Организация учета, отчетности и аудита топлива и запасных частей на СУП "Агросервис-ССК"

Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером организации при многократном отпуске в течение месяца на одно или несколько наименований топлива в 2 экземплярах. Первый экземпляр находится у материально-ответственного лица, а второй - у их водителя получившего топливо. Кладовщик записывает количество отпущенного топлива, а также остаток лимита в обоих экземплярах и расписывается в карте получателя. Водитель расписывается в получении в карте, остающейся на складе. По истечении месяца документ передается в бухгалтерию вместе с отчетом материально-ответственного лица.

Лимитно-заборная карта может выписываться в 1 экземпляре при отпуске водителям или механизаторам со склада после предъявления путевого (учетного) листа. В этом случае в карте за полученное топливо расписывается водитель, а в путевом листе - заведующий складом.[2, c.124]

Реализация излишних запасов топлива на сторону и их безвозмездная передача оформляют путем выписки товарно-транспортных накладных (ф. ТТН-1) и товарной накладной (ф. ТН-2). [26]

Количество израсходованного топлива отражается в Накопительной ведомости работы автотранспорта (ф. №601-АПК) и Ведомости использования машинотракторного парка (ф. №602-АПК).

В организации СУП «Агрсервис - ССК» отпуск топлива производится на основании первичных документов в зависимости от каналов и причин их выбытия. Стоимость топлива списываемых в производство, включается в состав себестоимости с использованием метода оценки запасов по учетным ценам.

Отпуск материалов структурным подразделениям данного сельскохозяйственного предприятия осуществляется на основании Отчета по ГСМ. Следует отметить эта форма используется как при разовом, так и при систематическом отпуске производственных запасов. Она заполняется заведующим нефтескладом и в конце месяца сдается в бухгалтерию организации. В исследуемой организации все необходимые реквизиты заполняются, оформляются аккуратно, без исправлений.

Требование-накладная в данной организации вообще не используется. Одним из основных каналов поступления запасных частей является приобретение у сторонних организаций. Для получения их со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность.

Доверенность применяется для оформления права отдельного должностного лица выступать в качестве доверенного организации при получении определенных материальных ценностей. Она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, в одном экземпляре выдается под расписку получателю запасных частей (экспедитору).

Доверенность формы №М-2 предполагает заполнение корешков доверенностей. Применение этой формы исключает необходимость ведения в организации Журнала учета выданных доверенностей.

Доверенность формы №М-2а используется организациями, как правило, в тех случаях, когда получение ценностей носит массовый характер. Выданные доверенности регистрируются бухгалтерией в Журнале учета выданных доверенностей (ф. № М-3) под расписку в их получении. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован. Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения запасных частей, представить в бухгалтерию организации документы о их получении и сдаче их на склад. Неиспользованные доверенности должны быть сданы по истечении срока их действия [26].

Срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза запасных частей, но не должен превышать 15 дней.

На стоимость оказанных услуг или выполненных работ оформляется счет-фактура по НДС (форма СФ-1). Она предъявляется продавцом (подрядчиком) работ (услуг) их покупателю (заказчику) наряду с другими документами, которыми оформляются выполненные работы или оказанные услуги. При этом продавец обязан выдать покупателю счет-фактуру по НДС не позднее 15 календарных дней, считая день выполнения работ (оказания услуг), если иное не установлено договором. При отсутствии или неправильном оформлении данного документа предъявленная продавцом сумма НДС может быть не принята к вычету [5, c. 209].

Запасные части, приобретенные за наличный расчет у торговой организации, принимаются к учету на основании товарных чеков и чеков кассового аппарата, подтверждающих оплату. При приобретении подотчетными лицами запасных частей за наличный расчет у частных лиц оформляется акт (справка), составленный при покупке.

Все поступающие в организацию запасные части и другие материальные ценности должны быть тщательно проверены. При обнаружении каких-либо расхождений приемку запасных частей производит комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов, служащий основанием для предъявления претензии поставщику.

Запасные части, изготовленные в подсобных и вспомогательных производствах, принимаются к учету на основании требования-накладной ф. №203-АПК. Она выписывается заведующим подразделением в 2 экземплярах при сдаче запасных частей на склад.

В организации СУП «Агросервис - ССК» оприходование запасных частей производится на основании первичных документов в зависимости от канала поступления. Они оцениваются по фактической себестоимости их приобретения с отражением по счету 10 «Материалы» субсчету 10-5 «Запасные части».

Для получения запасных частей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность установленной формы. В ней указывается поставщик и получатель ценностей, кому и когда выдана с указанием паспортных данных, перечень запасных частей, подлежащих получению. Доверенность подписывают уполномоченное лицо, руководитель организации и главный бухгалтер.

В организации основными документами по поступлению запасных частей являются товарно-транспортные и товарные накладные (ф. ТТН-1 и ТН-2).

Оприходование запасных частей, автошин полученных в результате списания транспортных средств, оборудования производится на основании Акта на списание автотранспортных средств (ф. №ОС-4), Акт на списание материалов.

Запасные части отпускают со склада организации для установки, замены их на механическом транспортном средстве, оборудовании; на сторону в порядке реализации излишних запасов. Документальное оформление отпуска запасных частей зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Основными первичными документами по расходу запасных частей многократно в течение месяца, являются лимитно-заборная карта (ф. №201-АПК) и требование-накладная (ф. №203-АПК). При разовом отпуске товарно-материальных ценностей используется накладная на внутреннее перемещение (ф С-13), которая выписывается в 2 экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается у водителя; второй, с распиской получателя, - у кладовщика.

Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером организации при многократном отпуске в течение месяца на одну или несколько запасных частей в 2 экземплярах. Первый экземпляр находится у материально-ответственного лица, а второй - у их получателя. Кладовщик записывает количество отпущенных запасных частей, а также остаток лимита в обоих экземплярах и расписывается в карте цеха-получателя. Получатель расписывается в получении в карте, остающейся на складе. По истечении месяца документ передается в бухгалтерию вместе с отчетом материально-ответственного лица.

При разовом отпуске товарно-материальных ценностей используется требование-накладная (ф. №203-АПК), которая выписывается подразделением-получателем в 2 экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в подразделении; второй, с распиской получателя, - у кладовщика.

Документ этой же формы применяется и для учета внутреннего перемещения материалов.

Списание запасных частей может осуществляться в следующих случаях:

- если запасные части морально устарели из-за ввода в эксплуатацию более производительных основных средств в которых данные запасные части не применяются;

- выявления недостач, хищений и порчи.

Реализация излишних запасных частей на сторону и их безвозмездная передача оформляется путем выписки товарно-транспортных накладных (ф. ТТН-1) и товарной накладной (ф. ТН-2) [26].

В организации СУП «Агросервис - ССК» отпуск запасных частей производится на основании первичных документов в зависимости от каналов и причин их выбытия. Отпуск запасных частей подразделениям данной организации осуществляется на основании лимитно-заборной карты (ф. № 201-АПК) . Следует отметить эта форма используется как при разовом, так и при систематическом отпуске производственных запасов. Она заполняется заведующим складом и в конце месяца сдается в бухгалтерию организации.

Размещено на http://allbest.ru/

Рисунок 1- Схема документооборота по счету 10

Примечание - Источник: собственная разработка.

2.2 Организация учета топлива и запасных частей в местах хранения

Для хранения топлива, запасных частей и других производственных запасов на предприятиях создается складское хозяйство.

Прием, хранение, отпуск и учет топлива и запасных частей по каждому складу возлагается на должностных лиц (заведующие складами, кладовщики и др.), с которыми заключаются договоры о материальной ответственности и которые несут ответственность за правильный прием, хранение, учет и сохранность производственных запасов, за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску этих ценностей.

Хранение горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, соответствующих требованиям, установленным постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 30 сентября 2004 г. № 31 «Об утверждении Правил технической эксплуатации складов нефтепродуктов» [27].

Хранение топлива в организации СУП «Агросервис - ССК» осуществляется на складе ГСМ, который имеет соответствующий технический паспорт. При эксплуатации склада соблюдаются требования правил технической эксплуатации складов ГСМ, правила пожарной безопасности Республики Беларусь для объектов хранения, транспортирования и отпуска нефтепродуктов. В филиале при организации работ на складе ГСМ учитывают специфические свойства нефтепродуктов: токсичность, испаряемость, пожароопасность, взрывоопасность и в связи с этим применяют все необходимые меры предосторожности. Топливо принимается и отпускается через специальные сливо-наливные устройства. Тара для топлива соответствует стандартам и техническим условиям, имеет маркировку и обеспечивает сохранность и качество нефтепродуктов.

Хранение запасных частей в организации СУП «Агросервис - ССК» осуществляется на складе, вместе с другими товарно-материальными ценностями. За их сохранность несет ответственность материально ответственное лицо--заведующий складом. Склад для удобства хранения оборудован прочными высокими стеллажами.

Для оперативного учета движения топлива и запасных частей в местах их хранения предназначена карточка складского учета (ф. №211-АПК). Записи в карточку складского учета производятся только в натуральных измерителях. Бланки карточек нумеруются и выдаются материально ответственному лицу бухгалтером организации под расписку в специальном журнале регистрации.

Карточка складского учета открывается материально ответственным лицом на каждое наименование (сорт) топлива и запасных частей с обязательным указанием их учетной цены. В случае изменения учетных цен в карточке делается дополнительная запись [2, c.130].

В местах хранения ценностей карточки складского учета размещаются в специальных картотеках по учетным группам и подгруппам и хранятся в малодоступных для посетителей шкафах. Для удобства пользования карточки складского учета можно размещать в картотеке в алфавитном или другом определенном порядке и отделять разделителями с указанием на них букв алфавита (другого признака). При учете запасных частей карточки складского учета целесообразно размещать в картотеке по группам и маркам машин.

На основании первичных документов заведующий складом (кладовщик) указывает в карточке дату совершения операции, наименование и номер документа и краткое содержание операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели). Записи в них делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки материалов.

В карточках складского учета каждая операция записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых операций делается одна запись с отражением общего количества. В этом случае в содержании записи перечисляются номера всех документов или составляется их реестр.

В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января года, следующего за отчетным, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: "Остаток перенесен в карточку 200_ года № ___"), брошюруются и сдаются в архив [26].

На складах (кладовых) с небольшой номенклатурой топлива или запасных частей вместо карточек применяют книгу складского учета (ф. №212-АПК). Записи в ней производятся только в натуральных измерителях.

Книга складского учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера или лицами на то уполномоченными.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер топлива или запасных частей открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в порядке, установленном для нумерации карточек складского учета. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги складского учета помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований топлива и запасных частей с их отличительными признаками и количества листов.

Записи в книгу складского учета производятся ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск топлива, запасных частей и других товарно-материальных ценностей. Количество поступивших ценностей отражается в графе «Приход», выданных со склада - в графе «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании топлива и запасных частей в книге выводится остаток, путем прибавления к остатку на начало операции количества поступивших и вычитания выбывших топлива и запасных частей.

В соответствии с Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов при небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячных материальных отчетах отражается информация о движении топлива, запасных частей и других материалов (приходе или расходе) в данном месяце, стоимость (по приходу, расходу и остаткам) ценностей. Стоимость материалов заполняется бухгалтерской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

Месячные материальные отчеты с приложением всех первичных учетных документов представляются в бухгалтерскую службу в установленные сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера [19].

Для учета движения и использования автопокрышек применяется карточка учета использованных автопокрышек (ф. №214-АПК). Она открывается и заполняется ответственным за учет шин - заведующим гаражом или автомехаником. В ней по каждому автомобилю производится запись серийного номера автошины, указывается завод-изготовитель, дата постановки и снятия шины с автомобиля, пробег покрышки за год и с начала эксплуатации. С обратной стороны этого документа отражается информация о произведенном ремонте (дата сдачи и получения с ремонта, вид ремонта и т.д.)

При снятии шины с автомобиля в карточке учета шин в графу «Причины снятия шины с эксплуатации» записывается ее полный пробег, техническое состояние и направление ее использования (в ремонт, на восстановление, в утиль). При выбытии шин из эксплуатации в карточке отмечается причина выбытия.

Карточка является основанием для поощрения за сверхнормативный пробег шин, а также выполнения своевременного их ремонта.

Для обобщения информации о наличии и движении топлива в местах хранения материально ответственные лица заполняют Отчет о движении топлива и смазочных материалов раздельно по каждому наименованию и марке.

Складской учет топлива в натуральном выражении на нефтескладах ведется: жидких - в единицах объема (литрах) и твердых - в единицах массы (килограммах). В этих же единицах учитываются нефтепродукты, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, на производственных участках, в цехах, отделениях, бригадах) [26].

Информация о наличии и движении запасных частей на складах обобщается в Отчете о движении продукции и материалов .

На СУП «Агросервис - ССК» учет топлива, запасных частей и других производственных запасов в местах их хранения возложен на материально ответственных лиц (заведующих складом, кладовой, хранилищем).

На данном предприятии информация о движении топлива, запасных частей и других производственных запасов на складах отражается в Книге складского учета (ф. №212-АПК). Карточки складского учета вообще не используются.

В течение месяца в ней накапливаются данные об остатках на начало, ежедневный приход и расход с указанием первичных документов. Остатки в отдельной графе выводятся после каждой операции и заверяются подписями ответственных лиц.

Данные об используемых автопокрышках содержатся в Карточке учета использования автопокрышек формы № ПЗ - 15.

Данная форма документа практически аналогична Карточке учета использованных автопокрышек (ф. №214-АПК). В ней также содержится следующая информация о шинах: завод-изготовитель, размер, пробег, причина выхода из эксплуатации, сведения о проведенном ремонте и т.д. В используемом на предприятии документе не предусмотрена отдельная строка для данных о водителе, за которым закреплено транспортное средство. Поэтому материально ответственное лицо делает об этом пометку в свободном месте карточки, т.к. данная форма документа является основанием для поощрения за сверхлимитный пробег покрышек.

Таким образом, одной из основных задач учета топлива и запасных частей является своевременное и полное оформление операций по их поступлению и списанию соответствующими первичными документами. Форма и содержание документов по расходу запасных частей зависят от каналов выбытия. Следует отметить, что в организации СУП «Агросервис - ССК» этот участок работы организован достаточно эффективно. В организации не используется требование-накладная для оформления разового отпуска материалов. Оперативный учет топлива, запасных частей и других материальных ценностей в местах их хранения является обязательным условием для обеспечения сохранности производственных запасов и достоверного отражения принадлежащих предприятию запасов. Все операции по поступлению и отпуску со склада топлива и запасных частей оформляются соответствующими первичными документами и отчетами.

топливо аудит инвентаризация запас

2.3 Аналитический и синтетический учет

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в организациях должен обеспечить:

§ правильное и своевременное документальное оформление операций по приему и отпуску горюче-смазочных материалов;

§ получение полных и достоверных данных о движении и остатках горюче-смазочных материалов на нефтескладах, пунктах заправки на производственных участках, в отделениях, бригадах как в натуральном, так и в денежном выражении;

§ контроль за сохранностью горюче-смазочных материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;

§ составление правильных и достоверных отчетов о движении топлива и смазочных материалов в местах хранения и заправки;

Систематический контроль за использованием горюче-смазочных материалов и соблюдением норм их расхода.( Постановления Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 27.07.2009 № 50 « Об утверждении Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями»

Учет горюче-смазочных материалов на предприятии СУП «Агросервис - ССК» организуется на основе: строгого соблюдения установленного порядка приемки и отпуска горюче-смазочных материалов, тождественности данных оперативно-складского и бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов, что соответствует требованиям Постановления Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 27.07.2009 № 50 « Об утверждении Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями» [22].

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов исследуемой организацией ведется на счете 10 «Материалы» по видам горюче-смазочных материалов, местам хранения и материально ответственным лицам в разрезе следующих субсчетов:

10-31 «Топливо на складах»;

10-32 «Топливо в баках транспортных средств».

На субсчете 10-31 «Топливо на складах» учитывается наличие и движение всех видов горюче-смазочных материалов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей и находящихся на складе ГСМ.

На основании товарно-транспортной накладной типовой формы ТТН-1, установленной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 192, или товарно-транспортной накладной специализированной формы, установленной в соответствии с законодательством, производятся записи по дебету счетов 10 «Материалы» субсчет 10-31 «Топливо на складах» и 18-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям» [22, п.14].

Пример -- По ТТН-1(нефть) №2898909 от 16 марта 2012г. (приложение Б )Фанипольского филиала РУП Белоруснефть-Минскоблнефтепродукт поставлено дизельное топливо СУП «Агросервис - ССК» на сумму без НДС 28490560 руб., сумма НДС 5698112 руб. Топливо принято к учету. Таблица 2.3.1

Таблица 2.3.1 - Отражение поступившего топлива в учете

Дата	Содержание операции	Документ	Сумма, Руб.,	Дебит	Кредит
16.03.2012	Поступление топлива на нефтесклад	ТТН-1(нефть) №2898909	28490560	10-31	60
16.03.2012	НДС	ТТН-1(нефть) №2898909	5698112	18-3	60
16.03.2012	Кредиторская задолженность перед поставщиком	ТТН-1(нефть) №2898909	34188672	62	60

Примечание - Источник: собственная разработка.

По кредиту счета 10 «Материалы» субсчет 10-31 «Топливо на складах» производится списание горюче-смазочных материалов с подотчета материально ответственных лиц на основании лимитно-заборных карт.

При этом корреспонденция может быть следующая:

По дебету субсчета 10-32 «Топливо в баках транспортных средств» отражаем стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам, водителям, трактористам-машинистам, комбайнерам, а по кредиту субсчет 10-31 «Топливо на складах» производится списание горюче-смазочных материалов с нефтесклада.

На субсчете 10-32 «Топливо в баках транспортных средств» учитываются бензин и дизельное топливо, полученные водителями, трактористами-машинистами, комбайнерами непосредственно с нефтескладов или пунктов заправки на производственных участках, в отделениях, бригадах [22, п.14].

На основании лимитно-заборных карт, сверенных с данными путевых листов, учетных листов трактористов-машинистов, стоимость бензина и дизельного топлива списывается с кредита субсчета 10-31 «Топливо на складах» в дебет субсчета 10-32 «Топливо в баках транспортных средств».

Бухгалтерский учет бензина и дизельного топлива на субсчете 10-32 «Топливо в баках транспортных средств» ведется по бригадам. Для этой цели на каждый объект учета открываются одна карточка на каждую марку бензина и одна карточка на каждую марку дизельного топлива, в которые записываются данные о движении топлива и его стоимости.

Остаток топлива в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенный на субсчете 10-32 «Топливо в баках транспортных средств», должен соответствовать наличию бензина и дизельного топлива в баках. Данные о наличии топлива в баках ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.

Дизельное топливо и бензин, получаемые сельскохозяйственными организациями в виде займа, отражаются по дебету счетов 10 «Материалы» субсчет 10-31 «Топливо на складах» и 18-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» в зависимости от срока предоставления займа.

При погашении займа сельскохозяйственные организации дебетуют счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и кредитуют счета денежных средств или расчетов (если погашение займа производится в счет получения авансов).

В исследуемой организации стоимость бензина и дизельного топлива, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается с кредита счета 10 «Материалы» субсчет 10-32 «Топливо в баках транспортных средств» в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 08 «Вложения во внеоборотные активы» и других в зависимости от направления расходования топлива.

Списание бензина и дизельного топлива на затраты производства производится в пределах установленных норм их расхода на основании путевых листов, учетных листов тракториста-машиниста, предварительно сгруппированных в накопительных ведомостях учета работы грузового автотранспорта или накопительных ведомостях учета использования машинно-тракторного парка. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях работником организации, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.

Организации обязаны проводить инвентаризацию горюче-смазочных материалов (в том числе в баках транспортных средств, машин и механизмов) в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 года «О бухгалтерском учете и отчетности» и Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180 [23].

На горюче-смазочные материалы в силу их физико-химических свойств установлены нормы естественной убыли. Они применяются только в случае выявления фактической недостачи по топливу. Недостача в пределах норм естественной убыли списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 94, а затем с кредита 94 в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 08 «Вложения во внеоборотные активы» и других счетов [5, c.245].

Стоимость выявленных при инвентаризации излишков топлива подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом дебетуют счет 10-31«Топливо на складах» и кредитуют счет 92 «Внереализационные доходы и расходы»;

Недостачи сверх норм естественной убыли или необоснованный перерасход топлива относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счета10-31«Топливо на складах». Затем в дебет счета 94 Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счета 68«Расчеты по налогам и сборам» начисляем НДС на стоимость недостающего или перерасходованного топлива. Если виновное лицо установлено, то сумму недостачи вместе с НДС относят записью. По дебиту счета 73-2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 94 [5. с.247].

Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании с него, убытки от недостач топлива списываются в дебет счета 92 «Внереализационные расходы и доходы», при этом прилагаются решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц.

В организации СУП «Агрсервис - ССК» инвентаризация ГСМ проводится ежемесячно по инициативе бухгалтера в целях систематического контроля за сохранностью запасов. Результаты систематических инвентаризаций показали, что фактические и учетные данные совпадают, недостач топлива в организации нет.

Для учета топлива и других производственных запасов предназначена ведомость учета материальных ценностей, товаров и тары №46-АПК. Данные этой ведомости из раздела 2 «Движение по счету» используются при заполнении журнала-ордера по форме №10-АПК в части кредитового оборота.

Бухгалтерский учет запасных частей в организациях должен обеспечить:

§ правильное и своевременное документальное оформление операций по приему и отпуску запасных частей;

§ получение полных и достоверных данных о движении и остатках запасных частей на складах

§ контроль за сохранностью запасных частей в местах хранения и на всех этапах их движения;

§ составление правильных и достоверных отчетов о движении запасных частей;

Учет запасных частей на предприятии СУП «Агросервис - ССК» организуется на основе: строгого соблюдения установленного порядка приемки и отпуска запасных частей, тождественности данных оперативно-складского и бухгалтерского учета запасных частей.

Бухгалтерский учет запасных частей в исследуемой организацией ведется на счете 10 «Материалы» по видам запасных частей, местам хранения и материально ответственным лицам на субсчете 10-5 «Запасные части».

На субсчете 10-5 «Запасные части» учитываются приобретенные или изготовленные для нужд основной деятельности запасных частей, деталей, узлов, агрегатов, аккумуляторов, предназначенных для ремонта, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств ит.д., по наименованиям, номенклатурным номерам, местам хранения, материально ответственным лицам. Исключение составляют шины, находящиеся на колесах или в запасе при транспортном средстве, которые включаются в первоначальную стоимость основных средств.

На основании товарно-транспортной накладной типовой формы ТТН-1, установленной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 192, или товарно-транспортной накладной специализированной формы, установленной в соответствии с законодательством, производятся записи по дебету счетов 10 «Материалы» субсчет 10-5 «Запасные части» и 18-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям» [30, c. 72].

Правила эксплуатации автомобильных шин, в которых изложен порядок приемки, транспортировки, хранения, ухода за автомобильными шинами и учёта их работы утверждены в Постановлении Министерства транспорта и коммуникаций от 21.12.2000 г. № 52 [25].

Автомобильные и тракторные шины (покрышка, камера и ободная лента), находящиеся на колесах и в запасе при транспортном средстве, на данном субсчете не учитывают, так как они были включены в первоначальную стоимость основных средств [5, с. 232].

Срок службы автомобильных шин значительно короче срока службы автомобиля, поэтому организации приобретают и устанавливают взамен изношенных новые шины.

Новые автомобильные шины, приобретенные для замены изношенных, поступают на склад на основании сопроводительного документа, в котором указываются:

· наименование предприятия-изготовителя;

· обозначение шин и их количество;

· обозначение стандарта, по которому изготовлены шины;

· подтверждение соответствия качества шин требованиям указанного стандарта;

· дата отгрузки.

В бухгалтерском учете приобретенные шины отражаются аналогично приобретению запасных частей.

Учет автомобильных шин, выданных в эксплуатацию, имеет некоторые особенности по сравнению с учетом других товарно-материальных ценностей. В соответствии с главой 9 Правил эксплуатации автомобильных шин организации необходимо выполнить рад требований.

На каждую шину, установленную на автомобиль при его комплектации или во время эксплуатации, заводится карточка учета работы автомобильной шины. В карточке указывается техническое состояние шины (дефекты, характер и размеры повреждений). Для шин, бывших в эксплуатации на ином автомобиле, записывается предыдущий пробег. Также в карточку ежемесячно вносится фактический пробег автомобиля, определяемый по спидометру.

Установка новой шины взамен изношенной в соответствии с установленными Правилами рассматривается как ремонт транспортного средства. Поэтому списание стоимости новой шины на себестоимость, производится в момент замены.

При снятии шины с эксплуатации в графу «Причины снятия шины с эксплуатации» карточки учета работы автомобильной шины записываются: полный пробег, техническое состояние, куда направляется шина (в ремонт, на восстановление или в утиль) [ 30, с.83].

На счетах бухгалтерского учета установка шин на автомобиль отражается следующим образом:

По дебету счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «общехозяйственные расходы», 44 «Расходы по реализации и другие на сумму шин выданных в эксплуатацию взамен изношенных и кредиту 10-5 «Запасные части» производим списание шин со склада.

На предприятии может создаваться резерв на восстановление и ремонт автомобильных шин. Его формирование необходимо определить в учетной политике организации. В бухгалтерском учете создание резерва отражается по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и. кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов». За счет резерва списывается стоимость шин, выданных со склада взамен изношенных, что отражается по дебету счета 96 «Резервы предстоящих расходов» и кредиту счета 10-5 «Запасные части».

Шины, снятые с автомобиля, поступают на склад. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета 10-5 «Запасные части», и кредиту счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на реализацию».

Передача автомобильных шин шиноремонтным предприятиям отражается по дебету счета 10 «Материалы», субсчет «Материалы, переданные в переработку на сторону», в корреспонденции с кредитом счета 10-5 «Запасные части».

При направлении шины на восстановление или в утиль карточка учета работы автомобильной шины подписывается председателем комиссии (главным инженером или руководителем организации) и членами комиссии. В этом случае карточка является актом на списание автомобильной шины.

После поступления восстановленных шин их стоимость отражается по дебету 10-5 «Запасные части», а по кредиту счета 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Сырье, продукция и материалы, переданные в переработку на сторону» отражается их возврат.

Так же необходимо отразить стоимость ремонта по дебету 10-5, по дебету 18-3 учитываем уплаченный организацией НДС за оказанные услуги, а по кредиту счета 60 показываем кредиторскую задолженность перед поставщиком за ремонт шин.

На шины, поступившие после восстановления, заводятся новые карточки учета работы автомобильной шины.

Шины, исчерпавшие эксплуатационную норму пробега и непригодные к восстановлению, подлежат сдаче в переработку. Указанные шины оцениваются по цене сдачи организациям вторсырья.

Организации обязаны проводить инвентаризацию запасных частей в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 года «О бухгалтерском учете и отчетности» и Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180 [23].

Стоимость выявленных при инвентаризации излишков запасных частей подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом дебетуют счет 10-5«Запасные части» и кредитуют счет 92 «Внереализационные доходы и расходы»;

Если шины не прошли эксплуатационную норму пробега, комиссия составляет акт, в котором указываются причины непригодности шины (нарушение правил эксплуатации, заводские дефекты, по вине водителя) [30,с.83].

Недостачи запасных частей и недопробег шин относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счета10-5«Запасные части». Затем в дебет счета 94 Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счета 68«Расчеты по налогам и сборам» начисляем НДС на стоимость недостающих запасных частей испорченных шин. Если виновное лицо установлено, то сумму недостачи вместе с НДС относят записью по дебиту счета 73-2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 94 [5,с.247].

Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании с него, убытки от недостач запасных частей списываются в дебет счета 92 «Внереализационные расходы и доходы», при этом прилагаются решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц.

Основным регистром синтетического учета по счету 10 «Материалы» является ведомость формы 46-АПК «Ведомость учета материальных ценностей, товаров и тары». Данный документ используется не только для отражения информации о количестве материальных ценностей, но и о фактической себестоимости их приобретения.

Ведомость учета материальных ценностей, товаров и тары состоит из двух разделов.

В первом разделе отражается поступление товарно-материальных ценностей в зависимости от каналов поступления по фактической себестоимости и по учетным ценам.

Во втором разделе содержится информация об остатках материальных ценностей, их поступлении, выбытии. Отдельным показателем отражается внутреннее перемещение.

Итоговые данные по ведомости формы 46-АПК переносятся в журнал-ордер 10-АПК. В данном журнале-ордере систематизируются хозяйственные операции по кредиту счета 10 «Материалы».

На СУП «Агросервис - ССК» не создан резерв на ремонт основных средств. Затраты на их ремонт списываются в дебет тех счетов, где эксплуатируется ремонтируемое оборудование.

2.4 Раскрытие информации по движению топлива в отчетности организаций АПК

Бухгалтерская отчетность представляет собой систему взаимосвязанных показателей, характеризующих выполнение плана экономического и социального развития организации, результаты работы хозяйства за отчетный период, рассчитанные на основе данных бухгалтерского учета.

Периодическая бухгалтерская отчетность составляется организациями за месяц и квартал по утвержденным формам. В состав месячной бухгалтерской отчетности входят «Бухгалтерский баланс» (ф. № 1), а в состав квартальной кроме баланса - «Отчет о прибылях и убытках» (ф. № 2), «Отчет об изменении капитала»(ф. № 3), «Отчет о движении денежных средств» (ф. № 4) и «Приложение к бухгалтерскому балансу» (ф. №5).

Основной формой периодической бухгалтерской отчетности является «Бухгалтерский баланс».

Балансовые статьи заполняют по данным синтетических счетов Главной книги, субсчетов, данным аналитических счетов, отраженных в журналах-ордерах, ведомостях. По данным Главной книги заполняются статьи: основные средства, запасы, касса, расчетный счет и др.

Ряд статей баланса объединяет остатки нескольких синтетических счетов. Так, статья «Незавершенное производство» объединяет остатки по счетам 20, 23, 29. Отдельные статьи заполняются по данным субсчетов.

Отчет о прибылях и убытках (ф. № 2) строится в соответствии с инструкциями по бухгалтерскому учету «Доходы организации», «Расходы организации», утвержденными постановлениями Министерства финансов Республики Беларусь от 26 декабря 2003 г. № 181, 182, в которых доходы и расходы подразделяются на три группы: по обычным видам деятельности, операционные, внереализационные.

Соответственно в отчете выделяются данные группы доходов и расходов и их составляющие, причем все суммы показываются как за отчетный период текущего года, так и для сравнения за аналогичный период прошлого года.

В форме № 3 «Отчет об изменении капитала» отражается движение уставного, резервного, добавочного фондов, а также фондов потребления и накопления, резервов, созданных в соответствии с учредительными документами. В «Отчете о движении денежных средств» (ф. № 4) указываются остаток, поступление и использование денежных средств по видам деятельности: текущей, инвестиционной и финансовой.

Приложение к бухгалтерскому балансу состоит из следующих разделов:

1. Основные средства и нематериальные активы (отражается движение основных средств и нематериальных активов) с указанием наличия на начало года, поступило, выбыло и наличие на конец. В разделе «Справочно» отражаются сумма амортизации основных средств и нематериальных активов на начало и конец года, источники финансирования инвестиционных расходов (амортизационные фонды, бюджетное финансирование, средства инновационных фондов, прибыль и заемные средства));

2. Незавершенные вложения во внеоборотные активы (отражается сумма источников финансирования, поступивших и использованных в отчетном году, а также сумма затрат в незаконченные вложения во внеоборотные активы на конец года);

3. Доходные вложения в активы (организации, представляющие имущество в лизинг и по договору проката, отражают наличие таких доходов на начало и конец года);

4. Финансовые вложения (отражается информация о видах финансовых вложений на конец года);

5. Дебиторская задолженность (отражаются суммы долго- и краткосрочной дебиторской задолженности на начало и конец года с выделением просроченной задолженности);

6. Кредиторская задолженность (отражается кредиторская задолженность по видам с выделением просроченной долго- и краткосрочной задолженности на начало и конец года);

7. Полученные кредиты и займы( отражаются суммы задолженности по кратко- и долгосрочным кредитам и займам, процентам по ним на начало и конец года, полученным, погашенным и задолженность на конец года).

Годовая бухгалтерская отчетность является наиболее полной. Сведения, содержащиеся в годовой бухгалтерской отчетности, дают возможность проводить квалифицированный экономический анализ работы субъекта хозяйствования, вскрывать внутренние резервы, квалифицированно оценивать наметившиеся тенденции в его развитии. На основании годовой отчетности разрабатываются мероприятия по дальнейшему совершенствованию деятельности организации.

Составлению годового отчета предшествует подготовительная работа. Прежде всего проводят годовую инвентаризацию имущества и обязательств. По выявленным в результате инвентаризации расхождениям бухгалтерских данных с данными инвентаризации составляются соответственные бухгалтерские записи. В результате данные бухгалтерского учета приводятся в полное соответствие с выявленными по инвентаризации фактическими данными.

Выявленные при недостаче излишки подлежат оприходованию бухгалтерскими записями: по дебету счетов 01, 04, 10, 11, 41 и кредиту субсчета 92-1.

Выявленные недостачи по результатам инвентаризации относятся по дебету счета 94 и кредиту счетов 01-11, 02-8, 10, 11, 41, 43 на сумму по учетной стоимости (по основным средствам и нематериальным активам остаточная стоимость недостающих средств).

Стоимость недостачи, порчи или утраты имущества в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства по направлениям использования недостающих материальных ценностей бухгалтерскими записями по дебету счетов 25, 26, 20, 10, 44, 90, 91 и кредиту счета 94. Недостачи материальных ценностей и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на счета виновных лиц по рыночным ценам. Недостача ценностей сверх норм естественной убыли является объектом налогообложения НДС и отражается бухгалтерской записью по дебету счета 94 и кредиту счета 68.

После закрытия счетов бухгалтерского учета приступают к заполнению форм годового отчета. В состав годовой бухгалтерской отчетности входят : бухгалтерский баланс (ф. №1);отчет о прибылях и убытках (ф. № 2); отчет об изменении капитала(ф. №3); отчет о движении денежных средств(ф. №4); приложение к бухгалтерскому балансу(ф. № 5); отчет о целевом использовании полученных средств организации (ф. № 6).

1. Кроме того, обслуживающие организации представляют формы: № 33 АПК «Реализация товаров, продукции, работ и услуг организаций по производственно-техническому обслуживанию и материально-техническому снабжению»; № 34- АПК «Доходы и расходы по автоперевозкам»; № 35-АПК «Выполнение работ организациями по агрохимическому и мелиоративному обслуживанию сельского хозяйства»;

2. Организации всех отраслей представляют формы: № 4-АПК «Недостачи, хищения и порча товарно-материальных и других ценностей», «Основные показатели по жилищно-коммунальному хозяйству и социальному развитию», № 1- мехучет «Отчет о механизации, автоматизации бухгалтерского учета и составе бухгалтерских кадров».

Информацию по движению топлива в отчетности СУП «Агросервис-ССК» можно просмотреть в Отчете о финансово-хозяйственной деятельности малой организации за 2011 год, который состоит из 12 разделов.

1. Списочная численность работников по территории

2. Труд и заработная плата

3. Автомобильный транспорт

4. Финансовые результаты

5. Состояние расчетов на 1 января года, следующего за отчетным

6. Основные средства и оборотные активы

7. Расход и остатки отдельных видов топлива

8. Инвестиции в основной капитал и строительство

9. Затраты на инновации и объем отгруженной инновационной продукции (работ услуг)

10. Сведения о деятельности организации по видам экономической деятельности

11. Производство промышленной продукции в натуральном выражении

12. Сведения об организации учета хозяйственных операций.

Согласно разделу 7 с начала отчетного года было израсходовано 53 тонны автомобильного бензина, 568 тонн дизельного топлива и 214 тонн биодизельного топлива, остатки на конец отчетного года, включая остатки в цехах составили : 1 тонна автомобильного бензина, 13 тонн дизельного топлива, 0 тонн биодизельного топлива.

3. Аудит операций по поступлению и выбытию топлива и запасных частей

3.1 Аудит полноты принятия к учету топлива, запасных частей, правильность оценки

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью поступления, полнотой и своевременностью оприходования приобретенных ценностей является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый общественными контролерами, вышестоящими организациями. В ходе предварительного контроля выявляют наличие расчетов потребности, договоров и других оснований для совершения сделки по поставщикам той или иной партии ценностей, соблюдение действующего порядка выдачи доверенностей на их получение, сроков условий доставки, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется в процессе поступления и оприходования указанных товарно-материальных ценностей путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, других сопроводительных документов, их встречной сверки с документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и инвентаризацией их в натуре.

Всестороннему изучению подлежат указанные операции при документальных ревизиях. Особое внимание в этих случаях следует обратить на обоснованность приобретения тех или иных ценностей, своевременность их оприходования и эффективность использования. Необходимо выяснить, соблюдается ли на предприятии порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отчетности по их использованию. При этой проверке необходимо выяснить: ведется ли на предприятии журнал учета выдачи доверенностей по типовой форме; соблюдается ли установленный порядок отчетности за полученные доверенности; выдаются ли доверенности только работникам данного предприятия, отчитавшимся по предыдущим доверенностям; на какой срок выдаются доверенности (как правило, они должны выдаваться на срок не более 15 дней или в исключительных случаях при систематическом получении материала -- на месяц); возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истечения срока их действия; сдает ли доверенное лицо после получения ценностей документы о выполнении поручений и о сдаче на склад материальных ценностей. Тщательно проверяют соблюдение порядка хранения книжек доверенностей и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бухгалтера [5,с.67].

Своевременность оформления документов при приемке и отпуске ценностей и записи в книги или карточки складского учета проверяется при обследовании мест хранения товарно-материальных ценностей. При этом необходимо выяснить наличие на складе неучтенных излишков, договоров (контрактов) и разовых сделок по поставщикам материальных ресурсов.

Объектом исследования аудиторско-ревизионных проверок является оперативная и служебная информация.

На СУП «Агросервис-ССК» изучается учет в журнале поступивших грузов по каждому поставщику об ассортименте и сроках поставки материальных ресурсов по договору (контракту) и проверяется на основании документов фактически поступивший ассортимент материалов с указанием даты поступления. При этом проверка достоверности приведенной информации является важной деталью аудита. Для этого информацию, содержащуюся в оперативном учете, сопоставляют с данными бухгалтерского учета.

Выявить нарушавших условия договора (контракта) поставщиков позволяет достоверная информация о выполнении договорных обязательств. При установлении факта нарушения условий договора (контракта) к нарушителям предъявляются штрафные и другие санкции. Если штрафные санкции не были удовлетворены, следует выяснить, не связано ли это с пропуском исковой давности или неправильным и неполным оформлением исковых материалов через хозяйственные суды и выявить конкретных виновников.

Регистры синтетического и аналитического учета по счетам, на которых собирается информация о наличии и движении ценностей, отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним первичными документами, регистры синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и прочие регистры являются источниками проверки полноты оприходования товарно-материальных ценностей.

При проверке полноты и правильности оприходования покупных материальных ценностей устанавливают соответствие итоговых сумм, отраженных в ведомостях учета товарно-материальных ценностей данным других учетных регистров (журналов-ордеров). Так, если по дебету счета 10/1 "Сырье и материалы" поступили ценности на сумму 2211 789 680 рублей, при этом с кредита счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" -- 2 210 408 680 рублей, с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" -- 1381000 рублей, то такие же суммы должны найти отражение в журналах-ордерах по кредиту счетов 60,71, в которых в отдельных графах производятся записи в дебет счета 10/1 "Сырье и материалы".