации.

5. Бухгалтерская служба предприятия должна обеспечивать: правильное и своевременное начисление заработной платы и выдачу ее в установленные сроки; распределение сумм начисленной заработной платы по центрам (направлениям) затрат; правильное и своевременное удержание подоходного налога из оплаты труда и перечисление его в налоговый орган; правильное начисление и своевременное перечисление обязательных платежей в социальный и пенсионные фонды.

Действующая практика организации учета труда и заработной платы в курсовой работе рассмотрена на материалах предприятия ТОО «Строй-Кам».

Система оплаты труда на предприятии ТОО «Строй-Кам» организована в соответствии со структурой предприятия. Имеется твердое штатное расписание, утвержденное руководителем предприятия. В соответствии с ним производится учет и начисление заработной платы работникам организации. На предприятии применяется повременно-премиальная и косвенно-сдельная формы оплаты труда. В косвенно-сдельной форме начисляется заработная плата трем узкопрофильным специалистам-ремонтникам, выполняющим работы по обслуживанию и ремонту производственной техники, остальному персоналу предприятия, состоящему из рабочих и административного персонала, заработная плата начисляется в повременно-премиальной системе оплаты труда.

Труд административного персонала в количестве 12 человек оплачивается согласно должностного оклада, установленного в штатном расписании. Труд остальных рабочих оплачивается согласно установленных в штатном расписании часовых тарифных ставок с учетом квалификации и выполняемых обязанностей.

Основная заработная плата на предприятии ТОО «Строй-Кам» начисляется в соответствии со сдельными расценками, тарифными ставками, окладами. К дополнительной оплате относятся выплаты за непроработанное время: отпуска, перерывы в работе кормящих матерей, подростков, на выполнение общественных обязанностей, а также выходное пособие при увольнении, при нетрудоспособности и т.д.

Также для усиления материальной заинтересованности работников в повышении эффективности производства и качества работы на предприятии присутствуют выплаты стимулирующего характера.

В соответствии с законодательством Республики Казахстан всем работникам ТОО «Строй-Кам» предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. На основании приказа о предоставлении отпуска, отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, бухгалтерия производит расчет отпускных.

После начисления основной и дополнительной заработной платы, а также отпускных и пособий по временной нетрудоспособности, бухгалтерская служба производит удержания из заработной платы персонала ТОО «Строй-Кам»: подоходный налог; отчисления в пенсионный фонд и фонд социального страхования; погашение задолженности по ранее выданным авансам, а также сумм излишне выплаченных ввиду арифметической ошибки; в погашение задолженности по подотчетным суммам; возмещение материального ущерба, причиненного работником предприятию; денежные выплаты за товары, купленные в кредит; за подписку на газеты и журналы; по исполнительным документам; за брак продукции. Другие удержания из заработной платы производятся лишь с согласия работника.

Основным регистром, используемым для оформления расчетов с работниками по заработной плате в ТОО «Строй-Кам», является расчетная ведомость, которая формируется после начисления заработной платы и удержания всех необходимых сумм в аналитике по сотрудникам.

Заработную плату выплачивают по платежным ведомостям, в которых указывают сумму, подлежащую выплате, и срок, в течение которого она должна быть выдана. Разрешительную надпись скрепляют подписями руководитель и главный бухгалтер. После оформления ведомость передают в кассу для оплаты. Не выданную в установленный срок заработную плату депонируют (предприятие принимает ее на хранение). Суммы невыданной заработной платы кассир записывает в реестр, который вместе с отчетом кассира представляет в бухгалтерию. После выплаты лицевая часть платежной ведомости заполняется кассиром, и подшивается к кассовому отчету.

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда (по всем видам заработка) ведут на счете 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда». По кредиту счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» отражают остатки задолженности перед работающими, на начало и конец месяца и суммы, начисленные в виде заработной платы, премий, пособий, то есть увеличение задолженности, а по дебету - все виды удержаний и выплаченные суммы, то есть уменьшение задолженности перед работающими.

Таким образом, в данной главе были рассмотрены все аспекты действующей на предприятии ТОО «Строй-Кам» практики учета расчетов с персоналом по оплате труда, а именно: начисления заработной платы, удержания из нее, а также синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда. Исследование практики позволило сделать вывод о правильности учета расчетов с персоналом по оплате труда, начислений, доплат, премирования и удержаний из заработной платы, а также исчисления налогов и отчислений в фонды Республики Казахстан.

В качестве недостатков отмечено следующее. Порядок начисления средств на оплату труда и удержаний из заработной платы является одним из наиболее трудоемких участков работы бухгалтера, кроме того, данные процедуры должны обеспечивать исключительную точность расчетов, поэтому желательно, чтобы на предприятии система учета расчетов с персоналом по оплате труда была автоматизирована. На анализируемом же предприятии все расчеты бухгалтером выполняются вручную, что не только замедляет учетный процесс, но также ставит под сомнение достоверность и точность ведения бухгалтерского учета и составления налоговой и финансовой отчетности предприятия.

Поскольку расчет зарплаты является очень ответственной и трудоемкой работой, которую нужно выполнять в короткие сроки между предоставлением информации и выплатой сотруднику, то в качестве совершенствования учета расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии ТОО «Строй-Кам» рекомендовано было внедрить автоматизированную систему бухгалтерского учета 1С: Бухгалтерия 7.7, которая предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей и поддерживает оформление всего необходимого множества хозяйственных операций.

В разделе учета «Заработная плата» типовой конфигураци 1С: Бухгалтерия 7.7 осуществляется обработка исходных данных, введенных из первичных документов, обработка данных, введенных в других разделах учета, получение и проверка итоговых результатов, корректировка и передача в другие разделы учета, а также подготовка и печать всей текущей отчетности по заработной плате.